Tài liệu Kế toán vật tư và công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần xây lắp dầu khí miền nam alpha - ecc

TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÀ RỊA VŨNG TÀU KHOA KINH TẾ  A U N TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN V T TƢ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP DẦU KHÍ MIỀN NAM ALPHA - ECC GVHD Sinh viên thực hiện Lớp Niên khóa Hệ : : : : : T.S Võ Thị Thu Hồng Lê Thị Ngọc Anh DH10KC 2010 - 2014 Đại học chính quy Vũng Tàu, tháng 7 năm 2014 LỜI CẢM ƠN Trải qua những năm học tập tại trƣờng với sự dìu dắt và dạy bảo tận tình của quý thầy cô, giảng viên Trƣờng Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu đã giúp cho em một số kiến thức cơ bản về nghiệp vụ kế toán. Để hoàn thiện đƣợc những lý thuyết đã học ở trƣờng thì khoảng thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha ECC đã giúp cho em học hỏi và tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm và bài học bổ ích cho bản thân. Đồng thời giúp em làm quen đƣợc với tác phong làm việc chuyên nghiệp trong phƣơng pháp làm việc và tính kỷ luật. Thời gian thực tập nơi đây đối với em là nền tảng, là hành trang để em bƣớc vào đời cũng nhƣ vào nghề trong tƣơng lai. Để hoàn thành tốt báo cáo thực tập này, đầu tiên em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa kinh tế Trƣờng Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu lòng biết ơn sâu sắc. Những ngƣời đã dạy dỗ, dìu dắt và truyền đạt cho em những kiến thức, kinh nghiệm quý báu của mình. Đặc biệt em xin gửi đến cô Võ Thị Thu Hồng – ngƣời đã tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo này. Em xin cảm ơn ban lãnh đạo và sự chỉ bảo tận tình của các cô, các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha ECC đã phần nào giúp em hoàn thiện khả năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp cho em thông tin cần thiết để em hoàn thành tốt bài báo cáo này. Với vốn kiến thức còn hạn chế, cũng nhƣ kỹ năng chuyên môn chƣa hoàn thiện, nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận đƣợc những ý kiến của quý thầy cô và các anh chị phòng kế toán để báo cáo này đƣợc hoàn chỉnh hơn. Cuối cùng em xin chúc sức khỏe và lời chúc trân trọng nhất đến tất cả quý thầy cô, anh chị trong đơn vị dồi dào sức khỏe, công tác tốt. Sinh viên Lê Thị Ngọc Anh MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT TƢ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ .................................................................................................................... 3 1.1. Những vấn đề chung về công tác kế toán vật tƣ - công cụ dụng cụ ..................... 3 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của vật tƣ – công cụ dụng cụ ........................................ 3 1.1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của vật tƣ ................................................................... 3 1.1.1.2. Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ .................................................. 3 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán vật tƣ– công cụ dụng cụ ........................................................ 4 1.1.3. Phân loại vật tƣ – công cụ dụng cụ..................................................................... 4 1.1.3.1. Phân loại vật tƣ ................................................................................................ 4 1.1.3.2. Phân loại công cụ dụng cụ ............................................................................... 5 1.1.4. Tính giá vật tƣ – công cụ dụng cụ ..................................................................... 6 1.1.4.1. Tính giá vật tƣ công cụ-dụng cụ nhập kho ..................................................... 6 1.1.4.2. Tính giá vật tƣ – công cụ dụng cụ xuất kho .................................................... 8 1.1.4.3. Tính giá vật tƣ – công cụ dụng cụ theo giá hạch toán ..................................... 9 1.2. Kế toán chi tiết vật tƣ – công cụ dụng cụ .............................................................. 10 1.2.1. Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 10 1.2.2. Sổ kế toán sử dụng.............................................................................................. 11 1.2.3. Các phƣơng pháp kế toán chi tiết vật tƣ - công cụ dụng cụ ............................... 11 1.2.3.1. Phƣơng pháp thẻ song song ............................................................................. 11 1.2.3.2. Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển ........................................................... 13 1.2.3.3. Phƣơng pháp sổ số dƣ...................................................................................... 15 1.3. Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật tƣ, công cụ dụng cụ ............................ 19 1.3.1. Theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên .......................................................... 19 1.3.1.1. Đặc điểm của phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên ......................................... 19 1.3.1.2. Tài khoản sử dụng ........................................................................................... 19 1.3.1.3. Phƣơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu .................................................. 