Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Theo xu thế của thị trƣờng, các Doanh nghiệp không ngừng cạnh
tranh để có thể đứng vững và phát triển. Mỗi Doanh nghiệp có những mục
tiêu riêng và chiến lƣợc cụ thể để đạt đƣợc mục tiêu ấy. Nhắc tới kế toán là
nói tới một công cụ quản lý vô cùng hữu hiệu đối với mọi tổ chức và Doanh
nghiệp. Trong quản lý ở các Doanh nghiệp, kế toán giữ vai trò quan trọng, là
công cụ để điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh diễn ra trong Doanh
nghiệp, thực hiện việc bảo vệ tài sản, vật tƣ, tiền vốn của doanh nghiệp
nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất, kinh doanh, tự chủ về tài chính. Và
tại Công ty DNTT, kế toán cũng phát huy tất cả các vai trò đó. Đặc biệt,
công tác kế toán bán hàng lại càng đóng vai trò chủ đạo hơn đối với một
công ty chuyên cung cấp các sản phẩm ra thị trƣờng.
Đối với một Doanh nghiệp với tuổi đời trên thị trƣờng còn non trẻ nhƣ
DNTT thì công tác kế toán bán hàng hết sức đƣợc chú trọng bởi công cụ này
cho Công ty thấy ngay đƣợc mình có thể trụ vững đƣợc trên thị trƣờng hay
không và tiềm lực của mình đến đâu. Hoạt động bán hàng chính là điều kiện
tiên quyết cho Công ty tồn tại và phát triền, thông qua hoạt động bán hàng
Công ty có doanh thu, nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh đồng thời tạo ra
lợi nhuận.
Sau thời gian tìm hiểu, nghiên cứu tình hình hoạt động của Công ty
nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng cùng với kết quả phiếu
điều tra trắc nghiệm báo cáo thực tập năm 2010 vừa qua, có rất nhiều vấn đề
cấp thiết đặt ra đối với Công ty DNTT trong thới gian tới. Một trong những
vấn đề nổi bật cần khắc phục là phải hoàn thiện kế toán bán hàng và cụ thể
là kế toán mặt hàng máy vi tính – mặt hàng chiếm chủ yếu trong tổng doanh
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
1
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
thu của Công ty . Tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu của các nghiệp vụ kế
toán bán hàng từ đó đƣa ra những biện pháp khắc phục phù hợp nhằm tối đa
hóa lợi nhuận cho Công ty.
Việc hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp Công ty quản lý chặt chẽ
hơn tình hình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh đúng đắn, kịp thời doanh thu bán
hàng, tình hình thanh toán tiền hàng, đẩy nhanh khả năng thu hồi là luân
chuyển vốn. Ngoài ra, hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp cho tài liệu mà kế
toán cung cấp có mức độ chính xác cao, giúp các nhà quản trị phân tích,
đánh giá đúng toàn bộ hoạt động kinh doanh.
1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Trong thời gian thực tập tại Công ty cùng với các phƣơng pháp thu
thập và phân tích dữ liệu thông qua điều tra, phỏng vấn, trắc nghiệm và quan
sát, em đã rút ra đƣợc nhiều vấn đề trong công tác kế toán bán hàng tại ở
Công ty DNTT. Đồng thời từ nhận thức trên, em lựa chọn nghiên cứu đề tài:
“Kế toán mặt hàng máy vi tính tại công ty TNHH Thiết bị và Giải pháp
mạng Hà Nội (DNTT)” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Với hy vọng có
thể góp một phần nhỏ nhằm hoàn thiện công tác kế toán mặt hàng máy vi
tính, giúp công tác kế toán bán hàng phát huy có hiệu quả hơn cũng nhƣ
giúp Công ty ngày càng phát triển và có chỗ đứng vững chắc trên thị trƣờng.
1.3. Các mục tiêu nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu các lý luận về nghiệp vụ kế toán bán hàng
trƣớc đó và qua tình hình thực tế tại Công ty DNTT, em đi sâu nghiên cứu
các vấn đề cụ thể sau:
- Tổng hợp và phân tích những kiến thức thực tế thu thập đƣợc về công tác
kế toán bán hàng tại Công ty.
- Phân tích thực trạng và đánh giá những ƣu điểm và hạn chế trong công
tác kế toán mặt hàng máy vi tính tại Công ty.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
2
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
- Đề xuất đƣợc các giải pháp cho Công ty nhằm hoàn thiện kế toán mặt
hàng máy vi tính.
1.4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của chuyên đề tốt nghiệp đề cập đến những vấn
đề liên quan đến công tác kế toán bán hàng và mặt hàng cụ thể ở đây là máy
vi tính của công ty DNTT. Liên hệ thực tiễn tại Công ty TNHH Thiết bị và
Giải pháp mạng Hà Nội, tên viết tắt là DNTT, địa chỉ: D5 – tầng 5 – Tòa nhà
96 – Phố Định Công – Quận Hoàng Mai – TP Hà Nội. Các số liệu nghiên
cứu và phân tích thực tế các nghiệp vụ kế toán mặt hàng máy vi tính của quý
IV năm 2009.
1.5. Vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và phân định nội dung
nghiên cứu
1.5.1. Một số khái niệm nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ của kế toán bán
hàng trong Doanh nghiệp Thương mại
a. Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của
một doanh nghiệp thƣơng mại, nó chính là qúa trình giao quyền sở hữu về
hàng hóa từ tay ngƣời bán sang tay ngƣời mua để nhận quyền sở hữu về tiền
tệ hoặc quyền đƣợc đỏi tiền ở ngƣời mua.
Về mặt kinh tế, bản chất của bán hàng chính là sự thay đổi hình thái
giá trị của hàng hóa. Hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện
vật sang hình thái tiền tệ, lúc này Doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh
doanh tức là vòng chu chuyển vốn của Doanh nghiệp đƣợc hoàn thành.
Về mặt tổ chức kỹ thuật, bán hàng là quá trình kinh tế bao gồm từ việc
tổ chức đến thực hiện trao đổi mua hàng hóa thông qua các khâu nghiệp vụ
kinh tết kỹ thuật, các hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện chức năng và
nhiệm vụ của doanh nghiệp Thƣơng mại, thể hiện khả năng và trình độ của
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
3
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
Doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu của mình cũng nhƣ đáp ứng nhu
cầu sản xuất và tiêu dùng xã hội.
b. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của một
Doanh nghiệp Thƣơng mại, nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn
tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy để quản lý tốt nghiệp vụ này, kế
toán nghiệp vụ bán hàng cần phải thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
- Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác kịp thời tình hình
bán hàng của Doanh nghiệp cả về số lƣợng, cả về giá trị theo từng mặt hàng,
nhóm hàng.
- Phản ánh và giám đốc chính xác tình hình thu hồi tiền, tình hình công
nợ và thanh toán công nợ phải thu ở ngƣời mua.
- Tính toán chính xác giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, từ đó xác định
chính xác kết quả bán hàng
- Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan,
trên cơ sở đó có những biện pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kinh
doanh, giúp cho BGĐ nắm đƣợc thực trạng, tình hình tiêu thụ hàng hóa của
Doanh nghiệp mình và kịp thời có những chính sách điều chỉnh thích hợp
với thị trƣờng. Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán
hàng, thu nhập và phân phối kết quả kinh doanh.
15.2. Kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 “Doanh
thu và thu nhập khác”
Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty DNTT đã áp dụng theo chuẩn mực
số 14 để xác định doanh thu bán hàng
* Doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5)
điều kiện sau:
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
4
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho ngƣời mua;
(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa nhƣ ngƣời sở
hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
(c) Doanh thu đƣợc xác định tƣơng đối chắc chắn;
(d) Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch
bán hàng;
(e) Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
* Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi
ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho ngƣời mua trong từng trƣờng
hợp cụ thể. Trong hầu hết các trƣờng hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn
rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp
pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hóa cho ngƣời mua.
Trƣờng hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền
sở hữu hàng hóa thì giao dịch không đƣợc coi là hoạt động bán hàng và
doanh thu không đƣợc ghi nhận. Doanh nghiệp còn phải chịu rủi ro gắn liền
với quyền sở hữu hàng hóa dƣới nhiều hình thức khác nhau, nhƣ:
(a) Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản đƣợc
hoạt động bình thƣờng mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo
hành thông thƣờng;
(b) Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chƣa chắc chắn vì phụ thuộc vào
ngƣời mua hàng hóa đó;
(c) Khi hàng hóa đƣợc giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần
quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp chƣa hoàn thành;
(d) Khi ngƣời mua có quyền huỷ bỏ việc mua hàng vì một lý do nào đó đƣợc
nêu trong hợp đồng mua bán và doanh nghiệp chƣa chắc chắn về khả năng
hàng bán có bị trả lại hay không.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
5
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
* Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với
quyền sở hữu hàng hóa thì việc bán hàng đƣợc xác định và doanh thu đƣợc
ghi nhận. Ví dụ doanh nghiệp còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng
hóa chỉ để đảm bảo sẽ nhận đƣợc đủ các khoản thanh toán.
* Doanh thu bán hàng đƣợc ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận
đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trƣờng hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi
yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong (ví dụ, khi doanh nghiệp không
chắc chắn là Chính phủ nƣớc sở tại có chấp nhận chuyển tiền bán hàng ở
nƣớc ngoài về hay không). Nếu doanh thu đã đƣợc ghi nhận trong trƣờng
hợp chƣa thu đƣợc tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không
thu đƣợc thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ mà
không đƣợc ghi giảm doanh thu. Khi xác định khoản phải thu là không chắc
chắn thu đƣợc (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó
đòi mà không ghi giảm doanh thu. Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác
định thực sự là không đòi đƣợc thì đƣợc bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ
phải thu khó đòi.
* Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải đƣợc ghi nhận
đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát
sinh sau ngày giao hàng (nhƣ chi phí bảo hành và chi phí khác), thƣờng
đƣợc xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu đƣợc thỏa
mãn. Các khoản tiền nhận trƣớc của khách hàng không đƣợc ghi nhận là
doanh thu mà đƣợc ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền
trƣớc của khách hàng. Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trƣớc của khách
hàng chỉ đƣợc ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn năm (5) điều
kiện quy định ở đoạn 10.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
6
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
1.5.3. Kế toán bán hàng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành
Kế toán bán hàng ở Doanh nghiệp Thƣơng mại có ba phƣơng thức
hạch toán:
- Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Doanh nghiệp Thƣơng mại kế toán hàng
tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính thuế GTGT theo
phƣơng pháp khấu trừ
- Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các Doanh nghiệp Thƣơng mại kế toán
hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính thuế GTGT
theo phƣơng pháp trực tiếp.
- Ké toán nghiệp vụ bán hàng ở các Doanh nghiệp Thƣơng mại kế toán
hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ.
Hầu hết các Doanh nghiệp cũng nhƣ là Công ty DNTT đang sử dụng
phƣơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng hạch toán theo phƣơng pháp kê
khai thƣờng xuyên và tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế.
Hiện nay, trong các Doanh nghiệp Thƣơng mại có 05 hình thức ghi sổ
kế toán đó là:
- Hình thức “Nhật ký chung”
- Hình thức “Nhật ký sổ cái”
- Hình thức “Nhật ký chứng từ”
- Hình thức “Chứng từ ghi sổ”
- Hình thức “ Kế toán trên máy vi tính”
Mỗi hình thức đều có những ƣu điểm, hạn chế riêng và điệu kiện áp
dụng tùy đặc điểm kinh doanh và quy mô của từng Doanh nghiệp cũng nhƣ
khả năng trình độ của kế toán. Công ty DNTT sử dụng cách ghi chép sổ sách
theo hình thức Nhật ký chung. Vì thế, trong chuyên đề xin chỉ đề cập đến
hình thức hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
7
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
và tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, ghi sổ theo hình thức Nhật
ký chung.
