Tài liệu Hướng dẫn sử dụng endnote

TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ENDNOTE 1. Cài đặt EndNote X3 Nhấp hai lần chuột trái vào biểu tượng sau để bắt đầu cài đặt Cửa sổ thông báo cài đặt sau xuất hiện, click Next để tiếp tục Bảng thông báo bảng quyền xuất hiện, chọn Accept để đồng ý về thông tin bản quyền và tiếp tục cài đặt Page 1 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Bảng thông tin về phần mềm xuất hiện, click next để tiếp tục Bảng thông tin về việc sử dụng Endnote cho các máy sử dụng hệ điều hành Palm xuất hiện, Click Next để tiếp tục Page 2 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Bảng thông tin về việc sử dụng Endnote cho các máy di động xuất hiện, Click Next để tiếp tục Bảng yêu cầu lựa chọn loại cài đặt, chọn Typical để cài đặt Endnote và click Next Page 3 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Bảng thông báo chọn nơi cài đặt xuất hiện, mặc định chương trình sẽ cài vào thự mục Program Files trong ổ C. Click Next để tiếp tục Nếu trước đó máy tính đã từng cài đặt thì chương trình sẽ hỏi bạn muốn chép chương trình Endnote mới chồng lên (overwrite) chương trình cũ hay bạn muốn sao lưu (backup) chương trình cũ. Chọn Overwrite older files và click Next Page 4 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Bảng thông báo lựa chọn sử dụng Endnote như là phần mềm quản lý tài liệu tham khảo mặc định của máy tính. Click Next để tiếp tục Bảng thông báo sẵn sàng cài đặt Endnote, click next để bắt đầu cài đặt. Page 5 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Chương trình sẽ bắt đầu cài đặt và sau khi hoàn thanh sẽ hiện thông báo sau. Click Finish để kết thúc quá trình cài đặt Endnote Microsoft Word 2007 – Word 2010 Nếu cài đặt thanh công thì chương trình Endnote sẽ được tích hợp trong chương trình xử lý văn bản Microsoft Word như hình bên dưới Nếu vì 1 lý do nào đó mà EndNote không được tích hợp trong chương trình Word (ví dụ nhiễm virus hoặc do thao tác) thì có thể khắc phục bằng cách: Click vào biểu tượng phía trên bên trái chương trình Word  Word option  Chọn Add-ins bên trái và trong mục Manage, chọn Disable items  Go  Chọn chương trình EndNote và bấm Enable. Microsoft Word 2003 Đối với những máy sử dụng Microsoft Word phiên bản từ 2003 trở về trước thì sau khi cài đặt xong sẽ xuất hiện thanh công cụ như bên dưới. Page 6 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Trong trường hợp đã cài xong Endnote mà trong word 2003 vẫn chưa xuất hiện thanh công cụ hoặc vì một lý do nào đó bị mất thanh công cụ này thì có thể mở trở lại bằng cách sau: View  Toolbars  Endnote. Sau khi đánh dấu chọn Endnote thì sẽ xuất hiện lại thanh công cụ của chương trình Endnote. 2. Gỡ bỏ Endnote khỏi máy tính Vào Start  Settings  Control Panel Add or Remove Programs  Chọn EndNote X3  Click Remove. Nếu bạn đang sử dụng các chương trình có tích hợp Endnote (ví dụ: word, outlook…) thì bạn phải tắt các chương trình đó trước khi gỡ bỏ Endnote. Như vậy, nếu bảng thông báo sau xuất hiện, hãy tắt tất cả các chương trình đang chạy và click retry. Bảng thông báo yêu cầu xác nhận việc gỡ bỏ Endnote ra khỏi máy tính xuất hiện, click Yes để đồng ý. Chương trình sẽ tiến hành quá trình gỡ bỏ cho đến khi hoàn tất 3. Khởi động EndNote Cách 1: Nếu trên Desktop có biểu tượng của Endnote thì click 2 lần vào biểu tượng. Cách 2: Start  Program  Endnote EndNote Program Page 7 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc (Nếu muốn để biểu tượng này ra ngoài bàn làm việc Desktop để tiện cho việc truy cập về sau thì Click phải vào Endnote Program và chọn Send to  Desktop (Create shortcut), khi đó biểu tượng sau sẽ xuất hiện ngoài desktop) 4. Tạo thư viện tài liệu tham khảo mới File  New  Chọn nơi lưu và Đặt tên Ví dụ: Muốn tạo thư viện có tên “tailieuthamkhao” trong ổ đĩa D thì sau khi chọn File  new thì click vào save in, chọn ổ đĩa D và trong mục filename gõ tên “tailieuthamkhao”. Lưu ý: tốt nhất chỉ nên tạo 1 thư viện và trong thư viện đó sẽ có nhiều group (nhóm) để quản lý các loại tài liệu khác nhau. Vd: sẽ có group về HIV, group về H5N1… Như vậy, việc quản lý 1 thư viện sẽ dễ dàng hơn. 5. Giới thiệu về Endnote 1 2 3 5 4 6 1. Thanh tiêu đề: hiển thị thông tin thư viện đang sử dụng. 2. Thanh Thực đơn (menu) gồm có: file, edit, reference, groups, tools, window, help 3. Thanh công cụ (tools) chứa các biểu tượng điều khiển nhanh 4. Phần quản lý các mục/nhóm của thư viện 5. Danh sách các tài liệu tham khảo quản lý trong thư viện, bao gồm các thông tin của tài liệu tham khảo như tác giả, năm xuất bản, tiêu đề, tên tạp chí, đường dẫn URL… Page 8 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc 6. Xem lại cách thể hiện tài liệu hoặc tìm kiếm tài liệu tham khảo. Ở phía dưới bên phải có biểu tượng Hide Tab Pane dùng để đóng/mở cửa sổ này. 6. Tạo tài liệu tham khảo Về nguyên tắc, chúng ta cần cung cấp cho Endnote càng nhiều thông tin của tài liệu tham khảo càng tốt. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng có đầy đủ thông tin của một tài liệu tham khảo. Để Endnote có thể quản lý được, cần ít nhất các thông tin sau, tương ứng với các loại tài liệu tham khảo (sách, bài báo, luận văn…). Để tạo một tài liệu tham khảo trong Endnote, hãy click phải chuột vào khoảng trắng trong khung danh sách tài liệu tham khảo (khung số 5 bên trên) và chọn New reference. Sau đó, điền các thông tin tương ứng Ví dụ về sách Reference type: book Author: Nguyễn Hữu Đống Đào Thanh Hằng (Mỗi tác giả 1 dòng) Year: 1997 Title: Đột biến – cơ sở lý luận và ứng dụng City: Hà Nội Publisher: NXB Nông Nghiệp Pages: tr. 45-60 Ví dụ về bài báo Reference type: Journal Article Author: Trần Thiện Trung Year: 2002 Title: Điều trị viêm dạ dày – tá trang do H. pylory Journal: Tạp chí y học Volume: tập 3 Issue: 8 Pages: tr. 13-18 Page 9 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Original Publication: Đại học Y dược TP.HCM Ví dụ về luận văn Reference type: Thesis Author: Bùi Chí Thương Year: 2004 Title: Kết quả điều trị bảo tồn thai ngoài tử cung bằng nọi soi ổ bụng tại Bệnh Viện Phụ Sản Từ Dũ City: TP.HCM University: Đại học Y dược TP.HCM Number of Pages: tr. 15-21 Thesis type: Luận văn tốt nghiệp bác sĩ nội trú Ví dụ về trang web Reference type: web page Author: WHO (hoặc ghi đầy đủ World Health Organization) Year: 2007 Title: How to conduct a big survey Access Date: accessed on 20 Oct 2009 Nếu là website tiếng Việt thì ghi là: truy cập ngày 20/10/2009 URL: Copy hoặc type đường link đến trang web http://www.who.int/survey_info.html Language: eng Lưu ý: vì style tài liệu tham khảo của Việt Nam khác so với các style chung (xem bài giảng) nên khi nhập các tài liệu tham khảo vào EndNote và muốn tài liệu tham khảo thể hiện đúng quy cách Việt Nam, cần phải tuân thủ một số quy cách sau: - Đối với tài liệu là tiếng Việt, tên tác giả phải ghi đầy đủ theo thứ tự họ rồi đến tên, vd: Bùi Chí Thương Page 10 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc - Đối với tài liệu tiếng nước ngoài: tên tác giả theo cú pháp: họ tác giả + @ + tên viết tắt ở dòng thứ 2, vd: Parrott@ S - Đối với tài liệu tiếng Anh thì trong mục Language phải ghi là eng - Đối với tên cơ quan chủ quản, muốn sắp xếp theo cơ quan chủ quản thì theo quy ước: chữ đầu tiên + @ + phần còn lại ở dòng thứ 2, vd: Institute@ of economics - Sau khi insert tài liệu tham khảo vào trong bài viết thì dùng chức năng replace của word để xóa các dấu @. Trong word, bấm Ctrl + H, gõ vào “@,” và click replace all. - Đối với các tài liệu tham khảo download về từ Endnote hoặc được import vào endnote, phải chỉnh sửa lại theo quy ước trên thì mới thể hiện đúng quy cách Việt Nam. 7. Quản lý các file tài liệu tham khảo Nếu chúng ta có file tài liệu tham khảo tương ứng với tài liệu tham khảo trong thư viện, tức là ta có file của bài báo hay luận văn, chúng ta có thể “gắn” nó vào thư viện để tiện quản lý. Khi đó, việc truy tìm file này sẽ dễ dàng hơn. Để gắn file vào tài liệu tham khảo, click phải chuột vào tên tài liệu tham khảo trên thư viện  file attachments  attach file… Sau đó chọn file cần “gắn” vào và click open. Về sau, nếu muốn mở file đã gắn vào tài liệu tham khảo thì click phải chuột vào tài liệu tham khảo  file attachments  open file 8. Tìm và download tài liệu tham khảo trên endnote Click vào thư viện Pubmed (NLM) trong khung 4 (xem bên trên) để kết nối với thư viện PubMed. Ngoài ra, chúng ta có thể kết nối với hàng trăm thư viện nổi tiếng khác trên thế giới bằng cách: vào tools  online search  chọn thư viện cần kết nối, vd: thư viện quốc hội Mỹ (Library of Congress), thư viện Oxford hoặc thư viện của đại học Yale danh tiếng  click choose. Sau khi kết nối, khung số 6 sẽ thay đổi thành khung tìm kiếm tài liệu tham khảo. Tại đây, chúng ta có thể tìm bài báo dựa vào tiêu đề, tên tác giả, năm xuất bản, được xuất bản bởi nhà xuất bản nào… Page 11 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Ví dụ: bây giờ chúng ta cần tìm tất cả các bài báo về việc phòng chống HIV tại Việt Nam. Khi đó, ta sẽ chọn title  contains  điền vào “HIV prevention” Dòng bên dưới chọn all fields  contains  điền vào “Vietnam” Lưu ý: Nếu muốn thêm các dòng điều kiện thì click vào dấu + bên phải Chúng ta có thể thêm điều kiện AND/ OR… để việc tìm kiếm được hiệu quả hơn. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tìm tất cả các bài báo về tình hình phòng chống HIV VÀ tại Việt Nam. Sau khi điền xong thông tin, click search (hoặc bấm Enter) để chương trình bắt đầu tìm. Kết thúc quá trình tìm kiếm, Endnote sẽ thông báo kết quả tìm được bao nhiêu bài báo thỏa điều kiện. Ở đây, chúng ta tìm được 10 bài báo liên quan. Lưu ý: thông thường, với một từ khóa chung chung (VD: HIV) thì EndNote sẽ cho ra khoảng vài trăm nghìn bài báo. Khi đó, việc download về hết sẽ mất thời gian, lưu lượng đường truyền internet và chúng ta cũng sẽ không có thời gian đọc hết. Khi đó chúng ta có thể chọn một số bài (giả sử 50 bài mới xuất bản) để xem. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ điền vào mục from là 1 và mục through là 50. 9. Tạo các nhóm để quản lý Sau khi download về, chúng ta nên phân các tài liệu này vào từng nhóm để tiện quản lý và tra cứu về sau. Để tạo các nhóm, hãy click chuột phải vào my group (trong khung 4)  create group Page 12 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc  Đặt tên HIV Vietnam  Chọn các tài liệu tham khảo vừa download về, click chuột phải  add references to … chọn HIV Vietnam 10. Truy xuất bài toàn văn/full text Đến lúc này, chúng ta đã có các tài liệu cần thiết. Tuy nhiên, các tài liệu mà chúng ta download về chỉ mới là các bản tóm tắt kết quả nghiên cứu (Abstract). Muốn có các bài báo cáo hoàn chỉnh (toàn văn/full text), chúng ta có 2 cách: Cách 1: click vào biểu tượng để Endnote tự động tìm bài báo toàn văn và download về, đồng thời chương trình sẽ tự đồng “gắn” vào tài liệu tham khảo tương ứng. Cách 2: click phải chuột vào bài báo chọn URL Open URL. Khi đó, chương trình sẽ mở trình duyệt web và đưa chúng ta tới bài báo toàn văn (full text). Thông thường, trang đầu tiên được mở ra sẽ là trang Pubmed vì trang Pubmed là trang thư viện điện tử được xem là lớn nhất hiện nay và có khả năng kết nối với các tạp chí điện tử khác nhau. Hãy click vào biểu tượng bên phải để đến tạp chí cần download bài toàn văn (hình bên dưới). Thông thường, các bài báo trên Pubmed sẽ là bài báo miễn phí, khi đó, sau khi click vào biểu tượng của bài báo (trên trang pubmed), chúng ta sẽ được đưa đến 1 trang mới. Hãy tìm chữ Fulltext hay PDF và click vào. Page 13 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Khi đó, chúng ta sẽ truy cập được bài báo toàn văn dưới dạng file pdf. Hãy lưu file này lại (click vào biểu tượng hình đĩa và chọn nơi lưu) và “gắn” nó vào tài liệu tham khảo hiện đang có trong thư viện của bạn (xem mục 7). Tuy nhiên, một điều đáng tiếc là sẽ có một số bài báo mà chúng ta phải trả tiền mới có thể truy cập được báo cáo toàn văn. Điểm dễ nhận biết đối với các bài báo dạng này là việc chúng ta được yêu cầu đăng nhập khi muốn có bài báo toàn văn. Lưu ý: trang đầu tiên thường được mở ra là trang pubmed, nhưng các trang sau đó có thể không giống nhau vì Pubmed kết nối đến tạp chí khác nhau. Hãy xem ví dụ sau: Sau khi chọn tài liệu tham khảo, click phải chuột  URL  open URL sẽ được mở ra trang Page 14 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Click chuột vào biểu tượng phía trên bên phải sẽ xuất hiện như sau: Chọn LWW & Adis Journals sẽ mở ra trang như sau: Page 15 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Mặc dù xuất hiện ô login (đăng nhập) phía trên, nhưng chúng ta vẫn có thể download bài toàn văn bằng cách click vào Article as PDF như hình trên. Kết quả ta sẽ có bài cần tìm như sau: 11. Tìm tài liệu trực tiếp trên Pubmed và đưa về thư viện Endnote Điểm hạn chế của việc tìm tài liệu trên phần mềm Endnote là giới hạn của nó trong việc đặt điều kiện. Ví dụ, cũng với bài báo về HIV, chúng ta chỉ muốn tìm những bài về phân nhóm HIV và Page 16 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc các bài về miễn dịch học HIV. Khi đó, chúng ta phải thực hiện việc tìm kiếm trực tiếp từ trang web, sau đó download kết quả tìm kiếm về máy và nhập vào (import) phần mềm Endnote để quản lý. Cách thực hiện như sau: - Truy cập trang web www.pubmed.com - Trong mục search, chọn MeSH (viết tắt của Medical Subject Heading) và click search bên phải (hoặc nhấn Enter), ví dụ trong trường hợp này, chúng ta gõ HIV Kết quả, chúng ta sẽ thu được 204 mục có liên quan đến HIV. Ở đây, chúng ta quan tâm mục đầu tiên nên click vào HIV (màu xanh). Vì chúng ta đang quan tâm về việc phân nhóm HIV và miễn dịch học HIV nên sẽ click chọn Classification và immunology. Sau đó, ở ô bên phải click vào Add to search builder  Search Pubmed. Page 17 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Sau khi Click Search Pubmed, chúng ta sẽ có khoảng 16563 bài báo về phân nhóm và miễn dịch học HIV. Hãy click vào Free Full text màu xanh bên phải để lấy các bài nào có cung cấp full text miễn phí. Tiếp theo, click vào biểu tượng mũi tên gần chữ Display settings màu xanh  chọn MEDLINE và chọn số lượng bài cần download về. Ở đây, chúng ta chọn 20 bài. Click apply. Page 18 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Kết quả sẽ thể hiện dưới dạng văn bản. Hãy lưu file này lại bằng cách (trên trình duyệt internet) vào file  save page as. Chọn nơi cần lưu. Ngoài ra, trong mục save as type, chọn Text files. Trong trường hợp này chúng ta lưu dưới tên PUBMED.TXT nên hãy gõ PUBMED.TXT và click save. Kế tiếp, hãy mở Endnote lên, vào File  import thì thông báo sau sẽ xuất hiện. Hãy click vào mục Import Option và chọn Other filters, sau đó tìm và chọn Pubmed (NLM) Page 19 of 22 TÀI LIỆU PHÁT TAY THỰC HÀNH Thực hiện: ThS Thái Thanh Trúc Click Choose File (hình bên dưới) và tìm file PUBMED.TXT mới download về. Click Import để Endnote đưa vào thư viện quản lý. Page 20 of 22