Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội

Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 1 Khoa kinh LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình phát triển đi lên của nền kinh tế thế giới, và thực tế đã cho thấy một xu thế khách quan đang diễn ra mang tính chất toàn cầu mà không một quốc gia, không một tập đoàn, không một công ty nào lại không tính đến chiến lược kinh doanh của mình. Đó là xu thế quốc tế hoá nền kinh tế thế giới, một xu thế đem lại sức mạnh về tài chính; tận dụng công nghệ nhằm làm giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm cho tất cả những doanh nghiệp tham gia vào guồng máy đó. Việt Nam cũng không ngừng đổi mới để hoà nhập với nền kinh tế thị trường thế giới, có nhiều doanh nghiệp đã ra đời và không ngừng lớn mạnh. Nhưng để có tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt của thị trường các doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố đầu vào sao cho hợp lý, phải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra đến khi thu hồi vổn về, đảm bảo thu nhập của đơn vị, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước, cải tiến đời sống cho cán bộ công nhân viên và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện các bước thật cẩn thận và nhanh chóng sao cho kết quả đầu ra là cao nhất, với giá cả và chất lượng sản phẩm có sức hút đối với người tiêu dùng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường liên tục, đó là nguyên vật liệu, yếu tố đầu vào, cơ sở tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là phải hạch toán và quản lý đầy đủ chính xác nguyên vật liệu, phải đảm bảo cả ba yếu tố của công tác hạch toán là: chính xác, kịp thời, toàn diện. Trong sản xuất kinh doanh, chính sách giá cả chính là yếu tố để đứng vững và chiến thắng trong sự cạnh tranh của cơ chế thị trường. Mặt khác, chỉ Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 2 Khoa kinh cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng tới giá thành. Việc hạch toán đầy đủ chính xác có tác dụng quan trọng đến việc hạch toán đầy đủ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Để tăng cường hạch toán kế toàn đồng thời góp phần làm giảm sự lãng phí vật tư. Vì vậy cần phải quản lý vật tư chặt chẽ, không có sự thất thoát lãng phí nhằm giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để có thể nắm bắt tình hình tài chính của doanh nghiệp thì kế toán Công ty là công cụ đắc lực nhất trong công tác tổ chức quản lý. Kế toán giữ vai trò quan trọng có thể cho các nhà quản lý biết được các thông tin về chi phí đầu vào của quá trình sản xuất cũng như kết quả đầu ra. Trong các thông tin về chi phí nguyên vật liệu (NVL), công cụ dụng cụ (CCDC) là thông tin quan trọng không thể thiếu được. Muốn có thông tin về chi phí NVL đầy đủ và chính xác thì quá trình hạch toán kế toán phải hoàn thiện để có thể tổng hợp thông tin cung cấp cho nhà quản lý. Công tác quản lý và hạch toán NVL, CDCD là cần thiết trong một doanh nghiệp. Có tổ chức tốt công tác kế toán thì mới giúp cho quá trình quản lý NVL, CCDC được tốt hơn. NVL, CCDC được quản lý tốt, xây dựng được các định mức về cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC một cách hợp lý nhất, góp phần tiết kiệm vật tư tránh lãng phí, mất mát, góp phần giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhận thức về tầm quan trọng của vật liệu đối với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị đồng thời qua nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty cổ phần Bia Sài Gòn - Hà Nội, được sự giúp đỡ tận tình của Ban giám đốc Công ty, các cán bộ phòng kế toán Công ty, em nhận thấy kế toán vật liệu ở Công ty giữ một vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy em đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Bia Sài Gòn – Hà Nội” Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 3 Khoa kinh Nội dung chuyên đề gồm 3 chương: - Chương 1: Lý luận chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất - Chương 2: Thực trạng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP Bia Sài Gòn - Hà Nội - Chương 3: Những đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty CP Bia Sài Gòn - Hà Nội Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 4 Khoa kinh CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Kế toán về nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại, nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu - Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động - đó là những tư liệu vật chất được dùng vào sản xuất để chế tạo thành sản phẩm mới hoặc thực hiện các dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. 1.1.1.1 Đặc điểm + Được mua sắm bằng vốn lưu động + Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định sau chu kỳ sản xuất giá trị được bảo tồn và chuyển dịch toàn bộ vào sản phẩm + Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh… 1.1.1.2 Phân loại - Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp vật liệu thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định.  Phân loại nguyên vật liệu theo nội dung kinh tế. - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, đó là những nguyên vật liệu mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng vật liệu chính khác nhau: doanh nghiệp sản xuất đường thì vật liệu chính là mía, doanh nghiệp cơ khí thì nguyên vật liệu chính là gang, thép, sắt…có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác, Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 5 Khoa kinh đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công, chế biến được coi là vật liệu chính, doanh nghiệp dệt mua sợi để dệt vải… - Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó có thể kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá.Ví dụ: dầu mỡ, giể lau… - Vật liệu bao bì: Là vật liệu dùng chứa đựng sản phẩm sản xuất được, chẳng hạn: thùng giấy cho bia lon, nhãn thân chai, lon và nắp… - Nhiên liệu: là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng hoặc tạo nguồn năng lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, như: xăng, dầu… - Phế liệu: là các loại vật liệu đã mất hết hoặc một phần lớn giá trị phế liệu sử dụng ban đầu và các vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, như bột man phế liệu, bụi trấu, bột gạo phế liệu… * Tác dụng của cách phân loại theo nội dung kinh tế: + Là cơ sở để xác định định mức tiêu hao dự trữ cho từng loại, từng thứ vật liệu + Là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp.  Phân loại nguyên vật liệu theo nội dung cung cấp - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: + Vật liệu mua ngoài + Vật liệu được cấp… - Nguyên vật liệu tự chế * Tác dụng của cách phân loại này: Làm căn cứ cho kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, làm cơ sở xác định giá vốn nguyên vật liệu nhập kho. Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 6 Khoa kinh 1.1.1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu - Để thực hiện được yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp phải thực hiện các bước sau: - Kiểm tra chi phí thu mua, tính giá thực tế vật liệu nhập xuất tồn kho. Kiểm tra chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất, tồn kho. - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế từng loại, từng thứ vật liệu nhập, xuất, tồn - Phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu. Phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để có biện pháp nhằm hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất. - Phân bổ giá trị vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh 1.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu 1.1.2.1 Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) a) Vật liệu mua ngoài Giá thực tế Giá mua Thuế nhập của vật liệu = ghi trên + khẩu phải mua ngoài hoá đơn nộp (nếu có) Chi phí + thu mua Giảm giá _ hàng mua (nếu có) Lưu ý: + Giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế Giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ + Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, đóng gói, tiền thuê kho, thuê bãi, chỗ để vật liệu… + Giảm giá hàng mua (nếu có): chiết khấu thương mại… Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 7 Khoa kinh b) Vật liệu tự gia công chế biến Giá trị thực tế Giá thực tế của Chi vật liệu tự chế = biến vật liệu xuất + chế biến chế phí = biến Giá thành sản xuất thực tế c) Vậy liệu thuê ngoài gia công Giá thực Giá thực Chi phí Chi phí vận tế của vật = tế của vật + thuê gia + chuyển đi = liệu thuê liệu xuất công về,bốc dỡ… gia công Giá thành sản xuất thực tế gia công d) Vật liệu nhận vốn góp vốn liên doanh: Là giá do hội đồng đánh giá và các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật liệu e) Vật liệu được cấp: Là giá trị ghi trên biên bản giao nhận và các chi phí phát sinh khi tiếp nhận vật liệu f) Vật liệu nhận viện trợ, biếu tặng: Là giá trị hợp lý và các chi phí phát sinh khác 1.1.2.2 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho a) Giá đơn vị bình quân  Giá đơn vị bình quân gia quyền Giá thực tế vật = liệu xuất kho Số lượng vật liệu * Đơn giá xuất kho xuất kho bình quân Trong đó: Đơn giá xuất kho bình Chuyên đề tốt nghiệp Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 8 Khoa kinh quân cả kỳ = DT - Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ưu điểm: Tính toán đơn giản - Nhược điểm: Tính chính xác không cao, do việc tính giá chỉ thực hiện cuối tháng nên ảnh hưởng đến độ chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán  Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Đơn giá xuất kho Trị giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau mỗi = lần nhập - Số lượng vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Ưu điểm: Đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán - Nhược điểm: tốn nhiều thời gian và công sức tính toán  Phương pháp bình quân cuối kỳ trước Đơn giá xuất kho bình quân kỳ trước - Trị giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ trước = Số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ trước Ưu điểm: Đơn giản, đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán - Nhược điểm: Kết quả tính toán không chính xác, vì không tính đến sự biến động của giá cả của vật liệu trong kỳ b) Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) - Theo phương pháp này thì số hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước, xuất hết số hàng nhập trước mới xuất đến số hàng nhập sau theo giá thực tế của số hàng mua vào sau cùng sẽ là giá trị hàng tồn kho cuối kỳ Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 9 Khoa kinh c) Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước, tức là theo phương pháp này thì hàng nào nhập vào sau sẽ được xuất trước. Giá thực tế của vật liệu xuất dùng sẽ tính theo giá của vật liệu nhập kho sau cùng d) Phương pháp giá hạch toán - Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự quy định (có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng thống nhất trong thời gian dài tại doanh nghiệp - Giá hạch toán không có ý nghĩa trong thanh toán và trong hạch toán tổng hợp vật liệu - Hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập xuất kho. Cuối kỳ kế toán tính ra giá trị thực tế của vật liệu xuất kho thông qua hệ số chênh lệch (hệ số giá) theo công thức sau: Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo thực tế Hệ số = Giá Trị giá vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo hạch toán Và giá trị thực tế của vật liệu xuất kho được tính theo công thức: Trị giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ Trị giá hạch toán = của vật liệu Hệ số * giá xuất kho - Hệ số giá có thể tính cho từng loại hàng, từng nhóm hàng hoặc từng thứ hàng chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của từng đơn vị hạch toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 10 Khoa kinh e) Giá thực tế đích danh - Giá thực tế đích danh được dùng trong những doanh nghiệp sử dụng vật liệu có giá trị lớn, ít chủng loại và bảo quản riêng theo từng lô trong kho. Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo giá thực tế của từng lô vật liệu nhập - Ưu điểm: Xác định được ngay giá trị vật liệu khi xuất kho nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi chặt chẽ từng lô vật liệu xuất, nhập - Nhược điểm: Phương pháp này không thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có giá trị nhỏ và có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho. 1.1.3 Các hình thức kế toán Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng. Hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau về chức năng ghi chép, về kết cấu, nội dung phản ánh theo một trình tự nhất định trên cơ sở của chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và các điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức sổ kế toán khác nhau. Có 5 hình thức kế toán được sử dụng:  Hình thức Nhật ký chung - Đặc điểm: Là hình thức sổ kế toán đơn giản, tách rời việc ghi sổ theo thời gian với việc ghi sổ theo hệ thống. Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với kế toán ghi chép chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt - Sổ kế toán sử dụng: Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 11 Khoa kinh + Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được ghi chép theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ nhật ký chung. + Nhật ký đặc biệt: đối với các đối tượng kế toán có số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi sổ Cái, kế toán có thể mở sổ Nhật ký chuyên dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng đó. + Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán, mỗi tài khoản được mở trên một trang riêng. - Phương pháp ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào Nhật ký chung hoặc Nhật ký chuyên dùng theo trình tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, hoặc ghi vào các sổ chi tiết (với những đối tượng cần hạch toán chi tiết). Định kỳ (trong kỳ), từ Nhật ký chung vào các Sổ Cái của các tài khoản liên quan. Với các Nhật ký chuyên dùng thì cuối kỳ lấy số tổng cộng ghi một lần vào sổ cái tài khoản liên quan. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết; từ sổ cái lập bảng cân đối tài khoản; đối chiếu tổng hợp chi tiết với các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản. Sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối tài khoản lập báo cáo tài chính. - Ưu điểm: mẫu số đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy tính trong xử lý số liệu kế toán. - Nhược điểm: ghi trùng lặp nhiều - Điều kiện áp dụng: thích hợp với mọi đơn vị hạch toán nếu đơn vị đã sử dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán, chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô vừa và nhỏ nếu đơn vị chưa sử dụng máy tính vào xử lý thông tin kế toán. Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 12 Khoa kinh * Sơ đồ1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng Chứng từ từ gốc gốc Sổ Sổ nhật nhật ký ký đặc đặc biệt biệt Sổ Sổ nhật nhật ký ký chung chung Sổ Sổ cái cái Sổ, Sổ, thẻ thẻ kế kế toán toán chi chi titi Bảng Bảng tổng tổng hợp hợp chi tiết chi tiết Bảng Bảng cân cân đối đối phát sinh phát sinh Báo Báo cáo cáo tài tài chính chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu  Hình thức Nhật ký - Sổ Cái - Theo hình thức này, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ - Có trên cùng một vài trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 13 Khoa kinh chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký - Sổ cái. Cuối kỳ khoá sổ thẻ kế toán chi tiết, lập tổng hợp chi tiết để đối chiếu với Nhật ký - Sổ cái. * Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký - sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính  Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị trễ nhất là trong điều kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm: - Sổ cái: Là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh giá liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm) đến cuối tháng (hoặc cuối năm). Ngày, tháng trên chứng từ ghi sổ tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế - 14 Khoa kinh Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh tình hình đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép. - Các sổ, thẻ hạch toán chi tiết: Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định, chi phí sản xuất, tiêu thụ…) * Sơ đồ1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS Báo cáo tài chính  Hình thức Nhật ký - Chứng từ - Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này bao gồm: - Sổ nhật ký chứng từ: Nhật ký - chứng từ mở hàng tháng cho một hoặc một sổ tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý. Nhật ký - chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 15 Khoa kinh khoản đối ứng với bên Nợ các tài khoản có liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích. - Sổ cái: Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm: số dư đầu kỳ, số phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với các tài khoản có liên quan, còn số phát sinh bên Có của tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ Nhật ký - chứng từ có liên quan. - Bảng kê: Được sử dụng cho một số đối tượng cần bố xung chi tiết như bảng kê ghi Nợ của tài khoản 111, 112… trên cơ sở các số liệu phản ánh ở cuối bảng kê cuối tháng ghi vào Nhật ký chứng từ có liên quan. - Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần phải hạch toán chi tiết. * Sơ đồ1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký - chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính  Hình thức kế toán máy - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 16 Khoa kinh thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. - Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Trình tự ghi sổ: + Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. + Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp và xố liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. * Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị ChuyênBảng đề tốttổng nghiệp hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Máy vi tính Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế Ghi chú: 17 Khoa kinh Lập số liệu ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 1.1.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.1.4.1 Phương pháp ghi thẻ song song - Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: - Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu với thẻ kho mở ở kho. - Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu. - Phương pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp. Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít, trình độ nhân viên kế toán chưa cao. Chuyên đề tốt nghiệp Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 18 Khoa kinh * Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ chi tiết VL Ghi hàng ngày Bảng tổng hợp N-X-T Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Hàng ngày Sổ tổng hợp Đối chiếu cuối tháng 1.1.4.2 - Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ Chuyên đề tốt nghiệp 19 Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế Khoa kinh (danh điểm) vật liệu theo từng kho. Sổ này được ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở các bảng kê nhập, bảng kê xuất từng thứ (danh điểm) vật liệu; mỗi danh điểm ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho của thủ kho; đồng thời đối chiếu số tiền của từng danh điểm vật liệu với kế toán tổng hợp (theo giá hạch toán ở các bảng tính giá). - Phương pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp * Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Phiếu nhập Bảng kê nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng Chuyên đề tốt nghiệp Bảng kê xuất Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội tế 1.1.4.3 20 Khoa kinh Phương pháp ghi sổ số dư - Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép về chỉ tiêu số lượng như hai phương pháp trên. Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “sổ số dư” - sổ tồn kho cuối tháng của vật liệu. Sổ số dư do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên “sổ số dư” vật liệu được sắp xếp thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại có dòng cộng nhóm, cộng loại. Cuối mỗi tháng, kế toán chuyển “sổ số dư” cho thủ kho để ghi chép. - Tại phòng kê toán: Định kỳ kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó kế toán ký xác nhận chứng từ. Sau khi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra, phân loại chứng từ, ghi giá hạch toán để ghi chép vào cột” số tiền” trên phiếu giao nhận chứng từ, số liệu này được ghi vào “bảng kê luỹ kế nhập” và “bảng kê luỹ kế xuất”. Cuối tháng căn cứ vào “bảng kê luỹ kế nhập” và “bảng kê luỹ kế xuất” để lập “bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho” - bảng này được lập cho từng kho. Đồng thời sau khi nhận được “sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ voà cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật liệu để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. * Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Phiếp nhập Giấy giao nhận chứng từ nhập Chuyên tốtluỹ nghiệp Bảngđềkê kế chứng từ nhập Phiếu xuất Sổ số dư Giấy giao nhận chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Bảng kê luỹ kế chứng từ xuất