1.5.3.1 Chứng từ sử dụng
Ngoài các chứng từ chung mà trong kế toán bắt buộc phải có, kế toán
nghiệp vụ bán hàng sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn bán hàng
- Phiếu xuất kho
- Sổ chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu
- Biên bản xác nhận hàng hóa bị trả lại
- Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán
- Phiếu thu, phiếu chi
……
1.5.3.2 Sổ sách kế toán
Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà
trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội
dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên
các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.5.3.3 Tài khoản và trình tự hạch toán
Kế toán nghiệp vụ bàn hàng ở DNTM kế toán hàng tồn kho theo
phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính thuế GTGT theo phƣơng pháp
khầu trừ thuế, có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
8
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
TK 911
TK 157
TK 156
TK 632
TK 511
6c
2a
2b
TK 111,112,131
5
TK 531,521,532
TK 157
1a
1b
1c
6a
TK 3331
TK 641
3
6b
TK 642
TK 711
4
7
TK 421
8
9
5 – Doanh thu bán hàng
6a – Kết chuyển chi phí các khoản giảm
trừ doanh thu
6b – Kết chuyển thuế phải nộp
6c – Kết chuyển doanh thu thuần
7 – Kết chuyển thu nhập khác
8 – Kết chuyển lãi
9 – Kết chuyển lỗ
1a - Xuất hàng gửi bán
1b - Giá vốn hàng bán của hàng gửi bán
1c - Kết chuyển giá vốn hàng bán
2a - Xuất hàng bán thẳng
2b - Kết chuyển giá vốn hàng bán
3 - Kết chuyển chi phí bán hàng
4 – Kết chuyển chi phí quản lý Doanh
nghiệp
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
9
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY DNTT
2.1. Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
+ Chuyên đề đã thu thập các kết quả của 5 phiếu điều tra trắc nghiệm báo
cáo thực tập (phiếu điều tra trắc nghiệm 5 nhân viên trong Công ty)
+ Tiến hành điều tra phỏng vấn cán bộ nhân viên trong Công ty về các vấn
đề liên quan đến nghiệp vụ kế toán bán hàng tại Công ty.
Thiết kế mẫu câu hỏi phỏng vấn cho đối tƣợng là các cán bộ nhân
viên của Công ty.
Tiến hành phỏng vấn 5 cán bộ nhân viên theo mẫu câu hỏi thiết kế,
thu phiếu và kiểm tra phiếu hợp lệ.
- Thu thập dữ liệu thứ cấp:
Thu thập số liệu, tài liệu và bảng biểu liên quan đến nghiệp vụ kế
toán bán hàng: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập trả hàng, sổ chi
tiết hàng hóa, sổ cái...
2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
- Với dữ liệu sơ cấp:
+ Phiếu điều tra trắc nghiệm báo cáo thực tập: Tổng hợp kết quả của 5
phiếu, đánh giá đƣợc vấn đề cấp thiết đặt ra đối với Công ty.
+ Phiếu điều tra phỏng vấn cán bộ nhân viên: Trên cơ sở các phiếu điều tra
phỏng vấn hợp lệ thu về, tiến hành tổng hợp kết quả.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
10
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
- Với dữ liệu thứ cấp:
Dựa vào những số liệu thống kê và công thức tính toán, phân tích hiệu
quả của các nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty. Từ đó đánh giá đƣợc
những kết quả mà công ty đã đạt đƣợc cũng nhƣ những tồn tại cần khắc phục
và hoàn thiện.
2.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến
kế toán bán hàng tại công ty DNTT
2.2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty DNTT
Khoảng giữa năm 2006, Công ty TNHH Thiết bị và Giải pháp mạng
Hà Nội đƣợc thành lập trong bối cảnh ngành công nghệ thông tin đang phát
triển với tốc độ chóng mặt. Với hơn 3 năm hoạt động, tuy chƣa lâu nhƣng
công ty cũng mạnh dạn đầu tƣ mở rộng hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh
vực liên quan đến các thiết bị mạng, máy vi tính và giải pháp mạng.
Trong xu thế cạnh tranh của thị trƣờng, những Công ty nhỏ nhƣ
DNTT thƣờng gặp rủi ro lớn so với các công ty lớn hoặc đã có chỗ đứng trên
thị trƣờng trƣớc đó. Cụ thể, những Công ty nhƣ DNTT do mới nên ít khách
hàng biết tới, chƣa có thời gian để tạo dựng uy tín của mình, nội lực của
chính Công ty cũng hạn chế. Công thêm với xu thế cạnh tranh thì để tạo lòng
tin cũng nhƣ để nhiều khách hàng biết tới, Công ty không ngần ngại nhập
hàng hóa có chất lƣợng để bán dù lãi ít hoặc thậm chí lỗ; sẵn sàng bán hàng
trả chậm để tạo cảm tình… Và đến thời điểm này có thể tạm nói là Công ty
đã trải qua đƣợc thời kỳ khó khăn của những bƣớc đầu tiền bƣớc chân vào
thị trƣờng liên quan đến công nghệ thông tin – một lĩnh vực mà không ít nhà
đầu tƣ lớn đã nhảy vào trƣớc đó khá lâu.
Hiện nay, cũng nhờ nền kinh tế thị trƣờng mà chính sách của Nhà
nƣớc, các Bộ, Ngành đã thông thoáng hơn rất nhiều, tạo điều kiện thuận lợi
cho các Công ty nhỏ có cơ hội thể hiện mình, góp phần vào việc xây dựng
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
11
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
nền kinh tế vững mạnh cho đất nƣớc. Cụ thể nhƣ là việc cho vay vốn, thủ tục
thành lập Công ty, các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp…đơn giản giúp các
công ty nói chung và Công ty DNTT dễ dàng hoạt động, không bị gò bó, có
nhiều điều kiện để phát triển. Ngoài ra, Nhà nƣớc giúp ngăn ngừa độc quyền
trong các nền kinh tế thị trƣờng. Thông thƣờng, trong nền kinh tế thị trƣờng
tình hình sẽ trở nên nan giải khi một ngành công nghiệp bị chi phối bởi một
số rất ít các công ty lớn. Các công ty này có thể cấu kết với nhau thành một
tập đoàn hùng mạnh, áp đảo thị trƣờng với mức giá cao, nhằm thu nhiều lợi
nhuận, đồng thời khống chế việc thâm nhập vào thị trƣờng của các công ty
nhỏ hơn đang cạnh tranh với họ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc
Phòng
kế toán
Phòng
kinh doanh
Phòng
kỹ thuật
Phòng
hành chính
2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty DNTT
Với đặc điểm tổ chức kinh doanh của một doanh nghiệp thƣơng mại,
tổ chức công tác kế toán của công ty DNTT cũng tuân theo đúng các nguyên
tắc tổ chức và chuẩn mực kế toán trong các doanh nghiệp thƣơng mại.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
12
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
Do quy mô công ty DNTT còn nhỏ, số lƣợng nhân viên cũng nhƣ các phòng
ban không nhiều nên hiện công ty đang tổ chức bộ máy kế toán theo mô
hình bộ máy kế toán tập trung. Theo mô hình này, toàn bộ công việc kế toán
từ khâu thu nhận, xử lý, hoàn chỉnh, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán,
lập báo cáo tài chính đều đƣợc tập trung thực hiện tại PKT của Công ty. Các
đơn vị phụ thuộc không tổ chức tiêng mà chỉ có những nhân viên kinh tế làm
nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, phân loại chứng từ sau đó
gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán của công ty.
