Tài liệu Kế toán quản trị với lập dự toán và báo cáo chi phí tại công ty dệt may 29-3

1 Đề tài Kế toán quản trị với việc lập dự toán và báo cáo chi phí tại Công ty Dệt May 29/3 2 MỤC LỤC Lời mở đầu ..........................................................................................................................1 CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ CỦA DOANH NGHIỆP I. Bản chất của kế toán quản trị và kế toán quản trị chi phí ................................................. 2 1. Bản chất của kế toán quản trị ...................................................................................... 2 2. Bản chất của kế toán quản trị chi phí .......................................................................... 2 3. Kế toán quản trị chi phí với chức năng quản lý .......................................................... 3 4. Các kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản trong kế toán quản trị chi phí .....................................4 II. Đặc điểm của chi phí và phân loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất ........................ 5 1. Đặc điểm của chi phí ...................................................................................................5 2. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất ........................................................... 5 III. Nội dung của công tác lập dự toán và báo cáo kiểm soát chi phí trong KTQT chi phí của doanh nghiệp ..............................................................................8 1. Lập dự toán chi phí sản xuất ....................................................................................... 8 2. Kiểm tra, đánh giá thực hiện thực hiện chi phí thông qua các báo cáo bộ phận ................................................................................................................. 11 3. Các phương pháp xác định chi phí trong doanh nghiệp sản xuất ............................. 18 CHƯƠNG II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN VÀ BÁO CÁO KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 A. Giới thiệu khái quát về Công ty Dệt may 29/3............................................................21 I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty Dệt may 29/3................................................21 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dệt may 29/3................................... 21 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Dệt may 29/3................................................... 22 II. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Dệt may 29/3............................ 22 1. Đặc điểm ngành dệt ...................................................................................................23 2. Đặc điểm ngành may mặc ......................................................................................... 23 III. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Dệt may 29/3 ..................................................... 24 1. Tổ chức sản xuất ....................................................................................................... 24 2. Cơ cấu tổ chức quản lý ..............................................................................................27 IV. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Dệt may 29/3 ................................... 28 1. Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................................ 28 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng kế toán ...............................28 3. Hình thức sổ kế toán ................................................................................................. 29 B. Thực trạng về công tác lập dự toán và báo cáo kiểm soát chi phí tại Công ty Dệt may 29/3 .............................................................................................30 1. Công tác lập kế hoạch giá thành tại Công ty Dệt may 29/3 ......................................31 2. Thực hiện kiểm soát chi phí thông qua việc lập báo cáo bộ phận tại công ty ................................................................................................................33 CHƯƠNG III. MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ VỚI CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ VÀ BÁO CÁO KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DỆT MAY 29/3 I. Những ưu điểm và tồn tại của KTQT chi phí tại Công ty Dệt may 29/3 ....................... 45 3 1. Ưu điểm .....................................................................................................................45 2. Nhược điểm ............................................................................................................45 II. Giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí và báo cáo kiểm soát chi phí bộ phận tại Công ty Dệt may 29/3 ................................................................. 46 1. Hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí ....................................................................46 2. Hoàn thiện các báo cáo bộ phận cung cấp thông tin cho yêu cầu quản trị ........................................................................................................................ 54 Kết luận .............................................................................................................................61 4 Lời mở đầu Cùng với sự phát triển và xu thế hội nhập của nền kinh tế nước ta là các yêu cầu về việc có được các thông tin đáng tin cậy được xử lý có hiệu quả nhất. Đây là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý đó kế toán quản trị ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý ra các quyết định trong hoạt động kinh doanh của mình. Đặc biệt tại các doanh nghiệp sản xuất những mặt hàng có tính cạnh tranh cao, kế toán quản trị chi phí là nội dung có ý nghĩa quan trọng hàng đầu. Ngành Dệt may nói chung và Công ty Dệt May 29/3 (HACHIBA) nói riêng đã và đang chịu áp lực cạnh tranh rất lớn từ sau 31/12/2004 khi thị trường Dệt may hội nhập hoàn toàn. Trong điều kiện Việt Nam chưa là thành viên của WTO sẽ khiến cho hàng dệt may xuất khẩu mất đi lợi thế mà các thành viên WTO được hưởng nhất là sự cạnh tranh từ các nước xuất khẩu lớn như: Trung Quốc, Ấn Độ. Do đó để tồn tại và phát triển chỉ có những sản phẩm có sức cạnh tranh cao, giá cả phù hợp mới có cơ may chiếm lĩnh được thị trường. Vấn đề trước mắt cần đặt ra cho Công ty Dệt May 29/3 là phải kiểm soát được chi phí. Chính vì lẽ đó mà trong thời gian gần đây Công ty Dệt May 29/3 bước đầu tổ chức công tác kế toán quản trị mà tập trung vào công tác kế toán quản trị chi phí. Tuy nhiên trên thực tế từ trong phương hướng, xây dựng đến tổ chức thực hiện thì kế toán quản trị chi phí vẫn chưa có vị thế xứng đáng với vai trò và vị trí của nó trong quản trị doanh nghiệp hay nói cách khác là nó chưa được vận dụng và tổ chức thực hiện tại công ty với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế và cung cấp thông tin kinh tế bởi lẻ nó còn mang nặng nội dung của KTTC, tự phát theo yêu cầu quản lý của đơn vị mà chưa có một bộ phận chuyên trách thực hiện. Xuất phát từ nhu cầu khách quan về mặt lý luận và thực tiễn trong quá trình thực tập em xin chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí tại Công ty Dệt May 29/3". 5 CHƯƠNG I NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ I. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ: 1. Bản chất của kế toán quản trị và kế toán quản trị chi phí: 1.1. Bản chất của kế toán quản trị: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kế toán quản trị nhưng nếu đứng trên góc độ sử dụng thông tin để phục vụ cho chức năng quản lý thì: "Kế toán quản trị là một chuyên ngành kế toán thực hiện việc ghi chép, đo lường, tính toán, thu thập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế có thể định hướng nhằm phục vụ chủ yếu cho các nhà quản trị trong quá trình hoạch định, kiểm soát và ra quyết định kinh doanh". Qua đó ta thấy rõ bản chất của kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống kế toán nhằm cung cấp thông tin chủ yếu cho các nhà quản trị nội bộ ở mỗi tổ chức. Kế toán quản trị không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin hướng về tương lai các nhà KTTC không thể đảm trách được. Đó là những thông tin được xử lý dựa vào những thành tựu của công cụ quản lý, phương tiện tính toán hiện đại nhằm tăng cường tính linh hoạt, kịp thời, hữu ích nhưng đơn giản. Đồng thời kế toán quản trị hợp nhất với KTTC làm cho quy trình công việc kế toán hoàn thiện và phong phú hơn. 1.2. Bản chất của kế toán quản trị chi phí: Thông qua quá trình hình thành và phát triển của kế toán quản trị thì chúng ta nhận ra rằng kế toán quản trị chi phí trước hết phải là kế toán chi phí. Nếu như những thông tin mà kế toán chi phí cung cấp là những thông tin đã xảy ra trước đó thông qua việc lập các báo cáo chi phí và giá thành nhằm kiểm soát chi phí và hạ giá thành thì thông tin mà kế toán quản trị chi phí cung cấp bao gồm cả thông tin quá khứ và những thông tin có tính dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán chi phí trên cơ sở các định mức chi phí làm căn cứ đề ra các quyết định thích hợp về giá bán, ký kết hợp đồng, tự làm hay mua ngoài, có nên ngừng sản xuất hay không. Khác với KTTC, kế toán quản trị chi phí đơn thuần nhận thức chi phí như KTTC, chi phí ở kế toán quản trị còn được nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định. Kế toán quản trị chi phí nhấn mạnh đến tính dự báo của thông tin và trách nhiệm của nhà quản trị các cấp nhằm gắn trách nhiệm của họ với chi phí phát sinh thông qua hệ thống thông tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm quản lý chi phí được hìnhthành trong đơn vị. Kế toán quản trị chi phí sẽ cung cấp thông tin về lượng chi phí bỏ ra như thế nào khi có sự thay đổi về lượng sản xuất, khi có sự thay đổi hay biến động chi phí thì sẽ ảnh hưởng như thế nào đến lợi nhuận và ai sẽ là người đứng ra gánh chịu trách nhiệm về sự thay đổi đó và giải pháp cần được đưa ra để điều chỉnh kịp thời. Điều này cho thấy kế toán 6 quản trị chi phí mang nặng bản chất của kế toán quản trị hơn là kế toán chi phí thuần tuý. 2. Kế toán quản trị chi phí với chức năng quản lý: Thông tin kế toán cung cấp về bản chất thường là thôngtin kinh tế tài chính định lượng và thông tin này giúp cho các nhà quản trị hoàn thành các chức năng lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định vai trò của thông tin kế toán về chi phí với nhà quản trị có thể biểu hiện qua những vấn đề cơ bản sau: - Với chức năng lập kế hoạch: nhà quản trị phải thiết lập các loại dự toán, kế hoạch như: chiến lược sản xuất kinh doanh, dự toán ngân sách hoạt động hàng năm. Các kế hoạch dự toán được thực hiện dưới sự điều khiển của trưởng phòng kế toán và sự giúp đỡ của nhân viên kế toán. Ví dụ thông qua dự toán nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung... giúp nhà quản trị tiên liệu, liên kết các nguồn lực và hạn chế rủi ro trong kinh doanh để đảm bảo lợi nhuận trong kỳ. - Với chức năng tổ chức và điều hành: là quá trình tạo ra cơ cấu mói quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức cùng phối hợp để đạt được mục tiêu chung của tổ chức kế toán quản trị chi phí cung cấp thông tin để thực hiện chức năng này thông qua việc thiết lập các bộ phận, xác lập quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong bộ máy hoạt động của tổ chức để giám sát việc thực hiện các kế hoạch chi phí đã đề ra trong từng khâu, từng bước công việc. - Với chức năng kiểm tra: khi kế hoạch đã được lập để đảm bảo tính khả thi đòi hỏi phải so sánh với thực tế. Kế toán quản trị chi phí sẽ cung cấp cho nhà quản trị những thông tin thực tế, thông tin chênh lệch giữa thực tế với kế hoạch. Ví dụ: báo cáo chi phí, báo cáo tình hình thực hiện định mức. Nếu giữa báo cáo thực hiện với mục tiêu đề ra có sự sai biệt lớn thì phải tiến hành điều tra để tìm hiểu nguyên nhân nhằm tìm ra hướng giải quyết. - Với chức năng ra quyết định: Để có thông tin thích hợp đáp ứng nhu cầu ra quyết định của các nhà quản trị, kế toán quản trị chi phí sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết thích hợp rồi tổng hợp trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu giải trình cho các nhà quản trị. Kế toán quản trị chi phí không chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin, số liệu mà còn phải thực hiện với phân tích, đánh giá và nêu lên kiến nghị, đề xuất tư vấn cho các nhà quản trị ra các quyết định phù hợp. 3. Các kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản trong kế toán quản trị chi phí: Có bốn phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ cơ bản: - Thiết kế thông tin thành dạng so sánh được: Thông tin sẽ không phát huy hết tác dụng của nó nếu không có tiêu chuẩn để so sánh. Do vậy kế toán quản trị phải thiết kế thông tin dưới dạng những báo cáo có thể so sánh được làm cho thông tin có ích với nhà quản trị. - Nhận diện và các cách phân loại chi phí: Nhận diện các cách phân loại chi phí sao cho thích hợp và hữu ích, là một phương 7 pháp kỹ thuật nghiệp vụ của kế toán quản trị. Chi phí được phân loại theo nhiều cách khác nhau nhằm thoả mãn yêu cầu của các nhà quản trị. - Sử dụng các kỹ thuật phân tích để cung cấp các thông tin có dạng đặc thù: phương pháp so sánh, phương pháp xác định các nhân tố ảnh hưởng.... - Trình bày thông tin dưới dạng mô hình, phương trình, đồ thị: đây là cách trình bày dễ thấy, dễ hiểu, và rõ ràng nhất các mối quan hệ và xu hướng biến động của thông tin đang nghiên cứu. II. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT: 1. Bản chất của chi phí: Chi phí được định nghĩa theo nhiều phương diện khác nhau. Chi phí có thể hiểu một cách trừu tượng là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, hoặc chi phí là những phí tổn về nguồn lực, tài sản cụ thể sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Những nhận thức về chi phí có thể khác nhau về quan điểm hình thức thể hiện chi phí nhưng tất cả đều thừa nhận một vấn đề chung, chi phí là phí tổn về tài nguyên, vật chất, lao động và phải phát sinh gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh. Đây chính là bản chất kinh tế của chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu như chi phí trong KTTC được đặt trong mối quan hệ với tài sản, vốn sở hữu của doanh nghiệp và thường phải đảm bảo bởi những chứng cứ nhất định (chứng từ) chứng minh là phí tổn thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì đứng trên phương diện kế toán quản trị thì chi phí được nhận thức theo phương pháp nhận diện thông tin ra quyết định với lý do này thì chi phí có thể là những phó tổn thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chi phí cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một hoạt động sản xuất kinh doanh, những phí tổn mất đi do lựa chọn phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh. Như vậy trong kế toán quản trị, khi nhận thức chi phí cần chú ý đến sự lựa chọn, so sánh theo mục đích sử dụng, ra quyết định kinh doanh hơn là chú trọng vào các chứng cứ. 2. Phân loại chi phí trong doanh nghiệp sản xuất: Có nhiều cách phân loại chi phí theo các tiêu thức khác nhau: 2.1. Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế ban đầu: Bao gồm: - Chi phí nhân công. - Chi phí nguyên vật liệu: nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, chi phí nguyên vật liệu khác... - Chi phí công cụ dụng cụ. - Chi phí khấu hao TSCĐ. - Chi phí dịch vụ thuê ngoài. - Chi phí khác bằng tiền. 2.2. Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế (theo khoản mục): 8 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung. - Chi phí bán hàng. - Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khác. 2.3. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ tính kết quả: - Chi phí thời kỳ. - Chi phí sản phẩm. 2.4. Phân loại chi phí theo phương pháp quy nạp: - Chi phí trực tiếp. - Chi phí gián tiếp. 2.5. Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động: Đây là cách phân loại phổ biến nhất trong kế toán quản trị. Theo tiêu thức này, chi phí trong kỳ kế toán bao gồm: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp: 2.4.1. Biến phí: Biến phí là những chi phí nếu xét về tổng số sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với mức hoạt động có thể là số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ., số giờ máy vận hành. Ngược lại nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì biến phí là một hằng số. Trong một doanh nghiệp sản xuất, biến phí tồn tại khá phổ biến như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí năng lượng. Nếu khảo sát tỉ mẻ về biến phí, nhận thấy rằng biến phí tồn tại dưới nhiều hình thức ứng xử khác nhau: - Biến phí thực thụ: là biến phí mà sự biến động của chúng thay đổi tỉ lệ thuận và biến động tuyến tính với mức độ hoạt động như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp... Với các ứng xử tuyến tính theo biến động đơn vị và mức độ hoạt động nên điều quan tâm và để kiểm soát tốt hơn biến phí thực thụ, chúng ta không chỉ kiểm soát tổng số mà còn phải kiểm soát tốt biến phí trên một đơn vị mức độ hoạt động (định mức biến phí) ở các mức độ khác nhau. Xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí thực thụ sẽ là tiền đề tiết kiệm, kiểm soát cách thức ứng xử của biến phí thực thụ. - Biến phí cấp bậc: là những biến phí mà sự thay đổi của chúng chỉ xảy ra khi mức độ hoạt động đạt đến một giới hạn, phạm vi nhất định. Ví dụ: chi phí lương thợ bảo trì, chi phí điện năng... những chi phí này cũng thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động nhưng chỉ khi quy mô sản xuất, mức độ hoạt động của máy móc thiết bị tăng giảm đến một giới hạn nhất định. Biến phí cấp bậc: thay đổi theo từng bậc vì vậy để tiết kiệm và kiểm soát tốt biến phí cấp bậc cần phải: - Xây dựng, hoàn thiện định mức biến phí cấp bậc ở từng cấp bậc tương ứng. 9 - Lựa chọn mức độ hoạt động thích hợp để đạt được một tỷ lệ biến phí cấp bậc tiết kiệm nhất cho phép trong từng phạm vi. 2.4.2. Định phí: Định phí là những chi phí mà xét về tổng số ít thay đổi hoặc không thay đổi theo mức độ hoạt động nhưng nếu xét trên một đơn vị mức độ hoạt động thì tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Tuy nhiên cũng cần phải lưu ý là những đặc điểm trên của định phí chỉ thích hợp trong từng phạm vi nhất định. Một khi mức độ hoạt động vượt khỏi giới hạn nhất định thì nó có thể xuất hiện những thay đổi đột biến. Khảo sát tỉ mỉ về định phí, nhận thấy định phí tồn tại dưới nhiều hình thức ứng xử khác nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. a. Định phí bắt buộc: là những loại chi phí liên quan đến sử dụng tài sản dài hạn như: khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo dưỡng... hai đặc điểm cơ bản của định phí bắt buộc là: + Chúng tồn tại lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Chúng không thể cắt giảm toàn bộ trong một thời gian ngắn. Với những đặc điểm trên, việc dự báo và kiểm soát định phí bắt buộc từ lúc khởi đầu xây dựng, triển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp phải hướng đến mục tiêu lâu dài. b. Định phí không bắt buộc: còn được xem như định phí quản trị. Chi phí này phát sinh gắn liền với quyết định hàng năm của nhà quản trị như: chi phí quảng cáo, nghiên cứu, giao tế. Về phương diện quản lý, nhà quản trị không bị ràng buộc nhiều bởi quyết định về định phí không bắt buộc. Định phí không bắt buộc có bản chất ngắn hạn trong những trường hợp cần thiết có thể bị cắt giảm. 2.4.3. Chi phí hỗn hợp: Là những chi phí bao gồm hỗn hợp cả biến phí và định phí. Ở một mức độ hoạt động nào đó, chi phí hỗn hợp là định phí, thể hiện đặc điểm của định phí ở mức độ hoạt động khác, nó có thể bao gồm cả định phí và biến phí. Vì vậy để quản lý chi phí hỗn hợp phải kết hợp hai phạm vi ứng xử tương ứng, phải cân nhắc, khảo sáy chi tiết, tỉ mỉ tính hữu dụng của chi phí hỗn hợp trong tương lai để tránh lãng phí, khi tiến hành phải tăng công suất hoạt động để đơn giá bình quân của chúng giảm xuống. Để xác định các thành phần biến phí và định phí trong chi phí hỗn hợp theo từng phạm vi hoạt động, có thể dùng các mô hình toán học để kiểm định, phân tích hoặc thực nghiệm. Dưới đây là các phương pháp cơ bản thường được sử dụng: - Phương pháp cực đại - cực tiểu: còn được gọi là phương pháp chênh lệch, phương pháp này phân tích chi phí hỗn hợp dựa trên cơ sở khảo sát chi phí hỗn hợp ở điểm có mức độ hoạt động cao nhất và điểm có mức độ hoạt động thấp nhất. Chênh lệch chi phí giữa hai mức độ hoạt động được chia cho mức gia tăng mức độ hoạt động vì định mức biến phí đơn vị và tổng biến phí. Sau đó loại trừ biến phí, chính là định phí trong thành phần chi phí hỗn hợp. - Phương pháp bình phương bé nhất. - Phương pháp đồ thị phân tán. 10 2.5. Các nhận diện khác về chi phí: - Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được. - Chi phí chênh lệch - Chi phí chìm - Chi phí cơ hội III. NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT: 1. Lập dự toán chi phí sản xuất : 1.1. Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp: Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp được lập dựa trên cơ sở dự toán sản xuất và định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhằm xác định nhu cầu về lowngj và giá đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất và dự toán về lịch thanh toán tiền mua nguyên vật liệu. Dự toán chi phí sản xuất là phương tiện thông tin cung cấp cho các chức năng hoạch định và kiểm soát chi phí của nhà quản trị nhằm đo lường, chấn chỉnh quá trình tổ chức thực hiện chi phí trong từng bộ phận cụ thể đảm bảo cho quá trình thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm các dự toán sau: Dự toán lượng NVL trực tiếp mua = Dự toán NVLTT dùng cho sản xuất = Dự toán NVLTT tồn kho cuối kỳ Dự toán lượng NVLTT mua Dự toán giá mua NVLTT = Dự toán tiền thanh toán NVLTT + Dự toán giá mua NVLTT x x - Dự toán NVLTT tồn kho đầu kỳ Định mức giá NVLTT Tỷ lệ thanh toán tiền trong từng kỳ 1.2. Dự toán nhân công trực tiếp: Dự toán thời gian động (giờ) Dự toán CPNC trực tiếp lao = = Dự toán CPSX Dự toán thời gian lao động x x Định mức thời gian sản xuất sản phẩm Định mức giá của mỗi đơn vị thời gian lao động 1.3. Dự toán chi phí sản xuất chung: Dự toán chi phí sản xuất chung: bao gồm dự toán biến phí sản xuất chung và dự toán chi phí sản xuất chung. 1.3.1. Dự toán biến phí sản xuất chung: Trường hợp biến phí sản xuất chung được xây dựng theo từng yếu tố chi phí (chi 11 phí vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp...) theo mỗi đơn vị hoạt động thì quá trình lập dự toán biến phí sản xuất chung được thực hiện tương tự như dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp. Ví dụ: biến phí sản xuất chung cho 1 giờ máy hoạt động là 2000đ, dự toán số giờ máy hoạt động trong kỳ là 6000 giờ, dự toán biến phí sản xuất chung là 6000 x 2000 = 12.000.000đ - Trường hợp biến phí sản xuất chung được xác định bằng một tỷ lệ trên biến phí trực tiếp thì dựa vào dự toán biến phí trực tiếp, tỷ lệ biến phí sản xuất để lập dự toán biến phí sản xuất chung. Dự toán biến phí xuất chung sản = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí sản xuất chung 1.3.2. Dự toán định phí sản xuất chung: Đối với các yếu tố định phí sản xuất chung bắt buộc, căn cứ vào định phí sản xuất chung hàng năm chia đều cho 4 quý để xác định định phí sản xuất chung hàng quý. Đối với các yếu tố định phí sản xuất chung tuỳ ý, căn cứ vào hành động nhà quản trị xác định đó ta xác định được: Dự toán chi phí sản xuất chung = Dự toán biến phí sản xuất chung + Dự toán định phí sản xuất chung Dự toán số lượng sản phẩm tiêu thụ x Định mức biến phí bán hàng 1.4. Dự toán chi phí bán hàng: Dự toán biến phí bán hàng = 1.4.2. Dự toán định phí bán hàng: Dự toán định phí bán hàng được lập tương tự như lập dự toán định phí sản xuất chung. Điều này có nghĩa là dự toán định phí bán hàng chính là tổng hợp dự toán định phí bắt buộc và định phí quản trị cần thiết cho kỳ bán hàng. Từ đó ta xác định: Dự toán chi phí bán hàng = Dự toán biến phí bán hàng Dự toán định phí bán hàng + 1.5. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 1.5.1. Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp: Dự toán biến phí quản lý doanh nghiệp = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí quản lý doanh nghiệp 1.5.2. Dự toán định phí quản lý doanh nghiệp: Tương tự như dự toán định phí sản xuất chung: Vậy: Dự toán chi phí quản lý = Dự toán biến phí quản lý + Dự toán định phí 12 doanh nghiệp doanh nghiệp quản lý DN Từ đầu đến giờ chúng ta giả định làm việc với ngân sách cố định nghĩa là các chi phí dự báo trong kỳ được giữ nguyên không đòi bất chấp mọi việc xảy ra trong thời kỳ đó. Mặc dù được lập tương đối đơn giản. Tuy nhiên nó không cung cấp đủ thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau, nhất là khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh về quy mô, mức độ hoạt động để thích ứng với tình hình thực tế của thị trường. Vì vậy dự toán linh hoạt ra đời đã giúp cho nhà quản trị có nhiều thông tin hơn để ứng phó với các tình huóng sản xuất kinh doanh khác nhau. Dự toán linh hoạt là dự toán được lập tương ứng với nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Việc đầu tiên phải làm khi hoạch định chi phí linh hoạt là phân loại chi phí thành: - Chi phí cố định. - Chi phí biến đổi. Ví dụ: Biến phí sản xuất: 50 triệu Chi phí cố định : 50 triệu => Biến phí đơn vị: 2000 sản phẩm 50 = 25.000 đồng/sản phẩm 2000 Ngân sách linh hoạt: Ngân sách 1 Ngân sách 2 Sản phẩm/ tiêu thụ 2000 3000 chi phí 100 (50 + 25.000 x 3.000) 125 triệu Báo cáo kiểm soát thực hiện ngân sách: SX/ tiêu thụ (đvsp) Ngân sách Thực tế Biến động chi phí (đồng 2700 2700 0 (50tr+25000x2700) 130tr (130-117,5) = 12,5tr. Bất 117,5tr lợi 2. Kiểm tra, đánh giá thực hiện chi phí thông qua các báo cáo bộ phận Kiểm tra đánh giá việc thực hiện chi phí là yêu cầu cần thiết đối với doanh nghiệp. Thông qua quá trình kiểm soát chi phí giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận, nâng cấp hiệu quả sản xuất kinh doanh. Qua việc phân tích tình hình biến động chi phí có thể xác định được các khả năng tiềm tàng, các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng giảm chi phí thực tế so với chi phí tiêu chuẩn đặt ra trước đó từ đó để ra các giải pháp khắc phục những tồn tại, khai thác khả năng tiềm tàng góp phần tiết kiệm chi phí. Chi phí sản xuất kinh doanh rất đa dạng, phong phú bao gồm nhiều loại, mỗi loại có đặc điểm vận động yêu cầu quản lý khác nhau. Để tạo điều kiện kiểm soát chi phí và khai thác tốt hơn những tiềm năng trong hoạt động thì chúng ta cần phải đi sâu vào công tác phân tích tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất theo từng khoản mục chi phí để hướng đến việc đánh giá những nguồn gốc, nguyên nhân, trách nhiệm trong việc thực hiện dự toán. Quá trình tính toán phân tích có thể thiết lập thành các bảng biểu phân tích thích hợp để hệ thống thông tin sự tác động của các nhân tố để thuận lợi cho quá trình đánh giá. 2.1. Báo cáo về nguyên vật liệu trực tiếp 13 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm chi phí nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, kể cả bán thành phẩm mua ngoài dùng trực tiếp để sản xuất ra sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm trong ngành công nghiệp nhẹ cho nên việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có ý nghĩa lớn đến việc hạ giá thành. CPNVLTT = SLSPSX x Định mức tiêu hao NVLTT x Đơn giá mua Do đó mà chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng của 3 nhân tố: - Số lượng sản phẩm sản xuất . - Định mức tiêu hao. - Đơn giá mua. Tuy nhiên, sự tăng giảm của chi phí sản xuất không phản ánh kết quả tiết kiệm hay lãng phí, vì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí khả biến nên sản phẩm sản xuất tăng thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tăng và ngược lại. vì vậy cần phải đảm bảo sự phối hợp một cách chặt chẽ giữa khâu sản xuất và khâu tiêu thụ đảm bảo chi phí tồn kho tối thiểu. Vì vậy để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì chúng ta cần phải kiểm soát được định mức tiêu hao nguyên vật liệu và đơn giá nguyên vật liệu. Để làm rõ mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng loại sản phẩm, tỏng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của doanh nghiệp giúp cho nhà quản trị trong việc kiểm soát chi phí chúng ta có thể xây dựng bảng báo cáo và phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như sau: 14 BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Chỉ tiêu Dự toán Sản phẩm A Thực Chênh hiện lệch Mức độ ảnh hưởng Dự toán Sản phẩm B Thực Chênh hiện lệch Mức độ ảnh hưởng Sản phẩm ... 1. Số lượng SPSX 2. Định mức tiêu hao NVL - Vật liệu X - Vật liệu Y .... 3. Đơn giá NVL - Vật liệu X - Vật liệu Y .... Để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ta có thể sử dụng các phương pháp kỹ thuật tính toán như phương pháp so sánh, phương pháp thay thế liên hoàn. Thông qua bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chỉ ra những biến động bất lợi hay thuận lợi của định mức tiêu hao nguyên vật liệu và giá cả nguyên liệu từ đó bộ phận quản lý phải có trách nhiệm giải thích rõ nguyên nhân chủ quan hay khách quan tác động đến sự biến động này và đồng thời đề ra các giải pháp thích hợp để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu ở đầu vào và khai thác các khả năng còn tiềm tàng. 15 2.2. Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là biểu hiện bằng tiền khoản hao phí về lao động sống mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất bao gồm: tiền lương chính, tiền lương phụ, các khoản phụ cấp theo lương và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ được trích theo tỷ lệ trên tiền lương và tính vào chi phí. Do chi phí nhân công trực tiếp là chi phí khả biến nên mức độ hoạt động tăng lên, chi phí tăng lên và ngược lại. Thông qua quá trình phân tích chi phí nhân công trực tiếp giúp cho nhà quản trị kiểm sóat chi phí hiệu quả hơn. Ta có: Giá trị sản xuất Tổng CPNCTT = x CP nhân công bình quân Năng suất LĐ Do vậy khi phân tích chi phí nhân công trực tiếp cần phải so sánh chi phí nhân công với đại lượng kết quả hoàn thành như chỉ tiêu số lượng sản phẩm, giá trị sản xuất hay doanh thu, so sánh mức độ tăng năng suất lao động với mức độ tăng của chi phí nhân công bình quân cho thấy việc tuyển dụng và sử dụng lao động có hiệu quả hơn, lao động đem lại nhiều lợi ích hơn và ngược lại. Như chúng ta đã biết hệ thống các báo cáo về lao động hiện nay tại các doanh nghiệp chỉ mới tập trung vào việc cung cấp thông tin cho việc tính lượng chứ chưa đi vào phân tích và đánh giá nguyên nhân của những biến động của chi phí lao động theo hướng bất lợi hay có lợi. Để đáp ứng yêu cầu trên thì chúng ta có thể áp dụng bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp theo mẫu sau: BẢNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Mức độ Kế Thực Mức Tỷ lệ (%) ảnh hưởng hoạch tế năm chênh Chỉ tiêu chênh lệch năm X1 X1 lệch () 1. Giá trị sản xuất 2. Tổng CPNCTT 3. Số lao động bình quân 4. CPNC BQ cho một lao động 5. năng suất lao động bình quân 6. Tỷ trọng CPNCTT (%) Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố được xác định như sau: 1 TCPNCTT - GTSX = (GTSX1 - GTSX0) x x CPNC0 NSLÂ 0 TCPNCTT - NSLĐ = GTSX1 x ( 1 1  ) x CPNC0 NSLÂ 1 NSLÂ 0 1 x (CPNC1 - CPNC0) NSLÂ 1 Thông qua số liệu trên bảng cho thấy việc sử dụng lao động chi trả lương của doanh nghiệp thực tế có hiệu quả so với kế hoạch hay không có đảm bảo kết hợp lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của người lao động hay không. Đồng thời cũng cho thấy doanh nghiệp có tiết kiệm hay lãng phí chi phí nhân công trực tiếp từ đó chỉ có các nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên. 2.3. Báo cáo về chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ và quản lý liên quan đến quá trình TCPNCTT - CPNC = GTSX1 x 16 phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất. Đây là khoản mục chi phí được cấu thành từ nhiều yếu tố chi phí có đặc điểm vận động khác nhau và được nhiều người quản lý khác nhau. Sự phát sinh của chi phí sản xuất chung có thể gắn liền với mức độ hoạt động khác nhau như số lượng sản phẩm sản xuất, số giờ lao động, số giờ hoạt động của máy móc thiết bị. Với sự phức tạp của chi phí sản xuất chung, việc phân tích chi phí này có nhiều hướng tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên để đánh giá mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí sản xuất chung nhằm kiểm soát chi phí sản xuất chung, doanh nghiệp có thể phân tích tổng hợp trên bảng kê phân tích như sau: 17 BẢNG KÊ PHÂN TÍCH CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Mức độ ảnh hưởng Dự toán Tổng Thực Dự Chênh Chênh lệch điều chênh Chỉ tiêu tế toán lệch do do khối chỉnh lệch giá lượng 1. Biến phí SXC - CP vật liệu - Nhiên liệu - Công cụ - Tiền lương .......................... 2. Định phí SX chung - Vật liệu gián tiếp - Tiền lương - Khấu hao TSCĐ - Tiền thuê nhà xưởng - Tiền bảo hiểm tài sản .......................... Mức hoạt động thực tế * Chênh lệch do giáMức = hoạt động thực tế - x Đơn giá dự toán x Đơn giá thực tế * Chênh lệch do khối lượng Mức độ HĐ thực tế = x Đơn giá dự toán - Mức độ HĐ tiêu chuẩn x Đơn giá dự toán Bảng phân tích chi phí sản xuất chung cho thấy chi phí sản xuất chung biến động theo chiều hướng có lợi hay bất lợi qua đó tìm hiểu nguyên nhân chủ quan hay khách quan dẫn đến sự biến động đó và đề ra các giải pháp nhằm kiểm soát tốt các chi phí sản xuất chung phát sinh. 2.4. Lập báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận theo phương pháp số dư đảm phí Báo cáo bộ phận là một bộ phận cung cấp thông tin doanh thu, chi phí, lợi nhuận trong nội bộ của doanh nghiệp. Báo cáo bộ phận được thành lập theo mô hình ứng xử chi phí, nghĩa là toàn bộ chi phí phát sinh phải tách ra thành biến phí và định phí nhằm tạo điều kiện thuận lợi để nhận thức về cách ứng xử chi phí với những mức độ hoạt động khác nhau. Báo cáo bộ phận phản ánh kết quả kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp và các bộ phận trong tổ chức cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp hoặc kết quả kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp với các sản phẩm, dịch vụ, khu vực kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo bộ phận cũng có thể thể hiện thu nhập, chi phí, kết quả một khu vực, một đơn vị, phòng ban hay một mặt hoạt động nào đó trong doanh nghiệp. Báo cáo bộ phận có thể được xây dựng gợi ý dưới những hình thức sau: 1. Thể hiện các chỉ tiêu theo tổng giá trị và tỷ lệ: Toàn công ty Bộ phận (SP, Bộ phận (SP, (bộ phận) khu vực) khu vực) Chỉ tiêu Số Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ Tỷ lệ tiền 1. Doanh thu 18 2. Các khoản giảm trừ DT 3. Biến phí bộ phận 4. Số dư đảm phí 5. Định phí bộ phận 6. Số dư bộ phận (LN bộ phận) 7. Chi phí cấp trên phân bổ 8. Lợi nhuận sau phân bổ chi phí cấp trên Ngày .... tháng .... năm .......... Kế toán phụ trách Giám đốc Với hình thức báo cáo theo tổng giá trị và tỷ lệ giúp nhà quản trị có những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản trị như tổng mức giá trị và tỷ lệ của doanh thu biến phí, số dư đảm phí, định phí từng cấp, lợi nhuận từng phạm vi. 19 2. Hình thức thứ hai: Thể hiện các chỉ tiêu theo giá trị và đơn vị: Toàn công Bộ phận sản phẩm, Bộ phận (sản phẩm, ty (bộ phận) khu vực khu vực) Chỉ tiêu Số tiền Số tiền Đơn vị Số tiền Đơn vị 1. Doanh thu 2. Các