Tài liệu Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty tnhh tư vấn kế toán và kiểm toán việt nam thực hiện

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ 1 AVA Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam 2 BCĐKT Bảng cân đối kế toán 3 BCKQHĐKD Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 4 BCTC Báo cáo tài chính 5 BGĐ Ban giám đốc 6 HĐ Hoá đơn 7 HĐQT Hội đồng quản trị 8 HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ 9 KSNB Kiểm soát nội bộ 10 KTV Kiểm toán viên 11 NK Nhập kho 12 NVL Nguyên vật liệu 13 PN Phiếu nhập 14 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 15 VN Việt Nam Trường ĐH Kinh tế quốc dân 1 Lớp Kiểm toán 46A LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế ngày nay, hoạt động kiểm toán đã được hình thành và phát triển một cách nhanh chóng. Cùng với sự ra đời của các công ty kiểm toán thì nhà nước hay đặc biệt là Bộ Tài chính đã ban hành các quy định, quy chế, chuẩn mực kế toán và kiểm toán để tạo hành lang pháp lý cho các tổ chức, ngành hoạt động một cách năng động hơn và có định hướng phát triển một cách rõ ràng hơn. Hoạt động kiểm toán đã đóng một vai trò tích cực trong sự phát triển chung của nền kinh tế ngày nay. Kiểm toán đã trở thành một chuyên ngành đào tạo chính trong trường Đại học Kinh tế quốc dân. Để giúp cho sinh viên nắm chắc được lý thuyết và đạt được một sự hiểu biết nhất định về thực tế nhà trường có dành một kỳ cho sinh viên thực tập.Trong quá trình thực tập tại các công ty Kiểm toán, chúng em được tìm hiểu về tình hình hoạt động của công ty cũng như về cơ cấu tổ chức, công tác kế toán, kiểm toán và các hoạt động kinh doanh khác. Đây là những bài học thực tế hết sức bổ ích để củng cố những kiến thức đã học trong nhà trường. Tại Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) em được sự hướng dẫn đi sâu tìm hiểu chu trình kiểm toán mua hàng – thanh toán. Chính vì vậy em đã chọn khoá luận tốt nghiệp: “Hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do công ty TNHH tƣ vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam thực hiện”. Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế em nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Th.s Đinh Thế Hùng và các bạn cũng như các anh chị trong Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam. Kết hợp với những kiến thức đã học ở trường và sự nỗ lực của bản thân nhưng do thời gian và trình độ Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 2 Lớp Kiểm toán 46A chuyên môn còn hạn chế nên chuyên đề tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót. Ngoài lời nói đầu và kết luận khoá luận tốt nghiệp đƣợc chia làm ba chƣơng : Chương I : Cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính. Chương II : Thực hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty TNHH tư vấn Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (AVA). Chương III : Một số bài học kinh nghiệm và kiến nghị hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC tại Công ty TNHH tư vấn kế toán và kiểm toán Việt Nam (AVA) thực hiện. Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 3 Lớp Kiểm toán 46A Chƣơng I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1. Chu trình kiểm toán mua hàng – thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.1. Đặc điểm, vị trí và nội dung của chu trình mua hàng – thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoạt động kiểm toán đã phát triển và ngày càng trở thành một nhu cầu không thể thiếu đối với các hoạt động kinh doanh. Đối tượng chủ yếu của hoạt động kiểm toán là kiểm toán báo cáo tài chính, các kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán theo các chu trình, theo cách này các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp vào cùng một phần hành. Chu trình mua hàng – thanh toán là một chu trình quan trọng cần phải được kiểm toán trong các đợt kiểm toán, bởi vì chi phí cho dịch vụ mua hàng thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Quá trình mua vào của hàng hoá và dịch vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu trình mua hàng – thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ nhận được. Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 4 Lớp Kiểm toán 46A Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn : cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại cũng gồm hao giai đoạn mua hàng và bán hàng. Như vậy dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị. Bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu. 1.1.2. Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán. Mặc dù ở các doanh nghiệp là khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng – thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ bốn chức năng : 1.1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ. Đây là chức năng quan trọng trong chu trình mua hàng – thanh toán. Các bước công việc cần thực hiện trong chức năng này bao gồm : - Xác định nhu cầu hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp :thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là Bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Lập đơn yêu cầu mua hàng : sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng. - Tìm nhà cung cấp: bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 5 Lớp Kiểm toán 46A mua một mặt hàng nào cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất. - Lựa chọn nhà cung cấp : sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá và các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán… - Giao đơn đặt hàng : đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào. Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Tất cả các đơn đặt hàng phải bao gồm vừa đủ số cột và diện tích để hạn chế tối đa khả năng có gian lận trên đơn đạt mua hàng này. Các bước công việc trên cho thấy đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi người mua hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Nó là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp khác, nếu người mua và người bán lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những quan hệ giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền lợi hay nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng. Mẫu của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và quy định của công ty. Trong đó việc phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng có chức năng chính vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo đúng mục đích đã được phê chuẩn và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết. Hầu hết các công ty cho phép một sự phê chuẩn chung cho việc mua phục vụ các nhu cầu hoạt động thường xuyên như việc mua hàng tồn kho ở mức cho phép (phù hợp định mức hàng tồn kho). Thí dụ, các lần mua tài sản thường xuyên vượt quá một giới hạn tiền nhất định Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân Lớp Kiểm toán 46A 6 nào đó có thể yêu cầu sự phê chuẩn của HĐQT, các mặt hàng được mua tương đối không thường xuyên, như các hợp đồng dịch vụ dài hạn thì được phê chuẩn bởi các nhân viên nhất định, vật tư và những dịch vụ có giá trị thấp hơn một giá trị quy định thì được phê chuẩn bởi quản đốc và trưởng phòng và một số loại nguyên vật liệu, vật tư được tự động tái đặt hàng bất cứ lúc nào chúng ở mức giới hạn ấn định trước. - Quá trình kiểm soát với các bước công việc nêu trên phải là đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau : + Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai? + Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng? + Đặt hàng tại thời điểm nào? + Số lượng đặt hàng là bao nhiêu? + Đặt hàng ở nhà cung cấp nào? + Đơn đặt hàng có được theo dõi không? Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời gian nhất định nào đó mà hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không. 1.1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ. Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác. Thông thường các công ty có phòng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo nhận hàng gửi cho thủ Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân Lớp Kiểm toán 46A 7 kho một bản để tiến hành nhập kho hàng hoá và gửi cho kế toán vật tư để ghi chép sổ sách kế toán. Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ. 1.1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán. Sự ghi nhận đúng đắn về hàng hoá hay dịch vụ nhận đựoc đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền. Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chúng vào sổ Nhật ký và sổ hạch toán chi tiết “ các khoản phải trả”. Khi kế toán các khoản phái trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá đơn vơi thông tin trên đơn đặt mua ( hoặc hợp đồng ) và Báo cáo nhận hàng ( nếu hàng đã về ). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Một quá trình kiểm soát quan trọng đối với các khoản phải trả là quy định tất cả những ai ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được dính líu đến tiền mặt, các chứng khoán thị trường và các tài sản khác. 1.1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố : đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đợn đặt hàng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận hàng. Hoá đơn bán hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán. Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân Lớp Kiểm toán 46A 8 Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua ngân hàng hay bằng tiền mặt. Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm ( nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn ), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền ( nguyên tắc bất kiêm nhiệm ). Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng – thanh toán của các doanh nghiệp nói chung. 1.1.3. Tổ chức công tác kế toán mua hàng – thanh toán. 1.1.3.1. Chứng từ, tài khoản và sổ sách sử dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ và sổ sách sau : - Yêu cầu mua : tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng ( như bộ phận sản xuất ) để đề nghị mua hàng hoá dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong doanh nghiệp có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp. - Đơn đặt hàng : lập lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng hoá hay dịch vụ. - Phiếu giao hàng ( biên bản giao nhận hàng hoá hay nghiệm thu dịch vụ ): tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá hay dịch vụ thực tế. - Báo cáo nhận hàng : được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá ( dấu hiệu của sự kiểm soát ). - Hoá đơn của người bán : chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao. Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 9 Lớp Kiểm toán 46A - Nhật lý mua hàng : đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên nhà cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó. - Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp : danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán. - Bảng đối chiếu của nhà cung cấp : báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng ( thường là hàng tháng ) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất định. Sau đây là sơ đồ hạch toán đối với nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả với nhà cung cấp thông qua các tài khoản liên quan Sơ đồ 1.1: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng – thanh toán (thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ) 1.1.3.2. Quy trình tổ chức chứng từ mua hàng – thanh toán. Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ. Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Sơ đồ 1.2: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ mua vào Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ, bộ phận kế hoạch lập ra kế hoạch cung ứng vật tư, hàng hoá. Bộ phận cung ứng có nhiệm vụ khai thác hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp. Sau đó cử cán bộ đi thu mua vật tư, hàng hoá. Khi hàng hoá được mua về, cán bộ thu mua sẽ lập chứng từ kho trình trưởng bộ phận Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân Lớp Kiểm toán 46A 10 cung ứng ký duyệt rồi chuyển cho thủ kho để nhập kho hàng hoá. Cuối cùng chứng từ được chuyển cho kế toán để ghi sổ và bảo quản lưu trữ. Sơ đồ 1.3: Quá trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán. Khi đơn vị có nhu cầu thanh toán cho hàng hoá, dịch vụ nhận được, kế toán quỹ lập chứng từ chi quỹ, trình thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển vho thủ quỹ thực hiện chi tiền, nhân viên thanh toán có nhiệm vụ nhận tiền và thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thực hiện nghiệp vụ, chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán để ghi sổ, cuói cùng đưa vào bảo quản lưu trữ. 1.1.4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. Để thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả trong các cuộc kiểm toán thì KTV phải xác định được các mục tiêu kiểm toán trên cơ sở các mối quan hệ vốn có của đối tượng và của khách thể kiểm toán. Vì vậy, khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, KTV phải xác định các mục tiêu của kiểm toán của chu trình này. Mục tiêu chung của kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán là đánh giá xem liệu số dư các tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không. Từ mục tiêu chung này cụ thể hóa thành các mục tiêu đặc thù đối vơi chu trình mua hàng – thanh toán. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù đối với chu trình mua hàng – thanh toán đã xác định được bao gồm bảy mục tiêu : - Tính có thực: của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải được đảm bảo bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó. Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 11 Lớp Kiểm toán 46A - Tính đầy đủ: của việc ghi nhận các hàng hóa hay dịch vụ mua vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách, tài liệu kế toán không bị vỏ sót trong quá trình xử lý. - Tính đúng đắn trong việc tính giá vốn thực tế: hàng nhập kho được tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên bản giao nhận hành hoá hay dịch vụ. - Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ: với ý nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên BCTC phải thuộc quyền sở hữu của đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. - Tính chính xác về số học: trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. - Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày: các tài sản mua vào cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này. - Tính đúng kỳ: các nghiệp vụ kinh tế được ghi chép đúng kỳ kế toán đặc biệt là các nghiệp vụ sau ngày kết thúc năm tài chính. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các khoản nợ phải trả thường được ghi chậm so với thực tế phát sinh. Các mục tiêu kiểm toán đặc thù chính là khung tham chiếu cho việc xác định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán để thu thập bằng chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, KTV sẽ thiết kế các thử nghiêm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục tiêu Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 12 Lớp Kiểm toán 46A và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách tương ứng. 1.2. Chu trình mua hàng – thanh toán với công tác kiểm toán báo cáo tài chính. Mỗi cuộc kiểm toán dù quy mô lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp thì quy trình kiểm toán thường tuân theo trình tự các bước chung. Cụ thể kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán được tiến hành qua ba bước sau: - Chuẩn bị kiểm toán ( Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán). - Thực hiện kiểm toán. - Hoàn thành kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán. 1.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán. Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên mà các KTV cần thực hiện trong các cuộc kiểm toán nhằm tạo các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán mục đích của giai đoạn này là xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và phương pháp kiểm toán cụ thể phù hợp với phạm vi, bản chất, thời gian của quy trình kiểm toán sẽ thực hiện. Cũng như các chu trình khác, việc lập kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán cũng tuân theo các bước như sau :chuẩn bị kiểm toán, thu thập thông tin cơ sỏ, thu thập thông tin về quyền và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích, đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán, cuối cùng là lập chương trình kiểm toán. Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân Lớp Kiểm toán 46A 13 1.2.1.1. Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán. - Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán: Trên thực tế không phải bất cứ một lời mời kiểm toán nào cũng được chấp nhận ngay mà phải căn cứ vào khả năng cuả công ty và các điều kiện của khách hàng. Trong giai đoạn này KTV đánh giá rủi ro có thể gặp phải khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán của doanh nghiệp, sau đó kết hợp với việc đánh giá các chu trình khác để đưa ra quyết định có chấp nhận kiểm toán cho doanh nghiệp hay không. - Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng: Sau khi đã chấp nhận kiểm toán, công ty kiểm toán tiến hành xem xét các lý do kiểm toán đối với chu trình mua hàng – thanh toán của khách hàng để từ đó xác định số lượng bằng chứng kiểm toán phải thu thập và mức độ chính xác của các ý kiến mà KTV đưa ra trong báo cáo kiểm toán nói chung. - Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán: Thông qua việc nhận diện các lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán ước lượng được quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để thực hiện kiểm toán. Cụ thể công ty kiểm toán sẽ lựa chọn những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán để kiểm toán chu trình này. Số lượng và trình độ của các KTV phụ thuộc vào tính phức tạp và mức rủi ro của chu trình. - Hợp đồng kiểm toán : Công việc cuối cùng của giai đoạn này là ký kết hợp đồng kiểm toán, ghi rõ trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên. Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 14 Lớp Kiểm toán 46A 1.2.1.2. Thu thập thông tin cơ sở về khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, KTV bắt đầu thu thập thông tin đối với phần hành kiểm toán là mình đảm nhận là mua hàng – thanh toán. Trong giai đoạn này, KTV tiến hành tìm hiểu các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng và các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này từ đó ảnh hưởng đến chu trình kiểm toán mua hàng – thanh toán của mình. Có các thông tin cơ sở sau: - Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng : Việc tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp KTV nhận định về chủng loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào cũng như cách thức thanh toán và mục đích sử dụng đối với từng loại hàng hoá có đúng với mục đích đã cam kết bằng văn bản không. Ngoài ra việc tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng cũng cho KTV biết được cách thức tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc đặc thù của chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng và ngành nghề này nói chung. - Xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung: Việc xem xét lại kết quả cuộc kiểm toán năm trước và hồ sơ kiểm toán chung giúp cho KTV xác định và khoanh vùng các khoản mục chứa đựng rủi ro cao trong chu trình, những bước mà ở đó HTKSNB yếu kém. Chẳng hạn như đơn vị khách hàng thường yếu trong khâu ghi nhận các khoản nợ với các nhà cung cấp nhỏ không thường xuyên. Thông thường những điểm yếu này chưa khắc phục được trong một thời gian ngắn. - Tham quan nhà xưởng: Việc thăm quan nhà xưởng sẽ cung cấp cho KTV những điều mắt thấy tai nghe về quy trình sản xuất kinh doanh của khách hàng, giúp cho KTV đánh giá tình trạng bảo quản, nhập và xuất hàng hoá từ đó đánh giá khả năng của bộ phận Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 15 Lớp Kiểm toán 46A mua hàng và những gian lận sai sót có thể xảy ra trong quá trình mua hàng. Cụ thể, nếu việc sản xuất diễn ra đều đặn, hàng hoá không bị ứ đọng, chất lượng sản phẩm không bị giảm sút có nghĩa là việc mua hàng tiến triển tốt, hàng hoá mua vào có chất lượng đạt yêu cầu. Ngược lại, nếu sản xuất bị đình trệ thì đó là dấu hiệu cho thấy khả năng đầu vào cung cấp không kịp thời, nếu hàng hoá tồn kho quá nhiều thì có nghĩa là mua hàng không hợp với nhu cầu, chất lượng giảm sút cho thấy chất lượng các yếu tố đầu vào không tốt. - Nhận diện các bên hữu quan: Trong giai đoạn này KTV cần xác định tất cả các bên hữu quan của khách hàng. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam thì các bên hữu quan được hiểu là : các bộ phận trực thuộc (các chi nhánh, các đại lý…), các nhà cung cấp, các cá nhân tổ chức mà công ty có quan hệ. Trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán các bên hữu quan mà KTV quan tâm chủ yếu là nhà cung cấp, đại lý, các tổ chức có ảnh hưởng đến quyết định mua của công ty khách hàng. Việc nhận diện các bên hữu quan sẽ giúp cho KTV trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán có nhiều thuận lợi hơn. - Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngoài: Trong khi kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán, sẽ có những trường hợp phải giám định giá trị của những hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào. Nếu trong nhóm kiểm toán không ai có khả năng giám định thì họ sẽ phải sử dụng chuyên gia trong những lĩnh vực nói trên. Sau khi có được những thông tin cơ sở về quy trình mua vào và thanh toán thì KTV tiến hành thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, điều này sẽ giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến quá trình mua hàng – thanh toán. Đây sẽ là những căn cứ để KTV Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân Lớp Kiểm toán 46A 16 dựa vào trong quá trình thu thập bằng chứng kiểm toán cũng như đưa ra các ý kiến kiểm toán sau này. 1.2.1.3. Thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng. Nếu các thông tin cơ sở được thu thập ở trên giúp cho KTV hiểu được các mặt hoạt động kinh doanh của khách hàng thì việc thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này đặc biệt là đối với nghiệp vụ mua hàng – thanh toán. Những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với BGĐ công ty khách hàng bao gồm : - Giấy phép thành lập và điều lệ công ty : cung cấp những thông tin ban đầu về quá trình hình thành và mục tiêu hoạt động của khách hàng. - Báo cáo tài chính : cung cấp những dữ liệu về tài chính giúp cho KTV nhận thức tổng quát và có những đánh giá ban đầu về tình hình tài chính của đơn vị. - Báo cáo kiểm toán thanh tra hay kiểm tra : giúp cho KTV nắm bắt được các khả năng sai phạm và dự kiến phương hướng kiểm toán có liên quan tới chu trình mua hàng – thanh toán. - Biên bản họp Hội đồng cổ đông, HĐQT, BGĐ : giúp cho KTV xác định các dữ kiện có ảnh hưởng trọng yếu trọng yếu tới BCTC đặc biệt là ảnh hưởng tới chu trình mua hàng – thanh toán. - Các hợp đồng mua hàng dài hạn hoặc các cam kết khác: giúp KTV tiếp xúc với các hoạt động mua hàng và xem xét các khía cạnh pháp lý có liên quan ảnh hưởng tới nợ phải trả của khách hàng. - Các quy định chính sách về mua hàng – thanh toán: qua đây KTV xem xét có phù hợp với các quy định chính sách của Nhà nước hay không Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân Lớp Kiểm toán 46A 17 1.2.1.4. Thực hiện các thủ tục phân tích. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “KTV phải áp dụng quy trình phân tích trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán để tìm hiểu tình hình kinh doanh của đơn vị và xác định những vùng có thể rủi ro”. Như vậy, với các thông tin cơ sở thu thập được, bằng thủ tục phân tích sơ bộ như so sánh các số liệu năm nay vói số liệu năm trước đã được kiểm toán, KTV có thể tìm ra những xu hướng biến động và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác…Từ đó lập một kế hoạch kiểm toán thích hợp. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, thủ tục phân tích sơ bộ thường được thực hiện như sau : - So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trước để xem xét những biến động bất thường. - Phân tích xu hướng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thường. - Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả được ghi nhận trong từng tháng hoặc với các khoản thực tế đã thanh toán. 1.2.1.5. Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán. Nếu ở các bước trên, KTV mới chỉ thu thập các thông tin mang tính khách quan về khách hàng thì ở bước này, KTV sẽ căn cứ vào các thông tin đã thu thập để đánh giá, nhận xét nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm toán phù hợp. a. Đánh giá tính trọng yếu. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin (một số liệu kế toán ) trong BCTC. Thông tin được coi là trọng yếu có nghĩa là nếu thiếu thông tin đó hoặc nếu thiếu độ chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 18 Lớp Kiểm toán 46A BCTC…” Theo đó, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải đánh giá mức độ trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của BCTC để từ đó “ xác định bản chất, lịch trình và phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán”. Để đánh giá mức độ trọng yếu, trước hết KTV cần ước lượng mức độ trọng yếu cho toàn BCTC, sau đó phân bổ mức đánh giá này cho từng khoản mục trên BCTC. Cơ sở để tiến hành phân bổ là : bản chất của các khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát được đánh giá sơ bộ đối với các khoản mục, kinh nghiệm của KTV và chi phí kiểm toán đối với từng khoản mục. Đối với chu trình mua hàng – thanh toán, bản chất của các khoản mục trong chu trình là : - Các nghiệp vụ mua vào chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp - Bản thân các nghiệp vụ mua vào liên quan đến nhiều tài khoản như : TSCĐ, HTK, tiền…mà hầu hết chúng đều trọng yếu. Trên thực tế, việc ước lượng và phân bổ mức trọng yếu cho các tài khoản là vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của KTV. Thông thường phân bổ và ước lượng mức trọng yếu là do chủ nhiệm kiểm toán đảm trách. b. Đánh giá rủi ro kiểm toán. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam : “Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến nhận xét không thích hợp khi BCTC đã được kiểm toán còn những sai sót trọng yếu”. Theo đó trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV phải xác định rủi ro kiểm toán mong muốn (AR) cho toàn bộ BCTC được kiểm toán thông qua việc đánh giá ba bộ phận: rủi ro tiềm tàng (IR), rủi ro kiểm soát (CR) và rủi ro phát hiện (DR). Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế quốc dân 19 Lớp Kiểm toán 46A Trong đó rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát sẽ được KTV đánh giá đối với từng khoản mục. Trong chu trình mua hàng – thanh toán, các rủi ro cơ bản thường gặp đối với các nghiệp vụ trong chu trình là : Giá trị hàng hoá, dịch vụ : chi phí mua hàng thấp hơn thực tế. - Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được, chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi nhận. - Giá trị hàng hoá, dịch vụ mua: chi phí mua hàng được ghi sổ thấp hơn thực tế. - Hàng hoá, dịch vụ đã nhận được hoặc đã phát sinh chi phí trong kỳ này nhưng được ghi sổ vào kỳ sau. Hàng hoá trả lại nhà cung cấp cao hơn giá trị thực tế - Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp nhưng hàng chưa trả lại. - Ghi giảm Nợ phải trả nhà cung cấp cao hơn giá trị hàng trả lại thực tế. - Hàng trả lại vào kỳ sau nhưng ghi sổ nghiệp vụ vào kỳ này. Giá trị thanh toán nợ cao hơn thực tế - Ghi sổ thanh toán nhưng chưa trả tiền. - Ghi sổ thanh toán cao hơn thực tế. - Trả tiền kỳ sau nhưng ghi sổ thanh toán vào kỳ này. Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý - Số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không tính toán đúng. - Trình bày các số dư Nợ phải trả nhà cung cấp không hợp lý. Trọng yếu và rủi ro là hai khái niệm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán bởi như đã phân tích ở trên, các khoản nợ phải trả luôn được đánh giá là trong yếu. Giữa trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngược chiều nhau nghĩa là nếu mức trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thấp và ngược lại rủi ro kiểm toán tăng lên khi đó KTV cần phải mở rộng phạm Nguyễn Thị Ngọc Diệp Khoá luận tốt nghiệp