Tài liệu Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng chương 5

Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng Chương 5 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG Mục tiêu Nô ôi dung của chương này nhằm trang bị những kiến thức về các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mà ngân hàng cung cấp cho khách hàng như thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc….Để thực hiện tốt việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngoài việc nắm vững các yêu cầu về tài khoản sử dụng, phương pháp hạch toán, các nhân viên giao dịch còn phải hiểu rõ nội dung, yêu cầu quy trình của mỗi loại thể thức thanh toán để hướng dẫn khách hàng sử dụng cho phù hợp. Nội dung của chương này bao gồm: 1. Khái quát về thanh toán qua ngân hàng 2. Tài khoản sử dụng 3. Các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt 1. Khái quát về thanh toán qua ngân hàng: 1.1. Khái quát về hoạt động thanh toán: a. Thanh toán bằng tiền mặt: - Phát sinh trong quan hệ thanh toán giữa cá nhân với cá nhân và không có tài khoản ở ngân hàng. - Phát sinh trong quan hệ thanh toán giữa tổ chức kinh tế cơ quan nhà nước với cá nhân không có tài khoản ở ngân hàng. - Phát sinh trong quan hệ thanh toán với số tiền (giá trị) nhỏ (mặc dù khách hàng có tài khoản ở ngân hàng). - Sử dụng trực tiếp bằng tiền mặt để thanh toán. - Quan hệ thanh toán xảy ra bên ngoài ngân hàng, nên ngân hàng không tập trung được nguồn vốn, không giải quyết điều tiết quan hệ thanh toán. b. Thanh toán không dùng tiền mặt: Thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán chuyển khoản) là sự tổng hợp các quan hệ chi trả bằng tiền được thực hiện bằng cách trích chuyển một số tiền từ tài Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng khoản người trả sang tài khoản người thụ hưởng tại ngân hàng dưới sự kiểm soát hướng dẫn của ngân hàng mà không cần sử dụng đến tiền mặt. Đây là quan hệ thanh toán phát sinh giữa các khách hàng đều đã có tài khoản ngân hàng (khách hàng là doanh nghiệp, cá nhân), với số tiền (giá trị) thanh toán lớn, không phải sử dụng tiền mặt để thanh toán và xảy ra tại ngân hàng nên dễ dàng tập trung được nguồn vốn, quản lý kiểm soát điều tiết quan hệ thanh toán. Điều kiện để thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt: - Các khách hàng phải có tài khoản mở tại ngân hàng (điều kiện cần). - Trên tài khoản phải có đủ số dư để hạch toán (điều kiện đủ). 1.2. Ý nghĩa: Thanh toán không dùng tiền mặt góp phần đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Từ đó làm tăng vòng quay sử dụng đồng tiền trong nền kinh tế. Bất kỳ một đơn vị sản xuất kinh doanh nào cũng cần có vốn phục vụ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo quá trình đó diễn ra bình thường và liên tục thì công tác thanh toán nói chung và thanh toán không dùng tiền mặt nói riêng phải được thực hiện nhanh chóng, an toàn và chính xác. Từ đó giúp các doanh nghiệp, các tổ chức, các cá nhân tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Trên cơ sở đó, góp phần sử dụng hiệu quả đồng vốn trong nền kinh tế. Thanh toán không dùng tiền mặt còn góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông tiền mặt như chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản tiền mặt. Vì đặc điểm của thanh toán không dùng tiền mặt là quá trình thanh toán bằng cách trích chuyển vốn trên các tài khoản để hoàn thành việc thanh toán cho nhau hoặc thanh toán bù trừ lẫn nhau. Nó sẽ góp phần giảm tương đối khối lượng tiền mặt trong lưu thông, từ đó góp phần tiết kiệm được các chi phí cho lưu thông. Thanh toán không dùng tiền mặt tạo được nguồn vốn cho ngân hàng với chi phí thấp. Thanh toán không dùng tiền mặt được thực hiện thông qua việc khách hàng gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng và tài khoản của khách hàng luôn có số dư thì mới có hiệu lực thanh toán. Từ đó, ngân hàng đã tạo được nguồn vốn từ số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán để tiến hành cho vay khi các khoản tiền gửi của khách hàng chưa được sử dụng đến, làm cho đồng vốn tham gia nhiều lần vào chu trình sản xuất, đem lại hiệu quả cho cá nhân và toàn xã hội. Thanh toán không dùng tiền mặt cùng với hoạt động tín dụng tạo ra một lượng bút tệ lớn trong nền kinh tế thông qua hoạt động cho vay chuyển khoản từ tài khoản của người vay tiền sang tài khoản của người thụ hưởng. Từ đó, giúp ngân hàng tăng thêm thu nhập, đồng thời đẩy mạnh quay vòng vốn. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng Thanh toán không dùng tiền mặt đã hạn chế rủi ro, an toàn cao trong lưu thông và mang lại thuận lợi trong việc trao đổi hàng hoá. Chẳng hạn người bán hàng chỉ cầm tờ séc mà người mua phát hành đến ngân hàng phục vụ mình hoặc ngân hàng phục vụ người phát hành thì Ngân hàng sẽ trích nợ tài khoản của người phát hành séc nếu tờ séc đó hợp lệ, hợp pháp và trên tài khoản người mua có đủ điều kiện và có tài khoản người bán (người hưởng thụ). Không may trong thời gian chưa nộp séc (séc vẫn còn thời hạn) mà bị mất thì tài sản của họ vẫn được đảm bảo không bị mất nếu khách hàng thông báo việc mất séc với Ngân hàng của mình kịp thời. Thanh toán không dùng tiền mặt tạo điều kiện cho Ngân hàng thực hiện chức năng kiểm soát bằng đồng tiền đối với hoạt động của nền kinh tế. Mặt khác, nó giúp cho nhà nước có kế hoạch điều hoà lưu thông tiền tệ, ổn định giá trị đồng tiền, ổn định sức mua của đồng tiền. Rõ ràng, thanh toán không dùng tiền mặt giữ vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế. Muốn đáp ứng được nhu cầu phát triển của nền kinh tế thì đẩy mạnh từng bước công tác thanh toán không dùng tiền mặt và đi kèm với nó là các nghiệp vụ kế toán phản ánh quá trình thanh toán đó phải trở nên hoàn thiện, đầy đủ, kịp thời và chính xác. 2. Các tài khoản sử dụng: 2.1. Tài khoản tiền gửi thanh toán: TK4211 – Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng đồng Việt Nam TK 4221 - Tiền gửi của khách hàng trong nước bằng ngoại tệ Tài khoản này được mở cho mỗi khách hàng để phản ánh lượng tiền khách hàng gửi vào và rút ra thường xuyên dưới hình thức tiền mă ôt hoă ôc tiền ghi sổ qua viê ôc sử dụng các dịch vụ thanh toán của ngân hàng. Số tiền khách hàng rút ra TK 42 Số tiền khách hàng gửi vào Số tiền khách hàng đang gửi tại Ngân hàng 2.2. Tài khoản tiền vay ngắn hạn của khách hàng. Các tài khoản này dùng để hạch toán số tiền (đồng Viê ôt Nam, ngoại tê ô hoă ôc vàng) ngân hàng cho khách hàng vay và được ngân hàng phân loại và nhóm thích hợp theo quy định hiê nô hành về phân loại nợ. - Hạch toán số tiền ngân hàng TK 21 - Hạch toán số tiền ngân hàng thu nợ. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng cho khách hàng vay. - Hạch toán số tiền vay bị chuyển loại Nợ thích hợp. Phản ánh số tiền ngân hàng còn cho khách hàng vay. Hạch toán chi tiết: Mở tiểu khoản cho từng khách hàng. 2.3. Tài khoản tiền gửi để đảm bảo thanh toán: Tài khoản này sẽ mở cho khách hàng trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sự xác nhâ nô của ngân hàng về khả năng thanh toán của séc hoă ôc thể thức thanh toán khác như thư tín dụng trong thanh toán quốc tế mà ngân hàng đòi hỏi khách hàng phải ký quỹ mô ôt số tiền nhất định. TK 427 – Tiền ký quỹ bằng đồng Viê ôt Nam. TK 428 – Tiền ký quỹ bằng ngoại tê ô TK 427 - Hạch toán số tiền các khoản thanh toán - Hạch toán số tiền khách hàng gởi để được thanh toán. đảm bảo các khoản thanh toán. - Hạch toán tất toán số tiền khách hàng gởi để đảm bảo các khoản thanh toán : . Khi hết thời hạn hiệu lực. . Khi không sử dụng đến. . Thanh toán một lần không hết số tiền (đối với thư tín dụng). Phản ánh số tiền khách hàng còn gởi để đảm bảo thanh toán. Nô ôi dung TK 428 tương tự như TK 427. Hạch toán chi tiết: tất cả các tài khoản này đều được mở tiểu khoản theo từng khách hàng. Đây là tài khoản tiền gửi mang tính chất chuyên dùng nên không sử dụng số tiền trên tài khoản này vào bất kỳ mục đích nào khác ngoài viê ôc dùng để thanh toán cho séc có xác nhâ nô (bảo chi) hoă ôc thư tín dụng… 2.4. Tài khoản chuyển tiền phải trả TK 4540 – Chuyển tiền phải trả bằng đồng Viê ôt Nam. TK 4550 – Chuyển tiền phải trả bằng ngoại tê ô. Mở và sử dụng cho khách hàng là cá nhân không có tài khoản tại ngân hàng. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng TK 4540 - Hạch toán số tiền ngân hàng trả cho - Hạch toán số tiền do ngân hàng khác người được hưởng. chuyển đến để trả cho người được hưởng. - Số tiền chuyển trả lại cho đơn vị chuyển tiền do người được hưởng không đến nhâ nô hoă ôc theo yêu cầu của đơn vị chuyển tiền của người được hưởng. Dư có: Phản ánh số tiền chuyển đến chưa thanh toán. Nô ôi dung TK 4550 tương tự như TK 4540. 2.5. Tài khoản thanh toán chuyển tiền (TK 51):  TK5111 - Tài khoản chuyển tiền đi năm nay Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đi năm nay chuyển tới Trung tâm thanh toán. TK 5111 - Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Nợ. - Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Có. - Số tiền chuyển theo Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đã chuyển. Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đi theo các Lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền theo các Lệnh chuyển Có và Lệnh huỷ chuyển đi theo các Lệnh chuyển Có và lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền chuyển đi Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ. theo các Lệnh chuyển Nợ.  TK 5112 - Tài khoản chuyển tiền đến năm nay: Tài khoản này mở tại các chi nhánh trong hệ thống để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến năm nay chuyển tới Trung tâm thanh toán chuyển. TK 5112 - Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Có. - Số tiền chuyển đi theo Lệnh chuyển Nợ. - Số tiền chuyển theo Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ. Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển Phản ánh số chênh lệch số tiền chuyển đến theo các Lệnh chuyển Có và Lệnh đến theo các Lệnh chuyển Nợ lớn hơn số huỷ lệnh chuyển Nợ lớn hơn số tiền tiền chuyển đến theo các Lệnh chuyển Có chuyển đến theo các Lệnh chuyển Nợ. và Lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng  Tài khoản 501 - Thanh toán bù trừ giữa các ngân hàng 5011 - Thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì 5012 - Thanh toán bù trừ của ngân hàng thành viên  Nội dung và kết cấu của tài khoản 5011 Tài khoản này mở tại ngân hàng là đơn vị chủ trì thanh toán bù trừ dùng để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ của ngân hàng chủ trì đối với các ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ. TK 5011 - Số tiền chênh lệch các NH thành viên Số tiền chênh lệch các NH thành viên phải thu trong thanh toán bù trừ. phải trả trong thanh toán bù trừ Tài khoản này sau khi thanh toán xong phải hết số dư  Nội dung và kết cấu của tài khoản 5012 Tài khoản này mở tại các ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ dùng để hạch toán toàn bộ các khoản phải thanh toán bù trừ với các ngân hàng khác. TK 5012 - Các khoản phải thu ngân hàng khác. - Các khoản phải trả cho ngân hàng khác. - Số tiền chênh lệch phải trả trong - Số tiền chênh lệch phải thu trong thanh thanh toán bù trừ toán bù trừ. Số tiền chênh lệch phải thu trong Số tiền chênh lệch phải trả trong thanh thanh toán bù trừ chưa thanh toán toán bù trừ chưa thanh toán Sau khi kết thúc quá trình thanh toán thì tài khoản này sẽ không còn số dư 2.6. Các tài khoản liên quan khác: - TK 1011 – Tiền mặt bằng VND tại đơn vị - TK 1031 – Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị - TK 1113 – Tiền gửi không kỳ hạn bằng VND tại NHNN 3. Các phương thức thanh toán không dùng tiền mă tă : 3.1. Kế toán thanh toán ủy nhiệm chi (UNC): 3.1.1. Khái niệm ủy nhiệm chi: Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng UNC (hay còn gọi là lệnh chi) là một lệnh viết do chủ tài khoản (người mua – người trả tiền) lập yêu cầu ngân hàng trích một số tiền từ tài khoản của mình để trả tiền mua vật tư hàng hóa dịch vụ cho người bán sau khi đã nhận được vật tư hàng hóa dịch vụ của người bán. 3.1.2. Phạm vi áp dụng: UNC được áp dụng để thanh toán vật tư hàng hóa dịch vụ trong các trường hợp: - Giữa hai khách hàng mở tài khoản trong cùng một ngân hàng. - Giữa hai khách hàng mở tài khoản ở 2 ngân hàng khác nhau, khác hệ thống thanh toán qua TKTG NHNN. - Giữa hai khách hàng mở tài khoản ở 2 ngân hàng khác nhau, khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ. - Giữa hai khách hàng mở tài khoản ở 2 ngân hàng khác nhau, trong cùng hệ thống. 3.1.3. Quy trình thanh toán UNC  Sơ đồ luân chuyển chứng từ UNC thanh toán trong cùng một ngân hàng: (1) H2 Đơn vị mua Đơn vị bán (2) (3) (3) Ngân hàng (1) Đơn vị mua nhận được vật tư hàng hóa, dịch vụ đơn vị bán. (2) Đơn vị mua lập và nộp UNC vào ngân hàng. (3) NH ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua. Đồng thời, ghi Có và báo Có cho đơn vị bán.  Sơ đồ luân chuyển chứng từ UNC thanh toán khác ngân hàng: Đơn vị mua (3) (2) (1) Đơn vị bán (5) (1) Đơn vị mua nhận được vật tư hàng hóa (4) dịch vụ đơn vị bán. NH bên mua NH bên bán (2) Đơn vị mua lập và nộp UNC vào ngân hàng bên mua. (3) Ngân hàng bên mua ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng (4) Ngân hàng bên mua thanh toán với NH bên bán qua: + TKTG tại NHNN (bảng kê 11) + Thanh toán bù trừ (bảng kê 12) + Thanh toán liên hàng (lệnh chuyển tiền) (5) NH bên bán ghi Có và báo Có cho đơn vị bán. 3.1.4 Thủ tục và phương pháp haăch toán: Sau khi nhận được hàng hóa (vật tư, dịch vụ) của người bán, đơn vị mua lập bốn liên UNC nộp vào ngân hàng phục vụ mình – Ngân hàng bên mua. Khi nhận được, ngân hàng tiến hành: - Kiểm soát thủ tục lập chứng từ (UNC) - Kiểm soát dấu, chữ ký đơn vị mua. - Nội dung và số tiền UNC - Số dư tài khoản (tiền gởi, tiền vay). Có thể xem trường hợp sau khi kiểm soát: - Không hợp lệ: một trong bốn nội dung trên không hợp lệ thì UNC không hợp lệ trả lại đơn vị mua và không thực hiện nghiệp vụ này. - Hợp lệ: căn cứ vào phạm vi áp dụng UNC để xử lý và hạch toán theo các trường hợp sau: a, Nếu 2 khách hàng mở tài khoản ở cùng một ngân hàng: Nợ TK 4211 – đơn vị mua Có TK 4211 – đơn vị bán Liên 1: (liên chính) ghi Nợ tài khoản đơn vị mua. Liên 2: báo Nợ cho đơn vị mua Liên 3: ghi Có tài khoản của đơn vị bán. Liên 4: giấy báo Có của đơn vị bán b, Nếu 2 khách hàng mở tài khoản ở hai ngân hàng khác nhau: + Tại ngân hàng bên mua, hạch toán: Tùy thuộc vào quan hệ ngân hàng bên mua và ngân hàng bên bán, ngân hàng bên mua lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán qua TKTG của NHNN (bảng kê 11) hoặc 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ (bảng kê 12) (sử dụng ngân hàng khác nhau, khác hệ thống) hoặc lập lệnh chuyển tiền thanh toán bù trừ (sử dụng ngân hàng Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng khác nhau, khác hệ thống) hoặc lệnh chuyển tiền (sử dụng ngân hàng khác nhau, cùng hệ thống). Nợ TK 4211 (TK 2111) Đơn vị mua Có TK 1113 (thanh toán qua NHNN). Có TK 5012 (thanh toán bù trừ). Có TK 5111, 5191 (thanh toán cùng hệ thống) Xử lý chứng từ: + Liên 1, liên 2 như trên. + Liên 3, liên 4 ủy nhiệm chi gửi kèm một liên bản gkê 11, một liên bảng kê 12 hoặc lệnh chuyển tiền thanh toán bù trừ hoặc lệnh chuyển tiền gửi bên bán. + Tại ngân hàng bên bán: Tùy thuộc quan hệ NH bên bán và NH bên mua thanh toán theo hình thức thanh toán nào, sẽ nhận được từ NH bên mua (liên 3 và liên 4 UNC gửi kèm một bảng kê 11 hoặc một liên bảng kê 12 (lệnh chuyển tiền thanh toán bù trừ) hoặc lệnh chuyển tiền). Sau khi kiểm soát, nếu khớp đúng thì hạch toán: Nợ TK 1113 (thanh toán qua NHNN) Nợ TK 5012 (thanh toán bù trừ) Nợ TK 5112 (5191) (thanh toán cùng hệ thống) Có TK 4211 (2111) Đơn vị bán Lưu ý: Sử dụng UNC khi thanh toán giữa hai khách hàng có tài khoản ở 2 Ngân hàng khác nhau, đơn vị chuyển tiền có thể chuyển tiền bình thường hoặc chuyển tiền khẩn, có thể chuyển tiền cho người thụ hưởng là tổ chức kinh tế hoặc người thụ hưởng là cá nhân. Trường hợp chuyển tiền cho người thụ hưởng là cá nhân thì tại ngân hàng trả tiền trước hết phải hạch toán vào tài khoản chuyển tiền phải trả. Sau đó, mới trả tiền cho khách hàng theo các mục đích và hướng sử dụng của khách hàng. 3.1.5 Ưu, nhược điểm của phương thức thanh toán UNC: a. Ưu điểm: - UNC là một thể thức thanh toán có nội dung đơn giản dễ hiểu, dễ áp dụng. - Quyền chủ động trả tiền thuộc về đơn vị mua (đơn vị mua có thể kiểm soát được số lượng, chất lượng của vật tư, hàng hóa, dịch vụ trước khi trả tiền). Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng - UNC là thể thức thanh toán có phạm vi thanh toán rộng, được sử dụng phổ biến trong hầu hết các giao dịch thanh toán trong nước. b. Nhược điểm: - Sử dụng phương thức thanh toán UNC dễ phát sinh tình trạng chiếm dụng vốn vì việc thanh toán hoàn toàn do người mua quyết định sau khi người bán đã giao hàng. - Nếu không quy định kỷ luật thanh toán UNC cụ thể thì quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của các bên tham gia thanh toán không được đảm bảo. 3.2. Kế toán thanh toán ủy nhiệm thu (UNT): 3.2.1. Khái niệm ủy nhiệm thu: UNT là một lệnh viết do chủ tài khoản (người bán) lập, nhờ ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền bán vật tư hàng hóa cung ứng dịch vụ cho người mua sau khi đã hoàn thành việc xuất giao vật tư, hàng hóa cung ứng dịch vụ cho người mua. 3.2.2. Phạm vi áp dụng: có phạm vi thanh toán giống ủy nhiệm chi. 3.2.3. Một số quy định: a. Đối với đơn vị bán: - Đơn vị bán đảm bảo sự tín nhiệm của mình đối với đơn vị mua (về việc cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ). - Đơn vị bán chỉ được phép lập UNT đòi tiền đơn vị mua khi trên hợp đồng kinh tế ký kết có thỏa thuận thanh toán bằng UNT và thực tế đã xuất giao vật tư, hàng hóa cung ứng dịch vụ cho đơn vị mua. b. Đối với đơn vị mua: - Đơn vị mua phải đảm bảo sự tín nhiệm của mình (khả năng thanh toán) đối với đơn vị bán. - Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế và thỏa thuận trên hợp đồng thanh toán UNT đơn vị mua thông báo bằng văn bản cho ngân hàng phục vụ mình biết các trường hợp chấp nhận thanh toán bằng hình thức UNT. Lưu y: - UNT chỉ được thanh toán toàn bộ, không thanh toán từng phần số tiền UNT. - Nếu trên TK của đơn vị mua không đủ số dư ngân hàng có thể trả lại UNT cho bên bán hoặc lưu UNT lại theo dõi đến khi nào trên TK của đơn vị mua đủ số tiền thì thanh toán giá trị trên UNT và đơn vị mua sẽ bị phạt vì châ ôm trả tiền. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng Mức phạt theo quy định giữa đơn vị mua và đơn vị bán tuỳ theo thoả thuâ nô được ghi trong hợp đồng, thông thường được tính như sau: Số tiền phạt Số tiền ghi = Số ngày * châ ôm trả trên UNT trả châ ôm Cả hai trường hợp này theo yêu cầu của đơn vị bán. * Tỷ lê ô phạt (lãi suất nợ quá hạn) c. Đối với Ngân hàng: - Ngân hàng phải theo dõi số dư TK của khách hàng nhanh, đầy đủ, kịp thời chính xác để thực hiện thanh toán nhanh, kịp thời, chính xác đúng tiến độ. - Nếu có nhiều đơn vị bán gởi UNT đến đòi tiền cùng một lúc với số tiền thỏa mãn số dư đơn vị mua thì phải theo thứ tự (Lương, Ngân sách, Tiền hàng, Tiền vay, Chế độ ngành) hoặc trả theo nhu cầu cấp bách của khách hàng trước (đến trước và đủ số dư). 3.2.4. Quy trình thanh toán UNT  Sơ đồ luân chuyển và thanh toán UNT trong một ngân hàng: Đơn vị mua (1) Đơn vị bán (2) (3) (3) Ngân hàng (1) Đơn vị bán giao vật tư, hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị mua. (2) Đơn vị bán lập và nộp UNT vào NH. (3) NH ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua. Đồng thời ghi Có và báo Có cho đơn vị bán.  Sơ đồ luân chuyển và thanh toán UNT khác ngân hàng: Đơn vị mua (4) (1) H2 Đơn vị bán (2’) (2) (6) (3) NH bên mua NH bên bán (1) Đơn vị bán giao vật tư, hàng hóa, (5) dịch vụ cho đơn vị mua. (2) Đơn vị bán lập và nộp UNT vào NH bên bán. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng (2’) Đơn vị bán có thể nộp UNT vào NH bên mua (để thanh toán nhanh). (3) NH bên bán chuyển UNT sang NH bên mua. (4) NH bên mua ghi Nợ và báo Nợ cho đơn vị mua. (5) NH bên mua thanh toán với NH bên bán hoặc qua TKTG NHNN hoặc qua thanh toán bù trừ hoặc qua liên hàng. (6) NH bên bán ghi Có và báo Có cho đơn vị bán. 3.2.5 Thủ tục và phương pháp hạch toán: Sau khi hoàn thành việc xuất giao vật tư, hàng hóa cho đơn vị mua. Đơn vị bán lập 4 liên UNT nộp vào ngân hàng (ngân hàng bên bán). Khi ngân hàng nhận được, ngân hàng kiểm soát: + Thủ tục lập UNT. + Kiểm soát dấu chữ ký của đơn vị bán. + Nội dung và số tiền UNT.  Nếu một trong các nội dung không hợp lệ thì trả lại cho bên bán.  Nếu hợp lệ: căn cứ vào phạm vi áp dụng của UNT để xử lý và hạch toán theo trường hợp sau: a. Nếu 2 khách hàng mở tài khoản tại một ngân hàng: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, kế toán ngân hàng còn thực hiện kiểm tra các nội dung sau: + Xem đơn vị mua có thông báo các trường hợp áp dụng UNT hay không. + Xem số dư tài khoản đơn vị mua (tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay) o Nếu số dư không đủ thì lưu UNT theo dõi số dư hoặc trả UNT cho bên bán và theo yêu cầu của đơn vị bán. o Nếu tài khoản đơn vị mua có đủ số dư thì: Nợ TK 4211 (2111) đơn vị mua Có TK 4211 (2111) đơn vị bán. Và 4 liên UNT xử lý: - Liên 1: ghi Nợ cho đơn vị mua. - Liên 2: báo Nợ cho đơn vị mua. - Liên 3: ghi Có cho đơn vị bán. - Liên 4: báo Có cho đơn vị bán. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng b. Nếu 2 khách hàng mở tài khoản ở 2 ngân hàng khác nhau: + Tại ngân hàng bên bán: Tách Liên 4 – UNT lưu lại Liên 1, 2, 3 UNT làm thủ tục gửi sang ngân hàng bên mua và không hạch toán. + Tại ngân hàng bên mua: Khi nhận được của NH bên bán Liên 1, liên 2, liên 3 UNT thì ngân hàng bên mua tiến hành kiểm soát: o Số dư tài khoản đơn vị mua (tài khoản tiền gửi, tài khoản tiền vay) . Nếu số dư không đủ thì lưu UNT theo dõi số dư hoặc trả UNT cho bên bán. . Nếu số dư tài khoản đơn vị mua đủ thì: Nợ TK 4211 (2111) đơn vị bên mua Có TK 1113 (thanh toán qua NHNN) Có TK 5012 (thanh toán bù trừ) Có TK 5111, 5191 (thanh toán cùng hệ thống) Liên 3 UNT kèm với 1 liên bảng kê 11, 1 liên bảng kê 12 (lệnh chuyển tiền thanh toán bù trù) hoặc lệnh chuyển tiền gởi về cho ngân hàng bên bán. + Tại ngân hàng bên bán: Khi nhận được liên 3 UNT kèm với bảng kê 11, bảng kê 12 (lệnh chuyển tiền thanh toán bù trừ) hoặc lệnh chuyển tiền từ NH bên mua thì sau khi kiểm soát sẽ hạch toán: Nợ TK 1113 (thanh toán qua NHNN) Nợ TK 5012 (thanh toán bù trừ) Nợ TK 5111, 5191 (thanh toán cùng hệ thống) Có TK 4211 (2111) đơn vị bán 3.2.6 Ưu, nhược điểm của thanh toán UNT: + Ưu điểm: - Thường áp dụng đối với những đơn vị khách hàng có sự tín nhiệm lẫn nhau trên cơ sở có hợp đồng kinh tế được ký kết. - UNT có phạm vi thanh toán rất rộng. - Quyền chủ động đòi tiền thuộc về đơn vị bán. + Nhược điểm: Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng - Quy trình luân chuyển chứng từ rườm rà phức tạp (đơn vị khác ngân hàng) làm tốc độ luân chuyển chứng từ chậm, do vâ ôy tốc độ thanh toán chậm. - Quyền chủ đô ông trả tiền lệ thuộc vào đơn vị mua. - Phương thức thanh toán UNT không có kỷ luật thanh toán nên ảnh hưởng lớn đến quyền lợi của các bên tham gia. 3.3. Kế toán thanh toán Séc: 3.3.1 Khái niệm: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, được lập trên mẫu quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có tên ghi trên séc hoặc người cầm séc. Như vậy, chủ thể tham gia thanh toán séc bao gồm: người phát hành, người thụ hưởng và Ngân hàng: + Người phát hành séc là người trả tiền, phát hành séc để trả tiền. + Người thụ hưởng là người có tên trên tờ séc đó hoặc là người cầm séc. + Ngân hàng là người thực hiện trả tiền trên tờ séc. 3.3.2 Phân loại séc: - Séc lĩnh tiền mặt: là loại séc mà ngân hàng thanh toán sẽ trả tiền mặt cho người thụ hưởng và người phát hành séc phải chịu rủi ro khi bị mất séc hoặc bị đánh cắp. Người cầm séc không cần sự ủy quyền cũng lĩnh được tiền. - Séc chuyển khoản: là lệnh trả của người phát hành séc đối với ngân hàng phục vụ mình về việc trích trả tiền từ tài khoản của mình trả tiền cho người thụ hưởng có tên ghi trên tờ séc. - Séc bảo chi: là tờ séc thông thường được ngân hàng phục vụ đơn vị phát hành, bảo đảm khả năng chi trả bằng cách trích từ tài khoản tiền gửi đưa vào một tài khoản riêng (tài khoản đảm bảo thanh toán séc bảo chi) và đánh dấu séc bảo chi lên tờ séc trước khi giao tờ séc cho khách hàng. 3.3.3. Quy trình thanh toán séc  Quy trình thanh toán séc chuyển khoản: Ngươi phát hành (Đơn vị mua) (4) Ngân hàng thanh toán (1) (2b) (3) (5) Ngươi thu hương (Đơn vị bán) (6) (2a) Ngân hàng thưc hiêên Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng (1) Người phát hành Séc giao cho đơn vị bán. (2a) Người thụ hưởng (đơn vị bán) nô ôp Séc và bản kê cho Ngân hàng phục vụ mình để thanh toán. (2b) Người thụ hưởng có thể nô pô trực tiếp Séc vào Ngân hàng thanh toán. (3) Ngân hàng thu hô ô chuyển bản kê nô pô Séc và tờ Séc sang cho Ngân hàng thanh toán. (4) Ngân hàng thanh toán sau khi đã kiểm tra tính hợp lê ô, hợp pháp của tờ Séc thì ghi “Nợ” và báo “Nợ” cho người phát hành Séc. (5) Ngân hàng thanh toán chuyển bảng kê nô ôp Séc kèm bảng kê thanh toán bù trừ cho Ngân hàng thu hô ô thông qua thanh toán bù trừ. (6) Ngân hàng thu hô ô chuyển giấy báo “Có” cho người thụ hưởng.  Quy trình thanh toán séc bảo chi: (3) Ngươi phát hành (Đơn vị mua) (1) (2) (7) Ngân hàng thanh toán Ngươi thu hương (Đơn vị bán) (4’) (6) (7’) (5) (4) Ngân hàng thưc hiêên (thu hôê) (1) Người phát hành Séc giao cho ngân hàng thanh toán. (2) Ngân hàng thanh toán sau khi đã kiểm tra tính hợp lê ô, hợp pháp của tờ Séc thì ghi “Nợ” và báo “Nợ” cho người phát hành Séc. (3) Người phát hành Séc giao cho đơn vị bán. Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng (4) Người thụ hưởng (đơn vị bán) nô pô Séc và bản kê cho Ngân hàng phục vụ mình để thanh toán. (4’) Người thụ hưởng có thể nô ôp trực tiếp Séc vào Ngân hàng thanh toán. (5) Ngân hàng thu hô ô chuyển giấy báo “Có” cho người thụ hưởng. (6) Ngân hàng thu hô ô chuyển bản kê nô ôp Séc và tờ Séc sang cho Ngân hàng thanh toán. (7) Ngân hàng thanh toán chuyển bảng kê nô ôp Séc kèm bảng kê thanh toán bù trừ cho Ngân hàng thu hô ô thông qua thanh toán bù trừ. 3.3.4 Phương pháp hạch toán thanh toán séc Séc có thể được thanh toán bằng cách rút tiền mă tô hoă ôc chuyển khoản vào tài khoản thích hợp của người thụ hưởng. Khi nhâ nô được tờ séc, kế toán thực hiện xem xét, kiểm tra kỹ mô ôt số yếu tố dưới đây trước khi quyết định gửi séc đi nhờ thu hoă ôc thanh toán séc: - Tính chất hợp pháp, hợp lê ô của tờ séc. - Thời hạn hiê uô lực của tờ séc. - Phạm vi thanh toán ghi trên séc. - Séc có lê ônh ngưng thanh toán hay không. - Khả năng thanh toán của người phát hành séc. Trong trường hợp tờ séc không thoả mãn điều kiê ôn để ngân hàng thanh toán hoă ôc gửi đi nhờ thu, ngân hàng sẽ trả lại tờ séc cho người thụ hưởng nhưng cần nói rõ lý do trả lại cho người thụ hưởng biết để họ đòi tiền người ký phát séc. Các tờ séc hô ôi đủ điều kiê ôn cần thiết theo quy định ngân hàng sẽ thanh toán ngay (nếu séc nô ôp vào ngân hàng thanh toán) hoă ôc gửi đi nhờ thu (nếu người thụ hưởng nô ôp séc vào ngân hàng của mình). * Tại Ngân hàng thanh toán séc : Khi người ký phát séc có nhu cầu bảo chi séc sẽ lâ pô uỷ nhiê m ô chi và tờ séc đã điền đầy đủ nô ôi dung. Sau khi kiểm tra, ngân hàng làm thủ tục bảo chi séc và hạch toán (nếu có yêu cầu ký quỹ): Nợ TK 4211: Số tiền ký quỹ. Có TK 4271: số tiền ký quỹ Khi Ngân hàng nhâ nô được tờ séc có đủ điều kiê nô để thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 4211 Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng Hoă ôc Nợ TK 4271 Có TK 1011 Hoă ôc Có TK 5119 * Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng séc : Khi nhâ nô được lê nô h thanh toán của người bị ký phát séc cho người thụ hưởng: Nợ TK 5119 Có TK 4211 Trường hợp khoản tiền mà người ký phát được sử dụng tại người bị ký phát không đủ để chi trả cho toàn bô ô số tiền trên tờ séc, người bị ký phát cần thông báo ngay cho người ký phát và người thụ hưởng. Tuỳ theo yêu cầu của người thụ hưởng mà viê ôc xử lý séc có thể tiến hành theo mô tô trong hai cách thức sau: + Người thụ hưởng không đồng ý thanh toán từng phần, Ngân hàng lâ pô Giấy xác nhâ nô từ chối thanh toán đối với toàn bô ô số tiền ghi trên séc, người thụ hưởng được nhâ nô lại tờ séc. + Người thụ hưởng yêu cầu thanh toán mô ôt phần số tiền ghi trên tờ séc tối đa bằng số tiền người ký phát được quyền sử dụng để thanh toán séc. Căn cứ vào Lê nô h thu và khả năng thanh toán của người ký phát Séc tại thời điểm nhâ nô được yêu cầu, người bị ký phát tiến hành xử lý và ghi: Nợ TK 4211 Có TK 1011 (hoă ôc TK 5911, TK 4211 – người thụ hưởng) Người bị ký phát lâ pô Giấy xác nhâ nô từ chối thanh toán đối với số tiền chưa thanh toán và ghi số tiền đã thanh toán, chưa thanh toán, ngày thanh toán lên mă ôt trước của Séc. Giấy xác nhâ nô cùng tờ séc được trả lại cho người thụ hưởng hay người thu hô ô 3.4. Kế toán thanh toán thẻ: 3.4.1 Khái niệm: Thẻ thanh toán là mô ôt công cụ thanh toán do ngân hàng phát hành thẻ cung cấp cho khách hàng sử dụng theo hợp đồng ký kết giữa ngân hàng phát hành thẻ và chủ thẻ. Thẻ thanh toán là một phương tiện thanh toán hiện đại vì nó gắn liền với kỹ thuật tin học ứng dụng trong Ngân hàng. Thẻ thanh toán do Ngân hàng phát hành và bán cho khách hàng của mình để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, thanh toán công Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng nợ và để lĩnh tiền mặt tại các Ngân hàng đại lý thanh toán hay các quầy trả tiền tự động. Các chủ thể tham gia thanh toán thẻ: - Ngân hàng phát hành thẻ. - Ngân hàng đại lý thanh toán. - Người chủ sở hữu thẻ. - Cơ sở tiếp nhận thẻ (bên bán hàng) 3.4.2 Phân loại: a. Phân loại theo tính chất của thẻ: - Thẻ ghi nợ: Là loại thẻ không phải lưu ký tiền vào tài khoản riêng ở ngân hàng, áp dụng với khách hàng có quan hệ tín dụng, thanh toán thường xuyên, có tín nhiệm với Ngân hàng và do ngân hàng phát hành. - Thẻ tín dụng: Áp dụng cho khách hàng có đủ điều kiện ngân hàng đồng ý cho vay. Số tiền vay chính là hạn mức thẻ, khách hàng chỉ được phép sử dụng trong phạm vi hạn mức cho vay trên thẻ. Ngân hàng phát hành thẻ có trách nhiệm thanh toán ngay số tiền trên biên lai do ngân hàng đại lý chuyển đến. - Thẻ trả trước: là loại thẻ rút tiền mặt tại các máy rút tiền tự động hoặc ở ngân hàng. Với chức năng chuyên biệt chỉ dùng để rút tiền, yêu cầu đặt ra đối với loại thẻ này là chủ thẻ phải ký quỹ tiền gởi vào tài khoản ngân hàng hoặc chủ thẻ được cấp tín dụng thấu chi mới sử dụng được. b. Phân loại theo phạm vi sử dụng thẻ: - Thẻ nội địa: là thẻ được giới hạn trong phạm vi một quốc gia, do vậy đồng tiền giao dịch phải là đồng bản tệ của nước đó. - Thẻ quốc tế: là loại thẻ được chấp nhận trên toàn thế giới, sử dụng các ngoại tệ mạnh để thanh toán. 3.4.3. Quy trình thanh toán thẻ a. Quy trình thanh toán thẻ: Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng Chu the (3) (2) (1) Đơn vị chââp nhâên the (4) Ngân hàng phát hành the (6) (7) (5) Ngân hàng thanh toán the (1) Ngân hàng phát hành thẻ cung cấp thẻ cho chủ thẻ. (2) (3) Chủ thẻ sử dụng thẻ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ cho đơn vị chấp nhâ nô thẻ. (4) (5) Đơn vị chấp nhâ nô thẻ gửi chứng từ cho ngân hàng thanh toán thẻ để nhâ nô tiền. (6) (7) Ngân hàng thanh toán thẻ thanh toán lại với ngân hàng phát hành thẻ. 3.4.4 Phương pháp hạch toán * Tại Ngân hàng thanh toán thẻ (Ngân hàng đại lý): Khi khách hàng (Chủ thẻ) sử dụng thẻ (rút tiền mă tô …) hoă ôc nhâ nô được các chứng từ thanh toán do đơn vị chấp nhâ nô thẻ lâ pô theo đúng quy định của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 359 Có TK 1011 (hoă ôc TK 4211) Sau đó Ngân hàng thanh toán thẻ chuyển chứng từ đến ngân hàng phát hành thẻ để thanh toán. - Khi nhâ nô dược tiền do ngân hàng phát hành thẻ chuyển, kế toán viên sẽ ghi sổ tất toán tài khoản phải thu: Nợ TK 5191 (hoă ôc TK 1113) Có TK 3590 * Tại Ngân hàng phát hành thẻ: Khi nhâ nô được chứng từ do ngân hàng thanh toán thẻ chuyển đến, nếu chứng từ hợp lê ô ngân hàng phát hành thẻ có trách nhiê m ô thanh toán ngay cho ngân hàng thanh toán, kế toán viên ghi sổ như sau: Nợ TK 1011 (hoă ôc TK 4211) Hoă ôc Nợ TK 2111 Có TK 5191 Chương 5: Kế toán nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng 3.4.5 Thủ tục thay đổi hạn mức thanh toán của thẻ, gia hạn sử dụng thẻ. a. Thủ tục thay đổi hạn mức thanh toán thẻ  Khi sử dụng hết hạn mức thanh toán của thẻ, nếu có nhu cầu sử dụng tiếp, chủ thẻ lập giấy đề nghị tăng hạn mức thanh toán thẻ kèm theo thẻ nộp vào ngân hàng phát hành thẻ. Đối với thẻ ký quỹ thanh toán, chủ thẻ lập thêm lệnh chi (uỷ nhiệm chi) để trích tài khoản tiền gửi của mình hoặc nộp tiền mặt lưu ký bổ sung vào tài khoản thẻ thanh toán tại ngân hàng phát hành thẻ. Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ và chấp nhận đề nghị của khách hàng, ngân hàng phát hành thẻ (bộ phận quản lý phát hành thẻ) đưa thẻ của khách hàng vào máy chuyên dùng để ghi bổ sung hạn mức thanh toán của thẻ, sau đó giao thẻ cho khách hàng. Hạch toán tương tự như lúc phát hành thẻ.  Trường hợp muốn rút bớt số tiền đã lưu ký để thanh toán thẻ (đối với thẻ ký quỹ thanh toán), chủ thẻ lập giấy đề nghị giảm hạn mức thanh toán kèm theo thẻ nộp vào ngân hàng phát hành thẻ. Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ, số dư hạn mức thanh toán thẻ đang còn và khớp đúng với sổ sách theo dõi, ngân hàng phát hành thẻ đưa thẻ của khách hàng vào máy chuyên dùng để ghi giảm hạn mức thanh toán của thẻ và lập biên lai thanh toán số tiền rút bớt (3 liên). Chủ thẻ phải ký xác nhận trên biên lai. Hạch toán: Nợ TK 4273 Có TK 4211 (chủ sở hữu thẻ) b. Thủ tục gia hạn sử dụng thẻ. Khi hết hạn sử dụng thẻ, nếu có nhu cầu sử dụng tiếp, chủ thẻ lập giấy đề nghị gia hạn sử dụng thẻ kèm theo thẻ nộp vào ngân hàng phát hành thẻ. Sau khi kiểm tra thủ tục giấy tờ và chấp nhận đề nghị của khách hàng, ngân hàng phát hành thẻ đưa thẻ của khách hàng vào máy chuyên dùng để ghi gia hạn sử dụng thẻ , sau đó giao thẻ cho khách hàng.