Tài liệu K47c - phạm lê tường vy - bản đã sửa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP.HCM CHUYÊN NGÀNH: TÀI CHÍNH QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Đề tài: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM – SỞ GIAO DỊCH 1 Thời hạn: 27/06/2011 đến 01/08/2011 Tên : Phạm Lê Tường Vy MSSV : 0853015531 Lớp : A11 – K47C GVHD : Phạm Khoa Thy Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2011 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ II TẠI TP.HCM CHUYÊN NGÀNH: TÀI CHÍNH QUỐC TẾ BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Đề tài: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM – SỞ GIAO DỊCH 1 Thời hạn: 27/06/2011 đến 01/08/2011 Tên : Phạm Lê Tường Vy MSSV : 0853015531 Lớp : A11 – K47C GVHD : Phạm Khoa Thy Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 07 năm 2011 2 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Tên Doanh nghiệp/ Công ty: Địa chỉ: Mã số thuế: Mã số đăng ký kinh doanh/Mã số doanh nghiệp: Ngành nghề/ lĩnh vực kinh doanh: Chúng tôi xác nhận Sinh viên: thực tập tại Doanh nghiệp/ Công ty từ ngày…… tháng….. năm……. đến ngày…. tháng…… năm…….. như sau: - Về tinh thần thái độ: ………………………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………... - Về số liệu sử dụng trong báo cáo (ghi rõ số liệu được sử dụng trong báo cáo có phải do Doanh nghiệp/ Công ty cung cấp cho Sinh viên hay không): ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ………, ngày …… tháng …… năm …… Ký tên 3 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… TP.HCM, ngày…..tháng…..năm 2011 Ký tên MỤC LỤC Trang 4 Lời mở đầu................................................................................................................ 1 .................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 1 I. Khát quát về Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) – SGD 1........................................................................................................................ 3 1. Giới thiệu về Ngân hàng Eximbank – SGD 1.....................................................3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.......................................................................3 1.2. Cơ cấu tổ chức..................................................................................................3 1.3. Các hoạt động kinh doanh chính.....................................................................4 2. Giới thiệu về Phòng ban kiến tập - Phòng thanh toán xuất khẩu.....................5 II. Thực trạng hoạt động thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Eximbank - SGD 1........6 1. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu tại ngân hàng Eximbank SGD 1...........6 1.1. Tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C........................................................6 1.1.1. Sơ đồ quy trình thông báo L/C/tu chỉnh L/C............................................6 1.1.2. Quy trình tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C.................................6 1.2. Tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán theo L/C........................................8 1.2.1. Sơ đồ quy trình xử lý thanh toán L/C.......................................................8 1.2.2. Quy trình tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán theo L/C..............10 1.3. Thanh toán bộ chứng từ..................................................................................12 1.4. Chuyển nhượng L/C.......................................................................................12 1.4.1. Điều kiện để thực hiện chuyển nhượng thư tín dụng..............................12 1.4.2. Thủ tục để thực hiện chuyển nhượng thư tín dụng.................................13 2. Tình hình thực hiện nghiệp vụ thanh toán L/C xuất khẩu tại ngân hàng Eximbank - SGD 1.................................................................................................13 3. Đánh giá hoạt động thanh toán xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Eximbank - SGD 1....................................................................16 3.1. Những thành tựu đạt được..............................................................................16 3.2. Những hạn chế cần cải thiện...........................................................................17 5 3.3. Một số nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong hoạt động thanh toán L/C xuất khẩu tại Ngân hàng Eximbank - SGD1..........................................................17 3.3.1. Nguyên nhân chủ quan...........................................................................18 3.3.2. Nguyên nhân khách quan.......................................................................18 III. Giải pháp phát triển nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam – SGD 1. .18 1. Chiến lược phát triển của Ngân hàng Eximbank – SGD 1.............................18 1.1. Định hướng phát triển chung hoạt động thanh toán quốc tế...........................18 1.2. Định hướng phát triển hoạt động thanh toán xuất khẩu..................................19 2. Một số giải pháp nhằm phát triển nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng Eximbank – SGD 1..................19 2.1. Hoạt động mở rộng và thu hút khách hàng.....................................................19 2.1.1. Nâng cao hiệu quả của công tác tiếp thị.................................................19 2.1.2. Mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn cho khách hàng...........20 2.2. Nâng cao hiệu quả công tác quản trị rủi ro thanh toán quốc tế bằng L/C.......20 2.2.1. Sắp xếp bộ máy tổ chức, chú trọng đến công tác đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý và nghiệp vụ........................................................................................20 2.2.2. Mở rộng quan hệ với các ngân hàng đại lý trên toàn thế giới.................21 2.3. Một số công tác khác hỗ trợ hoạt động thanh toán L/C xuất khẩu..................21 2.3.1. Kiểm tra, kiểm soát nguồn ngoại tệ phục vụ cho nhu cầu thanh toán.....21 2.3.2. Phối hợp tốt với các bộ phận, đặc biệt là bộ phận tín dụng nhằm nâng cao chất lượng thẩm định khách hàng..............................................................21 3. Kiến nghị............................................................................................................. 22 3.1. Kiến nghị với Chính phủ................................................................................22 3.2. Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam...............................................22 Kết luận................................................................................................................... 23 6 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT 1 Tên viết tắt TMCP Diễn giải Thương mại cổ phần 2 NHNN Ngân hàng Nhà nước 3 NHNNg Ngân hàng nước ngoài 4 NHTB Ngân hàng thông báo 5 NHPH Ngân hàng phát hành 6 NHBH Ngân hàng bồi hoàn 7 SGD 1 Sở giao dịch 1 8 TTV Thanh toán viên 9 KSV Kiểm soát viên 10 TGĐ Tổng giám đốc 11 BHL Bất hợp lệ 12 HC Hành chánh 13 QHQT Quan hệ quốc tế 14 TTXK Thanh toán xuất khẩu 15 TTNK Thanh toán nhập khẩu 16 TTQT Thanh toán quốc tế 17 XNK Xuất nhập khẩu 18 BCT Bộ chứng từ 19 CK Chiết khấu 20 KH Khách hàng 21 SL Số lượng 22 KHCN Khách hàng cá nhân 23 KHDN Khách hàng doanh nghiệp 24 HĐQT Hội đồng quản trị 25 ĐTTC Đầu tư tài chính 26 CNTT Công nghệ thông tin DANH MỤC BẢNG BIỂU 7 Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức ngân hàng Eximbank – SGD 1.......................................11 Sơ đồ 2.1. Quy trình thông báo L/C/tu chỉnh L/C....................................................14 Sơ đồ 2.2. Quy trình thanh toán L/C........................................................................16 Bảng 2.1. Doanh số thanh toán quốc tế của Eximbank năm 2010............................13 Bảng 2.2. Tình hình nghiệp vụ xuất khẩu của Sở giao dịch 1 năm 2010..................14 Bảng 2.3. Tình hình hoạt động xuất khẩu của Sở giao dịch 1 năm 2009-2010.........15 8 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, khối các ngân hàng TMCP được đánh giá là phát triển năng động và chiếm thị phần ngày càng lớn trong hầu hết các lĩnh vực hoạt động của ngân hàng thương mại. Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) là một trong những ngân hàng TMCP đầu tiên của Việt Nam và đã trở thành một trong những ngân hàng lớn nhất trong hệ thống Ngân hàng TMCP Việt Nam. Hình ảnh và thương hiệu của Eximbank liên tục được nhiều người biết đến do những sự phát triển của Ngân hàng cả về lượng và chất, hướng đến một hình ảnh tập đoàn tài chính ngân hàng đa năng – hiện đại. Eximbank vốn có truyền thống và thế mạnh về hoạt động thanh toán quốc tế, đang nỗ lực duy trì, củng cố và phát huy hơn nữa vị trí một trong các Ngân hàng TMCP có thị phần cao nhất về thanh toán quốc tế. Cùng với quá trình hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra nhanh chóng trên phạm vi rộng lớn như hiện nay, các quan hệ kinh tế đối ngoại nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng đang ngày càng khẳng định vị trí quan trọng trong đời sống kinh tế xã hội của mỗi nước. Đặc biệt đối với một nền kinh tế đang phát triển như Việt Nam thì yếu tố quan trọng góp phần vào sự phát triển bền vững của đất nước đó chính là hoạt động xuất khẩu. Vì đây là yếu tố chính yếu đem lại sự cân bằng trong cán cân thanh toán quốc tế cũng như mang lại nguồn ngoại tệ chủ yếu và quan trọng cho nền kinh tế nên hoạt động xuất khẩu ngày càng được Chính phủ chú trọng, tích cực đẩy mạnh và tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu trong nước cũng như phát triển tương ứng dịch vụ thanh toán quốc tế ở các ngân hàng. Hiện nay thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ đang được sử dụng rộng rãi và phổ biến hơn cả trong buôn bán ngoại thương do những ưu điểm vượt trội của nó so với các phương thức thanh toán khác. Tuy nhiên, đây cũng là phương thức thanh toán có quy trình nghiệp vụ phức tạp, liên quan đến nhiều công nghệ hiện đại, nhiều quy định nghiêm ngặt và phải giao dịch trên phạm vi quốc tế nên việc áp dụng phương thức này trong thực tế tại các ngân hàng ở nước ta vẫn còn tồn tại khá nhiều vướng mắc. 9 Sở giao dịch 1 nằm trong toà nhà Trụ sở chính Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam. Đây là đầu mối thực hiện các giao dịch lớn của ngân hàng Eximbank, đặc biệt là các giao dịch thanh toán quốc tế. Uy tín và bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ thanh toán quốc tế của SGD 1 đã gây dựng được sự tin tưởng và tín nhiệm của khách hàng trong hoạt động này của ngân hàng. Tuy nhiên, với sự cạnh tranh mạnh mẽ cả về số lượng lẫn chất lượng trong hệ thống ngân hàng ở Việt Nam như hiện nay thì việc duy trì và phát triển hơn nữa thị phần, doanh thu cũng như thu hút khách hàng ở lĩnh vực dịch vụ thanh toán quốc tế nói chung và ở mảng thanh toán xuất khẩu nói riêng là điều không hề dễ dàng. Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Tình hình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ tại ngân hàng thương mại cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam - Sở giao dịch 1” với mong muốn phản ánh một số nét chính và nổi bật về hoạt động thanh toán xuất khẩu bằng L/C và đề xuất một số phương hướng, biện pháp cho việc nâng cao quy mô cũng như chất lượng hoạt động thanh xuất khẩu tại Sở giao dịch 1 trong thời gian tới. Trong phạm vi báo cáo thực tập giữa khóa này, tác giả sẽ trình bày ba phần chính sau: Phần 1: Khát quát về Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) – SGD 1 Phần 2: Thực trạng hoạt động thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Eximbank – SGD 1 Phần 3: Giải pháp phát triển nghiệp vụ thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu (Eximbank) – SGD 1 Tác giả xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam – SGD 1 nói chung cũng như các cán bộ phòng Thanh toán xuất khẩu nói riêng đã hướng dẫn tận tình và tạo điều kiện thuận lợi giúp tác giả hoàn thành tốt đợt thực tập giữa khóa tại Ngân hàng. Tác giả cũng chân thành cảm ơn cô Phạm Khoa Thy đã chỉ bảo và hướng dẫn tác giả hoàn thành báo cáo thực tập giữa khóa này. 10 I. Khát quát về Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank) – SGD 1 1. Giới thiệu về Ngân hàng Eximbank - SGD 1 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Eximbank được thành lập vào ngày 24/05/1989 theo quyết định số 140/CT của Chủ Tịch Hội Đồng Bộ Trưởng với tên gọi đầu tiên là Ngân hàng Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Bank), là một trong những Ngân hàng TMCP đầu tiên của Việt Nam. Ngân hàng đã chính thức đi vào hoạt động ngày 17/01/1990. Ngày 06/04/1992, Thống Đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ký giấy phép số 11/NH-GP cho phép Ngân hàng hoạt động trong thời hạn 50 năm với số vốn điều lệ đăng ký là 50 tỷ đồng tương đương 12,5 triệu USD với tên mới là Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Commercial Joint - Stock Bank), gọi tắt là Vietnam Eximbank. Đến nay, vốn điều lệ của Eximbank đạt 10.560 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu đạt 13.627 tỷ đồng. Eximbank hiện là một trong những Ngân hàng có vốn chủ sở hữu lớn nhất trong khối Ngân hàng TMCP tại Việt Nam. Bên cạnh đó, Eximbank còn có mạng lưới hoạt động rộng khắp trên cả nước với Trụ Sở Chính đặt tại số 07 Lê Thị Hồng Gấm, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Vào ngày 31/12/2010, Ngân hàng có một Hội sở chính và một Sở giao dịch cùng 39 chi nhánh và 142 phòng giao dịch tại các tỉnh và thành phố trên cả nước. Ngoài ra, Eximbank cũng đã thiết lập quan hệ đại lý với hơn 750 Ngân hàng ở tại 72 quốc gia trên thế giới. 1.2. Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức ngân hàng Eximbank – SGD 1 Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát (Ban kiểm toán nội bộ) Hội đồng quản trị Các hội đồng/Ủy ban Văn phòng HĐQT Các hội đồng/Ủy ban Tổng giám đốc 11 Phó TGĐ Phó TGĐ Khối Khối KHDN KHCN -- P.Tín dụng DN -- P.Tín dụng CN Phó TGĐ Khối ngân quỹ ĐTTC -- P.KD tiền tệ -- P.Khách hàng DN -- P.Khách hàng CN -- P.Ngân quỹ -- P.TT xuất khẩu -- P.TT nhập khẩu -- P.Kinh doanh thẻ Phó TGĐ Khối phát triển KD --P.Quan hệ quốc tế Phó TGĐ Khối nguồn nhân lực -- P.Quản lý nhân sự Phó TGĐ Khối văn phòng -- P.Hành chính -- P.Tiếp thị -- P.Kinh doanh vàng Phó TGĐ kiêm GĐ SGD1 Khối CNTT -- P.Kế hoạch -- P.Liên Minh -- Tổ du học -- P.Đầu tư tài chính Kế toán trưởng P.Kế toán Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2010 1.3. Các hoạt động kinh doanh chính  Huy động tiền gởi tiết kiệm, tiền gởi thanh toán của cá nhân và đơn vị bằng VND, ngoại tệ và vàng, được bảo hiểm theo quy định của Nhà nước.  Cho vay ngắn hạn, trung và dài hạn; cho vay đồng tài trợ; cho vay thấu chi; cho vay tiêu dùng; cho vay theo hạn mức tín dụng bằng VND, ngoại tệ và vàng.  Mua bán các loại ngoại tệ theo phương thức giao ngay (Spot), hoán đổi (Swap), kỳ hạn (Forward) và quyền lựa chọn tiền tệ (Currency Option).  Thanh toán, tài trợ xuất nhập khẩu hàng hóa, chiết khấu chứng từ hàng hóa và thực hiện chuyển tiền qua hệ thống SWIFT với các hình thức thanh toán bằng L/C, D/A, D/P, T/T, P/O, Cheque.  Phát hành và thanh toán thẻ tín dụng nội địa và quốc tế: Thẻ Eximbank MasterCard, thẻ Eximbank Visa, thẻ nội địa Eximbank Card. Chấp nhận thanh toán thẻ quốc tế Visa, MasterCard, JCB...thanh toán qua mạng bằng Thẻ.  Thực hiện giao dịch ngân quỹ, chi lương, thu chi hộ, thu chi tại chỗ, thu đổi ngoại tệ, nhận và chi trả kiều hối, chuyển tiền trong và ngoài nước. 12  Các nghiệp vụ bảo lãnh trong và ngoài nước (bảo lãnh thanh toán, thanh toán thuế, thực hiện hợp đồng, dự thầu, chào giá, bảo hành, ứng trước...)  Dịch vụ tài chính trọn gói hỗ trợ du học, dịch vụ đa dạng về Địa ốc, HomeBanking; Telephone-Banking, thu tiền làm thủ tục xuất cảnh (I.O.M)… 2. Giới thiệu về Phòng ban kiến tập - Phòng thanh toán xuất khẩu Phòng Thanh toán xuất khẩu thuộc Khối khách hàng doanh nghiệp. Phòng TTXK có tổng cộng 9 cán bộ (1 trưởng phòng, 2 phó phòng, 1 kiểm soát viên và 5 thanh toán viên). Phòng TTXK được quy định với chức năng, nhiệm vụ cụ thể để phục vụ dịch vụ TTXK, gồm các nghiệp vụ chính như: thông báo thư tín dụng, chuyển nhượng thư tín dụng, xuất trình và thanh toán bộ chứng từ theo tín dụng chứng từ, gửi nhờ thu hộ bộ chứng từ hàng xuất và chiết khấu chứng từ hàng xuất... Khác với cơ cấu tổ chức của các chi nhánh và phòng giao dịch, thay vì nhập chung trong một phòng TTQT thì ở SGD 1 Eximbank tách riêng thành hai phòng TTNK và phòng TTXK. Sự phân chia này vừa đáp ứng được khối lượng giao dịch lớn vừa mang lại sự chuyên môn hóa, tính độc lập và hiệu quả cao cho cả hai nghiệp vụ này nhưng đồng thời vẫn có mối liên hệ và sự phối hợp chặt chẽ với nhau để cùng xử lý những nghiệp vụ phát sinh liên quan. Phòng TTXK thông báo cho phòng TTNK tất cả các phát sinh (tu chỉnh, chiết khấu, thanh toán…) thuộc L/C và nhờ thu có liên quan hoặc đưa vào tài khoản ký quỹ các khoản ghi có cho khách hàng, theo yêu cầu cụ thể của phòng TTNK. Ngoài ra, Phòng TTXK tư vấn cho các chi nhánh và phòng giao dịch về vấn đề nghiệp vụ khi được yêu cầu. Đồng thời, hằng tháng phòng TTXK tham khảo báo cáo của các chi nhánh và phòng giao dịch gởi cho Ban TGĐ về hoạt động TTQT để nắm được tình hình thực hiện nghiệp vụ tại các chi nhánh. Trong thời gian 5 tuần kiến tập tại phòng TTXK, tác giả đã có cơ hội tiếp xúc với môi trường cũng như cách thức làm việc cởi mở, năng động, có tính tương tác cao và rất chuyên nghiệp. Dưới sự hướng dẫn và tạo điều kiện của các cán bộ nhân viên ở phòng TTXK, tác giả đã được cọ xát với thực tiễn công việc của một thanh toán viên phòng TTXK. Bên cạnh việc photo giấy tờ, fax, đi đóng dấu, gửi 13 thư và lấy biên lai DHL, EMS…thì tác giả còn được thực tập một số công việc của một TTV như vô sổ điện, ghi bìa hồ sơ L/C, ghi bút toán, đi bút toán, kiểm tra các hồ sơ nhờ thu và hồ sơ L/C, điện thoại giao dịch với khách hàng, viết thư đòi tiền… II. Thực trạng hoạt động thanh toán xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) tại Ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu Eximbank – SGD 1 1. Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu tại ngân hàng Eximbank – SGD 1 1.1. Tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C 1.1.1. Sơ đồ quy trình thông báo L/C/tu chỉnh L/C Sơ đồ 2.1. Quy trình thông báo L/C/tu chỉnh L/C 14 Lãnh đạo Phòng Bộ phận thông báo L/C Kiểm tra tính xác thực của L/C/tu chỉnh Tra cứu và nhận điện Swift L/C, tu chỉnh hoặc nhận L/C bằng thư/telex từ Phòng HC Nhập thông tin hồ sơ L/C/tu chỉnh vào màn hình “L/C Received” Nhập thông tin vào màn hình L/C Advice Trình hồ sơ cho KSV và Lãnh đạo Phòng kiểm tra và ký thông báo - In thư thông báo - Nhập thông tin thu phí thông báo Điện thoại thông báo và mời khách hàng đến nhận L/C/tu chỉnh L/C Giao L/C/tu chỉnh L/C cho KH, hoặc chuyển thư cho NHTB thứ hai Nguồn: Phòng TTXK 1.1.2. Quy trình tiếp nhận và thông báo L/C/tu chỉnh L/C 1.1.2.1. Tiếp nhận L/C/tu chỉnh L/C và các tin điện (1) Lãnh đạo phòng hoặc người được phân công  Hằng ngày, theo thời gian của phiến điện đến, trực tiếp tra cứu và duyệt việc nhận điện swift (Occupy) trên mạng chương trình. 15  Nhận L/C/tu chỉnh L/C từ tổ Telecom/Phòng QHQT (đối với L/C/tu chỉnh L/C gửi bằng telex) hoặc Phòng HC (đối với L/C/tu chỉnh L/C gửi bằng thư) và giao lại cho bộ phận thông báo L/C xử lý (2) Bộ phận thông báo L/C/tu chỉnh L/C  Vào sổ nhận điện/thư đến, kiểm tra xem L/C/tu chỉnh L/C đã được xác thực chưa (Swift được Authenticated, chữ ký hữu quyền hoặc mã số Test được Phòng QHQT kiểm đúng) và vô bìa hồ sơ L/C.  Kiểm tra chi tiết trên L/C/tu chỉnh L/C để lựa chọn hình thức thông báo  L/C phải có dẫn chiếu UCP 600, tên và địa chỉ người thụ hưởng.  Các chỉ dẫn về thông báo L/C (thông báo trực tiếp cho người hưởng lợi hay qua NHTB khác, loại L/C (L/C xác nhận, tuần hoàn, chuyển nhượng…)  Nhập chi tiết của hồ sơ L/C/tu chỉnh L/C vào phần “Tiếp nhận L/C/tu chỉnh L/C – L/C Received/L/C Amend Received” của chương trình vi tính Eximbank. 1.1.2.2. Thông báo L/C/tu chỉnh L/C (1) Thông báo trực tiếp đến khách hàng  Nhập thông tin thông báo L/C/tu chỉnh L/C vào màn hình “Thông báo – L/C Advice” và nhập thông tin các phí thông báo L/C/tu chỉnh L/C liên quan  In thư thông báo theo mẫu thích hợp và in thành hai bản: một bản có tiêu đề EIB đính kèm bản gốc L/C/tu chỉnh L/C giao cho khách hàng, một bản đính kèm bản sao L/C/tu chỉnh L/C lưu tại Phòng TTXK.  Chuyển KSV: kiểm tra nội dung L/C/tu chỉnh L/C và thư thông báo sau đó trình lãnh đạo Phòng ký thư thông báo và L/C gốc.  Điện thoại mời KH đến Ngân hàng nhận L/C/tu chỉnh L/C (có ghi lại ngày, giờ, tên người đã liên hệ). Trường hợp L/C yêu cầu thông báo cho người thụ hưởng qua Ngân hàng khác thì thực hiện theo yêu cầu.  Giao L/C/tu chỉnh L/C cho KH và hạch toán thu phí thông báo và các phí liên quan, sau đó in bút toán liên quan, chuyển KSV và Lãnh đạo Phòng kiểm tra.  Đối với các L/C/tu chỉnh L/C nhận từ NHTB thứ nhất (Eximbank là NHTB thứ hai): sau khi thực hiện bút toán hạch toán trả phí và các “Lệnh chi” trả phí cho 16 NHTB (có phê duyệt), TTV vào sổ giao Lệnh chi cho Phòng Kế toán giao dịch ký nhận chuyển đi. Nếu KH từ chối nhận L/C/tu chỉnh L/C, điện thông báo cho NHPH. (2) Thông báo qua NHTB khác NHTB thứ hai là Ngân hàng được NHPH chỉ định trên L/C. Trong trường hợp L/C không chỉ định NHTB, TTV trình Lãnh đạo Phòng để chọn NHTB cùng địa bàn với người hưởng lợi hoặc người hưởng có tài khoản để thông báo.  Nhập thông tin và phí thông báo L/C/tu chỉnh L/C như trên  Theo dõi và nhắc NHTB thứ hai trả phí, hạch toán phí thông báo cho ngân hàng thứ hai thanh toán và phát hành hóa đơn dịch vụ cho người thụ hưởng L/C. (3) Thông báo kèm xác nhận  Kiểm tra uy tín của NHPH thông qua bảng “Danh sách ngân hàng có quan hệ đại lý với Eximbank tại các thị trường quan trọng trên thế giới được tín nhiệm” do Phòng QHQT cung cấp, kiểm tra điều kiện, điều khoản, khả năng thực hiện L/C  Tham khảo ý kiến của KSV và đề xuất xác nhận có ký quỹ (mức ký quỹ) hay không ký quỹ hoặc không xác nhận. Trên cơ sở đề xuất đó, phụ trách phòng xem xét lại và trình TGĐ quyết định, trước khi thông báo cho KH và NHPH.  Trong trường hợp Eximbank không đồng ý xác nhận đều phải có ý kiến chấp thuận của KH thì mới thực hiện. 1.1.2.3. Thu phí thông báo, phí xác nhận và hạch toán  Phí thông báo L/C, sửa đổi L/C, phí xác nhận có thể do người KH (người hưởng lợi L/C) hay do người mở L/C chịu. Hạch toán số tiền kỹ quỹ của Ngân hàng xác nhận vào tài khoản ký quỹ thích hợp (trường hợp thông báo kèm xác nhận có yêu cầu của Ngân hàng phát hành ký quỹ).  Theo dõi các khoản phí đã đòi phải báo cáo cho Lãnh đạo Phòng về những khoản phí nước ngoài/phí KH trong nước chưa thanh toán để có biện pháp xử lý. 1.2. Tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán theo L/C 1.2.1. Sơ đồ quy trình xử lý thanh toán L/C Sơ đồ 2.2 Sơ đồ 2.1. Quy trình thanh toán L/C. Quy trình thanh toán L/C 17 Bộ phận thông báo L/C Lãnh đạo Phòng Kiểm chứng từ và ghi các chi tiết về tình trạng chứng từ - Nhận bộ chứng từ do khách hàng xuất trình kèm L/C gốc Trình lãnh đạo Phòng những BHL chưa thống nhất được - Kiểm tra số lượng chứng từ và Giấy yêu cầu xuất trình - Vào sổ nhận chứng từ - Chuyển Lãnh đạo Phòng phân công TTV kiểm chứng từ Thanh toán viên Chuyển KSV kiểm chứng từ, KSV ghi ý kiến trên Phiếu kiểm Thông báo cho KH về tình trạng chứng từ và yêu cầu chỉnh sửa hoặc ký xác nhận bất hợp lệ Trình duyệt giấy đề nghị chiết khấu Hồ sơ Chiết khấu đã được duyệt Có chiết khấu Nhập hồ sơ giao dịch Nego Hạch toán chiết khấu, thu phí Chiết khấu (có/khôn g) Không CK Nhập hồ sơ giao dịch Collection, thu phí Trình duyệt giao dịch trên máy và hồ sơ Gửi chứng từ và thực hiện thủ tục đòi tiền Theo dõi thanh toán BCT bị từ chối hoặc hoàn trả lại - Thông báo cho KH, thu phí liên quan - Thu hồi Chiết khấu theo Quy chế NHNNg thanh toán Thực hiện báo có cho KH, thu hồi CK, lãi, phí Nguồn: Phòng TTXK 18 1.2.2. Quy trình tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ thanh toán theo L/C 1.2.2.1. Tiếp nhận bộ chứng từ  Nhận bộ chứng từ do KH xuất trình kèm bản gốc L/C (các tu chỉnh L/C liên quan). Kiểm tra đủ loại chứng từ, số lượng của từng loại kê trên “Giấy xuất trình chứng từ hàng xuất theo phương thức tín dụng chứng từ” trước khi ký nhận.  Tìm hồ sơ L/C tương ứng. Đối với những BCT xuất trình lần đầu theo L/C do Ngân hàng khác thông báo, vô bìa L/C này và điền đầy đủ chi tiết trên bìa. Vào sổ nhận chứng từ và chuyển cho Lãnh đạo Phòng phân chứng từ cho TTV xử lý. 1.2.2.2. Xử lý bộ chứng từ (1) Kiểm tra và yêu cầu khách hàng chỉnh sửa chứng từ (nếu có)  Kiểm tra đầy đủ và ghi liệt kê số lượng chứng từ vào “Phiếu kiểm chứng từ”. Trường hợp L/C do NHTB, phải kiểm tra chữ ký hữu quyền của NHTB. Ký xác nhận (vào mặt sau của L/C gốc) trị giá bộ chứng từ xuất trình, ngày xuất trình.  Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ theo điều kiện quy định của L/C theo UCP 600, kiểm tra các chi tiết trên “Giấy đề nghị chiết khấu chứng từ hàng xuất” theo L/C xuất (nếu có) theo quy chế của ngân hàng.  Kiểm tra, ghi ý kiến trên “Phiếu kiểm chứng từ”, sau đó KSV kiểm tra lại bộ chứng từ và giấy đề nghị chiết khấu trên. Trường hợp KSV và TTV không đồng nhất ý kiến về tình trạng của bộ chứng từ thì trình Lãnh đạo Phòng quyết định.  Nếu chứng từ có sai sót, TTV phải thông báo ngay cho KH.  Nêu rõ từng sai sót của chứng từ để yêu cầu KH sửa chữa hoặc thay thế, đồng thời giao lại cho KH những chứng từ cần sửa đổi/thay thế.  Trường hợp Bộ chứng từ có sai sót/bất hợp lệ không thể sửa chữa được: TTV yêu cầu KH ký các nhận trện Giấy chấp nhận bất hợp lệ bộ chứng từ.  Trường hợp KH không đồng ý với ý kiến của Ngân hàng về những sai sót đã nêu, TTV báo cáo lại phụ trách Phòng để xử lý. (2) Nhập hồ sơ, chiết khấu chứng từ và thu phí  Đối với hồ sơ chứng từ không chiết khấu 19  Nhập các chi tiết cần thiết của bộ chứng từ và máy – phần “Xuất trình chứng từ - Collection L/C” của chương trình Eximbank.  Hạch toán bút toán thu thủ tục phí thương lượng và các phí.  Đối với bộ chứng từ KH có Giấy đề nghị chiết khấu  TTV thực hiện thủ tục trình chiết khấu chứng từ hàng xuất theo quy chế chiết khấu và Hướng dẫn thực hiện quy chế của ngân hàng.  Sau khi hồ sơ chiết khấu đã được phê duyệt, TTV nhập các chi tiết cần thiết của bộ chứng từ vào máy – phần “Xuất trình chứng từ-Nego L/C”.  Hạch toán bút toán chiết khấu chứng từ, thủ tục phí thương lượng, lãi chiết khấu, phí liên quan… (3) In thư gửi chứng từ và thực hiện thủ tục đòi tiền  Trường hợp chứng từ phù hợp  Nếu L/C quy định đòi tiền bằng điện: TTV lập điện đòi tiền (sử dụng Telex/SWIFT có mã hoặc SWIFT MT 754 nếu đòi tiền NHPH, MT 742 nếu đòi tiền ngân hàng bồi hoàn được chỉ định) đồng thời lập thư gửi chứng từ cho NHPH.  Nếu L/C quy định đòi tiền NHPH (NHBH) bằng thư: TTV lập thư gửi chứng từ kèm chỉ thì chuyển tiền để đòi tiền NHPH (TTV lập thư đòi tiền NHBH và thư gửi chứng từ cho NHPH).  Trường hợp chứng từ không phù hợp  Nếu L/C quy định đòi tiền NHPH bằng điện: không gửi điện mà chỉ lập thư gửi chứng từ nêu rõ các điểm không phù hợp kèm chứng từ thanh toán.  Nếu L/C quy định đòi tiền NHBH bằng điện: không điện đòi tiền NHBH mà chỉ lập thư gửi chứng từ cho NHPH kèm chỉ thị chuyển tiền.  Nếu L/C cho phép thương lượng tại bất cứ ngân hàng nào hoặc giới hạn thương lượng tại Eximbank và cho phép đòi tiền bằng điện: với sự đồng ý của người thụ hưởng, gửi điện cho NHPH xin phép thương lượng chứng từ với các điểm bất hợp lệ. Khi nhận được điện xác thực cho phép thương lượng của NHPH, TTV soạn điện đòi tiền và gửi chứng từ theo quy định của L/C (4) Gửi chứng từ đòi tiền và theo dõi tiền về 20