Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần cồn rượu hà nội

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Khái quát chung về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu là đối tượng lao động do doanh nghiệp mua, dự trữ để phục vụ quá trình sản xuất, kinh doanh, tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và bị tiêu hao toàn bộ vào trong quá trình sản xuất, không giữ lại nguyên hình thác vật chất ban đầu. Toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ cũng có nghĩa là giá trị nguyên vật liệu góp phần tạo nên giá thành của sản phẩm. Nguyên vật liệu có 3 đặc điểm chính: - Các nguyên vật liệu sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đư vào sản xuất. Các nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh (một chu kỳ sản xuất kinh doanh). Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp vào sản phẩm, là căn cứ cơ sở để tính giá thành. 1.1.3. Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất Nguyên liệu dùng vào sản xuất bao gồm nhiều loại nguyên liệu như: nguyên liệu chính, nguyên liệu phụ... Chúng là yếu tố trực tiếp tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất và cấu thành thực thể sản phẩm. Chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đến hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp muốn nâng cao chất lượng sản phẩm thì cần phải chú trọng đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu. Đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất thực chất là nghiên cứu một trong các yếu tố chủ yếu của sản xuất. Thông qua việc nghiên cứu này để giúp cho doanh nghiệp thấy rõ được ưu nhược điểm trong công tác cung cấp nguyên liệu đồng thời có biện pháp 1 Thang Long University Library đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất. Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu nguyên liệu ngừng sản xuất, thừa nguyên liệu gây ứ đọng vốn sản xuất. 1.2. Yêu cầu trong việc quản lý nguyên vật liệu và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 1.2.1. Yêu cầu trong việc quản lý nguyên vật liệu Dựa trên đặc điểm của nguyên vật liệu thì để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục, doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp cung cấp nguyên vật liệu kịp thời về mặt số lượng, chất lượng cũng như chủng loại vật liệu. Vì vậy trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu cần được theo dõi, quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu bao gồm: thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. - Ở khâu thu mua nguyên vật liệu, nhà quản lý phải thực hiện đúng kế hoạch mua hàng dựa trên số lượng, khối lượng nguyên vật liệu cần mua, kiểm tra quy cách, chất lượng của nguyên vật liệu, dự trù về giá và chi phí mua sao cho hợp lý, đồng thời tổ chức tốt khâu vận chuyển để tránh thất thoát. - Tại khâu dự trữ, doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu trong định mức đảm bảo cho sản xuất liên tục bình thường không gây ứ đọng - Ở khâu bảo quản, thường xuyên kiểm tra đối với từng loại nguyên vật liệu, tổ chức tốt công tác quản lý kho hàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các dụng cụ, phương tiện cần thiết tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo việc bảo quản diễn ra theo đúng yêu cầu của tổ chức. - Cuối cùng, khi đưa vào sử dụng, phải đưa ra các kế hoạch và quản lí chặt chẽ đối với nhân công lao động trực tiếp để sử dụng nguyên vật liệu đúng định mức tiêu hao, đúng chủng loại vật liệu, góp phần giảm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu của doanh nghiệp thì kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây: - Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu về giá cả và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp. 2 - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị trong Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu, phải hạch toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán nguyên vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ đó phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch toán xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu thực tế đưa vào sản xuất sản phẩm. Phân bố chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính giá thành được chính xác. - Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. - Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyên vật liệu. Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của NVL đã thu mua và nhập kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời. 1.3. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1.3.1. Phân loại nguyên vật liệu Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên sản phẩm. Ví dụ, mía là nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp sản xuất đường. Tuy nhiên, đường lại là nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo. Do vậy, khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp cụ thể. Ngoài ra, nguyên vật liệu chính còn bao gồm bán thành phẩm mua ngoài, được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm, ví dụ như doanh nghiệp sản xuất bàn ghế có thể nhập nguyên vật liệu chính là các loại gỗ đã được bào, mài. - Nguyên vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động như nguyên vật liệu chính nhưng chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất được sử dụng cùng với nguyên vật 3 Thang Long University Library liệu chính để làm thay đổi một số tính chất lí hoá của nguyên vật liệu chính (hình dáng, màu sắc, mùi vị...) hoặc phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động, phục vụ cho lao động của công nhân viên chức, phục vụ cho công tác quản lý. Ví dụ như sơn là vật liệu phụ trong doanh nghiệp sản xuất bàn ghế, làm thay đổi màu sắc bên ngoài của sản phẩm. - Nguyên vật liệu khác: Là những nguyên vật liệu được sử dụng để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kĩ thuật trong quá trình sản xuất. + Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng để vận hành máy móc khi tiến hành sản xuất (dầu, khí ga, xăng,…). + Phụ tùng thay thế: Là các vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị (ốc, đinh vít, bánh răng,…). + Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất mà doanh nghiệp có thể thu hồi được như vải vụn trong doanh nghiệp dệt may, gỗ bào trong doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ,… Căn cứ vào mục đích sử dụng của vật liệu đối với quá trình sản xuất nguyên vật liệu được chia thành ba loại sau: - - Vật liệu dùng cho sản xuất là các loại vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm, như nguyên vật liệu chính, vật liệu dùng cho hoạt động quản lý phân xưởng. Vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng là những vật liệu phục vụ cho hoạt động bán hàng. Vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp là những nguyên vật liệu bị tiêu hao trong hoạt động quản lý. Căn cứ vào nguồn hình thànhcủa nguyên vật liệu doanh nghiệp chia ra làm hai loại vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp bao gồm: - Vật liệu mua ngoài là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ở thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Đây là nguồn cung ứng chính của doanh nghiệp . 4 - Vật liệu tự sản xuất là những vật liệu mà do doanh nghiệp tự sản xuất ra hay - thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. Vật liệu nhận góp vốn liên doanh,biếu tặng, cấp phát là những vật liệu do doanh - nghiệp khác liên doanh, biếu tặng hay cấp trên cấp phát theo chế độ. Phế liệu thu hồi là những vật liệu bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể sử dụng hoặc đem bán. Vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như vật liệu do doanh nghiệp khác gửi nhờ, vật liệu thừa không rõ nguyên nhân. 1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu 1.3.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá của nguyên vật liệu nhập kho làm theo nguyên tắc giá phí. Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của đơn vị bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được vạch rõ khác nhau. - Đối với vật liệu mua ngoài: Giá trị thực tế của NVL = Giá mua NVL theo hóa đơn - CKTM, giảm giá, trả lại + Chi phí thu mua - Các loại thuế không được hoàn lại Trong đó: + Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức. + Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu đơn vị tính thuế GTGT theo cách thức trực tiếp)… - Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá trị thực tế của = NVL - Giá NVL thuê ngoài GCCB + Chi phí thuê ngoài Chi phí vận chuyển + GCCB (nếu có) Đối với vật liệu tự gia công chế biến: Giá trị thực tế của NVL = Giá thành sản xuất NVL + Chi phí vận chuyển (nếu có) 5 Thang Long University Library - Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế là giá trị - nguyên vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá. Đối với nguyên vật liệu do nhà nước cấp hoặc được tặng thì giá trị thực tế được tính là giá trị của nguyên vật liệu ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị vật hiến tặng, thưởng tương đương với giá trị trường. - Đối với nguyên vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá trị thực tế - được tính là giá trị hiện tại của số nguyên vật liệu đó. Đối với phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính hoặc giá thực tế (có thể bán được). 1.3.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho • Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân của từng loại nguyên vật liệu đầu kỳ và từng loại nguyên vật liệu được mua trong kỳ, giá trị trung bình có thể tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Có 2 phương pháp tính giá bình quân sau: - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân Giá trị NVL tồn đầu kỳ+ Giá trị NVL nhập trong kỳ = cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn đầu kỳ+ số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư. Tuy nhiên, công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho bị dồn vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến qui trình của các khâu kế toán khác. - Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Đơn giá bình Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập = quân sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít. Phương pháp này cho giá vật liệu xuất kho chuẩn xác nhất, phản ảnh đúng thời điểm sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn.Nhưng công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những đơn vị sử dụng kế toán máy. 6 • Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. • Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO) Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ được dùng trước.Vì vậy, việc tính giá xuất của nguyên vật liệu được làm ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước. Như vậy với phương pháp này chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế. • Phương pháp thực tế đích danh Nguyên vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. 7 Thang Long University Library Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại nguyên vật liệu có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho. Theo phương pháp này, giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này.Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này. 1.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.Thẻ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng theo số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết. Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết.Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thông qua báo cáo tình hình biến động của nguyên vật liệu do thủ kho gửi lên. + Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ nguyên vật liệu theo số lượng và giá trị. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn. Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động. 8 Phương pháp ghi thẻ song song áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu ít, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu phát sinh hàng ngày không nhiều, trình độ kế toán và quản lý không cao.Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ song song. Sơ đồ 1.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp Kế toán tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1.5.1. Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng 1.5.1.1. Chứng từ sử dụng Hạch toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp. Trong hệ thống kế toán hiện hành, nguyên vật liệu thuộc nhóm hàng tồn kho nên hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu có thể tiến hành theo một trong hai phương pháp sau: Phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ. 9 Thang Long University Library Chứng từ kế toán nguyên vật liệu được Nhà nước ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03-VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 04-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05-VT) Bảng kê mua hàng (mẫu 06-VT) Hoá đơn Giá trị gia tăng (mẫu 01GTKT-3LL) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 PXK-3LL) 1.5.1.2. Tài khoản sử dụng Tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kế toán áp dụng luật thuế GTGT, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu ” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. TK 152 có kết cấu như sau: TK 152 - Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. (Phương pháp kiểm kê định kì) - Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng…). - Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ. (Phương pháp kiểm kê định kì) - Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn, thiếu hụt…) Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho - TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán). 10 Kết cấu của TK 151 như sau: TK 151 - Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu - Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu đang đi đường đầu kỳ. (Phương pháp kiểm đang đi đường đầu kỳ. (Phương pháp kiểm kê định kì) kê định kì) - Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi - Phản ánh giá trị nguyên vật liệu đang đi trên đường trên đường trước khi nhập kho hay chuyển giao cho bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Giá trị nguyên vật liệu đang đi trên đường - TK 611 “Mua hàng” (tiểu khoản 6111 – Mua nguyên liệu, nguyên vật liệu): Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). TK 611 có kết cấu như sau: TK 611 Phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ dùng, xuất bán, thiếu hụt… trong kỳ và tồn kho cuối kỳ Ngoài ra, trong quá trình kế toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như 152, 151, 133, 331, 111, 112 1.5.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. 11 Thang Long University Library Sơ đồ 1.2.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 152 TK 111, 112, 331, 141 TK 621 Nhập kho NVL mua ngoài TK 151 Xuất dùng NVL phục vụ sản xuất TK 133 Nhập kho NVL đi đường TK 627, 641, 642, 241 NVL xuất dùng cho SXC, TK 154 bán hàng, quản lí Nhập kho NVLđể gia công TK 111, 112, 331 TK 411 CKTM, giảm giá, trả lại hàng Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL TK 133 TK 222 TK 154 Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL Xuất NVL thuê ngoài gia công TK 3381, 632 TK 222 NVL thừa khi kiểm kê, khi mua NVL mang đi góp vốn liên doanh TK 811, 711 TK 412 CL tăng Chênh lệch đánh giá tăng NVL CL giảm TK 632 Xuất bán NVL TK 621, 627 TK 1381, 632 NVL xuất dùng không hết nhập lại kho TK 711 NVL thiếu khi kiểm kê, khi mua TK 412 NVL được biếu tặng, tài trợ Chênh lệch giảm do đánh giá NVL 12 1.5.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kì Phương pháp kiểm kê đình kỳ là phương pháp không thực sự thường xuyên, liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên tài khoản kế toán mà chỉ theo dõi, phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và giá trị tồn kho cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ trong kho. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất chung trên các tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho mà căn cứ vào giá trị tồn kho cuối kỳ mua nhập trong kỳ, kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính.Chính vì vậy phương pháp kiểm kê định kỳ được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ ít chủng loại vật tư với quy cách mẫu mã rất khác nhau giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Sơ đồ 1.3.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 611 TK 151,152 TK 151, 152 Kết chuyển NVL đầu kỳ Kết chuyển NVL cuối kỳ TK 111,112, 331,311 Mua NVL TK 621, 627, 642 Kết chuyển NVL dùng cho SXKD TK 133 TK 111, 112, 331 CKTM, giảm giá, trả lại hàng mua TK 133 13 Thang Long University Library 1.6. Các hình thức ghi sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu Trong kế toán nguyên vật liệu có 4 hình thức ghi sổ: - Nhật ký chung - Chứng từ ghi sổ Nhật ký – Chứng từ - Nhật ký – Sổ cái Trong đó hình thức Nhật ký – Chứng từ Sơ đồ 1.4. Kế toán nguyên vật liệutheo phương pháp Nhật ký - Chứng từ Chứng từ gốc Phiếu Phiếu nhập nhập kho, kho, xuất xuất kho kho Sổ chi tiết Bảng kê số 3 Bảng phân bổ số 2 TK 331 Sổ chi tiết NVL Bảng 5, 6 Bảngkê kêsố số4, 4,5,6 Bảng tổng hợp Nhật kí chứng từ số Nhật kí liên quan Nhật ký chứng từ số 7 5, 6 Sổ cái TK 152 (TK 611) Báo cáo tài chính 14 N-X-T NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Hình thức Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sơ đồ 1.5.Kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán (Hóa đơn, PNK, PXK…) Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết NVL Sổ cái TK 152 (TK 611) Bảng tổng hợp N_X_T NVL Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 15 Thang Long University Library CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CỒN RƯỢU HÀ NỘI 2.1. Khái quátchungvề Công ty Cổ phần cồn rượu Hà Nội 2.1.1. Thông tin chung về công ty - Tên công ty: Công ty Cổ phần Cồn rượu Hà Nội. - Tên tiếng anh: Ha Noi Liqour Joint Stock Company. - Tên giao dịch: HALICO - Hình thức sở hữu: Công ty Cổ phần. - Trụ sở: 94 Lò Đúc, Hai Bà Trưng, Hà Nội. - Điện thoại: (04)3976 3763 - Email: [email protected] - Website: www.halico.com.vn - Mã số thuế: 0100102245 - Vốn điều lệ: 200.000.000.000 VND (năm 2011) Công ty Cổ phần Cồn rượu Hà Nội trực thuộc Tổng công ty Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội tiền thân là Nhà máy Rượu Hà Nội do Hãng Rượu Fontaine của Pháp xây dựng từ năm 1898. Nhà máy Rượu Hà Nội được thành lập tại số 94 Lò Đúc. Đây là nhà máy lớn nhất trong 5 nhà máy được công ty Fontaine của Pháp xây dựng ở Đông Dương. Năm 2006, theo quyết định số 1626/QĐBCN ngày 16/11/2006 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp, Công ty TNHH NN MTV Rượu Hà Nội chuyển thành công ty Cổ phần Cồn Rượu Hà Nội. Công ty chính thức hoạt động dưới hình thức cổ phần từ ngày 06/12/2006. Công ty có con dấu riêng, tài khoản riêng tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội, giấy phép đăng ký kinh doanh số 0104000163 cấp ngày 07/01/2004.Qua thời gian trên 100 năm xây dựng và phát triển, với công nghệ sản xuất rượu, cồn được kết hợp giữa phương pháp lên men cổ truyền và những tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại. Ngày nay, Halico đã trở thành một Công ty sản xuất cồn rượu lớn nhất Việt Nam. Cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề giàu kinh nghiệm kết hợp với đội ngũ nhân viên trẻ, sáng tạo, năng động bên cạnh đó là việc sử dụng các thành tựu khoa học về công nghệ mới nhất, Halico đã tạo ra những sản phẩm 16 có chất lượng tinh khiết và ổn định, bảo đảm vệ sinh công nghiệp, an toàn thực phẩm và giữ gìn sự bề vững của môi trường. Các sản phẩm mang nhãn hiệu nổi tiếng của Halico như: Lúa mới, Nếp mới, Vodka, Ba Kích, … được khách hàng trong và ngoài nước mến mộ và để lại những ấn tượng khó phai về hương vị nồng đượm, dịu êm thấm đẫm nền văn minh lúa nước Việt Nam. Trong suốt quá trình hoạt động và phát triển Halico đã nhận được rất nhiều giải thưởng khác nhau của các tổ chức trong nước và quốc tế trao tặng. Với truyền thống và bề dầy kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất cồn, rượu; Halico đã, đang và sẽ là Công ty đi đầu trong việc sản xuất những sản phẩm chất lượng phục vụ cho thị trường trong nước và đặc biệt là việc giới thiệu sản phẩm Việt Nam chất lượng cao cùng thương hiệu“Halico - Men say hồn Việt” ra thị trường quốc tế. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Giám Giám Đốc đốc Phó kinh doanh doanh Phó Giám Giám đốc Đốckinh Phòng Phòng Tổ Tổ chức, chức, LĐTL LĐTL Phòng Phòng Kế Kế hoạch hoạch tiêu tiêu thụ thụ Phòng Hành Phòng chính Hành chính Phó sản xuất xuất Phó Giám Giám đốc Đốcsản Phòng Phòng Kế Kế toán toán tài tài chính chính Phòng Phòng KCS KCS Phòng Phòng Kỹ Kỹ thuật thuật cơ điện Phòng Phòng Vật Vật tư tư cơ điện Xí nghiệp Xí nghiệp Xí nghiệp cồn rượu mùi phục vụ 17 Thang Long University Library Phòng Phòng Kỹ Kỹ thuật thuật công công nghệ nghệ Công ty Cổ phần Cồn rượu Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân, là một đơn vị sản xuất kinh doanh bao gồm cả sản xuất kinh doanh thương mại và xuất nhập khẩu trực tiếp. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến dưới sự quản lý của giám đốc, các phòng ban, các xí nghiệp có quan hệ ngang nhau thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của ban Giám đốc. - Giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động và sắp xếp bổ nhiệm các thành viên vào các vị trí phù hợp theo nhu cầu sản xuất từng giai đoạn, công việc của công ty, là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình và là người đại diện của Công ty theo pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phó Giám đốc kinh doanh: Là người được giám đốc ủy quyền hoặc phần công chịu trách nhiệm trong lĩnh vực kinh doanh trong toàn công ty. Tham mưu giúp giám đốc xác định phương hướng, mục tiêu nhiệm vụ, chiến lược kinh doanh nhằm không ngừng nâng cao hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả kinh tế cao. - Phó Giám đốc kỹ thuật sản xuất: Là người được giám đốc ủy quyền hoặc phân công chịu trách nhiệm về công tác quản lý kỹ thuật công nghệ, chất lượng sản phẩm, chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, nghiên cứu khoa học kỹ thuật, thiết kế, phân tích, xác định năng suất kế hoạch, quản lý máy móc, thiết bị, quản lý công tác đào tạo, huấn luyện đội ngũ kỹ thuật. Phòng tổ chức, lao động – tiền lương có nhiệm vụ thực hiện công tác tổ chức, xây dựng phương án về quy hoạch cán bộ theo chủ trương của công ty và cấp trên, đồng thời thực hiện công tác nhân sự: bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt, đào tạo, tuyển dụng… và xây dựng phương án về quản lý lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và các chế độ chính sách của Nhà nước đối với người lao động. Phòng hành chính có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác nội dung chính trong công ty, các chính sách an ninh, xã hội, pháp chế,… thường trực công tác thi đua, quản lý thiết bị văn phòng toàn công ty, quản lý hành chính cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng kế toán là tham mưu đắc lực cho lãnh đạo công ty, thông qua quản lý mua sắm, xuất nhập vật tư, thiết bị, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, tình hình tiêu thụ và kết quả. Ngoài ra còn tham mưu cho Giám đốc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 18 - Phòng kế hoạch tiêu thụ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ ngắn hạn và dài hạn, xây dựng kế hoạch sản xuất sản xuất kinh doanh phù hợp với kế hoạch giá thành sản phẩm, xây dựng và quản lý các quy chế bán hàng, hệ thống phân phối, đại lý và các phương thức hoạt động tiếp thị, bán hàng… Ngoài ra phòng còn có chức năng nghiên cứu và phát triển thị trường trong và ngoài nước, triển khai và tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng trong và ngoài nước. Phòng kỹ thuật công nghệ: có nhiệm vụ phát minh, nghiên cứu mới những công nghệ sản xuất đem lại hiệu quả cao, chỉ đạo kỹ thuật sản xuất rượu, cồn, bao bì,… quản lý, giám sát, hướng dẫn việc thực hiện các quy trình công nghệ, định mức kinh tế, kỹ thuật, đào tạo công nhân kỹ thuật công nghệ,… Phòng vật tư có nhiệm vụ lập kế hoạch mua vật tư về số lượng và giá trị cho sản xuất trên cơ sở kế hoạch tiêu thụ, cung ứng các vật tư, nguyên, nhiên vật liệu, phụ tùng, máy móc, thiết bị,… đồng thời quản lý các kho thành phẩm, kho vật tư, quản lý xe vận tải của công ty. Phòng kỹ thuật cơ điện có nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài sản, máy móc, thiết bị điện, nước, môi trường trong công ty, xây dựng, tổ chức và thực hiện kế hoạch sửa chữa thiết bị, nhà xưởng hàng quý, hàng năm. Phòng KCS có chức năng quản lý, kiểm tra, giám sát về chất lượng vật tư, hàng hóa, nguyên, nhiên vật liệu,… theo tiêu chuẩn cơ sở và tiêu chuẩn Việt Nam. Đồng thời tham gia công tác nghiên cứu sản phẩm mới, đề tài ứng dụng khoa học kỹ thuật, đào tạo công nhân kỹ thuật… Xí nghiệp cồn là xí nghiệp sản xuất chính, có nhiệm vụ sản xuất cồn tinh chế từ nguyên liệu tinh bột. Bao gồm các bộ phận: Tổ vận hành lò hơi, tổ vận chuyển, tổ nấu tinh bột, tổ đường hóa lên men, tổ chưng cất, tổ vận hành máy nén, máy bơm, tổ phân tích quản lý,… Xí nghiệp sản xuất rượu mùi là xí nghiệp sản xuất chính, sản xuất rượu pha chế từ nguyên liệu cồn và các hương liệu chiết xuất từ hoa quả. Bao gồm các bộ phận: tổ vận chuyển, tổ chế biến và pha chế, tổ máy rửa chai và chiết rượu, đóng nút chai, tổ dán nhãn, tổ đai két. Hoạt động của xí nghiệp mang tính thời vụ. Xí nghiệp phục vụ là xí nghiệp sản xuất phụ để phục vụ cho 2 xí nghiệp sản xuất chính. Nhiệm vụ chính là sản xuất bao bì, bảo dưỡng sửa chữa máy móc, thiết bị,… nhằm đảm bảo cho quy trình sản xuất được diễn ra thường xuyên và liên tục. 19 Thang Long University Library 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và các chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty Cổ phần Cồn rượu Hà Nội 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Cồn rượu Hà Nội Kế toán trưởng (kiêm Kế kế toán tổng hợp) (kiêm Phó phòng Kế toán (kiêm Kế kế toán tiêu thụ) (kiêm Kế toán nguyên vật liệu Kế toán Kế toán TSCĐ TSCĐ và tiền và tiền lương lương Kế toán thanh toán Kế toán Kế toán chi phí chi phí và tính và tính giá thành giá thành Các nhân nhân viên viên thống thống kê kê tại tại Các các xí xí nghiệp nghiệp các (Nguồn: Phòng Kế toán tài chính) Ghi chú: Quan hệ chỉ huy Quan hệ hợp tác 20 Thủ Thủ quỹ quỹ