Tài liệu Kế toán tài sản bằng tiền tại công ty cổ phần kỹ nghệ hạnh ngân

Chuyên đề thực tập 1 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TÀI SẢN BẰNG TIỀN 1.1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu tài sản bằng tiền. Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay phạm vi hoạt động của doang nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác kế toán của doanh nghiệp chia ra làm nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữa chúng có mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có hiệu quả cao. Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: Vốn và nguồn vốn, tăng và giảm ... Mỗi thông tin thu được là kết quả của quá trình có tính hai mặt: thông tin và kiểm tra. Do đó, việc tổ chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất, chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu của chúng trong quá trình kinh doanh để nhà quản lý có thể nắm bắt được những thông tin kinh tế cần thiết, đưa ra những quyết định tối ưu nhất về đầu tư, chi tiêu trong tương lai như thế nào. Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết đươc hiệu quả kinh tế của đơn vị mình. Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn bằng tiền nói riêng còn rất thấp, chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử dụng Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 2 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài. 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Xuất phát từ những vần đề trên và thông qua một thời gian thực tập em xin chọn đề tài: “Kế toán tài sản bằng tiền tại công ty Cổ phần kỹ Nghệ Hạnh Ngân” để đi sâu vào nghiên cứu và viết báo cáo. 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu. Nghiên cứu đề tài nhằm mục tiêu: - Hệ thống hóa lý luận về kế toán tài sản bằng tiền. - Khảo sát thực tế công tác kế toán tài sản bằng tiền tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân. Tìm hiểu quy trình thực hiện công việc kế toán tài sản bằng tiền từ khâu sử dụng tài khoản hạch toán, lập chứng từ đến vào sổ kế toán - Dựa vào kết quả khảo sát để đưa ra các giải pháp nhằm phát triển và cải thiện tình trạng công tác kế toán tại công ty. 1.4. Phạm vi nghiên cứu. - Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu số liệu tài sản bằng tiền trong tháng 3 năm 2010. - Phạm vi về không gian: Nghiên cứu phương pháp kế toán tài sản bằng tiền được thực hiện trong suốt thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân. - Phạm vi về nội dung: Đề tài “Kế toán tài sản bằng tiền tại Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân”. 1.5. Một số khái niệm và phân định nội dung kế toán tài sản bằng tiền. 1.5.1. Khái niệm tài sản bằng tiền. Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 3 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai Tài sản bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ở các ngân hàng, công ty tài chính và tiền đang chuyển. Với tính lưu hoạt cao nhất – tài sản bằng tiền đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí. - Tiền mặt tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại ngân hàng. 1.5.2. Kế toán tài sản bằng tiền theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam. Kế toán tái sản bằng tiền theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 1 – Chuẩn mực chung và chuẩn mực số 10 Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái. Chuẩn mực kế toán số 1 quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính Chuẩn mực kế toán số 10 quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán những ảnh hưởng do thay đổi tỷ giá hối đoái trong trường hợp doanh nghiệp có các giao dịch bằng ngoại tệ hoặc có các hoạt động ở nước ngoài. Các giao dịch bằng ngoại tệ và các báo cáo tài chính của các hoạt động ở nước ngoài phải được chuyển sang đơn vị tiền tệ kế toán của doanh nghiệp, bao gồm: Ghi nhận ban đầu và báo cáo tại ngày lập Bảng cân đối kế toán; Ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái; Chuyển đổi báo cáo tài chính của các hoạt động ở nước ngoài làm cơ sở ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính. 1.5.3. Phương pháp kế toán tài sản bằng tiền theo QĐ 48 1.5.3.1. Chứng từ sử dụng. Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 4 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai Kế toán tài sản bằng tiền sử dụng các chứnh từ sau: - Phiếu thu: Phản ánh số tiền mặt thu về nhập quỹ của doanh nghiệp - Phiếu chi: Phản ánh số tiền chi ra từ quỹ của doanh nghiệp - Báo cáo quỹ tiền mặt: Phản ánh số tiền mặt thu, chi và số tiền mặt tồn tại quỹ của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. - Biên bản kiểm kê quỹ: Phản ánh số tiền mặt tồn quỹ tại thời điểm kiểm kê - Bảng kê chi tiền: Phản ánh số tiền chi ra trong ngày. - Bảng kê thu tiền: Phản ánh số tiền thu vào trong ngày. - Giấy báo có: Phản ánh số tiền doanh nghiệp gửi vào tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc Nhà nước. - Giấy báo nợ: Phản ánh số tiền mà doanh nghiệp đã chi ra từ tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp. - Sổ phụ của ngân hàng: do ngân hàng lập để doanh nghiệp đối chiếu các khoản thu chi tiền gửi. Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác để theo dõi, ghi chép như ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi... 1.5.3.2. Tài khoản sử dụng: * Tài khoản 111: Tiền mặt.  Công dụng: Kế toán sử dụng TK 111 – Tiền mặt để phản ánh số hiện có và tình hình thu chi của doanh nghiệp. Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập  5 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai Nội dung và kết cấu: TK 111 + Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập + Các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. quỹ. + Số tiền thiếu phát hiện khi + Số tiền thừa khi kiểm kê kiểm kê quỹ. Số dư nợ: Số tiền mặt, vàng bạc, đá quý tồn cuối kỳ. TK 111 có 3 TK cấp 2: Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam Tài khoản 1112: Ngoại tệ. Tài khoản 1113: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. * Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng.  Công dụng: Tài khoản 112 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động về tiền của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng, kho bạc.  Nội dung và kết cấu. TK 112 + Các khoản tiền gửi vào ngân hàng + Các khoản tiền rút ra tại ngân hàng + Chênh lệch thừa chưa rõ + Khoản chênh lệch thiếu chưa nguyên nhân (Do số liệu trên giấy rõ nguyên nhân (do số liệu trên giấy báo, bảng sao kê cua ngân hàng lớn báo, bản sao kê của ngân hàng nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán) hơn số liệu trên sổ kế toá Số dư nợ: Số tiền gửi còn lại cuối kỳ. TK 112 có 3 TK cấp 2: Tài khoản 1121: Tiền Việt Nam Tài khoản 1122: Ngoại tệ Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 6 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai Tài khoản 1123: Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 1.5.3.3. Trình tự kế toán. 1.5.3.3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ.  Tiền mặt là tiền Việt Nam: - Các trường hợp thu nhập quỹ là tiền Việt Nam : căn cứ vào phiếu thu kèm theo chứng từ gốc để chứng minh. Kế toán ghi tăng TK tiền mặt, ghi giảm hoặc tăng các tài khoản liên quan. Ví dụ : Bán hàng thu bằng tiền mặt nhập quỹ. Kế toán ghi tăng TK tiền mặt (1111), ghi tăng TK doanh thu (511), thuế (3331). Thu tiền khách hàng trả nợ tiền mua hàng, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ. Kế toán ghi tăng TK tiền mặt (1111), ghi giảm khoản phải thu khách hàng (131), giảm TK tiền gửi ngân hàng (1121). ... - Các trường hợp chi tiền mặt là tiền Việt Nam: căn cứ vào phiếu chi và chứng từ gốc chứng minh. Kế toán ghi giảm TK tiền mặt và ghi tăng hoặc giảm các TK liên quan. Ví dụ : Doanh nghiệp chi tiền mặt để mua hàng hóa, nguyên vật liệu, chi tạm ứng, chi trả các khoản chi phí phục vụ cho bán hàng, quản lý. Kế toán ghi tăng TK hàng hóa(156), nguyên vật liệu (152), thuế (1331), tạm ứng (141) các TK chi phí (622, 627, 642) và ghi giảm TK tiền mặt (1111) Doanh nghiệp chi tiền mặt để nộp thuế cho ngân sách Nhà nước, các khoản tiền lương của người lao động, trả người cung cấp hàng hóa dịch vụ... Kế toán ghi giảm TK thuế phải nộp Nhà nước (333), phải trả người lao động (334), TK phải trả người bán (331) và ghi giảm TK tiền mặt (1111),..số tiền chênh lệch. - Kiểm kê quỹ tiền mặt : + Nếu thừa : Số tồn thực tế > số tồn trên sổ sách, kế toán ghi tăng TK tiền mặt (1111) và ghi tăng TK tài sản thừa chờ xử lý (3381). + Nếu thiếu : Số tồn thực tế < số tồn trên sổ sách, tùy nguyên nhân kế tóan ghi tăng TK tài sản thiếu chờ xử lý (1381) hoặc ghi tăng TK 1388 – thủ quỹ phải bồi thường và ghi giảm TK tiền mặt (1111) số tiền chênh lệch Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập  7 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai Tiền mặt là ngoại tệ : - Thu tiền mặt là ngoại tệ nhập quỹ : Khi thu tiền mặt là ngoại tệ nhập quỹ kế toán ghi tăng TK tiền theo tỷ giá thực tế đồng thời ghi giảm hoặc tăng các TK liên quan. Đồng thời ghi tăng TK gốc nguyên tệ (007) Ví dụ : + Bán hàng thu bằng ngoại tệ nhập quỹ. Kế toán sẽ ghi tăng TK tiền mặt là ngoại tệ (1112), đồng thời ghi tăng TK doanh thu (511), tăng TK thuế (333). + Thu tiền khách hàng nợ bằng ngoại tệ, kế toán ghi tăng TK tiền (1112) theo tỷ giá thực tế phát sinh, đồng thời ghi giảm TK phải thu (131, 138). Chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá ghi sổ sẽ được ghi nhận vào TK chi phí tài chính (635) nếu TGTT < TGGS hoặc TK doanh thu tài chính (515) nếu TGTT > TGGS. - Chi tiền mặt là ngoại tệ : Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền mặt là ngoại tệ kế toán ghi tăng hoặc giảm TK liên quan theo tỷ giá ghi sổ và ghi giảm TK tiền mặt là ngoại tệ theo tỷ giá xuất quỹ. Chênh lệch giữa TGXQ và TGGS (TGTT) sẽ được phản ánh vào TK 635- chi phí tài chính nếu TGXQ > TGGS hoặc TGTT, ngược lại TGXQ < TGGS hoặc TGTT chênh lệch phản ánh ghi tăng TK 515-doanh thu tài chính. Đồng thời ghi giảm TK gốc nguyên tệ - 007 Ví dụ : + Mua hàng hóa thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ, kế toán ghi tăng TK hàng hóa-156 theo TGTT tài thời điểm phát sinh nghiệp vụ, ghi giảm TK tiền mặt là ngoại tệ-1112 theo TGXQ. Chênh lệch sẽ được phản ánh vào TK 635 hoặc TK 515. + Trả nợ người bán bằng tiền mặt là ngoại tệ, kế toán ghi giảm TK phải trả người bán – 331 theo TGGS và ghi giảm TK tiền mặt là ngoại tệ - 1112. Chênh lệch giữa 2 tỷ giá sẽ được phản ánh vào TK 635 hoặc 515. - Kế toán kinh doanh ngoại tệ : Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 8 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai + Dùng tiền Việt Nam để mua ngoại tệ nhập quỹ : kế toán ghi tăng TK tiền mặt là ngoại tệ - 1112 theo TGTT và ghi giảm TK tiền mặt là tiền Việt Nam -1111. Đồng thời ghi tăng TK gốc nguyên tệ - 007 + Xuất ngoại tệ bán thu tiền Việt Nam : Kế toán ghi tăng TK tiền mặt là tiền Việt Nam theo tỷ giá bán, ghi giảm TK tiền mặt là ngoại tệ theo tỷ giá mua. Chênh lệch được phản ánh vào TK 635 – Chi phí tài chính hoặc 515 – Doanh thu tài chính. Đồng thời ghi giảm TK gốc nguyên tệ - 007. - Đánh giá ngoại tệ cuối kỳ : đến thời điểm cuối năm tài chính khi xác định số dư tiền mặt là ngoại tệ nếu có sự thay đổi về tỷ giá hối đoái. + Nếu tỷ giá hối đoái tăng, kế toán ghi tăng TK 1112, ghi tăng TK chênh lệch đánh giá lại tài sản – 413. + Nếu tỷ giá hối đoái giảm, kế toán ghi giảm TK chênh lệch đánh giá lại tài sản – 413 và ghi giảm TK 1112. Chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có TK 413 sẽ được kết chuyển sang TK 635 - Chi phí tài chính hoặc 515 - doanh thu tài chính. 1.5.3.3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng :  Tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam - Thu TGNH là tiền Việt Nam : Căn cứ vào giấy báo có và các chứng từ gốc liên quan kế toán ghi tăng TK TGNH là tiền Việt Nam – 1121 và ghi tăng hoặc giảm TK liên quan. Ví dụ : + Bán hàng hóa thu bằng TGNHH : kế toán ghi tăng TK TGNH là tiền Việt Nam – 1121 và ghi tăng TK doanh thu – 511, TK thuế - 333. + Khách hàng trả nợ bằng TGNH kế toán ghi tăng TK 1121, ghi giảm TK phải thu khách hàng – 131. .... - Chi tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam : Căn cứ giấy báo nợ, kế toán ghi giảm TK TGNH 1121, ghi tăng hoặc giảm TK liên quan. Ví dụ : Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 9 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai + Mua hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi trả các khoản chi phí...kế toán ghi tăng TK hàng