Tài liệu Kế toán bán mặt hàng cám tại công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu từ sơn

1 Khoa Kế toán – Kiểm toán SV:Ngô Tuấn Đồng TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN-KIỂM TOÁN ------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN BÁN MẶT HÀNG CÁM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU TỪ SƠN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : TH.S LƯU THỊ DUYÊN SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGÔ TUẤN ĐÔNG LỚP : K45D2 MÃ SINH VIÊN : 09D150092 HÀ NỘI 2013 HÀ NỘI – 201.. 2 Khoa Kế toán – Kiểm toán SV:Ngô Tuấn Đồng LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu. Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang người mua để nhận quyền sở hữu về tiền hoặc quyền đòi tiền ở người mua. Đối với DN, hoạt động bán hàng chính là điều kiện tiên quyết giúp DN tồn tại và phát triển. Thông qua hoạt động bán hàng DN nhanh chóng thu hồi được vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận. Qua thời gian nghiên cứu em nhận thấy công tác kế toán của Công ty còn tồn tại một số hạn chế như: chưa chi tiết các khoản phải thu khách hàng thành ngắn và dài hạn, chưa chi tiết tài khoản 642, bán hàng chủ yếu là bán chịu gây khó khăn trong việc thu hồi nợ…………. Từ đó em nhận thấy việc nghiên cứu kế toán bán hàng từ đó hoàn thiện những hạn chế, tồn tại đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, phong phú hơn là vấn đề cấp thiết, tất yếu của mọi DN muốn đứng vững trong thời buổi cạnh tranh hiện nay. 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1. Về mặt lý thuyết Khoá luận đi sâu vào nghiên cứu và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng theo chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành và các quy định, thông tư hướng dẫn có liên quan tới kế toán bán hàng. 2.2. Về mặt thực tiễn Khoá luận với mục tiêu làm rõ thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần TMXNK Từ Sơn thông qua việc khảo sát, phân tích từ đó đưa ra được các đánh giá tìm ra được các ưu điểm cần phát huy, nhược điểm cũng như các tồn tại cần khắc phục SV:Ngô Tuấn Đồng 3 Khoa Kế toán – Kiểm toán đồng thời đề xuất các giải pháp, kiến nghị phù hợp để nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng của công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài. - Đối tượng: kế toán bán hàng - Phạm vi nghiên cứu: kê toán bán mặt hàng cám tại công ty cổ phần TMXNK Từ Sơn hạch toán hàng tồn kho theo PP kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo PP khấu trừ + Thời gian nghiên cứu: trong năm 2012 và tập trung nghiên cứu, lấy số liệu tháng 6 năm 2012. 4. Phương pháp thực hiện. 4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Để thu thập dữ liệu về tình hình hoạt động của công ty nói chung và công tác bán hàng nói riêng một cách chính xác, phục vụ cho việc phân tích, đánh giá hoạt động của doanh nghiệp thì em đã sử dụng các phương pháp sau: a. Phương pháp phỏng vấn Để tìm hiểu về đặc điểm tổ chức kế toán của công ty em đã tiếến hành điếều tra phỏng vấến cán bộ nhấn viến trong Công ty vếề các vấến đếề liến quan đếến nghi ệp v ụ kếế toán bán hàng tại Công ty như chính sách kếế toán áp dụng, các chứng từ s ử d ụng và quy trình luấn chuyển chứng từ, quy trình hạch toán và lên sổ……… b. Phương pháp nghiên cứu tài liệu Tham khảo các luận văn và chuyên đề của sinh viên Trường Đại học Thương Mại các khóa trước, thu thập các dữ liệu về chế độ, quy định của Bộ tài chính. 4.2 Phương pháp phân tích dữ liệu. Trên cơ sở số liệu đã thu thập được, thì em đã so sánh giữa thực tế và lý luận của chuẩn mực kế toán, đánh giá, phân tích kết quả đã thu thập, để từ đó đưa ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán bán hàng của Công ty cổ phần TMXNK Từ Sơn. 5. Kết cấu của khoá luận tốt nghiệp Kết cấu của bài khoá luận gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sỏ lý luận về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại SV:Ngô Tuấn Đồng 4 Khoa Kế toán – Kiểm toán Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng mặt hàng cám tại công ty Cổ phần TMXNK Từ Sơn. Chương 3: 1 số ý kiến đề xuát nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần TMXNK Từ Sơn. CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG 1.1. CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI Một số khái niệm cơ bản và lý thuyết về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản Để nghiên cứu kế toán bán hàng, trước tiên phải tìm hiểu một số khái niệm mà kế toán bán hàng sử dụng: - Bán hàng: Là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một DN thương mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hay quyền được đòi tiền ở người mua.( Giáo trình kế toán tài chính DNTM Đại Học Thương Mại 2011). SV:Ngô Tuấn Đồng 5 Khoa Kế toán – Kiểm toán - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán ( nếu có). (VAS 14-Bộ tài chính, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Thống kê 2006, trang 56). - Chiết khấu thương mại: Là khoản DN bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn (VAS 14-Bộ tài chính, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Thống kê 2006). - Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán (VAS 14-Bộ tài chính, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Thống kê 2006,). - Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu (VAS 14-Bộ tài chính, Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Thống kê 2006). 1.1.2. Một số lý thuyết về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 1.1.2.1. Các phương thức bán hàng trong kinh doanh thương mại: Hiện nay các DN thường sử dụng một số phương thức tiêu thụ sau: - Phương thức bán buôn: Bán buôn hàng hóa được hiểu là hình thức bán hàng cho người mua trung gian để họ tiếp tục chuyển bán hoặc bán cho các nhà sản xuất. Trong bán buôn thì có 2 phương thức: + Bán buôn qua kho: Là hàng hóa được xuất ra từ kho bảo quản của DN + Bán buôn vận chuyển thẳng: Là hình thức mà các DNTM sau khi tiến hành mua hàng hóa không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng đến cho bên mua. SV:Ngô Tuấn Đồng 6 Khoa Kế toán – Kiểm toán - Phương thức bán lẻ: Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. - Phương thức hàng đổi hàng: Là phương thức tiêu thụ trong đó người bán đem vật tư, hàng hóa, sản phẩm của mình để đổi lấy sản phẩm, vật tư, hàng hóa của người mua. - Phương thức bán đại lý: Là phương thức mà bên chủ hàng xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để bán. Bên đại lý sẽ đươc hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. - Phương thức bán hàng trả góp: Khi giao cho người mua thì hàng hóa được coi là tiêu thụ. Người mua được trả tiền mua hàng nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng doanh nghiệp còn được hưởng thêm ở người mua một khoản lãi vì trả chậm. 1.1.2.2. Phương thức thanh toán Hiện nay các DNTM thường áp dụng 2 phương thức thanh toán: - Phương thức thanh toán trực tiếp: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hóa bị chuyển giao. Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể bằng hàng hóa (nếu bán theo phương thức hàng đổi hàng). Ở phương thức này sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ. - Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau 1 khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hóa do đó hình thành khoản công nợ phải thu khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Ở hình thức này sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian. 1.1.2.3. Các phương pháp kế toán hàng tồn kho - Phương pháp kê khai thường xuyên: Hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, ghi chép và phản ánh thường xuyên, liên tục, SV:Ngô Tuấn Đồng 7 Khoa Kế toán – Kiểm toán có hệ thống tình hình tăng (giảm) trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: Theo phương pháp này kế toán không ghi chép, không phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình biến động của HTK. Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê hàng hóa, kế toán xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và trị giá hàng hóa xuất kho trong kỳ 1.2. Kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 1.2.1. Kế toán bán hàng theo quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam Để đi sâu nghiên cứu kế toán bán hàng và hoàn thiện kế toán bán hàng, chúng ta phải nghiên cứu những vấn đề lý luận chung nhất của chuẩn mực kế toán Việt Nam về kế toán bán hàng, mà tiêu biểu là chuẩn mực số 01 “Chuẩn mực chung”, chuẩn mực số 02 “ Hàng tồn kho” và chuẩn mực số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác” là 3 chuẩn mực chi phối kế toán bán hàng. * Theo chuẩn mực kế toán sô 01 “Chuẩn mực chung”: Kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mai phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản được quy định trong chuẩn mực cụ thể : Các nguyên tắc kế toán cơ bản Cơ sở dồn tích 03. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tư ơng đơng tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai. SV:Ngô Tuấn Đồng 8 Khoa Kế toán – Kiểm toán Hoạt động Liên tục 04. Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thờng trong tơng lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng nh không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trờng hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính Giá gốc 05. Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tơng đơng tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể. Phù hợp 06. Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó Nhất quán 07. Các chính sách và phơng pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. Thận trọng 08. Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ớc tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi: SV:Ngô Tuấn Đồng 9 Khoa Kế toán – Kiểm toán a/ Phải lập các khoản dự phòng nhng không lập quá lớn; b/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập; c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí; d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí. Trọng yếu 09. Thông tin được coi là trọng yếu trong trờng hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phơng diện định lượng và định tính. * Theo chuẩn mực số 02 “ Hàng tồn kho”: Kế toán bán hàng phải sử dụng nhât quán trong ít nhất 1 năm tài chính 1 trong các phương pháp tính giá hàng tồn kho được qui định trong chuẩn mực cụ thế: 13. Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: (a) Phương pháp tính theo giá đích danh; (b) Phương pháp bình quân gia quyền; (c) Phương pháp nhập trước, xuất trước; (d) Phương pháp nhập sau, xuất trước. 14. Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. SV:Ngô Tuấn Đồng 10 Khoa Kế toán – Kiểm toán 15. Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. 16. Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. 17. Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. * Theo chuẩn mực số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác” Kế toán bán hàng phải tuân thủ các qui định và nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng được quy định trong chuẩn mực cụ thể :. 10. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau: (a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; (b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; SV:Ngô Tuấn Đồng 11 Khoa Kế toán – Kiểm toán (c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; (d) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; (e) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. 11. Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua trong từng trường hợp cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hóa cho người mua. Trường hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì giao dịch không được coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không được ghi nhận. Doanh nghiệp còn phải chịu rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa dưới nhiều hình thức khác nhau, như: (a) Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản được hoạt động bình thường mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thường; (b) Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chưa chắc chắn vì phụ thuộc vào người mua hàng hóa đó; (c) Khi hàng hóa được giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp chưa hoàn thành; (d) Khi người mua có quyền huỷ bỏ việc mua hàng vì một lý do nào đó được nêu trong hợp đồng mua bán và doanh nghiệp chưa chắc chắn về khả năng hàng bán có bị trả lại hay không. 13. Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì việc bán hàng được xác định và doanh thu được ghi nhận. Ví dụ doanh nghiệp còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng hóa chỉ để đảm bảo sẽ nhận được đủ các khoản thanh toán. SV:Ngô Tuấn Đồng 12 Khoa Kế toán – Kiểm toán 14. Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trường hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong (ví dụ, khi doanh nghiệp không chắc chắn là Chính phủ nước sở tại có chấp nhận chuyển tiền bán hàng ở nước ngoài về hay không). Nếu doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ mà không được ghi giảm doanh thu. Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu. Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi. 15. Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (như chi phí bảo hành và chi phí khác), thường được xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thỏa mãn. Các khoản tiền nhận trước của khách hàng không được ghi nhận là doanh thu mà được ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền trước của khách hàng. Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trước của khách hàng chỉ được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn năm (5) điều kiện quy định ở đoạn 10. 1.2.2. Kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại theo chế độ kế toán hiện hành (Theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC) 1.2.2.1. Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT ( Mẫu số: 01 GTKT-3LT) - Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu số: 02GTGT-3LL): - Phiếu xuất kho (Mẫu số: 02-VT): - Phiếu nhập kho SV:Ngô Tuấn Đồng 13 Khoa Kế toán – Kiểm toán - Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT/BB): - Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT/BB): Ngoài ra còn có: Bảng kê bán lẻ hàng hóa, hóa đơn cước phí vận chuyển, thuê kho bãi, bốc dỡ hàng hóa, hợp đồng kinh tế với khách hàng, các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng….. 1.2.2.2. Tài khoản sử dụng. Kế toán bán hàng chủ yếu sử dụng những tài khoản sau: * TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: phản ánh doanh thu của khối lượng hàng hóa đã bán, dịch vụ đã cung cấp không phân biệt đã thu được tiền hay sẽ thu được tiền. Kết cấu tài khoản: - Bên nợ TK 511: phản ánh thuế XK, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp của số hàng hóa sản phẩm tiêu thụ; Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ; Cuối kỳ kết chuyển Doanh thu thuần để xác định kết quả. - Bên có TK 511: phản ánh Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ. TK này cuối kỳ không có số dư. TK 511 có 4 TK cấp 2: TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa” TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” TK 5118 “Doanh thu cung cấp dịch vụ khác” SV:Ngô Tuấn Đồng 14 Khoa Kế toán – Kiểm toán * TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị thực tế của một số sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ Kết cấu tài khoản: - Bên nợ TK 632: phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ, số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay cao hơn năm trước, trị giá sản phẩm, hàng hóa hao hụt, mất mát sau khi trừ phần cá nhân phải bồi thường - Bên có TK 632: kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh, hoàn nhập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho của năm nay thấp hơn năm trước, trị giá vốn sản phẩm đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại TK này cuối kỳ không có số dư * TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Phản ánh tình hình thanh toán công nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng. Kết cấu tài khoản: - Bên nợ TK 131: phản ánh số tiền phải thu khách hàng về bán hàng hóa đã cung cấp trong kỳ, số tiền thừa phải trả lại cho khách hàng. - Bên có TK 131: phản ánh số tiền khách hàng thanh toán trong kỳ, số tiền giảm trừ công nợ phải thu của khách hàng. Số dư bên có TK 131: phản ánh số tiền thu trước hay thu thừa của người mua. * TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra. Nội dung: Phản ánh các giao dịch liên quan đến khoản thuế GTGT mà doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thực hiện theo quy định có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Kết cấu SV:Ngô Tuấn Đồng Bên Nợ: 15 Khoa Kế toán – Kiểm toán - Thuế GTGT nộp thừa đầu kỳ - Số thuế GTGT đã được khấu trừ,đã nộp cho nhà nước - Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Bên Có: - Thuế GTGT phải nộp đầu ký - Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 3331: Số dư cuối kỳ bên nợ thuế GTGT nộp thừa cuối kỳ. Số dư cuối kỳ bên có thuế GTGT phải nộp cuối kỳ. Ngoài ra, kế toán bán hàng còn dùng một số tài khoản sau: TK 157 “Hàng gửi bán” TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”: TK 5211 “Chiết khấu thương mại” TK 5212 “Hàng bán bị trả lại” TK 5213 “Giảm giá hàng bán” 1.2.2.3. Trình tự kế toán Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ * Kế toán nghiệp vụ bán buôn hàng hóa a. Kế toán bán buôn qua kho. a1. Kế toán nghiệp vụ bán buôn theo hình thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng. - Khi bán thành phẩm, hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu kế toán ghi tăng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng (111,112,131) theo giá thanh toán của hàng hóa, đồng thời ghi tăng doanh thu bán hàng và thuế GTGT phải nộp. - Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi tăng TK 632: giá vốn hàng hóa đồng thời ghi giảm TK 156, 155: Trị giá hàng hóa thực tế xuất kho. SV:Ngô Tuấn Đồng 16 Khoa Kế toán – Kiểm toán - Nếu hàng hóa bán có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán ghi giá bán bao bì đã có thuế vào bên Nợ TK 111,112,131 và phản ánh trị giá thực tế xuất kho của bao bì vào bên Có TK 153, và thuế GTGT đầu ra của bao bì vào TK 333(33311). a2. Kế toán nghiệp vụ bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách hàng. - Căn cứ vào PXK phản ánh giá trị thực tế của hàng bán, kế toán ghi tăng TK 157: hàng gửi bán đồng thời ghi giảm TK 156, 155: hàng hóa, thành phẩm. - Nếu có bao bì đi kèm với hàng gửi bán tính giá riêng thì trị giá của bao bì kế đươc ghi tăng TK 138 ( 1388): Phải thu khác theo giá xuất kho và ghi giảm TK 153: Trị giá thực tế xuất kho của bao bì. - Các chi phí phát sinh trong quá trình gửi bán: Nếu DN chiụ thì phản ánh vào chi phí bán hàng. Nếu chi phí gửi hàng bên mua chịu nhưng DN trả hộ thì phán ánh vào Nợ TK 138 (1388) là tổng giá thanh toán đã có thuế GTGT. - Khi hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ: Căn cứ vào thông báo của bên mua đã chấp nhận thanh toán số hàng gửi bán kế toán lập hóa đơn GTGT, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi tăng TK 511: doanh thu bán hàng và tăng TK 33311: thuế GTGT đầu ra phải nộp đồng thời ghi tăng TK 111,112,131: tiền mặt , tiền gửi ngân hàng hay số tiền phải thu khách hàng theo giá bán đã có thuế GTGT - Căn cứ vào giấy báo của bên mua chấp nhận thanh toán số hàng gửi bán, phiếu xuất kho hàng gửi bán kế toán ghi tăng TK 632: Giá vốn hàng hóa gửi bán, ghi giảm TK 157: Trị giá thực tế xuất kho hàng gửi bán. b. Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. b1. Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba. - Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán ghi tăng TK 511: doanh thu bán hàng và TK 33311: thuế GTGT đầu ra phải nộp, đồng thời ghi tăng TK 111,112,131: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng theo giá bán đã có thuế GTGT. - Căn cứ vào hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) do nhà cung cấp lập, kế toán ghi tăng TK 632 theo giá mua chưa có thuế GTGT và phản ánh thuế GTGT đầu vào TK 1331 và ghi giảm TK 111,112,131: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng theo giá đã có thuế b2. Kế toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng. - Khi DN mua hàng sau đó chuyển thẳng đi bán, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) do nhà cung cấp lập và phiếu gửi hàng đi bán, kế SV:Ngô Tuấn Đồng 17 Khoa Kế toán – Kiểm toán toán ghi tăng TK 157: hàng gửi đi bán theo trị giá mua chưa có thuế, ghi tăng TK 1331: thuế GTGT đầu vào và ghi giảm TK 111,112,331: số tiền theo giá thanh toán cho nhà cung cấp - Khi hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi tăng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng đồng thời ghi tăng doanh thu và thuế GTGT đầu ra. - Đồng thời kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán vào TK 632 và ghi giảm TK 157: hàng gửi đi bán. c .Các trường hợp phát sinh trong bán hàng: - Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, kế toán phản ánh vào Nợ TK 521, TK thuế GTGT đầu ra (TK 3331), và ghi có TK tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hay phải thu khách hàng. - Đối với hàng bán bị trả lại thì phản ánh doanh thu của hàng bán bi trả lại tương tự như chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Nhưng nếu số hàng bị trả lại đơn vị đã chuyển về nhập kho thì phản ánh vào TK 156, nếu chưa về nhập kho thì phản ánh vào TK 157. - Cuối kì kết chuyển khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, để xác định doanh thu thuần - Chiết khấu thanh toán: Khi thanh toán có phát sinh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng do khách hàng thanh toán sớm trước thời hạn ghi trong hợp đồng, kế toán phản ánh số chiết khấu khách hàng được hưởng vào TK chi phí tài chính (TK 635) và phản ánh số tiền thực thu vào TK 111,112,131. - Trường hợp kế toán thừa, thiếu trong quá trình bán Trường hợp hàng gửi đi bán phát sinh thiếu hàng hóa chưa xác định được nguyên nhân, kế toán chỉ phản ánh doanh thu theo số tiền bên mua chấp nhận thanh toán và trị giá hàng hóa thiếu phản ánh vào TK 1381 Trường hợp phát sinh thừa chưa xác định được nguyên nhân, kế toán chỉ phản ánh doanh thu theo hóa đơn bên mua đã chấp nhận thanh toán, trị giá hàng thừa kế toán phản ánh vào TK 3381. * Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa: - Hàng ngày hoặc định kì, khi nhận được bảng kê bán hàng hóa của mậu dịch viên, kế toán xác định giá bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra của hàng hóa đã tiêu thụ. SV:Ngô Tuấn Đồng 18 Khoa Kế toán – Kiểm toán - Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế toán tiến hành ghi tăng TK 111,112,113 - Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì mậu dịch viên phải bồi thường, kế toán phản ánh số tiền thiếu vào TK 1388. - Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì khoản thừa được hạch toán vào thu nhập khác của doanh nghiệp (TK 711) - Căn cứ vào báo cáo bán hàng, thẻ quầy hàng (nếu có) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán. * Kế toán nghiệp vụ bán đại lý: a. Kế toán ở đơn vị giao đại lý - Khi đơn vị giao hàng hóa cho cơ sở nhận đại lý: Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi tăng hàng gửi bán và ghi giảm hàng hóa, thành phẩm hoặc nếu mua giao thẳng cho cơ sở nhận đại lý kế toán ghi tăng hàng gửi bán và thuế GTGT đầu vào đồng thời ghi giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... - Nếu phát sinh các khoản chi phí trong quá trình gửi hàng đại lý : Nếu doanh nghiệp chịu thì phản ánh vào chi phí bán hàng Nếu doanh nghiệp chi hộ cho cơ sở nhận đại lý thì phản ánh vào TK 1388: phải thu khác - Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý, chi phí hoa hồng phản ánh vào TK chi phí bán hàng và thuế GTGT đầu vào (TK 1331) - Xác định giá vốn của số hàng gửi đại lý đã xác định tiêu thụ b. Kế toán ở đơn vị nhận bán đại lý - Khi nhận hàng hóa do cơ sở đại lý chuyển đến, căn cứ vào biên bản giao nhận để ghi Nợ TK 003: Trị giá hàng hóa nhận đại lý - Khi bán được hàng hóa, kế toán phản ánh doanh thu là hoa hồng nhận được - Đồng thời kế toán ghi: Có TK 003: Trị giá hàng hóa nhận đại lý đã tiêu thụ - Khi thanh toán tiền cho bên giao đại lý kế toán ghi giảm tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. * Kế toán bán hàng trả góp và các trường hợp xuất khác được coi là hàng bán. a. Kế toán bán hàng trả góp SV:Ngô Tuấn Đồng 19 Khoa Kế toán – Kiểm toán Khi hạch toán bán hàng trả góp, doanh thu được ghi nhận theo giá bán ngay (hoặc giá bán thông thường), thuế GTGT tính trên giá bán trả ngay, phần chênh lệch giữa giá bán trả góp (bằng giá bán trả ngay cộng lãi trả góp) với giá bán trả ngay gọi là lãi do bán hàng trả góp và được hạch toán vào doanh thu nhận trước. Định kỳ khi thu tiền, kế toán phản ánh phần lãi của từng kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính. - Khi xuất hàng bán giao cho khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay chưa có thuế, lãi trả góp phản ánh vào TK 3387 - Kế toán xác định giá vốn hàng hóa đã bán trả góp - Định kỳ thu nợ của khách hàng: phản ánh số tiền thu về từng kỳ đồng thời ghi nhận lãi trả góp từng kỳ vào doanh thu hoạt động tài chính ( TK 515) b. Trường hợp xuất hàng hóa để trả lương cán bộ công nhân viên Trường hợp này được hạch toán như tiêu thụ hàng hóa ra bên ngoài nhưng ghi nhận theo doanh thu bán hàng nội bộ và xác định giá vốn hàng bán. c. Trường hợp xuất bán hàng hóa ra để đổi lấy hàng hóa khác: - Hàng hóa xuất ra để đổi lấy hàng hóa khác cùng loại, cùng giá (trao đổi cùng bản chất) thì kế toán viên vẫn lập hóa đơn phản ánh hàng đổi hàng nhưng không ghi nhận doanh thu. - Hàng hóa xuất ra để đổi lấy hàng hóa khác loại, khác giá (trao đổi không cùng bản chất). Nếu DN nhận hàng trước rồi mới trả hàng sau, hàng hóa coi như mua chịu, đồng thời kế toán ghi trị giá vốn của số hàng xuất trao đổi. Nếu DN giao hàng trước rồi mới nhận hàng sau thì hàng hóa coi như bán chịu, kế toán phản ánh doanh thu theo giá hợp lí của số hàng đem trao đổi. Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn của số hàng xuất trao đổi. Khi nhận hàng kế toán phản ánh giá hợp lý của hàng hóa nhận về theo giá chưa thuế GTGT d. Khi hàng hóa để tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho mục đích kinh doanh : biếu tặng, quảng cáo, trả thưởng cho người lao động, kế toán vẫn tiến hành lập hóa đơn GTGT ghi nhận doanh thu theo giá vốn và ghi tăng chi phí tương ứng, giảm quỹ. Kế toán phản ánh giá vốn của hàng xuất dùng e. Xuất hàng hóa, thành phẩm phục vụ cho mục đích khuyến mại: Lập hóa đơn GTGT và giá ghi trên hóa đơn là giá của sảm phẩm, hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại cùng thời điểm phát sinh các hoạt động này (doanh thu ghi trên giá bán). Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: SV:Ngô Tuấn Đồng 20 Khoa Kế toán – Kiểm toán Kế toán nghiệp vụ bán hàng tương tự như đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nhưng có một số điểm khác như sau: - Doanh thu bán hàng trên TK 511 là doanh thu theo giá bán đã bao gồm thuế GTGT đầu ra. - Không phản ánh thuế GTGT đầu vào(TK 133), đầu ra( TK 3331) - Các chi phí phát sinh trong phương pháp này đều đã bao gồm thuế GTGT đầu vào hoặc đầu ra. Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì. Trình tự và phương pháp hạch toán tiêu thụ hàng hóa đối với các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, các trường hợp giảm trừ doanh thu, chiết khấu thanh toán… của phương pháp kiểm kê định kỳ tương tự như hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hai phương pháp này chỉ khác nhau ở bút toán xác định giá vốn cho hàng bán ra. Hạch toán giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ theo phương pháp kiểm kê định kì: - Đầu kì kinh doanh, kế toán kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường chưa tiêu thụ vào TK 611. - Trong kì kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến tăng hàng hóa được phản ánh vào bên nợ TK 611 “ Mua hàng” - Cuối kì, căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa tồn kho kế toán phản ánh trị giá hàng hóa tồn kho cuối kì vào TK 611. - Đồng thời xác định và kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì vào TK 632 1.2.2.4. Sổ kế toán theo quyết định 48 Doanh nghiệp được áp dụng 1 trong 4 hình thức kế toán sau và phải áp dụng nhất quán ít nhất trong 1 năm tài chính: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính.