Tài liệu Kế toán nguyên vật liệu ở công ty tnhh tư vấn thiết kế xây dựng tương lai mới

LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế quốc dân, Doanh nghiệp sản xuất là tế bào của nền kinh tế. Đây là nơi trực tiếp sáng tạo ra cơ sở vật chất cho xã hội, cũng như bất kỳ một Doanh nghiệp sản xuất nào, Doanh nghiệp xây dựng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình đều phải tính toán chi phí bỏ ra và kết quả thu về, nhất là trong nền kinh tế thị trường, Doanh nghiệp có tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc vào việc Doanh nghiệp có đảm bảo bù đắp được chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất và có lãi. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng không thể thiếu của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một lần trong một chu kỳ sản xuất và hình thái vật chất ban đầu của vật liệu bị biến đổi chuyển hoá kết tinh vào sản phẩm về cả mặt hiện vật cũng như mặt giá trị. Do đó chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Muốn cho quá trình sản xuất kinh doanh được thường xuyên liên tục thu nhập đủ bù đắp chi phí có lãi đòi hỏi Doanh nghiệp phải phấn đấu tiết kiệm chí phí sản xuất hạ giá thành sản phẩm bằng cách tiến hành kết hợp nhiều biện pháp đồng bộ. Trên giác độ của kế toán để thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình thì việc quản lý, hạch toán chính xác vật liệu (nhất là trong lĩnh vực xây dựng cơ bản) vào giá thành sản phẩm là cần thiết và quan trọng. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH tư vấn thiết kế xây dựng Tương Lai Mới, em đã đi sâu tìm hiểu về công tác Kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty. Dựa vào tình hình thực tế sản xuất kinh doanh tại Công ty kết hợp với lý luận được trang bị trên ghế nhà trường, em đã chọn đề tài: “ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH TƢ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƢƠNG LAI MỚI’’ làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. 1 Nội dung chuyên đề bao gồm các phần chính sau: Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY XÂY LẮP. Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH TƢ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƢƠNG LAI MỚI. Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH TƢ VẤN THIẾT KẾ XÂY DỰNG TƢƠNG LAI MỚI. 2 CHƢƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1 Vị trí, vai trò của Nguyên vật liệu.  Đặc điểm của Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động và là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động, nhƣng không phải bất kỳ đối tƣợng nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tƣợng lao động do lao động làm ra thì nó mới trở thành nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên đƣợc hình thái vật chất ban đầu, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của nguyên vật liệu đƣợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ.  Vị trí của Nguyên vật liệu trong sản xuất. Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới. Việc cung cấp nguyên vật liệu có kịp thời hay không sẽ ảnh hƣởng đến kết quả sản xuất của doanh nghiệp. Song khi có nguyên vật liệu thì để sản xuất có hiệu quả hay không, sản phẩm làm ra có đạt tiêu chuẩn hay không còn phụ thuộc vào chất lƣợng nguyên vật liệu. Nhƣ vậy trong sản xuất không chỉ tuân theo quy trình công nghệ mà còn phải chú trọng đến chất lƣợng quản lí nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Từ đó cho thấy tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng đến việc hạ giá thành. Doanh nghiệp nên tập trung quản lí nguyên vật liệu một cách chặt chẽ từ khâu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu. 3 Về mặt giá trị thì nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lƣu động, do vậy việc tăng tốc độ vốn kinh doanh không thể tách rời việc dự trữ sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hiệu quả. Từ vị trí quan trọng của nguyên vật liệu càng cho thấy ý nghĩa của kế toán nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu tốt là điều kiện giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Xuất phát từ tầm quan trọng đó đòi hỏi phải tăng cƣờng công tác quản lí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lí Nguyên vật liệu. Nhƣ trên đã thấy đƣợc đặc điểm và vị trí quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, do đó yêu cầu tất yếu đặt ra là chúng ta phải quản lí nguyên vật liệu. Đây là công tác không thể thiếu đƣợc của mọi nền sản xuất xã hội, nhƣng do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ, phƣơng pháp quản lí cũng khác nhau. Muốn giảm chi phí sản xuất, hạ đƣợc giá thành thì phải quản lí chặt chẽ nguyên vật liệu ở các khâu mua, dự trữ và bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. Đó là yếu tố khách quan và là yêu cầu trong kinh doanh của nền kinh tế thị trƣờng nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao. Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải quản lí về khối lƣợng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT đƣợc khấu trừ và chi phí mua. Đồng thời phải thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp. Trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, xây dựng và thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng thứ nguyên vật liệu, tránh hƣ hỏng, mất mát, hao hụt nhằm đảm bảo an toàn cho nguyên vật liệu cả về số lƣợng, chất lƣợng và cả về giá trị. Trong khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Trên cơ sở đó so sánh với định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó tìm biện pháp sử dụng nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp. 4 Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đƣợc định mức tối đa, tối thiểu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất đƣợc tiến hành bình thƣờng không bị ngƣng trệ do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. 1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán doanh nghiệp. Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lí kinh tế tài chính của doanh nghiệp trong đó kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò trong công tác quản lí và sử dụng nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt đƣợc tình hình vật tƣ để chỉ đạo tiến độ sản xuất. Hạch toán nguyên vật liệu có kịp thời, đầy đủ thì ban lãnh đạo mới nắm bắt đƣợc đầy đủ, toàn diện tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ vật liệu. Tính chính xác của hạch toán nguyên vật liệu ảnh hƣởng đến tính chính xác, kịp thời của hạch toán giá thành. Xuất phát từ yêu cầu quản lí nguyên vật liệu và xuất phát từ vị trí của kế toán đối với công tác quản lí tài chính trong doanh nghiệp sản xuất. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu đƣợc thể hiện: - Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lí thống nhất của nhà nƣớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho và phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Tham gia kiểm kê nguyên vật liệu, xử lí kết quả kiểm kê theo quyết định của cấp có thẩm quyền nhằm đảm bảo sự chính xác trung thực của thông tin kế toán. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2 Tổ chức kế toán NVL trong quá trình sản xuất. 1.2.1 Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu. 1.2.1.1 Phân loại nguyên vật liệu. 5 Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính chất hóa học và yêu cầu quản lí khác nhau. Vì vậy để quản lí chặt chẽ từng loại, thứ nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. ● Phân loại NVL theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị trong DNSX. - Nguyên vật liệu chính: Là đối tƣợng tạo nên thực thể của sản phẩm. Đối với thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến đƣợc coi là nguyên vật liệu chính. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lƣợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ, dụng cụ hoạt động đƣợc bình thƣờng. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng trong quá trình sản xuất sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình chế toạ sản phẩm diễn ra bình thƣờng, Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết đƣợc sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phƣơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chƣa đƣợc xếp vào các loại trên thƣờng là những vật liệu đƣợc loại ra từ quá trình sản xuất hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lí TSCĐ. Ngoài ra tùy thuộc vào yêu cầu quản lí và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để hạch toán chi tiết đƣợc nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. ● Phân loại NVL theo nguồn hình thành - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng… 6 - Nguyên vật liệu tự chế: Là do doanh nghiệp tự sản xuất. ● Phân loại NVL theo mục đích, công dụng: - Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh gồm: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lí ở các phân xƣởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lí doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhƣợng bán; + Đem góp vốn liên doanh; + Đem quyên tặng; 1.2.1.2 Đánh giá NVL. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định.  Nguyên tắc đánh giá Nguyên vật liệu. Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ theo những nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc: Vì nguyên vật liệu là hàng tồn kho nên theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho thì nguyên vật liệu phải đƣợc đánh giá theo nguyên tắc giá gốc. Giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu. - Nguyên tắc thận trọng: Khi giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của nguyên vật liệu thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của nguyên vật liệu trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính để tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu, kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. - Nguyên tắc nhất quán: Các phƣơng pháp kế toán áp dụng đánh giá nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán, tức là kế toán đã áp dụng phƣơng pháp nào thì phải nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể 7 thay thế phƣơng pháp đã chọn, nhƣng phải đảm bảo phƣơng pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích đƣợc ảnh hƣởng của sự thay đổi đó.  Đánh giá nguyên vật liệu.  Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đƣợc xác định theo từng nguồn nhập: Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đƣợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp trong quá trình mua hàng và các chi phí liên quan khác có liên quan đến mua nguyên vật liệu, trừ đi các khoản chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất. Trƣờng hợp mua nguyên vật liệu vào đƣợc sử dụng cho đối tƣợng chịu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá chƣa có thuế GTGT. Trƣờng hợp nguyên vật liệu mua vào đƣợc sử dụng cho các đối tƣợng không chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho mục đích phúc lợi, các dự án… thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT. Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của nguyên vật liệu gia công chế biến. Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất ngoài thuê gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. Nhập nguyên vật liệu do góp vốn liên doanh: Trị giá nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu. Nhập nguyên vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận. Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lí cộng các chi phí khác phát sinh. 8  Xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho. Nguyên vật liệu đƣợc nhập kho từ các nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có những giá khác nhau. Do đó khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lí và điều kiện trang bị phƣơng tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phƣơng pháp để xác định trị giá vốn xuất kho. Theo chuẩn mực 02 – hàng tồn kho thì có 4 phƣơng pháp xác định trị giá vốn xuất kho ● Phương pháp giá đích danh: Theo phƣơng pháp này khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số lƣợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc. ● Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ: Theo phƣơng pháp này, giá trị của từng loại nguyên vật liệu đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại nguyên vật liệu tƣơng tự tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đƣợc tính theo trung bình cả kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. ● Phương pháp nhập trước, xuất trước: Áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đƣợc mua trƣớc, sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc, và nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phƣơng pháp này thì giá trị của hàng xuất kho sẽ đƣợc tính theo giá trị của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đƣợc tính theo giá trị của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. ● Phương pháp nhập sau, xuất trước: Áp dụng trên giả định là nguyên vật liệu đƣợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đƣợc xuất trƣớc, nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá trị của lô hàng nhập sau 9 hoặc gần sau cùng, giá trị của nguyên vật liệu tồn kho đƣợc tính theo giá trị của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 1.2.2 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp với thủ kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi số hiện có và tình hình biến động của từng nhóm, loại, thứ tự nguyên vật liệu cả về số lƣợng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng các phƣơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cƣờng quản lí nguyên vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải đƣợc đồng thời tiến hành hai nơi: kho và phòng tài vụ. Tuỳ theo điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp ghi thẻ song song. - Phƣơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển - Phƣơng pháp ghi sổ số dƣ. Nhìn chung, dù áp dụng phƣơng pháp nào trong các phƣơng pháp trên. doanh nghiệp đều phải tiến hành theo dõi tình hình nhâp-xuất-tồn ở kho và ở phòng tài vụ trên các cơ sở chứng từ nhập-xuất, có thể khái quát nội dung kế toán chi tiết vật liệu ở các phƣơng pháp trên nhƣ sau: ● Tại kho: Cả ba phƣơng pháp trên đều hạch toán giống nhau. Theo đó kế toán lập thẻ kho và giao cho thủ kho theo dõi, ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất vật liệu, căn cứ vào chứng từ nhập-xuất để ghi chỉ tiêu số lƣợng. Mỗi thẻ kho đƣợc mở chi tiết cho một loại vật liệu. ● Tại phòng kế toán: 1. Phƣơng pháp “ghi thẻ song song”. Phƣơng pháp này về cơ bản hạch toán nhƣ ở kho nhƣng ngoài việc theo dõi chỉ tiêu số lƣợng còn theo dõi cả chỉ tiêu giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ (35 ngày) kế toán sẽ kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, đồng thời căn cứ vào chứng từ gốc để theo dõi, ghi chép trên “sổ chi tiết vật liệu”. Sổ chi tiết vật liệu đƣợc mở cho từng loại vật liệu. 10 2. Phƣơng pháp “sổ đối chiếu luân chuyển”. Phƣơng pháp này theo dõi cả chỉ tiêu số lƣợng và tình hình nhập-xuất vật liệu nhƣng đƣợc ghi định kỳ trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” 3. Phƣơng pháp sổ số dƣ. Phƣơng pháp này theo dõi chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập kho, xuất kho và ghi định kỳ theo từng nhóm, từng thứ vật liệu trên “Bảng luỹ kế nhập (xuất) vật liệu. Mỗi phƣơng pháp có ƣu, nhƣợc điểm và phạm vi áp dụng riêng, song ta có thể thấy: Đối với phƣơng pháp thẻ song song có ƣu điểm là việc ghi chép đơn giản dễ kiểm tra, đối chiếu, nhƣng có nhƣợc điểm là việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp nhau về chỉ tiêu số lƣợng, khối lƣợng ghi chép còn nhiều. Do đó nó chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng lại vật tƣ, hàng hóa; việc nhập - xuất diễn ra không thƣờng xuyên. Đặc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phƣơng pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tƣ hàng hóa diễn ra thƣờng xuyên. Vì vậy xu hƣớng phƣơng pháp này sẽ đƣợc áp dụng ngày càng rộng rãi. So với phƣơng pháp ghi thẻ song song thì phƣơng pháp đối chiếu luân chuyển có ƣu điểm là giảm bớt khối lƣợng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhƣng vẫn không khắc phục đƣợc hạn chế phƣơng pháp ghi thẻ song song là vẫn còn ghi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lƣợng, mặt khác việc kiểm tra, đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chỉ đƣợc tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng của kiểm tra kế toán. Do đó trên lý thuyết thì phƣơng pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có vật tƣ ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày còn thực tế thì thƣờng ít áp dụng phƣơng pháp này. Còn phƣơng pháp ghi sổ số dƣ có nhiều ƣu điểm hơn cả so với hai phƣơng pháp trên, khắc phục đƣợc sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, nó còn giảm bớt đƣợc khối lƣợng ghi chép kế toán, công việc đƣợc tiến hành đều trong tháng. Cho nên phƣơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất có khối lƣợng các nghiệp vụ xuất nhiều, thƣờng xuyên, nhiều loại 11 chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp đã áp dụng giá hạch toán để hạch toán giá nhập - xuất, đã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình độ nghiệp vụ và chuyên môn của kế toán vững vàng. Tuy nhiên, phƣơng pháp này có nhƣợc điểm là do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số liệu hiện có và tình hình tăng giảm về mặt hiện vật nhiều khi phải xem trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán còn gặp khó khăn. 12 SƠ ĐỒ 1.1: PHƢƠNG PHÁP GHI THẺ SONG SONG Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu Xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu cuối tháng. 13 SƠ ĐỒ 1.2: PHƢƠNG PHÁP GHI SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Thẻ kho Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Phiếu Xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê Xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu cuối tháng. 14 SƠ ĐỒ 1.3: PHƢƠNG PHÁP GHI SỔ SỐ DƢ Thẻ kho Phiếu nhập kho Sổ số dƣ Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế nhập Phiếu Xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ Bảng kê nhập xuất tồn Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu cuối tháng. 15 1.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.2.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời đúng chế độ quy định. Theo quy định về chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 và theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm: - Phiếu nhập kho (Số hiệu 01 – VT); - Phiếu xuất kho (Số hiệu 02 – VT); - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Số hiệu 03 PXK – 3LL); - Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Số hiệu 05 – VT); - Hoá đơn GTGT (Số hiệu 01 GTKT – 3LL); - Hoá đơn bán hàng thông thƣờng (Số hiệu 02GTTT – 3LL); Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phƣơng pháp lập, ngƣời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nƣớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hƣớng dẫn: - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ (Số hiệu 03 - VT); - Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ (Số hiệu 04- VT); 1.2.3.2 Phương pháp kế toán tổng hợp NVL. Theo chế độ kế toán hiện hành, kế toán nguyên vật liệu đƣợc tiến hành theo một trong hai phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. 16 Do đó các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy định của chế độ kế toán mà lựa chọn phƣơng pháp kế toán nguyên vật liệu cho phù hợp.  Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.  Đặc điểm: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thƣờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá vốn thực tế của vật liệu hàng hoá xuất kho đƣợc tính theo 1 trong 4 phƣơng pháp của chuẩn mực hàng tồn kho và đƣợc phản ánh trên tài khoản và sổ kế toán. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu đƣợc phân loại theo từng đối tƣợng sử dụng vật liệu và giá trị của vật liệu tồn kho có thể đƣợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ căn cứ vào số liệu trên tài khoản và sổ kế toán.  Tài khoản kế toán sử dụng. + Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu của doanh nghiệp theo giá vốn thực tế. Tài khoản 152 đƣợc mở tài khoản cấp 2,3 trong từng doanh nghiệp. + Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đƣờng”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán nhƣng chƣa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đi đƣờng đã về nhập kho. + Tài khoản 331 “Phải trả cho ngƣời bán”.Tài khoản này đƣợc phản ánh quan hệ thanh toán với ngƣời bán. + Tài khoản 133 “Thuế GTGT đƣợc khấu trừ”. Tài khoản này đƣợc dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đƣợc khấu trừ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nhƣ: TK 111, TK 112, TK141, TK 128, TK411, TK621, TK627, TK641…  Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 17 được biểu diễn thông qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 1.4 KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP KÊ KHAI THƢỜNG XUYÊN TK 11, 112, 141, 331, .. Tổng giá TK 133 Thuế GTGT Thanh toán đƣợc khấu trừ TK 333 TK 152 Nhập kho do Mua ngoài TK 621 Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm Thuế nhập khẩu TK627,641,642 Xuất VL dùng cho các mục đích khác TK 151 Nhập kho hàng đang đi đƣờng kỳ trƣớc TK223 Xuất VL góp vốn vào công ty liên kết TK811 TK711 TK222 TK 411 Nhận vốn góp liên doanh, cổ phần Xuất VL đầu tƣ vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát TK3387 TK 154 TK 154 Nhập do tự chế, thuê ngoài TK 128, 222 Nhập do nhận lại vốn góp Xuất tự chế, thuê ngoài TK 136, 138 Xuất cho vay tạm thời vốn góp liên doanh TK412 Chênh lệch đánh giá Tăng vật liệu Chênh lệch đánh giá giảm vật liệu TK 412 18  Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ.  Đặc điểm: Theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ thì kế toán không thực hiện ghi chép, phản ánh thƣờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất vật liệu vào các tài khoản phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho mà khi phát sinh các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu, kế toán phản ánh vào một tài khoản riêng sử dụng cho phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, đó là TK 611. Vào cuối kỳ thì phải kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu để xác định giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo một trong bốn phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho của chuẩn mực kế toán, sau đó mới xác định giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho theo công thức: Giá vốn thực Giá vốn thực Giá vốn thực tế của vật liệu = tế của vật liệu + tế của vật liệu xuất kho trong tồn kho đầu kỳ tăng trong kỳ. kỳ Giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ.  Tài khoản sử dụng: - TK 611 “Mua hàng”.Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn thực tế của vật liêụ trong kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng TK 151, 152 để phản ánh giá trị của vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.  Trình tự kế toán. SƠ ĐỒ 1.5: 19 TRÌNH TỰ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU THEO PHƢƠNG PHÁP KKĐK TK 151, 152 TK 611 K/c vật liệu tồn đầu kỳ TK 151, 152 K/c vật liệu tồn cuối kỳ TK 133 TK 111, 112, 331 Thuế VAT đƣợc khấu trừ Tổng giá TT Thuế VAT không đƣợc Ktrừ TK 111, 112, 331 Các khoản đƣợc giảm trừ khi mua vật liệu Giá mua ngoài TK 333 Thuế nhập khẩu TK 411 Nhận vốn góp LD, góp cổ phần TK 621, 627 Xuất dùng cho sản xuất TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm TK 711 Đƣợc biếu tặng TK 412 Chênh lệch đánh giá tăng 1.2.3.3 Tổ chức hệ thống sổ, báo cáo kế toán. 20