Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần cơ khí và xây dựng hà thái

trêng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n viÖn kÕ to¸n - kiÓm to¸n --- o0o --- Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh §Ò tµi: Hoµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn C¬ khÝ vµ X©y dùng Hµ Th¸i Gi¸o viªn híng dÉn Sinh viªn thùc hiÖn M· sinh viªn Líp : : : : Hµ Néi - 2013 ts. NguyÔn h÷u ®ång trÇn v¨n dìng lt010524 kt1 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT................................................... DANH MỤC BẢNG, BIỂU........................................................................... LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................. CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG HÀ THÁI....... 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái................................................................................................ 1.1.1. Danh mục nguyên vật liệu................................................................ 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu.................................................................. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái............................................................................ 1.2.1 Thu mua nguyên vật liệu................................................................... 1.2.2 Sử dụng nguyên vật liệu.................................................................... 1.2.3 Hệ thống kho, bến bãi........................................................................ 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái........................................................................................ 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận liên quan đến công tác thu mua nguyên vật liệu............................................................... 1.3.2 Xây dựng định mức, sử dụng nguyên vật liệu.................................... 1.3.3. Kiểm kê nguyên vật liệu................................................................... CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG HÀ THÁI................... 2.1. Chứng từ sử dụng và phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái....................................... 2.1.1. Chứng từ sử dụng............................................................................ TRẦN VĂN DƯỠNG i GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN 2.1.2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu............................................. 2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái...................................................................................... 2.2.1 Quy trình ghi chép tại kho............................................................... 2.2.2 Quy trình ghi chép tại bộ phận kế toán............................................ 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái................................................................................. 2.3.1 Tài khoản sử dụng............................................................................ 2.3.2. Quy trình ghi sổ.............................................................................. CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG HÀ THÁI................................................................. 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phương hướng hoàn thiện tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái....................................................................................................... 3.1.1 Ưu điểm........................................................................................... 3.1.2 Nhược điểm..................................................................................... 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái....................................... 3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu................................................ 3.2.2 Về tài khoản sử dụng....................................................................... 3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ:............................................ 3.2.4. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu................................................. 3.2.5 Về kế toán tổng hợp......................................................................... 3.2.6 Về các báo cáo liên quan đến nguyên vật liệu................................ KẾT LUẬN.................................................................................................... DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................... TRẦN VĂN DƯỠNG ii GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH TRẦN VĂN DƯỠNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN iii GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT Ký hiệu Danh mục kí hiệu viết tắt QLĐS Quản lý đường sắt TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên SCTX Sửa chữa thường xuyên GTGT Giá trị gia tăng NVL Nguyên vật liệu VL Vật liệu DƯL Dự ứng lực TK Tài khoản CT Công ty CP Cổ phần TRẦN VĂN DƯỠNG iv GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng 1-1: (Trích) KẾ HOẠCH CẤP VẬT TƯ THÁNG 12 NĂM 2012....... Bảng 1-2: (trích) ĐỊNH MỨC NHIÊN LIỆU ĐỐI VỚI XE ÔTÔ NĂM 2012................................................................................................. Bảng 2-1: (Trích)- Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu tháng 12 năm 2011............................................................................................... Bảng 2-2: (Trích) Bảng kê phiếu xuất nguyên vật liệu theo vụ việc tháng 12 năm 2011.................................................................................. Bảng 2-3: (Trích) Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu tháng 12 năm 2011 ....................................................................................................... Bảng 2-4: Bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn.................................................... Bảng 2-5. Bảng tổng hợp nhập- xuất – tồn.................................................... Biểu 2-1: Hợp đồng kinh tế........................................................................... Biểu 2-2: Hóa đơn giá trị gia tăng................................................................. Biểu 2-3: Biên bản kiểm nghiệm.................................................................. Biểu 2.4: Thanh lý hợp đồng......................................................................... Biểu 2-5: Giấy thanh toán tiền tạm ứng........................................................ Biểu 2-6: Bản giao khoán và nghiệm thu sản phẩm...................................... Biểu 2-7: Biểu đơn giá kế hoạch sản phẩm may mặc................................... Biểu 2-8: Phiếu nhập kho.............................................................................. Biểu 2-9: Thẻ kho.......................................................................................... Biểu 2-10: Phiếu xuất kho............................................................................... Biểu 2-11: (Trích) Sổ chi tiết nguyên vật liệu năm 2011, trang sổ của tháng 12......................................................................................... Biểu 2-12: (Trích) Sổ chi tiết nguyên vật liệu................................................. Biểu 2.13: (Trích) Sổ nhật ký chung............................................................... TRẦN VĂN DƯỠNG v GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN Biểu 2.14: (Trích) Sổ cái TK 152................................................................... Biểu 3-1. Phiếu nhập kho................................................................................................ TRẦN VĂN DƯỠNG vi GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN LỜI MỞ ĐẦU Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Muốn tồn tại và phát triển trong thời buổi hội nhập, các doanh nghiệp phải tìm mọi cách để cải tiến và nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. Yếu tố nguyên vật liệu chiếm một phần trong giá thành sản phẩm vì vậy hạ thấp giá thành cũng đồng nghĩa với việc quản lý tốt nguyên vật liệu. Muốn quản lý tốt nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản và xuất dùng, các doanh nghiệp cần làm tốt công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu để lãnh đạo công ty đưa ra quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm chủ yếu theo đơn đặt hàng của nhà nước mà nguyên vật liệu chính là những vật tư đặc thù có giá trị lớn. Vì vậy công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty rất được chú trọng và được xem là một biện pháp quản lý không thể thiếu trong công tác quản lý tài chính của công ty. Xuất phát từ tầm quan trọng của việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu nên trong thời gian thực tập chuyên ngành kế toán tổng hợp, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái”. Về kết cấu đề tài, ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 chương chính: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật TRẦN VĂN DƯỠNG 1 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái. TRẦN VĂN DƯỠNG 2 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG HÀ THÁI 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái 1.1.1. Danh mục nguyên vật liệu DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG HÀ THÁI STT Mã NVL Tên nguyên vật liệu Đ vị tính Nhóm kho Nhóm TK Bộ Bảo hộ 152.2 1 VT0001 Áo blu y tế 2 VT0002 Áo gilê phản quang Cái Bảo hộ 152.2 3 VT0003 Áo phao Cái Bảo hộ 152.2 379 VT0379 Bóng đèn compac 11W Cái Điện 152.6 380 VT0380 Bóng đèn compac 15W Cái Điện 152.6 1921 VT1921 Lập lách P43 Cái 152.1 1922 VT1922 Lập lách P43 thu hồi Cái 2139 VT2139 Nhựa đường Kg Sắt thép Thu hồi 152.7 Sơn dầu 2249 VT2249 Ray P43 thu hồi Thanh Thu hồi 152.7 2250 VT2250 Ray P50 x 25m (50E4) Thanh Sắt thép 152.1 2476 VT2476 Tâm ghi thu hồi Cái 152.7 2480 VT2480 Tà vẹt bê tông dự ứng lực Thanh 2500 VT2500 Tà vẹt gỗ 16x22x250 thu hồi Thanh Thu hồi Xây dựng 152.1 Thu hồi 2512 VT2512 Tà vẹt gỗ táu mật 16x22x250 Thanh Xây dựng 152.1 2513 VT2513 Tà vẹt gỗ táu mật 16x22x260 Thanh Xây dựng 152.1 2533 VT2533 Tà vẹt gỗ táu mật 16x22x470 Thanh Xây dựng 152.1 Sắt thép 152.1 152.5 152.7 2797 Thép gai VT27 phi 12 97 Kg 3150 VT3150 Xăng A92 Lít Sơn dầu 152.5 3177 VT3177 Xích tải goòng Cái Phụ tùng 152.4 TRẦN VĂN DƯỠNG 3 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN Cái Phụ tùng 152.4 3178 VT3178 Xích truyền động 3179 VT3179 Cái Bảo hộ 152.2 Yếm cấp dưỡng (Nguồn trích dẫn: Danh mục vật tư từ Phòng TCKT công ty) 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty được chia thành các loại sau: - Vật liệu sửa chữa (VL chính): là những nguyên vật liệu chủ yếu phục vụ cho công tác duy tu sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng đường sắt, ví dụ như: ray, tà vẹt (tà vẹt gỗ, tà vẹt bê tông, tà vẹt sắt), đá (đá hộc, đá 4x6, đá dăm, đá mạt), tấm đan bê tông, biển báo, phụ kiện đường sắt (thanh giằng, tâm ghi, lưỡi ghi,…) - Vật liệu bảo hộ lao động: là những trang phục cho công nhân viên chức trong công ty như: quần áo đồng phục, quần áo bảo hộ, dây da an toàn, mặt nạ hàn, găng tay, giầy vải, ủng cao su, áo đi mưa… - Phụ tùng thay thế: là những bộ phận, thiết bị lẻ phục vụ cho việc thay thế và sửa chữa các máy móc chuyên dung - Nhiên liệu, sơn dầu: là xăng, dầu, than đá, khí ôxy, các loại sơn, nhựa đường dùng trong việc vận chuyển vật liệu, vận chuyển hành chính và trong duy tu sửa chữa cầu, đường và thiết bị trên đường sắt. - Vật liệu khác: là những vật liệu còn lại ngoài vật liệu chủ yếu như: cát, xi măng, gạch, tấm lợp, gỗ xây dựng, vật liệu văn phòng… - Vật tư thu hồi: là những vật tư đã dùng trong kết cấu đường sắt bị hư hỏng, lạc hậu hoặc những vật tư được thay thế ra trong quá trình đại tu, sửa chữa kết cấu hạ tầng đường sắt. Toàn bộ giá trị vật tư thu hồi từ kết cấu hạ tầng đường sắt, sau khi trừ chi phí thu hồi còn lại phải nộp ngân sách nhà nước. Đồng thời, công ty tiến hành mã hóa nguyên vật liệu như sau: Mỗi một nguyên vật liệu có một mã hiệu riêng, mã hiệu gồm hai chữ VT (viết tắt của chữ vật tư) và 4 chữ số theo thứ tự từ số 0001 trở đi, các nguyên vật liệu được TRẦN VĂN DƯỠNG 4 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN xếp theo vần ABC. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái 1.2.1 Thu mua nguyên vật liệu Để có thể sản xuất được sản phẩm thì bước đầu tiên là phải mua NVL. Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua rất quan trọng, làm tốt khâu thu mua sẽ giúp cho sản xuất chủ động, liên tục không bị gián đoạn. Nguyên vật liệu mua về trước khi nhập đều được kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Ban kiểm nghiệm gồm có đại diện phòng Kế hoạch vật tư, đại diện phòng Kỹ thuật và Thủ kho. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là thu mua bên ngoài. Các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty chủ yếu là các doanh nghiệp trong ngành đường sắt và một số doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác. Giá nguyên vật liệu chủ yếu của công ty được Tổng Công ty ĐSVN duyệt giá, còn các nguyên vật liệu khác, công ty tham khảo các Thông báo giá của Sở Xây dựng các tỉnh, nơi công ty thu mua. Công việc thu mua được giao cho hai cán bộ là vật liệu viên đi giao dịch thu mua thông qua các hợp đồng mua bán đã được Chủ tịch công ty ký kết với bên cung ứng. Nguyên vật liệu mua về được làm thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho, sau đó mới xuất kho sử dụng. 1.2.2 Sử dụng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sau khi được thu mua hoặc tự gia công sản xuất sẽ được sử dụng với phương thức qua kho, nghĩa là nguyên vật liệu mua về hoặc gia công sản xuất đều được kiểm nghiệm hoặc nghiệm thu, nhập kho sau đó mới xuất kho đưa vào sử dụng. Một số nguyên vật liệu đặc thù phục vụ cho duy tu sửa chữa những đoạn đường sắt cách xa kho chứa của công ty, được TRẦN VĂN DƯỠNG 5 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN vận chuyển đến tận chân công trình, sẽ có nhân viên của phòng Kế hoạch vật tư và Kỹ thuật áp tải hàng đến để giao cho tổ trưởng sản xuất. Trước hết nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng cho sản xuất đều phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, đối với công trình duy tu sửa chữa đường sắt quốc gia (sản xuất chính), từ số lượng vật tư chủ yếu trong năm kế hoạch, phòng Kế hoạch vật tư và phòng Kỹ thuật phân bổ và đưa vào tác nghiệp chi tiết cho từng cung, tổ sản xuất theo từng tháng, từng công trình cụ thể. Nguyên vật liệu sau khi cấp phát đến các tổ sản xuất để đưa vào công trình đều có sự giám sát của các giám sát viên và có đoàn nghiệm thu kiểm tra vật tư đã đưa vào sử dụng, sau khi đã hoàn thành từng hạng mục công trình. 1.2.3 Hệ thống kho, bến bãi Để có nơi dự trữ, chứa đựng, bảo quản nguyên vật liệu, công ty xây dựng hệ thống nhà kho, bãi chứa rất chắc chắn, rộng rãi, có đường vào thuận tiện cho việc vận chuyển nguyên vật liệu khi nhập và xuất kho. Mỗi nhà kho chứa đựng một nhóm nguyên vật liệu. Trong các nhà kho chứa còn có các giá kê để xếp các nguyên vật liệu. Một số nguyên vật liệu không cần bảo quản trong nhà kho kín như tà vẹt bê tông, các tấm đan bê tông, gạch chỉ, đá, ... hoặc một số vật tư thu hồi, công ty tập kết tại các bãi chứa bên ngoài nhà kho. Riêng xăng, dầu phục vụ vận hành máy móc và các phương tiện vận chuyển, công ty không chứa đựng tại kho mà gửi tại kho của cửa hàng xăng dầu, nơi công ty hợp đồng mua hàng tháng. Nguyên vật liệu của công ty được sắp xếp gọn gàng, đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê được thực hiện dễ dàng. Hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty đều được trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy; định kỳ các cán bộ phụ trách về an toàn lao động đến TRẦN VĂN DƯỠNG 6 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN kiểm tra công tác phòng chống cháy nổ ở các kho. Hàng ngày, ngoài thủ kho trực tiếp quản lý còn có các nhân viên bảo vệ tuần tra canh gác 24/24 giờ. Hệ thống kho bãi của Công ty được phân loại cụ thể để tiện cho việc quản lý, ngoài ra hệ thống kho bãi cũng bảo đảm các tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy,… - Kho sắt thép: Bao gồm các nguyên vật liệu là kim loại, các cấu kiện gia công từ sắt thép như: ray, thép góc, thép tròn, thép bản, thép hình, thép ống, dàn chắn, đinh đường, đệm sắt, đệm ghi, lưỡi ghi, tâm ghi, lập lách, thanh giằng, dầm sắt... - Kho vật liệu xây dựng: Bao gồm các nguyên vật liệu làm từ gỗ, kết cấu bê tông như: tà vẹt gỗ, tà vẹt bê tông, gỗ các loại, cát, đá, xi măng, gạch, ngói, vôi, các tấm bản bê tông, tấm đan đường ngang, ván tuần đường, cánh cửa đi, cánh cửa sổ... - Kho bảo hộ: Bao gồm các vật liệu và phụ liệu may quần áo bảo hộ lao động, may quần áo đồng phục cho CBCNV trong công ty, các dụng cụ trang bị cho công tác an toàn lao động như: vải, quần áo bảo hộ, quần áo đồng phục tuần gác, tất, yếm cấp dưỡng, áo gilê phản quang, áo phao, băng chức danh đường ngang, băng gác cầu, găng tay bảo hộ, giầy bảo hộ, ủng cao su, quần áo đi mưa, dây da an toàn, kính bảo hộ lao động, mặt nạ hàn... - Kho phụ tùng: Bao gồm các thiết bị dụng cụ thay thế cho ô tô máy móc trong công ty như: bình ắc quy, bạc nhựa máy chèn, chân búa máy chèn, giá trục rung, gioăng mặt máy, kim phun, má phanh, mỏ lết, phớt trục cơ, quả cầu cao su máy chèn, trục toa xe goòng, vòng bi... - Kho sơn dầu: Gồm các loại xăng, dầu, mỡ láp, ga đốt, ôxy, nhựa đường, than đá, sơn các loại. - Kho điện: Bao gồm các vật liệu, thiết bị về điện như: dây điện, bóng điện, bảng điện, công tắc điện, cầu chì, cầu dao, chấn lưu... TRẦN VĂN DƯỠNG 7 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN - Kho vật tư thu hồi: Bao gồm các loại nguyên vật liệu đã qua sử dụng. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, sử dụng, kiểm kê và quản lý trên sổ kế toán. 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận liên quan đến công tác thu mua nguyên vật liệu Công tác thu mua nguyên vật liệu chủ yếu tại Công ty CP Cơ khí và Xây dựng Hà Thái thông qua các đơn vị trong ngành đường sắt, dưới sự giám sát của Tổng công ty ĐSVN cả về giá và chất lượng nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhiệm vụ SXKD và nhu cầu cụ thể của từng công trình, phần việc hàng tháng, hoặc hàng quý, giám đốc công ty phân công như sau: Phòng Kỹ thuật lập dự trù nguyên vật liệu cho từng công trình hoặc cho từng tổ sản xuất, trình Giám đốc công ty ký duyệt. Phòng Kế hoạch vật tư căn cứ dự trù tiến hành thủ tục thu mua: tìm hiểu thị trường, lấy báo giá vật tư, thảo Hợp đồng kinh tế, trình ký chủ thể hợp đồng hai bên, sau đó giao cụ thể cho hai vật liệu viên có trách nhiệm đến nơi cung ứng làm thủ tục tiếp nhận nguyên vật liệu, nhận hoá đơn GTGT, các chứng chỉ kỹ thuật của nguyên vật liệu (nếu có) kèm theo, sau khi nguyên vật liệu được kiểm nghiệm nhập kho, vật liệu viên mang hồ sơ nhập nguyên vật liệu đến phòng Tài chính kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền mua hàng cho bên bán. Số lượng nguyên vật liệu thường được công ty thu mua đảm bảo đủ cho công trình hoặc từng giai đoạn của công trình, tránh tồn đọng trong kho lâu ngày gây kém phẩm chất, lãng phí vốn. 1.3.2 Xây dựng định mức, sử dụng nguyên vật liệu Sau đây là trích một phần trong kế hoạch phân bổ sử dụng vật tư của công ty TRẦN VĂN DƯỠNG 8 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN tháng 12 năm 2012: Bảng 1-1: (Trích) KẾ HOẠCH CẤP VẬT TƯ THÁNG 12 NĂM 2012 Tên vật tư Đ. vị tính Cung Cung đường đường Từ Sơn Lim Tổ sửa chữa Cung cầu đường sắt Bắc Giang Tà vẹt bê tông Thanh 8 6 15 Tà vẹt gỗ Thanh 2 3 10 Đá dăm m3 30 35 50 Nhựa đường kg 50 50 75 100 Sơn chống rỉ kg 4 5 10 15 Dầu HD 50 kg 30 32 40 20 12 ... (Nguồn: phòng kế hoạch vật tư công ty) Đối với các công trình ngoài sản xuất chính, căn cứ hồ sơ dự toán đã được bên giao thầu chấp thuận, phòng Kế hoạch vật tư và phòng Kỹ thuật giao cụ thể số lượng từng loại vật tư của mỗi công trình cho các tổ sản xuất. Khi vật tư đưa vào công trình, ngoài cán bộ giám sát viên của công ty còn có giám sát viên của bên giao thầu cùng kiểm tra giám sát quá trình thi công, kiểm tra số lượng, chất lượng của vật tư đưa vào công trình, vật tư thu hồi. Đối với việc sử dụng nhiên liệu trong vận chuyển, công ty đã thành lập đoàn công tác đi theo xe ôtô để lập định mức tiêu hao nhiên liệu đối với từng xe ôtô, định mức này được điều chỉnh hàng năm tuỳ theo tình trạng xe, chất lượng xe, cụ thể như sau: Bảng 1-2: (trích) ĐỊNH MỨC NHIÊN LIỆU ĐỐI VỚI XE ÔTÔ NĂM 2012 TRẦN VĂN DƯỠNG 9 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH Số TT CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN Ký hiệu xe ôtô Định mức nhiên liệu (biển số xe) (lít/100 km) 1 Xe ôtô con 4 chỗ - 30 A – 3333 12 2 Xe ôtô con 4 chỗ - 30 A – 0739 10 3 Xe ôtô con 4 chỗ - 30 A – 0278 08 4 Xe ôtô con 7 chỗ - 30 A - 008.55 17 5 Xe ôtô 16 chỗ - 30 A – 0368 16 6 Xe ôtô tải có cẩu - 30 K – 3293 15 + 3lít/ 1giờ cẩu 7 Xe ôtô tải 3,5 tấn - 30 K – 4001 13 8 Xe ôtô tải 5,0 tấn - 16 30 K – 5371 (Nguồn: phòng kế hoạch vật tư công ty) 1.3.3. Kiểm kê nguyên vật liệu Trong việc quản lý ở khâu dự trữ, công ty luôn chú trọng tới việc phân công trách nhiệm cho từng bộ phận liên quan sao cho lượng vật tư dự trữ là hợp lý nhất, theo quy định của công ty, định kỳ hàng tháng phòng Kế hoạch vật tư và phòng Tài chính kế toán phải đối chiếu số lượng vật tư sử dụng trong tháng và có kế hoạch mua dự trữ vật tư gối đầu cho tháng sau căn cứ vào bản dự trù của phòng Kỹ thuật lập hàng tháng. Đồng thời, thủ kho vật tư và kế toán vật liệu phải đối chiếu số lượng vật tư tồn kho cuối tháng trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu, báo cáo với trưởng phòng các trường hợp tồn kho TRẦN VĂN DƯỠNG 10 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN bất hợp lý để lãnh đạo phòng và lãnh đạo công ty có biện pháp giải quyết kịp thời, tránh tình trạng vật tư còn tồn kho nhiều mà vẫn thu mua tiếp, hoặc vật tư đã hết số dư mà vẫn chưa có kế hoạch thu mua. Trước thời điểm tiến hành kiểm kê, công ty ban hành Quyết định kiểm kê, thành lập hội đồng kiểm kê, các tổ kiểm kê; kế toán lập bảng kê nguyên vật liệu theo mẫu “ Bảng kiểm kê vật tư, hàng hoá ”. Khi tiến hành kiểm kê các hoạt động xuất nhập vật tư đều dừng lại và thủ kho đã hoàn thành việc ghi thẻ kho, kế toán đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết vật tư. Sau đó, các tổ kiểm kê sẽ cùng với thủ kho kiểm tra lại số lượng vật tư thực tế bằng cách cân, đo, đong, đếm lại và điền vào cột “Số lượng thực tế”. Nếu có sự chênh lệch được phát hiện ra khi kiểm kê thì lập bảng kê và trình Hội đồng kiểm kê của công ty xử lý theo chế độ. TRẦN VĂN DƯỠNG 11 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG HÀ THÁI 2.1. Chứng từ sử dụng và phương pháp tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Cơ khí và Xây dựng Hà Thái 2.1.1. Chứng từ sử dụng Đối với nguyên vật liệu mua về, khi tiếp nhận phải được Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, đối chiếu với Hợp đồng kinh tế (Biểu 2-1); Hoá đơn GTGT (Biểu 2-2), lập Biên bản kiểm nghiệm (Biểu 2-3), các thành phần liên quan ký, ghi ý kiến nhận xét của Ban kiểm nghiệm, sau đó mới lập Phiếu nhập kho. Sau khi thực hiện Hợp đồng, phòng Kế hoạch vật tư tham mưu để Giám đốc công ty ký Biên bản thanh lý hợp đồng (Biểu 2-4) với bên bán. Đối với nguyên vật liệu do đơn vị tự gia công sản xuất: căn cứ Bản giao khoán khối lượng (Biểu 2-5); Biểu đơn giá kế hoạch sản phẩm (Biểu 2-6), các tổ sản xuất tiến hành sản xuất sản phẩm, khi hoàn thành được Hội đồng nghiệm thu số lượng, chất lượng theo kế hoạch giao khoán, các tổ lập Phiếu đề nghị nhập hàng (Biểu 2-7), sau đó chuyển về phòng Kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được phòng kế hoạch vật tư lập thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho người nhập hàng, kèm theo hoá đơn báo cáo thanh toán với phòng Tài chính kế toán, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển về cho kế toán vật liệu ghi sổ kế toán. Căn cứ vào dự toán chi tiết của từng công trình hoặc yêu cầu cụ thể của bộ phận sử dụng, phòng Kỹ thuật lập dự trù cấp phát nguyên vật liệu sau đó trình Giám đốc công ty ký duyệt rồi chuyển qua phòng Kế hoạch vật tư lập TRẦN VĂN DƯỠNG 12 GVHD: TS NGUYỄN HỮU ĐỒNG NGÀNH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT). Phiếu xuất kho do cán bộ thống kê vật tư lập, người lập phiếu ký, trình trưởng phòng Kế hoạch vật tư ký, trình Giám đốc công ty ký duyệt, sau khi giao nhận vật tư xuất kho, người nhận hàng và thủ kho ký vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký cả 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 thủ kho dùng để ghi số lượng xuất vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ, liên 3 giao cho người nhận để phục vụ cho công tác kiểm tra giám sát, nghiệm thu số lượng nguyên vật liệu đưa vào công trình. Biểu 2-1: Hợp đồng kinh tế CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 12/2011- HĐKT - Căn cứ Luật Thương mại của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 14/6/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006. - Căn cứ vào nhu cầu sử dụng TVBT lồng dự ứng lực của Công ty quản lý đường sắt Hà Lạng và khả năng cung ứng của Công ty cổ phần đầu tư công trình Hà Nội. Hôm nay, ngày 27 tháng 10 năm 2011. Chúng tôi gồm: Bên A: Công ty cổ phần cơ khí và xây dựng Hà Thái Địa chỉ: Phường Phương Bái, Biện Giang, Hà Đông, Hà Nội Điện thoại: 04.22160330 Số tài khoản: 102010000444503 NH Công thương thành phố Hà Nội Mã số thuế: 0500584096 Người đại diện: Ông Trần Việt Dũng - Chức vụ: Chủ tịch công ty Bên B: Công ty cổ phần đầu tư công trình Hà Nội Địa chỉ: Số 19- Ngõ 2- Phố Đại Từ - Thịnh Liệt - Hoàng Mai - Hà Nội TRẦN VĂN DƯỠNG 13