BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
SOMCHAY KEOSOUVANH
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
TỈNH BOLYKHAMXAY NƢỚC CỘNG HÒA
DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI – 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
SOMCHAY KEOSOUVANH
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
TỈNH BOLYKHAMXAY NƢỚC CỘNG HÒA
DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS. TRỊNH THANH HÀ
HÀ NỘI – 2017
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này hoàn toàn do tôi thực hiện. Các số liệu,
trích dẫn trong Luận văn là chính xác và có nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ LUẬN VĂN
SOMCHAY KEOSOUVANH
LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ này, bên cạnh sự nỗ lực cố
gắng của bản thân còn có sự hƣớng dẫn nhiệt tình của quý Thầy Cô, cũng nhƣ
sự động viên ủng hộ của gia đình và bạn bè trong suốt thời gian học tập
nghiên cứu và thực hiện luận văn thạc sĩ.
Xin chân thành cảm ơn đến TS. Trịnh Thanh Hà, ngƣời đã trực tiếp
hƣớng dẫn, tận tình, chỉ bảo và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành
luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn toàn thể quý Thầy Cô của Học viện Hành chính
Quốc gia đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu cũng nhƣ tạo mọi
điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập nghiên cứu và cho
đến khi thực hiện đề tài luận văn.
Cuối cùng, tôi xin chân thành bày tỏ lòng cảm ơn đến các đồng nghiệp
trong Ủy ban nhân dân tỉnh BoLyKhamXay, nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân
dân Lào đã hỗ trợ cho tôi rất nhiều trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề
tài luận văn thạc sĩ này.
Hà Nội, ngày
tháng
năm 2017
HỌC VIÊN THỰC HIỆN
SOMCHAY KEOSOUVANH
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CBCC:
Cán bộ công chức
CHDCND:
Cộng hòa Dân chủ Nhân dân
CNTT:
Công nghệ thông tin
ĐNDCM:
Đảng Nhân dân Cách mạng
UBND:
Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG ................................................................................................... 6
1.1. Một số khái niệm cơ bản ............................................................................ 6
1.1.1. Khái niệm văn phòng .............................................................................. 6
1.1.2. Hoạt động của văn phòng........................................................................ 8
1.1.3. Hiệu quả hoạt động của văn phòng ......................................................... 9
1.2. Vai trò của Văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức .......... 12
1.3. Các khuynh hƣớng tác động vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của
văn phòng ........................................................................................................ 13
1.3.1. Điều chỉnh hợp lý chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ....................... 13
1.3.2. Sắp xếp hợp lý bộ máy của văn phòng ................................................. 13
1.3.3. Tuyển dụng và bố trí nhân sự................................................................ 14
1.3.4. Đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị ...................................................... 14
1.3.5. Thay đổi phƣơng thức hoạt động của văn phòng .................................. 14
1.4. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tỉnh................... 15
1.4.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng ..................................................................... 15
1.4.2. Chức năng ............................................................................................. 15
1.4.3. Nhiệm vụ của hoạt động văn phòng...................................................... 16
Tiểu kết Chƣơng 1 ........................................................................................... 27
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG
CỦA TỈNH
BOLYKHAMXAY, NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO . 28
2.1.Tổng quan về tình hình kinh tế - xã hội của tỉnh BoLykhamXay nƣớc
CHDCND Lào ................................................................................................. 28
2.1.1. Về đặc điểm tự nhiên ............................................................................ 28
2.1.2. Về kinh tế .............................................................................................. 29
2.1.3. Về văn hóa - xã hội ............................................................................... 29
2.2. Cơ sở pháp lý về hoạt động của văn phòng cấp tỉnh, nƣớc Cộng hòa Dân
chủ Nhân dân Lào ........................................................................................... 31
2.3. Thực trạng hoạt động văn phòng tỉnh BoLykhamXay ............................ 32
2.3.1. Về chức năng, nhiệm vụ........................................................................ 32
2.3.2. Về cơ cấu tổ chức .................................................................................. 34
2.3.3. Về đội ngũ cán bộ, công chức ............................................................... 36
2.4. Hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh BolyKhamXay ......................... 38
2.4.1. Về công tác tổng hợp, tham mƣu .......................................................... 38
2.4.2. Về công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin ................................... 42
2.4.3. Về công tác soạn thảo, quản lý văn bản ................................................ 44
2.4.4. Về công tác hậu cần .............................................................................. 48
2.4.5. Về công tác tiếp công dân, tiếp khách .................................................. 56
2.5. Đánh giá ................................................................................................... 58
2.5.1. Những kết quả đạt đƣợc ........................................................................ 58
2.5.2. Những hạn chế ...................................................................................... 61
2.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế .......................................................... 66
Chƣơng 3 PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU
QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỈNH BOLYKHAMXAY, NƢỚC
CHDCND LÀO ............................................................................................... 69
3.1. Phƣơng hƣớng nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
BoLykhamXay ................................................................................................ 69
3.2. Nhóm giải pháp về nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
BolyKhamXay ................................................................................................. 71
3.2.1. Hoàn thiện thể chế hoạt động của văn phòng cấp tỉnh ......................... 71
3.2.2. Hoàn thiện công tác tham mƣu tổng hợp .............................................. 74
3.2.3. Hoàn thiện công tác thông tin tổng hợp ................................................ 74
3.2.4. Hoàn thiện việc xây dựng và đôn đốc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch
công tác ........................................................................................................... 76
3.2.5. Hoàn thiện công tác văn thƣ lƣu trữ...................................................... 77
3.2.6. Về công tác cán bộ, phát triển nguồn nhân lực ..................................... 80
3.2.7. Hoàn thiện công tác quản lý tài chính ................................................... 83
3.3. Nhóm giải pháp về đổi mới phƣơng thức hoạt động của văn phòng tỉnh
BoryKhamXay ................................................................................................ 84
3.3.1. Cải tiến phƣơng thức điều hành, lề lối làm việc ................................... 84
3.3.3. Hiện đại hóa trang thiết bị và công sở .................................................. 86
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 88
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 89
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Số lƣợng văn bản đến và văn bản đi tại UBND tỉnh Bolykhamxay
(2011-2015) ..................................................................................................... 46
Bảng 2.2 Kết quả tình hình tiếp công dân và giải quyết đơn thƣ của Văn
phòng tỉnh Bolykhamxay ................................................................................ 56
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Nƣớc CHDCND Lào đang trong giai đoạn phát triển mới, đất nƣớc
đang từng bƣớc tiến sâu vào thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế. Xu thế toàn cầu
hóa giúp cho Lào tiếp cận đƣợc với sự phát triển chung của thế giới, tạo ra
một bƣớc ngoặt lớn cho sự phát triển của đất nƣớc, nhƣng cũng không tránh
khỏi những rào cản, khó khăn.
Mặc dù trong thời gian qua CHDCND Lào đã giành đƣợc những thành
tƣu rất quan trọng, nền kinh tế có bƣớc phát trển rõ rệt, đời sống nhân dân
không ngừng đƣợc nâng cao, nhƣng sự nghiệp đổi mới chƣa theo kịp yêu cầu
phát triển của xã hội, nhất là đổi mới về kinh tế, đổi mới về cơ cấu tổ chức và
cơ cấu hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nƣớc, cụ thể là bộ máy Nhà
nƣớc còn cồng kềnh,nhiều tầng nấc, hoạt động kém hiệu lực, hiệu quả.
Trong cơ cấu tổ chức chính quyền địa phƣơng, văn phòng cấp tỉnh là
một trong những cơ quan tham mƣu rất quan trọng giúp Ban thƣờng vụ Tỉnh
ủy, Tỉnh trƣởng lãnh đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
chính quyền cấp tỉnh. Chất lƣợng tổ chức, hoạt động của Văn phòng luôn là
nhân tố có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả lãnh đạo và quản lý.
Trong thời gian qua văn phòng cấp tỉnh Bolykhamxay đã từng bƣớc
kiện toàn, việc đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng đƣợc quan tâm cả
về đội ngũ cán bộ, phƣơng tiện, trang thiết bị và quy chế làm việc. Tuy nhiên,
vẫn còn nhiều bất hạn chế cần đƣợc lƣu ý nhƣ: Có nhiều cấp ủy chƣa quan
tâm đúng mức về việc chăm lo xây dựng tổ chức, đạo tạo, bồi dƣỡng cán bộ
văn phòng, công tác quản lý văn phòng, tham mƣu, tổng hợp còn hạn chế và
bị ảnh hƣởng từ cơ chế bao cấp, vai trò tham mƣu của văn phòng vẫn chƣa đạt
hiệu quả cao.
2
Vì vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay
Nƣớc Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào là vấn đề cấp thiết trong quá trình đổi
mới bộ máy nhà nƣớc hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu thực tế nói trên, tác giả
đã chọn đề tài “Hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay nước Cộng hòa
Dân chủ Nhân dân Lào ” để nghiên cứu trong luận văn cao học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài
Hiện nay việc nghiên cứu về hoạt động của văn phòng cấp tỉnh là một
việc hết sức quan trọng, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp
tỉnh nói riêng và hoạt động quản lý nhà nƣớc trên địa bàn cấp tỉnh nói chung.
Do vậy tác giả đã đọc và nghiên cứu một số sách tham khảo, các luận văn và
các tài liệu của Việt Nam và Lào có liên quan nhƣ sau:
- Các công trình nghiên cứu về hoạt động của văn phònghành chính
cấp tỉnh nước CHDCND Lào:
+ Luận văn cao học của HaThaLath SengPhaChanh: “Đổi mới tổ chức
và hoạt động của văn phòng tỉnh Khăm Muộn nước CHDCND Lào”, năm
2010. Luận văn đã đƣa ra đƣa ra đƣợc một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ
chức và hoạt động của văn phòng tỉnh Khăm Muộn. Tuy nhiên, nội dung thực
trạng về tổ chức và hoạt động của văn phòng tỉnh Khăm Muộn còn mỏng, giải
pháp đƣa ra còn mang tính chƣa cụ thể và chƣa bám sát thực trạng.
+ Luận văn cao học của SiSuphanh MaHaVong: “Tổ chức bộ máy và
hoạt động của văn phòng tỉnh Xê Kong - nước CHDCND Lào”, bảo vệ năm
2010. Luận văn đã trình bày rõ thực trạng về tổ chức bộ máy và hoạt động
của văn phòng tỉnh Xê Kong - nƣớc CHDCND Lào. Tuy nhiên, luận văn chƣa
phân tích và trình bày đƣợc kinh nghiệm tổ chức bộ máy và hoạt động của
văn phòng tỉnh của các địa phƣơng khác nhằm rút ra bài học kinh nghiệm
chung cho nội dung luận văn.
+ Luận văn cao học của KeoXunThone KhamHuong: “Tổ chức và hoạt
động của văn phòng tỉnh Chăm Pa Sắc nước CHDCND Lào”, bảo vệ năm
3
2010. Luận văn này chủ yếu tập trung nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của
văn phòng tỉnh Chăm Pa Sắc nƣớc CHDCND Lào, đồng thời đƣa ra một số
giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng
tỉnh Chăm Pa Sắc nƣớc CHDCND Lào.
- Các công trình nghiên cứu về hoạt động của văn phòng ở Việt Nam:
Luận văn cao học của Phan Văn Định: “Nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng Ủy ban nhân dân quận tại Thành phố Hồ Chí Minh” (Từ
thực tiễn quận Bình Thạnh), năm 2011. Luận văn đã đƣa ra một số vấn đề lý
luận về văn phòng và Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, ở chƣơng 2 luận văn
tập trung nghiên cứu thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng Ủy ban
nhân dân quận Bình Thạnh thành phố Hồ Chí Minh (giai đoạn 2006 – 2010).
Từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng Ủy ban nhân dân quận.
+ Luận văn cao học của Nguyễn Trƣờng Sơn: “Nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng Bộ Công nghiệp trong giai đoạn hiện nay”, bảo vệ năm
2005. Ở đề tài này, tác giả đã tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ
chức bộ máy của Văn phòng Bộ trong hệ thống bộ máy hành chính nhà nƣớc ta;
thực trạng tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp; đƣa ra
những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ Công nghiệp.
+ Bài viết của PGS. TS Lƣu Kiếm Thanh: “Công tác văn phòng trong
bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước” trên website
www.caicachhanhchinh.gov.vn. Thông qua bài viết, tác giả muốn nhấn mạnh
đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng không phải là điều khó khăn
mà quan trọng là phải có đƣợc đội ngũ cán bộ đủ trình độ để thích ứng với các
điều kiện hiện đại.
Trong quá trình thực hiện Luận văn này, tác giả có kế thừa kết quả
nghiên cứu của các tác giả. Tuy nhiên, đây là kết quả nghiên cứu độc lập của
tác giả, luận văn không sao chép, không trùng lặp với các công trình đã đƣợc
công bố trƣớc đó.
4
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
Đề xuất giải pháp để nâng cao, bổ sung hoạt động của văn phòng tỉnh
Bolykhamxay và nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
BoLykhamxay tham mƣu cho lãnh đạo tỉnh quản lý hoạt động của địa phƣơng
tốt hơn.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về hoạt động của văn phòng cấp
tỉnh nƣớc CHDCND Lào.
- Khảo sát hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay với
các nội dung nhƣ: công tác tham mƣu (chủ yếu là xây dựng, tổ chức thực hiện
chƣơng trình, kế hoạch, lịch công tác tuần); công tác thu thập xử lý thông tin;
công tác tổ chức các hội nghị, các cuộc họp; công tác tiếp dân; công tác soạn
thảo và quản lý, tổ chức khai thác sử dụng văn bản; công tác hậu cần.
- Nghiên cứu các yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt động của văn
phòng: các quy chế về hoạt động của văn phòng; hệ thống văn bản chỉ đạo
của tỉnh Bolykhamxay đối với hoạt động văn phòng; tổ chức bộ máy, đội ngũ
cán bộ của văn phòng tỉnh Bolykhamxay; cơ sở vật chất, thiết bị làm việc
trong Văn phòng Hành chính tỉnh Bolykhamxay.
- Nhận xét, đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hành chính
tỉnh Bolykhamxay; đồng thời đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu những vấn đề lý luận về văn phòng, hoạt động
của văn phòngvà hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay nƣớc
CHDCND Lào.
5
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hiệu quả hoạt động của
văn phòng tỉnh Bolykhamxay.
- Về thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động của văn phòng
từ năm 2012 đến 6/2016.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để giải quyết những vấn đề cơ bản đặt ra đặt ra ở trên, luận văn đƣợc
thực hiện dựa trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng
và duy vật lịch sử và các phƣơng pháp cụ thể nhƣ: phƣơng pháp phân tích;
phƣơng pháp tổng hợp; phƣơng pháp lịch sử; phƣơng pháp thống kê; phƣơng
pháp so sánh.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về lý luận: Luận văn hệ thống hóa cơ sở lý luận chung nhất về Văn
phòng cũng nhƣ hệ thống hóa các văn bản pháp lý hiện hành của nƣớc
CHDCND Lào quy định về hoạt động của văn phòng cấp tỉnh, khẳng định vị
trí pháp lý, vai trò của văn phòng cấp tỉnh trong hoạt động quản lý hành chính
nhà nƣớc, cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp tỉnh.
- Về thực tiễn: Luận văn mô tả hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh
Bolykhamxay; với những ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất giải pháp
nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Bolykhamxay.
7. Kết cấu của luận văn
Chƣơng I. Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động của văn phòng
Chƣơng II. Thực trạng quản lý nhà nƣớc đối với hoạt động của văn
phòng tỉnh Bolykhamxay, nƣớc Cộng hòa Dân chủ nhân dân Lào
Chƣơng III. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn
phòng tỉnh BolyKhamXay nƣớc CHDCND Lào.
6
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHÒNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là một trong những yếu tố cấu thành nên cơ quan, tổ chức.
Đó là bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, thực hiện các công việc liên
quan đến công tác công văn, giấy tờ, đảm bảo cơ sở vật chất của cơ quan nhƣ
nhà cửa, các trang thiết bị làm việc…để giúp cho hoạt động của cơ quan đƣợc
thực hiện một cách liên tục, thƣờng xuyên, có hiệu quả.
Hiện nay có một số cách hiểu về văn phòng:
Theo Từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc
giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”; nhƣ vậy có thể xemVăn phòng là tổ
chức thuộc cơ cấu bộ máy, có nhiệm vụ giúp việc cho ngƣời đứng đầu tổ chức
[18].
Bên cạnh đó, văn phòng còn đƣợc hiểu là trụ sở làm việc; nơi giao tiếp
đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra còn có thể hiểu văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ
quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lƣu trữ các loại văn
bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thƣ.
Theo sách “Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng” do
Hồ Ngọc Cấn chủ biên thì : “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp
của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”[10].
Theo cuốn “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” của Luật sƣ Vũ Đình
Quyền thì “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ
7
chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là
nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện cần
thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, mỗi tổ chức”.[27].
Có thể xem xét văn phòng dƣới các góc độ sau:
Về nội dung công việc, hoạt động của văn phòng là một loại hoạt động
nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định.
Xét về hình thức, văn phòng là một tập hợp có tổ chức, có trụ sở làm
việc, có phƣơng tiện vật chất và con ngƣời để thực hiện các chức năng, nhiệm
vụ của mình.
Từ những cách tiếp cận khác nhau trên đây, có thể đƣa ra một định
nghĩa khái quát về văn phòng nhƣ sau:
“ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi
thu thập, xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm
lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức”.
Nhƣ vậy, Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu đƣợc trong mỗi cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp. Là đơn vị có chức năng tham mƣu, giúp việc
cho thủ trƣởng cơ quan; văn phòng có nhiệm vụ thu thập, tổng hợp, xử lý và
cung cấp thông tin; tổ chức, điều phối công việc và các hoạt động chung; đảm
bảo điều kiện vật chất và phƣơng tiện làm việc cho cơ quan; đồng thời là
trung tâm đầu mối thực hiện các hoạt động giao dịch và liên lạc, góp phần
duy trì và phát triển các mốt quan hệ trong và ngoài cơ quan. Có thể nói, hiệu
quả hoạt động cuả văn phòng ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả của cơ quan,
đơn vị, ảnh hƣởng trực tiếp đến công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trƣởng cơ
quan. Vì vậy, xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố quan trọng để giúp cơ
quan, tổ chức đổi mới lề lối làm việc, góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu
quả công tác của cơ quan, tổ chức nói chung và công tác lãnh đạo nói riêng.
8
1.1.2. Hoạt động của văn phòng
Trong quá trình hoạt động, giữa các bộ phận trong cơ quan luôn có mối
quan hệ với nhau cũng nhƣ với các cơ quan khác ngoài đơn vị. Trong mối
quan hệ đó, Văn phòng đƣợc coi là vị trí trung tâm, kết nối các hoạt động
quản lý, điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Chính vì vậy mà
văn phòng đƣợc coi là “ bộ nhớ, bộ lọc”, là “cầu nối” của thủ trƣởng.
Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình thì phải tổ chức công tác văn phòng bởi vì văn phòng là
cơ quan giúp việc trực tiếp cho lãnh đạọ. Thông tin đầu vào, thông tin đầu ra
của cơ quan đều qua văn phòng. Vì vậy, văn phòng chính là “bộ nhớ” của
lãnh đạo. Biểu hiện rõ nhất vị trí “bộ nhớ”của văn phòng chính là ở bộ phận
văn thƣ – lƣu trữ có nhiệm vụ quản lý văn bản đến và đi, sắp xếp, tập hợp, lƣu
trữ các loại tài liệu.
Trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin (CNTT) nhƣ hiện nay, hoạt
động quản lý điều hành ngày càng đa dạng và phức tap, điều đó đòi hỏi các
nhà lãnh đạo phải có những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để có thể
đƣa ra đƣợc những quyết định quản lý đúng đắn. Và văn phòng chính là cơ
quan để thực hiện nhiệm vụ đó. Thông tin đƣợc thu thập, sàng lọc, kiểm tra,
phân tích, nghiên cứu trƣớc khi trình lên lãnh đạo.
Trong quy trình giải quyết công việc, văn phòng là “ cầu nối” thông
tin giữa lãnh đạo với các phòng ban trong cơ quan; giữa tổ chức với bên
ngoài tổ chức. Văn phòng còn là nơi giao tiếp công việc giữa cơ quan này
với cơ quan khác.
Nhƣ vậy, văn phòng là đơn vị có vị trí, vai trò quan trọng, không thể
thiếu đƣợc trong cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung tâm đầu mối thông tin;
nơi giải quyết, xử lý công việc của lãnh đạo; nơi điều phối hoạt động chung
của các bộ phận trong cơ quan; nơi giao tiếp chủ yếu với bên ngoài. Với vị trí,
9
vai trò nhƣ vậy, cần xóa đi nhận thức và quan niệm cho rằng văn phòng chủ
yếu làm chức năng phục vụ, giải quyết những công việc mang tính chất sự vụ
đơn thuần.
1.1.3. Hiệu quả hoạt động của văn phòng
1.1.3.1. Khái niệm hiệu quả
Để tồn tại và phát triển con ngƣời phải tiền hành hàng loạt các hoạt
động. Hoạt động của con ngƣời khác của các loài động vật là ở chỗ có ý thức,
có sự quan tâm theo đuổi hiệu quả.
Hiệu quả là sự tƣơng quan, so sánh giữa các kết quả thu đƣợc với phần
các nguồn lực huy động, sử dụng để tạo ra các kết quả đó.
Thuật ngữ hiệu quả đƣợc sử dụng rất rộng rãi trong mọi lĩnh vực của
đời sống xã hội nhƣ hiệu quả làm việc, hiệu quả lao động, hiệu quả sản xuất,
hiệu quả kinh doanh, hiệu quả kinh tế… Thuật ngữ hiệu quả thể hiện việc đạt
đƣợc mục tiêu, kết quả đã đề ra. Đó chính là đạt đƣợc kết quả mong muốn.
Đánh giá hiệu quả là một khía cạnh để xem xét xem việc sử dụng nguồn lực
và chi phí đã bỏ ra để đƣợc kết quả nhƣ thế nào. Cùng một sản phẩm tạo ra có
thể có nhiều phƣơng pháp khác nhau để thực hiện. Hoặc cùng tiêu tốn một
nguồn lực nhƣ nhau phải tạo ra đƣợc nhiều sản phẩm cao hơn. Hiệu quả đang
trở thành chủ đề quan tâm của tất cả các tổ chức, kể cả tổ chức nhà nƣớc vì
nguồn lực của tổ chức nhà nƣớc ngày càng trở nên khan hiểm. Do vậy, việc
nâng cao hiệu quả hoạt động của một tổ chức chính là việc tìm ra những giải
pháp hữu ích thúc đẩy các hoạt động của tổ chức, giảm thiểu những chi phí
hữu hình và vô hình nhằm đạt đƣợc mục tiêu kết quả của tổ chức.
1.1.3.2. Hiệu quả hoạt động của văn phòng
Hiệu quả hoạt động chủ yếu do cách thức hành động, kết quả, trong đó
cách thức quản lý hoạt động có vị trí, vai trò chính. Nhƣ vậy để hoạt động
ngày càng đạt đƣợc hiệu quả cao cần có cách thức hoạt động nói chung,
10
phƣơng pháp quản lý hoạt động nói riêng ngày càng khoa học. Quản lý hoạt
động khoa học là tìm cách, biết cách áp dụng các thành tựu khoa học vào việc
giải quyết các vấn đề quản lý, vào vệc thực hiện công việc quản lý. Khi hoạt
động có quy mô càng lớn và mức độ cạnh tranh ngày càng quyết liệt ngƣời ta
đặc biệt quan tâm tới nhân tố quản lý. Vì trong trƣờng hợp đó nếu quản lý
không tố, không có bài bản, không khoa học thì trục trặc sẽ rất nhiều, lãng
phí, tổn thất sẽ rất lớn, hiệu quả hoạt động sẽ không cao, dễ bị đổ vỡ, phá sản.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động cần phải tăng cƣờng tính nghiêm túc, tính tổ
chức kỷ luật, làm việc có suy nghĩ, biết hợp tác, hăng say sáng tạo trong hoạt
động và có sự tham gia của nhiều ngƣời, nhiều bộ phận để đạt đƣợc mục tiêu
đề ra.
Hiệu quả hoạt động của văn phòng chính là năng suất lao động của cơ
quan, tổ chức mà chúng chịu ảnh hƣởng và phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố.
Những yếu tố liên quan tới tổ chức bộ máy, thể chế, cơ cấu và các nguyên tắc
vận hành bộ máy đó, những yếu tố con ngƣời, vật chất phục vụ sự vận hành.
Các yếu tố nếu đƣợc tổ chức một cách khoa học sẽ góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. Tổ chức tốt hoạt động văn phòng sẽ
phát huy đƣợc trình độ, năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết
đƣợc quản hệ giữa cơ quan, tổ chức với công chức, nhân viên. Văn phòng là
“tai mắt” của cơ quan, tổ chức do đó tính nề nếp, kỷ cƣơng, khoa học của hoạt
động văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng để áp dụng những kiến thức
khoa học, nguyên lý và nguyên tắc phân công lao động, hợp tác lao động, kỷ
luật lao động, bảo hộ lao động, kích thích vật chất và tinh thần đối với lao
động nhằm đạt đƣợc hiệu quả hoạt động văn phòng cao với thời gian và chi
phí ngắn nhất. Hiệu quả hoạt động của văn phòng là cơ sở vững chắc cho sự
phát triển của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của văn phòng chính là
giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận và xử lý, chuyển tải
thông tin phục vụ cơ quan, tổ chức; tăng cƣờng khả năng sử dụng các nguồn
lực; thực hiện tiết kiệm cho phí cho công tác; nâng cao năng suất lao động.
11
Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý
nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi
lẽ văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vụ không đáng có,
tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc
khoa học và có kết quả hơn; đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất liên
tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; bảo đảm hoạt động của
toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cƣơng; giữ
đƣợc vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dƣới, với các
cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung.
Có nhiều tiêu chí khác nhau để xác định hiệu quả. Trong sản xuất, kinh
doanh thƣờng lấy tiêu chí chi phí bằng chi phí thấp nhất trừ đi kết quả đạt
đƣợc hoặc giành kết quả cao nhất với chi phí ấn định. Trong hoạt động của cơ
quan nhà nƣớc cũng phải áp dụng các tiêu chí này để xem xét đánh giá. Có
các tiêu chí khác nhau nhƣ tiêu chí về hiệu quả xã hội nghĩa là xem các quyết
định, hoạt động của cơ quan nhà nƣớc có góp phần giải quyết tốt một vấn đề,
một hiện tƣợng xã hội nào đó hay không.
Do tính chất đặc thù của hoạt động văn phòng nó là cơ quan phục vụ,
tham mƣu của một tổ chức nên hiệu quả của hoạt động văn phòng có thể đƣợc
xem xét trên nhiều phƣơng diện, khía cạnh khác nhau. Trên phƣơng diện tham
mƣu, tổng hợp hiệu quả hoạt động của văn phòng chính là việc xem xét đánh
giá xem các hoạt động phục vụ chỉ đạo điều hành của ngƣời lãnh đạo, thủ
trƣởng đơn vị trƣớc và sau một thời điểm nhất định nào đó có sự thay đổi về
chính sách hay không, có nhanh chóng, kịp thời so với trƣớc hay không, hay
trên lĩnh vực phục vụ thì có khoa học hơn hay không, chi phí có giảm hay
không. Từ những phân tích nhƣ trên, tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động văn
phòng có thể xác định: tham mƣu; phục vụ kịp thời đảm bảo để cả cơ quan
hoàn thành nhiệm vụ; đảm bảo các phƣơng tiện kỹ thuật có chất lƣợng tốt, chi
phí phù hợp; nâng cao đƣợc trình độ, tinh thần, trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức.
- Xem thêm -