Tài liệu Kế toán tiền mặt tại công ty cổ phần bibica

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Ngành: KẾ TOÁN Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Giảng viên hƣớng dẫn : Th.S NGUYỄN QUỲNH TỨ LY Sinh viên thực hiện MSSV: 1054030943 : NGUYỄN THỊ MỸ NHÀN Lớp: 10DKKT03 TP. Hồ Chí Minh, 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong báo cáo thực tập tốt nghiệp đƣợc thực hiện tại Công ty Cổ phần BIBICA, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc nhà trƣờng về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2014 Tác giả (Ký tên) NGUYỄN THỊ MỸ NHÀN i LỜI CẢM ƠN  Trong suốt thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần BIBICA, em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ tận tình từ các anh chị trong công ty, giáo viên hƣớng dẫn và các bạn đến nay em đã hoàn thành xong báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn Th.S NGUYỄN QUỲNH TỨ LY giáo viên hƣớng dẫn đã tận tình hƣớng dẫn, đóng góp ý kiến để em hoàn thành đề tài. Em cũng chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc và Trƣởng phòng Kế toán tài chính đã tạo điều kiện cho em thực tập tại Công Ty Cổ Phần BIBICA. Đặc biệt, em xin cảm ơn chị PHẠM THỊ THANH HƢƠNG - Kế toán tổng hợp cùng toàn thể các anh chị trong phòng kế toán đã nhiệt tình chỉ dẫn những vấn đề thực tế phát sinh tại Công ty để em có thể dễ dàng tiếp xúc với số liệu và có dịp vận dụng, nâng cao trình độ bản thân. Trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp còn nhiều thiếu sót trong cách trình bày, diễn đạt. Em kính mong nhận đƣợc sự phê bình, đóng góp của thầy cô để em có thể rút ra kinh nghiệm ngày càng hoàn thiện đề tài của mình. Em xin chân thành cảm ơn! TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2014 Tác giả (Ký tên) NGUYỄN THỊ MỸ NHÀN ii CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : NGUYỄN THỊ MỸ NHÀN MSSV : 1054030943 Khoá : 2010-2014  Thời gian thực tập ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………  Bộ phận thực tập ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………  Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………  Kết quả thực tập theo đề tài ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………  Nhận xét chung ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Ngày …..tháng ….năm 2014 Đơn vị thực tập (Ký tên và đóng dấu) iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2014 Giảng viên hƣớng dẫn (Ký tên) iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PTGĐSX Phó tổng giám đốc sản xuất PTGĐKD Phó tổng giám đốc kinh doanh K.HC Khối hành chính K.KT Khối kế toán K.MH Khối mua hàng K.KH&DV Khối kế hoạch và dịch vụ NM BBC BH Nhà máy Biên Hòa NM BBC HN Nhà máy Hà Nội CTY BBC MĐ Công ty Miền Đông K.BH Khối bán hàng Ban XK Ban xuất khẩu GĐ Giám Đốc TGĐ Tổng Giám Đốc PĐNTT Phiếu đề nghị thanh toán CTP Công tác phí TK Tài khoản GTGT Giá trị gia tăng TSCĐ Tài sản cố định TGNH Tiền gửi ngân hàng TM Tiền mặt BQLNH Bình quân liên ngân hàng SXKD Sản xuất kinh doanh BK Bánh kẹo CH Cửa hàng ST Siêu thị VP Văn phòng v DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH Sơ đồ 1.1 Kế toán tiền mặt (VND) .......................................................................... 13 Sơ đồ 1.2 Kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) ..................................................................... 20 Sơ đồ 1.3 Kế toán tiền mặt (Vàng bạc, kim khí quý, đá quý) ................................. 23 Sơ đồ 2.1 Quá trình phát triển của BIBICA ............................................................ 27 Sơ đồ 2.2 Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần BIBICA ...................................... 28 Sơ đồ 2.3 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần BIBICA ........................ 29 Sơ đồ 2.4 Hình thức kế toán máy ............................................................................ 33 Biểu đồ 2.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty ........................ 34 Hình 2.1 Quy trình thu tiền mặt tại Công ty ............................................................ 39 Hình 2.2 Quy trình chi tiền qua hệ thống ................................................................ 51 Hình 2.3 Quy trình kiểm quỹ qua hệ thống ............................................................. 70 vi MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................... v DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH ............................................................. vi LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1 KẾT LUẬN ......................................................................................................................... 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 86 CHƢƠNG 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT .................................... 3 1.1. Những vấn đề chung về kế toán tiền mặt .......................................................... 3 1.1.1. Khái niệm.................................................................................................... 3 1.1.2. Tài khoản sử dụng ...................................................................................... 3 1.1.3. Chứng từ sử dụng ....................................................................................... 4 1.1.4. Nguyên tắc hạch toán chung về tiền mặt .................................................... 5 1.1.5. Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt ....................................................... 6 1.1.6. Các yêu cầu về quản lý tiền mặt tại quỹ ..................................................... 6 1.1.7. Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt ................................................................... 8 1.2. Kế toán tiền mặt là tiền Việt Nam..................................................................... 8 1.2.1. Nguyên tắc quản lý tiền Việt Nam ............................................................. 8 1.2.2. Phƣơng pháp hạch toán............................................................................... 8 1.3. Kế toán tiền mặt là ngoại tệ............................................................................. 14 1.3.1. Các loại tỷ giá ........................................................................................... 14 1.3.2. Nguyên tắc hạch toán ............................................................................... 14 1.3.3. Nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá .......................................................... 15 1.3.4. Phƣơng pháp hạch toán............................................................................. 16 1.4. Kế toán tiền mặt là vàng bạc, kim khí quý, đá quý ......................................... 21 1.4.1. Nguyên tắc hạch toán ............................................................................... 21 1.4.2. Nguyên tắc quản lý ................................................................................... 21 1.4.3. Phƣơng pháp hạch toán............................................................................. 21 1.5. Kiểm kê quỹ tiền mặt ...................................................................................... 24 1.5.1. Ý nghĩa của kiểm kê ................................................................................. 24 1.5.2. Kỳ hạn kiểm kê ......................................................................................... 24 1.5.3. Tiến hành kiểm kê .................................................................................... 24 CHƢƠNG 2.KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA .......... 26 2.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần BIBICA .............................................. 26 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần BIBICA .......... 26 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần BIBICA .......................... 28 vii 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần BIBICA .......................... 28 2.1.4. Tình hình Công ty những năm gần đây .................................................... 34 2.1.5. Phƣơng hƣớng phát triển của Công ty ...................................................... 35 2.2. Thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA .............. 36 2.2.1. Kế toán tiền mặt tại Công ty ..................................................................... 36 2.2.2. Quy trình thu tiền mặt tại Công ty ............................................................ 37 2.2.3. Quy trình chi tiền mặt tại Công ty ............................................................ 51 2.2.4. Kiểm quỹ .................................................................................................. 66 2.2.5. Sổ sách liên quan ...................................................................................... 74 CHƢƠNG 3.NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ.............................................................. 78 3.1. Nhận xét .......................................................................................................... 78 3.1.1. Nhận xét tổng quát về Công ty Cổ phần BIBICA .................................... 78 3.1.2. Nhận xét về phần hành kế toán tại Công ty CP BIBICA ......................... 79 3.2. Kiến nghị ......................................................................................................... 