hóa 156, TK nguyên vật liệu - 152, TK thuế GTGT – 1331, TK tài sản cố định – 211, 212, TK phản ánh chi phí như 642 – Chi phí kinh doanh...và ghi giảm TK TGNH – 1121. + Trả lương, nộp thuế, trả người bán...kế toán ghi giảm TK phải trả công nhân viên – 334, thuế phải nộp – 333, phải trả người bán – 331... và ghi giảm TK TGNH – 1121. - Tồn trên tài khoản tiền gửi ngân hàng : Định kỳ hoặc thường xuyên kế toán phải đối chiếu số dư trên tài khoản TGNH S D ố dư ư cuối kỳ trên = sổ sách đầu kỳ trên sổ sách kế kế toán Th + u vào TK TGNH Ch - i ra TK TGNH tóan + Nếu số liệu trên sổ sách kế toán > Số liệu của ngân hàng, kế toán phản ánh số TGNH thiếu bằng cách ghi tăng TK tài sản thiếu chờ xử lý- 1381 và ghi giảm TK TGNH là tiền VN – 1121 + Nếu số liệu trên sổ sách kế toán < Số liệu của ngân hàng thì kế toán phản ánh ghi tăng số tiền thừa vào TK TGNH là tiền VN-1121 và ghi tăng tài sản thừa chờ xử lý - 3381  Tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ - Thu tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ : Khi thu vào TK TGNH là ngoại tệ, kế toán ghi tăng TK TGNH là ngoại tệ - 1122 theo tỷ giá thực tế phát sinh tại thời điểm thu và ghi tăng hoặc giảm các TK liên quan. Nếu có chênh lệch tỷ giá thì phản ánh vào TK chi phí tài chính – 635 hoặc TK doanh thu tài chính - 515 Ví dụ : Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 10 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai + Thu tiền bán hàng qua TK TGNH là ngoại tệ, kế toán ghi tăng TK TGNH là ngoại tệ - 1122 theo tỷ giá thực tế và ghi tăng TK phản ánh doanh thu – 511, TK thuế - 333. Đồng thời ghi tăng TK gốc nguyên tệ - 007 + Khách hàng trả nợ tiền mua hàng qua TK TGNH bằng ngoại tệ, kế toán ghi tăng TK TGNH là ngoại tệ - 1122 và ghi giảm TK phải thu khách hàng – 131. Nếu có sự chênh lệch TGTT < TGGS, kế toán phản ánh ghi tăng chi phí tài chính – TK 635, nếu TGTT > TGGS thì kế toán ghi tăng doanh thu tài chính – TK 515. Đồng thời ghi tăng TK gốc nguyên tệ - 007 - Chi TGNH là ngoại tệ : Khi phát sinh nghiệp vụ chi TGNH là ngoại tệ, kế toán căn cứ vào TGTT hoặc TGGS và TGXQ để phản ánh. Kế toán ghi tăng hoặc giảm các TK liên quan và ghi giảm TK TGNH là ngoại tệ - 1122. Chênh lệch giữa TGTT, TGGS và TGXQ sẽ được phản ánh vào TK 635 hoặc TK 515. Đồng thời ghi giảm TK gốc nguyên tệ - 007. Ví dụ : + Mua hàng hóa thanh toán bằng TGNH là ngoại tệ, kế toán sẽ phản ánh ghi tăng TK 156 – hàng hóa theo TGTT và ghi giảm TK TGNH là ngoại tệ - 1122 theo TGXQ. Nếu TGTT > TGXQ kế toán ghi tăng doanh thu tài chính - TK 515, nếu TGTT < TGXQ kế toán ghi tăng chi phí tài chính - TK 635 + Trả nợ người bán bằng TGNH là ngoại tệ, kế toán ghi giảm khoản phải trả người bán TK 331 theo TGGS và ghi giảm TGNH là ngoại tệ TK – 1122 theo TGXQ. Chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào TK 635 hoặc TK 515. Đồng thời ghi giảm gốc nguyên tệ - TK 007 - Kế toán kinh doanh ngoại tệ : + Dùng TGNH là tiền Việt Nam để mua ngoại tệ: kế toán ghi tăng TK tiền ngoại tệ - 1122 theo TGTT và ghi giảm TK tiền Việt Nam -1121. Đồng thời ghi tăng TK gốc nguyên tệ - 007 + Xuất ngoại tệ bán: Kế toán ghi tăng TK 1121 - tiền Việt Nam theo tỷ giá bán, ghi giảm TK 1122 là tiền ngoại tệ theo tỷ giá mua. Chênh lệch được phản Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 11 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai ánh vào TK 635 – Chi phí tài chính hoặc 515 – Doanh thu tài chính. Đồng thời ghi giảm TK gốc nguyên tệ - 007. - Đánh giá ngoại tệ cuối kỳ : + Nếu tỷ giá hối đoái tăng, kế toán ghi tăng TK 1122, ghi tăng TK chênh lệch đánh giá lại tài sản – 413. + Nếu tỷ giá hối đoái giảm, kế toán ghi giảm TK chênh lệch đánh giá lại tài sản – 413 và ghi giảm TK 1122. Chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có TK 413 sẽ được kết chuyển sang TK 635 - Chi phí tài chính hoặc 515 - doanh thu tài chính. 1.5.3.4 Các hình thức sổ kế toán. 1.5.3.4.1 Hình thức nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung : tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ theo trình tự thời gian phát sinh và có phân tích theo TK đối ứng, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế. Các loại sổ được sử dụng : Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng, sổ cái và các sổ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ : hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, căn cứ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Đối với các đối tượng phát sinh nhiều cần quản lý riêng, căn cứ vào chứng từ ghi vào sổ chuyên dùng liên quan, cuối tháng tổng hợp nhật ký chuyên dùng để ghi sổ cái. Cuối kỳ căn cứ sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu số liệu sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ được thể hiện ở Phụ lục 01-Trình tự ghi sổ kế toán 1.5.3.4.2. Hình thức chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là mọi NVKT phát sinh căn cứ chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp. Ghi sổ tổng hợp gồm Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 12 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thống trên sổ cái của các TK. Các sổ được sử dụng : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Trình tự kế toán : căn cứ chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ, căn cứ chứng từ ghi sổ kế toán ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi sổ cái. Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết, kế toán căn cứ chứng từ ghi sổ kèm chứng từ gốc ghi vào các sổ, thẻ chi tiết. Cuối tháng căn cứ các sổ, thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết và lập các báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ được thể hiện ở Phụ lục 01-Trình tự ghi sổ kế toán 1.5.3.4.3 Hình thức Nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức này là sử dụng nhật ký sổ cái là sổ tổng hộp duy nhất để ghi chép các NVKT phát sinh, trên sổ kết hợp ghi theo trình tự thời gian và ghi theo hệ thống. Các loại sổ được sử dụng trong hình thức nhật ký sổ cái : sổ nhật ký sổ cái, các sổ thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ : hàng ngày khi có NVKT phát sinh, căn cứ vào chứng từ ghi vào sổ Nhật ký sổ cái, sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối kỳ tổng hợp số liệu của các TK trên sổ Nhật ký – sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo tài chính. 1.5.3.4.4. Hình thức kế toán máy. Đặc trưng của hình thức này là công việc được thực hiện theo một chương trình phần mềm trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Sơ đồ trình tự ghi sổ được thể hiện ở Phụ lục 01-Trình tự ghi sổ kế toán Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 13 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ HẠNH NGÂN. 2.1 Phương pháp nghiên cứu kế toán tài sản bằng tiền. Đề tài sử dụng phương pháp thu thập nghiên cứu tài liệu tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân và kết hợp với phương pháp phỏng vấn tham khảo ý kiến của các cô chú, anh chị trong công ty. 2.1.1 Phương pháp thu thập, nghiên cứu tài liệu. Nguồn số liệu được thu thập từ phòng kế toán của công ty. Căn cứ vào các chứng từ thu chi, chứng từ ngân hàng, sổ sách kế toán, nghiên cứu tìm hiểu phương pháp và trình tự ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kết quả nghiên cứu theo phương pháp này là quan trọng, nó giúp hiểu rõ được vấn đề đang nghiên cứu được diễn ra theo trình tự như thế nào trong thực tế, và là nguồn số liệu thông tin chủ yếu phục vụ viết báo cáo. 2.1.2 Phương pháp điều tra, phỏng vấn. Đưa ra các câu hỏi liên quan đến đề tài nghiên cứu cho các nhân viên trong công ty trả lời để nhằm tìm hiểu hoạt động kinh doanh của Công ty, tìm hiểu quy trình nghiệp vụ kế toán tài sản bằng tiền được tiến hành như thế nào, các chính sách chế độ mà Công ty đang áp dụng, qua đó hiểu thêm được cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài. Phương pháp này giúp hiểu thêm được các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề nghiên cứu. 2.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán tài sản bằng tiền tại công ty. 2.2.1. Nhân tố môi trường bên ngoài. Các nhân tố môi trường bên ngoài có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến tình hình biến động tài sản bằng tiền. Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 14 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai - Điều kiện kinh tế xã hội, hệ thống luật pháp và sự điều tiết của Nhà nước đối với nền kinh tế có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà nước ban hành các đạo luật nhằm tạo hành lang pháp lý cho doanh nghiệp hoạt động và đảm bảo sự bình đẳng trước pháp luật của mọi loại hình doanh nghiệp. Trong từng giai đoạn cụ thể, Nhà nước ban hành các chính sách vĩ mô như chính sách tài chính tín dụng, chính sách lao động tiền lương, chính sách thương mại, chính sách thuế...Tất cả những tác động từ phía Nhà Nước đều ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp. - Ngoài ra, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác trong đó sự cạnh tranh là nhân tố quan trọng. Doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và phát triển khi có khả năng cạnh tranh để có chỗ đứng trên thị trường. Để cạnh tranh được thì trước hết doanh nghiệp phải có tiềm lực tài chính vững mạnh. Do đó cần phải quản lý tài sản bằng tiền sao cho đạt được hiệu quả cao nhất. 2.2.2. Nhân tố môi trường bên trong. 2.2.2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân. Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân được thành lập ngày 06 tháng 06 năm 2005 dưới sự chỉ đạo của sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội, cấp giấy phép số 0102020861 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. - Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp: + Mua, bán, kí gửi ôtô và thiết bị có động cơ khác; + Kinh doanh bất động sản, vật tư, thiết bị y tế, vật liệu xây dựng + Xây dựng các công trình thuỷ lợi, giao thông, công nghiệp dân dụng - Địa chỉ doanh nghiệp: Số 43, tổ 31 Phường Trung Hoà, Q.Cầu Giấy, HN - Quy mô của doanh nghiệp: + Vốn điều lệ: 5.000.000.000 VND (Năm tỷ đồng) + Tổng số lao động của doanh nghiệp: 28 người Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 15 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai 2.2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý. - Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp – Phụ lục 02. * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban: - Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước, các cấp có thẩm quyền và cán bộ công nhân viên trong công ty về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc quản lý thông qua sự giúp đỡ của các phó giám đốc. - Các phó giám đốc: là người giúp giám đốc, được giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ trách chuyên môn về lĩnh vực nào đó. - Khối các đơn vị quản lý gồm có: + Phòng kế hoạch: Lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện các kế hoạch về đầu tư, kế hoạch kinh doanh cho công ty. Tiếp nhận và lập kế hoạch xây dựng các công trình. + Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện nhiệm vụ quản lý con người, thuyên chuyển công tác, thực hiện chế độ về lao động tiền lương, quản lý các công việc hành chính, giúp giám đốc nắm được năng lực của từng người để bố trí và phân công công tác sao cho có hiệu quả. + Phòng kinh doanh: Tổ chức tiến hành các công việc kinh doanh, tìm kiếm khách hàng cho công ty, thông báo cho phòng kế toán các thông tin về khách hàng. + Phòng kế toán: Tham mưu cho lãnh đạo công tác thu chi, bảo toàn và phát triển vốn, hoàn thành nghĩa vụ với Nhà Nước, xây dựng cơ chế tài chính, huy động vốn, cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho kinh doanh, kiểm tra hoạt động tài chính của công ty. Theo dõi hoạt động kinh doanh, hạch toán cụ thể từng công trình. Lập kế hoạch thu chi năm, kế hoạch tài chính, lập kế hoạch vay trung và dài hạn. Mở sổ theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán cụ thể từng công trình. Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 16 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai 2.2.2.3. Tình hình lao động. Công ty Hạnh Ngân có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có tinh thần trách nhiệm cao, có thể đáp ứng tốt yêu cầu của công việc. Số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty: - Ban giám đốc: 4 người - Phòng kế hoạch: 4 người - Phòng hành chính: 4 người - Phòng kinh doanh 10 người - Phòng kế toán: 4 người - Bảo vệ: 2 người 2.2.2.4. Chức năng nhiệm vụ của công ty. * Chức năng: Công ty Hạnh Ngân cung cấp vật liệu xây dựng là đá Granit, nhận lắp đặt đá cho khách hàng đảm bảo yêu cầu về chất lượng, màu sắc và kích thước phong phú. ngoài ra còn thực hiện hoạt động mua bán ôtô, nhận trông giữ xe ôtô. * Nhiệm vụ: Công ty có nhiệm vụ sau: - Sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn của công ty. - Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành ngề đã đăng ký. - Chịu trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp. - Xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường. - Đổi mới, hiện đại hóa phương thức quản lý kinh doanh, phục vụ khách hàng. - Đảm bảo chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. - Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Nhà Nước. 2.2.2.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán, chính sách kế toán của công ty. Do công ty là doanh nghiệp nhỏ và vừa, khối lượng công việc kế toán Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 17 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai không phát sinh quá nhiều nên bộ máy kế toán của công ty chỉ có 4 người. Gồm một kế toán trưởng, một kế toán tổng hợp, một kế toán kho và một thủ quỹ. Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung, mọi công việc đều được thực hiện ở phòng kế toán công ty. Từ việc nhận chứng từ gốc, kiểm tra chứng từ, định khoản, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng phân bổ liên quan từ thực tế tình hình sản xuất kinh doanh. Sơ đồ bộ máy kế toán: Phụ lục số 03 - Chính sách kế toán công ty đang áp dụng: Công ty Hạnh Ngân là doanh nghiệp nhỏ và vừa nên công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006- QĐ BTC. + Tài khoản kế toán: Công ty đăng ký sử dụng một số tài khoản kế toán theo chế độ đã ban hành. + Hình thức sổ áp dụng: Nhật ký chung. + Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. + Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tất cả các nhân tố kể trên đều thuộc về nội bộ bên trong doanh nghiệp. Các nhân tố này đóng vai trò quan trọng, quyết định đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng. Sự phối hợp nhịp nhàng, thông suốt giữa các bộ phận, giữa các nhân viên trong công ty sẽ giúp công tác kế toán được tiến hành suôn sẻ, thuận lợi, chính xác. 2.3. Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập về công tác kế toán tài sản bằng tiền tại công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân. 2.3.1 Đặc điểm tài sản bằng tiền tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân. Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 18 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai Tài sản bằng tiền tại công ty chỉ gồm tiền mặt tại quỹ là tiền Việt Nam và tiền gửi ngân hàng là tiền Việt Nam. * Nguyên tắc quản lý chung về tiền mặt tại công ty. Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, công ty luôn cần một lượng tiền mặt. Số tiền mặt được ổn định ở một mức hợp lý nhất. Tiền mặt tại quỹ công ty luôn được đảm bảo an toàn và thực hiện một cách triệt để đúng theo chế độ thu, chi, quản lý tiền mặt. Hiện tại công ty chỉ sử dụng loại tiền Việt Nam tại quỹ để thanh toán. Nhằm quản lý và hạch toán chính xác tiền mặt tại quỹ ở doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Hạnh Ngân nói riêng đều tuân thủ nguyên tắc sau: - Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lý, hợp pháp để chứng minh (Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền....). Sau khi kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu hoặc chi tiền và giữ lại các chứng từ đã có chữ ký của người nộp tiền hoặc người nhận tiền. - Việc quản lý tiền mặt tại quỹ phải do thủ quỹ, giám đốc chỉ thị. Khi thủ quỹ có công tác đột xuất buộc phải vắng mặt ở nơi làm việc hoặc có sự thay đổi thủ quỹ thì phải có văn bản chính thức của công ty. Khi bàn giao quỹ phải tiến hành kiểm kê, thủ quỹ tuyệt đối không được nhờ người khác làm thay, không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa của công ty hay kiểm nghiệm công tác kế toán. - Việc kiểm tra quỹ không chỉ tiến hành định kỳ mà còn phải thường xuyên kiểm tra đột xuất nhằm ngăn chặn tình trạng vay mượn gây thất thoát công quỹ. - Số tiền mặt tồn quỹ luôn phải khớp đúng với số liệu trong sổ quỹ. Mọi sai lệch đều phải tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. * Nguyên tắc quản lý chung về tiền gửi ngân hàng tại công ty. Theo thực tế tại công ty, tiền gửi ngân hàng chỉ có tiền Việt Nam và được gửi tại Ngân hàng HABUBANK – CN Hoàng Quốc Việt. Số tài khoản 0304 311 000 000 12586. Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 19 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai TGNH là số tiền thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đựợc gửi tại Ngân hàng. Do đó doanh nghiệp với kế toán Ngân hàng phải thường xuyên đối chiếu số phát sinh nhằm đảm bảo sự khớp đúng về số liệu. Nếu phát sinh số chênh lệch thì hai bên phải tìm nguyên nhân và kịp thời xử lý. Tại thời điểm cuối kỳ số chênh lệch vẫn chưa được xử lý thì kế toán phản ánh số chênh lệch vào tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý hoặc TK 3381 – Tài sản thừa chờ xử lý, sang kỳ sau tiếp tục tìm nguyên nhân xử lý. Để hạch toán tăng, giảm tiền gửi ngân hàng, kế toán sử dụng tài khoản 1121. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động TGNH tại công ty. Tác dụng của số tiền mà công ty gửi vào Ngân hàng với hoạt động sản xuất kinh doanh là đảm bảo nguyên tắc thanh toán an toàn, nhanh chóng, dù không phải đầu tư vào sản xuất vẫn sinh ra một khoản lãi. Nguyên tắc quản lý TGNH tại công ty phải đảm bảo đúng chế độ tiền tệ của Nhà Nước, chỉ giữ lại một khoản tiền nhất định ở quỹ nhằm phục vụ nhu cầu chi tiêu thường xuyên, còn lại tất cả phải gửi vào Ngân hàng nhằm mục đích bảo vệ tốt, được Nhà Nước quản lý, điều hòa tránh thất thoát. 2.3.2. Phương pháp kế toán tài sản bằng tiền tại công ty. 2.3.2.1. Chứng từ sử dụng. * Đối với tiền mặt tại quỹ cần sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu thu: Phản ánh số tiền mặt thu nhập quỹ. Phiếu thu do kế toán tổng hợp lập, thủ quỹ thu tiền. Phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan như: người lập phiếu, thủ quỹ, người nộp tiền, giám đốc và kế toán trưởng. Sau khi thu tiền phải đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu. Phiếu thu phải được đánh số trước theo thứ tự. - Phiếu chi: phản ánh số tiền chi ra từ quỹ. Phiếu chi do kế toán tổng hợp lập, thủ quỹ chi tiền. Phiếu chi cũng phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, người nhận tiền, người lập phiếu thì thủ quỹ mới tiến hành chi tiền và ký Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán Chuyên đề thực tập 20 GVHD: PGS.TS Trần Thị Hồng Mai vào phiếu chi. Sau khi chi tiền phải đóng dấu đã chi tiền vào phiếu chi. Phiếu chi phải được đánh số trước theo thứ tự. - Giấy đề nghị tạm ứng: Do người trong công ty có nhu cầu cần tạm ứng tiền để phục vụ công tác lập. Giấy đề nghị tạm ứng phải có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng thì thủ quỹ mới tiến hành chi tiền. * Đối với TGNH cần sử dụng các chứng từ sau: - Giấy báo có: Phản ánh số tiền trong tài khoản TGNH của công ty tăng lên. Chứng từ này do Ngân hàng lập và gửi về cho doanh nghiệp. - Giấy báo nợ: Phản ánh số tiền trong TK TGNH của công ty giảm. Chứng từ này do Ngân hàng lập và gửi về cho doanh nghiệp. - Ủy nhiệm chi: do kế toán tổng hợp lập để đến Ngân hàng yêu cầu Ngân hàng chuyển số tiền trong tài khoản của công ty để thanh toán các khoản nợ. Ủy nhiệm chi phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc và được đóng dấu đầy đủ. Ngoài ra Ngân hàng còn gửi cho doanh nghiệp Sổ phụ: phản ánh tổng hợp tất cả các nghiệp vụ tăng, giảm số tiền trong tài khoảnTGNH của công ty. Một số mẫu chứng từ được thể hiện ở Phụ lục số 04. 2.3.2.2. Tài khoản sử dụng.  TK 111: Tiền mặt - Công dụng: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động quỹ tiền mặt của công ty. - Nội dung và kết cấu: + Bên nợ: phản ánh số tiền mặt thu nhập quỹ . + Bên có: phản ánh số tiền mặt chi ra từ quỹ. + TK này có số dư nợ: Phản ánh số tiền mặt tồn quỹ còn cuối kỳ.  Tài Khoản 112: Tiền gửi Ngân hàng. - Công dụng: Phản ánh số hiện có, sự biến động về số tiền của doanh nghiệp được gửi tại Ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước. + Bên nợ: Phản ánh TGNH tăng. Trường Đại Học Thương Mại Khoa: Kế Toán – Kiểm Toán