Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ phương tiến

Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán TR¦êNG §¹I HäC KINH TÕ QuèC D¢N VIÖN KÕ TO¸N - KIÓM TO¸N ------------ CHUY£N §Ò THùC TËP CHUY£N NGµNH ®Ò tµi: HOµN THIÖN KÕ TO¸N B¸N HµNG T¹I C¤NG TY TNHH TH¦¥NG M¹I Vµ DÞCH Vô PH¦¥NG TIÕN Sinh viªn thùc hiÖn M· sinh viªn Líp Gi¸o viªn híng dÉn : : : : NG¤ THÞ M¹NH ANH 13120029 KT13A.01 THS. T¹ THU TRANG Hµ NéI - 2014 Ngô Thị Mạnh Anh Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1 CHƯƠNG 1. ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHƯƠNG TIẾN......................................................................................................................... 3 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương Tiến............................................................................................................3 1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Phương Tiến........................................3 1.1.2. Thị trường của Công ty Phương Tiến.......................................................4 1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty Phương Tiến....................................4 1.2. Tổ chức quản lý bán hàng của công ty Phương Tiến.....................................7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHƯƠNG TIẾN...............................................11 2.1. Kế toán Doanh thu.........................................................................................11 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán....................................................................11 2.1.2. Kế toán chi tiết Doanh thu......................................................................25 2.1.3. Kế toán tổng hợp Doanh thu...................................................................28 2.2. Kế toán Giá vốn hàng bán.............................................................................34 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán....................................................................34 2.2.2. Kế toán chi tiết Giá vốn hàng bán..........................................................37 2.2.3. Kế toán tổng hợp Giá vốn hàng bán.......................................................39 2.3. Kế toán chi phí bán hàng...............................................................................43 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán....................................................................44 2.3.2. Kế toán chi tiết Chi phí bán hàng...........................................................48 2.3.3. Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng.........................................................48 CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHƯƠNG TIẾN.............................51 3.1 Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Phương Tiến và phương hướng hoàn thiện...............................52 Ngô Thị Mạnh Anh Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán 3.1.1 Ưu điểm:.................................................................................................53 3.1.2 Nhược điểm:............................................................................................54 3.1.3 Phương hướng hoàn thiện.......................................................................55 3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Phương Tiến:.......................................................................................56 3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng.................................................................56 3.2.2. Về tài khoản kế toán sử dụng.................................................................58 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ....................................................59 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết..............................................................................59 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp...........................................................................60 3.2.6. Ý kiến khác............................................................................................60 KẾT LUẬN............................................................................................................62 Ngô Thị Mạnh Anh Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây có sự phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và chiều sâu, mở ra nhiều ngành nghề, đa dạng hóa nhiều ngành sản xuất. Trên con đường tham gia WTO các doanh nghiệp cần phải nỗ lực hết mình để tạo ra những sản phẩm có chất lượng cao nhằm giới thiệu sang các nước bạn đồng thời cũng để cạnh tranh với các sản phẩm nhập ngoại. Trong điều kiện với thị trường thì chất lượng của sản phẩm về cả mặt nội dung và hình thức cũng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Thành phẩm, hàng hóa đã trở thành yêu cầu quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Việc duy trì ổn định và không ngừng phát triển sản xuất của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện khi chất lượng sản phẩm ngày càng tốt hơn và được thị trường chấp nhận. Để đưa được những sản phẩm của doanh nghiệp mình tới thị trường và tận tay người tiêu dùng doanh nghiệp phải thực hiện giai đoạn cuối cùng của quá trình tái sản xuất, đó gọi là giai đoạn bán hàng. Thực hiện tốt quá trình này doanh nghiệp sẽ có đủ điều kiện thu hồi vốn bù đắp chi phí, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, đầu tư phát triển và nâng cao đời sống cho người lao động. Tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao là cơ sở để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển vững chắc trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh. Xuất phát từ đòi hỏi của nền kinh tế tác động mạnh đến hệ thống quản lý nói chung và kế toán nói riêng cũng như vai trò của tính cấp thiết của Kế toán bán hàng. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương Tiến em đã lựa chọn chuyên đề “ Kế toán bán hàng”. Trong chuyên đề của em có các phần cụ thể như sau: Chương 1. Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương Tiến. Chương 2. Thực trạng Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương Tiến. Chương 3. Hoàn thiện Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương Tiến. Ngô Thị Mạnh Anh 1 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán Do khả năng và kiến thức còn hạn chế nên bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp sửa chữa của các thầy cô và cán bộ kế toán Công ty Phương Tiến để bài viết của em thực sự có ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân tình đến cô giáo hướng dẫn Thạc sĩ Tạ Thu Trang và các cán bộ kế toán Công ty đã tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu giúp em hoàn thiện bài báo cáo chuyên đề này Ngô Thị Mạnh Anh 2 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán CHƯƠNG 1. ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHƯƠNG TIẾN 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương Tiến 1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Phương Tiến Công ty kinh doanh vật liệu xây dựng sắt và thép. Tuy chỉ kinh doanh ít mặt hàng nhưng mỗi mặt hàng lại có nhiều loại khác nhau. Do không có nhiều thời gian nên em chỉ xin trình bày mặt hàng mà công ty bán nhiều nhất, đó là mặt hàng thép. Sau đây là đặc điểm về sản phẩm thép của công ty a) Sản phẩm thép cuộn *) Cỡ loại, thông số kích thước - Tròn, nhẵn có đường kính từ 6mm đến 80mm. - Loại từ 8mm trở xuống ở dạng cuộn và trọng lượng khoảng 200kg – 450kg/ cuộn. - Các thông số kích thước, diện tích mặt cắt ngang, khối lượng 1m chiều dài, sẽ được cho phép và các đại lượng cần tính toán khác theo qui định cụ thể trong tiêu chuẩn. *) Yêu cầu kĩ thuật - Tính cơ lý của thép phải đảm bảo về các yêu cầu giới hạn chảy, độ bền tức thời, độ dãn dài, xác định bằng phương pháp thử kéo, thử uốn ở trạng thái nguội. Tính chất cơ lý của từng loại thép và phương pháp thử được qui định trong tiêu chuẩn. *) Tiêu chuẩn áp dụng TCVN 1651 – 1: 2008 *) Mác thép CT 33 – CT 42 b) Sản phẩm thép vằn Ngô Thị Mạnh Anh 3 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán *) Cỡ loại, thông số kích thước - Thép thanh vằn hay còn gọi là thép cốt bê tông, mặt ngoài có gân đường kính từ 10mm đến 40mm ở dạng thanh có chiều dài 11,7m hoặc theo yêu cầu của khách hàng. - Các thông số kích thước, diện tích bề mặt cắt ngang, khối lượng 1m chiều dài, sai lệch cho phép và các đại lượng cần tính toán khác theo qui định cụ thể trong tiêu chuẩn. *) Yêu cầu kĩ thuật - Tính cơ lý của thép phải đảm bảo về các yêu cầu giới hạn chảy, độ bền tức thời, độ dãn dài, xác định bằng phương pháp thử kéo, thử uốn ở trạng thái nguội. Tính chất cơ lý của từng loại thép và phương pháp thử được qui định trong tiêu chuẩn. *) Tiêu chuẩn JISG 3112 – 1997 TCGT 001 – 2001 Mặt hàng thép có các loại khác nhau được mã hóa thành các tên khác nhau để tiện quản lý như: Thép D6, Thép D8, Thép D20, Thép D18,Thép D16, D10… 1.1.2. Thị trường của Công ty Phương Tiến Các mặt hàng sắt và thép là một trong những mặt hàng có tính cạnh tranh cao trên thị trường. Hiện nay có rất nhiều công ty kinh doanh mặt hàng này, vì thế tính cạnh tranh cao hơn, đây cũng là nguyên nhân làm giảm sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, do các sản phẩm của công ty Phương Tiến luôn có chất lượng đảm bảo, dịch vụ cung cấp cho khách hàng khá tốt. Vì thế công ty có rất nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn sản phẩm của công ty. Đến nay công ty cung cấp cho các thị trường trong thành phố và các tỉnh thành lân cận như Hưng Yên, Bắc Giang, Hải Dương, Vĩnh Phúc, Hà Nam… Các thị trường ở các tỉnh như Thái Nguyên, Nam Định, Hải Phòng cũng có nhu cầu lớn, công ty sẽ mở rộng thị trường cung cấp hàng cho các tỉnh này. 1.1.3. Phương thức bán hàng của Công ty Phương Tiến Phương thức bán hàng là cách thức doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng Ngô Thị Mạnh Anh 4 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán hóa cho khách hàng và thu được tiền hoặc quyền thu tiền về số lượng hàng hóa tiêu thụ. Công ty áp dụng nhiều hình thức bán hàng để phục vụ tốt cho người tiêu dùng. Phương thức bán hàng hết sức quan trọng để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ, ngoài việc nâng cao chất lượng, cải tiến mẫu mã lựa chọn phương thức bán hàng sao cho có hiệu quả là điều rất quan trọng trong khâu lưu thông hàng hóa đến người tiêu dùng một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất. Việc xác định linh hoạt các phương thức bán hàng góp phần thực hiện được kế hoạch tiêu thụ sản phẩm của công ty. Vì vậy, doanh nghiệp đã áp dụng các phương thức bán hàng sau: a) Hình thức bán buôn (chưa thanh toán tiền): Công ty bán buôn cho các doanh nghiệp tư nhân, hay cửa hàng với số lượng lớn. Công ty sẽ xuất kho các hàng hóa đến giao cho họ tại kho. Bán hàng thu tiền chậm: Là bán hàng cho các đơn vị sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa. Trong hình thức này có hai phương thức bán hàng, đó là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển. - Phương thức bán hàng qua kho: Theo phương thức này, hàng hóa mua về được nhập kho rồi từ kho xuất bán ra. Phương thức bán hàng qua kho có 2 hình thức giao nhận: Hình thức giao nhận Nhận hàng tại kho Ngô Thị Mạnh Anh Chuyển hàng 5 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán +) Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này khách hàng sẽ nhận hàng tại kho công ty hoặc đến một địa điểm do hai bên thỏa thuận theo hợp đồng nhưng thường là do công ty qui định. +) Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, công ty sẽ chuyển hàng hóa đến kho của khách hàng hoặc đến một địa điểm do khách hàng qui định để giao hàng. -Phương thức bán hàng vận chuyển: Theo phương thức này hàng hóa sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn vị mua hàng, không qua kho của Công ty. Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng có hai hình thức thanh toán: Bán hàng vận chuyển Vận chuyển có tham gia thanh toán Vận chuyển không tham gia thanh toán b) Phương thức bán lẻ: Công ty có các cửa hàng chuyên doanh, hệ thống siêu thị bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Phương pháp này hàng hóa sẽ đến tay người tiêu dùng mà không qua một khâu trung gian. Hình thức bán lẻ này hàng hóa bán được với số lượng ít hơn bán buôn nhưng về giá cả cao hơn bán buôn. Bán hàng thu tiền ngay: Theo phương thức này, hàng hóa của công ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toán ngay bằng tiền mặt, séc hoặc chuyển khoản. Khách hàng xem xong hàng hóa và đồng ý mua, người bán viết “Hóa đơn bán hàng” giao cho khách hàng đưa đến chỗ thu tiền thì đóng dấu “ đã thu tiền”, khách hàng mang hóa đơn đó đến nhận hàng. Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số tiền Ngô Thị Mạnh Anh 6 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán đã thu để xác định doanh số bán hàng. 1.2. Tổ chức quản lý bán hàng của công ty Phương Tiến Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền. Xét về góc độ kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái vật chất ( hàng) sang hình thái tiền tệ ( tiền). Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm sau: - Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. -Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, công ty cung cấp cho khách hàng một lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là DTBH. Sổ Doanh thu này là cơ sở để công ty xác định kết quả kinh doanh của mình. *) Chức năng, nhiệm vụ của phòng bán hàng: - Tham mưu cho Giám đốc Công ty về các vấn đề liên quan đến công tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của Công ty. - Xây dựng và thực hiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn nhằm đảm bảo nguồn vốn để triển khai kế hoạch đầu tư hàng năm đã được phê duyệt của Công ty. - Kinh doanh sàn giao dịch bất động sản, kinh doanh các dịch vụ bất động sản theo giấy đã đăng ký kinh doanh. - Tổ chức tiếp thực hiện tiếp thị, quảng cáo, bán hàng nhằm đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tối đa hóa lợi nhuận. - Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Công ty. - Các nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc công ty. *) Quyền hạn của phòng bán hàng: - Được chủ động giao dịch với cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu Ngô Thị Mạnh Anh 7 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán quan để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên. - Được quyền yêu cầu các phòng cung cấp thông tin, tài liệu có liên quan để phục vụ quá trình kinh doanh theo yêu cầu của Giám đốc công ty. *) Các bộ phận liên quan đến bán hàng: Công tác tổ chức bán hàng được công ty sắp xếp thành các phòng ban chuyên trách, mỗi nhân viên trong các phòng được phân công nhiêm vụ rõ ràng, bao gồm các phòng sau: -Phòng kinh doanh: + Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện + Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối + Phân tích thị trường, tìm kiếm nguồn khách hàng mới cho Công ty. + Phát triển thị trường nội địa dựa theo chiến lược Công ty. + Lập kế hoạch kinh doanh các sản phẩm của Công ty từ các đơn hàng nhận được. + Thực hiện tất cả các hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty. + Tham mưu, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc, hỗ trợ cho các bộ phận khác về kinh doanh, tiếp thị, thị trường, lập kế hoạch, tiến hành các hoạt động xuất nhập khẩu. * Phòng kinh doanh được tổ chức công việc như sau: + Trưởng phòng kinh doanh : - Giao tiếp khách hàng, liên hệ với các cơ sở bên ngoài tiếp thị và khai thác thị trường, nghiên cứu thị trường chọn khách hàng kỳ hợp đồng, quảng bá và liên hệ với các đơn vị trong và ngoài nước về qui mô hoạt động kinh doanh của Công ty. - Cố vấn cho Ban Giám đốc về việc chọn khách hàng, thị trường tiêu thụ sản phẩm. - Tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng. - Theo dõi kế hoạch xuất nhập các mặt hàng công ty kinh doanh. - Thường xuyên phối hợp với các Trưởng bộ phận khác bàn bạc, phối hợp để thực hiện tốt công việc được giao. Ngô Thị Mạnh Anh 8 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán - Thường xuyên liên lạc với khách hàng để giải quyết những trở ngại trong quá trình kinh doanh. - Phân công công việc phù hợp với năng lực cho từng nhân viên trong phòng. - Giám sát việc thanh lý hợp đồng và thu hồi công nợ của khách hàng đối với công ty. - Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc công ty. + Nhân viên phòng kinh doanh : - Thực hiện các công việc theo yêu cầu của trưởng phòng. - Thực hiện và theo dõi quản lý các đơn hàng mà mình phụ trách. - Phòng kế toán: + Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện + Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống Khách hàng, hệ thống nhà phân phối + Thực hiện hoạt động bán hàng tới các Khách hàng nhằm mang lại Doanh thu cho Doanh nghiệp + Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán …. + Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban Giám đốc Công ty. - Phó phòng bán hàng: giúp việc cho trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Trực tiếp quản lý điều hành công việc được giao tại phòng bán hàng ( về tổ chức và hoạt động của phòng bán hàng) và có trách nhiệm thường xuyên báo cáo công việc cho trưởng phòng. - Nhân viên bán hàng: chịu trách nhiệm trung thực về tính chất công việc của mình và báo cáo trực tiếp cho phó phòng bán hàng về công việc được giao. Hàng ngày khi có hoạt động mua bán hàng diễn ra, nhân viên bán hàng trực tiếp ra tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm hàng hóa của công ty mình bán. Khi khách hàng đồng ý mua thì nhân viên bán hàng viết hóa đơn bán hàng cho khách hàng… Mục tiêu của lực lượng bán hàng có thể là tìm kiếm khách hàng mới, cung Ngô Thị Mạnh Anh 9 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán cấp thông tin xúc tiến bán hàng, cung cấp dịch vụ hỗ trợ hay thu thập thông tin, phân bổ hàng hóa và thu hồi công nợ. Từ những mục tiêu này, nhân viên bán hàng có thể chia thành các nhóm: +) Nhóm nhân viên tìm kiếm đơn hàng +) Nhóm nhân viên tiếp nhận và sử lý đơn hàng +) Nhóm nhân viên hỗ trợ khách hàng +) Nhóm nhân viên quản lý - Thủ kho: có trách nhiệm quản lý tài sản của công ty, hàng hóa của công ty để không xảy ra mất mát, chịu trách nhiệm và báo cáo trực tiếp cho phó phòng bán hàng về công việc được giao. - Bộ phận tiếp thị: có nhiệm vụ quảng cáo sản phẩm, giới thiệu hàng hóa của công ty để khách hàng biết và mua sản phẩm của công ty. Chức năng của bộ phận này là làm tăng doanh số bán hàng của công ty, góp phần tăng lợi nhuận của công ty. - Bộ phận vận chuyển hàng hóa: khi có hoạt động bán hàng diễn ra, khách hàng có nhu cầu mang hàng hóa đến nơi khách hàng cần thì bộ phận vận chuyển sẽ làm nhiệm vụ của mình là vận chuyền hàng đến nơi mà khách hàng yêu cầu, đảm bảo hàng vẫn giữ nguyên chất lượng. Mặt khác, bán hàng là bán các lợi ích của sản phẩm hàng hóa để thỏa mãn nhu cầu khách hàng, do vậy để bán hàng hiệu quả cần quan tâm đến một số chức năng chính của bán hàng như sau: - Nâng cao giá trị hàng hóa thông qua phong cách bán hàng - Gia tăng lợi ích khách hàng - Đưa ra các kế hoạch tối đa hóa hoạt động bán hàng - Luôn tìm kiếm và phát triển khách hàng mới - Luôn tìm cơ hội gia tăng sự thỏa mãn nhu cầu khách hàng - Luôn tìm cơ hội gia tăng diện tích trưng bày ( điểm bán) -Giúp khách hàng tăng giá trị phục vụ bằng cải tiến trưng bày - Thiết lập quan hệ chặt chẽ giữa công ty với khách hàng - Theo dõi tinh hình kinh doanh của khách hàng để hỗ trợ Ngô Thị Mạnh Anh 10 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHƯƠNG TIẾN 2.1. Kế toán Doanh thu 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán  Chứng từ kế toán sử dụng: - Hóa đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý - Báo cáo bán hàng - Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền - Các biên bản thừa thiếu hàng; Biên bản giảm giá hàng bán - Giấy báo Có - Phiếu thu - Các chứng từ khác có liên quan * Tổ chức vân dụng hệ thống sổ sách kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức, tính chất, quy mô, sự phân cấp quản lý, tình trạng trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật, trình độ nghiệp vụ của từng nhân viên kế toán…công ty áp dụng hình thức sổ kế toán” Nhật ký chung”để ghi sổ. Kế toán bán hàng của công ty được tập hợp từ các chứng từ gốc như: hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu chi, phiếu thu... sau đó lên các sổ chi tiết-> Sổ tổng hợp chi tiết-> Sổ nhật ký chung-> Sổ cái.  Trình tự luân chuyển chứng từ: a) Trường hợp bán hàng thu tiền ngay Hình 2.1. Luân chuyển chứng từ theo hình thức bán hàng thu tiền ngay Ngô Thị Mạnh Anh 11 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán Hóa đơn GTGT Liên 1: lưu tại phòng kế toán Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: giao cho thủ kho Vào thẻ kho (số kho ) Xuất hàng Các sổ liên quan 111, 511, 3331, 156, 632 Ví dụ: ngày 05/11/2013 công ty xuất hàng cho anh Huy thanh toán luôn bằng tiền mặt Loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá bán Tổng tiền Thép D18 Cây 19 320 000 6 080 000 Thép D6 Cây 50 240 500 9 620 000 Từ nghiệp vụ này phòng kế toán sẽ tiến hành các công việc: + Lập hóa đơn GTGT  Hóa đơn giá trị gia tăng : Công ty thực hiện kế toán GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT3/001 ban hành theo thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 ) . Hóa đơn GTGT do nhân viên bán hàng lập khi khách hàng yêu cầu mua hàng. Khi nhận hóa đơn, kế toán kiểm tra các yếu tố của hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp, bao gồm : ngày tháng, số hóa đơn, thông tin về người mua, tên hàng hóa dịch vụ bán ra, số lượng, đơn giá, tổng số tiền hàng, thuế GTGT , tổng số tiền thanh toán, chữ kí của người liên quan. Kế toán kiểm tra tính liên tục Ngô Thị Mạnh Anh 12 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán của các hóa đơn, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT của hóa đơn có đúng không : Thành tiền = Số lượng x Đơn giá Tiền thuế GTGT = Cộng tiền hàng x Thuế suất GTGT Đồng thời , kế toán đối chiếu các hóa đơn với báo cáo bán hàng. Hóa đơn GTGT theo phương thức bán hàng trực tiếp thu tiền ngay có mẫu như sau: Mẫu 2.1. Hóa đơn GTGT theo hình thức bán hàng thu tiền ngay của Công ty Phương Tiến HÓA ĐƠN GTGT Liên 1 (lưu) Mẫu số: 01GTKT3/001 Ngày 05 tháng 11 năm 2013 Ký hiệu:01AA/13P Số: 035478 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương Tiến Địa chỉ: Số 2D – Phường Dịch Vọng – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 84 438 336 942 Đơn vị mua: Anh Huy Địa chỉ: Ngõ 165 Cầu Giấy Hình thức thanh toán: Tiền mặt TTD Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị A B tính C Số Đơn giá Thành tiền lượng 1 2 3=1 x 2 Cây 320 000 6 080 000 19 Cây 40 240 500 9 620 000 Cộng tiền hàng: 15 700 000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 1 570 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 17 270 000 Số tiền bằng chữ: Mười bảy triệu hai trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn ./. 1 2 Thép D18 Thép D6 Người mua hàng Người bán Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) + Phiếu xuất kho: phiếu xuất kho do thủ kho của công ty lập trên cơ sở hóa đơn GTGT làm căn cứ giá bán hàng hóa. Ngô Thị Mạnh Anh 13 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán Phiếu xuất kho : (mẫu số 02 – VT ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐBTC) nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất bán , làm căn cứ để ghi sổ chi tiết hàng hóa Mẫu 2.2: Phiếu xuất kho của Công ty Đơn vị: Công ty TNHH TM và DV Phương Tiến Bộ phận: Phòng bán hàng Mẫu số 02 - VT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 11 năm 2013 Số: 03484 Nợ TK 632 Có TK 156 - Họ và tên người nhận hàng: Anh Huy - Lý do xuất kho: Bán trực tiếp - Xuất tại kho: Công ty Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm Mã STT chất vật tư ĐVT số ( sản phẩm, hàng hoá) A B C D Số lượng Yêu Thực cầu xuất Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 1 Thép D18 Cây 19 19 221 400 4 206 600 2 Thép D6 Cây 40 40 112 400 4 496 000 Cộng 59 8 702 600 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Tám triệu bảy trăm linh hai nghìn sáu trăm đồng./. Số chứng từ kèm theo : Ngày 05 tháng 11 năm 2013 (ký, họ tên) Kếế toán Thủ kho Người nhận Người lập (ký, họ tên) trưởng hàng (ký, họ tên)Thủ trưởng đơn vị Ngô Thị Mạnh Anh 14 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Khoa Kế toán – Kiểm toán (ký, họ tên) (ký, họ tến, đóng dấếu ) Kế toán viên viết phiếu và thu tiền. Theo hóa đơn GTGT, anh Huy thanh toán tiền mặt ngay. Vì vậy, sau khi giao hàng kế toán bán hàng chuyển hóa đơn GTGT (liên 1) cho kế toán để viết phiếu thu và thu tiền. Mẫu 2.3: Phiếu thu tiền của Công ty Đơn vị: Công ty TNHH TM và DV Phương Tiến Bộ phận: Mẫu số 01 - TT ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 05 tháng 11 năm 2013 Quyển số: 2816 Số: 4686 Nợ TK 111 Có TK 511, 3331 Họ tên người nộp tiền: Anh Huy Địa chỉ: Ngõ 165 – Dịch Vọng – Cầu Giấy Lý do nộp tiền : Trả tiền mua hàng theo hóa đơn số 035478 Số tiền: 17 270 000 (Viết bằng chữ): Mười bảy triệu hai trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn) Kèm theo :............................Chứng từ gốc: .......................................................... Ngày 05 tháng 11 năm 2013 Thủ trưởng Kế toán Người lập đơn vị trưởng phiếu Ngô Thị Mạnh Anh 15 Người nộp Thủ quỹ Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân (ký, họ tên, (ký, họ tên) Khoa Kế toán – Kiểm toán (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) đóng dấu) b) Trường hợp bán hàng chưa thu tiền Trong trường hợp này, trình tự kế toán bán hàng được tiến hành như sau: Sau khi nộp hợp dồng kinh tế được kí kết tại phòng kinh doanh, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT (3 liên), liên 3 chuyển xuống cho thủ kho, thủ kho căn cứ và hóa đơn GTGT để viết phiếu xuất kho cho hàng xuất. Sau khi xuất hàng, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT (3 liên) để ghi vào sổ kho (số lượng hàng xuất). Kế toán bán hàng theo dõi công nợ ghi vào sổ chi tiết theo dõi công nợ và theo dõi doanh thu. Hình 2.2. Luân chuyển chứng từ theo hình thức bán hàng chưa thu tiền Hóa đơn GTGT Liên 1: lưu tại phòng kế toán Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: giao cho thủ kho Vào thẻ kho (số kho ) Xuất hàng Các sổ liên quan 131, 511, 3331 Ví dụ: Ngày 08/11/2013 công ty bán cho anh Hoàng chưa thanh toán tiền hàng. Ngô Thị Mạnh Anh 16 Lớp KT 13A01 Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân STT Tên hàng hóa 1 Thép D18 2 Thép D6 Đơn vị Khoa Kế toán – Kiểm toán Số lượng Đơn giá Thành tiền Cây 6 320 000 1 920 000 Cây 10 249 000 2 490 000 tính Mẫu 2.4. Hóa đơn GTGT theo hình thức bán hàng thu tiền ngay của Công ty Phương Tiến HÓA ĐƠN GTGT Liên 1 (lưu) Mẫu số: 01GTKT3/001 Ngày 08 tháng 11 năm 2013 Ký hiệu: 01AA/13P Số: 035768 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương Tiến Địa chỉ: Số 2D – Phường Dịch Vọng – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 84 438 336 942 Đơn vị mua: Anh Hoàng Địa chỉ: Ngõ 169 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán: Thanh toán chậm TTD Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị A B 1 2 Thép D18 Thép D6 Số tính lượng C 1 Đơn giá 2 Thành tiền 3=1 x 2 Cây 6 320 000 1 920 000 Cây 10 249 000 2 490 000 Cộng tiền hàng: 4 410 000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT : 441 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 4 851 000 Số tiền bằng chữ: Bốn triệu tám trăm năm mươi mốt nghìn đồng chẵn ./. Ngô Thị Mạnh Anh 17 Lớp KT 13A01