83 viii LỜI MỞ ĐẦU  Trong nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều cơ hội mở rộng thị trƣờng kinh doanh nhƣng bên cạnh đó cũng phải đối mặt với không ít khó khăn, thử thách do cạnh tranh với các doanh nghiệp nƣớc ngoài. Để tồn tại, phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm rõ đƣợc tình hình kinh doanh và tiềm năng của mình trên thị trƣờng. Muốn thực hiện đƣợc điều này các doanh nghiệp phải nâng cao cơ cấu quản lý nhất là công tác kế toán. Công tác kế toán là trợ thủ đắc lực, là một công cụ quản lý quan trọng phản ánh các biến động hằng ngày của doanh nghiệp. Giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh để đƣa ra phân tích, đánh giá cũng nhƣ hoạch định những chiến lƣợc hợp lý nhằm đạt hiệu quả sử dụng vốn và nguồn lực của doanh nghiệp một cách tối ƣu nhất. Các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp luôn gắn liền với công tác kế toán đặc biệt là tiền. Tiền là khoản mục rất quan trọng, nó quyết định sự tồn vong của một doanh nghiệp. Nếu xảy ra sai sót trong việc tính toán khoản mục này có thể ảnh hƣởng đến doanh thu, chi phí và các khoản mục quan trọng khác. Vì vậy các nhà quản trị phải có biện pháp quản lý chặt chẽ hơn khoản mục này nhằm đảm bảo việc cân đối thu chi, và hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng ứ đọng hoặc thiếu hụt tiền. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của kế toán tiền nên em đã quyết định chọn Đề tài “KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA” qua đó em có dịp để nghiên cứu sâu hơn, nắm vững và củng cố những gì đã học, ngày càng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cũng nhƣ công tác kế toán thực tế.  Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA để từ đó đƣa ra những nhận xét và kiến nghị hữu ích nhằm giúp hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị trong thời gian sắp tới. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 1 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn  Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu này chủ yếu tìm hiểu và thu thập các thông tin liên quan đến công tác kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA. Thời gian của số liệu chủ yếu đƣợc lấy từ một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 3/2014 và các bảng báo cáo tài chính của năm 2013.  Phƣơng pháp nghiên cứu: Các nguồn thu thập số liệu: thu thập số liệu thứ cấp tại Phòng Kế toán Công ty và thu thập thông tin trên sách báo, trang web. Thu thập các ý kiến, phân tích tình hình trên báo chí, trang web của Công ty hay web khác để có đƣợc các nhận định khách quan hơn và đồng thời làm cơ sở để sau này đƣa ra các nhận xét, đánh giá đúng đắn góp phần hoàn thiện công tác kế toán của Công ty trong tƣơng lai.  Kết cấu đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận thì bài gồm 3 phần: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận kế toán tiền mặt. Chƣơng 2. Kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần BIBICA. Chƣơng 3. Nhận xét và kiến nghị. Trong phạm vi đề tài nghiên cứu, em sẽ tổng hợp ngắn gọn về kế toán tiền mặt trên thực tế tại Công ty Cổ phần BIBICA. Do trình độ còn hạn chế nên bài khóa luận không thể tránh khỏi các thiếu sót cả về mặt nội dung và hình thức. Vì vậy, em mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để bài viết hoàn thiện hơn. ---o0o--- GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 2 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT ---o0o--- 1.1. Những vấn đề chung về kế toán tiền mặt 1.1.1. Khái niệm Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý đang đƣợc bảo quản tại két của Doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày. Mọi nghiệp vụ thu, chi bằng tiền mặt và bảo quản tiền mặt tại quỹ do thủ quỹ của doanh nghiệp thực hiện. 1.1.2. Tài khoản sử dụng - Số hiệu tài khoản kế toán sử dụng: TK 111 - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, có 3 tài khoản cấp 2:  TK 1111 – Tiền Việt Nam  TK 1112 – Ngoại tệ  TK 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý - Kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 111 “Tiền mặt” Bên Nợ phản ánh:  Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ.  Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.  Chênh lệch tăng của tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ đối với tiền mặt ngoại tệ. Bên Có phản ánh:  Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ.  Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.  