Đăng ký Đăng nhập
Trang chủ Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của cục văn thư và lưu trữ nhà nước tại...

Tài liệu Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của cục văn thư và lưu trữ nhà nước tại địa phương thực trạng và giải pháp

.PDF
120
603
52

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VŨ THỊ THANH THỦY HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội, 2013 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN VŨ THỊ THANH THỦY HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS Vũ Thị Phụng Hà Nội, 2013 2 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 5 1. Lý do chọn đề tài...............................................................................5 2. Mục tiêu của đề tài............................................................................ 7 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài......................................7 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài..................................................... 9 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................10 6. Nguồn tài liệu tham khảo................................................................. 12 7. Phƣơng pháp nghiên cứu..................................................................Error! Bookmark not defined. 8. Đóng góp của đề tài .......................................................................... 14 9. Bố cục của đề tài................................................................................ 15 Chƣơng 1 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ NHIỆM VỤ HƢỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG............................................... 16 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước................................................... 16 1.2. Nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc....................................................................... 19 1.3. Nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước........................................................ 20 1.4. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương và vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra ....................23 1.4.1. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương 23 1.4.2. Vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương......................................................................................32 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG HƢỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG.................................................................................... 37 2.1. Thực trạng hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương............................................................................................................................37 2.1.1. Công tác tập huấn..................................................................................... 37 2.1.2. Trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các địa phương........................ 50 2.2. Thực trạng kiểm tra, thanh tra công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc tại địa phƣơng............................................. 53 2.2.1. Đối tượng kiểm tra, thanh tra...................................................... 54 2.2.2. Thành phần đoàn kiểm tra, thanh tra......................................... 56 2.2.3. Thời gian kiểm tra, thanh tra...................................................... 58 2.2.4. Nội dung kiểm tra, thanh tra....................................................... 59 2.2.5. Phương pháp kiểm tra, thanh tra................................................ 59 2.2.6. Sự phối hợp giữa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với các địa phương trong quá trình kiểm tra, thanh tra………………………………... 60 2.3. Một số nhận xét.......................................................................................... 61 2.3.1. Ưu điểm..................................................................................................... 61 2.3.2. Hạn chế................................................................................................. 69 Chƣơng 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HƢỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG………………………………………………………………85 3.1. Giải pháp chung............................................................................................. 85 3.1.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ....................................................................................................... 85 3.1.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy giúp Cục thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ.............................. 86 3.1.3. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra...................... 91 3.1.4. Tổ chức tổng kết, đánh giá về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra.... 93 3.2. Gải pháp cụ thể...........................................................................................95 3.3. Xây dựng quy trình phổ biến pháp luật, kiểm tra, công tác văn thƣ, lƣu trữ………………………………………………………………………...99 3.3.1. Quy trình tập huấn............................................................................... 100 3.3.3. Quy trình kiểm tra........................................................................ 103 KẾT LUẬN…………………………………………………………………105 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………..106 PHỤ LỤC ……........ 115 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm qua cùng với sự phát triển của đất nước, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được Đảng và Nhà nước quan tâm, đầu tư phát triển. Nhận thức của xã hội về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đã có nhiều thay đổi, giá trị của tài liệu lưu trữ đã được phát huy và phục vụ đắc lực cho sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Đó là những thuận lợi cơ bản làm tiền đề cho sự phát triển công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. Có được những kết quả nêu trên là cả quá trình nỗ lực phấn đấu của các ngành, các cấp, cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong đó có Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (tiền thân là Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng) được thành lập từ năm 1962 theo quy định tại Nghị định số 102/CP. Nhìn lại chặng đường đã qua với những kết quả đạt được như ngày hôm nay chúng ta có thể thấy được vai trò và những đóng góp to lớn của Cục đối với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, hàng năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đều triển khai thực hiện các thực hiện các nội dung quản lý, chỉ đạo ngành như: xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế trong công tác lưu trữ. Công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra là ba nội dung quan trọng của hoạt động quản lý và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thông qua công tác hướng dẫn nghiệp vụ giúp cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi chung là cán bộ) làm công tác văn thư, lưu trữ triển khai và thực hiện 5 những quy định pháp luật vào quá trình giải quyết công việc. Cùng với hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra sẽ giúp cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đánh giá được tình hình thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ; đánh giá được những tác động của văn bản khi triển khai, áp dụng trong thực tế qua đó giúp Cục nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương nói riêng và trên phạm vi cả nước nói chung. Cho đến nay, có nhiều nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Cục được tổng kết, đánh giá và được các nhà nghiên cứu quan tâm, gửi bài viết trên tạp chí chuyên ngành, đặc biệt năm 2007, nhân dịp kỷ niệm 45 năm thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều bài viết của các cán bộ hiện đang công tác tại Cục đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 7, số 8 để đánh giá những kết quả đạt được trong công tác quản lý của Cục trong 45 năm xây dựng và phát triển như: “Lưu trữ Việt Nam - 45 năm xây dựng và trưởng thành tự hào đi lên cùng đất nước” của tác giả Trần Hoàng, “45 năm xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Tâm, “45 năm hội nhập quốc tế của Lưu trữ Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Minh Hương, “45 năm bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia” của tác giả Nguyễn Cảnh Đương, “45 năm hoạt động nghiên chứu khoa học công nghệ văn thư và lưu trữ” của tác giả Nguyễn Thị Thúy Bình, …. Năm 2012, nhân dịp kỷ niệm 50 năm thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, một số cán bộ đã và đang công tác tại Cục đã gửi những bài viết về hoạt động quản lý của Cục để đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ như: “50 năm chặng đường hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (04/9/1962 - 04/9/2012)” của tác giả Vũ Thị Minh Hương, “Dấu ấn phát triển 50 năm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước qua hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm, “50 năm quản lý và thực hiện mục tiêu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” của tác giả Lã Thị Hồng, “Công tác nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước giai đoạn 1962-2012” của tác giả Nguyễn Thúy Bình và 6 Nguyễn Thùy Trang, “50 năm hợp tác quốc tế về lưu trữ ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Nga và Nguyễn Thị Huệ. Tuy nhiên, số lượng các bài viết, các công trình nghiên cứu về nội dung quản lý trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra còn rất hạn chế và đặc biệt chưa có một bài viết, công trình của các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ tại địa phương. Trong đề án quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 được Bộ Nội vụ phê duyệt cũng không đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra mà chỉ đánh giá thực trạng ngành văn thư, lưu trữ trên các khía cạnh: hệ thống văn bản của ngành, thực trạng tổ chức bộ máy ngành, hoạt động sự nghiệp văn thư lưu trữ, nghiên cứu khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin, hợp tác quốc tế, đầu tư cơ sở vật chất ngành văn thư, lưu trữ. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn vấn đề “Hƣớng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc tại địa phƣơng: Thực trạng và giải pháp” làm đề tài luận văn cao học của mình. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được nghiên cứu nhằm hai mục tiêu: - Thứ nhất, đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương; - Thứ hai, đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với địa phương trong thời gian tới. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1. Đối tượng nghiên cứu Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ tại địa phương. - Trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, chúng tôi nghiên cứu các nội dung về tập huấn (bao gồm phổ biến pháp luật và tập huấn theo chuyên đề), 7 trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức địa phương (bao gồm trả lời bằng văn bản, trả lời qua điện thoại) Đối với công tác phổ biến pháp luật, hiện nay theo quy định tại Điều 11 Luật phổ biến pháp luật năm 2012 có nhiều hình thức phổ biến pháp luật như: họp báo, thông cáo báo chí; phổ biến pháp luật trực tiếp; tư vấn, hướng dẫn tìm hiểu pháp luật; cung cấp thông tin, tài liệu pháp luật; thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, loa truyền thanh, internet, pa-nô, áp-phích, tranh cổ động; đăng tải trên Công báo; đăng tải thông tin pháp luật trên trang thông tin điện tử; niêm yết tại trụ sở, bảng tin của cơ quan, tổ chức, khu dân cư; tổ chức thi tim ̀ hiể u pháp luâ ̣t. Tuy nhiên, trong đề tài này, chúng tôi chỉ đi sâu nghiên cứu hình thức cử cán bộ trực tiếp phổ biến pháp luật, các hình thức phổ biển pháp luật khác đề tài không nghiên cứu. Đối với công tác tập huấn theo chuyên đề, chúng tôi nghiên cứu các lớp tập huấn do Cục và địa phương tổ chức với sự tham gia hướng dẫn của các cán bộ đang công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Các hình thức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn về công tác văn thư, lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng như các địa phương tổ chức không thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài. - Trong công tác kiểm tra, thanh tra chúng tôi nghiên cứu việc kiểm tra, thanh tra thường xuyên công tác văn thư, lưu trữ; những đợt kiểm tra, thanh tra đột xuất, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ không thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài này. Riêng đối với công tác thanh tra, trước khi đề tài được triển khai, công tác thanh tra vẫn thuộc sự quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện đề tài, với sự ra đời của Nghị định số 07/2012/NĐ-CP ngày 09 tháng 02 năm 2012 của Chính phủ quy định về cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành và hoạt động thanh tra chuyên ngành và Quyết định số 583/QĐ-BNV ngày 28 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ Phê duyệt Đề án: “Kiện toàn cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Thanh tra Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành” thì công tác thanh tra đã được 8 chuyển từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Bộ Nội vụ. Chính vì vậy, trong đề tài này tại Chương I, Chương II chúng tôi tập trung đi sâu đánh giá vai trò, thực trạng công tác thanh tra khi còn thuộc sự quản lý của Cục. Tại Chương III của đề tài chúng tôi chủ yếu đưa ra những giải pháp đối với Cục nhằm làm tốt hơn công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra tại các địa phương; chúng tôi không đưa ra các giải pháp đối với công tác thanh tra vì công tác này đã nằm ngoài sự quản lý của Cục. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương từ năm 2001 đến nay. Năm 2001 là một mốc quan trọng đánh dấu bước phát triển mới của công tác lưu trữ khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua. Đến nay, sau một thời gian triển khai áp dụng trong thực tế, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia đã được chỉnh sửa hoàn thiện và nâng lên thành Luật Lưu trữ, đây là văn bản cao nhất trong hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ từ trước đến nay. Từ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia đến Luật Lưu trữ là một khoảng thời gian dài, trong khoảng thời gian đó, chúng ta hãy cùng nhau nhìn nhận và đánh giá lại hoạt động quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong đó có công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra tại các địa phương nhằm rút ra những kinh nghiệm cho hoạt động quản lý của Cục sau này. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực hiện một số nhiệm vụ: - Nghiên cứu, tìm hiểu những văn bản của Nhà nước đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ; - Nghiên cứu, tìm hiểu quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra nói chung; - Nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức bộ máy làm công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; 9 - Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra góp phần vào sự phát triển của công tác văn thư lưu trữ địa phương nói riêng và cả nước nói chung. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể nói, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra là những nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Đây là vấn đề không mới, tuy nhiên cho đến nay, số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn đề này còn rất hạn chế so với số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về các nội dung khác của hoạt động quản lý. Nội dung này chủ yếu được đề cập trong các giáo trình giảng dạy tại các nhà trường như: giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990; giáo trình "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của tác giả Vương Đình Quyền chủ biên, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2006); giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh, Nhà xuất bản Hà Nội năm 2006. Các cuốn giáo trình này đều đề cập đến những vấn đề về lý luận, thực tiễn, các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ trong đó có nội dung quản lý về công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, trong cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” đã giành Mục III, Chương 10 để viết về công tác thanh tra và khẳng định “công tác thanh tra là một bộ phận của công tác quản lý, có chức năng kiểm tra việc chấp hành luật pháp, các qui định của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước và các tổ chức xã hội nói chung, ở các phòng, kho lưu trữ nói riêng”. Chương II giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản” viết về các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ, tại chương này, các tác giả cuốn sách khẳng định: “Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan”. - Các đề tài liên quan đến nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra nói 10 riêng không nhiều, có thể kể ra đây một số đề tài như: đề tài “Nghiên cứu xây dựng quy chế thanh tra nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ”, Mã số 95-98035, Chủ nhiệm Đặng Đình Côn. Trong đề tài này nhóm tác giả đã trình bày những vấn đề cơ bản về tổ chức và hoạt động của thanh tra Việt Nam, tổ chức và hoạt động của tổ chức thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước, một số kiến nghị về đổi mới tổ chức và hoạt động của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước, tại phần phụ lục các tác giả đã xây dựng dự thảo Quy chế tổ chức và hoạt động của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước. Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”, Mã số 99-98-030, Chủ nhiệm Dương Văn Khảm; đề tài gồm 2 phần, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam. - Trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ có một số bài viết về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra như bài viết “Một vài nhận xét về việc tập huấn công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam năm 1995) của tác giả Hà Quảng. Trong bài viết này tác giả đã đánh giá công tác tập huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước tại các địa phương qua theo dõi của tác giả về các lớp tập huấn được mở tại 10 tỉnh (từ tháng 4 năm 1995 đến tháng 8 năm 1995). Các ý kiến nhận xét, đánh giá của tác giả tập trung vào các vấn đề: chủ trương tổ chức tập huấn của Cục, nội dung tập huấn, thời gian tập huấn, đối tượng tham gia tập huấn. Bài viết của tác giả là nguồn tư liệu tham khảo có giá trị giúp các cơ quan quản lý đặc biệt là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề ra biện pháp kịp thời nhằm nâng cao chất lượng công tác tập huấn tại địa phương. - Bài viết “Công tác kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ở Viện Khoa học Việt Nam” (Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 1986) của tác giả Hà Huy Tạo; bài viết “Một số nhận xét qua đợt thanh tra lưu trữ ở Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam” (Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 1989) của tác giả Phạm Thanh Hà, bài viết “Bài học từ những sai phạm trong công tác lưu trữ ở thành phố Hồ Chí Minh: tăng cường công tác thanh tra văn thư và lưu trữ” của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 2008). Những bài 11 viết trên chủ yếu tập trung nhận xét thực trạng và đưa ra một số giải pháp trong công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và thanh tra tại các cơ quan cụ thể: Viện Khoa học Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Phòng Quản lý đô thị, Phòng Tài Nguyên - Môi trường quận Bình Tân - thành phố Hồ Chí Minh. - Trong bài viết “Kiểm tra, hướng dẫn cơ sở là biện pháp thúc đẩy sự phát triển công tác văn thư, lưu trữ” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam năm 2001), tác giả Hà Văn Cảnh đã khái quát kết quả kiểm tra của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ tại 17 sở ban ngành và một số cơ quan đoàn thể, từ đó tác giả đưa ra một số kiến nghị đề nghị Cục Lưu trữ Nhà nước cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn tại các cơ quan trung ương và địa phương nhằm kịp thời chấn chỉnh công tác này tại các cơ quan tổ chức. Qua đó có thể thấy, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra đã được nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau, tuy nhiên số lượng các bài viết về các vấn đề trên không nhiều. Đặc biệt, chưa có một công trình nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại các địa phương. Vì vậy, đề tài “Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương: Thực trạng và giải pháp” có kế thừa một số kết quả nghiên cứu nói trên nhưng không trùng lặp. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau: - Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ; - Các văn bản của Nhà nước quy định chung về hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra; - Các Quyết định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - Cán bộ, Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Thanh tra; 12 - Báo cáo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, báo cáo của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Hồ sơ về việc tập huấn, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương từ năm 2001 đến nay; - Các luận án, luận văn, đề tài liên quan đến vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước; - Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề nghiên cứu. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phương pháp này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài. Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu khác như: - Phương pháp khảo sát thực tế: khi thực hiện đề tài này, bản thân tác giả đã có điều kiện được đi trợ giảng tại một số lớp tập huấn do lãnh đạo Cục, lãnh đạo các đơn vị chức năng thuộc Cục phổ biến, sau đó, tác giả đã trực tiếp phổ biến pháp luật tại các tỉnh: Bến Tre, Quảng Bình, Hà Nội, Nghệ An, Điện Biên, Lai Châu, Lâm Đồng, Hà Giang. Từ năm 2007 trở lại đây, thực hiện nhiệm vụ được giao, tác giả đã trực tiếp tham gia trả lời nghiệp vụ văn thư, lưu trữ bằng văn bản cũng như qua điện thoại cho các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Tác giả đã tham gia các Đoàn kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại một số tỉnh như: Hà Giang, Tuyên Quang, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu, Gia Lai, Kon Tum, Ninh Bình, Thái Bình. Chính thực tế phong phú đó đã cung cấp cho tác giả những tư liệu quan trọng để đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương. - Phương pháp so sánh: trên cơ sở khảo sát thực tế và nghiên cứu hồ sơ về công tác tập huấn, trả lời nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra đã giúp chúng tôi 13 so sánh, đối chiếu để thấy được những điểm tương đồng cũng như là những điểm khác nhau trong cách quản lý, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đối với các công tác này tại địa phương ở từng giai đoạn và giữa các giai đoạn với nhau. - Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, chúng tôi đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, của các đơn vị chức năng giúp Cục quản lý về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra để từ đó xác định vai trò, tầm quan trọng của công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra tại các địa phương đối với Cục trong việc thực hiện chức năng giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn quốc. - Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã sử dụng phương pháp trao đổi, xin ý kiến của các chuyên gia đầu ngành có kinh nghiệm trong công tác quản lý hiện đang công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội là những người có kinh nghiệm trong việc hướng dẫn các đề tài liên quan đến nội dung quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ. Bằng các phương pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập được những thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài. 8. Đóng góp của đề tài Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được thực hiện tốt sẽ là cơ sở để Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục tại các địa phương trong thời gian qua; đồng thời qua đó giúp Cục nâng cao chất lượng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra thông qua các đề xuất, giải pháp được chúng tôi nêu ở Chương III của đề tài. Điều này càng có ý nghĩa hơn khi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vừa kỷ niệm 50 năm thành lập Cục, chúng tôi mong rằng bước sang một giai đoạn mới, cùng với những đổi thay trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra của Cục tại các địa phương nói riêng và 14 trong công tác quản lý của Cục nói chung, công tác văn thư, lưu trữ của chúng ta sẽ có những bước phát triển nhảy vọt với nhiều khởi sắc và ngày càng khẳng định được vị trí trong công cuộc xây dựng, bảo vệ tổ quốc cũng như trong đời sống xã hội. Đồng thời, những kết quả đạt được của đề tài còn giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương (hiện nay là Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ) tham khảo và vận dụng để các cơ quan này làm tốt hơn chức năng quản lý nhà nước trong đó có công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, huyện, xã. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương. Chương 1 có tên gọi “Chức năng quản lý nhà nước và nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương”. Nội dung Chương 1 chủ yếu đề cập đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và vai trò của việc hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương. Chương 2 của đề tài là “Thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương”. Chương này tập trung trình bày và đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương. Chương 3 của đề tài là “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương”. Chương này trình bày các giải pháp chung, các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương. Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do khả năng có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô và đồng nghiệp. 15 Chƣơng 1 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ NHIỆM VỤ HƢỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc Ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08 tháng 9 năm 1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ra Sắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Sau đó, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 01C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền. Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ, ngày 04 tháng 9 năm 1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng. Ngày 11 tháng 12 năm 1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01 tháng 3 năm 1984 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 34/HĐBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước. Đến ngày 25 tháng 01 năm 1991 Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng ra Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý công tác văn thư. Như vậy, từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Từ năm 1992, theo yêu cầu tinh giản bộ máy Nhà nước và giảm đầu mối các cơ quan trực thuộc, Hội động Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao cho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Nghị định số 6-CP ngày 27 tháng 10 năm 1992 của Chính phủ về việc giao Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ quản lý Cục Lưu trữ Nhà nước). 16 Để tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động lưu trữ phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước, ngày 04 tháng 4 năm 2001 Uỷ Ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 26 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 “Cơ quan quản lý lưu trữ trung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ. Tổ chức, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan lưu trữ trung ương do Chính phủ quy định”. Thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 89/2009/QĐ-BNV ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ. - Vị trí, chức năng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật. - Nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như: Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định: Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ, dự thảo quyết định của Thủ tướng Chính phủ về văn thư, lưu trữ. Chiến lược, quy hoạch, các chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quốc gia về văn thư, lưu trữ. Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định, ban hành: dự thảo thông tư và các văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ; kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế 17 - kỹ thuật về văn thư lưu trữ; chương trình, đề án, dự án khác về văn thư, lưu trữ. Hàng năm, thực hiện nhiệm vụ được giao Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Trên cơ sở đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức thực hiện các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; tổ chức tuyền truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ để các văn bản này nhanh chóng được triển khai áp dụng trong thực tế. Liên quan đến chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn thực hiện một số nhiệm vụ như: thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; tổ chức thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, và chuyển giao công nghệ trong văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; thực hiện thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ. Thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Hiện nay trước sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiệm vụ lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước cũng là một trong những nhiệm vụ được đặt ra đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Bên cạnh các nhiệm vụ chuyên môn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn thực hiện các nhiệm vụ khác như: tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức và sử dụng biên chế được duyệt theo quy định; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Cục theo quy định của pháp luật về phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Quản lý tài chính, tài sản 18 được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao. - Cơ cấu tổ chức Tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm có 7 đơn vị giúp việc và 10 đơn vị sự nghiệp trực thuộc bao gồm: 1. Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương 2. Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương 3. Phòng Kế hoạch - Tài chính 4. Phòng Hợp tác quốc tế 5. Thanh tra Văn thư - Lưu trữ 6. Phòng Tổ chức - Cán bộ 7. Văn phòng 8. Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 9. Trung tâm Tin học 10. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 11. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 12. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 13. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV 14. Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia 15. Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ 16. Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam 17. Trường Trung học Văn thư, Lưu trữ trung ương (có phân hiệu tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng) 1.2. Nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc Theo quy định tại Quyết định số 89/2009/QĐ-BNV, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có ba chức năng: một là chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; hai là chức năng quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia; ba là thực 19
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan