Tài liệu Hoàn thịện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH ≈ ≈ ≈ ≈ ≈☺☺☺≈ ≈ ≈ ≈ ≈ LEÂ THÒ NHÖ VAÂN HOAØN THIEÄN MOÄT SOÁ QUY TRÌNH KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI CAÙC DOANH NGHIEÄP SAÛN XUAÁT, CHEÁ BIEÁN Chuyeân ngaønh: Maõ soá: Keá toaùn Kieåm toaùn K11-105 LUAÄN VAÊN THAÏC SÓ KINH TEÁ Ngöôøi höôùng daãn khoa hoïc: TS. VUÕ HÖÕU ÑÖÙC THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH NHAÄN XEÙT CUÛA GIAÛNG VIEÂN HÖÔÙNG DAÃN  ....................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. NHAÄN XEÙT CUÛA GIAÛNG VIEÂN PHAÛN BIEÄN 1  ....................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ............................................................................................................. ............................................................................................................. ............................................................................................................. NHAÄN XEÙT CUÛA GIAÛNG VIEÂN PHAÛN BIEÄN 2  ....................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ................................................................................................... ............................................................................................................. MUÏC LUÏC GIÔÙI THIEÄU ÑEÀ TAØI 1. Lyù do choïn ñeà taøi 2. Muïc tieâu choïn ñeà taøi 3. Ñoái töôïng nghieân cöùu 4. Phöông phaùp nghieân cöùu CHÖÔNG 1: TOÅNG QUAÙT VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ........... 1 I. NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CHUNG VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ........................ 1 I.1 - KHAÙI NIEÄM VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ .......................... 1 I.1.1 Lòch söû hình thaønh .................................................................................... 1 I.1.2 Ñònh nghóa Kieåm soaùt noäi boä .................................................................... 3 I.2 - CAÙC BOÄ PHAÄN CAÁU THAØNH HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ … 4 I.2.1 Moâi tröôøng kieåm soaùt ............................................................................... 4 I.2.2 Ñaùnh giaù ruûi ro .......................................................................................... 9 I.2.3 Hoaït ñoäng kieåm soaùt ................................................................................ 14 I.2.4 Thoâng tin vaø truyeàn thoâng ....................................................................... 16 I.2.5 Giaùm saùt ................................................................................................... 18 I.3 - NHÖÕNG HAÏN CHEÁ VOÁN COÙ CUÛA KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ............... 21 II. KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ ÑOÁI VÔÙI MOÄT SOÁ CHU TRÌNH CHUÛ YEÁU TRONG DOANH NGHIEÄP ................................................................... 22 II.1 CHU TRÌNH MUA HAØNG - THANH TOAÙN ...................................... 22 II.1.1 Löïa choïn nhaø cung caáp ............................................................................ 22 II.1.2 Mua haøng ................................................................................................. 24 II.1.3 Quaûn lyù nhaän haøng .................................................................................. 25 II.1.4 Nhaän haøng ................................................................................................ 26 II.1.5 Thanh toaùn ............................................................................................... 28 II.2 CHU TRÌNH BAÙN HAØNG - THU TIEÀN ............................................. 30 II.2.1 Baùn haøng vaø marketing ........................................................................... 30 II.2.2 Thu tieàn .................................................................................................... 32 CHÖÔNG 2: KHAÛO SAÙT VAØ ÑAÙNH GIAÙ THÖÏC TRAÏNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ CAÙC DOANH NGHIEÄP SAÛN XUAÁT, CHEÁ BIEÁN TAÏI VIEÄT NAM ................................................................................ 34 I. KHAÛO SAÙT VAØ ÑAÙNH GIAÙ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ THOÂNG QUA BAÛNG CAÂU HOÛI .................................................................................... 34 I.1 MUÏC ÑÍCH VAØ PHÖÔNG PHAÙP ....................................................... 34 I.2 KEÁT QUAÛ KHAÛO SAÙT ......................................................................... 35 I.2.1 Chu trình mua haøng ................................................................................. 35 I.2.2 Chu trình thanh toaùn ................................................................................ 35 I.2.3 Chu trình baùn haøng ................................................................................. 36 I.2.4 Chu trình thu tieàn ..................................................................................... 37 I.3 NHAÄN XEÙT ............................................................................................ 37 II. KHAÛO SAÙT VAØ ÑAÙNH GIAÙ THÖÏC TRAÏNG THOÂNG QUA VIEÄC TÌM HIEÅU QUY TRÌNH ................................................................................ 38 II.1 MUÏC ÑÍCH VAØ PHÖÔNG PHAÙP KHAÛO SAÙT ................................... 38 II.2 KEÁT QUAÛ KHAÛO SAÙT ......................................................................... 38 II.2.1 Coâng ty TNHH ABC ................................................................................ 38 II.2.2 Coâng ty TNHH XYZ ................................................................................ 44 CHÖÔNG 3: MOÄT SOÁ ÑEÀ XUAÁT NHAÈM HOAØN THIEÄN HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TAÏI CAÙC DOANH NGHIEÄP SAÛN XUAÁT, CHEÁ BIEÁN TAÏI VIEÄT NAM ................................. 48 I. MOÄT SOÁ ÑEÀ XUAÁT HOAØN THIEÄN MOÂI TRÖÔØNG KIEÅM SOAÙT .. 48 II. ÑEÀ XUAÁT QUY TRÌNH KIEÅM SOAÙT HOAØN CHÆNH ÑOÁI VÔÙI MOÄT SOÁ CHU TRÌNH CHUÛ YEÁU TRONG DOANH NGHIEÄP SAÛN XUAÁT, CHEÁ BIEÁN ............................................................................................. 50 II.1 QUY TRÌNH MUA HAØNG – THANH TOAÙN ..................................... 50 II.1.1 Baûng töôøng thuaät ..................................................................................... 50 II.1.2 Löu ñoà ...................................................................................................... 54 II.1.3 Noäi dung vaø muïc ñích cuûa caùc chöùng töø chuû yeáu söû duïng trong chu trình Mua haøng – Thanh toaùn ..................................................................................... 55 II.1.4 Nhaän xeùt .................................................................................................. 55 II.2 QUY TRÌNH BAÙN HAØNG – THU TIEÀN ............................................. 57 II.2.1 Baûng töôøng thuaät ..................................................................................... 57 II.2.2 Löu ñoà ...................................................................................................... 62 II.2.3 Noäi dung vaø muïc ñích cuûa caùc chöùng töø chuû yeáu söû duïng trong chu trình Baùn haøng – Thu tieàn ........................................................................................... 63 II.2.4 Nhaän xeùt .................................................................................................. 63 KEÁT LUAÄN ...................................................................................................... 65 PHUÏ LUÏC TAØI LIEÄU THAM KHAÛO ............................................................................. 1 PHUÏ LUÏC I: DANH SAÙCH CAÙC DOANH NGHIEÄP TIEÁN HAØNH KHAÛO SAÙT ....................................................................................................... 2 PHUÏ LUÏC II: BAÛNG CAÂU HOÛI ................................................................... 3 PHUÏ LUÏC III: BAÛNG THOÁNG KEÂ KEÁT QUAÛ KHAÛO SAÙT ................. 8 PHUÏ LUÏC IV: KEÁT QUAÛ KHAÛO SAÙT TAÏI COÂNG TY ABC ................ 10 PHUÏ LUÏC V: KEÁT QUAÛ KHAÛO SAÙT TAÏI COÂNG TY XYZ................... 26 PHUÏ LUÏC VI: CAÙC CHÖÙNG TÖØ CHUÛ YEÁU SÖÛ DUÏNG TRONG CAÙC QUY TRÌNH ..................................................................................................... 31 GIÔÙI THIEÄU ÑEÀ TAØI 1. LYÙ DO CHOÏN ÑEÀ TAØI Trong xu höôùng hoäi nhaäp theá giôùi, ñaëc bieät Vieät Nam ñang trong giai ñoaïn ñaøm phaùn gia nhaäp toå chöùc thöông maïi theá giôùi (WTO) vaø naêm 2003 Vieät Nam ñaõ chính thöùc thöïc hieän caùc quy ñònh cuûa Khu vöïc maäu dòch töï do caùc ASEAN (AFTA), caùc doanh nghieäp taïi Vieät Nam ñaõ vaø ñang laøm gì ñeå taêng khaû naêng caïnh tranh? Ñeå taêng khaû naêng caïnh tranh, baét buoäc caùc doanh nghieäp phaûi tính toaùn xaây döïng giaù thaønh hôïp lyù, chi phí mua nguyeân lieäu vôùi giaù thaáp nhaát coù theå ñöôïc, doanh nghieäp phaûi kieåm soaùt chi phí chaët cheõ nhaèm giaûm chi phí … Trong nhöõng naêm gaàn nay, maëc duø Vieät Nam laø nöôùc naèm trong 10 nöôùc coù toác ñoä phaùt trieån cao treân theá giôùi, nhöng khaû naêng caïnh tranh cuûa haøng hoùa Vieät Nam so vôùi caùc nöôùc trong khu vöïc khoâng cao: nhö haøng ñieän töû, neáu khoâng coù haøng raøo thueá quan thì laøm sao Vieät Nam coù theå caïnh tranh vôùi haøng Trung Quoác; gaïo cuûa Vieät Nam khoâng theå so saùnh ñöôïc vôùi gaïo cuûa Thaùi Lan, … Moät khi xu höôùng toaøn caàu hoùa caøng cao thì thò tröôøng caøng caïnh tranh khoác lieät. Tröôùc aùp löïc cuûa neàn kinh teá thò tröôøng, cuûa caùc toå chöùc kinh teá theá giôùi vaø thöïc teá taïi caùc doanh nghieäp Vieät Nam, doanh nghieäp phaûi töï xaây döïng moät keá hoaïch, chieán löôïc kinh doanh hieäu quaû hôn ñeå naâng cao khaû naêng caïnh tranh, ñem laïi lôïi ích cho xaõ hoäi, cho ngöôøi lao ñoäng. Moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä hoaït ñoäng coù hieäu quaû vaø hieäu löïc seõ hoã trôï cho doanh nghieäp raát nhieàu trong vieäc kieåm soaùt chi phí. Vôùi mong muoán ñoùng goùp moät ít kieán thöùc ñaõ hoïc vaø moät soá kinh nghieäm thu thaäp ñöôïc qua quaù trình laøm kieåm toaùn, toâi xin trình baøy ñeà taøi: “Hoaøn thieän moät soá quy trình kieåm soaùt noäi boä taïi caùc Doanh nghieäp saûn xuaát, cheá bieán”. 2. MUÏC TIEÂU CHOÏN ÑEÀ TAØI Heä thoáng hoùa lyù luaän cô baûn veà KSNB trong doanh nghieäp, khaûo saùt thöïc traïng KSNB taïi caùc doanh nghieäp saûn xuaát cheá bieán nhaèm ñeà xuaát moät soá quy trình kieåm soaùt noäi boä hoaøn chænh taïi caùc Doanh nghieäp saûn xuaát cheá bieán. 3. ÑOÁI TÖÔÏNG NGHIEÂN CÖÙU Tìm hieåu Heä thoáng KSNB cuûa caùc doanh nghieäp saûn xuaát, cheá bieán trong nöôùc vaø ñaàu tö nöôùc ngoaøi, sau ñoù taäp trung tìm hieåu vaøo moät soá quy trình chuû yeáu: Quy trình mua haøng – thanh toaùn vaø Quy trình baùn haøng – thu tieàn. Tìm hieåu thöïc teá quy trình mua haøng – thanh toaùn vaø baùn haøng – thu tieàn taïi 02 Doanh nghieäp saûn xuaát cheá bieán. 4. PHÖÔNG PHAÙP NGHIEÂN CÖÙU Söû duïng phöông phaùp toång hôïp vaø phaân tích, phoûng vaán, ñaùnh giaù chaát löôïng ñoä tin caäy cuûa thoâng tin kinh teá, taøi chính cuûa Baùo caùo taøi chính, Baùo caùo keá toaùn quaûn trò vaø Heä thoáng kieåm soaùt noäi boä taïi caùc doanh nghieäp. Kieåm tra vieäc tuaân thuû caùc nguyeân taéc hoaït ñoäng, quaûn lyù kinh doanh, ñaëc bieät söï tuaân thuû phaùp luaät, chính saùch cheá ñoä keá toaùn phaùt hieän nhöõng sô hôû, yeáu keùm, gian laän trong quaûn lyù, trong baûo veä taøi saûn cuûa doanh nghieäp vaø ñeà xuaát caùc giaûi phaùp nhaèm caûi tieán, hoaøn thieän heä thoáng quaûn lyù, ñieàu haønh kinh doanh cuûa doanh nghieäp. Ñoàng thôøi coøn keát hôïp söû duïng theâm moät soá phöông phaùp khaùc nhö: phöông phaùp dieãn giaûi vaø quy naïp, phöông phaùp so saùnh vaø ñoái chieáu, Do vaäy ñeà taøi ñöôïc trình baøy nhö sau: - Nhöõng vaán ñeà chung veà KSNB - Kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi Chu trình mua haøng – thanh toaùn vaø baùn haøng – thu tieàn - Khaûo saùt vaø ñaùnh giaù thöïc traïng KSNB taïi moät soá doanh nghieäp: thoâng qua baûng caâu hoûi, qua vieäc tìm hieåu thöïc teá - Ñeà xuaát nhaèm hoaøn thieän Heä thoáng KSNB. 1 CHÖÔNG 1: TOÅNG QUAN VEÀ HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ I. NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CHUNG VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ I.1 KHAÙI NIEÄM VEÀ KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ I.1.1 Lòch söû hình thaønh Tham nhuõng bao giôø cuõng lieân quan ñeán vieäc gian laän trong baùo caùo taøi chính. Kinh nghieäm cho thaáy, vieäc vi phaïm veà phaùp luaät, nguyeân taéc vaø chính saùch kieåu naøy laø keát quaû cuûa vieäc thieáu soùt trong quaûn lyù hoaëc kieåm soaùt noäi boä. Vaøo naêm 1972-76, khi vuï Watergate xaûy ra ôû Myõ, Uûy ban chöùng khoaùn (SEC) 1 vaø Quoác hoäi ñaõ môû cuoäc ñieàu tra vaø ban haønh ñaïo luaät taøi trôï cho caùc chieán dòch vaø naêm 1977 ñaõ thoâng qua Ñieàu luaät Haønh vi hoái loä (FCPA) 2 ôû nöôùc ngoaøi. Ñieàu luaät naøy nhaán maïnh vieäc KSNB nhaèm ngaên ngöøa nhöõng khoaûn thanh toaùn baát hôïp phaùp vaø yeâu caàu caùc coâng ty phaûi ghi cheùp ñaày ñuû moïi hoaït ñoäng. Trong vaøi naêm sau ñoù, SEC vaø Hieäp hoäi keá toaùn vieân coâng chöùng Myõ (AICPA) 3 ñaõ ñeà nghò caùc baùo caùo phaûi ñöôïc soaïn thaûo theo heä thoáng kieåm soaùt noäi boä cuûa coâng ty. Giöõa naêm 1978 vaø 1985, AICPA ñaõ ban haønh moät soá chuaån möïc keá toaùn lieân quan ñeán kieåm soaùt noäi boä. Thaùng 10/1985, Uûy ban quoác gia choáng gian laän baùo caùo taøi chính (thöôøng goïi laø Uûy ban Treadway) ñöôïc thaønh laäp. Nhieäm vuï chính cuûa Uûy ban Treadway laø xaùc ñònh nguyeân nhaân, yeáu toá gian laän baùo caùo taøi chính vaø ñöa ra caùc bieän phaùp ñeå giaûm gian laän. Uûy ban naøy ñöôïc söï hoã trôï cuûa 05 toå chöùc vaø hieäp hoäi keá toaùn chuyeân nghieäp: Hieäp hoäi keá toaùn vieân coâng chöùng Myõ (AICPA), Hieäp hoäi 1 Securities and Exchange Commision – Vieát taét SEC Foreign Corrupt Practices Act – Vieát taét FCPA 3 American Institute of Certified Pubic Accountants – Vieát taét AICPA 2 2 keá toaùn Myõ (AAA) 4, Hieäp hoäi caùc nhaø quaûn trò taøi chính (FEI) 5, Hieäp hoäi kieåm toaùn vieân noäi boä (IIA) 6 vaø Hieäp hoäi keá toaùn vieân quaûn trò (IMA) 7. Naêm 1987, Uûy ban Treadway ñaõ ban haønh baùo caùo ñaàu tieân vaø ñeà nghò caàn coù moät toå chöùc hoã trôï cho Uûy ban nhaèm phaùt trieån vaø höôùng daãn thoáng nhaát veà kieåm soaùt noäi boä. Do ñoù, Uûy ban ñoàng baûo trôï (COSO) 8 ñaõ ñöôïc thaønh laäp. COSO ñaõ nghieân cöùu hôn 03 naêm vaø quan taâm roäng raõi ñeán vieäc nghieân cöùu vaø thaûo luaän vôùi caùc nhaø laõnh ñaïo taäp ñoaøn, caùc nhaø laäp phaùp vaø haønh phaùp, kieåm toaùn vieân, caùc hoïc giaû, luaät sö vaø nhaø tö vaán. Maëc duø khaùc nhau veà quan ñieåm nhöng moïi ngöôøi ñeàu quan taâm ñeán vieäc giaûi quyeát ñeán caùc vaán ñeà chung. Keát quaû laø COSO ñaõ ban haønh Baùo caùo vôùi töïa ñeà “Internal Control – Integrated Framework”. Baùo caùo COSO goàm 02 phaàn quan troïng: I) trình baøy ñònh nghóa chung veà kieåm soaùt noäi boä, vaø II) cung caáp moät neàn taûng giuùp cho caùc doanh nghieäp coù theå ñaùnh giaù vaø caûi thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Ñaëc bieät laø coù lieân quan ñeán tham nhuõng, chuaån möïc COSO trôû thaønh moät trong nhöõng chuaån möïc chính maø caùc coâng ty Myõ söû duïng ñeå ñaùnh giaù söï thích hôïp cuûa hoï vôùi Ñieàu luaät Haønh vi hoái loä (FCPA) cuûa Myõ.  Toùm laïi, Baùo caùo COSO 1992 laø taøi lieäu ñaàu tieân treân theá giôùi nghieân cöùu vaø ñònh nghóa veà KSNB moät caùch ñaày ñuû vaø coù heä thoáng. Ñaëc ñieåm noåi baät cuûa laø taàm nhìn roäng, mang tính quaûn trò, ñeà caäp caùc vaán ñeà lieân quan baùo caùo taøi chính, lónh vöïc hoaït ñoäng vaø tính tuaân thuû. Baùo caùo COSO 1992 tuy chöa thaät söï hoaøn chænh nhöng ñaõ taïo laäp moät cô sôû lyù thuyeát raát cô baûn veà KSNB. Chính vì theá, chuùng toâi ñaõ choïn Baùo caùo COSO 1992 laøm cô sôû lyù luaän cuûa ñeà taøi naøy. 4 American Accounting Association – Vieát taét AAA Financial Executives Institute – Vieát taét FEI 6 Institute of Internal Auditors – Vieát taét IIA 7 Institute of Management Accountants – Vieát taét IMA 8 Committee of Sponsoring Organisation – Vieát taét COSO 5 3 I.1.2 Ñònh nghóa