Tài liệu Kế toán trách nhiệm tại công ty cổ phần pymepharco

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN SĨ HIẾU KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2013 Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh Phản biện 1: PGS. TS. Trần Đình Khôi Nguyên Phản biện 2: TS. Trần Thị Cẩm Thanh Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp tại Đại học Đà Nẵng vào ngày 5 tháng 8 năm 2013. Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm thông tin học liệu – Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế – Đại học Đà Nẵng 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cần thiết của đề tài Từ khi Việt Nam thực hiện chính sách “Đổi mới” từ những năm cuối thập niên 80 của thế kỉ trước, nền kinh tế đã có những chuyển biến rõ rệch, kinh tế Việt nam hội nhập sâu vào kinh tế khu vực và thế giới mở ra nhiều cơ hội thuận lợi và không ít những thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Cổ phần PYMepharco nói riêng. Để nắm bắt cơ hội và vượt qua thử thách trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp cũng như Công ty Cổ phần PYMepharco một mặt phải quan tâm đổi mới công nghệ, nâng cao chất lượng và hạ giá thành… Mặt khác phải quan tâm đổi mới phương thức quản trị doanh nghiệp. Đây là một trong những vấn đề bức thiết quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đổi mới quản trị doanh nghiệp sẽ tạo động lực thúc đẩy sự thay đổi hệ thống kế toán, kế toán quản trị trong các doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán trách nhiệm, một công cụ hữu hiệu giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thể quản lý, điều hành hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán trách nhiệm được nghiên cứu và giảng dạy trong một số trường đại học ở Việt Nam vào những năm 1990, tuy nhiên mức độ ứng dụng kế toán trách nhiệm vào thực tiễn trong các doanh nghiệp chưa được phổ biến và còn nhiều hạn chế. Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần PYMepharco (Công ty Cổ phần Dược Phú Yên) cho thấy Công ty đã bước đầu xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế cần được hoàn thiện. Xuất phát từ thực trạng kế toán trách nhiệm của Công ty và mục đích nhằm hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty, tôi đã chọn đề tài: “Kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần PYMepharco” làm Luận văn thạc sỹ kinh tế. 2 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Hệ thống hóa lý luận về kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp; - Phân tích, đánh giá thực trạng kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần PYMepharco; - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần PYMepharco. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần PYMepharco. - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu giới hạn trong Công ty Cổ phần PYMepharco. Đây là một công ty có qui mô lớn, cơ cấu tổ chức phân thành nhiều cấp, gồm nhiều chi nhánh, cửa hàng trực thuộc…Luận văn sẽ nghiên cứu từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất của Công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu được vận dụng chủ yếu trong luận văn là phương pháp định tính kết hợp với quan sát, khảo sát thực tế tại đơn vị để từ đó phân tích tổng hợp các vấn đề lý luận, thực trạng và xác lập các quan điểm, phương hướng, giải pháp cụ thể hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty. 5. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm ba chương: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOAN TRÁCH NHIỆM 1.1.1. Khái niệm kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm là một công cụ được thiết lập để ghi nhận, cung cấp thông tin về kết quả, hiệu quả hoạt động của các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp để từ đó đánh giá, nối kết các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp với mục tiêu chung của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động đúng định hướng, trật tự và hiệu quả 1.1.2. Bản chất của kế toán trách nhiệm - Kế toán trách nhiệm là một phương pháp kế toán thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các “đầu vào” và đầu ra” của các trung tâm trách nhiệm - Kế toán trách nhiệm đo lường, đánh giá trách nhiệm quản lý và kết quả hoạt động của từng bộ phận. Việc đánh giá này thường được dựa trên hai tiêu chí : + Hiệu quả: có được khi đạt được mục tiêu đặt ra mà chưa kể đến việc sử dụng tài nguyên như thế nào + Hiệu năng: là tỷ lệ giữa đầu ra so với đầu vào của trung tâm trách nhiệm. 1.1.3. Chức năng Chức năng của kế toán trách nhiệm được thể hiện ở những khía cạnh sau đây: - Kế toán trách nhiệm giúp xác định sự đóng góp của từng đơn vị, bộ phận vào lợi ích của toàn bộ tổ chức. - Kế toán trách nhiệm cung cấp cơ sở cho việc đánh giá chất lượng về kết quả hoạt động của những nhà quản lý bộ phận. - Kế toán trách nhiệm được sử dụng để đo lường kết quả 4 hoạt động của các nhà quản lý, do đó nó ảnh hưởng đến cách thức thực hiện hành vi của các nhà quản lý này. - Kế toán trách nhiệm thúc đẩy các nhà quản lý bộ phận điều hành bộ phận của mình theo phương cách phù hợp với những mục tiêu cơ bản của toàn bộ tổ chức. 1.2. PHÂN CẤP QUẢN LÝ 1.2.1. Khái niệm về phân cấp quản lý Phân cấp quản lý là sự phân tán quyền cho cấp dưới, dẫn đến sự phân định rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý cho cấp dưới dựa trên cơ sở cấu trúc phân quyền mà nhà quản trị đã lựa chọn. 1.2.2. Ý nghĩa của phân cấp quản lý - Phân cấp quản lý trong doanh nghiệp hợp lý làm cho vốn của doanh nghiệp được phân phối gắn với nhu cầu và khả năng quản lý, sử dụng vốn ở từng cấp, từng bộ phận, từ đó quyền ra quyết định trong kinh doanh cũng được phân chia thích hợp cho từng cấp, phát huy tính chủ động, sáng tạo trong việc quản lý và sử dụng vốn. - Phân cấp quản lý làm cho hiệu suất quản lý của doanh nghiệp được nâng cao. Cụ thế đối với cấp trên thì không phải tham gia giải quyết quá nhiều công việc sự vụ hàng ngày, tập trung được thời gian và trí tuệ vào công việc lớn của doanh nghiệp - Phân cấp quản lý là tiền đề cho hạch toán nội bộ, phân cấp quản lý tài chính giúp phân định rõ việc quản lý tài chính giữa các cấp. 1.2.3. Các nguyên tắc phân cấp quản lý trong doanh nghiệp - Đảm bảo quản lý và sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp đúng qui định. - Đảm bảo quyền tự chủ và năng động phù hợp với những điều kiện của đơn vị cấp dưới trong việc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo toàn doanh nghiệp thực hiện tốt nhiệm vụ chiến lược kinh doanh và đạt hiệu quả cao. 5 1.2.4. Quan hệ giữa phân cấp quản lý và kế toán trách nhiệm a. Tác động tích cực b. Tác động tiêu cực 1.3. NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM Nội dung cơ bản để thực hiện hệ thống kế toán trách nhiệm bao gồm những vấn đề cụ thể như sau: - Xác định các trung tâm trách nhiệm. - Xác định các chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản trị bộ phận. - Xác định báo cáo trách nhiệm của từng trung tâm trách nhiệm. 1.3.1. Xác định các trung tâm trách nhiệm Trung tâm trách nhiệm là một chức năng hay một bộ phận trong một tổ chức, đặt dưới sự lãnh đạo của một nhà quản trị hoặc một cấp quản lý, chịu trách nhiệm trực tiếp với kết quả của chức năng hay bộ phận đó. Trong một tổ chức có thể được xác lập bởi bốn loại trung tâm trách nhiệm cơ bản sau: a. Trung tâm chi phí b. Trung tâm doanh thu c. Trung tâm lợi nhuận d. Trung tâm đầu tư 1.3.2. Xác định các chỉ tiêu được sử dụng để đánh giá trách nhiệm các trung tâm trách nhiệm a. Quan điểm đánh giá trách nhiệm các trung tâm trách nhiệm Để đo lường đánh giá các trung tâm trách nhiệm, có hai loại chỉ tiêu cơ bản thường được sử dụng là chỉ tiêu hiệu quả và chỉ tiêu hiệu năng. b. Phương pháp đánh giá trách nhiệm các trung tâm trách nhiệm 6 - Đánh giá thành quả của trung tâm chi phí: - Đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu - Đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận - Đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư 1.3.3. Báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm được tổng hợp định kỳ trên một báo cáo kế toán trách nhiệm (gọi tắt là báo cáo trách nhiệm). Báo cáo trách nhiệm của từng trung tâm sẽ phản ánh kết quả tài chính chủ yếu theo thực tế và theo dự toán, đồng thời chỉ ra các chênh lệch giữa kết quả thực tế so với dự toán, theo từng chỉ tiêu được chuyển tải trong báo cáo phù hợp với từng loại trung tâm trách nhiệm. Căn cứ vào trách nhiệm báo cáo thì hệ thống báo cáo trách nhiệm được chia thành bốn nhóm báo cáo, ứng với bốn loại trung tâm trách nhiệm sau: - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm doanh thu. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận. - Nhóm báo cáo trách nhiệm của trung tâm đầu tư. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 2.1.1. Lịch sử hình thành, phát triển của Công ty Công ty Cổ phần PYMepharco được thành lập từ cổ phần hóa Công ty Dược và Vật tư Y tế Phú Yên. Công ty Cổ phần PYMepharco có chức năng tổ chức sản xuất, cung ứng thuốc tân dược và trang thiết bị y tế, nuôi trồng và thu mua dược liệu 7 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty a. Chức năng Sản xuất kinh doanh các mặt hàng dược được sự cho phép của Bộ y tế; Kinh doanh và cung cấp các loại thuốc tân dược, hóa chất, dụng cụ y tế, vật tư và trang thiết bị y tế cho các bệnh viện, cơ sở y tế; Xuất nhập khẩu trực tiếp các loại dược phẩm, dược liệu, vật tư thiết bị, phương tiện phục vụ y tế. b. Nhiệm vụ 2.1.3. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức quản lý tại Công ty a. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật b. Tổ chức quản lý tại Công ty Cơ cấu quản lý của Công ty hiện nay có Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng giám đốc và các phòng ban chức năng như: Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính, Phòng Nghiên cứu phát triển, Phòng đảm bảo chất lượng, Phòng Hành chính nhân sự … 2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán b. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty 2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM C Ủ A CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 2.2.1. Phân cấp quản lý tại Công ty Hiện nay, bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần PYMepharco được tổ chức gồm ba cấp quản lý chính. - Quản lý cấp cao Hội đồng quản trị Công ty Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc sản xuất 8 Phó tổng giám đốc kinh doanh Phó tổng giám đốc thường trực - Quản lý cấp trung gian Trưởng đại diện (Giám đốc) các chi nhánh Phụ trách các hiệu thuốc, cửa hàng, trung tâm giới thiệu, cung ứng thuốc - Quản lý cấp cơ sở Quản đốc các phân xưởng Tổ trưởng tổ sản xuất Nhìn chung, sự phân cấp quản lý tại Công ty Cổ phần PYMepharco được thực hiện khá chặt chẽ, hợp lý và phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Quyền hạn và trách nhiệm được giao cho mỗi cấp quản lý rõ ràng, chi tiết và gắn liền với hoạt động mà nó đảm nhận trong Công ty. Điều này sẽ thúc đẩy các nhà quản lý ở các bộ phận, phòng ban trong Công ty quan tâm, nỗ lực với công việc được giao. Đây cũng chính là tiền đề để ứng dụng kế toán trách nhiệm hiệu quả tại Công ty. 2.2.2. Thực trạng kế toán trách nhiệm tại Công ty Từ các giới hạn và phạm vi về quyền hạn, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của nhà quản trị ở mỗi cấp nêu trên đã thể hiện Công ty có sự phân cấp quản lý và xác lập các trung tâm trách nhiệm: Trung tâm chi phí; Trung tâm doanh thu; Trung tâm lợi nhuận, Trung tâm đầu tư. a. Trung tâm doanh thu b. Trung tâm chi phí c. Trung tâm lợi nhuận d. Trung tâm đầu tư 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CỦA CÔNG TY 2.3.1. Ưu điểm 9 - Công ty đã xây dựng một cơ cấu tổ chức quản lý có sự phân công, phân cấp khá rõ và hợp lý. - Công ty đã xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. - Công tác lập kế hoạch, dự toán được công ty chú trọng thực hiện đồng bộ và nhất quán ở hầu hết các bộ phận sản xuất kinh doanh chính của Công ty. 2.3.2. Hạn chế Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, kế toán trách nhiệm của Công ty còn bộc lộ một số hạn chế sau: - Hiện tại Công ty chỉ có một số trung tâm trách nhiệm được xác định rõ, còn nhiều bộ phận, phòng ban chưa thể hiện rõ thuộc trung tâm trách nhiệm nào; - Các chỉ tiêu đo lường, đánh giá trách nhiệm chưa đầy đủ, toàn diện; - Công tác lập dự toán chi phí và doanh thu được thực hiện tại Công ty chỉ dừng lại ở mục tiêu là xác định kế hoạch sản xuất kinh doanh, chưa dùng để đánh giá trách nhiệm quản lý. Công ty phải chú trọng đến vấn đề này nhằm có cơ sở xác định trách nhiệm của các đại diện khu vực; - Tại các phòng ban bộ phận quản lý chưa có xây dựng các qui chế chi tiêu theo định mức mà chỉ chi theo thực tế; - Hệ thống tài khoản phản ánh chi phí hiện nay tại Công ty chưa được tổ chức phù hợp cho việc phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí; - Phương pháp đánh giá thành quả nhà quản trị các trung tâm chỉ dừng lại ở mức độ đánh giá khái quát, phân tích chênh lệch chưa đi vào phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động giữa chỉ tiêu thực hiện với kế hoạch. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 10 CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO 3.1. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 3.1.1. Về nhận thức kế toán trách nhiệm Để vận dụng thành công kế toán trách nhiệm vào Công ty trước tiên, cần phải nhận thức đúng về khái niệm, mục tiêu, chức năng và vai trò của kế toán trách nhiệm trong doanh nghiệp. Kế toán trách nhiệm là một công cụ quản lý giúp cho nhà quản trị các cấp theo dõi, quản lý, đánh giá thành quả của từng nhà quản trị trong tổ chức quản lý và kết nối họ với mục tiêu chung của doanh nghiệp trong hệ thống phân quyền, phân cấp quản lý để từ đó giúp cho doanh nghiệp sử dụng có trách nhiệm và hiệu quả về nguồn lực kinh tế. Kế toán trách nhiệm thực hiện mục tiêu chính là cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả của các cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp. Đồng thời, hệ thống này còn cung cấp căn cứ để đánh giá mức độ phù hợp hoạt động ở các bộ phận với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Điều này giúp nhà quản trị có thể điều hành và kiểm soát các hoạt động, nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp có trách nhiệm và hiệu quả. Kế toán trách nhiệm với chức năng cơ bản là thông tin và trách nhiệm. Đây là hai mặt cần thiết, tồn tại song song trong tổ chức, vận hành kế toán trách nhiệm nếu khiếm khuyết hay lệch về mặt nào cũng dẫn đến sự phá vỡ hệ thống kế toán trách nhiệm, hệ thống kế toán trách nhiệm vô nghĩa. Vậy kế toán trách nhiệm có thể được xem là một trong những công cụ quản trị doanh nghiệp hữu hiệu phù hợp với phương thức quản trị toàn diện trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay và 11 nhận thức đúng đắn về kế toán trách nhiệm là tiền đề định hướng cơ sở luận, nội dung, tổ chức ứng dụng xây dựng, hoàn thiện kế toán trách nhiệm của Công ty. 3.1.2. Về phân cấp quản lý trong Công ty Để xây dựng kế toán trách nhiệm trước tiên Công ty phải tổ chức được một hệ thống phân cấp, phân quyền rõ ràng, minh bạch và chặt chẽ trong toàn đơn vị. Cụ thể, việc phân cấp quản lý cho các cá nhân, bộ phận trong Công ty sẽ được thực hiện thông qua sự ủy quyền, trách nhiệm được chuyển giao thông qua những quy định, quy chế và kế hoạch. Và khi việc phân công, phân nhiệm cho các cấp quản lý trong Công ty càng rõ ràng, chi tiết sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng kế toán trách nhiệm thành công. Từ đó cho thấy sự phân cấp, phân quyền quản lý là nền tảng cơ bản cần phải quan tâm khi xây dựng, hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty. 3.1.3. Về tổ chức bộ máy kế toán Trên cơ sở mục tiêu, chức năng, vai trò của kế toán trách nhiệm, kế toán trách nhiệm cần phải đặt đúng vị trí của nó trong tổ chức, vận hành các công cụ quản lý – vị trí đó chính là một nội dung, bộ phận trong kế toán quản trị. Việc định vị này sẽ xác lập rõ ràng phạm vi nghiên cứu, xây dựng hay hoàn thiện kế toán trách nhiệm là thuộc lĩnh vực chuyên môn nào, do ai tiến hành. Với phương hướng này, kế toán trách nhiệm là một nội dung, bộ phận của kế toán quản trị, thuộc phạm vi của Công ty, thuộc quyền riêng tư của Công ty và khi nghiên cứu, xây dựng, hoàn thiện nó phải được đặt trong mối quan hệ với quan điểm, tổ chức vận hành kế toán quản trị ở Công ty nói riêng cung như trong từng doanh nghiệp nói chung. 3.1.4. Về sự phù hợp giữa kế toán trách nhiệm với đặc điểm của Công ty 12 Mỗi doanh nghiệp có một cơ cấu tổ chức quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý nhất định. Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Công ty cần phải đảm bảo phù hợp với đặc thù riêng của Công ty. Chính sự phù hợp này vừa đảm bảo tính hữu hiệu của kế toán trách nhiệm và vừa chỉ ra những vấn đề khiếm khuyết, lỗi thời của hệ thống kế toán trách nhiệm khi hoạt động, tổ chức quản lý, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị thay đổi. Ngoài ra, phương hướng này còn chỉ ra sự cần thiết phải tạo ra sự hòa hợp giữa kế toán trách nhiệm với những cơ sở vật chất, phương tiện xử lý thông tin của kế toán. 3.2. NHỮNG NỘI DUNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CÔNG TY CỔ PHẦN PYMEPHARCO - Tổ chức các trung tâm trách nhiệm tại Công ty. - Phân loại chi phí nhằm phục vụ cho kế toán trách nhiệm của Công ty. - Xây dựng tài khoản phục vụ cho kế toán trách nhiệm của Công ty. - Hoàn thiện công tác lập dự toán trong điều kiện tổ chức kế toán trách nhiệm của Công ty. - Hoàn thiện hệ thống báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm của Công ty. - Tổ chức bộ máy vận hành kế toán trách nhiệm của Công ty. 3.2.1. Tổ chức các trung tâm trách nhiệm tại Công ty a. Xác định trung tâm trách nhiệm Dựa trên mô hình quản lý hiện nay tại Công ty Cổ phần PYMepharco, có thể tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm theo 3 cấp: - Cấp 1: là cấp cao nhất, gồm Hội đồng quản trị và Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc, đây là Trung tâm lợi nhuận. - Cấp 2: Phòng kinh doanh và các chi nhánh, cửa hàng, đây 13 là Trung tâm doanh thu. - Cấp 3: Phân xưởng sản xuất, khối các phòng ban quản lý, đây là Trung tâm chi phí b. Xác định mục tiêu, nhiệm vụ của từng trung tâm trách nhiệm - Trung tâm đầu tư và lợi nhuận - Trung tâm doanh thu - Trung tâm chi phí 3.2.2. Phân loại chi phí nhằm phục vụ cho kế toán trách nhiệm của Công ty - Phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát Một khoản chi phí được xác định là kiểm soát được hay không đối với nhà quản lý ở một cấp tùy thuộc vào quyền quyết định của nhà quản lý ở cấp đó đối với sự phát sinh của khoản chi phí này. Với cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay, kết hợp với việc xác lập trách nhiệm và các trung tâm trách nhiệm như trên thì việc phân chia các khoản chi phí phát sinh tại Công ty theo khả năng kiểm soát được thực hiện như sau. + Đối với trung tâm chi phí thuộc khối sản xuất Các khoản chi phí phát sinh tại trung tâm này bao gồm chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC. Cả ba khoản mục chi phí này đều chịu sự kiểm soát trực tiếp của quản đốc phân xưởng. Riêng khoản mục chi phí NVLTT dưới góc độ xem xét sự tác động của nhân tố giá mua NVL đầu vào thì yếu tố giá đầu vào này không thuộc quyền kiểm soát của quản đốc phân xưởng mà thuộc về Phòng nghiên cứu phát triển khi đàm phán, ký kết và giao dịch với nhà cung cấp. Ngoài ra, các khoản mục chi phí còn lại đều là các khoản chi phí thuộc quyền kiểm soát của nhà quản lý trung tâm này. + Đối với trung tâm chi phí thuộc bộ phận quản lý Tất cả các khoản chi phí phát sinh thuộc bộ phận quản lý nào đều thông qua sự phê duyệt của trưởng bộ phận, phòng ban đó. Do 14 đó, các chi phí này đều là chi phí kiểm soát được và thuộc trách nhiệm của trưởng bộ phận, phòng ban liên quan. - Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí Tùy theo mức độ biến động của các khoản mục chi phí khi mức độ hoạt động của Công ty thay đổi để nhận diện các khoản chi phí đó là biến phí hay định phí. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay tại Công ty có thể phân loại các khoản mục chi phí phát sinh tại Công ty theo cách ứng xử như sau: Bảng 3.1. Bảng phân loại chi phí tại Công ty theo cách ứng xử Stt Khoản mục chi phí Biến Định phí phí 1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp X 2 Chi phí vật liệu phụ X 3 Chi phí điện phục vụ trực tiếp cho sản xuất X 4 Chi phí hàng bán X 5 Chi phí hoa hồng, khuyến mãi X 6 Chi phí vận chuyển X 7 Chi phí CNTT sản xuất X 8 Chi phí tiền lương nhân viên văn phòng, quản lý X 9 Chi phí khấu hao TSCĐ X 10 Chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị X 11 Chi phí điện phục vụ khối văn phòng X 12 Chi phí bảo hiểm X 13 Chi phí dịch vụ viễn Thông X 14 Chi phí tiếp khách X 15 Chi phí huấn luyện, đào tạo X 16 Chi phí văn phòng phẩm X 17 Chi phí quảng cáo, tiếp thị X 18 Công tác phí X 15 3.2.3. Xây dựng tài khoản phục vụ cho kế toán trách nhiệm của Công ty Để tạo điều kiện cho việc lập dự toán, kiểm soát và phân tích các trung tâm trách nhiệm, trên cơ sở đó tìm kiếm các biện pháp quản lý có hiệu quả, Công ty cần xây dựng hay mở các tài khoản chi tiết để phản ảnh, cung cấp thông tin tài sản, nguồn vốn, chi phí, thu nhập, lợi nhuận trên nguyên tắc chung từ tài khoản cấp 1 (tài khoản 3,4 số) do Bộ Tài chính ban hành chi tiết theo loại chi phí doanh thu, tài khoản cấp 2 (tài khoản 5 số) trở lên do Công ty tự xây dựng theo yêu cầu phân cấp quản lý phục vụ cho kế toán trách nhiệm tại Công ty. Tổ chức tài khoản để phản ảnh và cung cấp thông tin lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được thể hiện qua sơ đồ sau: TK cấp 1 (3 số, 4 số) (Loại, yếu tố, chức năng) TK 5 số ( Trung tâm trách nhiệm) Tổng hợp thông tin thực tế theo yêu cầu BCTC Tổng hợp thông tin thực tế theo yêu cầu Báo cáo thành quả trách nhiệm: - Trung tâm chi phí - Trung tâm doanh thu - Trung tâm lợi nhuận - Trung tâm đầu tư Để theo dõi, tổng hợp doanh thu, phân loại chi phí theo đối tượng gắn kết cho từng trung tâm trách nhiệm, ta tiến hành xây dựng bộ mã tài khoản chi phí và doanh thu phát sinh gắn theo bộ mã từng trung tâm trách nhiệm như sau: Tài khoản chi phí - Mã số Trung tâm chi phí Tài khoản doanh thu - Mã số trung tâm doanh thu 16 Bảng 3.2. Bộ mã tài khoản chi phí, doanh thu TK chi phí TK 621 6211 6212 6213 TK 622 6221 6222 TK 627, 641, 642 6XX1 6XX2 6XX3 6XX4 … 6XX7 6XX71 6XX72 … 6XX7N 6XX8 6XX81 6XX82 … 6XX8N TK doanh thu TK 511 5111 511101 511102 5112 511201 511202 Khoản mục chi phí tương ứng Nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu chính Chi phí nguyên vật liệu phụ Chi phí bao bì Nhân Công trực tiếp Chi phí lương nhân công trực tiếp Các khoản trích theo lương NCTT Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu Chi phí công cụ dụng cụ Chi phí khấu hao Chi phí dịch vụ mua ngoài Tiền điện Tiền nước … Dịch vụ khác Chi phí khác bằng tiền Công tác phí Văn phòng Chi phí khác Khoản mục doanh thu tương ứng Doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng hóa Doanh thu thuốc tự doanh Doanh thu thiết bị, y cụ Doanh thu bán thành phẩm Doanh thu thuốc viên Doanh thu thuốc tiêm 17 Bảng 3.3. Các trung tâm trách nhiệm theo mã số Mã số Trung tâm trách nhiệm Trách nhiệm 1XX 110 120 130 ... Trung tâm chi phí định mức Tatanol 500mg Tatanol codein Cold Flufort ... Quản đốc phân xưởng 2XX 210 220 230 ... Trung tâm chi phí tuỳ ý Phòng Hành chính – Nhân sự Phòng Nghiên cứu phát triển Phòng Tài chính ... Tổng Giám đốc Trưởng phòng Hành chính – Nhânsự Trưởng phòng Nghiên cứu phát triển Trưởng phòng Tài chính ... 3XX 310 320 330 … Trung tâm doanh thu Phòng Kinh doanh Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh TP HCM … Phó Tổng Giám đốc Kinh doanh Giám đốc kinh doanh Trưởng Chi nhánh Hà Nội Trưởng Chi nhánh TP Hồ Chí Minh … Từ việc xây dựng bộ mã tài khoản và bộ mã trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu như trên ta có thể xác định, tổng hợp được chi phí, doanh thu tại từng trung tâm trách nhiệm theo từng loại cụ thể tại Công ty. 3.2.4. Hoàn thiện công tác lập dự toán trong điều kiện tổ chức kế toán trách nhiệm của Công ty Theo phân tích ở phần thực trạng của Công ty, hiện tại công các lập dự toán tiêu thụ hàng năm được giao cho Phòng Kinh doanh trên cơ sở kết hợp số liệu tiêu thụ được báo cáo từ các chi nhánh, cửa hàng, trên cơ sở kế hoạch tổng thể Công ty giao các chi nhánh, cửa hàng triển khai thực hiện. Và các dự toán sản xuất được giao Phòng Nghiên cứu phát triển dựa trên kế hoạch tiêu thụ năm tới để lập dự toán sản xuất từng tháng, quý và cả năm của từng phân xưởng sản xuất. Qua đó cho thấy Công ty chưa phân cấp cho các bộ phận lập kế 18 hoạch tại bộ phận của mình, chẳng hạn phân xưởng sản xuất không tự lập kế hoạch sản xuất, các chi nhánh không lập kế hoạch tiêu thụ mà chỉ phối hợp cung cấp thông tin cho Phòng Kinh doanh và Phòng Nghiên cứu phát triển của Công ty thực hiện, việc này sẽ dẫn đến các chỉ tiêu kế hoạch được lập chưa sát với nhu cầu thị trường, đặc điểm bán hàng cũng như tình hình cụ thể của từng bộ phận bán hàng và sẽ dẫn đến việc đánh giá công tác tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của Công ty chưa thực sự hiệu quả, trách nhiệm về kết quả tiêu thụ chưa gắn với nhà quản lý cụ thể nào. Căn cứ vào tình hình thực tế nêu trên và vận dụng lý thuyết đã học, tác giả xin đề xuất một số qui trình lập dự toán như sau: - Dự toán doanh thu - Dự toán chi phí 3.2.5. Hoàn thiện hệ thống báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm của Công ty Hệ thống báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm phải thể hiện được, phát huy được hai chức năng cơ bản của kế toán trách nhiệm: - Một là, truyền đạt thông tin; - Hai là, trách nhiệm. Trên cơ sở phân tích mục tiêu, chức năng, vai trò và quyền hạn, trách nhiệm cũng như những chỉ tiêu đo lường, đánh giá trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm. Theo tác giả, báo cáo thành quả của các trung tâm trách nhiệm nên được xây dựng cụ thể như sau: - Trung tâm chi phí: Mục tiêu ở phân xưởng sản xuất là tối đa sản lượng sản phẩm sản xuất, tối thiểu hóa chi phí sử dụng. Đánh giá trung tâm chi phí dựa trên các báo cáo chi phí kế hoạch và thực hiện, so sánh giữa dự toán và thực hiện để xác định mức độ thực hiện kế hoạch về sản lượng và chi phí tại trung tâm, theo các chỉ tiêu: