Tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp koha phân hệ bạn đọc

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP KOHA PHÂN HỆ BẠN ĐỌC Đơn vị thực hiện: Công ty cổ phần tư vấn và tích hợp công nghệ D&L Hà Nội, 2015 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU CHUNG .................................................................................................................. 3 1. Giới thiệu tổng quan ................................................................................................................. 3 2. Mục đích và đối tượng sử dụng ................................................................................................ 4 3. Yêu cầu, kỹ năng ....................................................................................................................... 4 II. TẠO BẠN ĐỌC MỚI TRONG HỆ THỐNG ......................................................................... 4 1. Tạo từng bạn đọc đơn lẻ ........................................................................................................... 4 2. Nhập nhiều bạn đọc vào hệ thống. ........................................................................................... 6 III. TÌM KIẾM BẠN ĐỌC TRONG HỆ THỐNG ....................................................................... 8 IV. GIAO DIỆN TÀI KHOẢN BẠN ĐỌC .................................................................................. 10 1. Chỉnh sửa thông tin bạn đọc .................................................................................................. 10 2. Thay đổi tên và mật khẩu tài khoản đăng nhập ................................................................... 12 3. Sao chép tài khoản bạn đọc .................................................................................................... 13 4. Xóa tài khoản bạn đọc ............................................................................................................ 14 4.1. Xóa bỏ từng bạn đọc trong hệ thống. ............................................................................ 14 4.2. Xóa nhiều bạn đọc cùng một lúc .................................................................................... 14 5. Gia hạn tài khoản bạn đọc. ..................................................................................................... 16 6. Tạm khóa tài khoản bạn đọc .................................................................................................. 17 7. Cập nhật ảnh đại diện bạn đọc .............................................................................................. 19 8. Xuất dữ liệu từ tài khoản bạn đọc ......................................................................................... 20 9. Các tính năng khác.................................................................................................................. 21 Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 2 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ BẠN ĐỌC PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP KOHA I. GIỚI THIỆU CHUNG 1. Giới thiệu tổng quan - Phân hệ bạn đọc của phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha cung cấp cho thư viện các tính năng để quản lý tài khoản bạn đọc. Tài liệu này hướng dẫn người dùng sử dụng các tính năng chính của phân hệ bạn đọc bao gồm:  Quản lý bạn đọc thư viện theo nhóm (kiểu bạn đọc). Với mỗi kiểu bạn đọc, thư viện có thể thiết lập các chính sách riêng biệt.  Cho phép cán bộ thư viện kiểm soát bạn đọc theo độ tuổi nhất định, tính năng hỗ trợ cho tính năng lưu thông tài liệu theo độ tuổi phù hợp của thư viện  Cơ chế phân quyền cho cán bộ thư viện linh hoạt theo từng phân hệ trong Koha Để truy cập vào phân hệ bạn đọc, ban truy cập vào “Trang chủ” => “Bạn đọc” hoặc chọn “Bạn đọc” ở góc trên bên trái của bất kỳ giao diện nào. Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 3 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Giao diện phân hệ bạn đọc được hiển thị: - Tài liệu được áp dụng cho phiên bản 3.16 của phần mềm quản trị thư viện tích hợp Koha - Kết quả đạt được: Người dùng (cán bộ thư viện) có thể quản lý được các thông tin liên quan đến bạn đọc trên phần mềm Koha Mục đích và đối tượng sử dụng 2. - Mục đích sử dụng tài liệu: Tài liệu này dùng làm tài liệu hướng dẫn trong các khoá tập huấn, đào tạo sử dụng phần mềm. Các bộ thư viện có thể sử dụng tài liệu này để tìm hiểu thêm về các tính năng của phân hệ bạn đọc trong phần mềm Koha - Đối tượng sử dụng: Cán bộ thư viện, học viên tham gia khoá đào tạo, tập huấn sử dụng phần mềm Yêu cầu, kỹ năng 3. - Yêu cầu: Máy tính có kết nối mạng để thực hành - Kỹ năng: Người dùng cần có chuyên môn nghiệp vụ thư viện hoặc những hiểu biết nhất định về 1 số thuật ngữ chuyên ngành II. TẠO BẠN ĐỌC MỚI TRONG HỆ THỐNG 1. Tạo từng bạn đọc đơn lẻ Để tạo một bạn đọc mới trong hệ thống, bạn thưc hiện các bước sau đây:  Chọn “Tạo bạn đọc”. Lựa chọn kiểu bạn đọc mà bạn định tạo. Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 4 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Giao diện tạo bạn đọc được hiển thị như sau:  Nhập thông tin bạn đọc theo yêu cầu (các trường màu đỏ là các trường bắt buộc bạn đọc phải khai báo thông tin). Các trường thông tin khai báo bao gồm: o Danh tính bạn đọc o Địa chỉ chính o Thông tin liên lạc o Thư viện quản lý bạn đọc o Thiết lập của thư viện cho tài khoản bạn đọc o Tài khoản đăng nhập vào giao diện OPAC/ Intranet o Lựa chọn các thông báo từ hệ thống  Chọn “Lưu” để tạo mới một tài khoản bạn đọc hoặc “Hủy bỏ” để hủy việc tạo mới bạn đọc. Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 5 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc 2. Nhập nhiều bạn đọc vào hệ thống. Để sử dụng công cụ nhập nhiều bạn đọc cùng một lúc, bạn truy cập vào “Trang chủ” => “Công cụ bổ trợ” => “Nhập bạn đọc theo lô” hoặc bạn chọn “Khác” => “Công cụ bổ trợ” => “Nhập bạn đọc theo lô” ở phía trên bên trái của giao diện. Giao diện nhập bạn đọc theo lô được hiển thị Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 6 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Để có thể nhập được nhiều bạn đọc vào trong hệ thống, bạn thực hiện các bước sau đây:  Chuẩn bị tệp tin CSV chứa thông tin bạn đọc các bạn đọc bạn định nhập vào. Mẫu file CSV bạn có thể tải về từ giao diện  Chọn “Browse”. Tạo đường dẫn tới file của bạn trên máy tính  Bạn có thể nhập thông tin chung cho tất cả các bạn đọc  Chọn hướng xử lý khi hệ thống phát hiện ra tài khoản bạn đọc bị trùng lặp.  Chọn “Nhập bạn đọc” để nhập bạn đọc vào hệ thống. Sau khi hoàn tất việc nhập bạn đọc, hệ thống sẽ hiển thị thông báo tới bạn đọc: Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 7 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc III. TÌM KIẾM BẠN ĐỌC TRONG HỆ THỐNG Để tìm kiếm bạn đọc trong hệ thống, bạn thực hiện các bước sau đây:  Nhập từ khóa tìm kiếm vào trong ô tìm kiếm (từ khóa có thể là số thẻ bạn đọc hoặc tên bạn đọc)  Chọn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ tìm kiếm và đưa ra kết quả cho bạn. Chú ý: Bạn có thể mở rông phạm vi tìm kiếm bằng các cách sau đây: o Bạn có thể liệt kê các bạn đọc có tên bắt đầu bằng các chữ cái được liệt kê ở trên Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 8 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Hệ thống sẽ tìm kiếm và hiển thị tất cả các bạn đọc thỏa mãn. o Kích vào phím “+” bên trái từ “Tìm kiếm” để mở rộng giới hạn tìm kiếm. Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 9 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc IV. GIAO DIỆN TÀI KHOẢN BẠN ĐỌC Để truy cập vào giao diện tài khoản bạn đọc, bạn thực hiện các bước sau đây:  Tìm kiếm bạn đọc cần chỉnh sửa trong hệ thống.  Từ kết quả tìm kiếm, kích chuột vào tên bạn đọc. Khi đó giao diện tài khoản bạn đọc được hiển thị. 1. Chỉnh sửa thông tin bạn đọc Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 10 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc Trong giao diện tài khoản bạn đọc, bạn có thể chỉnh sửa thông tin tài khoản bằng cách sau đây:  Chọn nút “Chỉnh sửa” phía trên bên trái màn hình để thay đổi toàn bộ thông tin tài khoản bạn đọc hoặc chọn chữ “Chỉnh sửa” màu xanh để chỉnh sửa thông tin từng phần riêng lẻ. Giao diện chỉnh sửa thông tin tài khoản bạn đọc được hiển thị: Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 11 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Thay đổi thông tin tài khoản bạn đọc  Chọn “Lưu” để lưu lại thông tin thay đổi 2. Thay đổi tên và mật khẩu tài khoản đăng nhập Bạn có thể thay đổi mật khẩu đăng nhập vào tài khoản bạn đọc bằng cách sau:  Chọn “Thay đổi mật khẩu” để thay đổi mật khẩu  Thay đổi mật khẩu tài khoản đăng nhập (bạn cũng có thể thay đổi tên đăng nhập của tài khoản) Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 12 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “Lưu” để lưu lại thay đổi của bạn 3. Sao chép tài khoản bạn đọc Bạn có thể sử dụng lại các thông tin cơ bản của tài khoản bạn đọc hiện tại để tạo mới một tài khoản khác. Bạn thực hiện các bước sau đây:  Chọn “Sao chép bạn đọc” trên giao diện tài khoản bạn đọc. Khi đó giao diện được hiển thị như sau: Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 13 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Khai báo thêm thông tin cho tài khoản mới  Chọn “Lưu” để tạo thêm một tài khoản bạn đọc mới. Xóa tài khoản bạn đọc 4. Để xóa bỏ tài khoản bạn đọc trong hệ thống, bạn có thể thực hiện theo hai cách sau đây: 4.1. Xóa bỏ từng bạn đọc trong hệ thống. Thực hiện các bước sau đây:  Tìm kiếm bạn đọc cần xóa khỏi hệ thống  Vào giao diện thông tin tài khoản bạn đọc  Chọn “Thêm” => “Xóa tài khoản”. Tài khoản bạn đọc sẽ bị xóa khỏi hệ thống Chú ý: Bạn chỉ có thể xóa tài khoản bạn đọc khi bạn đọc đó không mượn tài liệu và nợ tiền phạt của thư viện 4.2. Xóa nhiều bạn đọc cùng một lúc Khi một khóa sinh viên ra trường hoặc trong hệ thống có nhiều tài khoản hết hạn. Bạn có thể thực hiện thao tác xóa bỏ một loạt các tài khoản bạn đọc khỏi hệ thống. Để thực hiện việc này, bạn truy cập “Trang chủ” => “Công cụ bổ trợ” => “Xóa bạn đọc theo lô”. Khi đó giao diện hiển thị như sau: Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 14 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Bạn có thể thực hiện xóa toàn bộ các tài khoản bạn đọc thỏa mãn các điều kiện được thiết lập, bao gồm: o Những tài khoản không được mượn tài khoản từ ngày (những tài khoản hết hạn sau ngày thiết lập o Những tài khoản hết hạn trước ngày o Những tài khoản trong kiểu bạn đọc được lựa chọn.  Chọn “Tiếp tục” để tiếp tục. Hệ thống sẽ tìm kiếm và đưa ra cảnh báo. Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 15 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “Kết thúc” để xóa toàn bộ các tài khoản được tìm thấy thỏa mãn điều kiện. 5. Gia hạn tài khoản bạn đọc. Khi một tài khoản sắp hết hạn bạn có thể gia hạn tài khoản bạn đọc. Bạn thực hiện như sau:  Tìm kiếm bạn đọc cần được gia hạn  Vào giao diện thông tin tài khoản bạn đọc  Chọn “Thêm” => “Gia hạn tài khoản” Hệ thống xuất hiện cảnh báo Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 16 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Chọn “OK” để tiếp tục. Hệ thống sẽ tự động gia hạn tài khoản bạn đọc theo thời gian cho phép của kiểu bạn đọc đó. 6. Tạm khóa tài khoản bạn đọc Trong một số trường hợp, cán bộ thư viện có thể cần tạm khóa tài khoản bạn đọc. Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện các bước sau đây:  Truy cập vào giao diện tài khoản bạn đọc  Chọn thẻ “Hạn chế” trong tài khoản bạn đọc và lựa chọn “Hạn chế tài khoản” Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 17 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc  Nhập lý do hạn chế và ngày mở lại tài khoản sau đó lựa chọn “Hạn chế”  Tài khoản của bạn đã bị tạm khóa tới thời gian xác định Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 18 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc 7. Cập nhật ảnh đại diện bạn đọc Để cập nhật ảnh đại diện của bạn đọc, bạn thực hiện các thao tác sau đây:  Chọn “Browse” để lựa chọn tệp tin hình ảnh đại diện của bạn đọc  Chọn “Tải lên” để tải tệp tin hình ảnh lên cơ sở dữ liệu. Hình ảnh đại diện bạn đọc được hiển thị góc trên bên trái của tài khoản. Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 19 Tài liệu đào tạo Koha - Phân hệ bạn đọc 8. Xuất dữ liệu từ tài khoản bạn đọc Cán bộ thư viện có thể tiến hành xuất đăng ký cá biệt của các tài liệu bạn đọc trả lại thư viện trong ngày ra một tệp tin trên máy tính. Để thực hiện việc xuất dữ liệu, bạn thực hiện các bước sau đây:  Chọn “Thêm” => “Xuất bản tài liệu ghi trả trong này” để xuất dữ liệu từ tài khoản bạn đọc Hộp thoại xác nhận xuất hiện Tel: 04.66552836 | Fax: 04.37678812 | E: [email protected] | Web: http://dlcorp.com.vn, http://koha.vn Trang 20