Tài liệu Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG…………….. LUẬN VĂN Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4 Khoá luận tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Mỗi đơn vị kinh tế là một tế bào của nền kinh tế xã hội. Nền kinh tế xã hội càng phát triển thì kế toán ngày càng giữ vai trò hết sức quan trọng trong quản lý kinh doanh và kiểm soát của các hoạt động kinh tế của nhà nƣớc cũng nhƣ các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là quá trình vận động liên tục của vốn kinh doanh theo chu kỳ T-H-T. Trong quá trình đó luôn có một bộ phận vốn dừng lại ở hình thái tiền tệ, bộ phận này gọi là Vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt, là vật ngang giá chung nên trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô lãng phí. Do đó vốn bằng tiền phải quản lý một cách chặt chẽ. Với kiến thức đã học trong nhà trƣờng và thực tế tìm hiểu tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4, em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền”, nhằm củng cố nâng cao kiến thức và hy vọng góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện các nghiệp vụ cơ bản về kế toàn tài chính của doanh nghiệp. Nội dung của bài khoá luận gồm 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1: Lý luận chung về tổ chức kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực tế tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. Chƣơng 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. Trong thời gian thực hiện khoá luận em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của ThS.Hoà Thị Thanh Hƣơng và các cán bộ phòng Tài chính kế toán – Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. Do kinh nghiệm còn hạn chế và thời gian có hạn nên khoá luận không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để bài khoá luận đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hải phòng, ngày 02 tháng 07 năm 2011 Trịnh Thị Minh Nguyên SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 1 Khoá luận tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU……………………………………….…………………………………1 MỤC LỤC ........................................................................................................................... 2 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU ................................................................................... 4 CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP. ............................................................................................... 6 1.1. Tổng quan về vốn bằng tiền. .................................................................................... 6 1.1.1. Khái niệm, phân loại vốn bằng tiền. ......................................................................... 6 1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán. .................................. 6 1.2. Tổ chức công tác kế toán tiền mặt. ........................................................................... 8 1.2.1. Những quy định trong hạch toán tiền mặt. ............................................................... 8 1.2.2. Tài khoản sử dụng. ................................................................................................... 9 1.2.3. Kế toán tiền mặt Việt Nam đồng (VNĐ). ................................................................. 9 1.2.4. Kế toán tiền mặt ngoại tệ. ....................................................................................... 11 1.2.5. Kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. ...................................................... 11 1.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng. .................................................................................... 14 1.3.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền gửi ngân hàng. ........... 14 1.3.2. Tài khoản sử dụng. ................................................................................................. 15 1.3.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam Đồng. ......................................... 15 1.3.4. Kế toán tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. ............................................................. 17 1.4. Kế toán tiền đang chuyển. ...................................................................................... 17 1.4.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền đang chuyển. ............... 17 1.4.2. Tài khoản sử dụng. .................................................................................................. 18 1.4.3. Trình tự hạch toán.................................................................................................... 18 1.5. Sổ sách kế toán doanh nghiệp áp dụng. .................................................................. 21 CHƢƠNG 2: THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THUỶ SỐ 4. ......................................................................................... 27 2.1. Tổng quan chung về Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. ...................................... 27 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của CT Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. .................. 27 SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 2 Khoá luận tốt nghiệp 2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. ............. 28 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Vận tải thuỷ số 4. ................... 28 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP Vận tải thuỷ số 4..................... 33 2.2. Thực tế tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại CT Cổ phần Vận tải thuỷ số 4.............. 37 2.2.1. Kế toán tiền mặt VNĐ tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. .............................. 37 2.2.2. Kế toán tiền gửi tại Công ty Cổ phần vận tải thuỷ số 4. ......................................... 57 CHƢƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI THUỶ SỐ 4. ........................ 76 3.1. Nhận xét đánh giá chung về bộ máy kế toán và công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4.................................................................................... 76 3.1.1. Ƣu điểm. .................................................................................................................. 76 3.1.2. Hạn chế. ................................................................................................................... 79 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. ............................................................................................................... 81 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. .................................................................................. 81 3.2.2. Mục đích, yêu cầu, phạm vi hoàn thiện. ................................................................. 81 3.2.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Vận tải thuỷ số 4. ...................................................................................................... 82 KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 89 SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 3 Khoá luận tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1 : Kế toán tiền mặt (VNĐ) .................................................................................. 10 Sơ đồ 1.2 : Kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) ............................................................................. 12 Sơ đồ 1.3: Kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý ........................................................... 13 Sơ đồ 1.4. Kế toán tiền gửi Ngân hàng (VNĐ) ................................................................. 16 Sơ đồ 1.5. Kế toán tiền gửi Ngân hàng (Ngoại tệ) ............................................................ 19 Sơ đồ 1.6: Kế toán tiền đang chuyển ................................................................................. 20 Sơ đồ 1.7 : Kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung .................................... 22 Sơ đồ 1.8: Kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Chứng từ ghi sổ ................................... 23 Sơ đồ 1.9: Kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chứng từ ................................. 24 Sơ đồ 1.10: Kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký – sổ cái ................................. 25 Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy ...................................... 26 Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần vận tải thuỷ số 4 .................... 29 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy của phòng kế toán Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 ............ 33 Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán tiền mặt VNĐ tại Công ty CP Vận tải thuỷ số 4 ............. 39 Biểu 2.4: Phiếu thu ............................................................................................................ 42 Biểu 2.5: Hoá đơn bán lẻ ................................................................................................... 43 Mẫu biểu 2.6: Giấy đề nghị thanh toán ............................................................................. 44 Biểu 2.8: Phiếu chi ............................................................................................................ 46 Biểu 2.9: Màn hình lựa chọn đƣờng dẫn xem sổ quỹ tiền mặt. ........................................ 47 Biểu 2.10: Màn hình nhập dữ liệu để xem sổ quỹ tiền mặt. .............................................. 48 Biểu 2.11: Màn hình Sổ quỹ tiền mặt ................................................................................ 48 Biểu 2.12: Sổ quỹ tiền mặt ................................................................................................ 49 Biểu 2.14: Màn hình nhập dữ liệu để xem Bảng kê số 1. ................................................. 50 Biểu 2.15: Màn hình Bảng kê số 1. ................................................................................... 51 Biểu số 2.18: Màn hình nhập dữ liệu để xem Nhật ký chứng từ số 1. ............................. 53 Biểu 2.19: Màn hình nhật ký chứng từ số 1. ..................................................................... 54 SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 4 Khoá luận tốt nghiệp Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng. .......................................................... 57 Biểu 2.23: Sổ phụ .............................................................................................................. 59 Biểu 2.24: Màn hình lựa chọn đƣờng dẫn để nhập số liệu từ Giấy Báo Có ............... Error! Bookmark not defined. Biểu 2.25: Màn hình danh sách Giấy Báo Có ................... Error! Bookmark not defined. Biểu 2.26: Màn hình nhập dữ liệu từ Giấy Báo Có ........... Error! Bookmark not defined. Biểu số 2.27: Uỷ nhiệm chi ............................................................................................... 63 Biểu số 2.28: Giấy báo nợ ................................................................................................. 63 Biểu 2.30: Màn hình lựa chọn đƣờng dẫn để nhập dữ liệu từ Giấy Báo Nợ. ............. Error! Bookmark not defined. Biểu 2.31: Màn hình danh sách Giấy Báo Nợ ................................................................... 65 Biểu 2.32: Màn hình nhập dữ liệu từ Giấy Báo Nợ .......... Error! Bookmark not defined. Biểu 2.33: Màn hình lựa chọn đƣờng dẫn xem sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. ................ 67 Biểu 2.34: Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. ......................................................................... 68 Biểu 2.35: Màn hình lựa chọn đƣờng dẫn để xem Bảng kê số 2. ..................................... 69 Biểu 2.37: Màn hình Bảng kê số 2 .................................................................................... 70 Biểu 2.39: Màn hình lựa chọn đƣờng dẫn để xem Nhật ký chứng từ số 2. ....................... 72 Biểu 2.40: Màn hình nhập dữ liệu để xem Nhật ký chứng từ số 2. ................................... 73 Biểu 2.41: Màn hình Nhật ký chứng từ số 2 ..................................................................... 73 Biểu 2.42: Nhật ký chứng từ số 2 ...................................................................................... 74 SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 5 Khoá luận tốt nghiệp CHƢƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP. 1.1. Tổng quan về vốn bằng tiền. 1.1.1. Khái niệm, phân loại vốn bằng tiền. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là quá trình vận động liên tục của vốn dừng lại ở hình thái tiền tệ, bộ phận này gọi là vốn bằng tiền. Vậy vốn bằng tiền là bộ phận của tài sản lƣu động ở hình thái tiền tệ trong quá trình vận động. Nó có tính linh hoạt cao nhất trên Bảng cân đối kế toán, đồng thời nó phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp tại thời điểm. Vốn bằng tiền của doanh nghiệp gồm: - Tiền mặt tại quỹ - Các khoản tiền gửi ngân hàng - Tiền đang chuyển (Gồm cả nội tệ, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng , bạc, đá quý) Muốn tiến hành sản xuất kinh doanh, bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải có một lƣợng tiền nhất định có thể là tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc dùng để chi tiêu, thanh toán các khoản mua, bán nguyên liệu, vật tƣ hàng hoá, thanh toán lƣơng cho cán bộ công nhân viên…nhằm đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh không bị ách tắc đình trệ đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. 1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền, nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán. 1.1.2.1. Đặc điểm vốn bằng tiền. Vốn bằng tiền là loại tài sản đặc biệt, nó là vật ngang giá chung do vậy trong quá trình quản lý rất dễ xảy ra tham ô lãng phí. Để quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền cần đảm bảo tốt các yêu cầu sau: - Mọi biến động của vốn bằng tiền phải làm đầy đủ thủ tục và phải có chứng từ gốc hợp lệ. - Việc sử dụng chi tiêu vốn bằng tiền phải đúng mục đích, đúng chế độ. SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 6 Khoá luận tốt nghiệp 1.1.2.2. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền. Để thực hiện tốt việc quản lý vốn bằng tiền với vai trò công cụ quản lý kinh tế, kế toán cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện có và tình hình biến động của vốn bằng tiền. - Giám đốc quản lý chặt chẽ việc tiến hành chế độ thu, chi, và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chế độ quản lý ngoại tệ, vàng bạc. 1.1.2.3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền. 1. Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam, trừ trƣờng hợp đƣợc phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng. 2. Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng phải quy đổi ra ngoại tệ Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (Tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán. Trƣờng hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng hoặc thanh toán công nợ ngoại tệ bằng đồng Việt Nam thì đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Bên có các tài khoản 1112, TK 1122 đƣợc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phƣơng pháp: Bình quân gia quyền, nhập trƣớc xuất trƣớc, nhập sau xuất trƣớc, giá thực tế đích danh. Nhóm tài khoản vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ quy đổi ra Đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ. Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh chênh lệch này trên các TK doanh thu hoạt động tài chính, chi phí tài chính (Nếu phát sinh trong giai đoạn sản xuất kinh doanh kể cả doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản) hoặc phản ánh vào TK 413 (Nếu phát sinh trong giai đoạn đầu tƣ XDCB giai đoạn trƣớc hoạt động). Số dƣ cuối kỳ các TK vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải đƣợc đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trƣờng liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính. SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 7 Khoá luận tốt nghiệp 3. Đối với vàng bạc kim khí quý, đá quý phải theo dõi số lƣợng, trọng lƣợng, quy cách phẩm chất và giá trị của từng thứ từng loại. Giá trị vàng bạc kim khí quý, đá quý đƣợc tính theo giá thực tế (Giá hoá đơn hoặc giá đƣợc thanh toán) khi tính giá xuất vàng, bạc, kim khí đá quý có thể áp dụng một trong bốn phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho. 1.2. Tổ chức công tác kế toán tiền mặt. 1.2.1. Những quy định trong hạch toán tiền mặt. Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, kể cả ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý. Kế toán tiền mặt cần tuân theo những quy định sau: - Phản ánh vào TK111 - Tiền mặt, số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với những khoản tiền thu đƣợc chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi bên Nợ TK 111 - Tiền mặt mà ghi vào bên Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển. - Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cƣợc, ký quỹ tại doanh nghiệp thì việc quản lý và hạch toán nhƣ các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trƣớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đong, đo, đếm số lƣợng và trọng lƣợng, giám định chất lƣợng. Sau đó tiến hành niêm phong, có xác nhận của ngƣời ký cƣợc, ký qũy trên dấu niêm phong. - Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của ngƣời nhận, ngƣời giao, ngƣời cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trƣờng hợp phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt phải chịu trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhận ký cƣợc, ký quỹ phải theo dõi riêng một sổ hay một phần sổ. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 8 Khoá luận tốt nghiệp số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu, sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 1.2.2. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán tổng hợp thu - chi tiền mặt, kế toán sử dụng TK 111 “Tiền mặt”. Kết cấu TK 111 nhƣ sau: Bên Nợ : - Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, vàng, bạc, đá quý nhập quỹ. - Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc thừa phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (đối với tiền mặt ngoại tệ). Bên Có: - Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý xuất quỹ. - Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc thiếu ở quỹ tiền mặt. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (đối với tiền mặt ngoại tệ). Số dƣ bên Nợ: Tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý còn tồn quỹ. Tài khoản 111 - Tiền mặt đƣợc chi tiết thành 3 TK cấp II. - TK 1111 - Tiền Việt Nam. - TK 1112 - Ngoại tệ. - TK 1113 - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. 1.2.3. Kế toán tiền mặt Việt Nam đồng (VNĐ). Kế toán tiền mặt VNĐ đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.1 SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 9 Khoá luận tốt nghiệp 112 (1121) Rút tiền gửi Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 111 (1111) 131, 136, 138 Thu hồi các khoản nợ phải thu ký cƣợc bằng tiền mặt 112 (1121) Gửi tiền mặt vào ngân hàng 141, 144, 244 Chi tạm ứng ký quỹ 141, 144, 244 Thu hồi các khoản ký cƣợc Đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn ký quỹ bằng tiền mặt bằng tiền mặt 121, 128, 221 121, 128, 221 156,... Thu hồi các khoản đầu tƣ 152, 153, Mua vật tƣ, hàng hoá,CC TSCĐ…bằng tiền mặt 133 411, 441 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng tiền mặt 627, 641, 642 511, 512, 515, 711 Doanh thu HĐSXKD và HĐ khác bằng TM 311, 341 331… Vay ngắn hạn Vay dài hạn Chi phí PS bằng TGNH 311,315, Thanh toán nợ bằng tiền mặt Sơ đồ 1.1 : Kế toán tiền mặt (VNĐ) SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 10 Khoá luận tốt nghiệp 1.2.4. Kế toán tiền mặt ngoại tệ. Nhập quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ, căn cứ vào tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá mua bình quân trên thị trƣờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để quy đổi sang Đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Kế toán tiền mặt ngoại tệ đƣợc phản ánh qua sơ đồ 1.2. 