Tài liệu Hoàn thiện tuyển dụng nhân lực tại công ty tnhh hệ thống thông tin fpt

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Từ xƣa đến nay, nguồn lực con ngƣời luôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các tổ chức. Nguồn nhân lực là yếu tố số một quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Muốn có đƣợc nguồn nhân lực tốt, đáp ứng đƣợc các yêu cầu của công việc, tổ chức cần coi trọng vấn đề quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt là hoạt động tuyển dụng. Tuyển dụng là đầu vào của quá trình quản trị nguồn nhân lực và nó ảnh hƣởng đến chất lƣợng nguồn nhân lực trong tổ chức. Quyết định tuyển dụng đƣợc xem là quyết định quan trọng nhất giúp tổ chức trong tƣơng lai có một đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng đƣợc các yêu cầu công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đồng thời, tuyển dụng tốt sẽ giúp cho ngƣời lao động đƣợc làm việc ở những vị trí phù hợp với năng lực, sở trƣờng, phát huy đƣợc động lực làm việc và làm tăng năng suất lao động. Do đó, hoạt động tuyển dụng cần đƣợc quan tâm đúng mức. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của hoạt động tuyển dụng nhân lực, lãnh đạo công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT đã chú trọng phát triển hoạt động này nhằm tìm kiếm, thu hút, lựa chọn đƣợc nhiều nhân tài về làm việc cho công ty. Qua quá trình tìm hiểu về quy trình tuyển dụng lao động tại FPT-IS, em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. 2. Mục đích nghiên cứu Chuyên đề đã phân tích và đánh giá thực trạng tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT, làm rõ những ƣu nhƣợc điểm của quy trình tuyển dụng để từ đó đƣa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng của công ty. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT trong thời gian từ năm 2006 đến năm 2008. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Chuyên đề đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau: - Phƣơng pháp so sánh - Phƣơng pháp điều tra phân tích - Phƣơng pháp thống kê - Phƣơng pháp tổng hợp 5. Kết cấu của chuyên đề Ngoài Lời mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm có 3 chƣơng: Chƣơng 1: Những vấn đề lý luận chung về tuyển dụng nhân lực trong tổ chức Chƣơng 2: Phân tích thực trạng quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT Chƣơng 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC 1.1 Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân lực 1.1.1 Các khái niệm cơ bản 1.1.1.1 Tuyển dụng Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút những ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau đến nộp đơn đăng ký tìm việc làm và lựa chọn trong số họ những ngƣời phù hợp nhất với các tiêu chuấn và yêu cầu của các vị trí cần tuyển. Tuyển dụng nhân lực là một trong những hoạt động quan trọng của quản trị nguồn nhân lực. Quá trình tuyển dụng bao gồm quá trình tuyển mộ và quá trình tuyển chọn. 1.1.1.2 Tuyển mộ Tuyển mộ là quá trình thu hút những ngƣời xin việc có trình độ từ lực lƣợng lao động xã hội và lực lƣợng lao động bên trong tổ chức đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm. Kết thúc quá trình tuyển mộ, tổ chức sẽ thu đƣợc đơn xin việc của ngƣời lao động. Quá trình tuyển mộ có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn. Tuyển mộ là khâu cung cấp đầu vào cho tuyển chọn. Quá trình tuyển mộ đƣợc thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tuyển chọn, tiết kiệm chi phí tuyển dụng và tổ chức sẽ tìm đƣợc những ngƣời lao động phù hợp với công việc. Ngƣợc lại, nếu thực hiện không tốt quá trình tuyển mộ thì những ngƣời lao động có trình độ cao, có khả năng đáp ứng công việc có thể đã không đƣợc lựa chọn hoặc có ít ngƣời nộp đơn xin việc hơn so với nhu cầu tuyển dụng thì việc tuyển chọn cũng không có hiệu quả. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Tuyển mộ là một quá trình phức tạp, có ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng nguồn nhân lực trong tổ chức. Không chỉ ảnh hƣởng tới tuyển chọn, tuyển mộ còn ảnh hƣởng đến nhiều chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực nhƣ đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, các mối quan hệ lao động,… 1.1.1.3 Tuyển chọn Tuyển chọn là bƣớc tiếp sau của tuyển mộ. Tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại, còn tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để quyết định xem trong số các ứng viên ấy ai là ngƣời hội tụ đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty. Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã đƣợc đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với ngƣời thực hiện. Quá trình tuyển chọn cần đáp ứng đủ 3 yêu cầu sau: - Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch hoá nguồn nhân lực của công ty. - Tuyển chọn đƣợc những ngƣời lao động có trình độ phù hợp với yêu cầu công việc nhằm đạt đƣợc năng suất lao động cao. - Tuyển chọn đƣợc những ngƣời có đủ sức khoẻ, đạo đức, kỷ luật, trung thực, có động cơ làm việc tốt, có khả năng gắn bó lâu dài với công ty. 1.1.2 Vai trò của tuyển dụng nhân lực Tuyển dụng là điều kiện trung tâm cho sự thắng lợi của tổ chức. Hoạt động tuyển dụng đƣợc thực hiện tốt thì trong tƣơng lại tổ chức sẽ có một đội ngũ lao động có chuyên môn cao, đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ chức. Đồng thời, tuyển dụng tốt sẽ tạo cho tổ chức có một lợi thế cạnh tranh về nguồn nhân lực so với các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực, ngành nghề. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Tuyển dụng đƣợc những ứng viên phù hợp sẽ giúp tổ chức tránh đƣợc những thiệt hại và rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhƣ không mất chi phí cho đào tạo lai, tuyển dụng lại, tránh đƣợc những tai nạn lao động trong quá trình thực hiện công việc,… Tuyển dụng tốt còn là điều kiện để thực hiện hiệu quả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác nhƣ: đánh giá thực hiện công việc, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quan hệ lao động,… Công tác tuyển dụng đƣợc thực hiện tốt sẽ giúp những ngƣời lao động đƣợc nhận vào làm việc ở những vị trí công việc phù hợp với khả năng, trình độ, sở trƣờng và tính cách của mình. Điều này góp phần tạo ra sự thoả mãn trong lao động, tạo động lực làm việc cho ngƣời lao động và nâng cao năng suất lao động. Từ đó, ngƣời lao động sẽ tin tƣởng, gắn bó trung thành với tổ chức, làm việc tốt hơn khiến hoạt động của tổ chức luôn đạt hiệu quả cao. Nhƣ vậy, có thể nói tuyển dụng là dấu hiệu đầu tiên cho sự thành công của tổ chức. 1.2 Các yếu tố ảnh hƣởng đến tuyển dụng nhân lực trong tổ chức 1.2.1 Các yếu tố thuộc về tổ chức  Uy tín của tổ chức Những tổ chức có uy tín, đƣợc ứng viên đánh giá càng cao thì càng có khả năng thu hút đƣợc nhiều ứng viên giỏi. Tâm lý chung của ngƣời xin việc là muốn tìm đƣợc công việc tốt, ổn định. Những tổ chức có uy tín trên thị trƣờng sẽ có khả năng cung cấp những công việc thoả mãn những mong muốn đó. Vì vậy, ngƣời lao động thƣờng chú trọng nộp đơn xin việc vào các tổ chức có uy tín. Ngƣợc lại, những tổ chức bị ứng viên đánh giá thấp thƣờng có ít ứng viên và khả năng thu hút đƣợc những ứng viên giỏi không lớn.  Khả năng tài chính của doanh nghiệp Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Khả năng tài chính của doanh nghiệp ảnh hƣởng đến chi phí mà doanh nghiệp dự định sẽ chi trả cho hoạt động tuyển dụng. Những doanh nghiệp có khả năng tài chính lớn sẽ sẵn sàng đầu tƣ lƣợng chi phí lớn để xây dựng một quy trình tuyển dụng sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Nhờ đó, tổ chức thu hút đƣợc nhiều ứng viên hơn. Đồng thời, những tổ chức có tiềm lực về tài chính sẽ có khả năng chi trả lƣơng cao và ổn định. Tiền lƣơng và mức độ đóng góp của nhân viên cho doanh nghiệp có mối quan hệ tƣơng hỗ. Việc trả lƣơng cao chính là yếu tố tạo động lực tốt để những ngƣời lao động giỏi nộp đơn xin việc vào những vị trí trống trong tổ chức.  Quảng cáo và các mối quan hệ xã hội Quảng cáo không chỉ là hình thức quảng bá sản phẩm, hàng hoá dịch vụ, lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà còn gây dựng đƣợc hình ảnh, uy tín của tổ chức trên thị trƣờng. Ngày nay, nhiều tổ chức đầu tƣ một lƣợng chi phí lớn cho việc quảng cáo. Nhờ đó mà mọi ngƣời đều biết đến tổ chức. Đây cũng là một cách để tổ chức thu hút đƣợc nhiều ứng viên.  Các chính sách nhân sự, bầu không khí văn hoá của công ty, các quan hệ với công đoàn Những công ty có chính sách nhân sự công bằng hấp dẫn, chế độ đãi ngộ tốt thƣờng thu hút đƣợc nhiều lao động và giữ chân đƣợc những ngƣời tài ở lại với tổ chức mình. Những tổ chức theo đuổi chính sách thăng tiến, đề bạt nội bộ đã tự mình hạn chế số lƣợng ứng viên cho các công việc, đặc biệt là các chức vụ quan trọng. Do đó, họ thƣờng khó có những ứng viên tốt nhất cho các công việc. Hoạt động tuyển dụng còn bị ảnh hƣởng bởi công tác công đoàn. Công đoàn là lực lƣợng bảo vệ, đại diện cho ngƣời lao động. Công đoàn sẽ có phản ứng nếu các cấp quản trị tuyển dụng nhân lực thiếu bình đẳng hoặc phân biệt đối xử. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Đồng thời, bầu không khí văn hoá của tổ chức cũng tác động lớn đến tuyển dụng. Văn hoá tổ chức là món ăn tinh thần, chất keo đoàn kết, là niềm tự hào cho mỗi cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Một tổ chức có bầu không khí năng động, đoàn kết, trẻ trung, kích thích sáng tạo thì cấp quản trị sẽ tuyển chọn đƣợc nhiều nhân tài.  Quan điểm của các nhà quản trị trong tuyển dụng Các nhà tuyển dụng phải là những ngƣời có chuyên môn cao, am hiểu về công tác tuyển dụng. Họ có thể tạo đƣợc bầu không khí thoải mái để ứng viên có thể bộc lộ hết năng lực của mình. Từ đó, nhà tuyển dụng mới đƣa ra đƣợc những quyết định đúng đắn. Hoạt động tuyển dụng phải đƣợc tiến hành công khai và bình đẳng với mọi ứng viên. Nhà tuyển dụng phải công bằng thì mới đảm bảo tuyển đƣợc những ngƣời thực sự có năng lực, phù hợp với công việc. Ngƣợc lại, những nhà tuyển dụng thiếu công bằng sẽ tuyển lựa lao động phụ thuộc vào các mối quan hệ riêng, tuyển những ngƣời lao động không phù hợp với công việc, không đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn tuyển chọn của tổ chức, làm giảm hiệu quả của hoạt động tuyển dụng. 1.2.2 Các yếu tố thuộc về môi trƣờng  Thị trƣờng lao động Doanh nghiệp cần nhìn nhận đƣợc mối quan hệ giữa cung và cầu về loại lao động mà doanh nghiệp đang sử dụng. Khi cung lao động lớn hơn cầu lao động sẽ dẫn đến dƣ thừa lao động. Thƣờng thì khi tỷ lệ lao động thất nghiệp càng cao thì nguồn cung cấp ứng viên càng nhiều và tổ chức càng dễ tuyển nhân viên. Cùng một công việc sẽ có nhiều ngƣời nộp đơn xin việc và nhà quản trị sẽ có cơ hội để lựa chọn đƣợc những ứng viên phù hợp nhất với công việc. Ở Việt Nam, dân số phát Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 triển nhanh, lực lƣợng lao động hàng năm cần việc làm ngày càng đông. Đây chính là một điều kiện thuận lợi cho các nhà tuyển dụng. Ngƣợc lại, nếu cung lao động nhỏ hơn cầu lao động thì công tác tuyển dụng sẽ gặp khó khăn. Nhà quản trị cần chớp lấy cơ hội tuyển dụng để đảm bảo ứng viên đƣợc lựa chọn vẫn đáp ứng đủ yêu cầu đã đƣợc đặt ra mà không bị đối thủ cạnh tranh “nẫng tay trên”.  Sự cạnh tranh của các tổ chức trên thị trƣờng Trong nền kinh tế thị trƣờng, các tổ chức không phải chỉ cạnh tranh về sản phẩm, hàng hoá dịch vụ mà còn cạnh tranh về số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực là tài sản quý giá nhất mà các tổ chức phải lo gìn giữ, duy trì và phát triển. Để thực hiện đƣợc điều đó, các tổ chức phải có chính sách nhân sự hợp lý, chế độ đãi ngộ tốt thì mới thu hút đƣợc nhân tài, giữ chân đƣợc nhân viên ở lại với mình. Nguồn nhân lực giỏi chính là yếu tố quyết định sự thắng lợi của tổ chức trong điều kiện thị trƣờng cạnh tranh khốc liệt. Tổ chức nào càng có sức mạnh trong cạnh tranh thì càng thu hút đƣợc nhiều nhân tài. Ngƣợc lại, nếu chính sách đãi ngộ không tốt thì tổ chức sẽ dễ mất nhân tài mà việc tuyển dụng đƣợc những ngƣời tƣơng đƣơng là không dễ dàng, lại tốn thời gian và tiền bạc.  Luật pháp của chính phủ Luật lao động của nƣớc ta đã đƣợc ban hành và áp dụng từ tháng một năm 1995. Luật pháp có ảnh hƣởng lớn đến hoạt động tuyển dụng nhân lực. Các tổ chức cần phải tuân thủ luật pháp trong việc tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động.  Quan điểm của xã hội về nghề nghiệp, vị trí công việc Các vị trí công việc mở ra nhiều cơ hộ thăng tiến, đem lại mức thu nhập cao,… sẽ thu hút nhiều ứng viên tham gia nộp đơn xin việc. Ngƣợc lại, những công việc bị đánh giá là nhàm chán, thu nhập thấp, ít có cơ hội thăng tiến, Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 nguy hiểm, vị trí xã hội thấp,… sẽ khó thu hút đƣợc nhiều ứng viên. Ngay cả khi thất nghiệp gia tăng, việc làm khó kiếm thì nhiều ngƣời vẫn không chấp nhận làm những công việc nhƣ vậy.  Tình trạng nền kinh tế Tình trạng kinh tế có ảnh hƣởng lớn đến hoạt động tuyển dụng. Trong giai đoạn kinh tế suy thoái, bất ổn có chiều hƣớng đi xuống, công ty thƣờng thu hẹp quy mô. Một mặt nó vẫn cần phải duy trì lực lƣợng lao động lành nghề, một mặt phải cắt giảm chi phí lao động bằng cách không tuyển thêm lao động, giảm giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ tạm thời hoặc nghỉ việc,… khiến tỷ lệ thất nghiệp gia tăng. Ngƣợc lại, khi kinh tế phát triển, công ty lại có nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh. Việc mở rộng sản xuất này đòi hỏi công ty phải tuyển thêm lao động có trình độ, tăng lƣơng và các chế độ đãi ngộ để thu hút đƣợc nhân tài. Rõ ràng, kinh tế phát triển hay suy thoái đều có ảnh hƣởng đến hoạt động tuyển dụng.  Khoa học kỹ thuật Ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển không ngừng. Để có đủ sức mạnh cạnh tranh trên thị trƣờng, các công ty tại Việt Nam đã phải cải tiến kỹ thuật và thiết bị. Sự thay đổi này khiến tổ chức phải cần đến những ứng viên giỏi, thích nghi đƣợc với môi trƣờng làm việc hiện đại. Sự thay đổi khoa học kỹ thuật còn đồng nghĩa với việc cần ít lao động hơn mà vẫn sản xuất ra một lƣợng sản phẩm tƣơng đƣơng. Điều này có nghĩa là nhà quản trị phải bố trí lại lao động, sắp xếp lại lao động dƣ thừa. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 1.3 Nội dung của tuyển dụng nhân lực 1.3.1 Tuyển mộ 1.3.1.1 Nguồn tuyển mộ Khi có nhu cầu tuyển dụng, các tổ chức có thể tuyển mộ từ lực lƣợng lao động bên trong tổ chức cũng nhƣ từ thị trƣờng lao động ở bên ngoài. Mỗi nguồn đều có những ƣu nhƣợc điểm riêng. Tùy vào từng trƣờng hợp cụ thể, tổ chức sẽ quyết định nên tuyển mộ từ nguồn nào.  Nguồn nhân lực bên trong tổ chức Nguồn này bao gồm những ngƣời đang làm việc cho tổ chức. Nguồn bên trong thƣờng đƣợc ƣu tiên hàng đầu bởi nhiều ƣu điểm của nó. Nguồn bên trong gồm những ngƣời lao động đã qua thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm với công việc. Sử dụng nguồn này sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí tuyển dụng. Ngƣời lao động đã quen với công việc trong tổ chức khiến quá trình thực hiện công việc đƣợc diễn ra liên tục. Họ dễ dàng thích nghi với công việc mới hơn. Họ đã quen với những đặc điểm, mục tiêu, định hƣớng, văn hóa của tổ chức nên ít bỏ việc. Sử dụng nguồn nội bộ sẽ hạn chế đƣợc một cách tối đa việc ra các quyết định sai trong đề bạt và thuyên chuyển lao động. Đồng thời, hình thức tuyển dụng trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc trong tổ chức sẽ tạo ra sự thi đua giữa các nhân viên, làm tăng sự thỏa mãn đối với công việc, tăng đƣợc tình cảm và lòng trung thành đối với tổ chức. Họ sẽ làm việc với một động lực mới, thúc đẩy quá trình làm việc đƣợc tốt hơn. Tuy nhiên, nguồn này cũng có một số nhƣợc điểm cần khắc phục. Khi đề bạt những ngƣời đang làm việc trong tổ chức có thể sẽ hình thành nhóm những ngƣời không đƣợc bổ nhiệm. Họ thƣờng có biểu hiện không phục lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo,... Điều đó gây tâm lý chia bè phái, tạo nên các mâu thuẫn nội bộ. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Những nhân viên cũ của tổ chức đã quen với cách làm việc của cấp trên trƣớc đây. Họ có thể sẽ rập khuôn theo cách làm việc đó, làm việc thiếu sáng tạo, không tạo ra đƣợc sự mới mẻ trong phong cách làm việc. Điều này là không tốt đối với những tổ chức đang trong tình trạng hoạt động kém hiệu quả. Đối với những tổ chức có quy mô nhỏ, việc chỉ sử dụng nguồn nội bộ sẽ không làm cho tổ chức thay đổi đƣợc chất lƣợng lao động.  Nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức Nguồn này bao gồm những mới đến xin việc. Họ là những sinh viên đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề; những ngƣời đang trong thời gian thất nghiệp, bỏ việc cũ; những ngƣời đang làm việc tại các tổ chức khác; bạn bè của nhân viên trong công ty;... So với nguồn bên trong thì nguồn bên ngoài đa dạng và phong phú hơn. Đây là những ngƣời đƣợc trang bị những kiến thức tiên tiến và có hệ thống. Từ nguồn bên ngoài, tổ chức sẽ có đƣợc nhiều sự lựa chọn hơn và có cơ hội để đổi mới chất lƣợng nguồn nhân lực. Những ngƣời lao động từ nguồn bên ngoài thƣờng có cách nhìn mới đối với tổ chức. Họ mang lại cho tổ chức một bầu không khí làm việc mới, tạo ra sự thay đổi cần thiết trong cách làm việc cũ của tổ chức. Nhƣng tuyển lao động từ nguồn bên ngoài thì tổ chức sẽ phải bỏ ra chi phí lớn để đầu tƣ cho hoạt động tuyển mộ. Ngƣời lao động lại chƣa thể đáp ứng ngay đƣợc yêu cầu của công việc. Tổ chức sẽ mất thời gian để hƣớng dẫn họ làm quen với công việc cũng nhƣ hòa nhập với môi trƣờng làm việc mới, phức tạp hơn trong công tác đào tạo và định hƣớng lao động. Việc thƣờng xuyên tuyển ngƣời bên ngoài tổ chức sẽ gây nên tâm lý thất vọng cho những ngƣời trong tổ chức vì họ cảm thấy mình không có cơ Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 hội đƣợc thăng tiến, thiếu động lực để phấn đấu, động cơ làm việc giảm sút làm giảm hiệu quả công việc, thiếu niềm tin với tổ chức. Hơn nữa, nếu tuyển mộ những ngƣời đã làm việc cho đối thủ cạnh tranh thì phải chú ý để tránh việc kiện tụng liên quan đến các thông tin bí mật của đối thủ cạnh tranh. Để hoạt động tuyển mộ đạt hiệu quả cao thì tổ chức nên kết hợp thu hút ứng viên từ cả hai nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức. 1.3.1.2 Phƣơng pháp tuyển mộ Để nâng cao hiệu quả của hoạt động tuyển mộ, các nhà tuyển dụng thƣờng sử dụng nhiều phƣơng pháp tuyển mộ.  Các phƣơng pháp tuyển mộ đối với nguồn nhân lực bên trong tổ chức Phƣơng pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ: Khi có vị trí công việc cần tuyển ngƣời, cán bộ nhân sự sẽ lập bản thông báo tuyển mộ gồm các thông tin về công việc, nhiệm vụ và các yêu cầu đối với ngƣời lao động. Bản thông báo này đƣợc gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức. Sử dụng thông báo tuyển mộ thƣờng tốn nhiều thời gian và nó không phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ. Phƣơng pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong tổ chức: Với phƣơng pháp này, chúng ta có thể tìm đƣợc những ngƣời phù hợp với yêu cầu của công việc một cách nhanh chóng và cụ thể. Để tuyển đƣợc những ngƣời lao động có năng lực thực sự thì ngƣời giới thiệu phải có trách nhiệm và nhà tuyển dụng phải công bằng. Phƣơng pháp sử dụng “Danh mục các kỹ năng”: Trong phần mềm nhân sự, các tổ chức thƣờng lƣu trữ “Danh mục các kỹ năng” của từng ngƣời lao động. Nó gồm các thông tin về trình độ giáo dục đào tạo, quá trình công tác, Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân,... Cán bộ nhân sự sẽ căn cứ vào danh mục này để lựa chọn những ngƣời phù hợp cho các vị trí trống.  Các phƣơng pháp tuyển mộ từ nguồn bên ngoài tổ chức Phƣơng pháp thu hút thông qua quảng cáo trên các phƣơng tiện truyền thông nhƣ đài truyền hình, báo, tạp chí, mạng internet,... Nội dung quảng cáo gồm những thông tin cơ bản về công ty, vị trí công việc, số lƣợng tuyển, nhiệm vụ chính, những yêu cầu căn bản, quyền lợi mà ngƣời lao động đƣợc hƣởng, thời hạn nộp hồ sơ,... Phƣơng pháp này thƣờng thu hút đƣợc nhiền ứng viên tham gia xin việc và nó phù hợp với các tổ chức lớn. Phƣơng pháp thu hút thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm: phƣơng pháp này phù hợp với các tổ chức không có bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực. Các trung tâm này là cầu nối giữa ngƣời lao động và tổ chức. Nó thƣờng đƣợc đặt trong các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học, các cơ quan quản lý lao động,… Ở Việt Nam, phƣơng pháp vẫn có những bất cập, tỷ lệ ngƣời tìm đƣợc việc làm thông qua các trung tâm còn thấp. Phƣơng pháp thu hút ứng viên thông qua các hội chợ việc làm: Phƣơng pháp này cho phép các ứng viên đƣợc tiếp xúc trực tiếp với các nhà tuyển dụng. Cùng một thời điểm, ứng viên và nhà tuyển dụng đều nhận đƣợc nhiều thông tin hơn. Từ đó, họ có căn cứ xác đáng để đƣa ra những quyết định đúng đắn nhất. Phƣơng pháp thu hút ứng viên thông qua việc cử cán bộ nhân sự đến các cơ sở đào tạo: Các cơ sở đào tạo là nơi cung cấp nhiều ứng viên và luôn tạo điều kiện thuận lợi khi tổ chức cử cán bộ đến tuyển mộ. Do đó, hoạt động tuyển mộ thƣờng đạt kết quả cao. Ngoài những phƣơng pháp trên còn có một số phƣơng pháp tuyển mộ khác nhƣ phƣơng pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công nhân Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 viên trong tổ chức, các tổ chức tuyển dụng chuyên nghiệp, thuê chuyên gia tuyển mộ, sinh viên thực tập,… 1.3.1.3 Quy trình tuyển mộ Các tổ chức sẽ tuyển mộ lao động dựa trên kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Vì việc tuyển mộ rất tốn kém nên trƣớc tiên nhà quản trị có thể tìm một số giải pháp khác để thay thế cho tuyển mộ. Đó là: hợp đồng thầu lại, làm thêm giờ, nhờ các tổ chức khác giúp đỡ thực hiện các dịch vụ trong thời gian ngắn mang tính chất tạm thời, thuê lao động từ công ty cho thuê,… Nếu các giải pháp này vẫn không đáp ứng đƣợc nhu cầu về nhân sự thì lúc đó tổ chức mới tiến hành quá trình tuyển mộ. Tuyển mộ là chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực. Để đạt đƣợc kết quả tốt, quá trình tuyển mộ phải đƣợc tiến hành có kế hoạch và mang tính chiến lƣợc rõ ràng. Quá trình tuyển mộ gồm các bƣớc sau:  Xây dựng chiến lƣợc tuyển mộ  Lập kế hoạch tuyển mộ Một tổ chức phải xác định đƣợc mình cần tuyển mộ bao nhiêu ngƣời cho từng vị trí cần tuyển. Số lƣợng ứng viên nộp đơn xin việc phải nhiều hơn số lƣợng lao động mà tổ chức cần thuê mƣớn. Để biết đƣợc tổ chức cần phải tuyển mộ bao nhiêu ngƣời cho mỗi vị trí ta phải dựa vào tỷ lệ sàng lọc. Tỷ lệ này thể hiện mối quan hệ về số lƣợng các ứng viên còn lại ở từng bƣớc trong quá trình tuyển chọn và số ngƣời sẽ đƣợc chấp nhận vào các bƣớc tiếp theo. Tỷ lệ sàng lọc cần phải đƣợc xác định một cách chính xác và hợp lý bởi nó ảnh hƣởng tới chi phí tài chính, tâm lý và kỳ vọng của ngƣời xin việc. Các tỷ lệ sàng lọc phần lớn do tính đặc thù của công việc, tâm lý xã hội của ngƣời xin việc quyết định, trong đó yếu tố thu nhập có ý nghĩa quan trọng nhất. Khi xác định tỷ lệ sàng lọc, ta cần phải căn cứ vào các yếu tố: thị trƣờng lao động, Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 chất lƣợng nguồn nhân lực, mức độ phức tạp của công việc, tâm lý chọn nghề của ngƣời lao động, kinh nghiệm của tổ chức trong công tác tuyển mộ. Khi lập kế hoạch tuyển mộ, nhà quản trị phải đảm bảo đƣợc tính công bằng để tất cả mọi ngƣời đều có cơ hội nộp đơn xin việc.  Xác định nguồn và phƣơng pháp tuyển mộ Để tuyển mộ đƣợc đủ số lƣợng và chất lƣợng ngƣời lao động cho các vị trí trống, nhà quản trị cần phải cân nhắc lựa chọn xem ở vị trí công việc đó nên lấy ngƣời bên trong hay bên ngoài tổ chức và đi kèm với nó là phƣơng pháp tuyển mộ phù hợp. Việc tuyển mộ nhân lực từ bên ngoài hay đề bạt ngƣời lao động từ vị trí công việc thấp lên vị trí công việc cao hơn cần phải đƣợc xem xét kỹ bởi cả hai nguồn này đều có những ƣu nhƣợc điểm riêng của nó. Thông thƣờng nguồn bên trong đƣợc ƣu tiên hơn. Tuy nhiên, trong nhiều trƣờng hợp tuyển mộ từ nguồn bên ngoài lại có ý nghĩa hơn. Các chức vụ cao trong tổ chức nhƣ: giám đốc, phó giám đốc, trƣởng phòng,… thƣờng sẽ ƣu tiên nguồn nội bộ. Các vị trí nhân viên cấp thấp hơn thƣờng sử dụng nguồn bên ngoài. Đi kèm với nguồn tuyển mộ, tổ chức cần lựa chọn các phƣơng pháp tuyển mộ hợp lý thì mới tìm đƣợc nhiều ngƣời nộp đơn xin việc. Quảng cáo trên phƣơng tiện truyền thông, các trung tâm giới thiệu việc làm, hội chợ việc làm là các phƣơng pháp phổ biến và thƣờng thu hút đƣợc kết quả tuyển mộ tốt nhất.  Xác định thời gian và địa điểm tuyển mộ Lựa chọn đƣợc các vùng tuyển mộ phù hợp là yếu tố quyết định đến sự thành công của quá trình tuyển mộ của mỗi tổ chức. Nguồn lao động chất lƣợng cao thƣờng tập trung ở các đô thị, các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề, các trung tâm công nghiệp, khu chế xuất,… Nếu tuyển mộ lao động phổ thông, tổ chức nên tập trung vào thị trƣờng lao động nông nghiệp. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Các tổ chức cần xác định rõ thị trƣờng lao động quan trọng nhất của mình, nơi có nhiều đối tƣợng thích hợp nhất cho công việc trong tƣơng lai. Tổ chức cũng phải phân tích lực lƣợng lao động hiện có để từ đó xác định nguồn gốc của những ngƣời lao động tốt nhất. Sau khi xác định đƣợc địa chỉ tuyển mộ, tổ chức sẽ xác định thời gian và thời điểm tuyển mộ. Thời gian tuyển mộ đƣợc lập theo kế hoạch trƣớc mắt và kế hoạch lâu dài. Các kế hoạch này phải căn cứ vào mục tiêu mà tổ chức đã xác định tƣơng ứng (quy mô kinh doanh, tốc độ tăng trƣởng, tính chất công nghệ).  Tìm kiếm ngƣời xin việc Quy trình tìm kiếm ngƣời xin việc có vị trí quan trọng. Nó đƣợc quyết định bởi các phƣơng pháp thu hút ngƣời xin việc. Có nhiều phƣơng pháp thu hút ngƣời xin việc và nó phụ thuộc vào các nguồn tuyển mộ mà tổ chức dự định sẽ thu hút. Trong những thị trƣờng cạnh tranh gay gắt, để thu hút đƣợc những ngƣời lao động có trình độ cao, phù hợp với các yêu cầu công việc, các tổ chức phải đƣa ra đƣợc các hình thức kích thích hấp dẫn. Hình thức gây sự chú ý đầu tiên đối với ngƣời lao động là hình ảnh về tổ chức. Tổ chức nên đƣa ra các hình ảnh đẹp, đƣa ra những viễn cảnh tƣơng lai của tổ chức. Trong chiến lƣợc thu hút nguồn nhân lực, các tổ chức cần cân nhắc các hình thức kích thích để đƣa ra công bố trên các phƣơng tiện quảng cáo. Trên thực tế, những ngƣời nộp đơn xin việc thƣờng bị thu hút bởi mức lƣơng và mức tiền thƣởng cao. Đây là hình thức hấp dẫn nhất. Vấn đề tiếp theo là xác định các cán bộ tuyển mộ có hiệu quả vì năng lực của cán bộ tuyển mộ có tính chất quyết định đến chất lƣợng tuyển mộ. Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368  Đánh giá quá trình tuyển mộ Để việc tuyển mộ ngày càng đạt kết quả cao thì tổ chức phải đánh giá quá trình tuyển mộ. Trong quá trình đánh giá, ta cần chú ý đến các nội dung sau: Chi phí tài chính cho quá trình tuyển mộ: gồm thù lao trả cho những ngƣời làm công tác tuyển mộ, tiền chi trả cho các tổ chức bên ngoài có liên quan đến tuyển mộ,… Tổng chi phí này phải nằm trong kế hoạch tuyển dụng đề ra. Tỷ lệ sàng lọc đã hợp lý chƣa? Để giảm chi phí tài chính, chúng ta nên giảm tỷ lệ này xuống một mức độ phù hợp mà vẫn phải đảm bảo không ảnh hƣởng đến chất lƣợng nguồn nhân lực đƣợc tuyển. Đánh giá hiệu quả của các quảng cáo tuyển mộ, đánh giá hiệu quả của tuyển mộ với mục tiêu của tổ chức để rút kinh nghiệm cho những lần tuyển mộ sau. Các thông tin thu đƣợc đã đảm bảo đủ mức độ tin cậy cho việc xét tuyển chƣa? Các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ ứng viên đã hợp lý chƣa, đã bao quát hết đƣợc các trƣờng hợp phải loại bỏ chƣa? Những thủ tục để thu thập và lƣu trữ thông tin về ứng viên có quá phức tạp không và có cần thiết không? 1.3.2 Tuyển chọn 1.3.2.1 Quá trình tuyển chọn Tiếp sau quá trình tuyển mộ là tuyển chọn. Tuyển chọn là khâu quan trọng giúp các nhà quản trị đƣa ra các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn. Do đó, mỗi tổ chức đều cần phải có một quá trình tuyển chọn phù hợp. Quá trình tuyển chọn gồm nhiều bƣớc. Số lƣợng và các bƣớc trong quá trình Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 tuyển chọn không phải là cố định. Nó phụ thuộc vào mức độ phức tạp của công việc và tính chất của loại lao động cần tuyển chọn. Để tuyển chọn đạt kết quả cao thì quá trình tuyển chọn cần có các bƣớc sau:  Bƣớc 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ Đây là bƣớc đầu trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Buổi gặp gỡ này cần diễn ra trong môi trƣờng thân thiện, thoải mái, thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau giữa hai bên. Bƣớc này nhằm xác lập mối quan hệ giữa ngƣời xin việc và ngƣời sử dụng lao động. Qua quá trình này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá đƣợc ứng viên đó có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không. Nếu ứng viên không có khả năng phù hợp với công việc sẽ bị loại bỏ ngay. Để quyết định này đƣợc chính xác thì các tiêu chuẩn cần đƣợc xây dựng một cách rõ ràng, tránh sự ảnh hƣởng bởi yếu tố chủ quan của ngƣời phỏng vấn. Những câu hỏi của cán bộ tuyển dụng nên hƣớng vào đánh giá sơ bộ về động cơ xin việc và năng lực hiện có của ứng viên. Những lý do chính để loại bỏ ứng viên ở bƣớc này là họ chƣa đáp ứng đƣợc các yêu cầu về giáo dục đào tạo, kinh nghiệm công tác, năng lực nghiệp vụ,…  Bƣớc 2: Sàng lọc qua đơn xin việc Để tham gia vào quá trình tuyển chọn, các ứng viên đều phải nộp đơn xin việc. Đơn xin việc thƣờng đƣợc các tổ chức thiết kế theo mẫu có sẵn một cách khoa học và chi tiết để tiết kiệm thời gian lựa chọn ứng viên. Đơn xin việc bao gồm các thông tin nhƣ: thông tin cá nhân, thông tin về quá trình học tập, đào tạo, các kỹ năng, kinh nghiệm công tác và quá trình làm việc, các đặc điểm tâm lý cá nhân, sở thích,… Ứng viên có trách nhiệm điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn đó. Các thông tin này đƣợc đối chiếu với bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện. Từ đó, tổ chức có Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 những hiểu biết ban đầu về ứng viên, lựa chọn ra những hồ sơ có chất lƣợng và loại bớt một số ứng viên không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc.  Bƣớc 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn Các trắc nghiệm nhân sự giúp các nhà tuyển dụng nắm đƣợc các kết quả khách quan về các đặc trƣng tâm lý của con ngƣời nhƣ: khả năng bẩm sinh, sở thích, cá tính,… Qua trắc nghiệm nhân sự, nhà tuyển dụng sẽ tìm hiểu đƣợc các đặc trƣng đặc biệt trong thực hiện công việc của từng cá nhân, các công việc có tính chất đặc thù. Trắc nghiệm nhân sự giúp phát hiện những khả năng tiềm ẩn, dự đoán đƣợc kết quả thực hiện công việc trong tƣơng lai của các ứng viên. Các bài trắc nghiệm phải đƣợc xây dựng bởi những ngƣời am hiểu về công việc, họ đã nghiên cứu kỹ về công việc thông qua bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với ngƣời thực hiện. Trên thực tế có nhiều loại trắc nghiệm và ngƣời ta thƣờng sử dụng các bài trắc nghiệm bằng chính công việc mà sau này các ứng viên phải làm và là bài trắc nghiệm mẫu. Trắc nghiệm nhân sự gồm có: trắc nghiệm thành tích, trắc nghiệm về khả năng và năng khiếu, trắc nghiệm về tính cách và sở thích, trắc nghiệm về tính trung thực, trắc nghiệm y học,…  Bƣớc 4: Phỏng vấn tuyển chọn Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp giữa nhà tuyển dụng và các ứng viên. Quá trình phỏng vấn tạo cơ hội để nhà tuyển dụng thu thập đƣợc các thông tin của ứng viên một cách cụ thể, rõ ràng. Phƣơng pháp phỏng vấn giúp ta khắc phục đƣợc những nhƣợc điểm mà việc nghiên cứu đơn xin việc không nắm đƣợc. Đồng thời, qua buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ giới thiệu đƣợc nhiều thông tin về công ty mình tới các ứng viên.  Bƣớc 5: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực của các ứng viên Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Các ứng viên dù có đáp ứng đầy đủ các yếu tố về trình độ giáo dục đào tạo, kinh nghiệm công tác, hiểu biết, thông minh, tƣ cách tốt nhƣng có sức khoẻ không đảm bảo thì tổ chức cũng không nên tuyển dụng. Bƣớc này đƣợc tiến hành nhằm đảm bảo rằng các ứng viên có đủ sức khoẻ để làm việc lâu dài với tổ chức và tránh những đòi hỏi không chính đáng của ngƣời đƣợc tuyển về việc đảm bảo sức khoẻ. Phòng nhân sự sẽ cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cần thiết tƣơng ứng với từng vị trí công việc cho các chuyên gia y tế. Họ sẽ dựa vào đó để xem xét ứng viên có đủ sức khoẻ để làm việc cho tổ chức hay không? Bƣớc này cần đƣợc thực hiện khách quan, tránh hiện tƣợng hình thức, qua loa.  Bƣớc 6: Phỏng vấn bởi ngƣời lãnh đạo trực tiếp Ngƣời lãnh đạo trực tiếp sẽ phỏng vấn để kiểm tra lại năng lực của ứng viên. Bƣớc này giúp ứng viên và nhà quản lý trong tƣơng lai có thể hiểu nhau, dễ hợp tác với nhau trong công việc hơn. Phỏng vấn bởi ngƣời lãnh đạo trực tiếp sẽ đảm bảo đƣợc sự thống nhất giữa bộ phận tuyển chọn và nơi sử dụng lao động.  Bƣớc 7: Thẩm tra các thông tin thu đƣợc trong quá trình tuyển chọn Mục đích của bƣớc này là xác định độ tin cậy của các thông tin thu đƣợc qua các bƣớc tuyển chọn. Các thông tin thu đƣợc sau khi thẩm tra là căn cứ quan trọng để nhà tuyển dụng đƣa ra quyết định cuối cùng. Có nhiều cách để thẩm tra thông tin nhƣ: trao đổi với ngƣời quản lý cũ của ứng viên, đến nơi đã cấp các văn bằng, chứng chỉ để tìm hiểu thông tin,…  Bƣớc 8: Tham quan công việc Những ứng viên đã vƣợt qua các bƣớc trên sẽ đƣợc tổ chức giới thiệu về quy trình làm việc, tham quan hoặc nghe giải thích đầy đủ về các công việc mà sau này họ sẽ phải làm. Qua đó, ngƣời xin việc biết đƣợc một cách khá chi tiết về công việc trong tƣơng lai của mình nhƣ: mức độ phức tạp, mức lƣơng, Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368