KHẢO SÁT CÔNG TY CỔ PHẦN NƯỚC GIẢI
KHÁT CHƯƠNG DƯƠNG SAU KHI TRIỂN KHAI
HỆ THỐNG ERP CỦA ISCALA
MIS – Management Information System
Nhóm 12
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI ĐỌC BÁCH KHOA TP.HCM
KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP
--------o0o--------
BÀI TẬP NHÓM
Đề Tài:
KHẢO SÁT CÔNG TY CỔ PHẦN NƯỚC GIẢI
KHÁT CHƯƠNG DƯƠNG SAU KHI TRIỂN KHAI
HỆ THỐNG ERP CỦA ISCALA
GVDH
: TS. Phạm Trần Vũ
NHÓM TH : NHÓM 12
Lớp
: MIS_2012
TP.Hồ Chí Minh, năm 2012
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
1
MIS – Management Information System
Nhóm 12
DANH SÁCH NHÓM 12_MIS_2012
STT
1
MSHV
Họ và Tên
12323005 Nguyễn Doan
Nhiệm vụ
Phân tích và vẽ Use Case 2 quy trình
đầu của nghiệp vụ gốc
+ Cung cấp tài liệu cho toàn đề tài, làm
2
11320961 Nguyễn Đình Hoàng
demo, phân tích nghiệp vụ giao hàng
đổ điểm, tìm hiểu về công ty 3S
+ Trình bày về demo
+Thư kí ghi lại lịch trình làm việc của
nhóm, phân tích nghiệp vụ sau khi
3
91232006 Đặng Thanh Lực
triển khai giải pháp Iscala
+ Thuyết trình phần nghiệp vụ sau khi
triển khai, đánh giá, làm slide thuyết
trình
+ Phân tích nghiệp vụ sau khi triển
4
12321067 Trần Thị Thanh Lý
khai giải pháp Iscala, phần kết luận, lý
do chọn đề tài, làm slide thuyết trình
+ Cung cấp tài liệu cho toàn đề tài,
phân tích nghiệp vụ trả hàng, tìm hiểu
5
11320577 Nguyễn Đức Phương
về cty 3S
+ Thuyết trình giới thiệu & quy trình
trước triển khai
+ Tổng hợp và hoàn chỉnh bài báo cáo
+Tìm hiểu về hệ thống ERP, vai trò và
6
12323018 Phạm Anh Thảo
lợi ích của ERP mang lại cho doanh
nghiệp
+Vẽ Use Case cho nghiệp vụ giao
hàng đổ điểm, làm slide thuyết trình
7
12321081 Nguyễn Văn Tuyên
MIS – Management Information System
+ Tìm hiểu về công ty Chương Dương
TS. Phạm Trần Vũ
2
MIS – Management Information System
Nhóm 12
+Vẽ Use Case cho quy trình trả hàng,
+ Vẽ biểu đồ trình tự cho nghiệp vụ
sau triển khai
+ Làm slide thuyết trình
MIS Team 12 Minutes of meeting.doc
MIS Team 12 Schedule.xlsx
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
3
MIS – Management Information System
Nhóm 12
Mục Lục
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ................................................................................................ 6
CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN ................................................................................ 7
1.1
Giới thiệu về ERP ............................................................................................ 7
1.1.1
ERP là gì? .................................................................................................. 7
1.1.2
Các chức năng chính của ERP ................................................................ 9
1.1.3
Vì sao phải triển khai hệ thống ERP .................................................... 10
1.1.4
Vai trò của ERP trong doanh nghiệp ................................................... 10
1.1.5
Những lợi ích khi triển khai hệ thống ERP ......................................... 11
1.1.6
Các thành phần của ERP ...................................................................... 12
1.2
Giới thiệu về Iscala........................................................................................ 13
1.2.1
Giới thiệu chung ......................................................................................... 14
1.2.2. Các phân hệ của Iscala. ................................................................................ 14
1.2.3. Đặc tính chính của Iscala.............................................................................. 15
CHƯƠNG 2 - KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG .............................................................. 16
2.1
Giới thiệu công ty nước giải khát Chương Dương..................................... 16
2.1.1
Giới thiệu chung ..................................................................................... 16
2.1.2
Lịch sử hình thành ................................................................................. 16
2.1.3
Sơ đồ tổ chức ........................................................................................... 17
CHƯƠNG 3 - PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CỦA CÁC NGHIỆP VỤ HIỆN CÓ
...................................................................................................................................... 18
3.1
Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng có sẵn vỏ rỗng. ..... 18
3.1.1
Mô tả quy trình: ..................................................................................... 18
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
4
MIS – Management Information System
3.1.2
Nhóm 12
Minh họa quy trình bằng biểu đồ Use Case......................................... 20
3.2 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng không có sẵn vỏ
rỗng. 20
3.2.1
Mô tả quy trình: ..................................................................................... 20
3.2.2
Minh họa bằng biểu đồ Use Case .......................................................... 22
3.3
Trường hợp thanh toán và giao hàng đổ điểm ........................................... 23
3.3.1
Mô tả quy trình: ..................................................................................... 23
3.3.2
Minh họa bằng biểu đồ Use Case .......................................................... 25
3.4
Quy trình trả hàng: ....................................................................................... 26
3.4.1
Mô tả quy trình ....................................................................................... 26
3.4.2
Minh họa bằng biểu đồ Use Case .......................................................... 27
CHƯƠNG 4 - PHÂN TÍCH GIẢI PHÁP CHO QUY TRÌNH MỚI ..................... 28
4.1
Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng có sẵn vỏ rỗng ...... 28
4.1.1
Mô tả quy trình mới ............................................................................... 28
4.1.2
Minh họa bằng biểu đồ trình tự ............................................................ 34
4.2 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng không có sẵn vỏ
rỗng 35
4.2.1
Mô tả quy trình mới ............................................................................... 35
4.2.2
Minh họa bằng biểu đồ trình tự ............................................................ 41
4.3
Quy trình thanh toán và giao hàng đổ điểm ............................................... 42
4.3.1
Mô tả quy trình mới ............................................................................... 42
4.3.2
Minh họa bằng biểu đồ trình tự ............................................................ 50
4.4
Quy trình trả hàng ........................................................................................ 51
4.4.1
Mô tả quy trình mới ............................................................................... 51
4.4.2
Minh họa bằng biểu đồ trình tự ............................................................ 54
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
5
MIS – Management Information System
Nhóm 12
CHƯƠNG 5 - TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP ............................................................... 56
5.1
Phương pháp triển khai dự án signature .................................................... 56
5.2
Cài đặt và demo ............................................................................................. 56
CHƯƠNG 6 - ĐÁNH GIÁ SAU TRIỂN KHAI ....................................................... 57
6.1
Đánh giá hệ thống ERP hiện tại................................................................... 57
6.1.1
Con người ................................................................................................ 57
6.1.2
Hệ thống .................................................................................................. 58
6.2
Đề xuất ........................................................................................................... 58
CHƯƠNG 7 - KẾT LUẬN ......................................................................................... 59
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Việt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế
giới, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số
lượng và chất lượng, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày
càng quyết liệt, gay gắt. Việc làm thế nào quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của
doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất,
kinh doanh,...tiết giảm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả... luôn là nổi trăn trở của
lãnh đạo các doanh nghiệp.
Xuất phát từ nhu câu thực tiễn đó, công ty nước giải khát Chương Dương sau 1
thời gian nghiên cứu và tìm hiểu, cuối cùng đã quyết định chọn giải pháp iScalar, là
một giải pháp tối ưu và cũng là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản
lý một cách hữu hiệu các nguồn lực của mình trong suốt quá trình sản xuất,
kinh doanh.
Tuy nhiên, ERP vẫn là một ứng dụng mới mẻ đối với nhiều DN Việt Nam, nhất
là DN vừa và nhỏ.Và việc triển khai ERP cũng gặp nhiều vấn đề khó khăn, không
ít trường hợp thất bại.
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
6
MIS – Management Information System
Nhóm 12
Do đó, chúng tôi thực hiện đề tài “Khảo sát công ty cổ phần nước giải khát
Chương Dương sau khi triển khai hệ thống Erp Iscala” với mục đích tìm hiểu, giới
thiệu tổng quát về ERP và ưu điểm nhược điểm khi triển khai ERP, đồng thời phân tích
các vấn đề còn tồn tại trong quá trình tư vấn triển khai, từ đó đưa ra giải pháp kiến
nghị nhằm khắc phục, cải thiện quy trình triển khai để tối ưu hóa hệ thống Iscala mà
Chương Dương đang sử dụng.
Qua đề tài này, chúng tôi cũng muốn giới thiệu một phần mềm ERP đang có
mặt trên thị trường Iscala -một sản phẩm của tập đoàn phần mềm EPICOR mà Công
ty 3S- 1 doanh nghiệp Việt Nam, được thành lập vào năm 2003, là 1 đối tác của
EPICOR thực hiên tư vấn triển khai.
CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1 Giới thiệu về ERP
1.1.1
ERP là gì?
Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp = Enterprise Resource Planning – ERP
ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh
nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự
động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt.
Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của
doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi
cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm
ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của
nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.
ERP cũng bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ
hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên
đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
7
MIS – Management Information System
Nhóm 12
Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong
phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên.
Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng
hoạch định và quản lý việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản
xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó
không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác
nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn
cầu.
Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng
và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm
ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
8
MIS – Management Information System
Nhóm 12
1.1.2 Các chức năng chính của ERP
Một vài chức năng chính của hệ thống ERP là tính lương, mua sắm, phải thu và
phải trả, sổ cái, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, thiết kế sản phẩm, quản
lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất, kế hoạch sản xuất,
quản lý chất lượng, bảo trì và kho hàng.
+ ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản
xuất kinh doanh của DN.
Ví dụ: ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu
(NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng
cung ứng... Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn
kho quá lớn gây đọng vốn.
+ ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong
sản xuất kinh doanh.
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
9
MIS – Management Information System
Nhóm 12
Ví dụ: , hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán
ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu... Cách này giảm
thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.
+ ERP tạo ra liên kết văn phòng công ty-đơn vị thành viên, phòng ban-phòng
ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ
để thành viên trong công ty tuân theo.
Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh
nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn,
thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.
1.1.3 Vì sao phải triển khai hệ thống ERP
Quả thật hết sức khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất
để phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở
bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một
hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình.
Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó
đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ : nhận thông
tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận
lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách
và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Không một ai trong công ty có thể biết rõ tình
trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào
cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận
Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa.
Điều này đòi hỏi phải có một hệ thống kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ
vào chung một chương trình phần mềm tích hợp và đó là lý do tại sao mà hệ thống
ERP cần phải được triển khai trong doanh nghiệp
1.1.4 Vai trò của ERP trong doanh nghiệp
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
10
MIS – Management Information System
Nhóm 12
ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào
chung một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của
từng phòng ban.
ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm
tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia xẻ và tiếp
cận thông tin với nhau. Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các
công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp lý.
1.1.5 Những lợi ích khi triển khai hệ thống ERP
Với sự có mặt của hệ thống ERP sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp,
trong đó có những lợi ích sau:
1. Tích hợp thông tin tài chính
Tổng Giám đốc (CEO) là người luôn cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty,
ông ta có thể tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập
doanh thu hằng năm riêng. Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh
doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty.
Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ vì tại tất cả
các phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống.
2. Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ
khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng
và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Bạn thà lấy thông tin từ chung một hệ thống
còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ
thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp
phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong
cùng một thời điểm.
3. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
11
MIS – Management Information System
Nhóm 12
Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau
thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng
các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những
phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất. Việc
tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp
riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.
4. Giảm hàng hoá tồn kho
ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá
trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng
nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch
định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và
bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm
dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó.
5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự
Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành
chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ
giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể
giúp bạn đảm đương việc đó.
1.1.6 Các thành phần của ERP
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
12
MIS – Management Information System
Nhóm 12
1.1.7 Quy trình triển khai hệ thống ERP vào doanh nghiệp
Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau:
1. Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening
2. Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation
3. Lập kế hoạch dự án /Project Planning
4.1 Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis
4.2 Tái cấu trúc /Reengineering
4.3 Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration
4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team Training
4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing
4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training
5. Chạy thật hệ thống /Going Live
6. Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation
1.2 Giới thiệu về Iscala
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
13
MIS – Management Information System
Nhóm 12
1.2.1 Giới thiệu chung
iScala là một giải pháp ERP với phân hệ chính là hệ thống sổ tích hợp ghi nhận
những giao dịch tài chính đa chiều một cách chi tiết bởi một trong nhiều quy trình xử
lý có tính tương tác nghiệp vụ cao.
iScala cung cấp cho các doanh nghiệp những quy trình giúp theo dõi, kiểm
soát, đối chiếu số liệu với tốc độ kết chuyển nhanh chóng bút toán vào sổ cái tổng
hợp, do đó cho phép doanh ghiệp tự động hóa những quy trình trao đổi thông tin nội
bộ lẫn nhau bằng hệ thống tương tác thông tin đã được định sẵn. Những giải pháp kết
nối được tính hợp toàn diện với cấu trúc thiết kế mở, giúp thích ứng dễ dàng với nhiều
ứng dụng.
iScala cũng cho phép các doanh nghiệp triển khai một số phân hệ cần thiết để
thỏa mãn nhanh chóng các yêu cầu trước mắt, chẳng hạn như tài chính, sau đó bổ sung
thêm các phân hệ khác, chẳng hạn như sản xuất, giúp doanh nghiệp mở rộng những
yêu cầu phát sinh phù hợp với kế hoạch phát triển. Ngoài ra việc nhập liệu duy nhất và
trực tuyến một cách nhất quán sẽ cung cấp thông tin đáng tin cậy và kịp thời, cùng với
cấu trúc sản phẩm linh hoạt có khả năng tích hợp với việc tính giá thành và sản xuất,
iScala giúp doanh nghiệp nâng cao đáng kể lợi thế cạnh tranh.
Thị trường chính của hệ thống iScala tập trung ở ba nhóm ngành chính: Dược
phẩm, khách sạn, thực phẩm, với hơn 7500 khách hàng phân bố trên 70 quốc gia.
1.2.2. Các phân hệ của Iscala.
iScala bao gồm một số phân hệ chính sau đây:
- Hệ kế toán tài chính
- Hệ quản lý tài sản
- Hệ
- Hệ quản lý bán
- Hệ quản
quản lý mua hàng
hàng
lý hàng tồn
kho
-
sản
MIS – Management Information System
Hệ
xuất.
TS. Phạm Trần Vũ
14
MIS – Management Information System
Nhóm 12
Hình 1. Các module của ISCALA
1.2.3. Đặc tính chính của Iscala.
iScala cung cấp một số lợi ích sau đây:
-
Đa chiều phân tích – Đa người dùng.
-
Các chức năng theo đơn thể.
-
Giao diện đồ họa theo Windows
-
Tương thích với Hệ thống Kế toán Việt Nam .
-
Tương thích với các quy định về Thuế GTGT .
-
Công cụ phân tích và kết xuất báo cáo linh động .
-
Ngôn ngữ tiếng Việt với phongUnicode font
-
Dễ học và dễ dùng
-
Bảo mật / an ninh
-
Hỗ trợ cả quốc gia lẫn khu vực.
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
15
MIS – Management Information System
Nhóm 12
CHƯƠNG 2 - KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
2.1 Giới thiệu công ty nước giải khát Chương Dương
2.1.1 Giới thiệu chung
Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN NƯỚC GIẢI KHÁT CHƯƠNG
DƯƠNG
- Tên tiếng Anh: CHUONG DUONG BEVERAGES JOINT STOCK
COMPANY
- Tên viết tắt: CDBECO
- Mã chứng khoán: SCD
- Vốn điều lệ: 85.000.000.000 đ (Tám mươi lăm tỷ đồng)
- Địa chỉ: 379 Bến Chương Dương, p. Cầu Kho, Q.1, Tp. HCM
- Điện thoại: (84 - 8) 8367518 – 8368747
- Fax: (84 - 8) 8367176
- Website: chuongduong.com.vn
- Ngân hàng mở tài khoản: Ngân hàng Công thương Chi nhánh 4 – HCM
- Số hiệu tài khoản: 102010000281856
- Giấy đăng ký kinh doanh số: 4103002362 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp.
HCM cấp lần đầu ngày 02/06/2004, thay đổi lần 1 ngày 26/12/2005
2.1.2 Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Nước giải khát Chương Dương tiền thân là nhà máy
USINE BELGIQUE, xây dựng năm 1952 thuộc tập đoàn BGI (Pháp quốc).
Trước năm 1975, là nhà máy sản xuất nước giải khát lớn nhất miền
Nam Việt Nam.
Năm 1977 nhà máy được tiếp quản và trở thành nhà máy quốc doanh
với tên gọi Nhà máy nước ngọt Chương Dương.
Từ năm 1993 là công ty nước giải khát Chương Dương.
Năm 2004, Công ty chuyển thành Công ty Cổ phần Nước giải khát
Chương Dương theo Quyết định số 242/ 2003/ QĐ – BCN ngày 30
tháng 12 năm 2003 của Bộ Công nghiệp, và theo Giấy đăng ký kinh
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
16
MIS – Management Information System
Nhóm 12
doanh số: 4103002362 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tp. HCM cấp lần đầu
ngày 02/06/2004, thay đổi lần 1 ngày 26/12/2005.
Công ty Cổ phần Nước giải khát Chương Dương đã được tổ chức TUV cấp
chứng nhận ISO 9001: 2000 ngày 26/11/2003 và tổ chức Quacert cấp chứng nhận
ISO 9001: 2000 ngày 06/12/2003
2.1.3 Sơ đồ tổ chức
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
17
MIS – Management Information System
Nhóm 12
CHƯƠNG 3 - PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CỦA CÁC NGHIỆP VỤ HIỆN CÓ
3.1 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng có sẵn vỏ rỗng.
3.1.1
Mô tả quy trình:
Khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng, nhân viên phòng bán hàng ghi
nhận yêu cầu vào phiếu đặt hàng, và nhập thông tin trên phiếu đặt hàng vào file
excel để quản lý và lưu trữ. Nhân viên phòng bán hàng tiến hành soạn hợp
đồng, trình trưởng phòng bán hàng phê duyệt, sau đó thương thảo và ký kết
hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng sẽ đính kèm đơn đặt hàng mô tả cụ thể các
mặt hàng và số lượng mặt hàng mà khách hàng đặt mua.
Khi hợp đồng ký kết thành công, phòng bán hàng chuyển hợp đồng và đơn
đặt hàng đến phòng hành chính bán hàng. Nhân viên phòng hành chính bán
hàng kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng và đơn đặt hàng (kiểm tra nội dung,
ngày hiệu lực, đã được cấp quản lý phê duyệt).
Trường hợp kết quả kiểm tra hợp lệ, nhân viên phòng hành chính bán hàng
trình đơn đặt hàng cho trưởng phòng hành chính bán hàng phê duyệt, sau đó
nhập thông tin trên hợp đồng và đơn đặt hàng vào phần mềm Foxpro để lập hóa
đơn bán hàng. Phòng hành chính bán hàng export thông tin hóa đơn bán hàng từ
Foxpro thành file để chuyển cho phòng kế toán làm file import vào Access.,
đồng thời chuyển bản sao đơn đặt hàng đã phê duyệt cho kho rỗng, và kho thành
phẩm.
Đến ngày giao nhận hàng, khách hàng chở vỏ rỗng đến kho rỗng. Nhân viên
kho rỗng kiểm tra số lượng vỏ rỗng do khách hàng chở tới với số lượng thành
phẩm mà khách hàng đặt mua được ghi nhận trên đơn đặt hàng.
Trường hợp số lượng vỏ rỗng bằng với số lượng thành phẩm đặt hàng.
Nhân viên kho rỗng tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho vỏ rỗng, giao
liên 2 phiếu nhập kho cho khách hàng, liên 3 cho kế toán.
Khách hàng đến phòng kế toán trả tiền hàng. Thủ quỹ kiểm tra thông tin
hóa đơn trên Access, thu tiền, lập phiếu thu, và ghi nhận trạng thái hóa đơn đã
thu tiền trên Access. Thủ quỹ yêu cầu khách hàng ký hóa đơn rồi chuyển phiếu
thu và hóa đơn cho kế toán duyệt.
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
18
MIS – Management Information System
Nhóm 12
Trường hợp số lượng vỏ rỗng nhỏ hơn số lượng thành phẩm đặt hàng.
Khách hàng lựa chọn mượn vỏ.
Nhân viên kho rỗng tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho vỏ rỗng, giao
liên 2 phiếu nhập kho cho khách hàng, liên 3 cho kế toán, đồng thời ghi nhận
số lượng vỏ rỗng lên đơn đặt hàng.