1.2.5. Kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Đối với các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng bạc, đá quý, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các tài sản này thì phản ánh vào TK 111 (1113). Do vàng, bạc, đá quý có giá trị cao nên khi mua cần có đầy đủ các thông tin nhƣ: ngày mua, mẫu mã, độ tuổi, giá thanh toán... Các loại vàng, bạc, đá quý đƣợc ghi sổ theo giá thực tế, khi xuất có thể sử dụng một trong các phƣơng pháp tính giá thực tế nhƣ: phƣơng pháp giá đơn vị bình quân; nhập trƣớc, xuất trƣớc; nhập sau, xuất trƣớc hay phƣơng pháp đặc điểm riêng. Song từng loại vàng bạc, đá quý lại có những đặc điểm riêng và giá trị khác nhau nên sử dụng phƣơng pháp đặc điểm riêng để tính giá vàng bạc, đá quý xuất dùng là chính xác nhất. Kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.3 SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 11 Khoá luận tốt nghiệp 131, 136, 138 111 (1112) 331, 336,138 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá ghi sổ Tỷ giá (ghi sổ hoặc BQLNH (của ngoại tệ thực tế lúc nhận nợ) xuất dùng) hoặc BQLNH 515 635 515 635 Lãi Lỗ Lãi Lỗ 511, 515, 711,3331 152, 153, 156, 133 Doanh thu HĐSXKD,DT tài chính Mua vật tƣ, hàng hoá, thu nhập khác bằng ngoại tệ công cụ, TSCĐ…bằng ngoại tệ ( Tỷ giá thực tế hoặc Tỷ giá Tỷ giá bình quân LNH) ghi sổ thực tế hoặc BQLNH 515 635 Lãi 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm 413 Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Đồng thời ghi TK 007 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Doanh thu HĐSXKD, Mua vật tƣ, hàng hoá, công cụ, TN tài chính,TN khác TSCĐ…bằng ngoại tệ bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.2 : Kế toán tiền mặt (Ngoại tệ) SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 12 Khoá luận tốt nghiệp 131, 136, 138 111 (1113) Thu nợ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (Giá ghi sổ) (Giá thực tế hoặc BQLNH) 515 Lãi 635 Lỗ 311, 331, 336, 338 Thanh toán nợ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (Giá ghi sổ) (Giá thực tế hoặc BQLNH) 515 Lãi 635 Lỗ 144, 244 144, 244 Thu hồi các khoản ký cƣợc, ký quỹ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 511, 512, 515, 711, 3331 Chi ký cƣợc, ký quỹ bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Doanh thu HĐSXKD và HĐ khác bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (Giá thực tế trên thị trƣờng) 411, 441 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 412 412 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại số dƣ vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Sơ đồ 1.3: Kế toán vàng bạc, kim khí quý, đá quý SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 13 Khoá luận tốt nghiệp 1.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng. 1.3.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền gửi ngân hàng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp thƣờng phát sinh các nghiệp vụ thanh toán giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, các nhà cung ứng vật tƣ, hàng hoá, với Ngân hàng và các tổ chức khác ngoài Ngân hàng nhƣ các tổ chức kinh tế quốc doanh. Tiền của các doanh nghiệp phần lớn đƣợc gửi ở các Ngân hàng, kho bạc hoặc các Công ty tài chính để thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt. Khi có nhu cầu thanh toán một khoản chi phí nào bằng tiền gửi Ngân hàng, Công ty phải thực hiện thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền. Nhiệm vụ này do kế toán thanh toán với ngân hàng đảm nhiệm. Số lãi thu đƣợc từ khoản tiền gửi Ngân hàng đƣợc hạch toán vào thu nhập hoạt động từ hoạt động tài chính. Khi nhận đƣợc chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán tiền gửi ngân hàng của Công ty tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa sổ sách của Công ty với chứng từ của Ngân hàng gửi đến thì kế toán tiền gửi Ngân hàng phải thông báo với Ngân hàng để kịp thời xác minh đối chiếu và xử lý. Nếu số liệu hai bên đã cân đối kế toán tiền gửi hạch toán chi tiết trên sổ tiền gửi Ngân hàng để theo dõi cho từng nghiệp vụ phát sinh. Căn cứ để hạch toán tiền gửi Ngân hàng là các giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bản sao kinh doanh của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc báo chi...). Khi nhận đƣợc chứng từ của Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chƣa xác định đƣợc nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của Ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bảo sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của Ngân hàng) hoặc đƣợc ghi vào bên Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 14 Khoá luận tốt nghiệp (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của Ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. Tại những đơn vị có những tổ chức, bộ phận phụ thuộc, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (tiền Đồng Việt nam, ngoại tệ các loại) Phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. 1.3.2. Tài khoản sử dụng. Để phản ánh tình hình biến động về tiền gửi kế toán sử dụng TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Tài khoản 112 dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của DN tại các ngân hàng và các Công ty tài chính. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112 . Bên Nợ: - Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính tăng trong kỳ. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng (đối với tiền gửi ngoại tệ). Bên Có: - Các khoản tiền gửi ở Ngân hàng và các tổ chức tài chính giảm trong kỳ. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm (đối với tiền gửi ngoại tệ). Số dƣ bên Nợ: Số dƣ các khoản tiền gửi ở Ngân hàng, các tổ chức tài chính hiện còn cuối kỳ. Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, có 3 tài khoản cấp hai: - TK 1121 - Tiền Việt Nam. - TK 1122 - Ngoại tệ. - TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 1.3.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam Đồng. Kế toán tiền gửi ngân hàng bằng tiền VNĐ đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.4 SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 15 Khoá luận tốt nghiệp 111 112 (1121) Gửi tiền mặt 111 Rút tiền gửi Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt vào Ngân hàng 131, 136, 138 141, 144, 244 Thu hồi các Chi tạm ứng, ký cƣợc, khoản nợ phải thu ký quỹ bằng TGNH 141, 144, 244 121, 128, 221 Thu hồi các khoản ký cƣợc, Đầu tƣ ngắn hạn, ký quỹ bằng TGNH dài hạn bằng TGNH 121, 128, 221… 152, 153, 156… Thu hồi các khoản đầu tƣ Mua vật tƣ, hàng hóa, cc, …TSCĐ bằng TGNH 133 411 Nhận vốn góp, vốn cấp bằng tiền gửi Ngân hàng 627,641, 642 511, 512, 515, 711 Doanh thu khác, TN khác bằng tiền gửi Ngân hàng Chi phí PS bằng tiền gửi 311, 341 331… 311, 315, Vay ngắn hạn, dài hạn Thanh toán nợ bằng TGNH Sơ đồ 1.4. Kế toán tiền gửi Ngân hàng (VNĐ) SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 16 Khoá luận tốt nghiệp 1.3.4. Kế toán tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. Kế toán thực hiện tƣơng tự phần kế toán thu chi tiền mặt bằng ngoai tệ. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ “Báo Nợ”, “Báo Có” của Ngân hàng ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Kế toán tiền gửi Ngân hàng sử dụng các sổ kế toán tổng hợp tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng. Tổ chức kể toán tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ đƣợc thể hiện thông qua sơ đồ 1.5. 1.4. Kế toán tiền đang chuyển. 1.4.1. Chứng từ kế toán và những quy định trong hạch toán tiền đang chuyển. Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc hoặc đã gửi vào bƣu điện để chuyển cho ngân hàng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng hối đoái ở thời điểm cuối năm tài chính theo tỷ giá trả cho đơn vị khác nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo nợ hay bản kê sao của ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Ngân hàng Việt Nam và ngoại tệ các loại phát sinh trong các trƣờng hợp: - Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng cho ngân hàng. - Chuyển tiền qua bƣu điện để trả cho đơn vị khác. - Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giữa cấp trên với cấp dƣới giao dịch qua ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo Nợ hoặc báo Có... Kế toán theo dõi tiền đang chuyển cần lƣu ý: - Séc bán hàng thu đƣợc phải nộp vào ngân hàng trong phạm vi thời hạn giá trị của séc. - Các khoản tiền giao dịch giữa các đơn vị trong nội bộ qua ngân hàng phải đối chiếu thƣờng xuyên để phát hiện sai lệch kịp thời. - Tiền đang chuyển có thể cuối tháng mới phản ánh một lần sau khi đã đối chiếu với ngân hàng. Kế toán tiền đang chuyển sử dụng các chứng từ : - Bảng kê nộp séc. - Uỷ nhiệm chi. - Giấy “Báo Có” của Ngân hàng. SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 17 Khoá luận tốt nghiệp 1.4.2. Tài khoản sử dụng. Kế toán tiền đang chuyển sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” để phản ánh tình hình và sự biến động tiền đang chuyển của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK 113 nhƣ sau: Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng trong kỳ. Bên Có: Các khoản tiền đang chuyển giảm trong kỳ. Số dƣ bên Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển đến cuối kỳ. TK 113 đƣợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai: - TK 1131: Tiền Việt Nam. - TK 1132: Ngoại tệ. 1.4.3. Trình tự hạch toán. Tổ chức kế toán tiền đang chuyển đƣợc thể hiện qua sơ đồ 1.6. SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 18 Khoá luận tốt nghiệp 131, 136, 138 112 (1122) Thu nợ bằng ngoại tệ 331, 336, 338 Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Tỷ giá Tỷ giá thực tế Tỷ giá Tỷ giá ghi sổ hoặc BQLNH ghi sổ thực tế lúc nhận nợ hoặc BQLNH 515 635 515 Lãi Lỗ 635 Lãi Lỗ 152, 153, 156, 133,… 511, 515, 711 Doanh thu, TN tài chính, thu Mua vật tƣ, hàng hóa, công nhập khác bằng ngoại tệ cụ, TSCĐ…bằng ngoại tệ (Tỷ giá thực tế hoặc Tỷ giá Tỷ giá bình quân liên ngân hàng) ghi sổ thực tế hoặc BQLNH 515 Lãi 635 Lỗ 413 413 Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm giá lại số dƣ ngoại tệ cuối năm Đồng thời ghi TK 007 007 Thu nợ bằng ngoại tệ Thanh toán nợ bằng ngoại tệ Doanh thu HĐSXKD, Mua vật tƣ, hàng hoá, công cụ, TN tài chính,TN khác TSCĐ…bằng ngoại tệ bằng ngoại tệ Sơ đồ 1.5. Kế toán tiền gửi Ngân hàng (Ngoại tệ) SV: Trịnh Thị Minh Nguyên_QTL301K 19