Chênh lệch giảm của tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ đối với tiền mặt ngoại tệ. Số dƣ bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 3 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn Phản ánh vào sơ đồ chữ T: 111 – Tiền mặt Tiền mặt còn tồn quỹ đầu kỳ - Tiền mặt tăng - Số tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê - Chênh lệch tăng tỷ giá do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ - Tiền mặt giảm - Số tiền mặt thiếu phát hiện khi kiểm kê - Chênh lệch giảm tỷ giá do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối kỳ Cộng phát sinh bên nợ Cộng phát sinh bên có Tiền mặt còn tồn quỹ cuối kỳ Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, Kế toán còn phải theo dõi ngoại tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. - Kết cấu TK 007 - Ngoại tệ các loại nhƣ sau: Bên Nợ phản ánh: Số ngoại tệ thu vào (nguyên tệ) Bên Có phản ánh: Số ngoại tệ xuất ra (nguyên tệ) Số dƣ bên nợ: Số ngoại tệ còn lại tại doanh nghiệp (nguyên tệ) 1.1.3. Chứng từ sử dụng  Các chứng từ đƣợc sử dụng trong công tác hạch toán tiền mặt bao gồm: - Phiếu thu (mẫu 01-TT): do kế toán lập thành ba liên. - Phiếu chi (mẫu 02-TT): do kế toán lập thành ba liên. - Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT) - Giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu 04-TT) - Giấy đề nghị thanh toán (mẫu 05-TT) - Biên lai thu tiền (mẫu 06-TT)  Các biên bản kiểm kê: - Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý (mẫu 07-TT) - Bảng kiểm kê quỹ (mẫu 08a-TT) dùng cho tiền Việt Nam - Bảng kiểm kê quỹ (mẫu 08b-TT) dung cho ngoại tệ, bạc, kim khí, đá quý - Bảng kê chi tiền (mẫu 09-TT) GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 4 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn Trong đó: - Phiếu thu: đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu. - Phiếu chi: đƣợc sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ xác định trách nhiệm vật chất của ngƣời nhận tiền. - Giấy đề nghị tạm ứng: là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất quỹ cho tạm ứng. - Giấy thanh toán tiền tạm ứng: là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. - Giấy đề nghị thanh toán: dùng trong trƣờng hợp đã chi tiền nhƣng chƣa đƣợc thanh toán lại hoặc chƣa nhận thanh toán, chƣa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm chứng từ (nếu có). Làm thủ tục thanh toán. - Biên lai thu tiền: là chứng từ biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu séc của ngƣời nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ đồng thời để ngƣời nộp tiền chứng minh đã thanh toán, nộp tiền hoặc lƣu quỹ. - Bảng kiểm kê quỹ: là bằng chứng xác nhận số tiền mặt tồn quỹ thực tế tại đơn vị và số chênh lệch thừa, thiếu so với sổ quỹ làm cơ sở để xác định trách nhiệm vật chất và bồi thƣờng cũng nhƣ là căn cứ để điều chỉnh số tiền tồn quỹ trên sổ kế toán theo số tiền tồn quỹ thực tế. - Bảng kê chi tiền: là căn cứ để quyết toán kinh phí cho đại biểu tham dự hội thảo tập huấn. Áp dụng cho các cuộc hội thảo, tập huấn diễn ra nhiều ngày, tiền chỉ thanh toán một lần vào ngày cuối hội thảo. 1.1.4. Nguyên tắc hạch toán chung về tiền mặt - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: hạch toán tiền mặt phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (Ký hiệu quốc gia là “Đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”). - Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào Ngân hàng không qua quỹ tiền mặt của đơn vị thì không ghi vào bên Nợ Tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”. - Các khoản tiền mặt do các doanh nghiệp khác hay cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp đƣợc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 5 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Đối với vàng bạc, kim loại quý, đá quý phản ánh ở nhóm tài khoản tiền chỉ đƣợc áp dụng cho các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vàng bạc, kim loại quý, đá quý. - Đối với kế toán tiền mặt liên quan ngoại tệ thì tuân theo chuẩn mực kế toán số 10 Ảnh hƣởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái (ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài Chính). 1.1.5. Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt - Việc quản lý tiền mặt phải dựa trên nguyên tắc chế độ và thể lệ do nhà nƣớc đã ban hành, phải quản lý chặt chẽ cả hai mặt thu tiền và chi tiền, tập trung nguồn tiền vào ngân hàng nhằm điều hòa lƣợng tiền tệ trong lƣu thông tránh lạm phát, bội chi ngân sách. Nhà nƣớc quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất phụ trách quản lý tiền mặt. - Mỗi doanh nghiệp đều phải quy định một lƣợng tiền mặt tồn quỹ nhất định tại quỹ. Số tiền thƣờng xuyên có tại quỹ đƣợc ấn định tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động của doanh nghiệp. - Thủ quỹ hoàn toàn chịu trách nhiệm về khoản thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Thủ quỹ không đƣợc giao ngƣời khác làm nhiệm vụ thay mình khi không có sự đồng ý của Trƣởng phòng, Giám đốc. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có Phiếu thu, Phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của ngƣời nhận tiền, ngƣời giao tiền, ngƣời cho phép nhập xuất quỹ theo quy định của chế độ kế toán quy định. Trong một số trƣờng hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán phải mở sổ quỹ tiền mặt (ngoại tệ và Việt Nam đồng), ghi chép hằng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Và phải mở sổ riêng theo dõi chi tiết cho từng loại vàng bạc, đá quý (theo số lƣợng, trọng lƣợng, kích thƣớc, giá trị). - Hằng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán tiền và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 1.1.6. Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền mặt tại quỹ Tiền là loại tài sản nhạy cảm, có tính thanh khoản cao nên dễ bị sai sót, tham ô, biển thủ. Để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán cũng nhƣ tăng hiệu quả sử dụng tiền thì đơn vị phải có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 6 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn  Mục tiêu của kiểm soát nội bộ - Việc thu, chi tiền đúng, đủ, kịp thời, phù hợp nhu cầu không lãng phí. - Duy trì đƣợc số dƣ tồn quỹ hợp lý giúp đảm bảo nhu cầu chi tiêu và khả năng thanh toán nợ đến hạn. Ngoài ra, Đơn vị còn tránh đƣợc lƣợng tồn quỹ quá nhiều, không sinh lợi mà còn xảy ra rủi ro.  Các yêu cầu quản lý tiền mặt - Phải tách biệt hai chức năng là giữ tiền mặt và ghi sổ sách kế toán (thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm), những nhân viên giữ tiền không đƣợc tiếp cận với sổ sách và các nhân viên kế toán không đƣợc giữ tiền mặt. - Ban hành chế độ kiểm kê quỹ, quy định rõ ràng trách nhiệm cho từng cá nhân trong việc quản lý tiền tại quỹ. - Chỉ dùng tiền mặt để thanh toán những khoản chi tiêu lặt vặt, không đƣợc chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả Séc. - Khi thu, chi tiền, thủ quỹ phải kí tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi tiền” lên Phiếu thu, Phiếu chi tránh tình trạng thu, chi bị trùng lắp.  Quá trình thu tiền - Lập bản danh sách theo dõi thu chi tiền mặt tại nơi nhận tiền mặt. - Thu nợ tại cơ sở khách hàng, nhân viên thu nợ phải có giấy ủy quyền của Công ty ghi đầy đủ các thông tin nhƣ tên, số chứng minh nhân dân, khách hàng nào, số tiền thu... Lúc về, nhân viên nộp ngay tiền mặt cho Thủ quỹ hay nộp lại hóa đơn, giấy ủy quyền (nếu không thu đƣợc tiền) và giải thích lý do. - Cần lập báo cáo theo dõi tình hình chiết khấu, giảm giá hàng bán, hàng trả lại.Và định kỳ kiểm tra báo cáo nhằm xem xét các nghiệp vụ này có thực sự đƣợc xét duyệt bởi ngƣời có thẩm quyền một cách thích hợp hay không.  Quá trình chi tiền - Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt nên có hạn mức thanh toán bằng tiền mặt. - Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng... cần đƣợc ngƣời có thẩm quyền xét duyệt trƣớc khi lập Phiếu chi. - Đối với việc mua hàng, kế toán cần phải đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ trƣớc khi chi tiền. - Định kỳ rà soát lại tình hình công nợ để có kế hoạch thanh toán đúng hạn. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 7 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 1.1.7. Nhiệm vụ của kế toán tiền mặt - Phản ánh kịp thời tình hình thu chi, tồn quỹ tiền và tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt. Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình của các loại vàng bạc, kim loại quý, đá quý và ngoại tệ. - Thƣờng xuyên kiểm kê, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách phát hiện kịp thời các trƣờng hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý. - Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý nghiêm ngặt việc sử dụng tiền đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả. - Phản ánh, theo dõi các khoản tiền đang chuyển để kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc giúp doanh nghiệp có biện pháp kịp thời giải phóng tiền đang chuyển. 1.2. Kế toán tiền mặt là tiền Việt Nam Tiền Việt Nam là loại tiền phù hiệu, là loại tiền giấy và tiền đồng kim loại do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam phát hành và đƣợc dùng làm phƣơng tiện giao dịch chính thức cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.1. Nguyên tắc quản lý tiền Việt Nam - Trong mỗi doanh nghiệp bao giờ cũng phải có một lƣợng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày cho hoạt động của doanh nghiệp. - Tiền mặt tại quỹ phải đƣợc bảo quản trong két, hòm sắt đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, mất trộm, chống cháy, chống mối xông và hạn chế việc tiếp cận. - Thủ qũy hạch toán và theo dõi tình hình tiền mặt tại quỹ hằng ngày. 1.2.2. Phƣơng pháp hạch toán (1) Nhận vốn đƣợc giao, nhận vốn góp bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (2) Rút tiền gửi ngân hàng, vay dài hạn, ngắn hạn và vay khác, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 311 – Vay ngắn hạn Có TK 341 –Vay dài hạn GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 8 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn (3) Thu hồi các khoản nợ phải thu nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 131 – Phải thu khách hàng Có TK 136 – Phải thu nội bộ Có TK 1388 – Phải thu khác Có TK 141 – Tạm ứng (4) Thu hồi các khoản đầu tƣ ngắn hạn, các khoản ký quỹ, ký cƣợc hoặc thu hồi khoản cho vay, góp vốn liên doanh, đầu tƣ vào công ty con, công ty liên kết nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 121 – Đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn Có TK 128 – Đầu tƣ ngắn hạn khác Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn Có TK 221 – Đầu tƣ vào Công ty con Có TK 222 – Góp vốn liên doanh Có TK 223 – Đầu tƣ vào Công ty liên kết Có TK 244 – Ký quỹ, ký cƣợc dài hạn Có TK 228 – Đầu tƣ dài hạn khác (5) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi:  Chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 511 – Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ (Giá chƣa có VAT) Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá chƣa có VAT) Có TK 33311 –Thuế GTGT phải nộp  Không chịu thuế GTGT hay chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 511 – Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ (Tổng giá thanh toán) Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (Tổng giá thanh toán) (6) Các khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt của Nhà nƣớc, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 3339 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 9 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn (7) Doanh thu từ các hoạt động tài chính và thu nhập khác thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi:  Chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Giá chƣa có VAT) Có TK 711 – Thu nhập khác (Giá chƣa có VAT) Có TK 33311 –Thuế GTGT phải nộp (nếu có)  Không chịu thuế GTGT hay chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Tổng giá thanh toán) Có TK 711 – Thu nhập khác (Tổng giá thanh toán) (8) Nhận các khoản ký cƣợc, ký quỹ của đơn vị khác bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (Nhận ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn) Có TK 344 – Nhận ký quỹ, ký cƣợc dài hạn (9) Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi, kế toán ghi: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 111 – Tiền mặt (10) Chi tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả, kế toán ghi: Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả Nợ TK 331 – Phải tra cho ngƣời bán Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc Nợ TK 334 – Phải trả ngƣời lao động Nợ TK 336 – Phải trả nội bộ Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác Có TK 111 – Tiền mặt (11) Chi tiền mặt mang đi ký quỹ, ký cƣợc, kế toán ghi: Nợ TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn Nợ TK 244 – Cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc dài hạn Có TK 111 – Tiền mặt GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 10 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn (12) Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa về nhập kho để dùng vào sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, kế toán ghi:  Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ Nợ TK 156 – Hàng hóa Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111 – Tiền mặt  Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ Nợ TK 611 – Mua hàng (6111, 6112) Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111 – Tiền mặt (13) Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa không qua nhập kho mà sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, kế toán ghi: Nợ TK 621, 627, 632, 641, 642… Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111 – Tiền mặt (14) Xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ đƣa ngay vào sử dụng, kế toán ghi:  Chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (Giá chƣa có thuế GTGT) Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (Giá chƣa có thuế GTGT) Nợ TK 1332 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111 – Tiền mặt  Không chịu thuế GTGT hay chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình (Tổng giá thanh toán) Nợ TK 213 – TSCĐ vô hình (Tổng giá thanh toán) Có TK 111 – Tiền mặt  Mua bằng nguồn vốn đầu tƣ XDCB hoặc Quỹ đầu tƣ phát triển và đƣợc dùng vào sản xuất, kinh doanh Nợ TK 441, 414…. Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 11 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn