Tài liệu Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty xuất nhập khẩu vật tư tàu thủy

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TAO TRƯỜNG…………………. Luận văn tốt nghiệp Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lương tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Vật Tƣ Tàu Thủy Khoá luận tốt nghiệp , , , . , . , , . Trong doanh ng , , doanh, . . . , là những vấn đề không thể tách rời. Từ đó sẽ phục vụ đắc lực cho mục đích cuối cùng là thúc đẩy sự tăng trưởng về kinh tế, làm cơ sở để từng bước nâng cao đời sống lao động và nâng cao hơn là đời sống xã hội. Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Vật Tư Thủy em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Vật Tƣ Tàu Thủy ” để nghiên cứu thực tế và viết thành chuyên đề này. Với những hiểu biết thực tế còn hạn chế và thời gian thực tế quá ngắn ngủi, với sự giúp đỡ lãnh đạo của công ty và các cô chú trong phòng kế toán công ty, em hi vọng sẽ nắm bắt được phần nào về sự hiểu biết đối với lĩnh vực kế toán tiền lương trong công ty. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 1 Khoá luận tốt nghiệp Bài viết được chia làm 3 chương: Chương I: Những lý luận chung về kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng trong doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty Xuất Nhập Khẩu Vật Tƣ Tàu Thủy. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty XNK Vật Tƣ Tàu Thủy. Nhờ sự chỉ bảo và giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Thạc sĩ Lê Thị Nam Phƣơng và các cô chú trong phòng kế toán của công ty Xuất Nhập Khẩu Vật Tư Tàu Thủy đã giúp em hoàn thành bài viết này. Em xin chân thành cảm ơn! Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 2 Khoá luận tốt nghiệp CHƢƠNG I NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TRONG DOANH NGHIỆP. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TIỀN LƢƠNG 1.1 Khái niệm, bản chất tiền lương: Theo khái niệm tổng quát nhất thì “Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc và chất lượng lao động mà người lao động đã cống hiến cho doanh nghiệp”. Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung, tiền lương được biểu hiện một cách thống nhất như sau: “Về thực chất, tiền lương dưới chế độ xã hội chủ nghĩa là một phần thu nhập quốc dân biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được Nhà nước phân phối kế hoạch cho công nhân viên chức, phù hợp với số lượng, chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến. Tiền lương phản ánh việc chi trả cho công nhân viên chức dựa trên nguyên tắc phân phối lao động nhằm tái sản xuất sức lao động”. Chuyển sang nền kinh tế thị trường, sự thay đổi cơ chế quản lý kinh tế đã bộc lộ những hạn chế, thiếu sót trong nhận thức về vai trò của yếu tố sức lao động và bản chất kinh tế của tiền lương. Cơ chế thị trường buộc chúng ta phải có những thay đổi lớn trong nhận thức về tiền lương. “Tiền lương phải được hiểu bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá trị của yếu tố lao động mà người sử dụng (Nhà nước, chủ doanh nghiệp) phải trả cho người cung ứng lao động, tuân theo nguyên tắc cung cầu, giá cả thị trường theo pháp luật hiện hành của Nhà nước”. Hiện nay có nhiều ý thức khác nhau về tiền lương, song quan niệm thống nhất đều coi sức lao động là hàng hóa. Mặc dù trước đây không được công nhận chính thức, thị trường sức lao động đã được hình thành từ lâu ở nước ta và hiện nay vẫn đang tồn tại khá phổ biến ở nhiều vùng đất nước. Sức lao động là một trong các yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất nên tiền lương, tiền công là vốn Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 3 Khoá luận tốt nghiệp đầu tư ứng trước quan trọng nhất, là giá cả sức lao động. Vì vậy, việc trả công lao động được tính toán một cách chi tiết trong hạch toán kinh doanh của các đơn vị cơ sở thuộc mọi thành phần kinh tế. Để xác định tiền lương hợp lý cần tìm ra cơ sở để tính đúng, tính đủ giá trị của sức lao động. Người lao động sau khi bỏ ra sức lao động, tạo ra sản phẩm thì được một số tiền công nhất định. Vậy có thể coi sức lao động là một loại hàng hóa, một loại hàng hóa đặc biệt. Tiền lương chính là giá cả hàng hóa đặc biệt – hàng hóa sức lao động. Vì vậy, về bản chất tiền công, tiền lương là giá cả của hàng hóa sức lao động, là động lực quyết định hành vi cung ứng sức lao động. Tiền lương là một phạm trù của kinh tế hàng hóa và chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế khách quan. Nhìn chung, khái niệm tiền lương có tính chất phổ quát hơn và cùng với nó là một loạt các khái niệm như: + Tiền lương danh nghĩa: là khái niệm chỉ số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động căn cứ vào hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên trong việc thuê lao động. Trên thực tế, mọi mức lương trả cho người lao động đều là tiền lương danh nghĩa. Song, nó chưa cho ta nhận thức đầy đủ về mức trả công thực tế cho người lao động. + Tiền lương thực tế: là số lượng tư liệu sinh hoạt và dịch vụ mà người lao động có thể mua được bằng lương của mình sau khi đã nộp các khoản thuế theo quy định của Nhà nước. Chỉ số tiền lương thực tế tỷ lệ nghịch với tỷ số giá cả và tỷ lệ thuận với chỉ số tiền lương danh nghĩa tại thời điểm xác định. + Tiền lương tối thiểu: là “ngưỡng” cuối cùng để từ đó xây dựng các mức lương khác tạo thành hệ thống tiền lương của một ngành nào đó hoặc hệ thống tiền lương chung thống nhất của một nước, là căn cứ để hoạch định chính sách tiền lương. Nó được coi là yếu tố hết sức quan trọng của chính sách tiền lương. Trên thực tế người lao động luôn quan tâm đến tiền lương thực tế hơn là đồng lương danh nghĩa, nghĩa là lúc nào đồng lương danh nghĩa cũng phải tăng nhanh hơn tốc độ tăng chỉ số giá cả nhưng không phải lúc nào đồng lương thực tế cũng được như mong muốn mà nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 4 Khoá luận tốt nghiệp 1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương: 1.2.1 Vai trò của tiền lương: Tiền lương có vai trò như một nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho người lao động không đảm bảo được ngày công và kỷ luật lao động cũng như chất lượng lao động, lúc đó doanh nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần có của doanh nghiệp để tồn tại, như vậy lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy công việc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai bên cùng có lợi. Tiền lương duy trì thúc đẩy và tái sản xuất sức lao động. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay doanh nghiệp nào có chế độ tiền lương hợp lý thì sẽ thu hút được nguồn nhân công có chất lượng tốt. Tiền lương không phải là vấn đề chi phí trong từng nội bộ doanh nghiệp thu nhập đối với người lao động mà còn là một vấn đề kinh tế - chính trị - xã hội mà Chính phủ mỗi quốc gia cần phải quan tâm. 1.2.2 Ý nghĩa của tiền lương: Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: trợ cấp BHXH, BHYT, BHTN, tiền ăn ca… Chi phí tiền lương là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan cho người lao động từ đó sẽ làm cho người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tận tâm với công việc, hăng hái tham gia sản xuất, tăng lợi nhuân cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động. 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương: Người lao động đều muốn có nguồn thu nhập tiền lương ổn định và khá nhưng thực tế có rất nhiều nhân tố chủ quan cũng như khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương của họ như: - Năng lực, trình độ còn hạn chế - Tuổi tác và giới tính không phù hợp với công việc Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 5 Khoá luận tốt nghiệp - Làm việc trong điều kiện thiếu trang thiết bị - Vật tư, vật liệu bị thiếu hoặc kém phẩm chất - Sức khỏe không được đảm bảo - Điều kiện địa hình và thời tiết không thuận lợi 1.3 Các hình thức trả lương áp dụng tại doanh nghiệp: • Hình thức tiền lương theo thời gian: Trong doanh nghiệp hình thức tiền lương được áp dụng cho nhân viên làm văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ-kế toán. Trả lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế, theo ngành nghề và trình độ thạo nghề nghiệp, nghiệp vụ kỹ thuật chuyên môn của người lao động. Tùy theo mỗi ngành nghề tính chất công việc, đặc thù doanh nghiệp mà áp dụng bậc lương khác nhau. Độ thành thạo kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn chia thành nhiều thang bậc lương, mỗi bậc lương có mức lương nhất định, đó là căn cứ để trả lương, tiền lương theo thời gian có thể được chia ra: + Lương tháng: thường được quy định sẵn với từng bậc lương trong các thang lương, lương tháng được áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính và các nhân viên thuộc ngành hoạt động không có tính chất sản xuất: Lương tháng = Mức lương tối thiểu * Hệ số lương + Phụ cấp (nếu có) + Lương ngày: là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lƣơng tháng Mức lƣơng ngày = Số ngày làm việc trong tháng + Lương giờ: dùng để trả lương cho người lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 6 Khoá luận tốt nghiệp Mức lƣơng ngày Mức lƣơng giờ = Số giờ làm việc trong ngày Các chế độ tiền lương theo thời gian: - Lương theo thời gian đơn giản - Lương theo thời gian có thưởng - Hình thức trả lương theo thời gian đơn giản: Đó là tiền lương nhận được của mỗi người công nhân tuỳ theo mức lương cấp bậc cao hay thấp, và thời gian làm việc của họ nhiều hay ít quyết định. - Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng: Đó là mức lương tính theo thời gian đơn giản cộng với số tiền thưởng mà họ được hưởng. Như vậy, trả lương theo thời gian dễ tính, dễ trả nhưng nó mang tính bình quân, không đánh giá đúng kết quả lao động không đảm bảo nguyên tắc làm theo năng lực hưởng theo lao động. • Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Khác với hình thức tiền lương theo thời gian, thì hình thức tiền lương theo sản phẩm thực hiện việc tính trả lương cho người lao động theo số lượng và chất lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành. Tổng tiền lương phải trả = Đơn giá tiền lương/sản phẩm* Số lượng sản phẩm hoàn thành + Hình thức tiền lƣơng theo sản phẩm trực tiếp: Tiền lương phải trả cho người lao động được tính trực tiếo theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách phẩm chất và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không chịu bất cứ một sự hạn chế nào. + Hình thức tiền lƣơng theo sản phẩm gián tiếp: Là tiền lương trả cho lao động gián tiếp ở các bộ phận sản xuất, như bảo dưỡng máy móc thiết bị họ không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng họ gián tiếp ảnh hưởng đến năng xuất lao động trực tiếp vì vậy họ được hưởng lương dựa vào căn cứ kết quả của lao động trực tiếp làm ra để tính lương cho lao động gián tiếp. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 7 Khoá luận tốt nghiệp Nói chung hình thức tính lương theo sản phẩm gián tiếp này không được chính xác, còn có nhiều mặt hạn chế, và không phản ánh thực tế công việc. + Hình thức tiền lƣơng theo sản phẩm có thƣởng: Theo hình thức này, ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp nếu người lao động còn được thưởng trong sản xuất, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư. Hình thức tiền lương theo sản phẩm có thưởng này có ưu điểm là khuyến khích người lao động hăng say làm việc, năng suất lao động tăng cao, có lợi cho doanh nghiệp cũng như đời sống của công nhân viên được cải thiện. + Hình thức tiền lƣơng theo sản phẩm lũy tiến: Ngoài tiền lương theo sản phẩm trực tiếp còn có một phần tiền thưởng được tính ra trên cơ sở tăng đơn giá tiền lương ở mức năng suất cao. Hình thức tiền lương này có ưu điểm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động , duy trì cường độ lao động ở mức tối đa , nhằm giải quyết kịp thời thời hạn quy định theo đơn đặt hàng , theo hợp đồng... Tuy nhiên hình thức tiền lương này cũng không tránh khỏi nhược điểm là làm tăng khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, vì vậy mà chỉ được sử dụng khi cần phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng, hoặc trả lương cho người lao động ở khâu khó nhất để đảm bảo tính đồng bộ cho sản xuất. Nói tóm lại hình thức tiền lương theo thời gian còn có nhiều hạn chế là chưa gắn chặt tiền lương với kết quả và chất lượng lao động, kém tính kích thích người lao động. Để khắc phục bớt những hạn chế này ngoài việc tổ chức theo dõi, ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của công nhân viên, kết hợp với chế độ khen thưởng hợp lý. So với hình thức tiền lương theo thời gian thì hình thức tiền lương theo sản phẩm có nhiều ưu điểm hơn. Quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lương theo số lượng, chất lượng lao động, gắn chặt thu nhập tiền lương với kết quả sản xuất của người lao động. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 8 Khoá luận tốt nghiệp Kích thích tăng năng suất lao động, khuyến khích công nhân phát huy tính sáng tạo cải tiến kỹ thuật sản xuất, vì thế nên hình thức này được sử dụng khá rộng rãi. • Hình thức trả lương khoán: Hình thức trả lương khoán là hình thức trả lương theo hợp đồng giao khoán.Có ba phương pháp khoán: + Khoán quỹ lương: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp không thể định mức cho từng bộ phận cụ thể. Người lao động biết trước được số tiền mình nhận được sau khi hoàn thành công việc nên sẽ chủ động sắp xếp hoàn thành công việc. Nhược điểm phương pháp này dễ gây hiện tượng làm ẩu để hoàn thành công việc. + Khoán thu nhập: Tiền lương trả cho người lao động không nằm trong chi phí mà nằm trong thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy người lao động sẽ quan tâm không chỉ đến công việc lao động đã hoàn thành của họ mà phải quan tâm đến hoạt động sản xuất, thu nhập của công ty. Hình thức này chỉ phù hợp với công ty cổ phần mà đa số cổ đông là người lao động trong công ty. + Khoán công việc: Theo hình thức này, tiền lương sẽ được tính cho mỗi công việc hoặc khối lượng sản phẩm hoàn thành. Tiền lƣơng khoán công việc = Mức lƣơng quy định cho từng công việc * Khối lƣợng công việc hoàn thành 1.4 Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương: 1.4.1 Quỹ tiền lương: Là toàn bộ số tiền lương trả cho số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp gồm: - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế và các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp khu vực…. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 9 Khoá luận tốt nghiệp - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất, do những nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ phép. - Các khoản phụ cấp thường xuyên: phụ cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp dạy nghề, phụ cấp công tác lưu động, phụ cấp cho những người làm công tác khoa học - kỹ thuật có tài năng. - Về phương diện hạch toán kế toán, quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại: tiền lương chính, tiền lương phụ. + Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính: gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp. + Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính của họ, thời gian người lao động nghỉ phép, nghỉ lễ Tết, ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ. Trong công tác hạch toán kế toán tiền lương chính của công nhân sản xuất được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sản phẩm có liên quan theo tiêu thức phân bổ thích hợp. 1.4.2 Các khoản trích theo lương: Theo quy định hiện hành, bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình lao động sản xuất kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản thuộc các quỹ: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Kinh phí công đoàn (KPCĐ), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Các khoản này cũng chỉ là bộ phận cấu thành chi phí nhân công ở doanh nghiệp, được hình hành từ hai nguồn : một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. *Quỹ BHXH: là khoản tiền đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động cho tổ chức xã hội, dùng để trợ cấp cho họ trong các trường hợp mất khả năng lao động, ốm đau, thai sản, hưu trí… Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 10 Khoá luận tốt nghiệp Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 22% trên tổng quỹ lương của doanh nghiệp. Người sử dụng lao động phải nộp 16% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí sản xuất-kinh doanh, còn 6% trên tổng quỹ lương thì do người lao động đóng góp (trừ vào thu nhập của họ). *Quỹ BHYT : là khoản đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động cho cơ quan Bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định. Quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh. Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp phải thực hiện trích quỹ BHYT bằng 4,5% tổng quỹ lương, trong đó doanh nghiệp phải chịu 3% tính vào chi phí sản xuất-kinh doanh còn người lao nộp 1,5% (trừ vào thu nhập của họ). Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy, khi trích BHYT, các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan BHYT. *KPCĐ : là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Theo chế độ tài chính hiện nay, KPCĐ được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và doanh nghiệp phải chịu toàn bộ (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh). Khi trích KPCĐ thì một nửa doang nghiệp phải nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa được sử dụng để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị. *BHTN: là nguồn trợ cấp cho người lao động khi họ bị mất việc làm. Theo chế độ tài chính hiện hành, BHTN được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động, trong đó doanh nghiệp phải chịu 1% tính vào chi phí sản xuất- kinh doanh, còn người lao động phải đóng 1% (trừ vào thu nhập của họ) và Nhà nước sẽ hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của những người lao động tham gia BHTN. Quỹ BHTN do cơ quan BH thống nhất quản lý, vì vậy, khi trích BHTN, các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan BH. BHTN có hiệu lực thi hành từ ngày 1-1-2009. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 11 Khoá luận tốt nghiệp Người thất nghiệp được hưởng BHTN khi có đủ các điều kiện sau đây: - Đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ 12 tháng trở lên trong thời gian 24 tháng trước khi thất nghiệp. - Đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức bảo hiểm xã hội. - Chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp theo quy định tại khoản 2 Điều này. Các khoản trích BHXH, BHYT , KPCĐ, BHTN cùng với tiền lương phải trả cho công nhân viên hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Quản lý tính toán, trích lập và sử dụng các quỹ trên có ý nghĩa không chỉ với quá trình tính toán chi phí sản xuất kinh doanh mà còn với việc đảm bảo quyền lợi của người lao động trong doanh nghiệp. 1.5 Ý nghĩa, nhiệm vụ của hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 1.5.1 Ý nghĩa: Đối với chủ doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất, đối với người lao động tiền lương là nguồn thu chủ yếu. Mục đích của nhà sản xuất là lợi nhuận và mục đích của người lao động là tiền lương. Tiền lương nhận được thỏa đáng sẽ là động lực kích thích năng lực sáng tạo của người lao động. Từ đó sẽ tạo ra sự gắn kết giữa những người lao động với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xóa bỏ sự ngăn cách giữa chủ lao động với người lao động, làm cho người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn trong công việc của mình. Tổ chức hạch toán lao động tiền lương giúp cho công tác quản lý của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động làm tăng năng suất lao động và hiệu suất công tác. Đồng thời cũng tạo ra cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản xuất được chính xác. 1.5.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, kết quả lao động, tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 12 Khoá luận tốt nghiệp - Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. - Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. - Lập các báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước và quản lý doanh nghiệp. II.NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG 2.1 Chứng từ, thủ tục kế toán: Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Để tiến hành hạch toán, kế toán trong các doanh nghiệp phải sử dụng đầy đủ các chứng từ kế toán theo quy định, bao gồm: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán BHXH + Bảng thanh toán tiền thưởng + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành + Phiếu báo làm thêm giờ + Hợp đồng giao khoán + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Sau khi đã kiểm tra các chứng từ tính lương, tính thưởng, tính phụ cấp, trợ cấp và các khoản phải trả cho người lao động theo từng hình thức trả lương đang áp dụng tại doanh nghiệp và tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Thông thường tại các doanh nghiệp, việc thanh toán tiền lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm hai kỳ: kỳ 1 lĩnh lương tạm ứng, kỳ 2 sẽ nhận số tiền còn lại sau khi đã trừ các khoản phải khấu trừ vào thu nhập. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 13 Khoá luận tốt nghiệp Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra. 2.2 Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 2.2.1 Hạch toán số lượng lao động: Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp lập sổ danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động. 2.2.2 Hạch toán thời gian lao động: Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng (hoặc trưởng các phòng, ban) trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng, bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất. 2.2.3 Hạch toán kết quả lao động : Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp.Mặc dầu sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nhiệm thu, kỳ hạn và chất lượng công việc hoàn thành… Đó chính là các báo cáo về kết quả như “ Phiếu giao, nhận sản phẩm, phiếu khoán, hợp đồng giao khoán, phiếu báo làm thêm giờ, bảng kê sản lượng từng người…” Cuối cùng chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 14 Khoá luận tốt nghiệp 2.2.4 Hạch toán tiền lương cho người lao động : Trên cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động do các tổ gửi đến hàng ngày (hoặc định kỳ), nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động của từng người, từng bộ phận vào sổ và cộng sổ, lập báo cáo kết quả lao động gửi cho các bộ phận quản lý liên quan. Từ đây kế toán tiền lương sẽ hạch toán tiền lương cho người lao động. 2.3 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương 2.3.1 Kế toán tổng hợp tiền lương : ♦ Tài khoản sử dụng : TK 334 - Phải trả người lao động Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK334. TK 334 -Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền -Tiền lương, tiền công và các khoản lương của người lao động. khác phải trả cho người lao động. -Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho người lao động. -Kết chuyển tiền lương, tiền công người lao động chưa lĩnh. Dư nợ (nếu có) : Số trả thừa cho người Dư có: Tiền lương, tiền công và các lao động. khoản khác còn phải trả người lao động. Tài khoản 334 được chi tiết ra thành 2 tài khoản: * TK 3341- Phải trả công nhân viên : Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 15 Khoá luận tốt nghiệp * TK 3348- Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. ♦ Phương pháp hạch toán : * Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất…) và lập chứng từ phân bổ vào chi phí sản xuất-kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng) Phải trả cho lao động trực tiếp Nợ TK 627 (6271): Phải trả nhân viên phân xưởng Nợ TK 641 (6411): Phải trả nhân viên bán hàng Nợ 642 (6421): Phải trả cho bộ phận công nhân quản lý doanh nghiệp. Có TK 334: Tổng số tiền lương phải trả. * Số tiền thưởng phải trả cho công nhân viên. Nợ TK 431 (4311)Thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng Có TK 334 Tổng số tiền thưởng phải trả. * Số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên chức (ốm đau, thai sản, TNLĐ…) Nợ TK 338 (3383)Tiền trợ cấp từ quỹ BHXH Có TK 334 Phải trả người lao động * Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động theo quy định, sau khi đóng BHXH, BHYT, BHTN và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không vượt quá 30% số còn lại. Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 16 Khoá luận tốt nghiệp Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333 (3338) Thuế thu nhập cá nhân phải nộp Nhà nước Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương. Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại… * Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương…) Bảo hiểm xã hội, tiền thưởng cho công nhân viên chức. + Nếu thanh toán bằng tiền: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111: Thanh toán bằng Tiền mặt Có TK 112: Thanh toán bằng chuyển khoản + Nếu thanh toán bằng vật tư, hàng hoá: Bút toán 1: Ghi nhận giá vốn vật tư, hàng hóa Nợ TK 632 Có TK liên quan (152, 153, 154, 155…) Bút toán 2: Ghi nhận giá thanh toán Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Có TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 3331: Thuế VAT phải nộp. * Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền lương công nhân viên đi vắng chưa lĩnh. Nợ TK 334 Có TK 338 (3388) Khi thanh toán số tiền trên cho người lao động, kế toán ghi: Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 17 Khoá luận tốt nghiệp Nợ TK 338(3388) CóTK 111, 112 Sơ đồ 1: Hạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức TK 141, 138, 333 TK 334 Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNVC TK 622 Tiền CNTT sản xuất lương, tiền TK3383,338 TK 6271 thưởng, BHXH Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT và phải Thanh toán lương, thưởng, BHXH và các khoản khác TK 641, 642 các khoản TK 111, 112 Nhân viên PX Nhân viên BH và QLDN trả CNVC TK 431 Tiền thưởng cho CNVC TK 3383 BHXH phải trả trực tiếp Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 18 Khoá luận tốt nghiệp 2.3.2 Kế toán các khoản trích theo lương ♦ Tài khoản sử dụng: TK 338- Phải trả và phải nộp khác Dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí Công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lương theo Quyết định của Toà án (tiền nuôi con khi li dị, nuôi con ngoài giá thú, án phí…) giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay tạm thời, nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ. Kết cấu và nội dung phản ánh TK338: TK 338 -Các khoản đã nộp cho cơ quan quản theo tỷ lệ quy định. lý. -Các -Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN khoản đã chi về KPCĐ. -Kết chuyển doanh thu nhận trước vào -Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ. doanh thu bán hàng tương ứng từng -Các khoản phải nộp, phải trả hay thu kỳ. hộ. -Các khoản đã trả đã nộp khác. -Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại. Dư nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, Dư có: Số tiền phải trả, phải nộp và giá vượt chi chưa được thanh toán. trị tài sản thừa chờ xử lý. Tài khoản 338 được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau: * TK 3382: KPCĐ * TK 3383: BHXH * TK 3384: BHYT Sv: Phạm Thị Thảo- Lớp: QTL302K 19