Tài liệu Hoàn thiện tổ chức ktnb tại tct khoáng sản - tkv

㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của Đề tài Kiểm toán nội bộ là công việc thường xuyên của DN, do DN tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo độ tin cậy của các số liệu kế toán và các thông tin trong BCTC của DN, phục vụ chủ yếu cho DN; nó là một công cụ quản lý hữu hiệu, giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của DN. Thông qua công cụ này, ban lãnh đạo DN có thể kiểm soát hoạt động, quản lý rủi ro tốt hơn và tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh của DN. Tại các nước phát triển, Kiểm toán nội bộ đã ra đời từ khá lâu và ngày càng khẳng định được vai trò không thể thiếu của mình trong DN.Tuy nhiên, cụm từ “Kiểm toán nội bộ” mới được đưa vào sử dụng ở Việt Nam trong khoảng 10 năm nay và đến nay khái niệm Kiểm toán nội bộ vẫn còn khá xa lạ với nhiều nhà quản lý, nó vẫn chưa được các DN Việt Nam chú trọng đúng mức, chưa hiểu hết ý nghĩa thực tiễn, chưa được đưa vào sử dụng có hiệu quả trong các DN Việt Nam. Hiện nay, Việt Nam đã và đang hội nhập vào khu vực và thế giới, là thành viên của các tổ chức quốc tế như AFTA, ASEAN, APEC… và mới chính thức gia nhập WTO, nền kinh tế thị trường phát triển mạnh, sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt, các DN luôn phải đứng trước các cơ hội và thách thức. Để tận dụng các cơ hội và đối phó với các khó khăn đòi hỏi bản thân mỗi DN phải nỗ lực khẳng định vị trí của mình, không chỉ bằng các chiêu thức giá cả, chất lượng sản phẩm, dịch vụ… mà còn cần thiết phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu. Điều này cho thấy sự cần thiết của KTNB ngày càng trở nên rõ rệt hơn. Để hoạt động có hiệu quả hơn các DN Việt Nam cần phải chú trọng hơn nữa đến việc thiết lập và đưa vào hoạt động bộ phận KTNB. Đối với TCT Khoáng sản – TKV cũng vậy, là một thành viên của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, quản lý nhiều công ty con với các loại hình đa dạng: Công ty phụ thuộc, công ty CP, công ty TNHH một thành viên … phân bố rộng khắp trên cả nước, TCT cũng đã nhận thấy sự cần thiết của KTNB trong công tác quản lý và đã thành lập bộ phận KTNB. Tuy nhiên bộ phận KTNB 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 của TCT mới được thành lập một năm nay, cơ cấu còn sơ sài và chưa được định hình rõ ràng, hoạt động trong phạm vi hẹp, chưa thể hiện được vai trò của mình. Nhận thấy vấn đề này đang khá bức xúc tại TCT Khoáng sản - TKV, tôi đã chọn Đề tài: “Hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV” làm Luận văn thạc sỹ của mình. 2. Mục đích nghiên cứu của Đề tài Đề tài nghiên cứu thực trạng tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV từ khi thành lập bộ phận KTNB tới nay, từ đó đề xuất các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV Phạm vi nghiên cứu của Đề tài: tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV từ khi thành lập tháng 05/2006 đến tháng 6/2007, với dẫn chứng cụ thể tại một số đơn vị thành viên đã được KTNB. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu theo các phương pháp luận của phép biện chứng duy vật, các phương pháp chung của logic học, phương pháp hệ thống chọn lọc, tổng hợp và phân tích làm rõ đối tượng nghiên cứu. 5. Đóng góp của Đề tài Đề tài làm rõ những đặc điểm về tổ chức hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý tài chính để phân tích thực trạng tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV. Trên cơ sở kết hợp lý luận cơ bản với việc mô tả và phân tích thực tiễn tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV, Đề tài đưa ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản – TKV. 6. Kết cấu của Luận văn: Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn gồm 3 chương: - Chương 1: Lý luận chung về tổ chức KTNB trong DN - Chương 2: Thực trạng tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV - Chương 3: Nguyên tắc và giải pháp hoàn thiện tổ chức KTNB tại TCT Khoáng sản - TKV 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những lý luận chung về Kiểm toán nội bộ trong DN 1.1.1 Khái niệm Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm toán khi được phân chia theo tiêu chí bộ máy tổ chức. Có nhiều khái niệm khác nhau về KTNB. Theo “Chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội bộ” của Hoa Kỳ đã được Viện kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ thông qua tháng 6 năm 1978 thì: “Kiểm toán nội bộ là một chức năng xác minh độc lập được thiết lập trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức, được coi là một dịch vụ đối với tổ chức đó. Mục tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp các thành viên của tổ chức thực thi có hiệu quả trách nhiệm của mình. Nhằm mục tiêu này, kiểm toán nội bộ cung cấp cho các thành viên những công việc phân tích, xác minh, kiến nghị, ý kiến tư vấn và thông tin thuộc về các hoạt động đã được thẩm tra”. Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế IFAC: “ Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một đơn vị kế toán như là một loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Theo định nghĩa của Hiệp hội KTV nội bộ (IIA): “KTNB là một hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức. KTNB giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu trong việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro kiểm soát và giám sát” Như vậy có thể nói Kiểm toán nội bộ là hoạt động kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát của DN; đánh giá độc lập về tính thích hợp và sự tuân thủ các chính sách, thủ tục, quy trình đã được thiết lập trong DN, thông qua đó đưa ra các kiến nghị, tư vấn nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các hệ thống, các quy trình, quy định, góp phần 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 đảm bảo DN hoạt động an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật. Tất cả các hoạt động này được thực hiện bởi một bộ phận do chính DN tổ chức. 1.1.2 1.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của KTNB Chức năng của KTNB Chức năng chủ yếu của KTNB bao gồm: Kiểm tra, xác nhận và đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức và chất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. - Kiểm tra tính phù hợp, độ tin cậy và chính xác của các thông tin tài chính và phi tài chính có thể định lượng được thuộc tất cả các hệ thống và hoạt động của DN. - Kiểm tra sự vận hành hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Kiểm tra tính tuân thủ pháp luật, các nguyên tắc, chính sách, chế độ nghị quyết, nghị định của Nhà nước và DN. - Kiểm tra tính hiệu quả, hiệu lực của các hoạt động SXKD và việc sử dụng hợp lý các nguồn lực. 1.1.2.2 Nhiệm vụ của KTNB - Kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu năng và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong một DN, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách, các thủ tục kiểm soát được lãnh đạo DN sử dụng trong quản lý và điều hành các hoạt động SXKD. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm bốn nhân tố: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục và quy trình kiểm soát, kiểm toán nội bộ. KTNB kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc soát xét hệ thống này nhằm phát hiện, ngăn chặn, hạn chế và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận có thể xảy ra trong quá trình quản lý và kinh doanh của DN. - Kiểm tra, xác nhận chất lượng và độ tin cậy của các thông tin. Các thông tin tài chính và phi tài chính phát sinh từ mọi hoạt động và hành vi quản lý của DN. KTNB có nhiệm vụ phải kiểm tra, xác nhận tính xác thực của tất cả các thông tin này. Qua đó, lãnh đạo DN và các đối tượng quan tâm đến kết quả hoạt động của DN có thể đánh giá được tình hình thực tế của DN. 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 - Kiểm tra sự tuân thủ các chính sách, chế độ, các quy định, kế hoạch và thủ tục hiện hành. KTNB kiểm tra toàn bộ các khâu, các bước trong quá trình hoạt động, kinh doanh của DN để đánh giá mức độ tuân thủ đối với các quy chế, thủ tục, chính sách và quy định của Nhà nước mà DN cần tuân theo. KTNB có thể đánh giá và tham mưu cho lãnh đạo DN về tính hợp lý và sự ưu việt của các quy chế và thủ tục kiểm soát của các chính sách, các kế hoạch hoạt động góp phần tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả trong các quyết định của lãnh đạo DN đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh của DN. - Kiểm tra các phương thức đảm bảo an toàn cho tài sản của DN. Để đảm bảo an toàn cho tài sản của DN, KTNB cần kiểm tra sự hiện diện của các tài sản đó qua việc kiểm kê tài sản thực tế, kiểm tra hệ thống quản lý công nợ, hệ thống kho bãi, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống lưu trữ, bảo quản thông tin (thông tin về tài chính, thống kê, thông tin về chiến lược, kế hoạch SXKD …) Thông qua việc kiểm tra, KTNB giúp cho lãnh đạo DN hoàn thiện các quy chế kiểm soát, kịp thời có các giải pháp thực tế để đảm bảo an toàn cho tài sản của DN. - Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các nguồn lực. Thông qua việc kiểm tra các bộ phạn trong DN, KTNB đánh giá việc thực hiện các nhiệm vụ giao cho các bộ phận, cá nhân có phù hợp và được hoàn thành đúng kế hoạch, mục tiêu đề ra hay không. Đồng thời kiểm tra xem các nguồn lực có được sử dụng có hiệu quả hay không. Từ đó KTNB đưa ra những ý kiến tham mưu cho ban lãnh đạo DN có những điều chỉnh và quyết định kịp thời, chính xác. Như vậy, có thể thấy KTNB có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý của DN: KTNB giúp DN sớm phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi tiêu cực trong quản lý và điều hành; góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và các nguồn lực trong DN; nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý; chống tham ô lãng phí và góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của DN. 1.1.3 Đối tượng của Kiểm toán nội bộ Hoạt động KTNB nhằm mục đích xác minh và bày tỏ ý kiến về tình hình tài chính kế toán và hiệu quả các hoạt động trong DN, do vậy đối tượng của KTNB là thực trạng tài chính cùng hiệu quả, hiệu năng của các nghiệp vụ, hay các dự án cụ 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 thể trong DN. Trong đó, thực trạng hoạt động tài chính được coi là đối tượng chung của KTNB, còn tài liệu kế toán, thực trạng tài sản và nghiệp vụ tài chính, hiệu quả và hiệu năng là các đối tượng cụ thể của KTNB. - Hoạt động tài chính là hoạt động dùng tiền để giải quyết các mối quan hệ kinh tế trong đầu tư, trong kinh doanh, trong phân phối và thanh toán nhằm đạt được lợi ích kinh tế xác định. Hoạt động tài chính phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau: phải có kế hoạch; phải đảm bảo tiết kiệm và có lợi; phải đảm bảo tuân thủ pháp luật và thể lệ tài chính. Trong quan hệ với tính xác định của thông tin thu thập được, thực trạng của hoạt động tài chính gồm hai phần: một phần được phản ánh trong tài liệu kế toán và phần còn lại chưa được phản ánh trong tài liệu này. KTV nội bộ sẽ sử dụng các phương pháp kiểm toán thích hợp để xác minh và đưa ra những đánh giá về thực trạng hoạt động tài chính của DN. - Tài liệu kế toán, trước hết là các bảng khai tài chính, là đối tượng trực tiếp và thường xuyên của mọi cuộc kiểm toán. Trong cơ chế thị trường, tài liệu kế toán không chỉ là cơ sở để tổng kết các chỉ tiêu ở phạm vi rộng hơn, cũng không chỉ để kiểm tra, lưu trữ tài liệu và bảo vệ tài sản mà còn là cơ sở cho mọi người quan tâm ra các quyết định về quản lý, về đầu tư, về thanh toán, phân phối… đồng thời nhu cầu về chất lượng của tài liệu kế toán cũng tăng lên. Do vậy, đối tượng của kiểm toán thuộc phạm vi tài liệu kế toán bao gồm: tính hiện thực của các thông tin kế toán; tính hợp pháp của các biểu mẫu, của trình tự lập và luận chuyển các tài liệu này; tính hợp lý của các đối tượng kế toán phù hợp với nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; tính pháp lý trong việc thực hiện các luật pháp, chuẩn mực và chế độ kinh tế tài chính. - Thực trạng tài sản và nghiệp vụ tài chính: trong DN, tài sản biểu hiện dưới nhiều hình thái vật chất khác nhau với yêu cầu về quy cách, phẩm chất, bảo quản, bảo dưỡng… khác nhau, lại được lưu trữ trên nhiều kho, bãi khác nhau do những người khác nhau quản lý. Cùng với sự phát triển của hoạt động SXKD, quy mô tài sản thay đổi thì sự cách biệt giữa người sở hữu với người bảo quản và sử dụng tài sản tăng lên, khả năng có sự cách biệt giữa tài sản với sự phản ánh của nó trong thông tin kế toán. Điều này đòi hỏi phải đặt thực trạng tài sản vào đối tượng của 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 kiểm toan. Do tài sản của DN thường xuyên vận động, quá trình vận động này được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể nên khi tiến hành kiểm toán thì kiểm toán các phần hành cơ bản sau: các nghiệp vụ về tiền mặt (thu, chi, tồn quỹ); về thanh toán (các khoản vay, nợ, phải thu, phải trả); về tài sản cố định (đầu tư, xây dựng, mua sắm); về hàng hoá (bảo quản, sử dụng); về kinh doanh (mua, bán, sản xuất); về tài chính (tạo vốn, phân phối lợi nhuận)… Tuỳ theo điều kiện và nhu cầu cụ thể mà KTV nội bộ có thể lược bỏ, tách riêng hay sáp nhập các loại nghiệp vụ cơ bản trên để có được những phần hành kiểm toán phù hợp. - Hiệu quả và hiệu năng: Theo quan điểm truyền thống, toàn bộ đối tượng của kiểm toán là tài liệu kế toán, thực trạng tài sản và nghiệp vụ tài chính. Nhưng theo quan điểm hiện đại, đối tượng kiểm toán còn bao gồm cả hiệu quả và hiệu năng. Đây là đối tượng mới của kiểm toán, xuất phát từ những đòi hỏi thực tế của quản lý trong điều kiện quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng mà nguồn lực ngày càng giới hạn, cạnh tranh ngày càng gay gắt, để tiết kiệm chi phí, thắng thế trong cạnh tranh… vấn đề hiệu quả, hiệu năng đã được đặt ra cho từng nghiệp vụ hay hoạt động cụ thể trong DN. Tóm lại, đối tượng chung kiểm toán nói chung, KTNB nói riêng là thực trạng hoạt động tài chính và hiệu quả thực hiện các hoạt động, chương trình hay dự án trong DN. Có thể phân chia đối tượng đó thành các đối tượng cụ thể khác nhau như: tài liệu kế toán, thực trạng tài sản và nghiệp vụ tài chính, hiệu quả, hiệu năng của các nghiệp vụ, chương trình, dự án để đạt mục tiêu kiểm toán. 1.1.4 1.1.4.1 Phân loại KTNB Phân loại KTNB theo đối tượng cụ thể Phân theo đối tượng cụ thể, kiểm toán nói chung, KTNB nói riêng được phân thành: kiểm toán BCTC, kiểm toán nghiệp vụ và kiểm toán liên kết. Kiểm toán BCTC: Kiểm toán BCTC do KTNB thực hiện là việc kiểm tra, xác nhận BCTC và báo cáo quản trị đã lập so với những chuẩn mực chung của kế toán đã được chấp nhận, các quy định và thủ tục quản lý của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ của DN để kết luận về tính 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 trung thực của thông tin trong các BCTC cùng tính pháp lý của biểu mẫu chứa đựng các thông tin đó. Công việc kiểm toán BCTC bao gồm: Kiểm tra xác nhận tính trung thực, khách quan, đầy đủ và tin cậy của các số liệu, tài liệu của BCTC của DN và các đơn vị thành viên; Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, chế độ chính sách tài chính, kế toán, thuế trong quá trình hạch toán và lập báo cáo; Thông qua KTNB phát hiện những tồn tại, yếu kém, sơ hở, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của các bộ phận, các đơn vị đẻ tư vấn cho ban lãnh đạo các biện pháp khắc phục; Kiểm tra, đánh giá độ tin cậy của các thông tin do kế toán cung cấp thông qua BCTC, đưa ra những kiến nghị, tư vấn cho lãnh đạo DN về công tác kế toán tài chính, công tác quản lý và điều hành có hiệu quả. Kiểm toán nghiệp vụ: là việc thẩm tra các trình tự và các phương pháp tác nghiệp ở các bộ phận hoặc đơn vị kiểm toán theo hướng hiệu quả, hiệu lực và tính kinh tế. Các tác nghiệp không chỉ giới hạn ở lĩnh vực tài chính kế toán mà còn mở rộng sang các lĩnh vực khác: đánh giá cơ cấu tổ chức, phương pháp sản xuất, nghiệp vụ sử dụng máy tính, marketing và mọi lĩnh vực quản lý khác nếu cần và có thể thực hiện được. Kiểm toán nghiệp vụ là nhận định thành tích và hiệu quả, với ba mặt sau: Nhận định về thành tích và hiệu quả của hệ thống thông tin và phương pháp điều hành; Nhận định về kết quả sử dụng các nguồn lực; Nhận định về tính chủ động trong xây dựng dự án và sự tương xứng về điều hành, phát triển. Kết quả của kiểm toán nghiệp vụ không chỉ củng cố được nền nếp tài chính kế toán mà còn nâng cao được hiệu năng và hiệu quả của hoạt động quản lý. Trong tổ chức, quá trình cũng như kết quả kiểm toán của kiểm toán nghiệp vụ khó xác định thành những tiêu chuẩn, biểu mẫu như kiểm toán BCTC. Hơn nữa, hiệu năng, hiệu quả của nghiệp vụ khó đánh giá khách quan nên trong kiểm toán nghiệp vụ, KTV thường đưa ra các gợi ý hơn là những tường trình về hiệu quả đã đạt được để cố vấn cho công tác quản lý của DN. Kiểm toán liên kết: Kiểm toán liên kết là sự sáp nhập hai loại kiểm toán tài chính và kiểm toán nghiệp vụ nhằm xác minh tính trung thực của các thông tin tài 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 chính cùng với xác định mức an toàn của các nghiệp vụ tài chính và chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời hướng vào những thành tích và hiệu quả trong đó xem xét việc thiết lập hệ thống thông tin và quản lý cũng như việc điều hành hướng tới tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực. Tuy nhiên, hình thức kiểm toán liên kết thường được ứng dụng tại các đơn vị công cộng hơn là tại các DN hoạt động SXKD. Trong DN hoạt động SXKD, KTNB thường thực hiện hai loại hình kiểm toán là kiểm toán tài chính và kiểm toán nghiệp vụ. 1.1.4.2 Phân loại KTNB theo phạm vi kiểm toán Theo phạm vi kiểm toán thì KTNB có kiểm toán toàn diện và kiểm toán chuyên đề. Kiểm toán toàn diện là hoạt động kiểm toán nhằm vào toàn bộ hoạt động kế toán tài chính, SXKD… của DN với mục đích xem xét sự chính xác của tài liệu, số liệu kế toán, sự phù hợp của các biểu mẫu trong BCTC đồng thời tìm hiểu tình hình hoạt động, tình hình quản lý kinh doanh của DN. Kiểm toán chuyên đề là hoạt động kiểm toán chỉ tập trung vào một số nghiệp vụ nhất định như: kiểm toán doanh thu, kiểm toán chi phí, lợi nhuận… 1.1.4.3 Phân loại KTNB theo chu kỳ kiểm toán Theo tính chu kỳ của kiểm toán thì KTNB được chia thành kiểm toán thường xuyên, kiểm toán định kỳ và kiểm toán bất thường. Kiểm toán thường xuyên là việc thực hiện thẩm tra, theo dõi soát xét liên tục các hoạt động kế toán, hoạt động quản lý, kinh doanh một cách thường xuyên để đảm bảo phát hiện nhanh chóng, kịp thời các sai phạm, từ đó có các biện pháp ngăn chặn, phòng ngừa hữu hiệu. Kiểm toán định kỳ là việc thực hiện kiểm toán theo một thời gian nhất định như kiểm toán BCTC hàng tháng, quý hoặc năm, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của DN. Kiểm toán bất thường là việc thực hiện các cuộc kiểm toán không dự định, theo yêu cầu của ban lãnh đạo DN khi trong DN có những vấn đề nảy sinh cần phải được kiểm tra ngay. 1.1.4.4 Phân loại KTNB theo thời điểm kiểm toán 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 Theo quan hệ về thời điểm kiểm toán với thời điểm thực hiện nghiệp vụ thì KTNB cũng phân thành kiểm toán kiểm toán phòng ngừa và kiểm toán sau hoạt động. Kiểm toán phòng ngừa bao gồm các biện pháp phòng ngừa được áp dụng trước khi một nghiệp vụ phát sinh nhằm đảm bảo cho bộ máy nghiệp vụ hoạt động chuẩn xác và hợp thức, loại trừ các sai phạm trước hoặc ngay khi chúng xuất hiện. Kiểm toán sau hoạt động là loại kiểm toán được thực hiện sau khi nghiệp vụ kế toán đã phát sinh nhằm xem xét mức độ trung thực, chính xác của các nghiệp vụ hoàn thành đồng thời phát hiện các vi phạm, gian lận. Hai loại hình kiểm toán trên rất khác nhau nhưng lại hỗ trợ nhau rất hiệu quả: nhờ kiểm toán sau hoạt động, bộ phận KTNB sẽ rút ra bản chất sai phạm, gian lận có thể xảy ra từ đó xây dựng các biện pháp cho kiểm toán phòng ngừa, nhờ kiểm toán phòng ngừa, KTV nội bộ sẽ theo dõi được chặt chẽ hơn các sai phạm phát hiện trong kiểm toán sau hoạt động. Nói chung, theo nhiều tiêu thức khác nhau, sẽ có nhiều loại hình KTNB khác nhau, vấn đề đặt ra là các KTV nội bộ phải xác định lựa chọn hoặc kêt hợp các loại hình kiểm toán khác nhau để thực hiện nhằm đạt hiệu quả cao trong cuộc KTNB. 1.1.5 Ứng dụng phương pháp kiểm toán trong KTNB Cũng như kiểm toán nói chung, KTNB sử dụng các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ trong quá trình thực hiện KTNB. 1.1.5.1 Phương pháp kiểm toán chứng từ Phương pháp kiểm toán chứng từ được thiết kế và sử dụng nhằm mục đích sử dụng các dữ liệu do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Mọi kiểm tra, đánh giá đều được thực hiện dựa vào các số liệu, các thông tin trong BCTC và hệ thống kế toán của DN. Trong kiểm toán chứng từ, KTV nội bộ cũng sử dụng các phương pháp cân đối, đối chiếu trực tiếp và đối chiếu lôgic. - Phương pháp kiểm toán cân đối: là phương pháp dựa trên các cân đối kế toán và các cân đối khác để kiểm tra các mối quan hệ nội tại của các yếu tố cấu thành mối quan hệ cân đối đó. Trước hết, KTV nội bộ kiểm tra các cân đối trong kế toán: 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn Tổng phát sinh Nợ = Tổng phát sinh Có Tổng tài sản = Nguồn vốn chủ sở hữu + Tổng Nợ phải trả Khi các mối quan hệ cân đối trên không được đảm bảo, KTV nội bộ tiến hành các soát xét, thử nghiệm, các thủ tục cần thiết để xác minh, tìm nguyên do sự mất cân bằng đó. Để xác minh sự mất cân bằng đó, trước hết KTV nội bộ cần phải xem xét lại bản chất riêng của mối liên hệ. Trong một số trường hợp, do bản thân các quy định, chế độ về kinh tế nói chung, kế toán nói riêng làm cho quan hệ này không cân bằng về lượng. Thông thường trong tổ chức quản lý có các đơn vị kế toán cơ sở có liên hệ dọc theo ngành kinh tế - kỹ thuật hoặc ngành chuyên sâu quá chặt chẽ về tài chính; các đơn vị kế toán được phân cấp tài chính không đầy đủ; các đơn vị độc lập trong một ngành độc quyền mà không có quy định cụ thể về kỹ thuật kế toán tài chính thì Bảng cân đối tài sản có thể không duy trì được cân bằng về lượng. Trong một số trường hợp khác, sự mất cân bằng xảy ra do lỗi về xử lý tài chính trong các đơn vị khó phân định trong việc xử lý các mối liên hệ tài chính, không xử lý triệt để về tài chính trong các trường hợp tài sản, vật tư có thất thoát hoặc thừa ra trong kiểm kê, trong kinh doanh… Hoặc sự mất cân đối này chỉ đơn giản là do lỗi của kế toán (do làm tắt, không xử lý đúng những quan hệ kinh tế mới phát sinh, sai sót khi ghi sổ, khoá sổ, lập báo cáo quyết toán …) Dù mối quan hệ cân đối tổng quát có tồn tại hay không, kiểm toán các cân đối cụ thể vẫn phải đặt ra. Trong cân đối cụ thể, phải dựa vào cân đối giữa số ghi Nợ với số ghi Có; giữa số đầu kỳ và số tăng kỳ với số cuối kỳ và số giảm trong kỳ của kế toán kép. Những mối quan hệ này rất nhiều, KTV thường phải chọn mẫu ngẫu nhiên hoặc mẫu điển hình để kiểm toán, từ đó suy rộng ra cho quần thể mẫu và đưa ra kết luận. Phương pháp đối chiếu trực tiếp: là phương pháp đối chiếu một chỉ tiêu trên các nguồn tài liệu khác nhau. Đối chiều này thường được sử dụng rất rộng rãi trong trường hợp các chỉ tiêu được hạch toán theo cùng một chuẩn mực, như sau: 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 - Đối chiếu giữa số cuối kỳ và số đầu năm, hoặc giữa các kỳ trên Bảng cân đối tài sản để nghiên cứu động thái của các mặt hoạt động tương ứng với chỉ tiêu đó, hoặc giữa các bộ phận tổng thể để xem xét cơ cấu, phân bố từng quần thể. - Đối chiếu giữa số dự đoán, định mức, kế hoạch với số thực tế để đánh giá mức độ phấn đấu thực hiện các mục tiêu thể hiện trên các chỉ tiêu tương ứng. - Đối chiếu trị số của cùng một chỉ tiêu trong cùng một thời kỳ trên các chứng từ khác nhau, chẳng hạn, chỉ tiêu lợi nhuận hay lợi nhuận còn lại trên các bảng cân đối với các sổ tổng hợp, chi tiết. - Đối chiếu các con số của cùng một chứng từ nhưng được bảo quản, lưu trữ ở các địa điểm khác nhau. Loại đối chiếu này được thực hiện phổ biến trong kiểm toán các giao dịch với ngân hàng, các khoản thu về bán hàng, chi mua hàng. - Đối chiếu trị số của các chỉ tiêu với trị số của các yếu tố cấu thành nên chỉ tiêu đó: đối chiếu số lượng, đơn giá với số tiền trong chứng từ gốc, đối chiếu các khoản mục cấu thành tài sản hoặc nguồn vốn trong Bảng cân đối tài sản… Phương pháp đối chiếu lôgic: là việc nghiên cứu các mối liên hệ giữa các chỉ tiêu có quan hệ với nhau, xem xét mức độ biến động tương ứng về trị số của các chỉ tiêu có quan hệ kinh tế trực tiếp song có thể có mức biến động khác nhau và theo các hướng khác nhau. Chẳng hạn: biến động của lượng hàng tồn kho với biến động của lượng tiền mặt, tiền gửi hoặc các khoản phải thu, phải trả; sự tăng giảm tài sản với sự tăng giảm của các khoản tiền vay, đầu tư hoặc chi phí khấu hao, chi phí lắp đặt … Phương pháp này được sử dung phổ biến trong việc xem xét khái quát các mối quan hệ kinh tế - tài chính thuộc đối tượng kiểm toán. Từ đó, KTV phát hiện những mâu thuẫn trong mức và xu hướng biến động của các chỉ tiêu có liên quan. 1.1.5.2 Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ được sử dụng khi KTV không thu thập được đầy đủ lượng thông tin cần thiết, đáng tin cậy về nội dung kiểm toán trong các chứng từ, sổ sách, dữ liệu do hệ thống kế toán cung cấp. Phương pháp này bao gồm: kiểm kê, thực nghiệm và điều tra. Phương pháp kiểm kê: là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản. Đây là phương pháp đơn giản, phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán. Để đảm 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 bảo sự tồn tại của tài sản được phản ánh đầy đủ, chính xác trên sổ sách, công tác kiểm kê phải được thực hiện theo đúng quy trình chung từ khâu chuẩn bị đến thực hành và kết thúc kiểm kê. - Chuẩn bị kiểm kê phải căn cứ vào mục tiêu, quy mô và thời hạn kiểm kê để bố trí lực lượng và cơ cấu nhân viên, các thiết bị đo lường phù hợp và chính xác. - Thực hành kiểm kê phải theo đúng yêu cầu và ghi chép đầy đủ vào phiếu kiểm kê theo từng mã cân hoặc lô hàng … Các phiếu kiểm kê này sẽ trở thành chứng từ kiểm toán. - Kết thúc kiểm kê cần có biên bản nêu rõ chênh lệch, nguyên nhân và xử lý cụ thể. Biên bản được đính kèm với phiếu kiểm kê, bảng kê chênh lệch và kết quả kiểm kê. Phương pháp điều tra: là phương pháp dùng các cách khác nhau để tiếp cận và đánh giá đối tượng kiểm toán. Phương pháp này cũng được sử dụng rộng rãi trong kiểm toán: thu thập thông tin, tìm hiểu về đối tượng kiểm toán, tiếp cận với các bên liên quan, dò hỏi, phỏng vấn, thu lượm và tích luỹ dự liệu, loại dần và thu gọn đối tượng xác minh cho những vấn đề kiểm toán; xác minh bằng văn bản qua thư xác nhận của các bên có liên quan; chọn mẫu hoặc chọn điển hình các đối tượng kiểm toán, xác minh làm rõ các vấn đề cần kiểm toán. Để đảm bảo hiệu quả kiểm toán, điều tra cần được kết hợp với hàng loạt kỹ thuật dự báo, dự đoán cụ thể như chi tiết, phân loại, tổng hợp đối tượng kiểm toán, chọn mẫu ngẫu nhiên hay chọn điển hình … và cả những kinh nghiệm trong việc tiếp cận, tìm hiểu những đối tượng có liên quan. Phương pháp thực nghiệm: là việc tái diễn các hoạt động, nghiệp vụ để xác minh lại kết quả của một quá trình, một sự việc đã qua. Phương pháp này sử dụng các thủ pháp kỹ thuật nghiệp vụ để tiến hành các phép thử để nghiên cứu, phân tích từng yếu tố cấu thành của một tài sản, một quá trình đã diễn ra nhằm xác định một cách khách quan chất lượng công việc, mức độ chi phí phù hợp. Trong KTNB, sử dụng phương pháp này có thể tốn kém nhưng đôi khi lại rất cần thiết, nhờ vậy chất lượng cuộc kiểm toán có thể được đảm bảo. 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 Nói chung, tuỳ theo điều kiện cụ thể mà KTV nội bộ sẽ sử dụng những phương pháp kiểm toán thích hợp, có thể sử dụng riêng biệt hoặc kết hợp các phương pháp với nhau để từ đó đưa ra được những ý kiến đánh giá chính xác về hoạt động của DN mình. 1.2 Tổ chức Kiểm toán nội bộ 1.2.1 Quy trình kiểm toán nội bộ Quy trình kiểm toán là trình tự và nội dung cụ thể của các bước công việc của cuộc KTNB nhằm giúp KTV nội bộ tập hợp được đầy đủ chứng cứ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Quy trình KTNB được xây dựng hợp lý sẽ là cơ sở để các KTV vận dụng khi thực hành kiểm toán, là điều kiện cần thiết để cuộc KTNB diễn ra đúng kế hoạch, tiến độ, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, kinh phí và điều kiện vật chất phục vụ công tác KTNB. Trong DN, khách thể của KTNB là các bộ phận, các đơn vị thành viên của DN. Tuỳ theo mục đích, tính chất của từng cuộc kiểm toán mà KTV nội bộ thực hiện các loại hình kiểm toán khác nhau: kiểm toán tài chính, kiểm toán nghiệp vụ, kiểm toán tuân thủ… hay kết hợp các loại hình kiểm toán với nhau. Mỗi loại hình kiểm toán khác nhau có nội dung kiểm toán cụ thể khác nhau, nhưng đều tuân theo một quy trình KTNB chung bao gồm bốn bước: Lập kế hoạch KTNB, thực hành KTNB, kết thúc KTNB và theo dõi thực hiện sau KTNB. 1.2.1.1 Lập kế hoạch KTNB Lập kế hoạch KTNB là bước công việc đầu tiên của tổ chức công tác KTNB nhằm tạo ra tất cả tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi thực hành KTNB. Đây là công việc có ý nghĩa quyết định chất lượng KTNB. Lập kế hoạch KTNB là việc xây dựng nội dung, thời gian, phạm vi và phương pháp KTNB trong điều kiện sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính, số lượng và chất lượng KTV nội bộ để công việc KTNB tiến hành có hiệu quả, đúng thời hạn. Lập kế hoạch KTNB gồm các bước sau: Lập kế hoạch KTNB năm, thu thập thông tin về bộ phận được KTNB, lập kế hoạch chi tiết cho từng cuộc KTNB và thiết kế chương trình KTNB. Bước 1: Lập kế hoạch KTNB năm 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 Kế hoạch KTNB năm bao gồm các định hướng cơ bản, nội dung trọng tâm và phương pháp tiếp cận chung của các cuộc KTNB trong năm. Bản kế hoạch này được lập trên cơ sở đánh giá các thông tin tổng quát về tình hình hoạt động và môi trường kinh doanh của các bộ phận, các nghiệp vụ trong DN. Bộ phận hay nghiệp vụ nào có mức độ rủi ro cao hơn sẽ được đưa vào lịch KTNB năm. Bản kế hoạch KTNB năm giúp KTV nội bộ dự tínhvà tổng hợp được khối lượng công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành và nhân lực cần thiết đối với các cuộc KTNB trong năm, nó là cơ sở để lập kế hạoch KTNB chi tiết, là cơ sở chỉ đạo thực hiện và soát xét kết quả các cuộc KTNB trong năm. Kế hoạch KTNB năm do người phụ trách bộ phận KTNB lập và trình ban lãnh đạo DN duyệt. Để lập kế hoạch KTNB năm cần phải: - Xác định mục tiêu KTNB: là xác định những vấn đề cần đạt được sau khi công việc KTNB trong năm hoàn thành. Mục tiêu này được xác định trên cơ sở yêu cầu của lãnh đạo DN. - Xác định nội dung KTNB của năm: là các công việc lớn mà KTNB cần phải thực hiện theo từng loại hình KTNB của năm. - Xác định phạm vi KTNB của năm: là giới hạn công việc phải thực hiện theo trọng tâm của từng nội dung KTNB như xác định số lượng các đơn vị thành viên, các bộ phận, nghiệp vụ cần phải KTNB, xác định thời kỳ KTNB đối với từng đối tưọng. - Xác định nhân sự thực hiện KTNB: là xác định số lượng và cơ cấu KTV nội bộ tham gia thực hiện cuộc KTNB theo nguyên tắc độc lập, khách quan, phù hợp với sở trường và năng lực của KTV nội bộ. - Chuẩn bị điều kiện vật chất cơ bản phục vụ công tác KTNB như kinh phí, các phương tiễn hỗ trợ công tác KTNB, giấy tờ liên hệ công tác, tài liệu làm căn cứ pháp lý cho cuộc KTNB… Bước 2: Thu thập thông tin về bộ phận, đơn vị được KTNB Trong kế hoạch KTNB năm, mục tiêu và phạm vi KTNB đã được xác định. Để xây dựng kế hoạch chi tiết và thiết kế chương trình KTNB, KTV nội bộ cần phải tiến hành thu thập thông tin về bộ phận, đơn vị được KTNB, bao gồm: 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 - Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ hoạt động của bộ phận, đơn vị đó đảm nhiệm; tình hình phát triển của DN ảnh hưởng đến bộ phận, đơn vị đó; những khó khăn, vướng mắc và những thuận lợi của bộ phận; mối quan hệ của bộ phận được KTNB với các bộ phận khác trong DN. - Thông tin về tài chính, kết quả hoạt động và tình hình hoàn thành kế hoạch SXKD của bộ phận được KTNB. - Các quy định nội bộ của bộ phận, số lượng, trình độ, khả năng lãnh đạo của người phụ trách bộ phận… Để có được các thông tin trên, KTV nội bộ có thể khai thác và thu thập qua các văn bản pháp lý, các quy định, các kế hoạch và báo cáo có liên quan đến bộ phận được KTNB, hoặc thông qua việc tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và cán bộ trong bộ phận, quan sát quá trình làm việc thực tế của bộ phận hoặc sử dụng bảng câu hỏi… Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết cho từng cuộc KTNB Kế hoạch chi tiết cho từng cuộc KTNB là việc cụ thể hoá kế hoạch KTNB năm của từng cuộc KTNB góp phần đảm đảo công việc KTNB được thực hiện một cách hiệu quả, đúng tiến độ. Kế hoạch KTNB chi tiết cơ thể được sửa đổi trong quá trình thực hiện KTNB nếu có những thay đổi về tình huống hoặc do những kết quả ngoài dự đoán của các thủ tục KTNB. Nội dung của kế hoạch KTNB chi tiết bao gồm: - Thông tin chung về bộ phận được KTNB: các mô tả chi tiết về tình hình hoạt động, đặc điểm SXKD, tổ chức nội bộ, quy định quản lý nội bộ của bộ phận được kiểm toán. - Xác định mục tiêu cụ thể của cuộc KTNB: mục tiêu này được xây dựng trên cơ sở mục tiêu kiểm toán năm và đặc điểm cụ thể của cuộc KTNB. - Xác định phạm vi, đối tượng cụ thể của cuộc KTNB. - Xác định nội dung và phương hướng áp dụng các phương pháp kỹ thuật của KTNB. - Kế hoạch thời gian của cuộc KTNB: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian tổng hợp, lập và phát hành báo cáo KTNB. 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 - Xác định nhân sự: dự kiến nguồn nhân lực, xem xét vấn đề thuê chuyên gia... cần huy động cho cuộc KTNB. - Kế hoạch kinh phí và các điều kiện vật chất khác phục vụ cho cuộc KTNB. Bước 4: Thiết kế chương trình KTNB Chương trình KTNB là toàn bộ những chỉ dẫn cho KTV nội bộ tham gia vào công việc KTNB về mục tiêu KTNB, nội dung KTNB, lịch trình và phạm vi các thủ tục KTNB cụ thể, thời gian thực hiện ước tính cho từng phần hành KTNB. Chương trình KTNB do người phụ trách đoàn KTNB lập trên cơ sở kế hoạch năm và trình người phụ trách KTNB duyệt. Thiết kế được chương trình KTNB thích hợp sẽ giúp KTV nội bộ thu thập được đầy đủ bằng chứng với thời gian và chi phí hợp lý. Nội dung chương trình KTNB bao gồm: - Thông tin chi tiết về đối tượng KTNB cụ thể - Xác định các tài liệu cần thiết phải thu thập phục vụ cho cuộc KTNB - Xác định mục tiêu và hướng kiểm toán từng phần hành cụ thể. - Xác định nội dung, thời gian thực hiện các thủ tục chi tiết đối với công việc kiểm toán từng phần hành. - Phân công KTV nội bộ thực hiện các thủ tục phân tích và dự kiến thời gian hoàn thành. 1.2.1.2 Thực hành KTNB Thực hành KTNB là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã được ấn định trong trong kế hoạch, chương trình KTNB. Trong giai đoạn này, các KTV nội bộ áp dụng các phương pháp kiểm toán để thu thập, đánh giá các bằng chứng KTNB theo kế hoạch và chương trình đã lập. Khi thực hành KTNB, các KTV nội bộ cần phải thực hiện các nguyên tắc cơ bản sau: - Tuyệt đối tuân thủ chương trình KTNB đã được xây dựng, trong mọi trường hợp, KTV nội bộ không được tự ý thay đổi chương trình. - Trong quá trình kiểm toán, KTV phải thường xuyên ghi chép những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, con số, sự kiện... nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho các kết luận KTNB và loại trừ những ấn tượng, nhận xét ban đầu không chính xác về nghiệp vụ, các sự kiện thuộc đối tượng kiểm toán. 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 - Định kỳ tổng hợp các kết quả kiểm toán trên các bảng tổng hợp để nhận rõ mức độ thực hiện so với khối lượng công việc chung. - Mọi điều chỉnh về nội dung, phạm vi, trình tự kiểm toán... đều phải có ý kiến thống nhất của người phụ trách đoàn KTNB. - Kết thúc giai đoạn thực hành KTNB, KTV nội bộ cần thực hiện tập hợp, chọn lọc, phân loại các bằng chứng KTNB gốc, đánh giá, phân tích, nhận định những vấn đề thuộc nội dung kTNB để chuẩn bị cho công việc lập biên bản KTNB. Ngoài ra, KTV nội bộ cần rà soát lại tài liệu KTNB, lưu giữ tài liệu của cuộc KTNB một cách khoa học và hợp lý để đảm bảo khi tài liệu làm việc được cung cấp cho một cá nhân khác không tham gia trực tiếp vào cuộc KTNB, cá nhân này vẫn có thể hiểu được trình tự KTNB và cơ sở của các nhận xét, đánh giá của KTV nội bộ. Kết thúc KTNB 1.2.1.3 Để kết thúc KTNB, các KTV nội bộ cần phải tổng hợp các thông tin đã thu thập được để đi đến một kết luận chung, từ đó làm cơ sở lập báo cáo KTNB. Kết luận KTNB là sự khái quát kết quả thực hiện kiểm tra, xác nhận, đánh giá thực trạng về đối tượng KTNB trong cuộc KTNB. Kết luận KTNB phải đảm bảo yêu cầu về nội dung, hình thức và tính pháp lý: Về nội dung, kết luận KTNB phải phù hợp, đầy đủ và nhất quán với mục tiêu KTNB trong kế hoạch KTNB chi tiết. Về hình thức, kết luận KTNB phải được diễn đạt chuẩn xác trong từ ngữ và văn phạm. Về tính pháp lý, kết luận KTNB phải được chứng minh bằng các bằng chứng tương xứng. Lập báo cáo KTNB: Báo cáo KTNB là văn bản do KTV nội bộ lập và công bố để trình bày ý kiến của mình về đối tượng được KTNB, nó là sản phẩm của cuộc KTNB và có vai trò quan trọng với quá trình quản lý hoạt động của bộ phận được KTNB. Sau khi kết thúc cuộc KTNB, KTV nội bộ lập dự thảo báo cáo KTNB để làm việc trong nhóm, trao đổi và thống nhất nội dung với lãnh đạo của bộ phận được KTNB, sau đó mới lập báo cáo KTNB chính thức. Một báo cáo KTNB thường bao gồm nội dung sau: Tiêu đề báo cáo, nơi gửi, đối tượng KTNB, nội dung công việc KTNB, kết quả KTNB, nhận xét, kiến nghị của KTV nội bộ và ngày giờ lập báo 㼹唔✯㼹㼹㼹 1 㼹 cáo, chữ ký của người lập báo cáo. Báo cáo KTNB sau khi lập xong được thông qua ban lãnh đạo DN và các bên liên quan, và được lưu trữ cùng hồ sơ KTNB theo từng cuộc KTNB. 1.2.1.4 Theo dõi thực hiện kiến nghị sau KTNB Theo dõi thực hiện kiến nghị sau KTNB là công việc tiếp theo sau khi kết thúc cuộc KTNB để đảm bảo rằng các kiến nghị được thực hiện sau KTNB. Theo dõi thực hiện kiến nghị sau KTNB phải được thực hiện dưới hình thức kiểm tra thực tế và kiểm tra trên báo cáo về tình hình thực hiện kiến nghị KTNB do bộ phận được KTNB lập. KTV nội bộ cần làm biên bản xem xét, đánh giá tình hình thực hiện kiến nghị KTNB giữa bộ phận được KTNB và đoàn KTNB. Để theo dõi thực hiện kiến nghị sau KTNB, có thể thành lập đoàn công tác riêng biệt hoặc sử dụng đoàn KTNB được phân công KTNB trong năm trực tiếp thực hiện. Nội dung xem xét tình hình thực hiện kiến nghị sau KTNB bao gồm: - Đánh giá mức độ thực hiện kiến nghị của bộ phận được KTNB: bộ phận được KTNB đã thực hiện được bao nhiêu kiến nghị, chưa thực hiện được bao nhiêu kiến nghị, nguyên nhân chưa thực hiện được là do hệ thống kiểm soát nội bộ ở bộ phận được KTNB hoạt động chưa hiệu quả dẫn đến bộ phận chưa thực hiện được ngay các kiến nghị hay do cố tình không thực hiện kiến nghị của KTNB, hay do kiến nghị của KTNB nêu ra không phù hợp với tình hình thực tế của bộ phận… - Lập báo cáo tình hình thực hiện kiến nghị sau KTNB: báo cáo này được lập sau khi kết thúc quá trình thưo dõi tình hình thực hiện kiến nghị sau KTNB, báo cáo cần nêu rõ tình hình thực hiện và các biện pháp xử lý trường hợp không thực hiện kiến nghị của KTNB. 1.2.2 1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong DN Mô hình tổ chức bộ máy KTNB Bộ máy KTNB là hệ thống tổ chức của các KTV do DN tự lập ra theo yêu cầu quản trị nội bộ và thực hiện nền nếp, kỷ cương quản lý. Nhiệm vụ cơ bản của tổ chức bộ máy KTNB là xây dựng mô hình tổ chức bộ máy, xác định kiểu liên hệ trong từng mô hình và mối liên hệ giữa các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống bộ máy KTNB – KTV nội bộ. 㼹㼹战㼹㼹彖丐 㼹 Để tổ chức và quản lý hoạt động của bộ máy KTNB trong DN, lãnh đạo DN thiết lập bộ máy KTNB theo các tiêu chí sau: + Quy mô của DN + Phạm vi hoạt động, mức độ phân tán về địa lý + Năng lực, trình độ của nhân viên + Các lĩnh vực hoạt động của DN + Yêu cầu quản lý của DN Tuỳ theo điều kiện thực tế, mỗi DN sẽ lựa chọn một mô hình tổ chức bộ máy KTNB khác nhau sao cho phù hợp, một bộ máy KTNB có thể được tổ chức thành Phòng, ban, nhóm hoặc tổ công tác. Thông thường, bộ máy KTNB được xây dựng theo các mô hình sau: Mô hình tập trung: theo mô hình này, DN chỉ tổ chức bộ phận KTNB tại văn phòng trung tâm, không có KTV hoặc bộ phận KTNB tại các đơn vị trực thuộc. Mô hình này đảm bảo tính khách quan, độc lập trong công tác kiểm toán nội bộ và thuận lợi cho việc nâng cao tính chuyên nghiệp của các KTV nội bộ. Tuy nhiên, mô hình này không đảm bảo được tính nhanh chóng, kịp thời và sâu sát nên chỉ thường được tổ chức tại các DN có quy mô vừa phải, lĩnh vực hoạt động không quá phức tạp và trình độ của các KTV nội bộ đáng tin cậy. Mô hình phân tán: theo mô hình này, DN sẽ tổ chức ngoài bộ phận KTNB tại văn phòng trung tâm, tại các đơn vị cơ sở trực thuộc sẽ bố trí các KTV nội bộ hoặc bộ phận KTNB có nhiệm vụ và quyền hạn kiểm toán giới hạn trong phạm vi các đơn vị đó. Bộ phận KTNB tại văn phòng trung tâm có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra hoạt động của các KTV nội bộ, các bộ phận KTNB tại các đơn vị cơ sở. Mô hình này đảm bảo sự nhanh chóng, kịp thời và sâu sát các hoạt động diễn ra tại đơn vị, nhưng lại không đảm bảo được tính khách quan, chính xác. Mô hình hỗn hợp: Mô hình này thường được tổ chức tại các DN có quy mô lớn, lĩnh vực hoạt động phức tạp và phân bố rộng. Theo mô hình này, ngoài bộ phận KTNB tại văn phòng trung tâm thì DN sẽ tổ chức các bộ phận KTNB nhỏ hơn tại các đơn vị trực thuộc theo ngành dọc. Các bộ phận KTNB tại các đơn vị trực thuộc là một phần của bộ phận KTNB của văn phòng trung tâm, chịu sự quản lý và điều