Tài liệu Kế toán lưu chiểu tại công ty phát hành sách hải phòng

www.document.vn LỜI MỞ ĐẦU Đại hội IX Đảng Cộng sản Việt nam đã chỉ rõ "Phát huy sức mạnh dân tộc, tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt nam xã hội chủ nghĩa...." (trích Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX). Với mục tiêu xây dựng nƣớc ta trở thành một nƣớc có nền công nghiệp hoá, hiện đại hoá, Đảng và Nhà nƣớc phải xây dựng một đƣờng lối chiến lƣợc đúng đắn , phù hợp với tình hình cụ thể của nƣớc ta . Bên cạnh đó nền kinh tế thị trƣờng với tính khốc liệt của nó cũng là một vấn đề không giản đơn do đó chúng ta phải có những bƣớc chuyển mình cho phù hợp. Trong quá trình chuyển đổi đó mỗi doanh nghiệp, để thực hiện tốt mục tiêu của hạch toán kinh tế là sản xuất kinh doanh phải có lãi đòi hỏi luôn đổi mới bộ máy và cơ chế quản lý kinh tế. Hạch toán kế toán là khoa học - thu nhận, xử lý và cungcấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm kiểm tra giám sát hoạt động tài chính kinh tế của đơn vị. Kế toán là một công cụ quan trọng của quản lý kinh tế. Để có thể đáp ứng tốt hơn cho công tác quản lý đòi hỏi phải làm tốt công tác kế toán trong đó tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng. Chỉ có tổ chức hợp lý đúng đắn công tác kế toán mới phục vụ tốt cho các cấp lãnh đạo và quản lý kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp. Ở Việt nam hệ thống chuẩn mực kế toán đã đƣợc ban hành: 04 chuẩn mực kế toán đầu tiên đƣợc Ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 và 06 chuẩn mực tiếp theo đƣợc Ban hành theo quyết định 165/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 bên cạnh đó là Thông tƣ 89/2002/TT-BTC Ban hành ngày 9/10/2002 đã thể hiện nội dung của các chuẩn mực quốc tế ở những mức độ nhất định và đƣợc áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp trên phạm vi cả nƣớc. Hoạt động kinh doanh thƣơng mại là một hoạt động kinh tế mang tính đặc thù. Phạm vi hoạt động của nó rất rộng bao gồm cả buôn bán nội địa và buôn bán quốc tế. Nói đến buôn bán là nói đến mua hàng hoá vào và bán hàng hoá ra đó chỉ là một trong những hoạt động chính yếu của doanh nghiệp thƣơng mại, hoạt động Trang 1 www.document.vn mua bán hàng hoá hay còn gọi là lƣu chuyển hàng hoá vô cùng quan trọng trong nhiều hoạt động khác nhau của doanh nghiệp thƣơng mại. Nó quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp, vì có lƣu chuyển hàng hoá thì mới có chênh lệch giữa giá bán và giá mua. Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay thì mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận. Do đó việc tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh thƣơng mại đặt ra những yêu cầu phải cải thiện mọi công tác trong doanh nghiệp mà hoàn thiện công tác kế toán là không thể thiếu để có thể đạt đƣợc lợi nhuận cao. Qua quá trình học tập và nghiên cứu tại trƣờng Cao Đẳng Cộng Đồng Hải Phòng, qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Phát hành sách Hải Phòng với tầm quan trọng của nghiệp vụ lƣu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp tôi đã chọn đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán lƣu chuyển hàng hoá tại Công ty Phát hành sách Hải Phòng" cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Nội dung của chuyên đề bao gồm 3 phần: Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LƢU CHUYỂN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI. Phần II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY PHÁT HÀNH SÁCH HẢI PHÒNG. Phân III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƢU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY PHÁT HÀNH SÁCH HẢI PHÒNG. PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LƢU CHUYỂN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƢƠNG MẠI VÀ NHIỆM VỤ HẠCH TOÁN 1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thƣơng mại. Hoạt động kinh doanh thƣơng mại là hoạt động lƣu thông phân phối hàng hoá trên thị trƣờng buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau, nói một cách cụ thể là hoạt động đó thực hiện quá trình lƣu chuyển hàng hoá Trang 2 www.document.vn từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng, hoạt động thƣơng mại mang những đặc điểm chủ yếu sau: – Lƣu chuyển hàng hoá là hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thƣơng mại, đó là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá. – Đối tƣợng kinh doanh thƣơng mại là các loại hàng hoá đƣợc phân loại theo từng ngành hàng: + Hàng vật tƣ thiết bị. + Hàng công nghệ phẩm tiêu dùng + Hàng lƣơng thực, thực phẩm chế biến. – Phƣơng thức lƣu chuyển hàng hoá của quá trình lƣu chuyển hàng hoá thông qua hai phƣơng thức bán buôn và bản lẻ, trong đó: bán buôn là bán hàng hoá cho ngƣời kinh doanh trung gian mà không bán thẳng cho ngƣời tiêu dùng, bán lẻ là bán thẳng cho ngƣời tiêu dùng cuối cùng. – Bán buôn và bán lẻ hàng hoá đƣợc thực hiện bằng nhiều hình thức bán thẳng, bán qua kho, bán trực tiếp và gửi bán qua đại lý, ký gửi. – Tổ chức kinh doanh thƣơng mại có thể theo một trong các mô hình nhƣ: tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ, chuyên doanh hoặc kinh doanh tổng hợp hoặc chuyển môi giới... ở các quy mô tổ chức quầy, cửa hàng, công ty, tổng công ty... 2. Đặc điểm hạch toán trong doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại. a. Hoạt động kinh tế chủ yếu của các doanh nghiệp kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá, do đó công tác kế toán ở các doanh nghiệp thương mại bao gồm 3 phần hành cơ bản: – Hạch toán quá trình mua hàng: trong phần hành nay, kế toán của các doanh nghiệp thƣơng mại phải phản ánh đƣợc quá trình hình thành vốn hàng hoá. – Hạch toán quá trình dự trữ hàng hoá: trong phần hành này, kế toán của các doanh nghiệp thƣơng mại phải theo dõi đƣợc tình hình tồn kho của từng loại hàng hoá. Trang 3 www.document.vn – Hạch toán quá trình bán hàng: trong phần hành này, kế toán của các doanh nghiệp thƣơng mại phản ánh đƣợc quá trình tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thƣơng mại. b. Đặc điểm về tính giá hàng hoá trong kinh doanh thương mại. Biện pháp thích hợp trong việc quản lý quá trình thu mua tiêu thụ hàng hoá đem lại lợi nhuận cao nhất thì khi hạch toán hàng hoá cần phải tính chính xác giá trị hàng hoá luân chuyển. Nguyên tắc cơ bản của kế toán lƣu chuyển hàng hoá là hạch toán theo giá thực tế, tức là giá trị của hàng hoá phản ảnh trên các sổ kế toán tổng hợp, trên bảng cân đối tài sản và báo cáo tài chính khác phải là giá đƣợc tính dựa vào các căn cứ có tính khách quan. * Tính giá thực tế của hàng hoá nhập kho Giá thực tế của hàng hoá nhập kho đƣợc xác định theo từng nguồn nhập. – Đối với hàng hoá mua ngoài nhập kho thì giá thực tế của hàng nhập bao gồm: + Giá hoá đơn: giá mua ghi tên hoá đơn (chƣa có thuế GTGT) + Thuế GTGT đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp. + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Các khoản giảm giá đƣợc ngƣời bán hàng hoá chấp nhận, ghi giảm giá thực tế của hàng nhập kho. Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng ở doanh nghiệp thƣơng mại nhƣ chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền hoa hồng cho đại lý mua... thì không tính vào giá thực tế hàng hoá nhập kho mà đƣợc tập hợp riêng và phân bổ thẳng vào giá vốn hàng hoá. – Đối với hàng gia công xong nhập kho thì giá thực tế nhập kho là trị giá thực tế xuất kho và chi phí phát sinh trong quá trình gia công nhƣ chi phí vận chuyển bốc dỡ, tiền thuê gia công, chi phí nhân viên. – Đối với hàng hoá gửi bán, hoặc đã bị khách hàng trả lại nhập kho thì giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế đã xác định tại thời điểm bán hoặc gửi bán. * Tính giá hàng hoá xuất kho. Trang 4 www.document.vn Nguyên tắc khi hạch toán giữ thực tế của hàng hoá xuất kho phải tính trên cơ sở giá thực tế hàng hoá nhập kho. Tuy nhiên, căn cứ vào đặc điểm hàng hoá luân chuyển của từng doanh nghiệp mà lựa chọn, phƣơng pháp tính giá thích hợp. Các phƣơng pháp thƣờng sử dụng. – Nhập trƣớc - xuất trƣớc (FIFO) – Nhập sau - xuất trƣớc (LIFO) – Bình quân cả kỳ dự trữ – Bình quân liên hoãn, hệ số giá... c. nhiệm vụ hạch toán trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Trong kinh doanh thƣơng mại, cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thƣơng mại và vị thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm đƣợc phƣơng thức giao dịch mua bán thích hợp nhằm đem lại lợi ích lớn nhất cho đơn vị. Do đó, kế toán lƣu chuyển hàng hoá nói chung trong các đơn vị thƣơng mại cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho ngƣời quản lý đƣa ra đƣợc các quyết định hữu hiệu, đó là: – Ghi chép số lƣợng, chất lƣợng và giá, phí chi tiêu mua hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống số thích hợp. – Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho lƣợng hàng đã bán và tồn cuối kỳ. – Phản ánh kịp thời khối lƣợng hàng hoá, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác (giá vốn, doanh thu thuần...) của khối lƣợng hàng bán. – Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. – Lựa chọn phƣơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá. – Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bán hàng. – Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng. II. CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƢU CHUYỂN HÀNG HOÁ 1. Phƣơng pháp và tài khoản hạch toán lƣu chuyển hàng hoá. a. Phương pháp hạch toán. Trang 5 www.document.vn Khi hạch toán kế toán có thể áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên hoặc phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng hoá một cách thƣờng xuyên, liên tục trên các tài khoản từng loại hàng tồn kho. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc sử dụng ở những doanh nghiệp thƣơng mại kinh doanh ít mặt hàng, có điều kiện kiểm kê chính xác từng nghiệp vụ nhập xuất kho. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp không theo dõi một cách thƣờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lƣợng tồn kho thực tế với lƣợng xuất ra. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc sử dụng ở những doanh nghiệp thƣơng mại kinh doanh nhiều mặt hàng hàng hoá hoặc hàng hoá đƣợc xuất thƣờng xuyên, không có điều kiện lập chứng từ cho từng lần xuất hàng. b. Tài khoản sử dụng. Để phản ánh các nghiệp vụ lƣu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thƣơng mại, kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Các tài khoản sử dụng chung cho cả phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. Thuộc loại này bao gồm các tài khoản không liên quan đến hàng tồn kho mà chỉ liên quan tới doanh thu và kết quả nhƣ các tài khoản 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 1422, 911... * Các tài khoản chỉ dùng cho phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Đối với các doanh nghiệp thƣơng mại hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, ngoài các tài khoản đã đƣa ra ở trên thì kế toán còn sử dụng các tài khoản sau: – Tài khoản 156 "Hàng hoá" Dùng để phản ánh giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy, từng loại, nhóm... hàng hoá. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng giá thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy (giá mua và chi phí thu mua). Bên Có: + Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho, xuất quầy. Trang 6 www.document.vn + Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ dƣ Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho, tồn quầy. Tài khoản 156 chi tiết thành: + Tài khoản 1561: Giá mua hàng hoá + Tài khoản 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. – Tài khoản 157 "Hàng gửi bán": Phản ánh giá trị mua hàng của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chƣa đƣợc chấp nhận. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi đến khi đƣợc chấp nhận thanh toán. Bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế của hàng hoá đã chuyển bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi. Bên Có: Trị giá hàng hoá đã đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán. Dƣ Nợ: Trị giá hàng hoá đã gửi đi nhƣng chƣa đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán. – Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi trên đƣờng": Dùng để phản ánh trị giá thực tế hàng mua đang đi đƣờng tài khoản này đƣợc mở chi tiết theo từng chủng loại và từng hợp đồng kinh tế. Bên Nợ: Giá mua theo hoá đơn đã nhận chƣa có hàng và phí tổn kèm theo. Bên Có: Giá mua theo hoá đơn của số hàng đã kiểm nhận kho, hoặc đã giao nhận thẳng cho khách hàng mua. Dƣ Nợ: Hàng mua đang trên đƣờng. - Tài khoản 632 "Giá vốn hàng hoá: Phản ánh trị giá vốn hàng đã tiêu thụ trong kỳ bao gồm trị giá mua cửa hàng tiêu thụ và phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dƣ. Bên Nợ: Tập hợp trị giá mua và phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Bên Có: + kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ (giá thực tế) + Trị giá mua cửa hàng đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ. * Các tài khoản chỉ sử dụng cho phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. Trang 7 www.document.vn Đối với các doanh nghiệp thƣơng mại hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ, ngoài các tài khoản chung đã đƣa ra ở trên thì kế toán còn sử dụng những tài khoản sau: - Tài khoản 611 (6112) "Mua hàng hoá": Tài khoản này phản ánh trị giá hàng hoá mua vào theo giá thực tế và đƣợc mở chi tiết theo từng thứ, từng kho, quầy hàng hoá. Tài khoản 6112 cuối kỳ không có số dƣ. Bên Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá chƣa tiêu thụ đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ do các nguyên nhân (mua vào, nhận cấp phát, nhận vốn góp...) Bên Có: + Giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại. + Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ còn lại chƣa tiêu thụ cuối kỳ. – Tài khoản 156 "Hàng hoá": Phản ánh trị giá hàng hoá tồn kho, tồn quầy, chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nơi. Bên Nợ: Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ. Dƣ Nợ: Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy - Tài khoản 157 "Hàng gửi bán": Phản ánh trị giá mua hàng của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chƣa đƣợc chấp nhận. Tài khoản này đƣợc mở chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi hàng từ khi gửi đến khi đƣợc chấp nhận thanh toán. Bên Nợ: Trị giá hàng gửi bán cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng gửi bán đầu kỳ. Dƣ Nợ: Trị giá hàng gửi bán chƣa bán đƣợc tại thời điểm kiểm kê. 2. Các hình thức sổ áp dụng trong hạch toán lƣu chuyển hàng hoá. a. Hình thức Nhật ký - Sổ Cái (NK - SC) Đặc điểm của hình thức này là sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký - Sổ Cái để kết hợp giữa ghi các nghiệp vụ kinh tế theo thời gian (phần nhật ký) với ghi theo hệ thống vào từng tài khoản kế toán (phần sổ Cái). Các chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng một loại phát sinh trong ngày, hoặc định kỳ ngắn nhất định) sau khi đƣợc định khoản chính xác đƣợc ghi một dòng ở NK - SC. b. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Trang 8 www.document.vn Đặc điểm hình thức kế toán này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập Chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ trƣớc khi ghi vào sổ Cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Trong lƣu chuyển hàng hoá, kế toán nên sử dụng sổ cái các tài khoản 156, 511, 632... c. Hình thức Nhật ký chung Đặc điểm cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Kế toán sử dụng sổ nhật ký mua hàng và sổ nhật ký bán hàng, sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản 156, 511, 632... để theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ lƣu chuyển hàng hoá. d. Hình thức nhật ký - chứng từ. Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để vào Nhật ký chứng từ và vào các bảng kê cùng với các sổ chi tiết sau đó ghi vào sổ Cái, số liệu từ sổ Cái và Nhật ký chứng từ cuối kỳ sẽ đƣợc đƣa lên báo cáo tài chính. Để hạch toán và theo dõi công tác lƣu chuyển hàng hoá, kế toán sử dụng Nhật ký chứng từ số 8 và Bảng kê số 8, Nhật ký chứng từ số 6, Nhật ký chứng từ số 10 và sổ Cái các tài khoản tƣơng ứng là 156, 151, 157, 511, 632. 3. Kế toán giai đoạn mua hàng. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thƣơng mại. Hàng hoá đƣợc coi là mua vào khi thông qua quá trình mua bán và doanh nghiệp thƣơng mại phải nắm đƣợc quyền sở hữu về hàng hoá (đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ). Mục đích mua hàng hoá là để bán(cho Trang 9 www.document.vn nhu cầu tiêu dùng trong nƣớc và mua để xuất khẩu ra nƣớc ngoài). Ngoài ra, hàng hoá trong các doanh nghiệp thƣơng mại còn có thể sử dụng để góp vốn liên doanh, để trả lƣơng, thƣởng, biếu tặng, quảng cáo, chào hàng, để đổi hàng hoá khác... cách thức mua hàng thƣờng đƣợc áp dụng là mua trực tiếp của các đơn vị, cá nhân sản xuất hoặc giao sản phẩm gia công, hàng đổi hàng, bao tiêu, đặt hàng, ký kết hợp đồng sản xuất khai thác... phƣơng thức thu mua có thể là nhận hàng trực tiếp, chuyển hàng hay uỷ thác thu mua. a. Phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. – Khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoặc bảng kê hàng hoá thu mua) và phiếu nhập kho, kế toán ghi. Nợ TK 156 (1561): Trị giá mua của hàng nhập kho Nợ TK 153 (1532): Trị giá bao bì tính riêng nhập kho (nếu có) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào Có TK liên quan (331, 311, 111, 112, 336): Tổng giá thanh toán. – Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh Nợ TK 156 (1562): Tập hợp chi phí thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK liên quan (311, 111, 112...) – Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại chiết khấu thƣơng mại (nếu có) Nợ TK liên quan (331, 111, 336, 1388…) Có TK 515: Ghi tăng thu nhập hoạt động tài chính – Trƣờng hợp doanh nghiệp phải bỏ chi phí để hoàn thiện hàng hoá (tự làm hay thuê ngoài gia công) Nợ TK 154: Trị giá thực tế hàng thuê ngoài gia công Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào. Có TK 156 (1561): Trị giá hàng hoá xuất chế biến hoàn thiện. Có TK 331, 111, 112... : Các chi phí hoàn thiện khi hoàn thiện hàng hoá nhập kho. Khi hoàn thiện hàng hoá nhập kho: Trang 10 www.document.vn Nợ TK 156 (1561) Có TK 154 – Trƣờng hợp hàng về chƣa có chứng từ mua hàng theo nguyên tắc quản lý tài sản, kế toán tiến hành thủ tục kiểm nhận nhập hàng và tạm thời ghi trị giá hàng nhập theo giá tạm tính. Nợ TK 156 (1561): Giá tạm tính của hàng hoá thực nhập. Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp Nhận đƣợc bộ chứng từ của lô hàng nhập, căn cứ giá mua thực tế, kế toán điều chỉnh giá tính của lô hàng đã nhập theo giá thực tế và phản ánh thuế GTGT. – Trƣờng hợp đã nhận đƣợc chứng từ mua hàng nhƣng đến cuối kỳ hàng hoá mua vẫn chƣa kiểm nhận nhập theo địa điểm quy định, thì căn cứ chứng từ kế toán ghi. Nợ TK 151: Trị giá hàng mua đang đi trên đƣờng. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào. Có TK liên quan (111, 112, 311, 331...): Giá thanh toán. Khi hàng về ở kỳ kế toán tiếp theo, căn cứ thực tế kiểm nhận kế toán ghi. Nợ TK 156 (1561): Trị giá hàng thực tế nhập kho Có TK 151: Hàng mua đang đi trên đƣờng – Trƣờng hợp nhập hàng mua thừa, thiếu so với hoá đơn, kế toán lập biên bản và căn cứ tính chất thừa, thiếu và nguyên nhân cụ thể để ghi: Trƣờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn Nợ TK 156 (1562): Thiếu trong định mức Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thƣờng Nợ 138 (1381): Chờ xử lý Có TK liên quan (111, 112, 311, 331...) Trƣờng hợp thừa so với hoá đơn. Nợ TK 156 (1564): Trị giá hàng thừa nhập kho Có TK 338: Phải trả cho ngƣời bán hoặc chờ xử lý Trang 11 www.document.vn b. Phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. – Khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoặc bảng kê hàng hoá thu mua) và phiếu nhập kho, kế toán ghi. Nợ TK 156 (1561) trị giá thanh toán của hàng nhập kho Nợ TK 153 (1532) trị giá bao bì tính riêng nhập kho (nếu có) Có TK liên quan (331, 311, 111, 112, 336) số tiền phải trả, đã trả cho ngƣời bán theo giá thanh toán. – Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh Nợ TK 156 (1562): Tập hợp chi phí thu mua Có TK liên quan (331, 111, 112...) – Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Nợ TK liên quan (331, 111, 336, 1388...): Tổng số giám giá hàng mua, hàng mua trả lại tính theo giá thanh toán Có TK 156 (1561): Số giảm giá hàng mua, trị giá mua của hàng trả lại (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) – Các khoản chiết khấu thanh toán đƣợc hƣởng khi mua hàng hạch toán giống nhƣ doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. 4. Kế toán giai đoạn tiêu thụ. Tiêu thụ hàng hoá là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lƣu chuyển hàng hoá của kinh doanh thƣơng mại. Hình thức lƣu chuyển hàng hhoá trên thị trƣờng bao gồm bán buôn (bán buôn qua kho, không qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng có hoặc không tham gia thanh toán) và bán lẻ (bán lẻ thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán hàng tự chọn), bán trả góp và ký gửi, đại ký. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ ngƣời bán sang ngƣời mua. Hàng tiêu thụ có thể đƣợc ngƣời mua thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm (bán chịu) bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản, có thể bằng tiền Việt nam hay ngoại tệ tuỳ theo thoả thuận, trƣờng hợp doanh thu bằng ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá thực tế. Chỉ tiêu doanh thu đƣợc ghi nhận ở tài khoản 511, 512, 515 có thể bao gồm cả thuế GTGT đầu ra (nếu thuế GTGT tính theo phƣơng pháp trực tiếp Trang 12 www.document.vn hoặc với những đối tƣợng không chịu thuế GTGT) hay không bao gồm thuế GTGT đầu ra (nếu tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ). a. Đặc điểm kế toán nghiệp vụ tiêu thụ với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ * Bán buôn theo phƣơng pháp trực tiếp. Khi chuyển giao hàng hoá cho ngƣời mua, kế toán phản ánh các bút toán. – Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ. Nợ TK 632: Trị giá mua cửa hàng tiêu thụ. Có TK 156 (1561): Bán buôn qua kho. Có TK 151, 331, 111, 112: Bán buôn vận chuyển thẳng (không qua kho) có tham gia thanh toán – Doanh thu cửa hàng tiêu thụ Nợ TK liên quan (111, 112, 131, 1368...): Tổng giá thanh toán Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (không có thuế GTGT) Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp. – Bao bì tính giá riêng và các khoản chi hộ cho bên mua (nếu có) Nợ TK 138 (1388) Có TK liên quan (1532, 111, 112, 331...) – Khoản giảm giá hàng hoá phát sinh. Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán (không kể thuế GTGT) Nợ TK 3331 (33311): Thuế GTGT tƣơng ứng với số giảm giá Có TK liên quan (131, 111, 112, 3388...): Tổng số giảm giá (cả thuế GTGT) trả cho khác hàng. – Khoản chiết khấu thƣơng mại Nợ TK 521: Số chiết khấu thƣơng mại (không kể thuế GTGT) Nợ TK 3331 (33311): Thuế GTGT tƣơng ứng với số giảm giá Có TK liên quan (131, 111, 112, 3388…): Tổng số chiết khấu (cả thuế GTGT) trả cho khách hàng – Doanh thu hàng bán bị trả lại. Nợ TK 531: Số doanh thu hàng bán bị trả lại (không kể thuế GTGT) Trang 13 www.document.vn Nợ TK 3331 (33311): Thuế GTGT tƣơng ứng với số doanh thu trả lại. Có TK liên quan (131, 111, 112, 3388...): Tổng số doanh thu hàng bán bị trả lại (cả thuế GTGT) trả cho khách hàng – Giá vốn hàng bán bị trả lại. Nợ TK liên quan (1561, 154, 1388, 334, 111...) Có TK 632 – Số chiết khấu thanh toán phát sinh trong kỳ. Nợ TK 635: Số chiết khấu thanh toán phát sinh Có TK liên quan (131, 111, 112, 3388...): Tổng số chiết khấu thanh toán chấp nhận đã trả cho khách hàng. – Các khoản chi hộ cho bên mua và giá trị bao bì tính riêng (nếu có) khi đƣợc bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì ghi. Nợ TK 131: Bên mua chấp nhận nhƣng chƣa thanh toán Nợ TK 111, 112... :Số tiền bên mua đã thanh toán Có TK 138 (1388): Số tiền ngƣời mua chấp nhận – Trƣờng hợp doanh thu bằng ngoại tệ + Nếu kế toán không sử dụng tỷ giá hạch toán Nợ TK liên quan (1112, 1122, 131, 1368...): Tổng giá thanh toán theo tỷ giá thực tế. Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. + Nếu kế toán sử dụng tỷ giá hạch toán. Nợ TK liên quan (1112, 1122, 131, 1368...) tổng giá thanh toán theo tỷ giá hạch toán. Nợ (hoặc Có) TK 413: Phần chênh lệch tỷ giá Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra. * Bán buôn theo phƣơng thức chuyển hàng, chờ chấp nhận. – Khi chuyển hàng đến cho ngƣời mua ghi. Nợ TK 157: Trị giá mua hàng của chuyển đi. Nợ TK 138 (1388): Trị giá bao bì tính riêng. Trang 14 www.document.vn Có TK 1561, 1532: Trị giá mua của hàng và bao bì chuyển thẳng (không qua kho) có tham gia thanh toán. Khi hàng hoá và bao bì đƣợc chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán – Phản ánh doanh thu bán hàng và bao bì tính riêng. Nợ TK liên quan (131, 136, 111, 112...): Tổng giá thanh toán Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp Có TK 138 (1388): Bao bì tính riêng. – Phản ánh trị giá mua của hàng đƣợc chấp nhận Nợ TK 632 Có TK 157 Các bút toán khác (chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng mua...) phản ánh nhƣ bán buôn trực tiếp. * Bán buôn vận chuyển thẳng, không tham gia thanh toán Về thực chất, doanh nghiệp thƣơng mại đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên bán và bên mua để hƣởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả) bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. – Số hoa hồng môi giới đƣợc hƣởng, ghi Nợ TK liên quan (111, 112, 131...): Tổng số hoa hồng (cả thuế GTGT) Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp Có TK 511, 512: Hoa hồng môi giới đƣợc hƣởng – Các chi phí liên quan đến bán hàng. Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK liên quan (334, 338, 111, 112) * Bán lẻ hàng hoá Bán lẻ tại các cửa hàng, quầy hàng, điểm bán của doanh nghiệp bán lẻ đƣợc thực hiện dƣới các hình thức: bán lẻ thu tiền tại chỗ, bán lẻ thu tiền tập trung, bán hàng tự động và tự phục vụ. Trƣờng hợp bán lẻ thu tiền tại chỗ thì ngƣời bán hàng thực hiện đồng thời 2 chức năng là bán hàng và thu tiền. Cuối ca (ngày) nhân viên bán hàng thực hiện Trang 15 www.document.vn kiểm tra để ghi thẻ quầy và lập các báo cáo bán hàng, đồng thời nhân viên bán hàng phải kiểm tiền để lập giấy nộp tiền. Trƣờng hợp bán lẻ thu tiền tập trung có đặc trƣng khác về mặt tổ chức quầy bán so với phƣơng thức thu tiền tại chỗ tại điểm bán (quầy, cửa hàng...) nhân viên bán hàng và nhân viên thu ngân thực hiện độc lập chức năng bán hàng và chức năng thu tiền. Cuối ca bán nhân viên bán hàng kiểm quầy lập báo cáo doanh thu trong ca. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ thu tiền, kiểm tiền và lập giấy nộp tiền. Trong loại hàng hoá bán lẻ tự phục vụ hoặc bán hàng tự động tại các siêu thị thì công việc cũng tiến hành giống các phƣơng thức trên nhƣng trách nhiệm quản lý hàng hoá và thu tiền bán hàng là của tập thể nhân viên làm việc trong ca (ngày). – Phản ánh doanh thu bán hàng (căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền và bảng kê bản lẻ hàng hoá dịch vụ) Nợ TK liên quan (111, 112, 113) Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra Có TK 511: Doanh thu bán hàng. – Trƣờng hợp nộp thừa tiền bán hàng (hoặc thiếu tiền) số tiền thừa (hoặc thiếu) chƣa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý đƣợc chuyển vào bên nợ TK 1381 (nếu thiếu) hoặc bên có TK 3381 (nếu thừa). Chẳng hạn, nếu nộp thừa Nợ TK 111, 112, 112: Số tiền đã nộp Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT đầu ra Có TK 338 (3381): Số tiền nộp thừa – Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ. Nợ TK 632 Có TK156 (1561) * Bán hàng ký gửi, đại lý Nợ TK 157 Có TK 156 – Khi hàng hoá đƣợc xác định đã tiêu thụ Nợ TK liên quan (111, 112, 131): Tổng số tiền thực nhận Nợ TK 641: Hoa hồng đại lý Trang 16 www.document.vn Có TK 511: Doanh thu chƣa tính thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra – Phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ. Nợ TK 632 Có TK 157 * Tại doanh nghiệp nhận làm đại lý – Khi nhận hàng, kế toán ghi. Nợ TK 003: Trị giá xuất kho hàng nhận bán hộ. – Khi bán đƣợc hàng, phản ánh số tiền phải trả cho chủ hàng Nợ TK 111, 112. Có TK 331 – Số hoa hồng đƣợc hƣởng. Nợ TK 331 Có TK 5113 Đồng thời kế toán ghi Có TK 003 (trị giá hàng hoá đã bán) – Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý Nợ TK 331 Có TK 111, 112. * Bán hàng trả góp Khu xuất bán theo phƣơng thức trả góp, kế toán ghi – Trị giá vốn hành xuất bán Nợ TK 632 Có TK 156 – Phản ánh doanh thu Nợ TK 111, 112: Số tiền thu lần đầu Nợ TK 131: Số tiền còn phải thu Có TK 511: Doanh thu chƣa thuế theo giá bản thu tiền 1 lần. Có TK 515: Chênh lệch giá bán trả góp với giá bán thu tiền 1 lần. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra * Bán hàng theo phƣơng thức khoán. Trang 17 www.document.vn Trƣờng hợp tập thể, cá nhân nhận khoán không mở sổ sách riêng. - Khi giao hàng, tiền vốn cho ngƣời nhận khoán: Nợ TK 138 (1388) Có TK liên quan (111, 112, 331, 311...) – Phản ánh số doanh thu khoán phải thu hoặc đã thu: Nợ TK 111, 112, 1388: Tổng số doanh thu khoán (cả thuế) Có TK 3331 (33311): Thuế GTGT phải nộp Có TK 511: Doanh thu khoán (không thuế) – Phản ánh các khoản chi cho ngƣời nhận khoán Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Nợ TK 133:Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK liên quan (334, 338, 214, 111, 112...) Trƣờng hợp các tập thể, cá nhân nhận khoán mở sổ sách riêng. Mọi quan hệ thanh toán (vốn ứng trƣớc, doanh thu, thu nhập phải nộp) giữa công ty và ngƣời nhận khoán đƣợc theo dõi qua TK 1368 và TK 336 b. Đặc điểm kế toán nghiệp vụ tiêu thụ với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc các đối tượng không chịu thuế GTGT Đối với các doanh nghiệpnày, quy trình và cách thức hạch toán cũng tƣơng tự nhƣ các doanh nghiệp tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ, chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu (ghi nhận ở tài khoản 511, 512 bao gồm cả thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt). Thuế GTGT phải nộp cuối kỳ ghi nhận vào chỉ tiêu doanh thu. Doanh thu của hàng tiêu thụ Có TK liên quan (111, 112, 131, 1368...): Tổng giá thanh toán Có TK 511, 512: Doanh thu bán hàng (cả thuế GTGT) Thuế GTGT phải nộp trong kỳ Nợ TK 511, 512: Doanh thu bán hàng Có TK 3331:Thuế GTGT phải nộp 5. Kế toán lƣu chuyển hàng hoá theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại áp dụng phƣơng pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho, trình tự hạch toán lƣu chuyển hàng hoá tiến hành nhƣ sau: Trang 18 www.document.vn * Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng tiêu thụ Nợ TK 611 (6112): Hàng hoá Có TK 156: Hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ Có TK 157: Hàng gửi bán, ký gửi đầu kỳ Có TK 154: Hàng mua đang đi đƣờng đầu kỳ * Trong kỳ, phản ánh trị giá hàng tăng thêm do các nguyên nhân (thu mua, nhận cấp phát, thuế nhập khẩu, chi phí thu mua...) Nợ TK 611 (6112): Trị giá hàng hoá Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ Có TK liên quan (334, 411, 111, 112): Giá mua và chi phí thu mua. – Số giảm giá hàng mua và hàng trả lại. Nợ TK liên quan (111, 112, 331, 1388...) Có TK 611 (6112): Trị giá mua của hàng trả lại hay đƣợc giảm giá. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tƣơng ứng của hàng giảm giá, hàng mua trả lại. – Số chiết khấu thanh toán đƣợc hƣởng khi mua hàng Nợ TK liên quan (111, 112, 331, 1388...) Có TK 515: Thu nhập tài chính Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ, chiết khấu thanh toán khi bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại trong kỳ ghi giống các doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. * Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng đã tiêu thụ và chƣa tiêu thụ. – Kết chuyển trị giá hàng còn lại, chƣa tiêu thụ Nợ TK liên quan (151, 156, 157): Trị giá vốn hàng chƣa tiêu thụ. Có TK 611 (6112): Trị giá vốn hàng chƣa tiêu thụ cuối kỳ. – Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng đã tiêu thụ Có TK 611 (6112): Trị giá vốn hàng tiêu thụ. 6. Kế toán hàng hoá tồn kho a. Tại kho Trang 19 www.document.vn Thủ kho tiến hành ghi chép trên các thẻ kho theo từng lô hàng hoặc theo từng mặt hàng. Định kỳ, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho đã ghi vào thẻ kho mà thủ kho tiến hành lập bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá. b. Tại quầy hàng. Nhân viên bán hàng trực tiếp ghi chép theo một trong hai phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp hạch toán về mặt giá trị: nhân viên bán hàng nhận hàng để bán tính thành tiền theo giá bán lẻ và chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận, bán đến đâu nộp tiền đến đó. Cuối tháng (hoặc định kỳ) nhân viên tiến hành kiểm kê số hàng có ở quầy, đối chiếu với số tiền còn chƣa thanh toán, xác định số tiền thừa hoặc thiếu. Nhân viên bán hàng phải mở sổ nhận hàng và thanh toán theo mẫu sau: SỔ NHẬN HÀNG VÀ THANH TOÁN Chứng từ SH NT Diễn giải Trị giá hàng Số tiền đã Số đã nhận nộp tiền còn lại Trang 20