Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại thanh tùng

Học viện Ngân hàng NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG ~~~~~~*~~~~~~ CƠ SỞ ĐÀO TẠO SƠN TÂY Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §Ò tµi: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI THANH TÙNG Sinh viªn thùc hiÖn : HOÀNG MAI PHƯƠNG Mã sinh viên : 2754020080 Líp : CD27KTB Khoa : KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Hµ Néi - 2013 Hoàng Mai Phương 0 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam từ một nền kinh tế nông nghiệp lạc hậu chuyển sang nền kinh tế thị trường đã mở ra nhiều cơ hội song cũng không ít thử thách cho các doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện công cụ quản lý kinh tế, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng. Doanh nghiệp sản xuất và thương mại đóng vai trò là mạch máu trong nền kinh tế quốc dân, có quá trình kinh doanh theo 1 chu kỳ nhất định: mua vào-sản xuất-bán hàng. Trong đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính chất quyết định đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình cách thức kinh doanh hiệu quả và hợp pháp giúp doanh nghiệp phát triển và đứng vững. Do đó, kế toán bán hàng là một vấn để quan trọng mà các doanh nghiệp cần quan tâm và không ngừng hoàn thiện trong quá trình tồn tại và phát triển của mình. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng và qua quá trình học tập và thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng em đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng” cho báo cáo tốt nghiệp của mình. Bố cục của Chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng. Chương 2: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng và Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng. Do thời gian tìm hiểu thực tế và thời gian có hạn nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài viết của em hoàn thiệt hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo và các nhân viên trong Công ty Cổ phần xây lắp và thương mại Thanh Tùng đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Hoàng Mai Phương 1 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI THANH TÙNG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Xây lắp và Thương mại Thanh Tùng 1.1.1. Thông tin chung về công ty cổ phần và xây lắp Thanh Tùng Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI THANH TÙNG Tên giao dịch : THANH TUNG TRADING AND INVESTMENT- CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: THANH TUNG T&C., JSC Trụ sở giao dịch: Số 191 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: (84.4) 6680 7966 Fax: (84 .4) 3680 7967 Tài khoản: 13821802253012 tại Ngân Hàng Kỹ Thương Việt Nam Loại hình doanh nghiệp là: Công Ty Cổ Phần Vốn điều lệ khi mới thành lập công ty là 20.000.000.000 đồng 1.1.2. Lịch sử hình thành của công ty Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng được thành lập và bắt đầu chính thức hoạt động vào ngày 26 tháng 03 năm 2004 theo giấy phép kinh doanh số 0102701607 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội – Phòng Đăng Ký Kinh Doanh cấp. 1.1.3. Quá trình phát triển Từ những ngày đầu thành lập, với ý thức xây dựng và với tiêu chí ‘’ Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam” Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng muốn tạo ra một hãng sản xuất sơn tốt nhất trở thành một thương hiệu mạnh trên thị trường Việt Nam, và với sự nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty. Đến nay, hầu hết tại các vùng, địa bàn đều có các chi nhánh hoặc nhà phân phối hoạt động hiệu quả.Là một doanh nghiệp tư nhân Hoàng Mai Phương 2 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng mới đưa vào hoạt động được gần 10 năm nhưng công ty đã có những bước phát triển mạnh, không ngừng mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm. Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng đã cung cấp nhiều sản phẩm sơn và chất phủ đa dạng với chất lượng tốt và giá thành phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng. Hiện nay, công ty đã trở thành một trong những nhà sản xuất và phân phối sơn hàng đầu Việt Nam. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng có nhiệm vụ chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng hóa chất, sơn tường.Mục tiêu của công ty là đưa sản phẩm của mình đến mọi vùng miền để thoả mãn nhu cầu của khách hàng, chăm sóc khách hàng ngày càng tốt hơn theo phương châm và cam kết của công ty “ Chất lượng chứ không phải quảng cáo tạo nên một thương hiệu. Một thương hiệu với các dịch vụ hoàn hảo tạo nên một thương hiệu nổi tiếng. Một thương hiệu nổi tiếng, chi phí phù hợp với người tiêu dùng Việt Nam tạo nên một thương hiệu Việt Nam”. Từ việc nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã hấp dẫn, chủng loại phong phú, giá cả phải chăng để thu hút khách hàng ở khắp mọi miền của tổ quốc đến các hoạt động tìm kiếm thị trường có tiềm năng lớn trên thế giới. 1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Trong những năm qua cùng với sự phát triển kinh tế quốc dân ngành xây dựng không ngừng phát triển, nhu cầu cơ sở vật chất của con người tăng cao. Xuất phát từ các điều kiện, đặc điểm kinh tế và sự phát triển của công ty, năm 2008 công ty mở rộng quy mô sản xuất, nhập khẩu thêm một dây chuyền sản xuất mới cho nhà máy sản xuất. Hướng phát triển của công ty sẽ vẫn duy trì nhà máy sản xuất hoạt động độc lập dưới sự quản lý của tổng công ty. Cụ thể: Đặc điểm về sản phẩm Sản phẩm của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng bao gồm mặt hàng: Bột bả và Sơn tường (Sơn lót, Sơn phủ ngoại thất, Sơn phủ nội thất, Sơn kỹ thuật, Sơn sàn công nghiệp, Sản phẩm mới, Sản phẩm kinh tế.) Các sản phẩm đặc trưng : TT APROTI, TT GRACE, TT KAVIN 6KG, TT Hoàng Mai Phương 3 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng VISCOTI, TT SKY BLUE 5.5KG, TT ARQUA, TT ACXITI Cơ sở vật chất, trang thiết bị Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng đang sở hữu một cơ sở vật chất kĩ thuật khá hiện đại .Năm 2006 công ty đã được tổ chức QUACERT công nhận về xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000. Trụ sở làm việc của công ty được trang bị hệ thống máy tính và điều kiện làm việc cũng như giao dịch rất thuận lợi. Mới đây công ty đã nhận bàn giao nhà máy xuất sơn và bột bả lớn tại Số 50 - Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Điều kiện làm việc của các cán bộ công nhân viên tại nhà máy sản xuất của công ty cũng được đảm bảo .Hằng năm công ty đều thực hiện đào tạo trình độ cho công nhân, khám sức khỏe định kỳ và an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy cho các cán bộ công nhân viên và đã được các cơ quan chuyên môn cấp chứng chỉ. Công ty cũng thực hiện nghiêm túc việc đóng bảo hiểm xã hội cho toàn bộ cán bộ nhân viên, đảm bảo lợi ích và tạo niềm tin cho người lao động. Khách hàng và đối thủ cạnh tranh *Khách hàng Công ty hiện nay đang có mạng lưới khách hàng khá rộng, trải dài ở cả ba miền Bắc, Trung, Nam.Các đối tượng khách hàng chính của công ty là: Nhà phân phối, đại lý; Chủ đầu tư, các nhà thầu; Các công trình của các dự án trong và ngoài nước, các dự án cấp nhà nước, các công trình xây dựng dân dụng, các nhà phân phối. *Đối thủ cạnh tranh Một trong những vấn đề gây bức xúc và lo lắng nhất của Công ty là các đối thủ cạnh tranh cùng ngành hàng, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường đã khiến cho mức độ tiêu thụ sản phẩm của Công ty ngày càng bị thu hẹp. Bởi những đối thủ tuy mới gia nhập thị trường không lâu nhưng sản phẩm của họ đã đạt được nhiều uy tín trên thị trường như các hãng sơn : Delta, ICI, Kova,USA, Nippon, JonTon, Levis... Đây chính là thách thức lớn đối với Công ty trong việc phân phối sản phẩm trên thị trường. Hoàng Mai Phương 4 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng 1.2.3. Đặc điểm về quy trình công nghệ Công ty hiện nay sử dụng hai loại công nghệ chính là dây chuyền sản xuất sơn nước từ các loại nhũ tương và các loại phụ gia thích hợp được nhập tại Đài Loan và Singapore. Đây là hai công nghệ tiên tiến và hiện đại nhất về công nghệ sơn nước trên thế giới. *Quy trình công nghệ sản xuất sơn nước: Sơ đồ 1.1 : Quy trình công nghệ sản xuất sơn nước Nguyên liệu Trộn theo tỉ lệ Thành phẩm Đóng thùng Khuấy Nghiền Lọc Bột bả tường gốc xi măng của công ty được sản xuất từ các nguyên liệu sau: Chất kết dính- xi măng poolăng Chất độn- Bột khoáng thiên nhiên Phụ gia – polime tái phân tán trong nước Các thành phần này được trộn đều dưới dạng khô sau đó được đóng bao và trở thành thành phẩm. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng Sơ đồ Bộ máy tổ chức: Hoàng Mai Phương 5 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG SXKIỂM TRA CHẤT LƯỢNG PHÒNG KINH DOANH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KỸ THUẬT CNTT Hội đồng quản trị: là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện nhân danh Công ty, trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông . Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc và các bộ phận quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Luật pháp và Điều lệ công ty ,các quy chế nội bộ của Công ty và Quyết định của Đại hội Đồng cổ đông quy định. Hội đồng quản trị của Công ty gồm 7 người Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị kiêm Tổng Giám Đốc là: Ông Nguyễn Thanh Tùng Tổng giám đốc: là người điều hành hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Hoàng Mai Phương 6 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng Giúp việc cho Tổng Giám đốc là Phó Tổng Giám đốc do Hội đồng Quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Ban kiểm soát : Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý , điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. Phó Tổng Giám đốc: Phó Tổng Giám đốc là người giúp cho Tổng Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các nhiệm vụ được phân công và giao quyền. Công ty hiện có ba Phó Tổng Giám đốc phụ trách các phòng ban: Ông: Trần Nguyễn Lê – Phó Tổng Giám Đốc Bà: Nguyễn Thị Hải – Phó Tổng Giám Đốc Ông: Trần Nguyễn Lê – Phó Tổng Giám Đốc Các phòng chức năng +Phòng sản xuất: Bộ phận sản xuất, bộ phận kho thành phẩm, bộ phận nghiên cứu và điều hành công nghệ, bộ phận kiểm soát chất lượng + Phòng kinh doanh: Xúc tiến thương mại,khảo sát đánh giá thị trường…,tư vấn hỗ trợ kĩ thuật,tư vấn nghiệp vụ bán hàng….,chăm sóc khách hàng sau bán hàng, lập dự án… + Phòng Kế toán Tài chính: Đứng đầu là kế toán trưởng, có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc về mặt tài chính trong công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ khai thác và điều chỉnh nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn để phục vụ công việc kinh doanh của công ty, tối ưu việc sử dụng chi phí, phân phối thu nhập, chia lương, và thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước. + Phòng Quản trị nhân sự: Có nhiệm vụ tuyển dụng, đào tạo tổ chức, theo dõi nhân sự của Công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác tiền lương và các chế độ cho người lao động theo quy định của nhà nước. Sắp xếp, bố trí nơi làm việc, xe cộ, đón tiếp khách, tổ chức liên hoan hội nghị, cung cấp các vật phẩm văn phòng phẩm. + Phòng Kỹ thuật – CNTT: Thực hiện nhiệm vụ sửa chữa, bảo dưỡng, đảm bảo tình trạng kỹ thuật cho thiết bị,.. chịu trách nhiệm toàn bộ về thông tin liên lạc và an ninh nơi làm việc. Đảm bảo công tác phòng chống cháy nổ trong hoạt động sản xuất Hoàng Mai Phương 7 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng 1.3.2. Cơ cấu lao động của công ty . Số lượng trong công ty gồm 109 người . Trình độ được đào tạo : + Trên đại học: 11 người + Đại học 38 người + Cao đẳng và trung cấp: 50 người + Lao động phổ thông 10 người 1.4. Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh của Công ty năm 2010 -2012 Đơn vị tính: Nghìn đồng Năm 2010 Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Chênh lệch 2012 so với Năm 2010 Năm 2011 +/ % +/ % 17723913201102784504 64429238636514 2.Thu nhập 750 27 500 17 BQ/tháng15605634 1. Doanh thu bán hàng 2750 3.LNTT 9591654 3000 9486157 11117889 4.Nộp Ngân sách 2371539 2779472 8338416 5.LNST 6.TSCĐ 7.Tài sản lưu động 8.NVCSH 2397913 7193740 6199268 3134854 3187655 3500 7114617 1144676 7376430 3576256 3655634 7744381 4096772 4185693 1526235 16 1631732 17 381559 16 407933 16 1223717 17 99 1545113 25 367951 5 961918 30 520516 15 998038 31 530059 15 Nguồn:phòng kế toán Qua bảng số liệu trên ta thấy Năm 2010 công ty đạt doanh thu là hơn 15 tỉ đồng, đến năm 2012 công ty đạt 20,1 tỉ tốc độ tăng trung bình 14%. Doanh thu hàng năm nhìn chung đều tăng. Kết quả trên cho thấy chất lượng sản phẩm của công ty tốt, công ty đã đẩy mạnh công tác xúc tiến bán hàng dẫn đến sản phẩm tiêu thụ với số lượng lớn mang lại doanh thu cao cho công ty. Doanh thu tăng kéo theo các khoản nộp Ngân sách nhà nước, thu nhập, lợi nhuận sau thuế đều tăng. Lợi nhuận sau thuế năm 2012 là 8.338.416.000đ tăng 1.144.676.000đ so với năm 2010 tương Hoàng Mai Phương 8 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng đương 16%. Đặc biệt thu nhập của cán bộ nhân viên trong công ty đã tăng đáng kể chứng tỏ Ban Giám đốc rất quan tâm đến đời sống của người lao động, đây là nguồn động lực lớn để họ tiếp tục cống hiến cho công ty. Nguồn vốn của công ty tăng lên ( từ 3.187.655.000đ năm 2010 lên 4.185.693.000đ trong năm 2012 tương ứng tỷ lệ 31%) chứng tỏ khả năng độc lập tài chính của công ty rất lớn. Bên cạnh đó thị trường sơn đang rất có tiềm năng, nắm bắt được điều đó Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng đã mạnh dạn đầu tư máy móc thiết bị, vốn vào thị trường đầy tiềm năng này. Điều này được chứng minh bằng những con số TSCĐ và TS lưu động tăng đáng kể qua các năm. Qua bảng số liệu ta phân tích tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty có những tiến triển khá ổn định và đảm bảo phát triển bền vững tạo được uy tín trên thị trường. 1.5. Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần và xây lắp thương mại Thanh Tùng 1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Công ty áp dụng Mô hình tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự kiểm soát tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty. Hiện nay công ty đang đưa vào sử dụng phần mềm Fast và sử dụng các công thức tính của EXCEL nên công việc kế toán của công ty giảm đi một khối lượng khá lớn. Từ quá trình ban đầu của công ty đến khâu lập báo cáo tài chính, ở các khâu không thuộc bộ phận tổ chức bộ máy kế toán vẫn phải tiến hành ghi chép số liệu sau đó chuyển chứng từ số liệu về phòng kế toán, phòng kế toán trên cơ sở chứng từ gốc nhập số liệu vào máy tính tổng hợp, quyết toán doanh thu chi phí, cuối quý sẽ đưa ra bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh. Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Hoàng Mai Phương 9 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng Và Thương Mại Thanh Tùng KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán sản xuất và nguyên vật liệu Kế toán bán hàng và công nợ Kế toán tiền lương và TSCĐ Thủ quỹ Kế toán thuế và TGNH * Kế toán trưởng: : Chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán, phân bổ, kiểm tra, ký duyệt báo cáo tài chính để báo lên cấp trên và là người thay mặt thực hiện các chế độ, thể lệ, quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán tài chính của công ty.. *Kế toán sản xuất: Cuối kỳ tổng hợp số liệu và chuyển cho kế toán trưởng. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phát sinh, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư * Kế toán nguyên vật liệu: Đây là một phần quan trọng trong bộ máy kế toán, làm nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho… * Kế toán bán hàng và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp, các khoản phải thu của khách hàng, các chi phí phải chi trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. - Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng mua hàng đã được ký kết, theo dõi và báo cáo tình hình công nợ các nhà cung cấp và theo dõi các khoản phải thu của các đươn vị khách hàng * Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, theo dõi thu chi tiền mặt. *Kế toán tiền lương: theo dõi các khoản tạm ứng đồng thời tổng hợp các bảng chấm công, tính lương cho nhân viên Hoàng Mai Phương 10 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng *Kế toán TSCĐ: Theo dõi sự tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao tài sản cố định về mặt giá trị. Cuối kỳ tổng hợp số liệu và chuyển cho kế toán trưởng. * Kế toán thuế: Tập hợp chứng từ, lập báo cáo và chịu trách nhiệm giải trình với cơ quan thuế khi được yêu cầu. Kế toán thuế có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầuvào, đầu ra từng cơ sở, lập các báo cáo tổng hợp thuế, 1.5.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty . 1.5.2.1 Các chính sách kế toán chung * Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: - Kỳ kế toán: năm ( bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng. * Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng: - Chế độ kế toán áp dụng: Quyết đinh 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. - Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung. * Các chính sách kế toán áp dụng:  Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Phương pháp chuyển đổi các dòng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: theo giá thực tế giao dịch hoặc giá ngoại tệ bình quân liên Ngân Hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Phương pháp tính giá xuất kho: Giá thực tế đích danh. Phương pháp hạch toán tổng hợp: Kê khai thường xuyên. Phương pháp kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.  Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ: Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Theo nguyên giá. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo đường thẳng  Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng: theo hoá đơn bán hàng. Doanh thu cung cấp dịch vu: theo hoá đơn bán hàng. Hoàng Mai Phương 11 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng Doanh thu hoạt động tài chính: theo thực tế phát sinh.  Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 1.5.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán . - Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 . - Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành công ty đã sử dụng những chứng từ như: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, … 1.5.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán . - Công ty vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2006 . - Theo quyết định 48/2006//QĐ-BTC công ty đã sử dụng những tài khoản như: TK 111,112,511,632,641,642,333,131….. 1.5.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hình thức sổ kế toán áp dụng : Hình thức Nhật Ký Chung và sử dụng chương trình EXCEL để hỗ trợ. Hoàng Mai Phương 12 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng Sơ đồ 1.4: trình tự ghi sổ kế toán theo phương pháp Nhật ký chung. Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Sổ kế toán chi tiết Thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi Chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu 1.5.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo KQ HĐKD + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Bảng cân đối số phát sinh + Thuyết minh báo cáo tài chính 1.5.3. Một số nhận xét về tình hình tổ chức kế toán tại Công ty Cổ Phần xây lắp Hoàng Mai Phương 13 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng và thương mại Thanh Tùng. 1.5.3.1 Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung phù hợp với công ty giúp công tác kiểm tra giám sát và lên báo cáo tài chính dễ dàng hơn. - Đội ngũ cán bộ kế toán về số lượng phù hợp,trình độ chuyên môn và khả năng làm việc tập trung cao, nhanh nhẹn, chính xác giàu kinh nghiệm, sáng tạo, năng động, nhiệt tình và xử lý mọi tình huống kịp thời. 1.5.3.2 Đánh giá tổ chức công tác kế toán - Tổ chức chứng từ kế toán: Các chứng từ công ty sử dụng phù hợp và đúng quy định của nhà nước ban hành - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Các TK kế toán công ty sử dụng để ghi chép đủ để cung cấp các thông tin, và việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng quan hệ đối ứng tài khoản . - Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Việc mở sổ, ghi sổ kế toán và khóa sổ có làm theo đúng trình tự, ghi rõ ràng ngày tháng năm mở sổ, ngày tháng ghi sổ, và khóa sổ, theo đúng chế độ và quy định. Tất cả sổ sách đều đầy đủ và ghi rõ ràng để cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo. - Tổ chức báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán lập và trình bày đúng các nguyên tắc đã được quy định, việc lập và gửi báo cáo đảm bảo về mặt thời gian, và công ty có nộp báo cáo đầy đủ cho các đối tượng nhận báo cáo. Hoàng Mai Phương 14 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng CHƯƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI THANH TÙNG 2.1. Đặc điểm và tổ chức hoạt động quản lý tại Công ty Cổ phần xây lắp và thương mại Thanh Tùng. 2.1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty Cổ phần xây lắp và thương mại Thanh Tùng. *Các phương pháp bán hàng của công ty. Hiện nay, Công ty thường áp dụng một số phương thức bán hàng chủ yếu sau:  Phương thức bán buôn * Bán buôn qua kho: Hàng hoá sẽ được giao từ kho của công ty tới khách hàng. Trong phương thức bán buôn qua kho công ty có các hình thức bán hàng sau: Bán hàng trực tiếp: Khách hàng có nhu cầu mua hàng đến trực tiếp kho của công ty đề nghị mua, kế toán bán hàng làm thủ tục viết hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho…Đối với khách mua trực tiếp thường có phương tiện tự vận chuyển và thanh toán ngay. Bán hàng qua điện thoại: Theo hình thức này các thoả thuận về giá cả, số lượng, thời gian, địa điểm, phương thức thanh toán giữa hai bên được thoả thuận qua điện thoại. Khi giao hàng xong, hai bên cùng ký vào giấy biên nhận gồm cả số lượng, giá trị số tiền đã thanh toán. Hình thức này có ưu điểm là nhanh, gọn, đưa hàng tới tận nơi công trình. * Bán buôn vận chuyển thẳng: hàng hoá sẽ được giao bán ngay từ khâu mua không qua kho của công ty.  Phương thức bán lẻ - Bán cho cửa hàng: Cửa hàng bán sơn, bột bả chỉ lưu một số sản phẩm mẫu và các biển quảng cáo sản phẩm, không lưu số lượng lớn vì quy cách luôn thay đổi. Cửa hàng sẽ đến mua hàng tại Công ty và sau đó bán lại hàng đó cho khách hàng của mình. - Bán cho khách lẻ: Khách hàng đến mua trực tiếp tại Công ty, hoặc gọi điện đặt hàng lập hợp đồng mua hàng và Công ty cũng tiến hành bán hàng như với cửa hàng chỉ khác nhau ở giá bán ra là giá bán thống nhất với giá bán lẻ niêm yết tại Hoàng Mai Phương 15 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng Công ty (không có giảm giá hay hoa hồng). Giá cả và phương thức thanh toán * Giá cả: Để thu hút khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt, giá bán tính trên cơ sở giá thành sản xuất, điều chỉnh theo giá thị trường đồng thời phụ thuộc mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty trên cơ sở giá cả cạnh tranh bù đắp chi phí đảm bảo có lợi nhuận dương. * Phương thức thanh toán: Công ty đã thực hiện các phương thức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu,trả chậm,... 