Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh ánh hoàng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................. LỜI NÓI ĐẦU..................................................................................................... CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ÁNH HOÀNG.................................................. 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Ánh Hoàng..................... 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty TNHH Ánh Hoàng............................................................................................................... 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty TNHH Ánh Hoàng...... 1.3.1 Tổ chức quản lý chung tại công ty..................................................... 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến quá trình kế toán nguyên vật liệu..................................................................................... CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ÁNH HOÀNG................................................................... 2.1 Tính giá NVL........................................................................................... 2.1.1 Tính giá NVL tăng.............................................................................. 2.1.2 Tính giá NVL giảm............................................................................. 2.2 Kế toán ban đầu...................................................................................... 2.2.1 Kế toán các nghiệp vụ tăng NVL của công ty TNHH Ánh Hoàng ..................................................................................................................... 2.2.2 Kế toán giảm NVL............................................................................. 2.3 Kế toán chi tiết NVL............................................................................... 2.4 Kế toán tổng hợp NVL tại công ty TNHH Ánh Hoàng....................... CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ÁNH HOÀNG................................................................... Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A i Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường 3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán NVL và phương hướng hoàn thiện tại công ty TNHH Ánh Hoàng.................................................. 3.1.1 Ưu điểm.............................................................................................. 3.1.2 Nhược điểm........................................................................................ 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện................................................................... 3.2 Các giải pháp hoàn thiện........................................................................ 3.2.1 Về công tác quản lý NVL................................................................... 3.2.2 Về việc tính giá NVL.......................................................................... 3.2.3 Về hệ thống chứng từ kế toán............................................................. 3.2.4 Về báo cáo quản trị và phân tích hiệu quả sử dụng NVL................... 3.2.5 Việc áp dụng kế toán máy tại công ty TNHH Ánh Hoàng................. KẾT LUẬN....................................................................................................... Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A ii Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: DANH MỤC NVL CỦA CÔNG TY TNHH ÁNH HOÀNG..........5 Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT...........................................................................23 Biểu số 2.2: Hóa đơn GTGT...........................................................................24 Biểu số 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư......................................................26 Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho vật liệu chính.....................................................29 Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho vật liệu phụ........................................................30 Biểu số 2.6: Phiếu đề nghị xuất vật tư.............................................................32 Biểu 2.7: Phiếu xuất kho vật liệu chính...........................................................34 Biểu 2.8: Phiếu xuất kho vật liệu phụ..............................................................35 Biểu số 2.9: Thẻ kho........................................................................................38 Biểu số 2.10: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)....................40 Biếu số 2.11: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa..41 Biểu số 2.12: Sổ chi tiết thanh toán với người bán.........................................42 Biểu số 2.13: Sổ nhật kí chung........................................................................47 Biểu số 2.14: Sổ cái TK 152............................................................................51 Biểu số 2.15: Sổ cái TK 331............................................................................52 Biểu số 2.16: Sổ nhật kí mua hàng...................................................................... Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A iii Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Ánh Hoàng 11 Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho 27 Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho 33 Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song 36 Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung 45 Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A iv Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tên viết tắt NVL XDCB GTT GKH KH CP TK TNHH HĐ GTGT Phiếu nhập kho Tên đầy đủ Nguyên vật liệu Xây dựng cơ bản Giá thực tế Giá kế hoạch Kế hoạch Chi phí Tài khoản Trách nhiệm hữu hạn Hóa đơn Giá trị gia tăng PNK 12 PXK Phiếu xuất kho Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A v Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Tên nguyên vật liệu Cát vàng Cát đen Sắt phi 5 Sắt phi 6+8 Sắt phi 10 Sắt phi 28 Tôn Thép C Thép U Thép I Thép V Thép ống mạ kẽm Thép ống F406 Thép tấm không gỉ Thép cây Xi măng trắng Xi măng đen Sỏi xanh Sỏi vàng Đinh Keo Sơn Mã vật tư CVANG CDEN SAT5 SAT68 SAT10 SAT28 TON THEPC THEPU THEPI THEPV THEPOMK THEP406 THEPTKG THEPCAY XMTRANG XMDEN SOIXANH SOIVANG DINH KEO hộp Đơn vị tính m3 m3 kg kg kg kg m3 kg kg kg kg kg kg kg kg kg kg m3 m3 kg m3 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 SON Gỗ Cọc tre Dây buộc Dầu nhớt Xăng A92 Mỡ công nghiệp Kính Ốc vít Bu lông Vòng bi Mối hàn Cần lắp Kéo cắt kính Chất phụ gia GO CTRE DBUOC DNHOT XANG92 MOCN KINH OCVIT BLONG VONGBI MOIHAN CANLAP KEO CPG m3 chiếc m lit lit lít m3 kg kg chiếc chiếc chiếc chiếc kg Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường Do phân loại và mã hóa như trên nên công ty dễ dàng quản lý và theo dõi việc sử dụng từng loại nguyên vật liệu, tránh nhầm lẫn cho việc hạch toán số lượng và giá trị NVL, từ đó có kế hoạch mua sắm và dự trữ kịp thời. 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của công ty TNHH Ánh Hoàng Công ty TNHH Ánh Hoàng là doanh nghiệp sản xuất nên hoạt động nhập, xuất NVL diễn ra thường xuyên và liên tục đối với từng thứ, từng loại. Do khối lượng NVL lớn và được mua từ nhiều nguồn khác nhau nên quá trình luân chuyển NVL trong công ty phải được kiểm soát chặt chẽ để đem lại hiệu quả sử dụng NVL cao nhất, giảm thiểu chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quá trình luân chuyển NVL trong công ty bao gồm cỏc khõu sau: thu mua, sử dụng, dự trữ, bảo quản. Đối với việc thu mua, NVL là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động, vì vậy, để việc thu mua có hiệu quả công ty đã quản lý cả về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, địa điểm thu mua. Nguyên vật liệu trong công ty được hình thành từ mua ngoài là chính. Các nhà cung ứng vật tư cho công ty bao gồm các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại, các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ như cửa hàng… Công ty có một phòng ban riêng phụ trách về vấn đề này- phòng thiết bị vật tư. Khi có một công trình xây dựng, căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế của công ty, phòng thiết bị vật tư lập kế hoạch cung ứng NVL cho sản xuất, xác định định mức tiêu hao, định mức dữ trữ NVL và cân đối việc thu mua. Đa phần các nhà cung ứng NVL cho công ty đều gần kho hoặc gần công Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường trình công ty đang thi công để tiết kiệm chi phí vận chuyển. Hơn thế nữa, để đảm bảo thu mua được NVL có chất lượng tốt, đúng quy cách mẫu mà, đúng chủng loại và giá thành phù hợp, công ty đã thực hiện lựa chọn các nhà cung ứng lớn, có uy tín làm đối tác lâu dài. Với các loại NVL chính, do chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí NVL của đơn vị nên công ty quản lý chặt chẽ khâu thu mua. Khi có nhu cầu về NVL chính, công ty lên kế hoạch sử dụng và xây dựng định mức tiêu hao, định mức dữ trữ. Sau đó, công ty thực hiện nghiên cứu kĩ lưỡng các nhà cung ứng vật tư để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp nhất, việc vận chuyển về kho của đơn vị được giám sát chặt chẽ bởi nhân viên phòng thiết bị vật tư, tránh thiệt hại nhiều trong quá trình vận chuyển. Các nhà cung cấp NVL chính cho công ty gồm: công ty cổ phần Bảo Ngọc Phát, công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Hiệp Hưng, các cửa hàng kinh doanh giàn giáo, thiết bị…. Ngoài ra, với những NVL phụ, nhiên liệu… công ty thực hiện thu mua ở nhiều nguồn khác nhau trong cả nước gần các công trình xây dựng. Việc thu mua NVL của công ty được thực hiện theo đúng tiến độ thời gian, kế hoạch sản xuất nhằm tránh tình trạng NVL bị ứ đọng hay thiếu hụt làm gián đoạn đến các công trình khác. Do tính chất NVL trong công ty nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại nên công ty rất chú trọng đến việc quản lý NVL. Toàn bộ NVL được nhập mua trong nước công ty đều thu mua theo phương thức giao hàng tại kho của công ty. Chính sách thu mua này giúp cho công tác quản lý rất thuận tiện và tránh được thất thoát trong quá trình vận chuyển. Sau khi thu mua được NVL, công ty xuất dùng trực tiếp cho các đội thi công công trình hoặc tiến hành nhập kho để xuất dùng khi có nhu cầu. Việc sử dụng nguyên vật liệu được căn cứ vào kế hoạch sản xuất và nhu cầu thực tế cho từng công trình. Kế hoạch sản xuất được xây dựng phù hợp với Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường đặc điểm, quy mô và nhu cầu sử dụng của từng công trình nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, không ngừng phấn đấu giảm chi phí NVL tiêu dùng trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng công trình đã quy định. Việc sử dụng NVL ở các công trình xây dựng được sự giám sát chặt chẽ của phòng kế hoạch kĩ thuật và phòng thiết bị vật tư. Các đội xây dựng phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm, khoa học trên cơ sở các định mức, tiêu chuẩn kĩ thuật, chủng loại vật liệu và dự toán chi phí đã được xây dựng. Khi có nhu cầu sử dụng NVL, các đội xây dựng lập phiếu đề nghị xuất vật tư trong đó liệt kê các loại NVL cần dùng và số lượng của chúng gửi lên phòng kế hoạch kĩ thuật. Xét thấy cần phải xuất vật tư, phòng kế hoạch kĩ thuật cùng với phòng thiết bị vật tư kí duyệt và chuyển sang cho kế toán lập phiếu xuất kho. Sau đú, phòng kế toán gửi cho thủ kho để thủ kho thực hiện xuất kho vật tư. Nếu vật tư trong kho không cung cấp đủ thì thủ kho bỏo lờn phũng thiết bị vật tư để mua mới. Dựa vào kế hoạch sản xuất, khi cần đến loại NVL nào phòng thiết bị vật tư mới tổ chức xuất kho hoặc mua mới ra công trường để hạn chế mất mát, hao hụt. Mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên phụ trách việc cung ứng vật tư cho đội mình. Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tư và phiếu xuất kho, nhân viên cung ứng tới kho lĩnh vật tư và mang về đội để tiếp tục thi công công trình. Cuối ngày hoặc sau khi công trình hoàn thành, nhân viên này có trách nhiệm tập hợp, kiểm kê NVL thừa, thu hồi phế liệu và giao thủ kho nhập lại kho. Về quá trình dự trữ NVL, phòng thiết bị vật tư trong công ty có trách nhiệm xây dựng định mức dự trữ cho từng loại NVL. Theo đó, những chủng loại NVL có giá mua biến động lớn trên thị trường và cần sử dụng nhiều trong thi công được dự trữ nhiều như sắt, thép, gạch, tôn, xi măng. Những loại vật liệu như cát, sỏi do dễ hao hụt, khó bảo quản và cần nhà kho lớn để Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường bảo quản nên được dự trữ ít. Hầu hết, loại vật liệu này khi cần thiết mới tổ chức thu mua. Nguyên vật liệu mua về hoặc sử dụng không hết được công ty bảo quản ở trong kho. Công ty đã xây dựng một dãy nhà kho gồm hai khu để chứa NVL. Mỗi khu được thiết kế nhiều phòng để chứa các loại NVL khác nhau. Dựa vào tính chất lý hóa và yêu cầu bảo quản riêng, hệ thống kho tàng bến bãi của công ty được phân khu như sau: Khu một để chứa những loại NVL có bao bì hoặc khó hao hụt mất mát tự nhiên gồm 3 kho: kho sắt, kho thộp, tụn, kho xi măng và các loại NVL phụ, thiết bị xây dựng cơ bản. Khu hai để chứa những vật liệu không có bao bì và dễ bị hao hụt mất mát tự nhiên gồm hai kho: kho cát, kho sỏi, đá Các loại nhiên liệu không được dự trữ ở trong kho mà xuất dùng ngay cho sản xuất. Cách phân chia kho như vậy để việc bảo quản NVL được tốt hơn và tránh mất mát, hao hụt. Do tính chất của các loại NVL trong công ty như trên nên khu một được xây dựng kiên cố và được trang bị các thiết bị cần thiết cho việc bảo quản. Do đó mà vật tư luôn được bảo quản với chất lượng tốt. Nền kho được xây dựng cao hơn mặt sân bên ngoài, có lát gạch để hạn chế tiếp xúc trực tiếp với đất, giảm độ ẩm của nền nhà kho. Kho hai do chỉ dự trữ cát, sỏi, đỏ nờn được xây dựng đơn giản hơn. Tuy nhiên, các kho đều được trang bị phương tiện cân đong đo đếm để thuận lợi trong việc nhập, xuất vật liệu. Trong công ty có thủ kho làm nhiệm vụ trông giữ và bảo quản NVL. Tại các công trình đang thi công, công ty cũng dựng những lán bằng gỗ có mái che để chứa đựng vật liệu sử dụng. Những lán ấy chủ yếu để đựng xi măng, vật liệu phụ, thiết bị XDCB còn đa phần cát, sỏi, sắt, thép… đều để Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường ngoài trời. Hàng ngày, công ty cũng cử một người trong đội xây dựng hoặc thuê một người làm nhiệm vụ trông coi vật liệu. 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty TNHH Ánh Hoàng 1.3.1 Tổ chức quản lý chung tại công ty Bộ máy tổ chức là yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả làm việc của công ty. Vì vậy, trong thời gian hoạt động, công ty không ngừng cải tiến bộ máy làm việc theo hướng gọn nhẹ, khoa học và hiệu quả. Công ty TNHH Ánh Hoàng tổ chức bộ máy quản lí theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc là người đứng đầu điều hành doanh nghiệp, quản lý hoạt động của cỏc phũng ban. Mỗi một phòng ban có một chức năng, nhiệm vụ riêng. Trưởng cỏc phũng ban ấy có nhiệm vụ nhận chỉ thị trực tiếp của giám đốc và tổ chức công việc, báo cáo kịp thời nhanh chóng hiệu quả công việc đã thực hiện trong phạm vi phân công phụ trách. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty (sơ đồ 2) được thể hiện như sau: Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch kĩ thuật Phòng thiết bị vật tư Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 3 Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Ánh Hoàng Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan đến quá trình kế toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất sản phẩm. Đối với công ty TNHH Ánh Hoàng, nguyên vật liệu xuất hiện ở tất cả cỏc khõu, cỏc giai đoạn của quá trình thi công công trình. Vỡ vậy, nú liờn quan đến nhiều bộ phận trong công ty. Do đó, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng công trình, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tại công ty TNHH Ánh Hoàng, công tác quản lý NVL có sự phân công rất rõ ràng, mỗi bộ phận thực hiện một nhiệm vụ khác nhau. Trong đó những bộ phận liên quan tới quản lý NVL gồm: Giám đốc là người theo dõi tất cả hoạt động của công ty trong đú có hoạt động quản lý nguyên vật liệu. Giám đốc là người kiểm tra tình hình sử dụng NVL, phê duyệt các quyết định thu mua nguyên vật liệu, là người quyết định mức sử dụng cần thiết cho từng công trình và mức dự trữ vật tư cần thiết trong kho. Đối với những loại vật liệu đặc biệt có yêu cầu chất lượng cao, giám đốc là người trực tiếp liên hệ với khách hàng để tìm nguồn cung ứng và kiểm định chất lượng sản phẩm như các loại sắt, thộp…. Phó giám đốc là người cùng với giám đốc quản lý các hoạt động của công ty. Phó giỏm đốc là người kiểm soát các hoạt động thu mua vật liệu, quản lý việc sử dụng vật liệu tại các công trình, tham mưu cho giám đốc nên sử dụng loại vật liệu thích hợp và mức dự trữ vật liệu cho từng công trình. Phòng thiết bị vật tư là bộ phận có liên quan trực tiếp nhất đến hoạt động quản lý nguyên vật liệu tại công ty. Phòng có chức năng mua sắm, xây dựng định mức và điều phối nguyên vật liệu. Nhiệm vụ của phòng là lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao, định mức dự Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường trữ NVL và xác định nhu cầu nguyên vật liệu cho từng công trình, từng giai đoạn sản xuất. Sau khi có kế hoạch sử dụng NVL, phòng thực hiện tìm hiểu thị trường để lựa chọn nhà cung ứng thích hợp và thực hiện việc mua sắm NVL. Đồng thời phũng cú nhiệm vụ theo dõi biến động giá cả, chất lượng của các loại vật tư trên thị trường để lên kế hoạch thay đổi hoặc dự trữ. Ngoài ra, phòng tổ chức và quản lý việc nhập, xuất kho nguyên vật liệu, cùng với thủ kho và phòng kế toán kiểm kê vật liệu trong kho. Phòng thiết bị vật tư cũng thực hiện giám sát tiến độ thực hiện công trình xây dựng để giải quyết các vướng mắc về việc sử dụng NVL và có kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu kịp thời đảm bảo thời gian và chất lượng cho hoạt động sảns xuất kinh doanh của công ty. Hàng tháng, hàng quý, hàng năm, phòng lập báo cáo tình hình sử dụng vật tư báo cáo cho giám đốc xem xét, quản lý. Phòng kế toán cụ thể là kế toán vật tư có chức năng, nhiệm vụ liên quan đến hoạt động quản lý nguyên vật liệu. Kế toán phần hành này theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, có trách nhiệm lập và lưu giữ các chứng từ: lập phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL, biên bản kiểm kê vật tư…, mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kì, lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư và thường xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư kế toán thực hiện ghi sổ theo đúng quy định, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời về mặt số lượng cũng như giá trị của NVL nhập kho, xuất kho, tồn kho. Ngoài ra, kế toán lập báo cáo quản trị về vật tư cho giám đốc xem xét, nghiên cứu mức sử dụng, thu mua và dự trữ vật tư cho từng công trình. Thủ kho là người quản lý vật liệu của đơn vị, chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu ở trong kho. Chức năng của thủ kho là trông giữ, bảo quản và theo dõi về số lượng nhập, xuất, tồn vật tư nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Hàng tháng hoặc hàng quý, thủ kho cùng Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường với phòng kế toán và phòng thiết bị vật tư thực hiện kiểm kê vật tư. Thủ kho cú trỏch nhiệm báo cáo kịp thời cho giám đốc mức tồn kho nguyên vật liệu để công ty lên kế hoạch mua sắm kịp thời. Đội xây dựng là nơi trực tiếp tiếp nhận vật liệu về sử dụng cho hoạt động sản xuất. Đội có trách nhiệm lập đơn đề nghị xuất vật tư cho từng công trình, báo cáo với cấp trên tình hình sử dụng vật liệu tại nơi thi công để công ty có kế hoạch thu mua và xuất kho kịp thời tránh tình trạng thiếu vật liệu sản xuất. Khi công trình kết thúc, đội xây dựng quản lý vật liệu thừa sử dụng không hết và thu hồi phế liệu mang về nhập kho. Ngoài ra, trong quá trình thi công, đội có thể tham mưu cho phòng kế hoạch kĩ thuật và giám đốc sử dụng loại vật liệu thích hợp với địa hình công trình. Như vậy, mỗi phòng ban trong công ty có một chức năng riêng trong hoạt động quản lý NVL của công ty: hoạt động thu mua, xây dựng định mức, sử dụng, kiểm kê, dự trữ. Do đó, nếu doanh nghiệp quản lý tốt trong tất cả cỏc khõu từ khâu thu mua đến khâu dự trữ NVL sẽ tạo ra được những công trình có chất lượng tốt mà tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành công trình, tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ÁNH HOÀNG 2.1 Tớnh giỏ NVL Tớnh giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Đó là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL theo một nguyên tắc nhất định. Không chỉ áp dụng những quy tắc kế toán nói chung, việc tớnh giỏ NVL phải tuân thủ chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho. Theo chuẩn mực này, NVL luân chuyển trong công ty phải được tính theo giá gốc: “Hàng tồn kho tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”. Trong đó, giá gốc của hàng tồn kho bao gồm “chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại”. Việc lựa chọn phương pháp tớnh giỏ chính xác, hợp lý và khoa học sẽ giúp cho công ty tính toán được sát thực nhất giá trị của NVL cũng như giá thành công trình. Cụ thể, việc tớnh giỏ NVL ở công ty TNHH Ánh Hoàng được thực hiện như sau: 2.1.1 Tớnh giỏ NVL tăng NVL tăng trong công ty là do mua về nhập kho hoặc phế liệu thu hồi được khi thực hiện xong công trình. Trường hợp thứ nhất: NVL tăng do mua về nhập kho: Công ty tớnh giỏ NVL tăng do mua về nhập kho theo giá thực tế. Do công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nờn giỏ thực tế trong trường hợp này bao gồm giá trị ghi trên hóa đơn không bao gồm thuế GTGT và chi Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường phí thu mua nếu có. Công thức tớnh giỏ NVL tăng do mua về nhập kho được thể hiện như sau: Giá thực tế Giá mua của NVL = ghi trên nhập kho hóa đơn Trong đó: + Chi phí thu mua (nếu có) + Thuế không được hoàn lại (nếu có) - CKTM , GGHB Giá mua trên hóa đơn là giá không bao gồm thuế GTGT Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… Các khoản thuế không được hoàn lại như thuế nhập khẩu… Ví dụ: Trong hóa đơn số 00512 ngày 15/3/2011, công ty thực hiện mua 2 tấn thép I, đơn giá thanh toán là 19.800 đồng/1kg. Công ty thuê người vận chuyển với giá 600.000 đồng. Giá thực tế của NVL: thép I là: 2.000 ì 18.000 + 600.000 =30.600.000 (đồng) Nếu trong mỗi lần thu mua cần phải vận chuyển hai loại hàng hóa thì kế toán sẽ thực hiện phân bổ chi phí vận chuyển cho từng loại NVL theo công thức sau: Chi phí vận chuyển của từng loại NVL Tổng chi phí vận chuyển = Tổng trọng lượng, số lượng NVL được vận chuyển ì Trọng lượng, số lượng của từng loại NVL Ví dụ: Ngày 20 tháng 3 năm 2011, công ty thuê vận chuyển 1.000 kg sắt phi 8 và 1.500 kg thép U. Tổng chi phí vận chuyển là 2.500.000 đồng. Khi ấy, chi phí vận chuyển sẽ được phân bổ như sau: Chi phí vận chuyển của sắt phi 8 = =1.000.000 (đồng) Chi phí vận chuyển của thép U = 2.500.000 – 1.000.000 = 1.500.000 (đồng) Trường hợp 2: Tớnh giỏ phế liệu thu hồi nhập kho Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường Giá trị phế liệu thu hồi nhập kho được xác định theo giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. Ví dụ: Ngày 28/02/2011, công ty đó bỏn 500 kg thép vụn phế liệu thu hồi được với giá có thuế là 5.500 đồng/ 1Kg. Như vậy, giá thực tế của số thép phế liệu là: 5.000 ì 500 = 2.500.000 (đồng) 2.1.2 Tớnh giỏ NVL giảm Công ty thực hiện tớnh giỏ NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, giá NVL xuất kho được tớnh riờng cho từng loại và đến cuối kì (cuối tháng ), kế toán mới tính toán được. Để tính giá trị NVL xuất kho, trước hết, kế toán xác định giá bình quân cho từng loại NVL dựa vào giá trị và số lượng của NVL tồn kho đầu kì và nhập kho trong kì. Từ đó, kế toán xác định được tổng giá trị vật liệu xuất kho trong tháng. Công thức tớnh giỏ của NVL xuất kho được xác định như sau: Giá thực tế NVL xuất kho = Giá bình quân của x 1 đơn vị NVL Lượng NVL xuất kho Trong đó: Giá trị NVL tồn Giá bình quân của 1 đơn vị NVL = kho đầu kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + + Giá trị NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL nhập kho trong kỳ Ví dụ: Trong tháng 4 năm 2011, tồn kho đầu tháng của thép I là 6.000 Kg, đơn giá 17.000 đồng/1kg, số lượng thép I nhập kho trong tháng là 15.000 Kg với tổng giá trị là 18.000 đồng/1 kg, tổng số lượng thép I xuất Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 13 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường kho trong tháng là 18.000 kg. Như vậy, kế toán xác định giá bình quân của 1 kg thép I là: Giá bình quân của 1 kg thép I = = 17.714 (đồng) Giá thực tế của số thép I xuất kho = 17.714 ì 18.000 = 318.852.000 (đồng) 2.2 Kế toán ban đầu Công tác kế toán ban đầu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc quản lý vật tư nói riêng và NVL nói chung. Kế toán ban đầu là việc lập, sử dụng và luân chuyển những chứng từ gốc để làm căn cứ cho việc ghi sổ. Do đó, kế toán ban đầu là cơ sở cho các công tác kế toán tiếp theo: kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp. Kế toán ban đầu có được quản lý tốt thỡ cỏc công tác kế toán tiếp theo mới thực hiện tốt được. Vì vậy, kế toán ban đầu đòi hỏi phải được kiểm soát chặt chẽ từ khâu lập đến khâu sử dụng và luân chuyển chứng từ để đảm bảo thông tin đúng đắn trờn cỏc báo cáo tài chính. Tất cả cỏc khõu phải được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, phù hợp với tình hình thực tế của công ty. 2.2.1 Kế toán các nghiệp vụ tăng NVL của công ty TNHH Ánh Hoàng Để đáp ứng nhu cầu quản lý trong công ty, kế toán ban đầu được thực hiện theo từng kho, từng nhóm, từng loại vật liệu và được tiến hành đồng thời ở kho và và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Các chứng từ phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phản ánh trung thực, chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc luân chuyển chứng từ phải được sự giám sát chặt chẽ của kế toán trưởng để đảm bảo việc ghi sổ cho các bộ phận liên quan. Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Phạm Đức Cường Khi hạch toán nghiệp vụ tăng NVL trong công ty, kế toán sử dụng những chứng từ là: Hợp đồng cung ứng vật tư, Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho. Trong đó, có những chứng từ do công ty lập như phiếu nhập kho…và có những chứng từ được chuyển đến từ công ty khác như hóa đơn GTGT. Với những loại vật liệu có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, trong quá trình thu mua, công ty thực hiện kiểm soát qua hợp đồng cung ứng vật tư. Đó là sự đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời hạn, chất lượng tốt, đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã, là cơ sở để xem xét trách nhiệm nếu có vấn đề xảy ra. Hợp đồng cung ứng vật tư do bên bán lập và được sự thỏa thuận đồng ý của cả hai bên: bên bán và bên mua. Biểu số 1: Hợp đồng cung ứng vật tư Sinh viên thực hiện: Vũ Thị Hà – Lớp Kế toán tổng hợp 50A 15