21 1.3.2. Theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ ................................................................... 31 1.3.2.1. Đặc điểm của phƣơng pháp kiểm kê định kỳ .................................................. 31 1.3.2.2. Tài khoản sử dụng ........................................................................................... 31 1.3.2.3. Phƣơng pháp hạch toán ................................................................................... 31 1.4. Kế toán một số trƣờng hợp khác về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ................ 34 1.4.1. Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ............................................ 34 1.4.2. Kế toán đánh giá lại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ...................................... 34 1.4.3. Kế toán chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ ..................................... 34 1.4.4. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho ............. 35 KẾT LUẬN CHƢƠNG ............................................................................................... 37 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT TƢ, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP DẦU KHÍ MIỀN NAM - ALPHA ECC ............... 38 2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam - Alpha Ecc ............ 38 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ....................................................................... 41 2.1.2. Quá trình hoạt động ............................................................................................ 42 2.1.2.1. Về nguồn vốn .................................................................................................. 42 2.1.2.2. Về nhân sự ..................................................................................................... 44 2.1.3. Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty Alpha Ecc.................................. 44 2.1.3.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty ............................................................... 44 2.1.3.2. Lĩnh vực hoạt động của công ty ...................................................................... 44 2.1.4. Tổ chức bộ máy của công ty............................................................................... 45 2.1.5. Phƣơng thức hoạt động và phát triển của công ty ............................................. 49 2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Alpha ECC ............................................. 49 2.1.6.1. Cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán ................................................................. 49 2.1.6.2. Chức năng và nhiệm vụ từng thành viên trong bộ phận kế toán ..................... 50 2.1.6.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty ......................................................... 51 2.1.6.3.1. Chế độ kế toán áp dụng ................................................................................ 51 2.1.6.3.2. Hệ thống tài khoản sử dụng .......................................................................... 52 2.1.6.3.3. Hệ thống chứng từ sử dụng ......................................................................... 52 2.1.6.3.4. Hình thành sổ kế toán áp dụng tại đơn vị ..................................................... 53 2.1.6.3.5. Vi tính hoá công tác kế toán tại công ty ....................................................... 54 2.1.6.3.6. Hệ thống báo cáo .......................................................................................... 58 2.2. Thực trạng công tác kế toán vật tƣ và công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc ............................................................................... 58 2.2.1. Đặc điểm tổ chức kế toán vật tƣ ở công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc ..................................................................................................................... 58 2.2.1.1. Phân loại vật tƣ ở công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc .. ...................................................................................................................................... 58 2.2.1.2. Công tác quản lý vật tƣ tại kho công ty .......................................................... 59 2.2.1.3. Trình tự nhập kho ........................................................................................... 62 2.2.1.4. Trình tự xuất kho ............................................................................................. 64 2.2.1.5. Trình tự ghi nhận ở kho và phòng kế toán ...................................................... 65 2.2.1.6. Chứng từ sử dụng trong kế toán vật tƣ ............................................................ 65 2.2.1.7. Tài khoản kế toán vật tƣ tại công ty ................................................................ 66 2.2.1.8. Đánh giá vật tƣ ................................................................................................ 66 2.2.1.9. Kế toán tổng hợp vật tƣ ở công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam tháng 12/2013 ......................................................................................................................... 66 2.2.1.10. Lập dự phòng giảm giá vật tƣ TK 159 .......................................................... 75 2.2.2. Đặc điểm tổ chức kế toán công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần Xây lắp dầu khí miền Nam Alpha Ecc .................................................................................................... 76 2.2.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý công cụ dụng cụ..................................................... 76 2.2.2.2. Phân loại công cụ dụng cụ ............................................................................... 76 2.2.2.3. Tài khoản kế toán công cụ dụng cụ tại công ty ............................................... 76 2.2.2.4. Kế toán chi tiết nhập xuất kho công cụ dụng cụ ............................................. 76 2.2.2.5. Trình tự ghi nhận tại kho và phòng kế toán. ................................................... 76 2.2.2.6. Chứng từ sử dụng trong kế toán công cụ dụng cụ ........................................... 77 2.2.2.7. Kế toán tổng hợp công cụ dụng cụ tháng 12 năm 2013 .................................. 77 2.2.2.8. Phân bổ công cụ dụng cụ tháng 12/2013 ........................................................ 80 2.3. Đánh giá hiệu quả sử dụng vật tƣ, công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc ..................................................................................... 85 2.3.1. Các nhân tố ảnh hƣởng đến hiệu quả sử dụng vật tƣ, công cụ dụng cụ tại công ty ...................................................................................................................................... 85 2.3.1.1. Bộ máy quản trị .............................................................................................. 85 2.3.1.2. Loại hình sản xuất kinh doanh......................................................................... 85 2.3.1.3. Trình độ tiên tiến của máy móc thiết bị .......................................................... 86 2.3.1.4. Trình độ đội ngũ nhân lực ............................................................................... 86 2.3.1.5. Yếu tố thị trƣờng ............................................................................................. 86 2.3.1.6. Nhà cung cấp .................................................................................................. 87 2.3.2. Kết quả đạt đƣợc ................................................................................................. 89 2.4. Nhận xét ƣu, nhƣợc điểm và tồn tại ...................................................................... 89 2.4.1. Ƣu điểm ............................................................................................................. 90 2.4.2. Nhƣợc điểm ........................................................................................................ 93 KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ............................................................................................. 95 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƢ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP DẦU KHÍ MIỀN NAM ALPHA – ECC ................................................................................................... 96 3.1. Định hƣớng phát triển chung cho công ty ............................................................. 96 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán của công ty ......................................................................................................................... 97 3.2.1. Phƣơng hƣớng hoàn thiện................................................................................... 97 3.2.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán vật tƣ, công cụ dụng cụ tại công ty ................................................................................................... 98 KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ........................................................................................... 108 KẾT LUẬN ................................................................................................................ 109 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp thẻ song song ......................... 12 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển ........ 14 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp sổ số dƣ ................................. 16 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên .................................................................................................................................. 29 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán công cụ dụng cụ theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên .................................................................................................................................. 30 Sơ đồ 1.6: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ ..................................................................................................................... 33 Bảng 2.1 : Một số chỉ tiêu chủ yếu liên quan tới sự phát triển của công ty ............. 43 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty............................................... 46 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy phòng kế toán ...................................................... 49 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ................................................ 53 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức các phân hệ....................................................................... 57 Bảng 2.2 : Bảng phân loại bảo quản vật tƣ............................................................... 60 Sơ đồ 2.5: Trình tự lập và lƣu giữ Biên bản giao nhận vật tƣ – thiết bị ................... 63 Sơ đồ 2.6: Trình tự lập và luân chuyển báo cáo nhập vật tƣ ................................... 64 Sơ đồ 2.7: Trình tự lập và lƣu giữ phiếu xuất vật tƣ .............................................. 65 Sơ đồ 2.8: Sơ đồ tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới nguyên vật liệu .. 74 Sơ đồ 2.9: Sơ đồ chữ T phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới công cụ dụng cụ ............................................................................................................................ 82 Bảng 2.3 : Sổ chi tiết tài khoản 153.......................................................................... 83 Bảng 2.4 : Bảng phân bổ chi phí tài khoản 242 ....................................................... 84 Bảng 2.5: Một số nhà cung cấp thƣờng xuyên ........................................................ 88 Bảng 3.1: Một số nhà cung cấp tiềm năng ............................................................ 104 DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT VL : Vật liệu N-X-T : Nhập – Xuất – Tồn TK : Tài khoản GTGT : Giá trị gia tăng NK : Nhập khẩu NVL : Nguyên vật liệu SXKD : Sản xuất kinh doanh XDCB : Xây dựng cơ bản TTĐB : Tiêu thụ đặc biệt CCDC : Công cụ dụng cụ TSCĐ : Tài sản cố định TNDN : Thu nhập doanh nghiệp CCLĐ : Công cụ lao động PKT : Phiếu kế toán PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chúng ta muốn biết hết kết quả đạt đƣợc và hao phí bỏ ra cho hoạt động sản xuất kinh doanh để từ đó tích lũy đƣợc kinh nghiệm và rút ra những bài học mới. Trong nền kinh tế thị trƣờng, mục tiêu lớn nhất của nhà quản lý là làm sao để đạt hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù có quy mô nhỏ, vừa hay lớn, quy trình công nghệ đơn giản hay phức tạp, các nhà quản lý luôn tìm kiếm những biện pháp tối ƣu để giảm giá thành sản xuất mà không ảnh hƣởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong đó chi phí vật liệu là một trong ba yếu tố cấu thành nên thực thể sản xuất và thƣờng chiếm tỉ trọng trong toàn bộ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Do đó, biết tìm kiếm quản lý vật tƣ trong quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng có ý nghĩa lớn trong tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn từ đó các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ thu đƣợc lợi nhuận càng cao, do vậy công tác quản lý sử dụng hợp lý và sử dụng tiết kiệm vật tƣ – công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh là vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm. Hay nói cách khác, tổ chức công tác kế toán vật tƣ – công cụ dụng cụ hợp lý, chặt chẽ và khoa học là một việc quan trọng, nó không những tiết kiệm đƣợc vật tƣ mà còn tạo điều kiện cung cấp kịp thời và đồng bộ những vật tƣ cần thiết cho sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng vật tƣ cũng nhƣ hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở đó đề ra những phƣơng hƣớng đúng đắn nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Xuất phát từ ý nghĩa tầm quan trọng của việc hạch toán nên em chọn luận văn tốt nghiệp là “Kế toán vật tƣ và công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc” 2. Mục đích nghiên cứu: Việc nghiên cứu đề tài này có thể giúp chúng ta nắm rõ hơn về phƣơng pháp kế toán vật tƣ và công cụ dụng cụ, việc thực hiện hệ thống kế toán nói chung và kế toán vật tƣ – công cụ dụng cụ nói riêng trong ngành xây lắp. Việc hạch toán đó có gì khác với kiến thức đã học ở nhà trƣờng hay không để từ đó có thể rút ra ƣu khuyết điểm SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 1 của hệ thống kế toán vật tƣ – công cụ dụng cụ tại công ty để đƣa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kế toán công ty. 3. Phƣơng pháp nghiên cứu: - Thu thập số liệu ở đơn vị thực tập. - Phân tích các số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán của công ty. - Tìm hiểu thực tế, tham khảo ý kiến của các anh chị kế toán trong công ty. - Tham khảo một số sổ sách chuyên ngành kế toán. - Một số văn bản qui định chế độ tài chính hiện hành. 4. Phạm vi nghiên cứu: - Đề tài nghiên cứu về công tác hạch toán kế toán vật tƣ – công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc với kỳ kế toán là tháng 12 năm 2014. - Chỉ thu thập các số liệu liên quan đến kế toán vật tƣ – công cụ dụng cụ \. - Trong thời gian thực tập cộng với năng lực, trình độ chuyên môn có hạn nên luận văn tốt nghiệp của em không sao tránh khỏi những sai sót. Vậy kính mong giảng viên hƣớng dẫn, Ban Giám đốc và các anh chị phòng kế toán tạo điều kiện giúp đỡ, chỉ bảo để đề tài em đạt kết quả tốt hơn. 5. Kết cấu đề tài: Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, đề tài gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lí luận chung về công tác kế toán vật tƣ – công cụ dụng cụ Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán vật tƣ – công cu dụng cụ tại công ty cổ phần Xây lắp Dầu khí Miền Nam Alpha Ecc. Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vật tƣ - công cụ dụng cụ tại công ty. SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 2 C ƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LU N CHUNG VỀ KẾ TOÁN V T TƢ VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 1.1. Những vấn đề chung về công tác kế toán vật tƣ - công cụ dụng cụ 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của vật tƣ – công cụ dụng cụ 1.1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của vật tƣ - Khái niệm vật tƣ (nguyên vật liệu): Vật tƣ là những đối tƣợng lao động thể hiện dƣới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể của sản phẩm. - Đặc điểm: vật tƣ tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và chuyển hóa thành sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm.  Về mặt giá trị: giá trị của vật tƣ khi đƣa vào sản xuất thƣờng có xu hƣớng tăng lên khi vật tƣ đó cấu thành nên sản phẩm.  Về hình thái: khi đƣa vào quá trình sản xuất thì vật tƣ thay đổi về hình thái và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do vật tƣ tạo ra.  Giá trị sử dụng: chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm đƣợc sản xuất ra. 1.1.1.2. Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ - Khái niệm công cụ dụng cụ: công cụ dụng cụ là những tƣ liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy công cụ dụng cụ đƣợc quản lý và hạch toán giống nhƣ vật tƣ. - Đặc điểm:  Về mặt giá trị: trong quá trình tham gia sản xuất giá trị công cụ dụng cụ đƣợc chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh.  Về hình thái: tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhƣng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 3  Giá trị sử dụng: đối với công cụ dụng cụ thì giá trị sử dụng tỉ lệ nghịch với thời gian sử dụng. Theo quy định hiện hành thì những tƣ liệu sau đây không phân biệt theo tiêu chuẩn thời gian sử dụng và giá trị thực tế kế toán vẫn phải hạch toán nhƣ là công cụ dụng cụ: + Các loại bao bì để đựng vật tƣ hàng hóa trong quá trình thu mua, bảo quản dự trữ và tiêu thụ. + Các loại bao bì kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng. + Các lán trại tạm thời, dàn giáo, ván khuôn, giá lắp, chuyên dùng cho sản xuất lắp đặt. + Những dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ, hoặc quần áo, giày dép chuyên dùng để lao động. 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán vật tƣ– công cụ dụng cụ - Trên cơ sở những chứng từ có liên quan kế toán tiến hành ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lƣợng, chất lƣợng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật tƣ, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn tiến hành vào các sổ chi tiết và bảng tổng hợp. - Vận dụng đúng đắn các phƣơng pháp hạch toán vật tƣ - công cụ dụng cụ. Hƣớng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về vật tƣ, công cụ dụng cụ. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ. Phát hiện và xử lý kịp thời vật liệu, công cụ dụng cụ thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí. - Tham gia kiểm kê đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nƣớc, lập báo cáo kế toán về vật liệu, dụng cụ phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành phân tích kinh tế. 1.1.3. Phân loại vật tƣ – công cụ dụng cụ 1.1.3.1. Phân loại vật tƣ Vật tƣ sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, đƣợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đƣợc bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu giữa các bộ SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 4 phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu cần có các cách phân loại thích ứng.  Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu đƣợc chia thành các loại: + Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm. + Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu đƣợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lƣợng cũng nhƣ tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tƣ liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân. + Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu đƣợc dùng để tạo ra năng lƣợng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất (nấu luyện, sấy ủi, hấp …) + Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu đƣợc sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn. + Các loại vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu đã nêu trên nhƣ bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi đƣợc trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản.  Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu đƣợc phân thành: + Vật liệu mua ngoài + Vật liệu tự sản xuất + Vật liệu có từ nguồn khác (đƣợc cấp, nhận góp vốn …) Tuy nhiên việc phân loại vật liệu nhƣ nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà chƣa đi vào từng loại , từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong toàn doanh nghiệp. 1.1.3.2. Phân loại công cụ dụng cụ Công cụ dụng cụ có thể đƣợc phân loại nhƣ sau: + Công cụ dụng cụ lao động: dụng cụ gỡ lắp, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, dụng cụ áo bảo về lao động, khuôn mẫu, lán trại. + Bao bì luân chuyển + Đồ nghề cho thuê SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 5 1.1.4. Tính giá vật tƣ – công cụ dụng cụ Tính giá vật tƣ có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng nhƣ chi phí sản xuất kinh doanh. Tính giá vật tƣ phụ thuộc vào phƣơng pháp quản lý và hạch toán vật liệu: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên hoặc phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. - Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp đƣợc áp dụng phổ biến hiện nay. Đặc điểm của phƣơng pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều đƣợc kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thƣờng xuyên theo quá trình phát sinh. - Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn trị giá vật liệu xuất chỉ đƣợc xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ. Trị giá vật liệu xuất Trị giá vật = trong kỳ liệu hiện còn đầu kỳ Trị giá vật + liệu nhập Trị giá vật - trong kỳ liệu hiện còn cuối kỳ 1.1.4.1. Tính giá vật tƣ – công cụ dụng cụ nhập kho Vật tƣ là một trong những yếu tố cấu thành nên hàng tồn kho, do đó kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc, trƣờng hợp giá trị thuần có thể đƣợc thực hiện thấp hơn giá trị gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thƣờng trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ đúng. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Để có thể theo dõi sự biến động của vật tƣ và tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế có liên quan đến vật tƣ, doanh nghiệp cần thực hiện việc tính giá vật tƣ. Tính giá vật tƣ là phƣơng pháp kế toán dùng thƣớc đo tiền tệ để thể hiện trị giá của vật tƣ nhập, xuất, tồn kho trong kỳ. Vật tƣ của doanh nghiệp có thể đƣợc tính giá theo giá thực tế hoặc giá hạch toán. Giá thực tế của vật tƣ nhập kho đƣợc xác định tùy theo từng nguồn nhập, từng lần nhập cụ thể sau: SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 6 - Vật liệu mua ngoài: Giá thực Giá mua trên tế nhập = hóa đơn (cả thuế kho Chi phí nhập khẩu nếu có) + Các khoản thu mua - giảm giá được hưởng thực tế + Trƣờng hợp doanh nghiệp mua vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo tổng giá trị thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ (nếu có). + Trƣờng hợp doanh nghiệp mua vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo giá mua chƣa có thuế. Thuế GTGT đầu vào khi mua vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản … đƣợc khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133. + Đối với vật liệu mua ngoài bằng ngoại tệ thì phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch Giá gốc = Giá mua + Thuế không hoàn lại (nếu có) + Chi phí mua hàng (nếu có) – Các khoản giảm trừ (nếu có) - Vật liệu do tự chế biến Trị giá thực tế vật liệu do tự chế biến nhập lại kho bao gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất ra để chế biến và chi phí chế biến. Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất chế biến + chi phí chế biến - Vật liệu thuê ngoài gia công Trị giá thực tế vật liệu thuê ngoài gia công nhập lại kho bao gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất ra để thuê ngoài gia công, chi phí gia công và chi phí vận chuyển từ kho của doanh nghiệp đối với gia công và từ nơi gia công về lại kho của doanh nghiệp. Giá thực tế nhập kho Giá thực tế = thuê ngoài Chi phí + gia công Chi phí + vận chuyển gia công SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 7 - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh Trị giá thực tế vật liệu nhận góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần là giá thực tế các bên góp vốn tham gia chấp thuận. Giá thực tế nhập kho = Giá thỏa thuận giữa các bên tham gia góp vốn + Chi phí liên quan (nếu có) Vật liệu đƣợc cấp - Giá nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Vật liệu đƣợc biếu tặng: - Giá nhập kho là giá thực tế đƣợc xác định theo thời giá trên thị trƣờng. 1.1.4.2. Tính giá vật tƣ – công cụ dụng cụ xuất kho Khi xuất kho vật tƣ sử dụng cho quá trình sản xuất thực tế, vì vật tƣ nhập kho ở những thời điểm khác nhau theo những nguồn nhập khác nhau và theo giá thực tế nhập kho khác nhau nên doanh nghiệp có thể sử dụng một trong 4 phƣơng pháp: thực tế đích danh; nhập trƣớc – xuất trƣớc (FIFO); nhập sau – xuất trƣớc (LIFO) và bình quân gia quyền. Khi sử dụng phƣơng pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán. + Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng đối với các loại vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị cao, các loại vật tƣ đặc chủng. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho đƣợc căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lƣợng xuất kho theo từng lần. + Phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước (FIFO): Theo phƣơng pháp này phải xác định đƣợc đơn giá nhập kho thực tế của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lƣợng xuất kho tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc và tính theo giá thực tế nhập trƣớc đối với lƣợng xuất kho thuộc lần nhập trƣớc. Số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trƣớc) đƣợc tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Nhƣ vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. + Phương pháp tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trước (LIFO): Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhƣng khi xuất sẽ căn cứ vào số lƣợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lƣợt đến các lần nhập trƣớc SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 8 để tính giá thực tế xuất kho. Nhƣ vậy giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ. + Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phƣơng pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng xuất kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tƣơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân gia quyền = 1.1.4.3. Tính giá vật tƣ – công cụ dụng cụ theo giá hạch toán Ngoài giá thực tế đƣợc sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu nhƣ trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng giá hạch toán để phản ánh sự biến động của vật liệu trong kỳ. Giá hạch toán là giá đƣợc xác định trƣớc ngay từ đầu ký kế toán và sử dụng liên tục trong kỳ kế toán. Có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trƣớc để làm giá hạch toán cho kỳ này. Giá hạch toán chỉ đƣộc sử dụng trong hạch toán chi tiết vật liệu, còn trong hạch toán tổng hợp vẫn phải sử dụng giá thực tế. Giá hạch toán có ƣu điểm là phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của các loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phƣơng pháp sử dụng giá hạch toán để phản ánh vật liệu chỉ đƣợc dùng trong phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Khi sử dụng giá hạch toán để phản ánh vật liệu thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch (H) giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu tồn và nhập trong kỳ để xác định giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ. H= SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 9 Giá thực tế của vật liệu Giá hạch toán = xuất trong kỳ của vật liệu x Hệ số chênh lệch (H) xuất trong kỳ 1.2. Kế toán chi tiết vật tƣ – công cụ dụng cụ Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật liệu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác bảo quản vật liệu và công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật liệu. Kế toán chi tiết vật liệu vừa đƣợc thực hiện ở kho, vừa đƣợc thực hiện ở phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phƣơng pháp kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cho phù hợp nhằm tăng cƣờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ nói riêng. 1.2.1. Chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/ TC/QĐ/CĐ kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 01/11/1995 của Bộ trƣởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: + Phiếu nhập kho (01 - VT) + Phiếu xuất kho (02 - VT) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03 - VT) + Biên bản kiểm kê vật tƣ, sản phẩm, hàng hoá (08 - VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (02 - BH) + Hoá đơn cƣớc phí vận chuyển (03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thấp nhất theo Quy định của Nhà nƣớc các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hƣớng dẫn nhƣ: Phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức (04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ (05 - VT), phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (07 - VT). Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau. Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phƣơng pháp lập. Ngƣời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 10 Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải đƣợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trƣởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 1.2.2. Sổ kế toán sử dụng - Sổ chi tiết vật tƣ, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. - Bảng tổng hợp chi tiết vật tƣ, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. - Thẻ kho (Sổ kho) - Bảng kê nhập, xuất (nếu có) 1.2.3. Các phƣơng pháp kế toán chi tiết vật tƣ - công cụ dụng cụ: Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày đƣợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng nhƣ việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phƣơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phƣơng pháp sau: + Phƣơng pháp thẻ song song + Phƣơng pháp sổ đối chiếu lƣu chuyển + Phƣơng pháp sổ số dƣ Mọi phƣơng pháp đều có những nhƣợc điểm riêng. Trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phƣơng pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Và nhƣ vậy cần thiết phải nắm vững nội dung, ƣu nhƣợc điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phƣơng pháp đó. 1.2.3.1. Phƣơng pháp thẻ song song Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lƣợng. SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 11 Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã đƣợc phân loại theo từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cho phòng kế toán. Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống nhƣ thẻ kho nhƣng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng nhóm, loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Có thể khái quát, nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phƣơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1. Sơ đồ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp thẻ song song Chứng từ nhập Sổ chi tiết vật liệu Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Chứng từ xuất Trong đó: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ SVTH: Lê Thị Ngọc Anh Trang 12