Tài liệu Kế toán các khoản phải trả tại công ty tnhh phát triển công nghệ mai phương

Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp em đã nhận rất nhiều sự giúp đỡ từ phía trường Đại học Thương Mại, khoa kế toán- kiểm toán cũng như từ phía công ty TNHH phát triển công nghệ Mai Phương. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa kế toán kiểm toán, và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Th.s Trần Mạnh Tường, người đã hướng dẫn chỉ bảo em rất tận tình trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệp. Em cũng xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ, nhân viên công ty TNHH phát triển công nghệ Mai Phương, đặc biệt là phòng kế toán-tài chính đã tạo mọi điều kiện cho e trong thời gian thực tập tại công ty Em xin chân thành cảm ơn ! Lê Thị Diệu Hoa K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài Trong nền kinh tế thị trường cùng với những biến chuyển thường xuyên của nền kinh tế trong thời gian gần đây, việc tiếp cận vốn ngày càng khó khăn và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt hơn, trên bình diện rộng hơn. Một doanh nghiệp muốn tồn tại được trước hết phải có tình hình tài chính ổn định, lành mạnh. Muốn thực hiện được điều đó doanh nghiệp phải quản lý một cách có hiệu quả tình hình thanh toán công nợ của công ty, tăng cường được khả năng thanh toán của công ty trong tương lai nhằm tạo sự tin tưởng, uy tín với bạn hàng và đồng thời thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước. Trong quá trình hoạt động sản xuất- kinh doanh việc thanh toán công nợ của doanh nghiệp liên quan đến nhiều đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, công nhân viên, phải trả nội bộ... Các quan hệ thanh toán này thường xuyên vận động phát triển và ngày càng mở rộng hơn, các nghiệp vụ phát sinh theo đó cũng yêu cầu hạch toán cao hơn. Do đó công ty phải thường xuyên tăng cường công tác hạch toán, theo dõi kế toán công nợ tại đơn vị. Việc thanh toán công nợ có liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả.... do đó nó có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại, có thế nói kế toán thanh toán nói chung và kế toán công nợ các khoản phải trả nói riêng có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó giúp cho các nhà quản lý nắm rõ được tình hình tài chính của công ty, tình hình tăng giảm nguồn vốn và có những biện pháp kịp thời để xử lý các rủi ro. Qua quá trình học tập lý luận tại trường và thực tập tại công ty TNHH phát triển công nghệ Mai Phương, bản thân em đã nhìn nhận và hiểu rõ được ý nghĩa và tầm quan trọng của kế toán công nợ do đó đã chọn đề tài " Kế toán các khoản phải trả tại công ty TNHH phát triển công nghệ Mai Phƣơng" để làm đề tài khóa luận. 2. Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài: Khi thực hiện nghiên cứu đề tài trên em có mong muốn được tìm hiểu rõ về thực trạng công tác kế toán công nợ phải trả tại các doanh nghiệp nhỏ vừa trên thực Lê Thị Diệu Hoa i K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường tế nói chung và tại công ty TNHH PTCN Mai Phương nói riêng để tìm ra những ưu điểm và những mặt còn hạn chế trong kế toán công nợ phải trả tại công ty. Đồng thời qua đó cũng xin góp phần nêu một số ý kiến cá nhân đã tìm hiểu được thông qua lý thuyết và thực tế giúp cho công tác hạch toán công nợ tại công ty ngày càng hoàn thiện hơn. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài. -Trong quá trình hoạt động và sản xuất kinh doanh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, bao gồm nhiều mối quan hệ kinh tế của doanh nghiệp với các thành phần khác nhau như phải trả người bán,phải trả phải nộp Nhà nước, phải trả công nhân viên, các khoản nợ vay...mặt khác các mối quan hệ kinh tế này thường xuyên phát triển vận động và ngày càng mở rộng hơn do đó trong phạm vi nghiên cứu của một đề tài khóa luận tốt nghiệp em không thể nghiên cứu chuyên sâu về tất cả các khoản công nợ phải trả tại công ty. Vì vậy em xin thu hẹp phạm vi nghiên cứu đề tài về hai bộ phận của kế toán công nợ phải trả đó là kế toán các khoản phải trả người bán và kế toán các khoản nợ vay tại công ty TNHH PTCN Mai Phương. Đây cũng là hai bộ phận chiếm phần lớn kế toán công nợ tại công ty và thường xuyên có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. - Không gian nghiên cứu : tại công ty TNHH PT công nghệ Mai Phương 4. Phƣơng pháp cách thức thực hiện đề tài : * Phương pháp phỏng vấn : Phỏng vấn là đặt một loạt các câu hỏi mà người nghiên cứu đưa ra để hỏi người trả lời. Phương pháp phỏng vấn được em sử dụng là trực tiếp đặt câu hỏi cho các cô chú trong phòng kế toán tài chính nói chung và bộ phận kế toán công nợ nói riêng Các câu hỏi phỏng vẫn được xây dựng xung quanh vấn đề nghiên cứu, bao gồm các câu hỏi đóng và câu hỏi mở nhằm khai thác được nhiều thông tin về kế toán nợ phải trả tại công ty * Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nhằm thu thập số liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu em đã liên hệ với các cô chú trong phòng kế toán tài chính để thu thập số liệu về kế toán các khoản phải trả tại công ty của tháng 2 năm 2013. Đồng thời cũng lên mạng tìm hiểu về kế Lê Thị Diệu Hoa ii K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường toán các khoản phải trả trên thực tế của các doanh nghiệp và các văn bản quy định pháp luật về kế toán các khoản phải trả. Tìm hiểu các chuyên đề khóa luận có liên quan đến đề tài này * Phương pháp phân tích dữ liệu: Phương pháp so sánh : là phương pháp phân tích thông qua việc đối chiếu các sự vật hiện tượng với nhau để thấy được các điểm giống nhau và khác nhau giữa chúng. Trong quá trình nghiên cứu tại công ty em đã dùng phương pháp đối chiếu so sánh giữa lý luận với thực tiễn để thấy được những ưu điểm và những tồn tại ở công ty Phương pháp bảng biểu, sơ đồ Phương pháp toán học : 5 Kết cấu của đề tài khóa luận Nội dung của bài khóa luận ngoài phần mở đầu và kết luận bao gồm 3 phần chính: Chương 1 : Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải trả Chương 2 : Thực trạng công tác kế toán nợ phải trả tại công ty TNHH phát triển công nghệ Mai Phương Chương 3 : Các kết luận và một số kiến nghị về kế toán nợ phải trả tại công ty TNHH phát triển công nghệ Mai Phương Lê Thị Diệu Hoa iii K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIẾU SỐ STT TÊN Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Biểu số 2.1 Hóa đơn GTGT công ty CP xây lắp và thương mại Tân Việt Biểu số 2.2 Hóa đơn GTGT công ty TNHH quốc tế Phương Nam Biểu số 2.3 Hóa đơn GTGT công ty TNHH điện Thành Nam Biểu số 2.4 Tờ khai hải quan số 720 Biểu số 2.5 Phiếu nhập kho PN0035 Biểu số 2.6 Phiếu nhập kho PN 0040 Biểu số 2.7 Ủy nhiệm chi Biểu số 2.8 Phiếu chi PC12.0040 Biểu số 2.9 Phiếu chi PC12.0055 Biểu số 2.10 Giấy biên nhận Biểu số 2.11 Phiếu thu PT12.0052 Biểu số 2.12 Giấy vay nợ Biểu số 2.13 Biên bản xác nhận công nợ Lê Thị Diệu Hoa iv K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường DANH MỤC BẢNG BIỂU STT TÊN Bảng số 2.1 Sổ nhật ký chunng Bảng số 2.2 Sổ cái tài khoản 331 Bảng số 2.3 Sổ cái tài khoản 311 Bảng số 2.4 Sổ chi tiết công nợ HANCO Bảng số 2.5 Bảng phân bổ lãi vay tháng 1/2013 Báo cáo tài chính công ty TNHH PTCN Mai Phương năm 2011 Báo cáo tài chính công tyTNHH PTCN Mai Phương năm 2012 Lê Thị Diệu Hoa v K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường DANH MỤC VIẾT TẮT : TỪ VIẾT TĂT NGHĨA TIẾNG VIỆT TNHH Trách nhiệm hữu hạn PTCN Phát triển công nghệ NKC Nhật ký chung NKCT Nhật ký chứng từ GTGT Giá trị gia tăng TK Tài khoản TG Tỷ giá TSCĐ Tài sản cố định XDCB Xây dựng cơ bản Lê Thị Diệu Hoa vi K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ 1.1 Cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải trả. 1.1.1 Khái niệm, phân loại các khoản phải trả * Khái niệm về các khoản nợ phải trả: Khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh luôn luôn phát sinh các giao dịch với các đối tác. Các giao dịch này dẫn đến doanh nghiệp nhận về một loại tài sản, một loại dịch vụ, một cam kết hợp đồng, phát sinh các nghĩa vụ pháp lý tạo ra các khoản nợ phải trả mà doanh nghiệp có nghĩa vụ, trách nhiệm thực hiện đối với các đối tác. Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán bằng các nguồn lực của mình. Các giao dịch sự kiện đã phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, phải trả nhân viên, thuế phải nộp,nợ tiền vay, nợ dài hạn đến hạn trả Để đáp ứng yêu cầu quản lý công nợ phải trả trong doanh nghiệp, cần phân loại các khoản nợ phải trả theo hai tiêu thức: - Căn cứ vào nội dung kinh tế, các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp được chia thành ba loại: + Nợ phải trả vay: là các khoản nợ phát sinh dựa trên các cơ sở hợp đồng vay vốn khế ước vay giữa doanh nghiệp với các tổ chức tín dụng, các cá nhân, đơn vị ở bên trong và ngoài doanh nghiệp. Các khoản nợ phải trả này là vay ngắn hạn, vay dài hạn, trái phiếu phát hành, các khoản nhận ký quỹ, ký cược dài hạn + Nợ phải trả trong thanh toán: Đây là khoản nợ phải trả phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp. Các khoản nợ phải trả này phát sinh từ những giao dịch trao đổi mua bán, sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp với các đối tác và các bên có liên quan mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả như phải trả nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ; Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước; Tiền lương các khoản có tính chất lương thưởng phải trả cho người lao động... Lê Thị Diệu Hoa 1 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường +Các khoản dự phòng phải trả : là các khoản mà doanh nghiệp phải chi trả mà thực tế chưa phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Các khoản dự phòng này bao gồm chi phí phải trả, dự phòng phải trả, quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm... - Căn cứ vào kỳ hạn thanh toán nợ phải trả trong doanh nghiệp được chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. + Nợ phải trả ngắn hạn: là các khoản nợ mà doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán trong kỳ hạn 12 tháng hoặc trong 1 chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản nợ ngắn hạn bao gồm vay ngắn hạn, nợ dài hạn đến hạn phải trả, các khoản tiền phải trả cho người bán, người nhận thầu; Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước; Phải trả người lao động; Các khoản chi phí phải trả; Các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn... + Nợ phải trả dài hạn: là các khoản nợ phải trả có thời hạn thanh toán hơn 1 năm hoặc trên 1 chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản nợ phải trả dài hạn bao gồm vay dài hạn; Nợ dài hạn; Vay cho đầu tư phát triển; Trái phiếu phát hành; Chi phí phải trả dài hạn; Thuế thu nhập hoãn lại phải trả; Phải trả dài hạn khác 1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nợ phải trả 1.1.2.1 : Yêu cầu quản lý các khoản nợ phải trả: Các khoản nợ phải trả có nội dung kinh tế khác nhau, thời gian thanh toán khác nhau và các đối tượng mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán là khác nhau,mặt khác trong quá trình sản xuất kinh doanh, các khoản nợ phải trả tại doanh nghiệp luôn có biến động, do đó khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về các khoản nợ phải trả kế toán phải ghi chép chi tiết cụ thể theo từng đối tượng cho các khoản nợ theo các chỉ tiêu như tổng số nợ phải trả,số đã trả, số nợ phải trả còn lại và thời hạn thanh toán. Kế toán phải thường xuyên theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tất cả các khoản nợ phải trả, tiến độ thanh toán các khoản nợ. Từ đó kiểm soát được tình hình quản lý và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.Cuối niên độ kế toán trước hoặc đầu niên độ kế toán sau, kế toán phải tổng hợp lại các khoản nợ phải trả, phân loại các khoản nợ phải trả thành các khoản nợ ngắn hạn và Lê Thị Diệu Hoa 2 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường nợ dài hạn nhằm đảm bảo thời hạn thanh toán, không để tồn đọng các khoản nợ quá hạn và nâng cao uy tín của doanh nghiệp với các đối tác 1.1.2.2 : Nhiệm vụ kế toán nợ phải trả: Để đáp ứng được yêu cầu kế toán nợ phải trả, kế toán nợ phải trả phải thực hiện các nhiệm vụ: -Tổ chức kế toán và theo dõi một cách chi tiết các khoản nợ phải trả cho từng chủ nợ. Theo dõi chi tiết số phải trả, số đã trả, số nợ phải trả tăng thêm trong kỳ, số nợ còn phải trả trong kỳ cho từng chủ nợ, tránh sự nhầm lẫn các khoản nợ và tồn đọng các khoản nợ quá hạn. Theo dõi chặt chẽ thời gian phải trả nợ sắp đến để chủ động chuẩn bị nguồn tài chính phục vụ cho việc thanh toán. - Kiểm tra đối chiếu tình hình thực hiện công nợ, bao gồm số nợ phải trả, số nợ đã trả, số nợ phải trả phát sinh trong kỳ, số nợ còn phải trả cuối kỳ có kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nợ và các bên liên quan. -Lập báo cáo sổ sách tổng hợp, chi tiết nhằm theo dõi tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Từ đó lên kế hoạch và thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao khả năng tài chính cũng như khả năng thanh toán của doanh nghiệp 1.2 Nội dung kế toán các khoản nợ phải trả 1.2.1: Nguyên tắc hạch toán các khoản phải trả: Để quản lý và hạch toán các khoản phải trả tại doanh nghiệp một cách chính xác và chặt chẽ, đòi hỏi kế toán tại doanh nghiệp phải nắm vững tình hình kinh tếtài chính của doanh nghiệp, theo dõi phản ánh kịp thời các khoản phát sinh của doanh nghiệp với các đối tác.Căn cứ vào các chứng từ, hợp đồng, khế ước vay nợ... để kế toán phản ảnh các khoản phải trả trong kỳ. Để hạch toán các khoản nợ phải trả một cách chính xác, kế toán phải tuân thu đầy đủ 6 nguyên tắc: -Khi phát sinh một khoản nợ phải trả, kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác vào sổ chi tiết.Các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp phải được theo dõi chi tiết cho từng chủ nợ dựa trên các chỉ tiêu như số nợ phải trả, số nợ phải trả phát sinh trong kỳ, số nợ đã trả, số nợ còn phải trả cuối kỳ và thời hạn thanh toán còn lại. -Kế toán phải dựa vào thời hạn thanh toán của các khoản nợ để phân loại các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Việc phân Lê Thị Diệu Hoa 3 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường loại này giúp doanh nghiệp quản lý theo dõi được tình hình công nợ phải trả tại doanh ghiệp và tránh được các khoản nợ quá hạn. - Đối với các khoản nợ phải trả được ghi nhận bằng vàng, bạc, kim khý quý, đá quý thì kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng chủ nợ theo chỉ tiêu số lượng, giá trị theo quy định của chế độ và chuẩn mực -Cuối niên độ kế toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ có số dư cuối kỳ phải được đánh giá lại tỷ giá giao dịch bình quân liên gân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm cuối năm tài chính nhằm xác định được các khoản lãi lỗ tỷ giá hối đoái của các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. - Những chủ nợ mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên hoặc có số dư về nợ phải trả lớn như nhà cung câp hàng hóa, các cá nhân tổ chức cho doanh nghiệp vay vốn thì bộ phận kế toán phải theo dõi, quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra đối chiếu tình hình công nợ đã phát sinh, công nợ đã trả trong kỳ, thời hạn thanh toán công nợ đối với từng khách hàng cụ thể và định kỳ phải có văn bản xác nhận công nợ có chữ ký của doanh nghiệp với chủ nợ. - Các tài khoản phản ánh tình hình công nợ phải trả tại doanh nghiệp chủ yếu là các tài khoản có số dư bên có, nhưng trong quan hệ với các chủ nợ các tài khoản 331,333,334,338 có thể có số dư bên nợ phản ánh số nợ mà doanh nghiệp đã trả lớn hơn số phải trả, như là khoản ứng trước cho nhà cung cấp để mua hàng...cuối kỳ kế toán cho phép lấy số dư chi tiết của các tài khoản này để lên hai chỉ tiêu hai bên "Tài sản" và "Nguồn vốn" trên bảng cân đối kế toán. 1.2.2 Kế toán công nợ phải trả theo chế độ kế toán hiện hành. 1.2.2.1: Kế toán các khoản phải trả người bán: 1.2.2.1.1: Chứng từ kế toán: - Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng là hóa đơn (liên 2) chưa trả tiền, chứng từ này được doanh nghiệp tiếp nhận từ nhà cung cấp, xác định quan hê kinh tế đã phát sinh giữa doanh nghiệp với chủ nợ, chứng từ này xác định ngĩa vụ phải thanh toán của doanh nghiệp với nhà cung cấp. - Phiếu chi tiền mặt : Phiếu chi tiền mặt nhằm quản lý doanh nghiệp đã chi bao nhiêu tiền, chi trả nợ cho đối tượng nào, làm bằng chứng khi có tranh chấp xảy ra. Phiếu chi được lập dựa trên căn cứ hóa đơn giá trị gia tăng, giấy đề nghị thanh Lê Thị Diệu Hoa 4 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường toán của người bán, giấy đề nghị tạm ứng, hợp đồng, thông báo nộp tiền, bảng thanh toán tiền lương cho người lao động... -Chứng từ ngân hàng (giấy báo nợ của ngân hàng) : doanh nghiệp tiếp nhận từ ngân hàng sau khi doanh nghiệp đã chuyển khoản trả nợ cho chủ nợ. -Ủy nhiệm chi: là chứng từ do doanh nghiệp lập, có chữ ký xác nhận..... theo mẫu của ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích lập một số tiền nhất định chuyển trả vào tài khoản của người thụ hưởng - Biên bản đối chiếu công nợ: là biên bản liệt kê so sánh đối chiêu công nợ giữa doanh nghiệp với chủ nợ. Biên bản đối chiếu công nợ có ghi đầy đủ số nợ phải trả,số đã thanh toán và số còn nợ lại. Biên bản có chữ ký xác nhận của đại diện các bên sau khi đã kiểm tra, đối chiếu sổ sách. Biên bản đối chiếu công nợ được lập cho mỗi bên có liên quan giữ một bản và có trách nhiệm pháp lý như nhau. - Tờ khai hải quan: là chứng từ do bên hải quan lập theo mẫu của cục Hải quan, doanh nghiệp kê khai theo các chỉ tiêu trên tờ khai.tờ khai hải quan là chứng từ xác nhận hàng hóa đã được thông quan. Làm căn cứ để kế toán ghi nhận 1.2.2.1.2 vận dụng tài khoản * Kế toán nợ phải trả bằng đồng Việt Nam (1) Khi phát sinh các khoản nợ phải trả người bán từ việc mua hàng hóa, vật tư, tài sản cố định,sử dụng dịch vụ a-Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, vật tư về nhập kho sử dụng cho hoạt động SXKD hoặc tài sản cố định về sử dụng, đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng(liên 2) do bên bán cung cấp, căn cứ vào phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê hàng hóa, kế toán ghi nợ cho các tài khoản tài sản như TK 152,153,156,157 về nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ; TK 211,213 tài khoản về tài sản cố định trị giá hàng hóa, tài sản mua vào; ghi nợ cho tài khoản 133- thuế GTGT được khấu trừ, tính theo % thuế suất được quy định và kế toán ghi có cho tài khoản 331 tổng số tiền phải trả người cung cấp. b- Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài( chi phí tiền điện nước, điện thoại, xăng dàu, văn phòng phẩm.) chưa trả tiền, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu Lê Thị Diệu Hoa 5 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường thu phí cầu đường.. kế toán ghi nợ vào chi phí kinh doanh trong kỳ TK 642 ghi nợ cho TK 133 và ghi có cho TK 331 tổng số tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp. c- Doanh nghiệp thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hóa đơn khối lượng xây lắp hoàn thành kế toán ghi nợ TK 241 theo giá chưa có thuế GTGT; ghi nợ cho TK 133 thuế GTGT được khấu trừ và ghi có cho TK 331 tổng giá phải thanh toán. d-Doanh ng hiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá hưởng hoa hồng, khi bán được hàng nhận đại lý,căn cứ vào hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán của khách hàng, phiếu thu tiền... kế toán ghi nợ cho TK 111,112,131 số tiền đã thu hoặc phải thu của khách hàng và ghi có TK 331 tổng số tiền hàng đã bán được bao gồm cả thuế GTGT. Đồng thời kế toán ghi có tài khoản 003- hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi. Khi xác định phần hoa hồng đuợc hưởng, kế toán ghi giảm TK 331; ghi tăng TK 511(5113) doanh thu cung cấp dịch vụ và ghi có cho tài khoản 333 thuế GTGT phải nộp. (2) Các khoản điều chỉnh giảm nợ phải trả người bán: a-Khi phát sinh chiết khấu thanh toán do doanh nghiệp thanh toán tiền trước thời hạn và tính trừ vào các khoản nợ phải trả người bán, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi giảm tài khoản 331 tổng số tiền được khấu trừ bao gồm cả thuế; ghi có tài khoản 133 và ghi giảm trị giá hàng mua vào nợ TK 152,153,156. b-Trường hợp vật tư hàng hóa mua vào đã nhập kho không đúng quy cách phẩm chất, doanh nghiệp yêu cầu bên bán phải giảm giá, hoặc trả lại hàng cho người bán đã được người bán chấp thuận, căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê hàng hóa, biên bản kiểm nhận chất lượng hàng hóa kế toán ghi giảm khoản nợ người bán, ghi nợ TK 331; có TK 133 thuế GTGT được khấu trừ và ghi giảm TK hàng hóa, vật tư 152,154,156.. c- Khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng hóa vật tư cho người cung cấp, căn cứ vào phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán ghi giảm trừ khoản phải trả người bán nợ TK 331 và ghi có cho TK 111, 112. Lê Thị Diệu Hoa 6 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường * Kế toán phải trả ngƣời bán bằng ngoại tệ: Khi phát sinh các khoản nợ phải trả người bán bằng ngoại tệ, kế toán phải tuân thủ nguyên tắc quy đổi ngoại tệ. Khi quy đối ngoại tệ phải căn cứ vào tỷ giá hối đoái để quy đổi. Nếu phát sinh chênh lệch do thay đổi tỷ giá hối đoái thì tùy thuộc chênh lệch để kế toán ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính. (1) Kế toán phải trả người bán tại đơn vị nhập khẩu trực tiếp: a- Khi phát sinh các khoản phải trả người bán từ việc nhập khẩu vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, căn cứ vào tờ khai hải quan,phiếu nhập kho... kế toán ghi nợ TK 152, 153, 156, 157,211 và ghi có Tk 331 theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nhập hàng ( tỷ giá trên tờ khai hải quan ) b- Khi thanh toán tiền cho chủ hàng căn cứ vào giấy báo nợ, ủy nhiệm chi... ghi nợ TK 331 theo tỷ giá ghi sổ; ghi có TK144,1122 theo tỷ giá ký quỹ, nếu lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi có TK515, nếu lỗ ghi nợ TK635 đồng thời ghi có TK 007 ngoại tệ các loại. (2) kế toán phải trả người bán tại đơn vị nhập khẩu ủy thác a-Khi trả trước một khoản tiền cho bên nhận ủy thác nhập khẩu để đơn vị này mở LC kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan như ủy nhiệm chi, giấy báo nợ kế toán ghi nợ cho tài khoản 331 chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác theo tỷ giá thực tế, ghi giảm tài khoản tiền có TK 111,112 theo tỷ giá xuất quỹ. Chênh lệch cho vào có TK515 nếu lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái hoặc ghi nợ cho TK 635 nếu phát sinh chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái. Đồng thời ghi có TK 007 ngoại tệ các loại. b-Khi doanh nghiệp nhập kho hàng nhập khẩu do bên nhận ủy thác bàn giao phản ánh trị giá hàng nhập khẩu ủy thác, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng có, căn cứ vào hóa đơn xuất trả hàng hóa của bên nhận ủy thác nhập khẩu và các chứng từ liên quan như biên lai nộp thuế, phiếu nhập kho, bộ chứng từ thanh toán kế toán phản ánh các nghiệp vụ liên quan như sau: + trường hợp đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế( Thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt) vào NSNN, kế toán ghi nhận trị giá hàng nhập khẩu không bao gồm thuế GTGT hàng nhập khẩu ghi nợ cho TK 152,156, ghi nợ TK133 thuế GTGT được khấu trừ và ghi có TK331 chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác. Lê Thị Diệu Hoa 7 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường + Trường hợp đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu làm thủ tục kê khai thuế nhưng doanh nghiệp tự nộp thuế vào NSNN thì giá trị hàng nhập khẩu được phản ánh như trường hợp đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế vào NSNN, khi nộp thuế thì đơn vị ủy thác nhập khẩu ghi nợ TK331 chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu và ghi có cho TK 111,112 d-Khi thanh toán cho đơn vị nhận ủy thác về các khoản tiền kế toán ghi giảm các khoản phải trả người bán nợ Tk331 đồng thời ghi giảm TK111,112 (3). Kế toán phải trả người bán tại đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu a- Khi nhận hàng hóa của đơn vị ủy thác xuất kẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan như biên bản gửi hàng, biên bản kiểm nhận hàng hóa kế toán ghi nợ TK 003 trị giá hàng hóa nhận bán hộ giữ hộ. b-Khi hàng xuất khẩu hoàn thành thủ tục hải quan được xem là hàng xuất khẩu,kế toán căn cứ vào hóa đơn thương mại xuất cho nước ngoài, tờ khai hàng hóa xuất khẩu có xác nhận và đóng dấu của cơ quan hải quan cửa khẩu kế toán ghi số tiền hàng ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho đơn vị giao ủy thác xuất khẩu, ghi nợ cho tài khoản 131 chi tiết cho từng người mua nước ngoài và ghi có cho TK 331 chi tiết cho từng đơn vị giao ủy thác xuất khẩu. đồng thời ghi có vào tài khoản 003. c. Khi thanh toán với bên giao ủy thác xuất khẩu kế toán ghi giảm khoản phải trả người bán theo TG ghi sổ, ghi có cho tài khoản tiền theo TG xuất quỹ khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái kế toán ghi vào doanh thu hoặc chi phí tài chính. 1.2.2.1.3: Sổ kế toán: * Sổ tổng hợp : - Hình thức nhật ký chung sử dụng các sổ NKC hoặc nhật ký mua hàng, chi tiền. Cuối kỳ căn cứ vào nhật ký mua hàng chi tền... ghi vào sổ cái tài khoản 331,111,112... - Hình thức NKCT sử dụng các sổ NKCT số 5, NKCT số 1,2.Cuối kỳ căn cứ vào NKCT số 1,2,5 để ghi vào sổ cái TK331 * Sổ chi tiết : - Kế toán chi tiết công nợ phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng khoản nợ, từng chủ nợ, từng lần thanh toán. Lê Thị Diệu Hoa 8 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường - Đối với các khoản nợ phải trả người bán bằng ngoại tệ kế toán phảiheo dõi chi tiết theo tỷ giá của từng lần phát sinh. 1.2.2.2 Kê toán các khoản nợ vay 1.2.2.2.1 Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng vay, khế ước vay nợ: là chứng từ thể hiện trách nhiệm nghĩa vụ giữa các bên. Trong hợp đồng ghi rõ thông tin của các bên liên quan, số tiền cho vay, mục đích sử dụng số tiền vay,lãi suất... và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt - Các chứng từ của ngân hàng : giấy báo nợ, giấy báo có - Các chứng từ tự lập tại doanh nghiệp: phiếu trả lãi vay định kỳ,giấy biên nhận... 1.2.2.2.2 Vận dụng tài khoản kế toán các khoản nợ vay ngắn hạn, dài hạn: vận dụng tài khoản 311" vay ngắn hạn" và tài khoản 341"vay dài hạn" để phản ánh các khoản nợ vay của doanh nghiệp * Kế toán các khoản nợ vay bằng đồng Việt Nam (1) Vay tiền để mua vật tư hàng hóa a- Mua vật tư, hàng hóa để dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ kế toán căn cứ vào hợp đồng vay, hóa đơn GTGT( hóa đơn bán hàng), Phiếu thu, giấy báo nợ ghi nợ các TK 152,156,153 trị giá hàng hóa chưa có thuế; ghi nợ TK 133 thuế GTGT được khấu trừ và ghi có cho TK 311, 341 tổng giá thanh toán. (2) Vay đầu tư XDCB,mua sắm TSCĐ: Vay dài hạn đầu tư xây dựng cơ bản, kế toán căn cứ vào hợp đồng vay, phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê tài sản kế toán ghi nợ TK 211,214,213; Nợ TK 133 thuế GTGT được khấu trừ và ghi có TK 341. (3) Vay để nhập quỹ tiền mặt hoặc chuyển vào tài khoản ngân hàng kế toán căn cứ vào hợp đồng vay nợ, phiếu thu, giấy báo có ghi nợ TK 111,112 và ghi có TK 311,341 Lê Thị Diệu Hoa 9 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường (4)Vay để trả nợ người bán, trả nợ dài hạn đến hạn trả, trả nợ dài hạn, trả nợ vay dài hạn, kế toán căn cứ vào hợp đồng, khế ước vay nợ kế toán ghi nợ các TK 331,315,341 và ghi có TK311,341 * Kế toán các khoản nợ vay bằng ngoại tệ: (1) Vay để nhập quỹ tiền mặt, chuyển khoản tiền gửi ngân hàng, ký quỹ... căn cứ vào hợp đồng vay, giấy báo có và tỷ giá thực tế tại ngày giao dịch kế toán ghi nợ TK111,112,144; ghi có TK311,3411 (2) Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ để mua hàng hóa, vật tư, tài sản cố định căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, căn cứ vào tỷ giá thực tế tại thời điểm vay: + Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế kế toán ghi nợ TK 152,153,156,211 trị giá hàng hóa mua chưa thuế; nợ TK 133 thuế GTGT được khấu trừ và ghi có TK311 tổng giá thanh toán. (3) Khi phát sinh các khoản nợ vay dài hạn bằng ngoại tệ để mua nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ, mua sắm tài sản cố dịnh dùng trực tiếp vào hoạt đông đầu tư XDCB Kế toán phải căn cứ vào tỷ giá thực tế tại thời điểm vay để quy đổi khoản vay ra Việt nam đồng, kế toán ghi nợ TK 152,153,211,213...trị giá chưa có thuế; ghi nợ TK 133 thuế GTGT được khấu trừ và ghi có TK 3411. (4) Vay để thanh toán các khoản nợ phải trả căn cứ vào tỷ giá ghi sổ, tỷ giá thực tế tại thời điểm vay và các chứng từ liên quan: + Nêu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái kế toán ghi Nợ TK311,315,331,338...; ghi có TK515 doanh thu hoạt động tài chính và ghi có TK311, 3411 + Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái kế toán ghi Nợ TK 311,315,331,338; ghi nợ Tk635 phần chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái và ghi có TK 311,3411 (5) Khi vay ngoại tệ để thanh toán các khoản nợ phải trả căn cứ vào tỷ giá ghi sổ các khoản nợ vay phải trả và tỷ giá thực tế kế toán ghi nợ TK 311,315, 331,338; ghi có TK 111,112 đồng thời ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái, nếu lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi có TK515, nếu lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi nợ TK635. (6) Khi xuất tiền thanh toán nợ vay bằng ngoại tệ kế toán căn cứ vào tỷ giá ghi sổ khoản nợ vay và tỷ giá xuất quỹ đồng thời căn cứ vào các chứng từ liên quan như hợp đồng vay, giấy báo nợ kế toán ghi nợ TK 311,3411 có TK 111,112 đồng Lê Thị Diệu Hoa 10 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường thời ghi có TK 515 nếu phát sinh chênh lệch lãi tỷ giá hối đoái và ghi nợ TK 635 nếu phát sinh chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái (7) đánh giá số dư nợ vay cuối kỳ: doanh nghiệp phải đánh giá số dư nợ vay bằng ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái tại ngày báo cáo tài chính. Khoản chênh lệch giữa tỷ giá thưc tế trong kỳ và tỷ giá thực tế cuối niên độ - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái ghi nợ TK 311,3411 và ghi có TK 413 chênh lệch tỷ giá hối đoái. b- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái thì số chênh lệch tỷ giá hối đoái ghi nợ TK 413 và ghi có TK 311,3411. * Kế toán trái phiếu phát hành Vận dụng tài khoản 3413 " trái phiếu phát hành" (1) Khi huy động vốn thông qua phát hành trái phiếu căn cứ vào giấy chứng nhận phát hành trái phiếu, giấy báo có, phiếu thu...: a- Khi phát hành trái phiếu theo mệnh giá kế toán ghi nợ TK111,112 và ghi có TK 34131. b- Khi phát hành trái phiếu chiết khấu kế toán ghi nợ TK 111,112 ghi có TK 34131 và đồng thời phản ánh chênh lệch giữa mệnh giá với giá thực tế phát hành kế toán ghi nợ TK34132. c- Khi phát hành trái phiếu phụ trội có mệnh giá nhỏ hơn giá thực tế kế toán ghi nợ TK111,112; ghi có TK 34131 phần mệnh giá trái phiếu; phần chênh lệch kế toán ghi có TK 34133. (2) Khi đáo hạn, xuất tiền để thanh toán trái phiếu kế toán ghi nợ TK 34131 và ghi có TK111,112 * Kế toán chi phí đi vay : (1) Khi phát sinh chi phí ban đầu liên quan đến quá trình làm thủ tục vay kế toán hạch toán ghi nợ TK 142, 242 và ghi có TK 111,112... (2) Khi phân bổ khoản chi phí phát sinh ban đầu : + Đối với các khoản đi vay, phát hành trái phiếu liên quan đến tài sản dở dang đủ điều kiện vốn hóa kế toán ghi nợ TK 241- xây dựng cơ bản dở dang và ghi có cho TK142, 242 Lê Thị Diệu Hoa 11 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường + Đối với các khoản đi vay không đủ điều kiện vốn hóa kế toán ghi vào chi phí tài chính nợ TK 635 và có TK 142, 242 (3) Lãi vay trả định kỳ : + Đối với các khoản vay, phát hành trái phiếu đủ điều kiện vốn hóa kế toán ghi nợ TK 241- xây dựng cơ bản dở dang và ghi có TK 111,112 + Đối với các khoản vay nợ, phát hành trái phiếu không đủ điều kiện vốn hóa kế toán hạch toán vào chi phí tài chính ghi nợ TK 635 và ghi có TK 111,112. b- Lãi trả khi đáo hạn : + Từng kỳ doanh nghiệp phải tính trước chi phí lãi vay phải trả trong kỳ vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc vốn hóa, kế toán ghi nợ TK 635 nếu không được vốn hóa, ghi nợ TK 241 nếu khoản vay nợ, phát hành trái phiếu đủ điều kiện được vốn hóa và đồng thời ghi có TK 335- chi phí phải trả + Khi đáo hạn thanh toán khoản nợ vay, phát hành trái phiếu kế toán căn cứ vào giấy biên nhận ghi giảm khoản phải trả nợ TK335 và ghi có TK 111,112.... (4)-Lãi thanh toán ngay tại thời điểm phát hành : + Chi phí lãi vay, lãi trái phiếu trả ngay tại thời điểm phát hành kế toán ghi nợ TK 242- chi phí trả trước dài hạn và ghi nợ TK 111,112 phần tiền vay hoặc phát hành trái phiếu sau khi đã trừ tiền lãi. Đồng thời ghi có TK 311- vay ngắn hạn, hoặc ghi có TK 341- vay nợ dài hạn ( chi tiết vay dài hạn, phát hành trái phiếu) + Định kỳ phân bổ lãi vay, lãi trái phiếu vào chi phí đi vay từng kỳ, đối với các khoản vay, phát hành trái phiếu không đủ điều kiện vốn hóa kế toán ghi nợ TK 635; đối với các khoản vay nợ đủ điều kiện vốn hóa kế toán ghi nợ TK 241 và đồng thời ghi có TK 242. (5) Phân bổ chiết khấu trái phiếu trái phiếu vào chi phí đi vay từng kỳ: a- Đối với trái phiếu phát hành liên quan đến tài sản dở dang nhiều kỳ đủ điều kiện vốn hóa kế toán ghi nợ TK 2412- xây dựng cơ bản dở dang và ghi có TK 34132- chiết khấu trái phiếu. b- Đối với trái phiếu không đủ điều kiện vốn hóa kế toán ghi nợ TK 635 và ghi có TK 34132. (6) Phân bổ phần phụ trội trái phiếu ghi giảm chi phí đi vay từng kỳ Lê Thị Diệu Hoa 12 K45D1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD : Th.s Trần Mạnh Tường a- Đối với trái phiếu liên quan đến tài sản dở dang nhiều kỳ được vốn hóa kế toán ghi nợ TK 34133- phụ trội trái phiếu và ghi có TK 2412. b- Đối với trái phiếu không đủ điều kiện vốn hóa kế toán ghi nợ TK 34133 phần phụ trội trái phiếu được phân bổ và ghi có TK 635. 1.2.2.2.3 Sổ kế toán : * Sổ kế toán tổng hợp : - Hình thức nhật ký chung: kế toán các khoản nợ vay, trái phiếu phát hành căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi vào nhật ký chung. Đồng thời căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng ghi vào nhật ký thu tiền, chi tiền. Cuối lỳ căn cứ vào nhật ký chung, nhật ký chung , nhật ký thu tiền, chi tiền ghi vào sổ cái các tài khoản 311,341, 111,112... - Hình thức nhật ký chứng từ: kế toán nợ vay căn cứ vào các chứng từ vay kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 4 ( chi tiết có 311,341). Cuối kỳ căn cứ vào nhật ký chứng từ số 4,1,2 ghi vào sổ cái TK311. 341 * Sổ kế toán chi tiết : - Kế toán các khoản nợ vay căn cứ vào các chứng từ vay phải mở sổ kế toán chi tiết theo từng hình thức vay, từng đối tượng, thời hạn thanh toán cho từng khoản vay. - Đối với các khoản vay bằng ngoại tệ sổ kế toán chi tiết còn phải theo dõi theo nguyên tệ, tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh để ghi nhận nợ và tỷ giá ngày thanh toán. Lê Thị Diệu Hoa 13 K45D1