Tài liệu Kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại thiên hưng

SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 LỜI CẢM ƠN  Em rất vinh dự và tự hào khi mình là một sinh viên khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Thương Mại. Tại đây, em được học tập, rèn luyện và hoạt động trong môi trường năng động, một môi trường giáo dục tiên tiến. Để được như ngày hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành bố mẹ, gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện về vật chất cũng như tinh thần để em phấn đấu học tập, rèn luyện được như ngày hôm nay. Em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là các thầy cô giáo khoa Kế toán – Kiểm toán đã tận tình dạy bảo, giúp đỡ, không những đã truyền đạt cho em khối kiến thức nền tảng mà còn truyền đạt cho em những kinh nghiệm sống, tư tưởng tư duy, thổi vào em ngọn lửa kinh doanh… làm hành trang cho em bước vào đời. Để có thể hoàn thành được chuyên đề thực tập tốt nghiệp này em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo PGS.TS Đoàn Vân Anh đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo cho em trong suốt quá trình thực tập. Cuối cùng, em cũng xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng, đặc biệt là các cô chú trong phòng vật tư thiết bị đã tạo điều kiện giúp đỡ, cung cấp số liệu và những kinh nghiệm thực tế để em hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, Tháng 04 năm 2013 Sinh viên thực hiện Đoàn Đức Trung 1 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Mục Lục LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................ 1 Mục Lục .......................................................................................................................... 2 Danh mục từ viết tắt ...................................................................................................... 3 PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 4 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ....................................................................................................................... 7 1.1. Nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán ....................................... 7 1.1.1.Đặc điểm và phân loại NVL ................................................................................. 7 1.1.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ..................................... 9 1.2 Kế toán nguyên vật liệu theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành .............................................................................................. 11 1.2.1 Kế toán nguyên vật liệu theo quy định của VAS 02 “Tồn kho”.................... 11 1.2.2. Kế toán NVL theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành... 13 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU XÂY DỰNG CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI THIÊN HƢNG ...................... 25 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Thiên Hƣng ............. 25 2.1.1. Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty ........................ 28 2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Thiên Hƣng ........................................................................................................... 29 2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Thiên Hƣng.............................................................................................. 31 2.2.1. Đặc thù về quản lý NVL tại công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Thiên Hƣng ............................................................................................................................. 31 2.2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty .............................................. 34 2.2.2.1. Chứng từ sử dụng ........................................................................................... 34 CHƢƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ THƢƠNG MẠI THIÊN HƢNG .... 46 3.1 Những nhận xét, đánh giá về kế toán NVL tại công ty cổ phần xây dựng và thƣơng mại Thiên Hƣng.............................................................................................. 46 3.1.1. Những kết quả đạt đƣợc ................................................................................... 46 3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân ......................................................................... 47 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại công ty............................................ 48 2 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Danh mục từ viết tắt Kí hiệu Diễn giải TK Tài khoản CTGS Chứng từ ghi sổ ĐVT Đơn vị tính GTGT Giá trị gia tăng HĐ Hóa đơn NVL Nguyên vật liệu SHTK Số hiệu tài khoản SXKD Sản xuất kinh doanh TM Thương mại TNHH Trách nhiệm hữu hạn XD Xây dựng 3 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu Trong nền kinh tế hiện nay doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh tế, là đơn vị trực tiếp tiến hành các hoạt động sản xuất tạo ra các sản phẩm cũng như bất kỳ doanh nghiệp nào khác, doanh nghiệp xây dựng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình đều phải tính toán các chi phí bỏ ra và thu về. Đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có biện pháp quản lý nguyên vật liệu một cách hợp lý. Phải tổ chức công tác quản lý nguyên vật liệu từ quá trình thu mua vận chuyển liên quan đến khâu dự trữ vật tư cho việc thi công công trình. Phải tổ chức tốt công tác quản lý thúc đẩy kịp thời việc cung cấp nguyên vật liệu cho việc thi công xây dựng, phải kiểm tra giám sát việc chấp hành các khâu dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu tại công ty để từ đó góp phần giảm những chi phí không cần thiết trong xây dựng và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Muốn đạt được điều đó doanh nghiệp phải có một lượng vốn lưu động lớn và sử dụng nó một cách hợp lý. Việc quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng và đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất vừa tiết kiệm chống những thất thoát của đơn vị. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt Công Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thương mại Thiên Hưng, cũng đứng trước một vấn đề bức xúc là làm sao để quản lý nguyên vật liệu có hiệu quả nhất và làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất. Vì chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chiếm khoảng 70% đến 85% giá trị xây dựng đồng thời là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất. Vấn đề khó khăn nhất ở đây là phải theo sát những biến động về nguyên vật liệu để làm thế nào quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất, đồng thời tìm được phương hướng để đưa lý luận vào thực tế vừa chặt chẽ vừa linh hoạt vừa đúng chế độ chung nhưng cũng phù hợp với điều kiện riêng của doanh nghiệp. Thời gian qua Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng, tuy nhiên không phải là đã hết những mặt tồn tại, vướng mắc, do vậy đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện. Chính vì vậy, qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu và những vấn đề chưa được hoàn thiện trong công tác quản lý nguyên 4 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 vật liệu, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng vật tư thiết bị, phòng kế toán và sự hướng dẫn của cô giáo: PGS.TS Đoàn Vân Anh em đã lựa chọn và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng” để làm rõ thêm những vướng mắc giữa thực tế và lý thuyết để hoàn thiện và bổ sung thêm những kiến thức em đã học. 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài + Tìm hiểu chung về lịch sử hình thành và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng. + Dựa vào cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu để phân tích thực trạng kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty. + Rút ra những bài học kinh nghiệm quý giá cho bản thân sau này. + Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng. 3. Đối tƣợng và phạm vi nguyên cứu + Đối tượng nghiên cứu: Công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng. Trụ sở tại 483 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội. + Phạm vi nghiên cứu: - Về mặt không gian: công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng. - Về mặt thời gian: năm 2013. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài * Phƣơng pháp thu thập thông tin Để thực hiện việc thu thập dữ liệu phục vụ bài khóa luận tốt nghiệp, em đã sử dụng các phương pháp thu thập thông tin sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp sử dụng các tài liệu có sẵn để thu thập thông tin theo mong muốn. Sử dụng phương pháp này đòi hỏi phải nghiên cứu nhiều tài liệu, có khả năng khái quá vấn đề, phân loại tài liệu và chọn lọc thông tin thích hợp, phải có khả năng đánh giá chất lượng và tính chính xác của tài liệu. - Phương pháp quan sát: Để thu thập dữ liệu cho bài khoá luận, em đã tích cực quan sát các cô các chú trong phòng kế toán cũng như các phòng ban khác tại Công ty thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của mình. Khi NVL mua về được nhập kho hoặc khi xuất kho NVL dung cho sản xuất, em đã quan sát tỉ mỉ quy trình nhập kho, xuất kho 5 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 NVL. Qua quan sát, em đã hiểu rõ ràng và tường tận hơn những thông tin có được từ phương pháp nghiên cứu tài liệu, đồng thời giúp em có được những kiến thức thực tế nhất định. - Phương pháp phỏng vấn: Đây là phương pháp thu thập số liệu một cách chính xác và đầy đủ nhất, có thể thu thập được những đánh giá chủ quan về thực trang công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Mục đích của phương pháp này là nhằm xác thực lại sự chính xác của thông tin thu thập từ hai phương pháp trên và bổ sung thêm các thông tin khác ngoài tài liệu nghiên cứu. Đối tượng phỏng vấn là kế toán trưởng và nhân viên phòng kế toán. Nội dung phỏng vấn là các câu hỏi liên quan đến kế toán nguyên vật liệu nói chung và kế toán nguyên vật liệu xây dựng nói riêng. *Phƣơng pháp tổng hợp thông tin - Phương pháp so sánh: Là phương pháp phân tích được thực hiện thông qua việc đối chiếu các sự vật hiện tượng với nhau để thấy được các điểm giống và khác nhau. Trong quá trình nghiên cứu bài khóa luận này, nội dung của phương pháp được cụ thể hóa bằng việc đối chiếu lý luận với thực tế tổ chức công tác kế toán NVL xây dựng tại Công ty, đối chiếu chứng từ gốc với các sổ liên quan, đối chiếu số liệu cuối kỳ giữa sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết để có được kết quả chính xác khi lên báo cáo tài chính. - Phương pháp toán học: Phương pháp này dùng để tính toán những chỉ tiêu về giá trị vật liệu nhập, giá trị vật liệu xuất tính vào chi phí SX KD, trong kỳ,… phục vụ cho việc kiểm tra tính chính xác về mặt số học của các số liệu về kế toán nguyên vật liệu. 5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp Khóa luận kết cấu gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lí luận về kế toán NVL trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kế toán NVL xây dựng tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng. Chương 3: Các kết luận và giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng 6 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 1.1. Nguyên vật liệu, yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán * Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí, xây dựng … Nguyên vật liệu hình thành từ những nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp… được sử dụng để phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng,cho quản lý doanh nghiệp. 1.1.1. Đặc điểm và phân loại NVL 1.1.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất nhất định, và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Trong các doanh nghiệp xây dựng cơ bản thì nguyên vật liệu cũng chính là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do đó vật liệu sử dụng trong các nghành, các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại và phức tạp về kỹ thuật. Trong mỗi quá trình sản xuất: Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nguyên vật liệu được tiêu dùng không giữ nguyên hình thái ban đầu. Về mặt kỹ thuật: nguyên vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều hình thái khác nhau, phức tạp về đặc tính lý hóa dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu, môi trường xung quanh. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Đối tượng là nguyên vật liệu chỉ khi đối tượng lao động được thay đổi do lao động có ích của con người 1.1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. 7 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại như sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính: là những nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như bông trong các doanh nghiệp dệt kéo sợi, sắt, thép, sỏi trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp... Nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. - Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được dùng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng dầu, ga... Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra một loại riêng vì việc tiêu dùng và sản xuất nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm dự trữ các loại phụ tùng thay thế. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB tái tạo TSCĐ. - Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng hoặc phế liệu thu hồi. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu nêu trên được chia thành từng nhóm một cách chi tiết hơn. 8 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, kinh doanh. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài. - Nguyên vật liệu tự gia công chế biến. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn. 1.1.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 1.1.2.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu, liên doanh liên kết, đối lưu vật tư…Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn. Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp là: - Ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu thu mua bảo quản, nhập kho hay xuất kho đều phải sử dụng một cách hợp lý nhất. - Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, đơn giá, chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất. - Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hóa của mỗi loại nguyên vật liệu. Tránh tình trạng sử dụng nguyên vật liệu kém chất lượng do khâu bảo quản không tốt. - Đối với khâu dự trữ: Đảm bảo một lượng dự trữ nhất định vừa đủ để quá trình sản xuất không bị gián đoạn, nghĩa là phải dự trữ sao cho không nhỏ hơn mức dự trữ tối thiểu và không vượt quá mức dự trữ tối đa, đảm bảo cho quá trình sản xuất thường xuyên liên tục, tránh tình trạng ngưng trệ sản xuất vì thếu nguyên vật liệu. - Cuối cùng là khâu sử dụng: Cần thực hiện theo đúng các định mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng đó là hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả cao nhất. 9 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và kế toán guyên vật liệu trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và số danh điểm cho nguyên vật liệu. hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác, tương ứng với quy cách chủng loại của nguyên vật liệu. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải có kế hoạch mua, dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nhiệm vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. 1.1.2.2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng chất lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhập xuất kho. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất và thực hiện nghiên chỉnh chứng từ kế toán. - Mở các loại số( thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo đúng chế độ phương pháp quy định. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dữ trữ và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ theo dự toán, tiêu chuẩn định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc thiếu hụt, tham ô, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý. - Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nước. 10 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 - Cung cấp thông tin về tình hình nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phần tích, tình hình mua hàng, bao quản và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. 1.2 Kế toán nguyên vật liệu theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành 1.2.1 Kế toán nguyên vật liệu theo quy định của VAS 02 “Tồn kho” Kế toán nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”. Nội dung giá gốc của NVL được xác định theo giá gốc tùy theo từng nguồn nhập. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Trong đó: - Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. -Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm. Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường không thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí khấu hao, chi phí bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng,... và chi phí quản lý hành chính ở các phân xưởng sản xuất. Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thường thay đổi trực tiếp hoặc gần như trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất, như chi phí nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp. -Chi phí sản xuất chung cố định phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm được dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất. Công suất bình thường là số lượng sản phẩm đạt được ở mức trung bình trong các điều kiện sản xuất bình thường. 11 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 - Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra cao hơn công suất bình thường thì chi phí sản xuất chung cố định được phân bổ cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh. - Trường hợp mức sản phẩm thực tế sản xuất ra thấp hơn công suất bình thường thì chi phí sản xuất chung cố định chỉ được phân bổ vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thường. Khoản chi phí sản xuất chung không phân bổ được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Chi phí sản xuất chung biến đổi được phân bổ hết vào chi phí chế biến cho mỗi đơn vị sản phẩm theo chi phí thực tế phát sinh. - Trường hợp một quy trình sản xuất ra nhiều loại sản phẩm trong cùng một khoảng thời gian mà chi phí chế biến của mỗi loại sản phẩm không được phản ánh một cách tách biệt, thì chi phí chế biến được phân bổ cho các loại sản phẩm theo tiêu thức phù hợp và nhất quán giữa các kỳ kế toán. Trường hợp có sản phẩm phụ, thì giá trị sản phẩm phụ được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được và giá trị này được trừ (-) khỏi chi phí chế biến đã tập hợp chung cho sản phẩm chính. -Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm cho một đơn đặt hàng cụ thể. -Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm: (a) Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường; (b) Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định ở đoạn 06; (c) Chi phí bán hàng; (d) Chi phí quản lý doanh nghiệp. -Chi phí cung cấp dịch vụ bao gồm chi phí nhân viên và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ, như chi phí giám sát và các chi phí chung có liên quan. Chi phí nhân viên, chi phí khác liên quan đến bán hàng và quản lý doanh nghiệp không được tính vào chi phí cung cấp dịch vụ 12 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho - Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: (a) Phương pháp tính theo giá đích danh; (b) Phương pháp bình quân gia quyền; (c) Phương pháp nhập trước, xuất trước; (d) Phương pháp nhập sau, xuất trước. - Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. - Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. - Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. - Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.. 1.2.2. Kế toán NVL theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành 1.2.2.1. Chứng từ sử dụng Chứng từ kế toán sử dụng được quy đinh theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 - Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 – VT) 13 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 – VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 – VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu số 08 – VT) - Chứng từ, hoá đơn thuế GTGT (mẫu 01 – GTGT – 3LL) Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau mà kế toán sử dụng các chứng từ khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập và phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do Kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc ghi chép kế toán tổng hợp và các bộ phận liên quan. Đồng thời người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.2.2.2. Kế toán chi tiết NVL Việc ghi chép phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo một trong các phương pháp sau: - Phương pháp ghi thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. - Phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà đơn vị chọn một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. 1.2.2.2.1. Phương pháp thẻ song song. * Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. - Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tưđể ghi chép tình hình nhập xuất kho theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tư có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị. * Trình tự ghi chép: 14 SV: Đoàn Đức Trung - Lớp: K45D8 Ở kho: khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ thủ kho phải kiểm tra tình hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép sổ thực nhập, thực xuất vào chứng từ và vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn kho ghi luôn vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi về phòng kế toán hoặc kế toán xuống tận kho nhận chứng từ (các chứng từ nhập xuất vật tưđãđược phân loại). Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho với số vật liệu thực tế tồn kho, thường xuyên đối chiếu số dư vật liệu với định mức dự trữ vật liệu và cung cấp tình hình này cho bộ phận quản lý vật liệu được biết để có quyết định xử lý. - Ở phòng kế toán: phòng kế toán mở sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Khi nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền trên các chứng từ nhập xuất kho vật liệu sau đó ghi vào sổ (thẻ) hoặc sổ chi tiết vật liệu liên quan. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ (thẻ) chi tiết để tính ra tổng số nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu đối chiếu với sổ (thẻ) kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp thì cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm, từng loại vật tư. Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song bằng sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Số (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho 15 SV: Đoàn Đức Trung Ghi chú: Lớp: K45D8 Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra Sơđồ 1.1: Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vị áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ còn hạn chế . 1.2.2.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho và chỉ ghi chép về tình hình biến động của vật liệu về mặt số lượng. - Ở phòng kế toán: sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi tổng hợp về số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập xuất tồn kho trong tháng. * Trình tự ghi chép: - Ở kho: theo phương pháp đối chiếu luân chuyển thì việc ghi chép của thủ kho cũng được tiến hành trên thẻ kho như phương pháp thẻ song song. - Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư ở từng kho. Sổ được mở cho cả năm nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu khối lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và với số liệu của sổ kế toán tổng hợp. 16 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 Nội dung và trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơđồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Ghi chú: Bảng kê xuất Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra Sơđồ 1. 2: Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: khối lượng phạm vi ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành kiểm tra đối chiếu vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng của kiểm tra. - Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu do đó không có điều kiện ghi chép theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. 1.2.2.2.3. Phương pháp sổ số dư. * Nguyên tắc hạch toán: - Ở kho: thủ kho chỉ theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật. - Ở phòng kế toán: theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng nhóm, từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. * Trình tự ghi chép: 17 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 - Ở kho: thủ kho cũng ghi thẻ kho giống như các trường hợp trên. Nhưng cuối tháng phải tính ra số tồn kho rồi ghi vào cột số lượng của sổ số dư. - Ở phòng kế toán: kế toán mở sổ số dư theo từng kho. Sổ dùng cho cả năm để ghi chép tình hình nhập xuất. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất, rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại vật tư theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng, áp giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và đối chiếu vối sổ kế toán tổng hợp. Nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dưđược khái quát bằng sơ đồ: Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra Sơđồ 1. 3: Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư 18 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 * Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng: - Ưu điểm: tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. - Nhược điểm: do kế toán chỉ ghi theo mặt giá trị nên muốn biết được số hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật thì nhiều khi phải xem sổ của thủ kho mất nhiều thời gian. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. - Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp trong các Doanh nghiệp xản xuất có khối lượng các nghiệp vụ ghi chép nhập xuất nhiều, thường xuyên, có nhiều chủng loại vật tư và áp dụng với Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thông danh điểm vật tư; trình độ chuyên môn của kế toán đã vững vàng. 1.2.2.3. Kế toán tổng hợp NVL Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của Doanh nghiệp, nó được nhập xuất kho thường xuyên liên tục. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng Doanh nghiệp mà các Doanh nghiệp có các phương pháp kiểm kê khác nhau. Có Doanh nghiệp kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất, nhưng cũng có Doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ. Tương ứng với hai hương pháp kiểm kê trên, trong kế toán tổng hợp về vật liệu nói riêng, hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp là: - Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.2.2.3.1. Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dù vậy phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho 19 SV: Đoàn Đức Trung Lớp: K45D8 một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Phương pháp này áp dụng trong các Doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu là Doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao. Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: - Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu. Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, kho tuỳ theo phương diện quản lý và hạch toán của từng đơn vị. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế làm tăng NVL trong kỳ như mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn…. Bên Có: - Phản ánh giá thực tế làm giảm NVL trong kỳ như xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được hưởng… Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ) Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2: TK 1521: NVL chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác. Tài khoản 151: Hàng mua đi đường. Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của Doanhnghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số gửi ở kho người khác). Bên Nợ: Phản ánh hàng đang đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh trị giá hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc bàn giao cho khách hàng. Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng đi đường (đầy kỳ hoặc cuối kỳ). 20