Tài liệu Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công tyTNHH kinh doanh tổng hợp thương mại Tuấn Thành

CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƢU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI ĐƠN VỊ KINH DOANH THƢƠNG MẠI 1.1. Đặc điểm lƣu chuyển hàng hóa tại đơn vị kinh doanh thƣơng mại 1.1.1. Một số khái niệm  Hàng hóa: Hàng hóa là sản phẩm của lao động mà nó có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của con ngƣời. Hàng hóa đƣợc sản xuất không phải chỉ phục vụ cho nhu cầu của ngƣời sản xuất mà còn để trao đổi hoặc bán trên thị trƣờng. Hàng hóa là đối tƣợng của kinh doanh thƣơng mại và mục đích của kinh doanh thƣơng mại là lợi nhuận, do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt đƣợc hàng hóa. Muốn vậy, nhà quản lý phải chú ý tới những điều sau:  Số lƣợng: là căn cứ vật chất thể hiện tính chính xác trong quản lý hàng hóa. Căn cứ vào số lƣợng, nhà quản lý có thể xác định nhập, xuất, tồn kho hàng hóa để lên kế hoách thu mua, dự trữ cho hàng hóa đó.  Chất lƣợng: thể hiện phẩm chất của hàng hóa. Một doanh nghiệp kinh doanh tốt luôn chú trọng đến yếu tố chất lƣợng hàng hóa để tạo ra sức cạnh tranh và vị trí tốt trên thƣơng trƣờng. Do vậy, khi quản lý nguồn hàng, doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo khâu kiểm tra chất lƣợng hiệu quả.  Giá trị: doanh nghiệp luôn phải cập nhật, nắm bắt giá cả hàng hóa trên thị trƣờng để có thể đánh giá hàng tồn kho và lên kế hoạch mua, bán, dự trữ hàng hóa đó.  Lƣu chuyển hàng hóa: Lƣu chuyển hàng hóa là hoạt động trung gian đem hàng hóa từ nơi sản xuất, nhập khẩu đến nơi tiêu dùng. Về cơ bản, hoạt động lƣu chuyển hàng hóa trong các doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại đều đƣợc thực hiện theo công thức: Tiền – Hàng – Tiền cho thấy lƣu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thƣơng mại bao gồm hai giai đoạn: Mua hàng và bán hàng, không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng. 1.1.2. Yêu cầu quản lý lưu chuyển hàng hóa Quản lý lƣu chuyển hàng hóa tại các công ty kinh doanh thƣơng mại là quá trình quản lý, kiểm soát về mặt số lƣợng, chất lƣợng, giá trị, giá cả hàng hóa và việc thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng trong suốt quá trình thực hiện mua bán hàng hóa từ giai đoạn mua hàng từ nhà cung cấp đến giai đoạn bán hàng cho khách hàng. Để thực hiện tốt công việc quản lý đòi hỏi doanh nghiệp phải thƣờng xuyên theo dõi, cập nhật 1 thông tin về sự biến động của thị trƣờng, từ đó cung cấp thông tin hữu ích, có chất lƣợng cho nhà quản lý đề ra những quyết định kinh doanh phù hợp. Quản lý về số lƣợng, chất lƣợng và giá trị của hàng hóa mua vào, bán ra bao gồm việc phân công trách nhiệm cho từng cá nhân đảm nhiệm công việc cụ thể của từng khâu mua hàng và bán hàng. Yêu cầu hàng hóa mua phải đúng chủng loại, quy cách. Hàng hóa phải đƣợc bảo quản, lƣu trữ trong kho ở mức độ hợp lý, trong điều kiện kho bãi thích hợp để đảm bảo chất lƣợng hàng hóa. Nhà quản lý phải nắm bắt đƣợc nhu cầu, thị hiếu của thị trƣờng cũng nhƣ khả năng cung cấp thực tế của doanh nghiệp để lên kế hoạch mua, bán, dự trữ hàng hóa cho phù hợp. Quản lý về mặt giá cả hàng hóa bao gồm việc theo dõi sự biến động giá cả của từng loại hàng hóa sao cho giá cả hàng hóa của doanh nghiệp nắm giữ luôn phù hợp với giá cả hàng hóa trên thị trƣờng, giá cả phải vừa mang tính cạnh tranh cao nhƣng vẫn đảm bảo mức lợi nhuận nhất định cho doanh nghiệp. Quản lý tình hình thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp, với khách hàng, đòi hỏi doanh nghiệp cần thƣờng xuyên theo dõi tình hình phải thu, phải trả. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có những biện pháp nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ của khách hàng, có biện pháp lập các khoản dự phòng hay xử lý các khoản phải thu khó đòi, làm tốt các công việc này sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt mức độ rủi ro trong hoạt động kinh doanh. 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hóa Trong nền kinh tế thị trƣờng, để các đơn vị kinh doanh có thể tồn tài và phát triển đƣợc thì luôn phải bám sát tình hình thị trƣờng để tiến hành hoạt động kinh doanh của mình có hiệu quả. Để cung cấp thông tin hữu hiệu cho nhà quản trị ra quyết định thì công tác kế toán luôn phải đƣợc cập nhật nhanh chóng, chính xác. Trong doanh nghiệp thƣơng mại thì công tác kế toán lƣu chuyển hàng hóa đóng vai trò rất quan trọng ảnh hƣởng tới kết quả kinh doanh của công ty. Để cung cấp cho các nhà quản trị một cách chính xác, kịp thời thì công tác kế toán lƣu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ sau:  Ghi chép số lƣợng, chất lƣợng và chi phí mua hàng theo giá mua, chi phí khác và các khoản thuế không đƣợc hoàn trả theo chứng từ đã lập, trên hệ thống sổ kế toán thích hợp;  Phân bổ chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng bán ra trong kỳ;  Phản ánh kịp thời khối lƣợng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan của khối lƣợng hàng bán nhƣ cảm khoản giảm trừ doanh thu, thuế tiêu thụ…; 2 Thang Long University Library  Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hóa, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng;  Lựa chọn phƣơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo chính xác các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ;  Theo dõi, thanh toán công nợ kịp thời, đúng hạn và đầy đủ cho nhà cung cấp có liên quan của từng thƣơng vụ giao dịch và tình hình thanh toán của khách hàng;  Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ phục vụ cho việc điều hành và quản lý quá trình kinh doanh đạt hiệu quả cao. 1.2. Kế toán nghiệp vụ thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp thƣơng mại 1.2.1. Kế toán mua hàng 1.2.1.1. Các phương thức mua hàng Thu mua hàng hóa là giai đoạn đầu tiên của quá trình lƣu chuyển hàng hóa. Thu mua hàng hóa bao gồm các khâu đặt hàng, nhập kho hàng hóa và thanh toán với nhà cung cấp. Việc thu mua hàng hóa nhằm đảm bảo cung cấp cho khâu bán hàng đƣợc hoạt động bình thƣờng, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc dự trữ quá ít làm gián đoạn quá trình bán hàng. Các doanh nghiệp thƣơng mại có thể mua hàng hóa của các tổ chức sản xuất, mua trong nƣớc, mua của doanh nghiệp thƣơng mại khác theo nhiều phƣơng thức:  Mua hàng trực tiếp: Theo phƣơng thức này, công ty cử nhân viên của mình trực tiếp đên mua hàng của bên bán và thực tiếp nhận hàng chuyển về công ty bằng phƣơng tiện tự có hoặc thuê ngoài. Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ của bên bán, hàng hóa đã thuộc quyền sở hữu của bên mua. Mọi tổn thất xảy ra (nếu có) trong quá trình đƣa hàng hóa về do bên mua chịu trách nhiệm. Chứng từ mua hàng trong trƣờng hợp này là hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT do bên bán lập.  Mua hàng theo phƣơng thức chuyển hàng: Bên mua sẽ ký hợp đồng mua hàng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng đến giao do bên mua theo địa điểm đã quy định trƣớc trong hợp đồng nhƣ bến tàu, bến cảng hoặc kho của bên mua bằng phƣơng tiện tự có hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển bên nào phải trả tùy thuộc vào điều kiện quy định trong hợp đồng. Khi chuyển hàng đi thì hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, hàng mua chỉ thuộc quyền sở hữu của bên mua khi bên mua nhận đƣợc hàng và chấp nhận thanh toán. 3 Chứng từ mua hàng trong phƣơng thức này cũng là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do bên bán lập gửi đến cho bên mua.  Phƣơng thức ủy thác mua: Theo phƣơng thức này, doanh nghiệp ủy thác cho các tổ chức hoặc cá nhân thua mua hàng hóa và thanh toán tiền hàng. Doanh nghiệp phải trả cho đơn vị nhận ủy thác mua một khoản hoa hồng theo thỏa thuận còn đơn vị nhận ủy thác mua có trách nhiệm giao hàng hóa cho doanh nghiệp theo đúng quy định trong hợp đồng. Phƣơng thức này thƣờng áp dụng cho các doanh nghiệp không có điều kiện mua hàng trực tiếp với ngƣời sản xuất, đặc biệt trong nhập khẩu hàng hóa.  Phƣơng thức khoán: Nhà quản lý trực tiếp ký kết hợp đồng khoán với nhân viên thu mua. Hợp đồng khoán ghi rõ mặt hàng khoán, số lƣợng, chất lƣợng, địa điểm giao nhận hàng. Giá nhận khoán mua hàng thƣờng cao. Nhân viên thu mua tự khai thác nguồn hàng mua và vận chuyển hàng về địa điểm đã ghi trên hợp đồng. Doanh nghiệp làm thủ tục kiểm nhận, nhập kho và thanh toán theo giá khoán. 1.2.1.2. Phương pháp xác định giá trị thực tế của hàng hóa Theo quy định, đối với hàng hóa nhập mua trong hoạt động kinh doanh thƣơng mại đƣợc tính theo phƣơng pháp giá thực tế nhằm đảm bảo nguyên tắc giá phí. Tính giá hàng mua vào là việc xác định giá trị ghi sổ của hàng hóa mua vào. Giá trị ghi sổ hay giá nhập kho thực tế của hàng hóa mua bao gồm:  Giá mua ghi trên hóa đơn, nếu có giảm giá sau khi mua đƣợc hƣởng, kế toán sẽ ghi giảm giá mua và nợ phải trả nhà cung cấp. Giá hóa đơn ghi vào giá nhập kho hàng hóa mua, có thể là giá thanh toán có thuế TTĐB, thuế GTGT tính theo phƣơng pháp tính thuế trực tiếp, hoặc có thể là giá không có thuế GTGT đầu vào (trƣờng hợp DN áp dụng phƣơng pháp khấu trừ thuế GTGT);  Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB (trƣờng hợp hàng mua là hàng nhập khẩu);  Ngoài ra, trong trƣờng hợp hàng mua vào trƣớc khi bán ra phải thông qua phân loại, chọn lọc, đóng gói…thì toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình đó cũng đƣợc hạch toán vào giá thực tế của hàng mua.  Các phí tổn mua hàng hóa khác (vận chuyển, bốc dỡ, phí dịch vụ, lệ phí kho bãi…) do đơn vị mua chịu trách nhiệm chi. Tuy nhiên khi nhập kho hàng hóa, các chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình mua đƣợc hạch toán riêng (không tính vào giá thực tế của từng hàng hóa), đến cuối tháng mới tính toàn và phân bổ cho hàng xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho.. 4 Thang Long University Library Nếu doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thì việc xác định giá trị thực tế của hàng hóa mua đƣợc tính nhƣ sau: Giá trị = Giá mua + Thuế NK, + Thuế + Chi phí - Giảm giá, thực tế hàng hóa thuế TTĐB bảo vệ thu mua chiết khấu hàng hóa chƣa thuế GTGT (giá hóa đơn) (nếu có) môi trƣờng hàng NK hàng hóa thƣơng mại, hàng mua trả lại Phƣơng pháp phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng bán ra trong kỳ: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ = * Giá mua hàng tồn đầu kỳ + Giá mua hàng nhập trong kỳ Trị giá mua hàng xuất bán trong kỳ 1.2.1.3. Chứng từ ban đầu sử dụng trong thu mua hàng hóa: Để thực hiện việc mua hàng, trƣớc hết doanh nghiệp phải ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp hàng hóa hoặc công ty thƣơng mại khác. Đây là sự thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ giữa các bên liên quan, theo đó một bên gọi là bên bán có nghĩa vụ chuyền quyển sở hữu về hàng hóa cho bên mua, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và sẵn sàng thanh toán. Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hoạt động mua hàng là:  Hợp đồng kinh tế: là sự thỏa thuận giữa hai bên chủ thể của hợp đồng, phân định rõ trách nhiệm của mỗi bên khi tham gia giao dịch, Trên này còn nêu rõ điều kiện cơ sở giao hàng, phƣơng thức thanh toán và phƣơng thức chuyển hàng;  Hóa đơn GTGT là chứng từ cơ bản do bên bán lập ra để đòi tiền bên mua về số hàng đã giao theo số lƣợng, chủng loại, đơn giá và tổng số tiền phải thanh toán theo hóa đơn. Bảng kê chi tiết (Specification) là chứng từ chi tiết chủng loại hàng hóa theo tên gọi và phẩm chất khác nhau trong lô hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng;  Giấy chứng nhận chất lƣợng (Certificate of quality) là chứng từ xác nhận chất lƣợng hàng hóa. Ngƣời cấp giấy chứng nhận chất lƣợng có thể là ngƣời sản xuất, cũng có thể là cơ quan chuyên môn nhƣ: Cục kiểm nghiệm hàng hóa XNK hay công ty giám định.  Chứng từ hải quan: Các chứng từ này thuân tiện cho việc thống kê của Hải quan nƣớc nhập khẩu, thuận tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, đƣợc dùng để ngăn chặn thủ đoán bán phá giá, mặt khác nó còn xác 5 định chính xác giá của hàng hóa nhằm ngăn chặn việc thƣơng nhân báo giá giả để trốn thuế.  Tờ khai hải quan;  Giấy phép nhập khẩu;  Giấy chứng nhận xuất xừ hàng hóa (Certificate of Original).  Ngoài những chứng từ trên, quá trình lƣu chuyển hàng hóa nhập khẩu còn sử dụng các chứng từ khác nhƣ: Phiếu nhập kho, hóa đơn vận chuyển nội bộ kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi… 1.2.1.4. TK sử dụng: DN áp dụng chế độ kế toán dành cho DN nhỏ và vừa, sử dụng hệ thống tài khoản theo QĐ 48/2006/QĐ – BTC.  Tài khoản 156 – Hàng hóa: tài khoản này dùng để phản ảnh giá trị hiện có của  Hàng hóa tồn kho, tồn quầy (trong hệ thống kế toán theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ);  Hàng hóa tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế (trong hệ thống kế toán theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên). Nợ TK 156 Có SDĐK: Trị giá hàng hóa thực tế tồn kho đầu kỳ  Trị giá hàng hóa mua vào đã nhập kho  Trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ đã kết theo hóa đơn mua hàng; chuyển (theo PP KKĐK);  Chi phí thu mua hàng hóa;  Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ (Xuất bán, trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ);  Thuế NK, thuế TTĐB của hàng NK, thuế GTGT đầu vào (nếu không đƣợc khấu trừ) tính cho số hàng đã nhập kho;  Chiết khấu thƣơng mại hàng mua đƣợc hƣởng;  Trị giá hàng hóa đã bán bị trả lại nhập kho;  Giảm giá hàng mua đƣợc hƣởng;  Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;  Trị giá hàng hóa trả lại cho ngƣời bán;  Trị giá hàng hóa bị hao hụt, mất mát;  Trị giá hàng hóa cuối kỳ đƣợc ghi nhận (theo PP KKĐK). SDCK: Trị giá hàng hóa thực tế tồn kho cuối kỳ 6 Thang Long University Library  TK 157 – Hàng gửi bán: TK này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa, sản phẩm đã đƣợc gửi đến hoặc chuyển giao cho khách hàng nhƣng chƣa đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán. Nợ TK 157 Có SDĐK: Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi cho khách hàng hoặc gửi bán đại lý đầu kỳ  Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi bán  Trị giá hàng hóa, thành phẩm gửi bán đƣợc xác định là đã tiêu thụ; cho khách hàng nhƣng chƣa đƣợc  Trị giá hàng hóa gửi bán bị khách hàng trả lại; khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc gửi đại lý nhƣng chƣa tiêu thụ  Đầu kỳ, K/c trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi bán nhƣng chƣa xác định là đã tiêu thụ đầu kỳ (KKĐK) trong kỳ;  Cuối kỳ, K/c trị giá hàng hóa, thành phẩm đem gửi bán nhƣng chƣa đƣợc xác định là tiêu thụ còn tồn cuối kỳ (KKĐK) SDCK: Trị giá hàng hóa, thành phẩm còn gửi bán tồn cuối kỳ.  Tài khoản 611(2) – Mua hàng: đƣợc sử dụng để kế toán biến động hàng hóa trong kỳ báo cáo (nhập, xuất) trong trƣờng hợp đơn vị sử dụng phƣơng pháp KKĐK để kế toán hàng tồn kho. Nợ TK 611(2) Có  Trị giá vốn thực tế của hàng hóa nhập mua và nhập khác trong kỳ;  Trị giá vốn của hàng hóa tồn cuối kỳ (tồn kho, tồn quầy, tồn gửi bán);  Trị giá vốn hàng hóa tồn đầu kỳ kết chuyển (tồn kho, tồn quầy, tồn gửi bán khách hàng, tồn đơn vị bán, đại lý ký gửi…)  Giảm giá hàng hóa mua và chiết khấu thƣơng mại đƣợc hƣởng;  Trị giá vốn thực tế của số hàng hóa xuất bán và xuất khác trong kỳ (Ghi ngày cuối kỳ theo kết quả kiểm kê). 7  Tài khoản 007 – Nguyên tệ các loại: TK này phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ theo nguyên tệ của từng loại ngoại tệ trong doanh nghiệp. Thông thƣờng, TK này có 2 loại TK chính là: TK 007_111, TK 007_112. Kế toán chi tiết TK 007 theo từng loại ngoại tệ doanh nghiệp nắm giữ. Nợ TK 007 Có  Số ngoại tệ xuất ra  Số ngoại tệ thu vào SDCK: Số ngoại tệ còn lại.  TK 331 – Phải trả ngƣời bán: TK này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của DN cho ngƣời bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Nợ TK 331 SDĐK: Phải thu ngƣời bán ứng trƣớc Có SDĐK: Nợ còn phải trả ngƣời bán tính đến đầu kỳ này  Số nợ phải trả ngƣời bán đã trả;  Nợ phải trả ngƣời bán phát sinh trong kỳ do mua hàng;  Số nợ đƣợc giảm do ngƣời bán chấp nhận giảm giá hàng bán, chiết khấu thƣơng mại hay trả lại hàng đã mua;  Trị giá hàng nhận của ngƣời bán khi trừ vào tiền ứng trƣớc;  Lãi chênh lệch TGHĐ cuối năm.  Lỗ chênh lệch TGHĐ cuối năm. SDCK: Số tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán SDCK: Số tiền còn phải trả cho ngƣời bán. hoặc số tiền trả thừa cho ngƣời bán. Hệ thống TK theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC không có TK 144 “cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn” nên trƣờng hợp phát sinh nghiệp vụ cầm cố, ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn, kế toán sử dụng TK 1388 “Phải thu khác”. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có liên quan nhƣ: TK 111, 112, 331, 131, 133, 138, 141, 515, 635 và có thể chi tiết tài khoản theo mục đích và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 1.2.1.5. Kế toán hàng hóa nhập mua: Trƣớc khi hàng mua nhập kho phải đƣợc kiểm nhận do nhân viên đƣợc giao trách nhiệm bảo quản hàng hóa trực tiếp tiến hành. Khi tiền hành kiểm nhận phải căn cứ hóa đơn GTGT do bên bán lập hay hợp đồng kinh tế (nếu chƣa có hóa đơn GTGT) đối chiếu với số nhận thực tế về số lƣợng, chất lƣợng. 8 Thang Long University Library  Kế toán mua hàng theo PP KKTX Kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp theo dõi, phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa trên sổ kế toán. Phƣơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kip thời, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định đƣợc lƣợng nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng tồn kho. Sau đây là sơ đồ kế toán nghiệp vụ mua hàng trong các DN áp dụng PP KKTX để hạch toán hàng tồn kho (Sơ đồ 1.1). Sơ đồ 1.1. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong DN tình thuế GTGT theo PP khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo PP KKTX TK 156(1) TK 111, 112, 141, 331 Nhập kho hàng hóa mua ngoài TK 331, 111, 112 TK 133 Chiết khấu thƣơng mại Thuế GTGT đầu vào TK 154 Hàng hóa thuê ngoài gia công hoàn thành nhập kho Giảm giá hàng mua Hàng mua trả lại cho ngƣời bán TK 133 Giảm thuế GTGT TK 632 Hàng hóa đã xuất bán bị trả lại nhập kho TK 1381 Hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý TK 3381 Hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý 9 Kế toán chi phí thu mua hàng hóa cũng đƣợc khái quát theo sơ đồ sau (sơ đồ 1.2) Sơ đồ 1.2. Kế toán chi phí thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo PP khấu trừ, hạch toán HTK theo PP KKTX TK 334, 338, 111 TK 156(2) TK 632 Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán ra để xác định GVHB Tập hợp chi phí thu mua hàng hóa phát sinh TK 1331 Thuế GTGT Đối với doanh nghiệp hạch toán nghiệp vụ mua hàng tính thuế theo PP trực tiếp hay hàng hóa là mặt hàng không chịu thuế GTGT thì trong giá mua hàng hóa còn bao gồm cả thuế GTGT.  Kế toán mua hàng theo PP KKĐK Kiểm kê định kỳ là phƣơng pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ của hàng hóa, vật tƣ trên sổ sách kế toán tổng hợp và tính ra giá tri vật tƣ, hàng hóa xuất dùng hoặc xuất bán trong kỳ. Phƣơng pháp này thƣờng áp dụng trong các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, mẫu mã khác khau với giá trị thấp và tần suất xuất kho nhiều. Sau đây là trình tự kế toán mua hàng trong các doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp KKĐK để hạch toán hàng tồn kho (Sơ đồ 1.3). 10 Thang Long University Library Sơ đồ 1.3. Kế toán nghiệp vụ mua hàng trong DN tính thuế GTGT theo PP khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo PP KKĐK K/c trị giá hàng hóa tồn kho và gửi bán cuối kỳ TK 611(2) TK 156, 157 K/c trị giá hàng hóa tồn kho và gửi bán đầu kỳ TK 331, 111, 112 Chiết khấu thƣơng mại Giảm giá hàng mua TK 133 Trả lại hàng mua cho ngƣời bán TK 133 TK 111, 112, 331 Giảm thuế GTGT Hàng hóa mua vào nhập kho trong kỳ TK 911 TK 632 K/c để xác định Cuối kỳ, xác định và kết quả K/c giá vốn hàng hóa kinh doanh đã xuất bán trong kỳ Trong đó: Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng Trị giá hàng xuất bán = + tồn đầu kỳ mua trong kỳ tồn cuối kỳ trong kỳ Trƣờng hợp phát sinh chi phí thu mua hàng hóa, cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ nhƣ trên. Khi đó, trình tự kế toán chi phí thu mua hàng hóa đƣợc khái quát theo sơ đồ 1.4 sau. 11 Sơ đồ 1.4. Kế toán chi phí thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo PP khấu trừ, hạch toán HTK theo PP KKĐK K/c chi phí thu mua của hàng tồn cuối kỳ TK 611(2) TK 156(2) K/c chi phí thu mua của hàng hóa tồn đầu kỳ TK 632 Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ TK 111, 112, 331 Chi phí thu mua của hàng hóa nhập trong kỳ TK 1331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ  Kế toán mua hàng theo phƣơng thức giao ủy thác Để thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa ủy thác, các bên đối tác trong giao dịch trƣớc hết phải ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu. Hơp đồng này quy định nghĩa vụ của bên giao ủy thác nhập khẩu và bên nhận ủy thác nhập khẩu, chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanh trong nƣớc. Đơn vị giao ủy thác là đơn vị chủ hàng yêu cầu nhập khẩu hàng hóa. Khi giao quyền nhập khẩu cho bên nhận ủy thác, đơn vị giao ủy thác phải chuyển tiền hàng nhập khẩu để đơn vị nhận ủy thác mở L/C, tiền thuế NK, thuế TTĐB, thuế GTGT có thể đƣợc nộp thông qua đơn vị nhận ủy thác hoặc đơn vị ủy thác tự nộp theo kê khai thuế nhận đƣợc. Đơn vị ủy thác chịu trách nhiệm chi trả phí dịch vụ ủy thác gồm: hoa hồng ủy thác, các phí tổn giao dịch ngân hàng và phí tổn tiếp nhận hàng hóa tại của khẩu. Bên giao UTNK là bên sử dụng dịch vụ ủy thác, vì vậy kế toán phải mở sổ chi tiết TK 331 theo từng đơn vị nhận UTNK để theo dõi tình hình thanh toán hoa hồng cùng các khoản thuế và chi phí chi hộ khác của từng hợp đồng ủy thác. Sau đây là trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác hàng hóa trong các doanh nghiệp áp dụng phƣơng pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho (Sơ đồ 1.3). 12 Thang Long University Library Sơ đồ 1.5. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác tại đơn vị giao UTNK TK 111, 112 (1) TK 331 TK 515 TK 635 TK 515 TK 156, 157, 632 (3a) TK 635 TK 133 (2) (3b) (4b) (4a) (5) Trong đó: (1) Chuyển tiền cho đơn vị nhận UTNK để mở L/C; Đồng thời, ghi Có TK 007. (2) Chuyển tiền cho đơn vị nhận UTNK nhờ nộp hộ thuế NK, TTĐB, GTGT của hàng NK; (3a) Nhận hàng do bên nhận UTNK giao trả (Trị giá hàng hóa gồm giá hàng NK đã bao gồm thuế NK, TTĐB); (3b) Thuế GTGT của hàng NK; (4a) Các khoản đƣợc chi hộ, hoa hồng ủy thác nhập khẩu phải trả cho đơn vị nhận UTNK; (4b) Thuế GTGT đƣợc khấu trừ; (5) Thanh toán các khoản còn lại phải trả cho đơn vị nhận UTNK. 1.2.2. Kế toán thanh toán giá mua, phí mua 1.2.2.1. Các phương thức thanh toán  Thanh toán trực tiếp: bên mua sẽ thanh toán ngay sau khi bên bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và nhận đƣợc chứng từ mua hàng. Thanh toán theo phƣơng thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh cho bên bán, tránh đƣợc rủi ro trong thanh toán.  Thanh toán theo kế hoạch: căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa 2 bên, bên bán chuyển hàng hóa cho bên mua và bên mua trả tiền hàng cho bên bán theo số thực tế. Hình thức này đƣợc áp dụng thƣờng xuyên trong trƣờng hợp 2 bên có quan hệ mua bán thƣờng xuyên và có sự tín nhiệm lẫn nhau. 13  Thanh toán bù trừ: là hình thức thanh toán đƣợc áp dụng trong trƣờng hợp 2 bên có quan hệ mua bán hàng lẫn nhau. Định kỳ, 2 bên đối chiếu giữa số tiền phải thanh toán và số tiền phải thu để bù trừ cho nhau.  Thanh toán trả góp, trả chậm hay đặt cọc trƣớc. Trong đó, theo phƣơng thức trả góp, nguwoif mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần tiền. Số còn lại ngƣời mua sẽ trả dần và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thƣờng số tiền trả ở các kỳ bằng nhau, trong đó bao gồm một phần tiền gốc và một phần lãi suất trả chậm. 1.2.2.2. Phương tiện thanh toán  Thanh toán bằng tiền mặt  Thanh toán thông qua ngân hàng: là phƣơng tiện thanh toán mà bên mua thanh toán tiền hàng cho bên bán thông qua nhân hàng dƣới một số hình thức sau:  Thanh toán bằng séc: Séc là mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do chủ tài khoản tiền gửi ký phát yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích một khoản tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho ngƣời có tên trên tờ Séc.  Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: ủy nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tài khoản tiền gửi phát hành yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho ngƣời thụ hƣởng. Ngay sau khi nhận đƣợc hàng hóa, dịch vụ do bên bán cung ứng thì bên mua phát hành ủy nhiệm chi. Khả năng thu hồi tiền bán hàng của bên bán sẽ bị chậm nếu bên mua không lập ủy nhiệm chi ngay.  Thanh toán bằng thƣ tín dụng (L/C – Letter of Credit): thƣờng áp dụng với các đơn vị nhập khẩu hàng hóa, thƣ tín dụng là một văn bản pháp lý do ngân hàng mở theo yêu cầu của bên mua cam kết sẽ trả tiền cho bên bán nếu bên bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và xuất trình đƣợc bộ chứng từ bán hàng phù hợp với các yêu cầu trong thƣ tín dụng. Theo hình thức này, ngân hàng đứng ra cam kết thanh toán nên đảm bảo đƣợc khả năng chi trả của bên mua. 14 Thang Long University Library 1.2.2.4. Kế toán hàng mua theo phương thức thanh toán  Mua hàng ứng trƣớc tiền hàng (Sơ đồ 1.4) Sơ đồ 1.6. Kế toán mua hàng theo phương thức ứng trước TK 111, 112 TK 331 TK 156, 157, 611 ứng trƣớc tiền cho ngƣời bán Mua hàng hóa TK 1388 TK 133 Cầm cố, ký cƣợc, Khấu trừ tiền hàng ký quỹ bằng tiền Thuế GTGT Chênh lệch thiếu tiền hàng Chênh lệch thừa tiền ứng trƣớc hoặc tiền đặt cọc  Mua chịu hàng hóa (Sơ đồ 1.5) Sơ đồ 1.7. Mua chịu hàng hóa TK 111, 112 TK 156, 157, 611 TK 331 Nhập hàng Thanh toán nợ TK 515 TK 133 Chiết khấu thanh toán đƣợc hƣởng Thuế GTGT của hàng mua Trƣờng hợp hàng nhập khẩu qua giao ủy thác thì cần tính them thuế NK, thuế TTĐB, thuế GTGT của hàng NK theo phƣơng pháp trực tiếp vào giá nhập mua của hàng hóa (tức TK 156). 15  Tạm ứng cho nhân viên mua hàng (Sơ đồ 1.6) Sơ đồ 1.8. Mua hàng bằng tiền tạm ứng TK 111, 112 TK 141 Khi tạm ứng cho nhân viên bằng tiền TK 111, 334 Tiền tạm ứng chi không hết phải nhập quỹ hoặc trừ vào lƣơng TK 156, 157, 611, 133 Khi bảng thanh toán tiền tạm ứng đƣợc duyệt Chênh lệch giữa số chi thực tế đƣợc duyệt lớn hơn số đã tạm ứng 1.3. Kế toán tiêu thụ hàng hóa 1.3.1. Các phương thức bán hàng hóa 1.3.1.1. Bán buôn hàng hóa Là phƣơng thức bán hàng cho các đơn vị thƣơng mại khác để thực hiện việc bán lại cho ngƣời tiêu dung, hàng hóa thƣờng đƣợc bán theo số lƣợng lớn. Bán buôn đƣợc thực hiện theo 2 phƣơng thức:  Bán buôn hàng hóa qua kho: là phƣơng thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng bán đƣợc xuất từ kho của DN, đây cũng là phƣơng thức bán hàng truyền thống. Bán buôn hàng hóa qua kho đƣơc thực hiện dƣới 2 hình thức:  Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của DN thƣơng mại để nhận hàng. DN xuất kho hàng hóa và giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng có thể thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa đƣợc xác định là tiêu thụ.  Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa, dùng phƣơng tiện vận tải của mình hoăc thuê ngoài chuyển hàng đến kho của bên mua hoăc một địa điểm nào đó do bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của DN cho đến khi bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới đƣợc coi là tiêu thụ. 16 Thang Long University Library  Bán buôn hàng hóa không qua kho (bán buôn vận chuyển thẳng): là phƣơng thức bán hàng mà hàng hóa mua về không nhập kho của DN mà chuyển thẳng cho bên mua. Bán buôn vận chuyển thẳng giúp tiết kiêm đƣợc chi phí dự trữ và tăng nhanh thời gian luân chuyển hàng hóa. 1.3.1.2. Phương thức bán hàng qua đại lý, ký gửi Là phƣơng thức bán hàng mà trong đó DN giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sau khi bán hàng, thanh toán tiền hàng sẽ đƣợc hƣởng hoa hồng đại lý bán. Số hàng chuyển giao cho cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của DN cho đến khi DN đƣợc cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số lƣợng hàng đã bán đƣợc. Ngoài ra còn có một số phƣơng thức tiêu thụ khác nhƣ trả lƣơng, trả thƣởng cho nhân viên, dùng làm mẫu quảng cáo, chào hàng… 1.3.2. Kế toán giá vốn hàng hóa đã tiêu thụ 1.3.2.1. Các phương pháp tính giá vốn Việc lựa chọn phƣơng pháp tính giá thực tế hàng hóa xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lƣợng danh điểm, số lần nhập – xuất hàng hóa, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Việc tính giá hàng hóa xuất kho đƣợc áp dụng theo một trong các phƣơng pháp sau:  Phƣơng pháp giá thực tế đích danh Theo phƣơng pháp này, DN sẽ bảo quản riêng từng lô hàng hóa nhập kho để khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phƣơng pháp này giúp DN tính giá một cách kịp thời nhƣng cũng đòi hỏi DN phải có hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô hàng hóa nhập kho.  Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO – First in, First out) Theo phƣơng pháp này, hàng hóa đƣợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô hàng nào nhập vào kho trƣớc sẽ đƣợc xuất bán trƣớc, vì vậy, lƣợng hàng tồn kho sẽ là lô hàng nhập mới nhất. Phƣơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hóa và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều, giá cả thị trƣờng ổn định và có xu hƣớng giảm.  