khoản giảm trừ DT 3. Biến phí bộ phận 4. Số dư đảm phí 5. Định phí bộ phận 6. Số dư bộ phận (LN bộ phận) 7. Chi phí cấp trên phân bổ 8. Lợi nhuận sau phân bổ chi phí cấp trên Ngày .... tháng .... năm .......... Kế toán phụ trách Giám đốc Với hình thức báo cáo thể hiện theo tổng giá trị và đơn vị giúp nhà quản trị có những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản trị như tổng mức giá trị và giá trị đơn vị của doanh thu, biến phí, số dư đảm phí, định phí từng cấp, lợi nhuận từng phạm vi. 3. Các phương pháp xác định chi phí trong doanh nghiệp sản xuất: Phương pháp xác định chi phí là phương pháp tổng hợp các chi phí có liên quan đến việc sản xuất và tth sản phẩm (hay còn gọi là phương pháp tính giá). Mục đích của việc tổng hợp chi phí nhằm cung cấp thông tin về chi phí đơn vị cần thiết cho nhà quản trị để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Định giá bán sản phẩm, định giá hàng tồn kho cuối kỳ, xác định kết quả kinh doanh trong kỳ và là cơ sở cho các nhà quản trị lập các dự toán chi phí ở các mức hoạt động khác nhau, đồng thời làm căn cứ để đánh giá chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh. Để xác định chi phí đơn vị cho từng loại sản phẩm kế toán quản trị có thể sử dụng phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp toàn bộ. 3.1. Xác định chi phí theo phương pháp toàn bộ: Phương pháp này dự trên cơ sở coi các chi phí của quá trình sản xuất như là các chi phí sản xuất mà không cần quan tâm là nó có bản chất khả biến hay là bất biến. Chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung bất biến và khả biến. Chi phí sản xuất trên báo cáo kết quả = Tổng chi phí SX trong kỳ Mức hoạt động SX trong kỳ x Mức độ tiêu thụ trong kỳ Do nhu cầu phải kịp thời có số liệu chi phí đơn vị để đánh giá công việc hoàn thành 20 và cho các quyết định kinh doanh khác mà chi phí sản xuất chung đến cuối kỳ mới tập hợp được, nên các doanh nghiệp ước tính chi phí sản xuất chung ngay từ đầu và dựa vào mức sản lượng dự kiến để tiến hành phân bổ mức chi phí sản xuất chung ước tính. Đến cuối kỳ xử lý chênh lệch chi phí sản xuất chung. Có hai trường hợp. - Chi phí sản xuất chung thực tế lớn hơn chi phí sản xuất chung ước tính trường hợp này làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận. - Ngược lại chi phí sản xuất chung thực tế nhỏ hơn chi phí sản xuất chung ước tính trường hợp này ghi giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Phương pháp tính giá toàn bộ cung cấp số liệu cho các doanh nghiệp lập các báo cáo tài chính theo quy định, song xét về góc độ quản trị phương pháp này không đáp ứng được yêu cầu cho các nhà quản trị trong việc lập các kế hoạch linh hoạt đáp ứng nhu cầu thông tin về chi phí đơn vị trong các tình huống quy mô sản xuất khác nhau và các quyết định về giá bán sản phẩm với mức sản lượng khác nhau. Phương pháp tính chi phí thứ hai sẽ giúp các doanh nghiệp khắc phục được hạn chế này. Đó là phương pháp tính chi phí trực tiếp. 3.2. Xác định chi phí theo phương pháp trực tiếp: Phương pháp xác định chi phí toàn bộ là phương pháp phân bổ một phần chi phí sản xuất chung bất biến cho từng đơn vị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ cùng với chi phí khả biến. Chi phí đơn vị sản phẩm bao gồm cả chi phí sản xuất chung khả biến và bất biến. Khác với phương pháp trên, theo phương pháp tính giá trực tiếp thì chỉ có những chi phí của quá trình sản xuất mà trực tiếp biến động theo hoạt động sản xuất mới được xem là chi phí sản xuất. Như vậy sẽ bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung khả biến. Chi phí sản xuất chung bất biến không được xem là chi phí sản xuất theo phương pháp này. Đúng hơn là chúng được xem như là chi phí thời kỳ và được trừ ra khỏi thu nhập như chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Vì vậy trong giá trị hàng tồn kho của điưn vị sản phẩm theo phương pháp trực tiếp không chứa đựng một yếu tố nào của chi phí sản xuất bất biến. Phương pháp trực tiếp chỉ tính các biến phí nguyên liệu, biến ;phí nhân công và biến phí sản xuất chung nên có thể cung cấp thông tin nhanh về chi phí đơn vị cho các nhà quản trị trong việc ra quyết định ngắn hạn như: các quyết định về giá bán sản phẩm, lập dự toán nhanh hay quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thêm một đơn đặt hàng. Nếu như công tác lập báo cáo bộ phận đánh giá trách nhiệm quản lý và các phương pháp xác định chi phí cung cấp thông tin cho chức năng kiểm tra và đánh giá chi phí thì phân tích thông tin chi phí là một trong những nội dung của kế toán quản trị chi phí trong việc cung cấp thôngtin cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị. 4. Phân tích thông tin chi phí phục vụ quá trình ra quyết định của nhà quản trị: 4.1. Phân tích hoà vốn: Điểm hoà vốn là cơ sở giúp cho nhà quản trị xây dựng kế hoạch và xác định các phương án kinh doanh một cách chủ động để đạt được kết quả dự kiến trong những điều kiện nhất định về doanh thu, giá bán, chi phí... Trên cơ sở số liệu chi phí đã phân tích thành biến phí và định phí, ta thực hiện một số nội dung phân tích sau: