Tài liệu Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty tnhh nobland việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM Ngành : KẾ TOÁN Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Giảng viên hướng dẫn : TS. NGUYỄN THANH NAM Sinh viên thực hiện MSSV: 1054031081 : CHÂU DƯƠNG TÚ TRÂN Lớp: 10DKKT3 TP. Hồ Chí Minh, năm 2014 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM Ngành : KẾ TOÁN Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Giảng viên hướng dẫn : TS. NGUYỄN THANH NAM Sinh viên thực hiện : CHÂU DƯƠNG TÚ TRÂN MSSV: 1054031081 Lớp: 10DKKT3 TP. Hồ Chí Minh, năm 2014 i LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Nobland Việt Nam, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày… tháng … năm 2014 Sinh viên thực hiện Châu Dương Tú Trân ii LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn TS. Nguyễn Thanh Nam đã giúp đỡ em trong quá trình thực hiện viết khóa luận tốt nghiệp. Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các Thầy, Cô giáo trong Khoa Kế toán – Tài chính – Ngân hàng đã truyền dạy cho em những kiến thức hữu ích trong suốt những năm học qua. Em cảm ơn các anh chị bộ phận kế toán của Công ty TNHH Nobland Việt Nam đã tận tình chỉ bảo trong suốt thời gian em thực tập tại công ty. Do trình độ còn hạn chế nên bài luận không thể tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự đánh giá, đóng góp ý kiến của các Thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn. TP.HCM, ngày….tháng.…năm 2014 Sinh viên thực hiện Châu Dương Tú Trân iii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... TP.Hồ Chí Minh, ngày……tháng……năm 2014 Giảng viên hướng dẫn iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt TNHH TK Nội dung Trách nhiệm hữu hạn Tài khoản SXKD Sản xuất kinh doanh XDCB Xây dựng cơ bản GĐ TSCĐ TM TGNH Giám đốc Tài sản cố định Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng GBC Giấy báo có GBN Giấy báo nợ KH Khách hàng DP Dự phòng v DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1: Cơ cấu nhân lực ............................................................................................. 40 Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh ....................................................................... 41 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Kết cấu tài khoản 111 – Tiền mặt ................................................................. 5 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tiền VND tại quỹ ................................................................ 9 Sơ đồ 1.3: Kết cấu tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng................................................. 13 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán TGNH bằng VND .............................................................. 15 Sơ đồ 1.5: Kết cấu tài khoản 113 – Tiền đang chuyển ................................................... 19 Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán Tiền đang chuyển ............................................................... 20 Sơ đồ 1.7: Kết cấu tài khoản 131 – Phải thu khách hàng ............................................... 26 Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán Phải thu khách hàng ........................................................... 28 Sơ đồ 1.9: Kết cấu tài khoản 138 – Phải thu khác .......................................................... 29 Sơ đồ 1.10: Kết cấu tài khoản 141 – Tạm ứng ............................................................... 33 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý ........................................................ 38 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ....................................................................... 41 Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ .............................................................................................. 44 Sơ đồ 2.4: Mô tả hệ thống thông tin kế toán tại công ty ................................................. 45 Sơ đồ 2.5: Luân chuyển chứng từ thu tiền ..................................................................... 47 Sơ đồ 2.6: Luân chuyển chứng từ chi tiền ...................................................................... 48 Sơ đồ 2.7: Luân chuyển chứng từ thu tiền qua ngân hàng.............................................. 53 Sơ đồ 2.8: Luân chuyển chứng từ bán hàng – thu tiền qua ngân hàng ........................... 55 Sơ đồ 2.9: Luân chuyển chứng từ chi tiền qua ngân hàng .............................................. 56 Sơ đồ 2.10: Luân chuyển chứng từ hoạt động bán hàng ................................................ 66 Sơ đồ 2.11: Luân chuyển chứng từ tạm ứng .................................................................. 70 Sơ đồ 2.12: Luân chuyển chứng từ hoàn ứng ................................................................. 71 vi DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU Biểu mẫu 1.1: Mẫu sổ nhật ký thu tiền........................................................................... 7 Biểu mẫu 1.2: Mẫu sổ nhật ký chi tiền ........................................................................... 8 Biểu mẫu 1.3: Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng ...................................................................... 14 Biểu mẫu 1.4: Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt – VND ........................................... 22 Biểu mẫu 1.5: Mẫu sổ nhật ký bán hàng ........................................................................ 27 Biểu mẫu 1.6: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ ............................................................. 36 Biểu mẫu 3.1: Mẫu Báo cáo phải thu theo tuổi nợ ......................................................... 80 vii MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 1.1 Kế toán vốn bằng tiền ................................................................................................ 2 1.1.1 Tổng quan vốn bằng tiền......................................................................................... 2 1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền ..................................................................................... 2 1.1.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền ............................................... 2 1.1.1.2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền .................................................................................... 2 1.1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền ................................................................. 2 1.1.1.3 Quy định từng loại tiền ........................................................................................ 3 1.1.1.3.1 Việt Nam Đồng ................................................................................................. 3 1.1.1.3.2 Ngoại tệ............................................................................................................. 3 1.1.1.3.3 Vàng ................................................................................................................. 3 1.1.1.4 Thủ tục quản lý ................................................................................................... 4 1.1.2 Kế toán tiền mặt ..................................................................................................... 4 1.1.2.1 Đặc điểm ............................................................................................................. 4 1.1.2.2 Chứng từ sử dụng ................................................................................................ 5 1.1.2.3 Sổ kế toán chi tiết ................................................................................................ 6 1.1.2.4 Hạch toán chi tiết ................................................................................................ 9 1.1.2.4.1 Tiền VND tại quỹ ............................................................................................. 9 1.1.2.4.2 Tiền mặt ngoại tệ ............................................................................................ 10 1.1.2.4.3 Vàng tại quỹ ..................................................................................................... 11 1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng ................................................................................... 13 1.1.3.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 13 1.1.3.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 13 1.1.3.3 Sổ kế toán chi tiết ............................................................................................... 14 1.1.3.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................... 15 1.1.3.4.1 TGNH bằng VND ............................................................................................ 16 1.1.3.4.2 TGNH bằng ngoại tệ ........................................................................................ 17 1.1.3.4.3 Vàng gửi ngân hàng ......................................................................................... 19 1.1.4 Kế toán tiền đang chuyển...................................................................................... 19 1.1.4.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 19 viii 1.1.4.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 19 1.1.4.3 Sổ kế toán chi tiết ............................................................................................... 20 1.1.4.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................... 20 1.1.5 Kiểm kê quỹ .......................................................................................................... 20 1.1.5.1 Khái niệm kiểm kê ............................................................................................. 20 1.1.5.2 Mục đích kiểm kê............................................................................................... 20 1.1.5.3 Phương pháp kiểm kê......................................................................................... 21 1.1.5.4 Quy trình kiểm kê .............................................................................................. 21 1.2 Kế toán các khoản phải thu...................................................................................... 24 1.2.1 Tổng quan về các khoản phải thu.......................................................................... 24 1.2.1.1 Khái niệm........................................................................................................... 24 1.2.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán phải thu ....................................................... 24 1.2.1.2.1 Đặc điểm .......................................................................................................... 24 1.2.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán phải thu......................................................................... 24 1.2.1.3 Nguyên tắc hạch toán ......................................................................................... 25 1.2.1.4 Quản lý các khoản phải thu ................................................................................ 25 1.2.2 Kế toán phải thu khách hàng ................................................................................. 26 1.2.2.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 26 1.2.2.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 26 1.2.2.3 Sổ kế toán chi tiết ............................................................................................... 27 1.2.2.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................... 28 1.2.3 Kế toán phải thu khác ........................................................................................... 29 1.2.3.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 29 1.2.3.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 30 1.2.3.3 Sổ kế toán chi tiết ............................................................................................... 30 1.2.3.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................... 30 1.2.3.4.1 Tài sản thiếu chờ xử lý .................................................................................... 30 1.2.3.4.2 Phải thu khác ................................................................................................... 31 1.2.4 Kế toán tạm ứng.................................................................................................... 32 1.2.4.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 33 1.2.4.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 33 1.2.4.3 Sổ kế toán chi tiết ............................................................................................... 33 ix 1.2.4.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................... 33 1.2.5 Kiểm kê khoản phải thu khách hàng ...................................................................... 34 1.2.5.1 Khái niệm kiểm kê ............................................................................................ 34 1.2.5.2 Mục đích kiểm kê............................................................................................... 34 1.2.5.3 Phương pháp kiểm kê......................................................................................... 34 1.2.5.4 Quy trình kiểm kê .............................................................................................. 35 1.2.5.5 Xử lý chênh lệch ................................................................................................ 36 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM ......................... 37 2.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập..................................................................... 37 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Nobland Việt Nam ................................ 37 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty ............................................. 38 2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty Nobland Việt Nam ................................................... 38 2.1.3.1 Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý công ty................................................. 39 2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của từng phòng ban .......................................... 39 2.1.4 Cơ cấu nhân lực trong công ty .............................................................................. 40 2.1.4.1 Cơ cấu nhân lực ................................................................................................. 40 2.1.4.2 Đánh giá sự đáp ứng với tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty ................... 40 2.1.4.2.1 Thuận lợi ......................................................................................................... 40 2.1.4.2.2 Hạn chế ........................................................................................................... 40 2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty trong 3 năm 2011, 2012, 2013 ................................................................................................................................. 40 2.1.5.1 So sánh các chỉ tiêu trong 3 năm 2011, 2012, 2013 ........................................... 40 2.1.5.2 Nhận xét, đánh giá ............................................................................................. 41 2.1.6 Giới thiệu phòng kế toán công ty Nobland Việt Nam ........................................... 41 2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán ..................................................................................... 41 2.1.6.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................ 41 2.1.6.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận .......................................................... 41 2.1.6.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty.................................................................. 43 2.1.6.2.3 Chính sách kế toán ......................................................................................... 43 2.1.6.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán .......................................................................... 44 2.1.6.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán ............................................................................... 45 x 2.1.6.2.6 Hệ thống thông tin kế toán ............................................................................. 45 2.1.6.2.7 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán ................................................................. 46 2.2 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty ......... 46 2.2.1 Vốn bằng tiền........................................................................................................ 46 2.2.1.1 Chính sách quản lý ............................................................................................ 46 2.2.1.2 Tiền mặt............................................................................................................. 46 2.2.1.2.1 Nguyên tắc kế toán.......................................................................................... 46 2.2.1.2.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 47 2.2.1.2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ ........................................................................ 47 2.2.1.2.4 Hạch toán chi tiết ........................................................................................... 49 2.2.1.2.5 Hệ thống sổ sách kế toán................................................................................. 49 2.2.1.2.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh ............................................................. 49 2.2.1.3 Tiền gửi ngân hàng ............................................................................................ 53 2.2.1.3.1 Nguyên tắc kế toán.......................................................................................... 53 2.2.1.3.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 53 2.2.1.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ ........................................................................ 53 2.2.1.3.4 Hạch toán chi tiết ........................................................................................... 57 2.2.1.3.5 Hệ thống sổ sách kế toán................................................................................. 57 2.2.1.3.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh ............................................................. 57 2.2.1.3 Tiền đang chuyển............................................................................................... 61 2.2.1.4 Kiểm kê quỹ ...................................................................................................... 61 2.2.1.4.1 Mục đích kiểm kê............................................................................................ 61 2.2.1.4.2 Phương pháp kiểm kê...................................................................................... 61 2.2.1.4.3 Quy trình thực hiện ......................................................................................... 62 2.2.1.4.4 Xử lý chênh lệch ............................................................................................. 63 2.2.2 Các khoản phải thu ................................................................................................ 64 2.2.2.1 Phải thu khách hàng ........................................................................................... 64 2.2.2.1.1 Chính sách bán hàng và quản lý công nợ ........................................................ 64 2.2.2.1.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 65 2.2.2.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ ........................................................................ 65 2.2.2.1.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................ 66 2.2.2.1.5 Hệ thống sổ sách kế toán................................................................................. 66 xi 2.2.2.1.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh ............................................................. 66 2.2.2.2 Phải thu khác ..................................................................................................... 67 2.2.2.2.1 Đặc điểm khoản mục ...................................................................................... 67 2.2.2.2.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 67 2.2.2.2.3 Hạch toán chi tiết ............................................................................................ 67 2.2.2.2.4 Hệ thống sổ sách kế toán................................................................................. 68 2.2.2.2.5 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh ............................................................. 68 2.2.2.3 Tạm ứng............................................................................................................. 69 2.2.2.3.1 Chính sách tạm ứng ........................................................................................ 69 2.2.2.3.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 69 2.2.2.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ ........................................................................ 69 2.2.2.3.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................ 72 2.2.2.3.5 Hệ thống sổ sách kế toán................................................................................. 72 2.2.2.3.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh ............................................................. 72 Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ................................................... 75 3.1 Nhận xét ................................................................................................................... 75 3.1.1 Ưu điểm ................................................................................................................ 75 3.1.2 Nhược điểm........................................................................................................... 75 3.2 Kiến nghị.................................................................................................................. 75 3.2.1 Xây dựng mức tồn quỹ .......................................................................................... 75 3.2.2 Thực hiện kiểm kê bất thường............................................................................... 77 3.2.3 Xây dựng chính sách thu hồi công nợ ................................................................... 78 KẾT LUẬN xii LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế đang trong bối cảnh không ngừng tăng trưởng cùng với đó là sự mở rộng và phát triển không ngừng của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, yêu cầu về chất lượng của kế toán ngày càng tăng theo sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để đảm bảo được sự thể hiện chính xác về tình hình tài chính và hoạt động đúng đắn của các doanh nghiệp này. Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một trong các khoản mục quan trọng của một doanh nghiệp, thể hiện chính xác khả năng thanh toán và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây lại là những khoản mục nhạy cảm, dễ bị gian lận, chiếm dụng hoặc cố tình bị làm sai lệch nhằm thể hiện tình hình tài chính khả quan trái với thực tế của doanh nghiệp Xuất phát từ những đặc điểm trên và với mong muốn được tìm hiểu rõ hơn về phần hành Vốn bằng tiền và các Khoản phải thu trong một đơn vị cụ thể, trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Nobland Việt Nam, em đã lựa chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH Nobland Việt Nam” để làm đề tài báo cáo và phát triển lên thành bài luận tốt nghiệp. Ngoài phần Lời mở đầu và Kết luận, bài khóa luận của em gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Vốn bằng tiền và các Khoản phải thu Chương 2: Thực trạng công tác Kế toán vốn bằng tiền và các Khoản phải thu tại Công ty TNHH Nobland Việt Nam Chương 3: Nhận xét, đánh giá thực trạng Dù đã cố gắng để hoàn thành bài luận một cách tốt nhất nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những sai sót do kiến thức còn hạn chế, em rất mong sẽ nhận được sự đánh giá và góp ý của Thầy, Cô. Em xin chân thành cảm ơn. 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 1.1 Kế toán vốn bằng tiền 1.1.1 Tổng quan vốn bằng tiền 1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động của doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thức tiền tệ bao gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Vốn bằng tiền có tính lưu hoạt cao và được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp. 1.1.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền 1.1.1.2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền Được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng trong Tài sản ngắn hạn, được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp nên là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch. Vốn bằng tiền bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài khoản tài sản khác của doanh nghiệp. Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác, vì thế có nhiều khả năng xảy ra sai phạm và khó bị phát hiện nếu không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Vốn bằng tiền rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thường cao hơn các tài sản khác. Các gian lận rất đa dạng và được che giấu tinh vi, rất khó để ngăn chặn và phát hiện. 1.1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền Từ những đặc điểm trên của vốn bằng tiền, kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ quan trọng để hạn chế những rủi ro vốn có của vốn bằng tiền. Kế toán vốn bằng tiền phải phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp. Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, đồng thời giám sát tình hình chấp hành chế độ quản lý vốn bằng tiền, chế độ thanh toán. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán vốn bằng tiền với sổ quỹ do thủ quỹ ghi chép và sổ phụ ngân hàng, kịp thời theo dõi phát hiện sự thừa, thiếu vốn bằng tiền của doanh nghiệp. SVTH: Châu Dương Tú Trân 2 Khóa luận tốt nghiệp 1.1.1.3 GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam Quy định từng loại tiền 1.1.1.3.1 Việt Nam Đồng Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác. 1.1.1.3.2 Ngoại tệ Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào Ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh để ghi sổ kế toán. Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Trường hợp thanh toán công nợ ngoại tệ thì bên có các TK 1112, 1122 được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hoặc giá thực tế đích danh như một loại hàng hóa đặc biệt. Nhóm tài khoản Vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các TK doanh thu, chi phí tài chính nếu phát sinh trong giai đoạn SXKD hoặc phản ánh vào TK 413 nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB. Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007-Ngoại tệ các loại (Tài khoản ngoài bảng cân đối). 1.1.1.3.3 Vàng Đối với giá trị vàng phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vằng bạc. Vàng phải theo dõi theo số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của từng thứ, từng loại. Giá trị vàng được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được SVTH: Châu Dương Tú Trân 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam thanh toán) khi tính giá xuất của vàng có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho. Việc nhập, xuất vàng được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh toán thì hạch toán như ngoại tệ. 1.1.1.4 Thủ tục quản lý Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, doanh nghiệp xây dựng các thủ tục quản lý vốn bằng tiền để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Nhân viên có khả năng và liêm chính là nhân tố quan trọng để đảm bảo một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu vì không thể kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi các nhân viên không đủ khả năng, không liêm chính hay cố tình gian lận. Mỗi cá nhân chỉ được phân công một chức năng trong quá trình xử lý nghiệp vụ, bao gồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách kế toán, bảo quản tài sản, kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ kế toán với số liệu thực tế. Hạn chế tối đa số lượng người được giữ tiền, bằng cách chỉ cho phép một số ít nhân viên được thu hiện nhằm hạn chế khả năng thất thoát số tiền thu được. Phân công cho một nhân viên ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ thu tiền vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Việc ghi nhận kịp thời các khoản thu sẽ hạn chế khả năng chiếm dụng số tiền thu được. Số tiền thu được trong ngày được nộp ngay vào quỹ hay ngân hàng để ngăn chặn việc nhân viên biển thủ tiền thu được từ khách hàng. Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền để đảm bảo người thu tiền sẽ nộp đủ các khoản tiền thu được vì số tiền thu được sẽ được kiểm tra bằng cách đối chiếu với các biên lai hoặc phiếu thu được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Hạn chế gian lận cao từ các khoản chi bằng tiền mặt bằng cách thực hiện tối đa các khoản chi qua ngân hàng. Cuối tháng, thực hiện việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. 1.1.2 Kế toán tiền mặt 1.1.2.1 Đặc điểm Tài khoản 111-Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tại doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam Đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý. Kết cấu tài khoản 111-Tiền mặt: SVTH: Châu Dương Tú Trân 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam Nợ TK 111 SDĐK: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tồn quỹ đầu kỳ. Có Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý xuất quỹ. Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối kỳ. Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý nhập quỹ. Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư SDCK: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý tồn quỹ cuối kỳ Sơ đồ 1.1: Kết cấu tài khoản 111 – Tiền mặt Tài khoản 111-Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2 • Tài khoản 1111-Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. Tài khoản 1112-Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng giảm tỷ giá và • tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi ra Đồng Việt Nam. Tài khoản 1113-Vàng: phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí, đá quý nhập, • xuất, tồn quỹ. 1.1.2.2 • Chứng từ sử dụng Phiếu thu (01-TT): được lập để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Đối với ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với phiếu thu và phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi sổ. • Phiếu chi (02-TT): được lập để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. Khi chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá xuất tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi sổ. SVTH: Châu Dương Tú Trân 5 Khóa luận tốt nghiệp • GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT): là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. • Giấy thanh toán tạm ứng (04-TT): liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản chi của người nhận tạm ứng làm căn cứ để thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán. • Giấy đề nghị thanh toán (05-TT): được dùng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng. • Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý (07-TT): dùng để theo dõi về loại, số lượng, đơn giá, thành tiền của các mặt hàng vàng bạc, kim khí, đá quý. • Biên bản kiểm kê quỹ - VND (08a-TT): nhằm xác nhận số tiền Việt Nam tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lỹ quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch. • Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, đá quý..) (08b-TT): nhằm xác nhận số ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch. 1.1.2.3 • Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN): ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt. Sổ quỹ do thủ quỹ lập và theo dõi. • Sổ cái TK 111 (S03b-DN) • Sổ chi tiết TK 1111, TK 1112, TK 1113 • Sổ nhật ký chi tiền (S03a1-DN) • Sổ nhật ký thu tiền SVTH: Châu Dương Tú Trân 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam Đơn vị:………. Mẫu số: S03a1 – DN Địa chỉ:……… (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN Năm:… Đơn vị tính:……… Chứng từ Ngày, tháng Số Ngày, ghi sổ hiệu tháng A B C Ghi có các TK Ghi Tài khoản nợ Diễn giải TK … … … … … D 1 2 3 4 5 khác Số Số tiền hiệu 6 E Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau - Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến số trang … - Ngày mở sổ: … Ngày … tháng … năm Người lập sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 1.1: Mẫu sổ nhật ký thu tiền SVTH: Châu Dương Tú Trân 7 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)