Tài liệu Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty tnhh viên thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG  Nguyễn Thị Anh Uyên Biên Hoà, tháng 11 năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG  GVHD : ThS. Lý Thị Thu Hiền SVTH : Nguyễn Thị Anh Uyên Biên Hoà, tháng 11 năm 2013 i LỜI CÁM ƠN Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại Học Lạc Hồng, được là sinh viên, được học tập tại các giảng đường rộng lớn của trường là khoảng thời gian không quá dài nhưng cũng đủ để cho một sinh viên như em tiếp nhận được những kiến thức hữu ích không những trong lĩnh vực chuyên ngành mà còn các vấn đề xã hội khác, về triết lí đạo đức con người. Nhìn lại những gì đã trải qua, những gì em đã đạt được trong suốt thời gian theo học tại trường em không có gì hơn ngoài lời cảm ơn sâu sắc đến tất cả các quý Thầy Cô giáo trong trường đã giúp đỡ và dạy bảo em tận tình. Trước hết em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quý Thầy Cô giáo trong trường Đại Học Lạc Hồng nói chung và các Thầy Cô trong khoa Kế Toán – Kiểm Toán nói riêng, đã tận tình giúp đỡ em, chỉ dạy, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong suốt những năm tháng theo học dưới mái trường. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Cô Lý Thị Thu Hiền đã giúp đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành tốt đề tài này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các anh chị trongcông ty TNHH Viên Thành, đặc biệt là chị Dương Kim Tuyến đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài này. Xin chân thành cảm ơn! Biên Hòa, tháng 11 năm 2013 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Anh Uyên ii MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN .............................................................................................................. i MỤC LỤC .................................................................................................................. ii DANH MỤC VIẾT TẮT............................................................................................ v DANH MỤC SƠ ĐỒ ................................................................................................. vi DANH MỤC BIỂU ĐỒ ........................................................................................... vii DANH MỤC BẢNG BIỂU ..................................................................................... viii PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................. 1 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ........................................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ...................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................... 2 5. Kết cấu của đề tài ................................................................................................ 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP ......................... 4 1.1 Tổng quan về tổ chức công tác kế toán ............................................................ 4 1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán ............................................................................ 4 1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán............................................................ 4 1.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán ............................................................. 5 1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán ................................... 6 1.2 Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp ..................................................................................................................... 7 1.2.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp ................................. 7 1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán ........................................... 9 1.3 Tổ chức thực hiện chế độ, chứng từ kế toán .................................................. 10 1.3.1 Chứng từ kế toán....................................................................................... 10 1.3.2 Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán ............... 12 1.3.3 Tổ chức ghi nhận thông tin phản ánh trên chứng từ kế toán .................... 12 iii 1.3.4 Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán ............................................. 14 1.3.5 Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán ..................................................... 15 1.3.6 Phát hành biểu mẫu, in, lưu trữ và tiêu huỷ chứng từ kế toán .................. 16 1.3.7 Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán ........................................................... 17 1.3.8 Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng.................... 18 1.4 Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp ......................................................................................................... 28 1.4.1 Hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp ................................................. 28 1.4.2 Ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp...................................... 29 1.4.3 Yêu cầu, nguyên tắc và nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại doanh nghiệp ............................................... 30 1.4.4 Các yếu tố tác động đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp ................................................ 34 1.4.5 Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp ...................................................................................................... 34 Tóm tắt chương 1 .................................................................................................. 37 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH .................................................................................................................... 38 2.1 Tình hình tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH Viên Thành..................................................................................................................... 38 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ............................................ 38 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ................................................. 39 2.1.3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý .................................................................... 40 2.1.4 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận .................................................... 41 2.1.5 Một số chỉ tiêu phân tích kết quả kinh doanh ........................................... 46 2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động .................................... 48 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành .............................................................. 50 2.2.1 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành....... 50 iv 2.2.2 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành ......................................... 62 Tóm tắt chương 2 .................................................................................................. 80 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH ........................................................................... 81 3.1 Quan điểm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành...................................................... 81 3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Viên Thành ............................................................................................................................... 82 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán ........................ 82 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán .......................................................... 83 3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng tại công ty TNHH Viên Thành ........................................................ 84 3.3.1 Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị người dùng và bảo mật hệ thống thông tin ............................................................................................................. 84 3.3.2 Giải pháp cải thiện hệ thống thông tin kế toán ......................................... 85 3.3.3 Giải pháp nâng cấp phần mềm kế toán ..................................................... 86 Tóm tắt chương 3 .................................................................................................. 88 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................ 91 PHỤ LỤC ................................................................................................................. 92 v DANH MỤC VIẾT TẮT BTC : Bộ tài chính ERP : Enterprise Resource Planning (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) TK : Tài khoản TNHH : Trách nhiệm hữu hạn VND : Đơn vị tiền tệ của Việt Nam GTGT : Giá trị gia tăng TSCĐ : Tài sản cố định vi DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung ............. 20 Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký Sổ Cái ............. 22 Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ ............ 24 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ ...... 26 Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán máy ............................... 27 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty ....................................................................... 40 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ................................................................. 41 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH Viên Thành ............................ 50 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ tổ chức hệ thống thông tin công ty TNHH Viên Thành ............... 63 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ trên hệ thống phần mềm công ty ............... 67 vii DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả kinh doanh công ty TNHH Viên Thành .................... 47 vii i DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Bảng số liệu kết quả kinh doanh .............................................................. 46 Bảng 2.2: Bảng kê hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty Viên Thành .................. 57 Bảng 2.3: Các bộ phận trong doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin ............ 62 Bảng 2.4: Các báo cáo về bán hàng .......................................................................... 69 Bảng 2.5: Các báo cáo về mua hàng ......................................................................... 70 Bảng 2.6: Báo cáo tình hình hàng tồn kho ................................................................ 71 Bảng 2.7: Khả năng kiểm soát dữ liệu kế toán ......................................................... 72 Bảng 2.8: Phương pháp kết chuyển dữ liệu.............................................................. 73 Bảng2.9: Khả năng đáp ứng ở tổ chức ứng dụng hệ thống phần mềm ............... 75 Bảng 2.10: Khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của hệ thống phần mềm trong công tác kế toán ................................................................................................................. 76 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Toàn cầu hoá là xu thế tất yếu của các quốc gia trong thời đại ngày nay, quá trình toàn cầu hoá khu vực và thế giới đã dẫn đến hội nhập kinh tế trên phạm vi quốc tế. Việt Nam đang trong thời kỳ đổi mới và từng bước tiến hành sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước với nhiệm vụ quan trọng là ổn định và không ngừng phát triển nền kinh tế, đưa tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, đưa nước nhà tiến nhanh vào hội nhập được với nền kinh tế thế giới. Trong nền kinh tế thị trường hầu hết các doanh nghiệp đều có một mục tiêu chung đó là đạt được lợi nhuận cao nhất mà họ có thể vì lợi nhuận là thước đo mức độ hiệu quả và năng suất của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thể hiện trình độ tổ chức, quản lí của doanh nghiệp. Vậy nên, vấn đề đầu tiên mà doanh nghiệp cần chú trọng và quan tâm đó chính là công tác quản lí, và một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác quản lí đó là công tác kế toán. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp thì công tác kế toán còn có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lí trong doanh nghiệp. Chất lượng của thông tin kế toán chính là một trong những công cụ quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại hiệu quả cao cho các quyết định kinh doanh đối với doanh nghiệp cũng như đối với các đối tượng khác. Có thể khẳng định phần lớn các quyết định của các nhà quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào nguồn số liệu của kế toán cung cấp. Do vậy, để phát huy vai trò kế toán trong công tác quản lý, để việc cung cấp thông tin giúp nhà quản lý chính xác, kịp thời đầy đủ thì việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là hết sức cần thiết. Vị trí và tầm quan trọng của vấn đề nêu trên là lý do em chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành”. 2 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Trình bày khái quát những vấn đề cơ bản về kế toán, tổ chức công tác kế toán và tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty TNHH Viên Thành. Từ cơ sở lý luận trên, phân tích ưu nhược điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đề tài tập trung vào việc phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán và điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác quản lý tại công ty TNHH Viên Thành. Việc làm trên sẽ giúp xác định được những hạn chế còn tồn tại, từ đó đề xuất các biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH Viên Thành. 4. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp khảo sát: dùng để thu thập thông tin phục vụ cho đề tài. - Phương pháp phân tích: dựa trên những thông tin thu thập được, phân tích những ưu nhược điểm, từ đó đưa ra các đề xuất để hoàn thiện. - Phương pháp so sánh: được sử dụng trong quá trình phân tích nhằm đánh giá hiện trạng của thông tin đã khảo sát được. - Phương pháp thống kê: tổng hợp những thông tin đã được khảo sát, phân tích, từ đó sẽ thấy được vấn đề còn tồn tại cần khắc phục. 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu đề tài gồm 3 chương chính như sau CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP 3 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH VIÊN THÀNH 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Tổng quan về tổ chức công tác kế toán [1] 1.1.1 Khái niệm đơn vị kế toán Đơn vị kế toán có thể hiểu là một thực thể kế toán. Một thực thể kế toán là bất kì một đơn vị kinh tế kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế. Mỗi cá nhân có thể là một thực thể kế toán. Mỗi đơn vị bất kể được tổ chức như một doanh nghiệp, một công ty là một thực thể kế toán. Các cơ quan của Nhà nước cũng như tất cả các câu lạc bộ hay tổ chức không thu lợi nhuận là một thực thể kế toán. Như vậy, đơn vị kế toán gồm tất cả các tổ chức cá nhân kiểm soát nguồn vốn và tham gia vào các hoạt động kinh tế ở mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế có thể là tổ chức có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, kể cả tổ chức không có tư cách pháp nhân lẫn thể nhân. Có thể nói rằng ở đâu có sự quản lý độc lập hay có sự phân cấp quản lý thì ở đó phải hình thành đơn vị kế toán. Các đơn vị trong lĩnh vực kinh doanh được phân chia thành 3 cấp: - Đơn vị kế toán cấp chủ quản. - Đơn vị kế toán cấp cơ sở (doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập). - Đơn vị kế toán phụ thuộc (chỉ hạch toán kinh tế nội bộ). 1.1.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác. 5 Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế toán cơ sở. Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho mục đích quản lý. 1.1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán Nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp bao gồm việc thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản, hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển vốn… nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp, cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế vĩ mô và vi mô. Những nội dung chính của công tác tổ chức kế toán bao gồm: - Xác định mô hình tổ chức kế toán: dựa vào đặc điểm của đơn vị để xác định mô hình tổ chức kế toán (tập trung hay phân tán, vừa tập trung vừa phân tán…). - Tổ chức vận dụng các chính sách, chế độ, thể lệ về kế toán được qui định, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận: đây là vấn đề quan trọng nhằm xác định chính sách về kế toán trong doanh nghiệp. Chính sách về kế toán của doanh nghiệp phải tuân thủ các qui định chung trên cơ sở vận dụng một cách phù hợp với điều kiện cụ thể của mình như vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, mặt khác nó đề ra những phương pháp cụ thể mà kế toán cần phải thực hiện một cách nhất quán trong quá trình cung cấp thông tin. - Tổ chức khối lượng công tác kế toán: theo các giai đoạn hạch toán kế toán thì tổ chức công tác kế toán phải thực hiện các nội dung sau: + Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán + Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán chính xác, đầy đủ, kịp thời, phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác kế toán của đơn vị. 6 Ngoài ra việc tổ chức khối lượng công tác kế toán phải phù hợp với từng phần hành kế toán trong bộ máy kế toán của đơn vị. - Tổ chức vận dụng các công việc kế toán: để thực hiện được công tác kế toán cần thiết phải sử dụng đồng thời các công việc: chứng từ kế toán, đối tượng tài khoản, tính giá và cân đối, tổng hợp cân đối dựa vào điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp để hạch toán các nội dung cụ thể phù hợp với chính sách về kế toán doanh nghiệp nhằm cung cấp các thông tin cần thiết. - Tổ chức trang bị, phương tiện, thiết bị tính toán, thông tin, bảo quản số liệu, tài liệu và chỗ làm việc kế toán một cách khoa học và hiệu quả. - Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, phù hợp với đặc điểm của đơn vị kế toán, đảm bảo phát huy vai trò của kế toán trưởng. 1.1.4 Ý nghĩa, yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán * Ý nghĩa - Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô). - Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp. - Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí. Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề có tầm quan trọng đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý kinh tế ở doanh nghiệp. * Yêu cầu - Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kinh tế đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính của nhà nước và quản trị kinh doanh của danh nghiệp. 7 - Phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Phù hợp với trình độ khả năng của đội ngũ cán bộ kinh tế, và trình độ trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp. - Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. 1.2 Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp [1] 1.2.1 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp Hiện nay có 3 hình thức tổ chức: Tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán nửa tập trung nửa phân tán. * Tổ chức công tác kế toán tập trung Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có hoặc không có đơn vị trực thuộc, có quy mô vừa và nhỏ, công việc hạch toán không nhiều, hoặc đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng địa bàn tập trung, phương tiện thông tin liên lạc dễ dàng. Theo hình thức này toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty) chỉ có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, còn các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng. Trong trường hợp này đơn vị trực thuộc chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao. Phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê tài chính trong toàn doanh nghiệp. Tại đơn vị trực thuộc có các nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để hàng ngày hoặc định kỳ chuyển về phòng kế toán kiểm tra, luân chuyển và ghi sổ kế toán. Ưu điểm của hình thức này: Chỉ đạo kịp thời công tác kế toán, giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ hơn, dễ ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hoá công tác kế toán. 8 Nhược điểm: Công tác kế toán không gắn liền với sản xuất kinh doanh ở cơ sở, không nâng cao hiệu lực quản lý ở cấp cơ sở. * Tổ chức công tác kế toán phân tán Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, có các đơn vị trực thuộc mà mỗi đơn vị trực thuộc đều được hạch toán tương đối hoàn chỉnh, địa bàn phân tán. Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vừa có một phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: công ty, tổng công ty...), vừa tổ chức phòng kế toán ở đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trong trường hợp này đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính nội bộ ở mức độ cao như được giao vốn, hạch toán kết quả kinh doanh. Ưu điểm của hình thức này: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho công tác quản lý cơ sở được chặt chẽ hơn. Nhược điểm: Cung cấp thông tin kế toán toàn doanh nghiệp không được kịp thời, khó nắm chắc tình hình cơ sở vì vậy chỉ đạo sản xuất toàn doanh nghiệp không được kịp thời. * Tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn địa bàn hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế toán tài chính là khác nhau. Theo hình thức này toàn doanh nghiệp vẫn tổ chức phòng kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhưng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức hoặc phân định một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý kế toán tài chính ở mức độ cao thì tổ chức công tác kế toán riêng, còn lại đơn vị chưa được phân cấp quản lý kế toán tài chính thì không tổ chức kế toán riêng mà nội dung hoạt động kế toán tài chính ở đơn vị này do phòng kế toán trung tâm đảm nhận. 9 Ưu điểm: kết hợp được ưu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý. Nhược điểm: bộ máy còn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thông tin kế toán cũng còn phải mất thời gian. 1.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán Theo chương III của Luật kế toán [2] đã quy định: Điều 48. Tổ chức bộ máy kế toán: Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán. Đơn vị kế toán phải bố trí người làm kếtoán trưởng. Trường hợp đơn vị kế toán chưa bố trí được người làm kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán hoặc thuê người làm kế toán trưởng (sau đây kế toán trưởng và người phụ trách kế toán gọi chung là kế toán trưởng). Trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có đơn vị kế toán cấp trên và đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tổ chức bộ máy kế toán theo qui định của pháp luật. Điều 49. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện qui định tại Luật này. Quyết định thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo qui định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra. Điều 50. Tiêu chuẩn, quyền và trách nhiệm của người làm kế toán. Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây: Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật. Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán. Người làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. 10 Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các qui định của pháp luật về kế toán, thực hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc kế toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán. 1.3 Tổ chức thực hiện chế độ, chứng từ kế toán [1] 1.3.1 Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu quy định, chúng được dùng để ghi chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Được lập theo đúng mẫu quy định của pháp luật, đúng nội dung quy định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa. - Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị. - Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có). - Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời gian, địa điểm và giá cả.