Phƣơng pháp bình quân gia quyền Theo phƣơng pháp này, giá thực tế của hàng hóa xuất kho đƣợc tính nhƣ sau: Giá thực tế của hàng hóa xuất kho = Giá bình quân của một đơn vị hàng hóa 17 x Lƣợng hàng hóa xuất kho Trong đó, giá bình quân của một đơn vị hàng hóa có thể tính theo một trong hai cách sau:  Phƣơng pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phƣơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định đƣợc giá bình quân trong kỳ của một đơn vị hàng hóa Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = Số lƣợng hàng hóa thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phƣơng pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm hàng hóa nhƣng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Tuy nhiên công việc tính giá hàng hóa sẽ bị dồn vào cuối kỳ hach toán nên việc cung cấp thông tin chi phí không đƣợc thƣờng xuyên.  Phƣơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập Theo phƣơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm hàng hóa theo công thức: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập = Số lƣợng hàng hóa thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập Do việc tính toán phức tạp và công việc tính toán nhiều nên phƣơng pháp này chỉ sử dụng đƣợc ở những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hóa và số lần nhập của mỗi loại là không nhiều. Mỗi phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho cho một kết quả kinh doanh khác nhau nên tùy theo tình hình thực tế của DN và tình hình biến động của thị trƣờng mà DN lựa chọn phƣơng pháp xác định giá hàng xuất kho phù hợp. Việc lựa chọn thuộc về DN để đáp ứng yêu cầu thông tin thích hợp cho quản lý hàng tồn kho nhƣng phải đảm bảo tình nhất quán trong kế toán. Còn đối với chi phí thu mua, do chi phí này có liên quan tới cả lƣợng hàng tiêu thụ trong kỳ cũng nhƣ hàng tồn kho cuối kỳ nên cần đƣợc phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và chƣa tiêu thụ. Công thức tính nhƣ sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Chi phí mua hàng đầu kỳ + chi phí mua hàng trong kỳ = Trị giá mua * Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ + Trị giá mua của hàng tồn cuối kỳ 18 Thang Long University Library của hàng bán ra trong kỳ 1.3.2.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng  Phiếu xuất kho;  Phiếu nhập kho. Để phản ánh các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, kế toán sử dụng các TK sau: TK 156, TK 157, TK 632.  TK 632 – giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ, chi tiết theo từng mặt hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 632  Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán Có  Giảm trừ giá vốn hàng bán của hàng bán bị trả lại; trong kỳ;  Khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã lập năm trƣớc;  Khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho tính vào giá vốn; 19  Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính;  Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa đã bán vào TK 911. 1.3.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán theo PP KKTX Sơ đồ 1.9. Kế toán giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ TK 632 (5) TK 156(1) (1) TK 911 TK 157 (2a) (2b) (8) TK 156(2) (7) TK 111, 112, 331, 333 (3a) (3b) (4) (6) Trong đó:  Hình thức bán buôn hàng hóa qua kho: (1) Xuất kho hàng hóa bán trực tiếp cho khách hàng; (2a) Xuất kho hàng hóa gửi bán cho khách hàng hoặc gửi đại lý; (2b) Kế toán ghi giá vốn hàng bán khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán lô hàng gửi bán (hoặc đại lý thông báo số hàng đã bán đƣợc).  Hình thức bán buôn hàng hóa không qua kho: (3a) Mua hàng vận chuyển thẳng đến cho khách hàng; (3b) Kế toán ghi giá vốn hàng bán khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán lô hàng gửi bán; (4) Bán giao tay ba.  Giảm giá vốn hàng bán trong kỳ (5) Hàng bán bị trả lại nhập kho; (6) Hàng bán bị trả lại để tại kho của khách hàng.  Phân bổ chi phí thu mua hàng hóa: (7) Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ; (8) K/c giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. 20 Thang Long University Library