Trên cơ sở mô hình kế toán mà Công ty lựa chọn phù hợp với Công
ty, xác định rõ các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán một
cách hợp lý. Công ty cũng quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ
phận, phần hành kế toán, đảm bảo kết phối hợp tốt giữa các bộ phận, phần
hành kế toán có liên quan, để công việc kế toán của Công ty đƣợc tiến hành
một cách có hiệu quả. Và việc phân công lao động kế toán tại Công ty cũng
luôn luôn tôn trọng và tuân thủ những nguyên tắc chung.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán theo
hình thức Nhật ký chung. Nghĩa là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều
đƣợc ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh. Số liệu trên
Nhật ký chung đƣợc sử dụng để ghi vào sổ cái theo dõi các tài khoản liên
quan đến nghiệp vụ kinh tế. Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên Sổ cái,
lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu
trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ nhƣ sau:
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
13
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Sổ Nhật ký
đặc biệt
SỔ NHẬT
CHUNG
KÝ
SỔ CÁI
Sổ thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Công ty DNTT có sử dụng phần mềm kế toán để nhập số liệu và mở
sổ sách trên máy vi tính nên công tác kế toán đƣợc tiến hành nhanh, chuẩn
xác hơn rất nhiều.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
14
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
Có thể thong qua Quy trình thanh toán sau để hiểu rõ hơn về cách
thức bán hàng tại Công ty DNTT:
Quy trình thanh toán
* Mục đích: Quy trình thanh toán đƣợc thiết lập, ứng dụng và duy trì nhằm
đảm bảo việc thu – chi tại Công ty đƣợc thực hiện một cách có kiểm soát.
* Trách nhiệm và phạm vi áp dụng:
- Phòng kế toán và tất cả các đơn vị trong Công ty có trách nhiêm thực hiện
đúng quy trình này
- BGĐ và Kế toán có trách nhiệm giám sát để quy trình đƣợc thực hiện có
hiểu quả cáo nhất
- Quy trình này đƣợc áp dụng khi thu – chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
trong công ty
* Mô tả quy trình
- Quy trình thanh toán – tạm ứng:
Bước 1: Lập phiếu đề nghị thanh toán kèm các chứng từ sau:
a) Với nguồn cung ứng bên ngoài:
+ Hợp đồng mua bán
+ Phiếu nhập của Công ty và các chứng từ liên quan nếu có
+ Phiếu thu của ngƣời bán (nếu là Công ty)
+ Hóa đơn tài chính
+ Giấy giới thiệu, chứng minh thƣ ngƣời đến nhận đến
b) Với nhân viên Công ty
+ Phiếu đề nghị mua và Phiếu báo giá (đã đƣợc BGĐ phê duyệt)
+ Hóa đơn mua hàng
+ Phiếu nhập kho và Biên bản nhiệm thu (nếu có yêu cầu)
+ Hoặc Bảng kê thanh toán, Giấy thanh toán tạm ứng…
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
15
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
Bước 2: Kế toán kiểm tra tình hợp lệ và chính xác của chứng từ đề nghị
thanh toán. Nếu chứng từ không đạt, đề nghị bổ sung. Nếu chứng từ đạt, sẽ
trình duyệt KTT và BGĐ ký thanh toán.
Bước 3: Kế toán lập phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi và thực hiện chi
+ Trƣờng hợp chi tiền mặt, thực hiện chi theo phiếu chi
+ Trƣờng hợp chi chuyển khoản, chuyển Ủy nhiệm chi cho Ngân hàng thực
hiện
Ghi chú: Khi mua hàng trực tiếp hoặc có nhu cầu sử dụng tiền phục vụ công
tác phát sinh, CBNV lập phiếu tạm ứng có xác nhận của BGĐ, chuyển PKT
chi tạm ứng.. Sau khi sử dụng theo thực tế phát sinh, lập đề nghị thanh toán
theo Bƣớc 1b của Quy trình thanh toán – tạm ứng.