Khách hàng mang đơn đặt hàng có xác nhận số lượng vỏ rỗng của thủ kho
rỗng lên phòng bán hàng để nhân viên phòng bán hàng làm căn cứ lập đơn xin
mượn vỏ. Sau khi khách hàng xác nhận đơn xin mượn vỏ, nhân viên phòng bán
hàng trình trưởng phòng ký duyệt. Nhân viên phòng bán hàng giao bản sao đơn
xin mượn vỏ được chấp nhận cho khách hàng.
Khách hàng mang liên 2 phiếu nhập kho, và bản sao đơn xin mượn vỏ được
chấp nhận đến phòng kế toán trả tiền hàng. Thủ quỹ kiểm tra phiếu nhập kho,
thông tin đơn xin mượn vỏ, và thông tin hóa đơn trên Access, thu tiền, lập
phiếu thu, và ghi nhận trạng thái hóa đơn đã thu tiền trên Access. Thủ quỹ yêu
cầu khách hàng ký hóa đơn, rồi chuyển phiếu thu và hóa đơn cho kế toán duyệt.
Khách hàng lựa chọn cược vỏ.
Nhân viên kho rỗng tiến hành nhập kho, lập phiếu nhập kho vỏ rỗng, giao
liên 2 phiếu nhập kho cho khách hàng, đồng thời lập phiếu thu tiền vỏ rỗng
trình trưởng kho xét duyệt, rồi giao liên 2 cho khách hàng, liên 3 cho phòng kế
toán.
Khách hàng mang liên 2 phiếu nhập kho, phiếu thu tiền vỏ rỗng đến phòng
kế toán trả tiền hàng. Thủ quỹ kiểm tra phiếu nhập kho, phiếu thu tiền vỏ rỗng,
và thông tin hóa đơn trên Access, thu tiền hàng trên hóa đơn, lập phiếu thu, và
ghi nhận trạng thái hóa đơn đã thu tiền trên Access. Đồng thời, thủ quỹ thu tiền
cược trên phiếu thu tiền vỏ rỗng và đóng dấu xác nhận đã thu tiền. Thủ quỹ yêu
cầu khách hàng ký hóa đơn, rồi chuyển phiếu thu, phiếu cược và hóa đơn cho kế
toán duyệt.
Sau khi duyệt chứng từ, kế toán chuyển liên 2 của hóa đơn cho khách hàng,
và liên 3 của hóa đơn cho kho thành phẩm. Khách hàng mang liên 2 của hóa
đơn xuống kho thành phẩm nhận hàng. Nhân viên kho thành phẩm giao hàng và
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
19
MIS – Management Information System
Nhóm 12
ghi biên bản giao nhận hàng. Nhân viên, trưởng kho thành phẩm, khách hàng ký
tên vào biên bản giao nhận hàng.
3.1.2 Minh họa quy trình bằng biểu đồ Use Case
Lap don muon vo rong
Khach hang
Truong phong ban hang
Nhan vien hanh chinh ban hang
Dat hang
Nhan vien ban hang
Thu tien hang
Truong phong hanh chinh ban hang
<>
Nhap vo rong
Thu quy
Lap hoa don
Thu tien cuoc vo rong
Giao hang
Ke toan
Truong kho rong Nhan vien kho rong
Nhan vien kho thanh pham
Truong phong kho thanh pham
3.2 Trường hợp giao nhận hàng tại công ty, khách hàng không có sẵn vỏ rỗng.
3.2.1 Mô tả quy trình:
Khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng, nhân viên phòng bán hàng ghi nhận
yêu cầu vào phiếu đặt hàng, và nhập thông tin trên phiếu đặt hàng vào file excel
để quản lý và lưu trữ. Nhân viên phòng bán hàng tiến hành soạn hợp đồng, trình
trưởng phòng bán hàng phê duyệt, sau đó thương thảo và ký kết hợp đồng với
khách hàng. Hợp đồng sẽ đính kèm đơn đặt hàng mô tả cụ thể các mặt hàng và
số lượng mặt hàng mà khách hàng đặt mua.
Khi hợp đồng ký kết thành công, phòng bán hàng chuyển hợp đồng và đơn
đặt hàng đến phòng hành chính bán hàng. Nhân viên phòng hành chính bán
hàng kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng và đơn đặt hàng (kiểm tra nội dung,
ngày hiệu lực, đã được cấp quản lý phê duyệt).
MIS – Management Information System
TS. Phạm Trần Vũ
20
- Xem thêm -