kieåm soaùt noäi boä Theo Baùo caùo COSO 1992, Kieåm soaùt noäi boä (KSNB) laø moät quy trình chòu aûnh höôûng bôûi Hoäi ñoàng quaûn trò, caùc nhaø quaûn lyù vaø caùc nhaân vieân khaùc cuûa moät toå chöùc, ñöôïc thieát keá ñeå cung caáp moät söï baûo ñaûm hôïp lyù trong vieäc thöïc hieän caùc muïc tieâu sau: - Hieäu löïc vaø hieäu quaû cuûa caùc hoaït ñoäng. - Tính chaát ñaùng tin caäy cuûa baùo caùo taøi chính. - Söï tuaân thuû caùc luaät leä vaø quy ñònh hieän haønh. Ñònh nghóa naøy phaûn aùnh caùc noäi dung cô baûn sau: - KSNB laø khoâng chæ laø moät söï kieän hay moät tröôøng hôïp, maø laø moät chuoãi caùc hoaït ñoäng toàn taïi ôû moïi boä phaän trong doanh nghieäp. Caùc hoaït ñoäng naøy lan toûa trong doanh nghieäp vaø ñöôïc keát hôïp vôùi nhau thaønh moät theå thoáng nhaát. Noù laø phöông tieän giuùp cho doanh nghieäp ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu ñaõ ñeà ra. - KSNB chòu aûnh höôûng bôûi Hoäi ñoàng quaûn trò, nhaø quaûn lyù vaø moïi ngöôøi trong moät toå chöùc. Chính nhöõng ngöôøi trong moät toå chöùc ñaõ thieát laäp cô cheá kieåm soaùt noäi boä vaø vaän haønh chuùng nhaèm ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu ñaõ ñeà ra. - Kieåm soaùt noäi boä coù theå cung caáp caùc ñaûm baûo hôïp lyù cho nhaø quaûn lyù vaø Hoäi ñoàng quaûn trò nhaèm ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. - KSNB coù theå ñaûm baûo baùo caùo taøi chính laø ñaùng tin caäy vaø phuø hôïp vôùi caùc quy ñònh cuûa phaùp luaät. KSNB chæ coù theå ñaûm baûo hôïp lyù chöù khoâng theå ñaûm baûo tuyeät ñoái nhaèm ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Vieäc ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu cuõng bò aûnh höôûng bôûi nhöõng haïn cheá voán coù cuûa Heä thoáng KSNB. Trong quaù trình vaän haønh, heä thoáng kieåm soaùt coù theå toàn taïi nhöõng yeáu keùm, nhöõng sai laàm cuûa con ngöôøi daãn ñeán muïc tieâu khoâng ñöôïc thöïc hieän. KSNB chæ coù theå ngaên ngöøa vaø phaùt hieän nhöõng sai soùt nhöng khoâng theå ñaûm baûo laø chuùng khoâng xaûy ra. Hôn nöõa, moät trong nhöõng nguyeân taéc cô baûn ñeå ra quyeát ñònh 4 trong quaûn lyù laø chi phí cho quaù trình kieåm soaùt khoâng ñöôïc vöôït quaù lôïi ích mong ñôïi töø quaù trình kieåm soaùt ñoù. Do vaäy, ngöôøi quaûn lyù khoâng theå chaáp nhaän baát cöù phöông phaùp kieåm soaùt naøo neáu chi phí cuûa noù quaù cao so vôùi lôïi ích mang laïi. - Moãi doanh nghieäp ñeàu ñöa ra muïc tieâu nhieäm vuï, muïc tieâu maø hoï caàn phaûi ñaït ñöôïc. Caùc muïc tieâu coù theå ñöôïc thieát laäp cho toaøn boä doanh nghieäp hoaëc laø muïc tieâu cho moät hoaït ñoäng ñaëc bieät cuûa doanh nghieäp. Caùc muïc tieâu naøy ñöôïc chia thaønh 03 loaïi: • Hoaït ñoäng – lieân quan ñeán hieäu quaû vaø hieäu löïc cuûa vieäc söû duïng nguoàn löïc trong doanh nghieäp. • Baùo caùo taøi chính – lieân quan ñeán baùo caùo taøi chính phaùt haønh ra coâng chuùng ñöôïc laäp moät caùch ñaùng tin caäy. • Tuaân thuû – lieân quan ñeán vieäc doanh nghieäp tuaân thuû caùc qui ñònh cuûa phaùp luaät. Vôùi nhöõng muïc tieâu naøy, heä thoáng KSNB coù theå cung caáp nhöõng ñaûm baûo hôïp lyù cho vieäc quaûn lyù vaø vai troø giaùm saùt cuûa noù, hoäi ñoàng quaûn trò cuõng kieåm soaùt ñöôïc caùc hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu. I.2 CAÙC BOÄ PHAÄN CAÁU THAØNH HEÄ THOÁNG KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ I.2.1 Moâi tröôøng kieåm soaùt Moâi tröôøng kieåm soaùt aûnh höôûng ñeán toaøn boä cô caáu hoaït ñoäng kinh doanh, muïc tieâu ñöôïc thieát laäp vaø ñaùnh giaù ruûi ro cuûa doanh nghieäp. Noù cuõng aûnh höôûng ñeán hoaït ñoäng kieåm soaùt, heä thoáng thoâng tin vaø truyeàn thoâng, vaø hoaït ñoäng giaùm saùt cuûa doanh nghieäp. Moâi tröôøng kieåm soaùt cuõng bò aûnh höôûng bôûi lòch söû vaø vaên hoùa cuûa doanh nghieäp. 5 Moâi tröôøng kieåm soaùt ñaët neàn taûng cho moät toå chöùc, noù aûnh höôûng bôûi söï hieåu bieát, nhaän thöùc cuûa con ngöôøi. Noù ñaët neàn moùng cho taát caû caùc yeáu toá khaùc cuûa KSNB. Theo baùo caùo cuûa COSO 1992, moâi tröôøng kieåm soaùt goàm coù caùc yeáu toá sau: • Trieát lyù quaûn lyù vaø phong caùch hoaït ñoäng • Cô caáu toå chöùc • Phöông phaùp uyû quyeàn vaø traùch nhieäm • Hoäi ñoàng quaûn trò vaø Uûy ban kieåm toaùn • Trình ñoä ñoäi nguõ caùn boä nhaân vieân • Chính saùch nhaân söï • Tính chính tröïc vaø caùc giaù trò ñaïo ñöùc Trieát lyù quaûn lyù vaø phong caùch hoaït ñoäng Trieát lyù quaûn lyù vaø phong caùch hoaït ñoäng cuûa caùc nhaø quaûn lyù aûnh höôûng ñeán phöông phaùp quaûn lyù doanh nghieäp, bao goàm caùc loaïi ruûi ro kinh doanh coù theå chaáp nhaän ñöôïc. Moät doanh nghieäp coù theå thaønh coâng hôn khi ñöa ra nhöõng ruûi ro ñaùng chuù yù trong kinh doanh vaø coù theå kieåm soaùt ñöôïc caùc ruûi ro naøy, hôn laø moät doanh nghieäp chaáp nhaän maïo hieåm trong kinh doanh. Tieâu chí ñeå ñaùnh giaù yeáu toá naøy bao goàm: - Baûn chaát ruûi ro kinh doanh maø nhaø quaûn lyù coù theå chaáp nhaän – maïo hieåm hay thaän troïng khi chaáp nhaän ruûi ro. - Söï taùc ñoäng qua laïi giöõa nhaø quaûn lyù caáp cao vaø ngöôøi quaûn lyù ñieàu haønh, ñaëc bieät laø khi coù söï caùch trôû veà ñòa lyù. - Thaùi ñoä vaø haønh ñoäng ñoái vôùi vieäc laäp baùo caùo taøi chính, bao goàm caùc cuoäc tranh luaän khaùc nhau trong vieäc aùp duïng caùc nguyeân taéc keá toaùn (löïa choïn chính saùch keá toaùn, möùc ñoä khai baùo caùc thoâng tin taøi chính quan troïng, keå caû quan ñieåm veà vieäc ghi nhaän hay giaû maïo chöùng töø soå saùch). 6 Cô caáu toå chöùc Cô caáu toå chöùc cuûa moät doanh nghieäp taïo neân moät cô cheá hoaït ñoäng kinh doanh nhaèm ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa toaøn doanh nghieäp. Tuøy thuoäc vaøo quy moâ, ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuûa moãi doanh nghieäp maø ngöôøi quaûn lyù thieát laäp moät cô caáu toå chöùc thích hôïp. Moät soá doanh nghieäp thieát laäp cô caáu toå chöùc taäp trung, doanh nghieäp khaùc thieát laäp cô caáu toå chöùc phaân quyeàn. Tieâu chí ñeå ñaùnh giaù yeáu toá naøy bao goàm: - Söï thích hôïp cuûa cô caáu toå chöùc trong doanh nghieäp vaø khaû naêng cung caáp caùc thoâng tin caàn thieát cuûa nhaø quaûn lyù. - Söï phuø hôïp giöõa kieán thöùc, kinh nghieäm vaø traùch nhieäm cuûa nhaø quaûn lyù vaø söï hieåu bieát cuûa nhaø quaûn lyù veà nhieäm vuï ñoù. Phöông phaùp uyû quyeàn vaø traùch nhieäm Phöông phaùp uyû quyeàn vaø traùch nhieäm laø caùch thöùc ngöôøi quaûn lyù uyû quyeàn cho caáp döôùi moät caùch chính thöùc. Noù lieân quan ñeán möùc ñoä maø moãi caù nhaân trong coâng ty ñöôïc khuyeán khích ñeå thöïc hieän nhieäm vuï ñöôïc giao, cuõng nhö haïn cheá quyeàn haïn cuûa hoï. Quyeàn haïn ñöôïc giao töông xöùng vôùi traùch nhieäm kinh nghieäm vaø naêng löïc cuûa töøng thaønh vieân. Caàn coù nhöõng uyû quyeàn roõ raøng baèng vaên baûn seõ giuùp cho coâng vieäc ñöôïc tieán haønh deã daøng vaø traùnh ñöôïc söï laïm duïng. Ñeå uûy quyeàn vaø traùch nhieäm phuø hôïp caàn döïa vaøo caùc tieâu chí sau: - Traùch nhieäm vaø quyeàn haïn ñöôïc giao phaûi phuø hôïp ñeå thöïc muïc tieâu cuûa toå chöùc, chöùc naêng hoaït ñoäng vaø yeâu caàu ñieàu chænh, bao goàm traùch nhieäm veà heä thoáng thoâng tin vaø quyeàn haïn thay ñoåi. - Phuø hôïp vôùi caùc tieâu chuaån vaø thuû tuïc kieåm soaùt lieân quan, bao goàm baûng moâ taû coâng vieäc cho nhaân vieân. 7 Hoäi ñoàng quaûn trò vaø UÛy ban kieåm toaùn Hoäi ñoàng quaûn trò vaø UÛy ban kieåm toaùn coù aûnh höôûng ñaùng keå vaø ñaët neàn taûng cho moâi tröôøng kieåm soaùt. Hoäi ñoàng quaûn trò vaø UÛy ban kieåm toaùn bao goàm nhöõng nhaø quaûn lyù ñoäc laäp, coù kinh nghieäm vaø uy tín trong doanh nghieäp, noù seõ laøm cho moâi tröôøng kieåm soaùt ñöôïc toát hôn do noù kieåm soaùt caùc hoaït ñoäng cuûa ngöôøi quaûn lyù. Caùc nhaân toá ñeå xem xeùt vaø ñaùnh giaù söï höõu hieäu cuûa Hoäi ñoàng quaûn trò vaø Uûy ban kieåm toaùn laø möùc ñoä ñoäc laäp, kinh nghieäm, uy tín, moái quan heä vôùi boä phaän kieåm toaùn noäi boä vaø kieåm toaùn ñoäc laäp. Khi ñaùnh giaù caàn xem xeùt ñeán caùc tieâu chí sau: - Söï ñoäc laäp cuûa HÑQT vaø Uûy ban kieåm toaùn ñoái vôùi Ban giaùm ñoác, ñoù laø ñieàu caàn thieát. - Caùc cuoäc hoïp thöôøng xuyeân vaø baát thöôøng vôùi Giaùm ñoác taøi chính, nhaân vieân keá toaùn, kieåm toaùn noäi boä vaø kieåm toaùn ñoäc laäp - Tính ñaày ñuû vaø kòp thôøi cuûa caùc thoâng tin ñöôïc cung caáp cho Hoäi ñoàng quaûn trò ñeå giaùm saùt muïc tieâu vaø chieán löôïc cuûa nhaø quaûn lyù, tình hình taøi chính, keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh vaø caùc ñieàu khoaûn cuûa caùc hôïp ñoàng quan troïng cuûa doanh nghieäp. - Vieäc baùo caùo ñaày ñuû vaø kòp thôøi ñeán Hoäi ñoàng quaûn trò veà caùc thoâng tin nhaïy caûm, vieäc ñieàu tra vaø xöû lyù (nhö chi phí du lòch cuûa nhaân vieân caáp cao, nhöõng vuï kieän tuïng ñaùng chuù yù, söï bieån thuû taøi saûn, vi phaïm caùc quy ñònh kinh doanh, thanh toaùn baát hôïp phaùp, …) Trình ñoä ñoäi nguõ caùn boä nhaân vieân Naêng löïc ñöôïc phaûn aùnh qua kieán thöùc vaø kyõ naêng ñeå hoaøn thaønh nhieäm vuï cuûa töøng caù nhaân. Do ñoù, khi tuyeån duïng nhaø quaûn lyù caàn xem xeùt veà trình ñoä chuyeân moân, kinh nghieäm phuø hôïp vôùi nhieäm vuï ñöôïc giao, ñoàng thôøi phaûi luoân coù söï giaùm saùt, huaán luyeän thöôøng xuyeân. Tieâu chí ñeå ñaùnh giaù nhaân toá naøy: 8 - Baûng moâ taû coâng vieäc chính thöùc hoaëc khoâng chính thöùc hoaëc hình thöùc khaùc ñeå xaùc ñònh nhieäm vuï cuûa moãi nhaân vieân. - Kieán thöùc vaø kyõ naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän coâng vieäc ñöôïc giao. Moät khía caïnh cuõng khoâng keùm phaàn quan troïng laø phaåm chaát cuûa caùn boä nhaân vieân. Khi thieáu yeáu toá naøy, caùc thuû tuïc kieåm soaùt duø chaët cheõ ñeán ñaâu cuõng khoâng thöïc hieän ñöôïc trong thöïc teá. Chính saùch nhaân söï Chính saùch tuyeån duïng bao goàm phoûng vaán, vieäc trình baøy caùc thoâng tin lieân quan ñeán coâng ty nhö lòch söû, vaên hoùa vaø phong caùch hoaït ñoäng, ñieàu naøy cho thaáy ngöôøi ñöôïc tuyeån duïng coù söï quan taâm ñeán coâng ty, coâng vieäc vaø vò trí hoï mong muoán. Nhaø quaûn lyù caàn phaûi thieát laäp caùc chöông trình ñoäng vieân khuyeán khích baèng caùc hình thöùc khen thöôûng vaø naâng cao möùc khuyeán khích cho caùc hoaït ñoäng noåi baät. Ñoàng thôøi, nhaø quaûn lyù caàn coù nhöõng haønh ñoäng nghieâm khaéc ñoái vôùi caùc haønh vi vi phaïm. Caùc tieâu chí ñeå ñaùnh giaù nhaân toá naøy bao goàm: - Chính saùch vaø thuû tuïc tuyeån duïng, huaán luyeän, khuyeán khích vaø ñeà baït nhaân vieân. - Söï kieåm tra vaø löïa choïn caùc öùng cöû vieân phuø hôïp. - Söï töông xöùng giöõa vieäc duy trì vaø tieâu chuaån ñeà baït nhaân vieân, kyõ thuaät ñaùnh giaù naêng löïc laøm vieäc nhaân vieân. Tính chính tröïc vaø caùc giaù trò ñaïo ñöùc Muïc tieâu cuûa doanh nghieäp vaø phöông thöùc ñaït ñöôïc muïc tieâu döïa treân söï öu tieân, söï ñaùnh giaù vaø phong caùch ñieàu haønh. Söï öu tieân vaø ñaùnh giaù laø tieâu chuaån cuûa haønh vi, phaûn aùnh tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc cuûa nhaø quaûn lyù. Hieäu quaû kieåm soaùt noäi boä khoâng theå taêng leân khi tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc bò kieåm soaùt. Tính chính tröïc vaø giaù trò ñaïo ñöùc laø nhöõng yeáu toá nhaïy 9 caûm cuûa moâi tröôøng kieåm soaùt, noù aûnh höôûng ñeán vieäc thieát keá, quaûn lyù vaø kieåm soaùt caùc yeáu toá khaùc cuûa KSNB. Tính chính tröïc vaø haønh vi ñaïo ñöùc cuûa nhaø quaûn lyù taïo neân vaên hoùa cuûa coâng ty. Vaên hoùa coâng ty bao goàm caùc tieâu chuaån haønh vi vaø ñaïo ñöùc, do vaäy nhaø quaûn lyù phaûi coù phöông phaùp truyeàn ñaït vaø aùp duïng vaøo thöïc teá. Vaên hoùa coâng ty seõ quyeát ñònh caùi gì caàn xaûy ra, quy ñònh naøo ñöôïc thöïc hieän hay boû qua. Nhaø quaûn lyù caáp cao ñoùng vai troø quyeát ñònh trong vieäc taïo neân vaên hoùa coâng ty. Tieâu chí ñaùnh giaù nhaân toá naøy bao goàm: - Söï toàn taïi vaø thöïc hieän caùc quy ñònh veà ñaïo ñöùc ngheà nghieäp hoaëc caùc chính saùch lieân quan ñeán kinh doanh ñöôïc chaáp nhaän, tröôøng hôïp maâu thuaãn veà quyeàn lôïi vaø nhöõng quy ñònh chuaån möïc veà ñaïo ñöùc khaùc. - Quy ñònh veà caùch thöùc ñoái xöû vôùi nhaân vieân, khaùch haøng, nhaø cung caáp, nhaø ñaàu tö, … - Aùp löïc thöïc hieän muïc tieâu phi hieän thöïc, ñaëc bieät laø ñoái vôùi muïc tieâu trong ngaén haïn, aùp duïng phöông phaùp khuyeán khích döïa treân keát quaû coâng vieäc.  Moâi tröôøng kieåm soaùt coù moät aûnh höôûng raát quan troïng ñeán quaù trình thöïc hieän vaø keát quaû cuûa caùc thuû tuïc kieåm soaùt. Caùc thuû tuïc kieåm soaùt coù theå seõ khoâng ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa mình hoaëc chæ coøn laø hình thöùc trong moät moâi tröôøng kieåm soaùt yeáu keùm. Ngöôïc laïi, moät moâi tröôøng kieåm soaùt toát coù theå haïn cheá ñöôïc phaàn naøo söï thieáu soùt cuûa caùc thuû tuc kieåm soaùt. Tuy nhieân, moâi tröôøng kieåm soaùt khoâng theå thay theá cho caùc thuû tuïc kieåm soaùt caàn thieát. I.2.2 Ñaùnh giaù ruûi ro Taát caû moïi doanh nghieäp, duø lôùn hay nhoû vaø trong taát caû moïi lónh vöïc ñeàu toàn taïi ruûi ro. Ruûi ro aûnh höôûng ñeán söï soáng coøn cuûa doanh nghieäp, söùc maïnh taøi chính vaø vò trí trong xaõ hoäi. Trong thöïc teá, khoâng coù bieän phaùp naøo coù theå giaûm ñöôïc ruûi ro xuoáng baèng khoâng. Vaán ñeà laø caùc nhaø quaûn lyù phaûi quyeát ñònh raèng 10 ruûi ro naøo coù theå chaáp nhaän vaø phaûi laøm gì ñeå quaûn lyù caùc ruûi ro, neân caàn phaûi ñaùnh giaù vaø phaân tích ruûi ro. Ñeå coù theå laøm ñöôïc vieäc naøy, ngöôøi quaûn lyù caàn phaûi: • Thieát laäp caùc muïc tieâu cuûa toå chöùc, keå caû muïc tieâu chung cuûa toå chöùc vaø muïc tieâu rieâng cho töøng hoaït ñoäng. • Nhaän daïng vaø phaân tích ruûi ro • Kieåm soaùt ruûi ro khi coù thay ñoåi veà kinh teá, coâng ngheä, luaät phaùp, kyõ thuaät, … I.2.2.1 Thieát laäp muïc tieâu. Thieát laäp muïc tieâu laø ñieàu kieän tröôùc heát ñeå ñaùnh giaù ruûi ro, laø moät phaàn quan troïng cuûa quaù trình quaûn lyù, laø cô sôû quan troïng ñeå ñaùnh giaù ruûi ro. Moät söï kieän chæ ñöôïc xem laø ruûi ro neáu noù ñe doïa vieäc ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Coù caùc loaïi muïc tieâu nhö sau: Muïc tieâu hoaït ñoäng: bao goàm caùc muïc tieâu veà thöïc hieän, muïc tieâu lôïi nhuaän vaø baûo veä taøi saûn. Muïc tieâu baùo caùo taøi chính: lieân quan ñeán vieäc soaïn thaûo baùo caùo taøi chính ñaùng tin caäy, bao goàm söï ngaên ngöøa gian laän baùo caùo taøi chính. Muïc tieâu tuaân thuû: lieân quan ñeán vieäc tuaân thuû caùc quy ñònh cuûa phaùp luaät. Muïc tieâu naøy phuï thuoäc vaøo caùc yeáu toá beân ngoaøi nhö moâi tröôøng phaùp lyù. Caùc muïc tieâu seõ thay ñoåi tuøy thuoäc vaøo naêng löïc cuûa nhaø quaûn lyù. Toùm laïi, khoâng coù moät tieâu chuaån muïc tieâu naøo aùp duïng cho taát caû caùc loaïi hình doanh nghieäp. I.2.2.2 Nhaän daïng vaø phaân tích ruûi ro Quaù trình xaùc ñònh vaø phaân tích ruûi ro laø quaù trình dieãn ra lieân tuïc vaø laëp ñi laëp laïi vaø noù aûnh höôûng raát lôùn ñeán heä thoáng KSNB. 11 Xaùc ñònh ruûi ro: Hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp coù theå gaëp ruûi ro bôûi yeáu toá beân trong hoaëc beân ngoaøi. Nhöõng yeáu toá naøy seõ aûnh höôûng ñeán vieäc thöïc hieän muïc tieâu cuûa doanh nghieäp. Yeáu toá beân ngoaøi: - Söï phaùt trieån cuûa kyõ thuaät coù theå aûnh höôûng ñeán baûn chaát vaø thôøi gian nghieân cöùu vaø phaùt trieån hoaëc daãn ñeán söï thay ñoåi cuûa quaù trình. - Nhu caàu hoaëc söï mong ñôïi cuûa khaùch haøng … - Söï caïnh tranh - Söï thay ñoåi moâi tröôøng phaùp lyù, moâi tröôøng kinh teá Yeáu toá beân trong: - Söï hö hoûng cuûa heä thoáng thoâng tin - Trình ñoä cuûa nhaân vieân, phöông phaùp huaán luyeän - Söï thay ñoåi trong quaûn lyù, nguoàn nhaân löïc Phaân tích ruûi ro Sau khi xaùc ñònh ruûi ro, doanh nghieäp caàn phaûi phaân tích ruûi ro. Phöông phaùp ñeå phaân tích ruûi ro ña daïng vaø phong phuù bôûi vì coù raát nhieàu ruûi ro khoù xaùc ñònh. Quaù trình phaân tích ruûi ro goàm caùc phaàn sau: - Ñaùnh giaù möùc ñoä thieät haïi cuûa ruûi ro - Ñaùnh giaù xaùc suaát xaûy ra ruûi ro - Xem xeùt caùc ruûi ro neân ñöôïc kieåm soaùt nhö theá naøovaø ñöa ra caùc bieän phaùp ñoái phoù ruûi ro Ruûi ro coù nhieàu loaïi khaùc nhau: coù loaïi khoâng aûnh höôûng nhieàu ñeán hoaït ñoäng cuûa ñôn vò vaø khaû naêng xaûy ra thaáp, coù loaïi coù aûnh höôûng nhieàu ñeán hoaït ñoäng cuûa ñôn vò vaø khaû naêng xaûy ra cao. Do vaäy, khi phaân tích ruûi ro caàn phaûi