- Quy trình thu tiền
Bước 1: Khách hàng/Nhân viên Công ty lập bảng kê nộp tiền kèm Phiếu
xuất kho và Phiếu thu tiền hàng của Công ty (có chữ ký xác nhận của khách
hàng trên Phiếu thu)
Bước 2: Kế toán hạch toán và thu tiền theo bảng kê.
Ghi chú: Phiếu thu tiền hàng của Công ty đƣợc đánh giá theo số thứ tự tăng
dần và đƣợc viết thành 3 liên:
Liên 1- Đƣa cho khách hàng
Liên 2 – Chuyển cho bộ phạn Kế toán hạch toán
Liên 3- Nhân viên kinh doanh lƣu
Yêu cầu: Tất cả các bộ phận thực hiện nghiêm túc quy trình này.
Kế toán thƣờng xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế
2.3. Thực trạng kế toán mặt hàng máy vi tính tại công ty DNTT,
Công ty DNTT đang áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán theo hình
thức Nhật ký chung và kế toán nhiệp vụ bán hàng theo phƣơng pháp kê khai
thƣờng xuyên. Cụ thể nhƣ sau:
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
16
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
2.3.1. Về chứng từ sử dụng
Cũng nhƣ tất cả các công ty khác, công ty DNTT sử dụng các chứng
từ theo đúng quy định. Ngoài ra có sử dụng các chứng từ do công ty tự lập
giúp phù hợp với đặc điểm của công ty hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận
lợi trong quá trình hạch toán.
- Hóa đơn GTGT. Vì công ty DNTT nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp
khấu trừ nên có hóa đơn GTGT (xem phụ lục trang 3)
- Phiếu xuất kho kiêm bảo hành (xem phụ lục trang 11)
- Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán
- Phiếu thu, phiếu chi (xem phụ lục trang 11, 12)
- Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng (xem phụ lục trang 4)
- Biên bản xác nhận hàng hóa bị trả lại (xem phụ lục trang 5)
2.3.2. Về tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán
2.3.2.1 Tài khoản sử dụng
Công ty DNTT ghi nhận doanh thu khi kết quả giao dịch đƣợc xác
định một cách đáng tin cậy và công ty có khả năng thu đƣợc các lợi ích kinh
tế từ giao dịch này. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty DNTT sử dụng
các tài khoản theo Quyết định 48, cụ thể nhƣ sau:
* Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”
Tài khoản này dung để phản ánh doanh thu bán máy vi tính, giảm trừ doanh
thu và xác định doanh thu thuần của công ty trong kỳ. Tại công ty, tài khoản
này không đƣợc mở chi tiết, doanh thu của các mặt hàng đều đƣợc phản ánh
vào tài khoản này và cuối tháng đƣợc kết chuyển sang tài khoản 911.
* Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”
Tài khoản này dùng để phản ảnh doanh thu của hàng bán bị trả lại. Cuối
tháng tài khoản này đƣợc kết chuyển sang tài khoản 5111 để xác định doanh
thu thuần.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
17
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
* Tài khoản 156 “Hàng hóa”
Tài khoản này để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại
hàng hóa của công ty, trong đó có cả mặt hàng máy vi tính. Do sử dụng phần
mềm kế toán nên việc theo dõi hàng hóa ở công ty cũng rất dễ dàng và chặt
chẽ, do đó tài khoản này cũng không đƣợc mở tài khoản chi tiết.
* Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ. Cuối
tháng tài khoản này đƣợc kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả
kinh doanh.
* Tài khoản 33311 “Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra”
Tài khoản này phản ánh tổng số thuế GTGT đầu ra phải nộp, đã nộp và còn
phải nộp của hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. Do công ty chủ yếu bán
hàng trong nƣớc nên tài khoản công ty không mở chi tiết.
* Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp công ty theo dõi công nợ của khách
hàng theo mã khách hàng nên cũng không mở chi tiết cho tài khoản này.
* Các tài khoản khác
- Tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết nhƣ sau: Tài
khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam đồng”, Tài khoản 1112 “Tài mặt Ngoại tệ”
- Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết nhƣ
sau: Tài khoản 1121 “Tiền gửi Ngân hàng bằng Việt Nam đồng”, Tài khoản
1122 “Tiền gửi Ngân hàng bằng Ngoại tệ”
Kế cấu của các tài khoản mà công ty sử dụng theo đúng đúng quy định.
2.3.2.2 Trình tự hạch toán
Công ty DNTT duy trì 2 phƣơng thức bán hàng chủ yếu đó là bán
buôn và bản lẻ. Để việc trình bày về nghiệp vụ kế toán mặt hàng máy vi tính
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
18
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
tại Công ty DNTT đƣợc rõ ràng, chi tiết em xin nêu các ví dụ bán hàng cụ
thể, thực tế phát sinh tại công ty nhƣ sau:
a. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ
Ngày 19/11/2009, Công ty xuất bán 1 máy vi tính hiệu Elead cho
Công ty Cổ phần bê tông Việt Ý. Giá xuất kho 6.713.000đ, đơn giá
6.866.667đ chƣa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT là 10%.
Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho (Xem phụ lục trang 1)
- Biên bản giao nhận hàng hóa (Xem phụ lục trang 2)
- Hóa đơn GTGT (Xem phụ lục trang 3)
* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán nhƣ
sau:
- Giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 6.713.000
Có TK 156: 6.713.000
- Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 7.553.000
Có TK 3331: 686.333
Có TK 511: 6.866.667
- Sổ sách sử dụng bao gồm: Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản TK 111,
TK 3331, TK511; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ chi tiết hàng hóa; Sổ theo dõi thuế
GTGT. Công ty DNTT sử dụng phần mềm nhập số liệu trên máy vi tính nên
chỉ cần nhập vào trƣờng Nghiệp vụ phát sinh thì các số liệu sẽ tự nhảy sang
các trƣờng có tên các sổ trên nhƣ.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
19
Khoa Kế toán – kiểm toán
Chuyên đề tốt nghiệp
Trường ĐH Thương Mại
b. Kế toán nghiệp vụ bán buôn
Ngày 20/12/2009, xuất kho bán 20 máy tính cho Trƣờng Trung cấp kỹ
thuật Vĩnh Phúc, địa chỉ: 39 Chu Văn An - Phƣờng Liên Bảo - Vĩnh Yên Vĩnh Phúc với giá xuất kho 6.320.000đ, giá bán chƣa thuế là 6.512.000đ.
Thuế suất thuế GTGT là 10%. Chiết khấu thƣơng mại dành cho khách hàng
2%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt 50%, số còn lại thanh toán qua
chuyển khoản. Chi phí vận chuyển bên mua chịu.
* Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Giấy báo có của Ngân hàng (Xem phụ lục trang 4)
* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán nhƣ
sau:
- Ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 126.400.000
Có TK 156: 126.400.000
- Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 70.199.360
Nợ TK 112: 70.199.360
Nợ TK 521: 2.604.800
Có 511: 130.240.000
Có 3331: 12.763.520
- Sổ sách sử dụng bao gồm: Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản TK 111,
TK 112, TK 3331, TK511, TK 512; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi; Sổ chi tiết
hàng hóa, Sổ theo dõi thuế GTGT. Công ty DNTT sử dụng phần mềm nhập
số liệu trên máy vi tính nên chỉ cần nhập vào trƣờng Nghiệp vụ phát sinh thì
các số liệu sẽ tự nhảy sang các trƣờng có tên các sổ trên nhƣ.
Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H
20
Khoa Kế toán – kiểm toán
- Xem thêm -