2.1.2. Quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty CP Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Ngay từ khi mới thành lập đến nay, Công ty CP Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng đã tổ chức và xây dựng được mô hình kinh doanh rất chặt chẽ. Có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty PGĐ Kinh doanh BP Kinh doanh Hệ thống NV BP Dự án Hệ thống NV BP PT Thị Trường Hệ thống NV Hệ thống khách hàng -Nhà phân phối, đại lý -Chủ đầu tư, chủ thầu -Người tiêu dùng trực tiếp Hoàng Mai Phương 16 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng 2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận.  PGĐ kinh doanh: Ông Trần Chí Hiếu chịu trách nhiệm quản lý chung về về hoạt động kinh doanh trước BGĐ Công ty. Lên phương án, chỉ đạo trực tiếp khi có sự biến động lớn về hoạt động kinh doanh tại Công ty. Quyết định các đề xuất liên quan tới hoạt động bán hàng. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện để có biện pháp điều chỉnh hoặc thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch của Công ty. Bộ phận Kinh doanh: do Ông Bùi Trung Dũng phụ trách chịu trách nhiệm chính là quảng bá và tiêu thụ sản phẩm, lập kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện. Bộ phận dự án và Phát triển thị trường: do Anh Đặng Minh Đức phụ trách chịu trách nhiệm trước BGĐ về mọi hoạt động của BP. Thiết lập chiến lược phân phối, tuyển dụng. Lập dự án, chủ yếu là đầu tư thiết kế thi công các công trình đảm bảo tính khả thi và khả năng thắng thầu. Nhân viên các bộ phận: Thực hiện các công việc theo yêu cầu của trưởng bộ phận. Thực hiện và theo dõi quản lý các đơn hàng mà mình phụ trách. Phòng kế toán: +Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán…Ghi chép các nghiệp vụ phát sinh để hạch toán doanh thu bán hàng trong tháng. Hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ phát sinh: bảng kê bán hàng, phiếu xuất kho, nhập kho để phản ánh vào phần mềm kế toán và theo dõi nguyên vật liệu nhập vào, thành phẩm và theo dõi công nợ phải thu, phải trả của khách hàng.Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho kế toán trưởng và BGĐ công ty. 2.2. Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần xây lắp và thương mại Thanh Tùng. 2.2.1. Kế toán doanh thu 2.2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các văn bản sửa đổi, bổ sung, Hoàng Mai Phương 17 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng hướng dẫn thực hiện kèm theo. - Trong quá trình hạch toán kế toán bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC…và một số chứng từ khác có liên quan. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 511,TK 333 và các tài khoản cấp 2 như 5111,5112,5113,...3331,3332,.... - Sổ kế toán sử dụng: Kế toán bán hàng của công ty được tập hợp từ các chứng từ gốc như: Hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi…sau đó lên các sổ chi tiết -> Sổ tổng hợp chi tiết -> Sổ Nhật ký chung -> Sổ Cái TK. Tại Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng, tùy theo phương thức bán hàng mà thủ tục và quy trình kế toán bán hàng sẽ khác nhau: * Phương thức bán buôn trực tiếp qua kho. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh để làm đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh, căn cứ trên đơn đặt hàng sẽ làm hợp đồng, thỏa thuận các điều kiện trên hợp đồng và tiến hành ký hợp đồng. Sau khi báo giá, ký hợp đồng được ký kết việc giao hàng và thanh toán sẽ tiến hành theo đúng các điều khoản trên hợp đồng. Phòng kế toán khi nhận được hợp đồng, kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn GTGT theo mẫu MS01GTKT3/001 gồm 3 liên: Đến ngày giao hàng, Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng giao hàng kèm theo Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT (Liên 2) cho phía đối tác. Và khi được đối tác chấp nhận thanh toán thì kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT (Liên 3) để nhập thông tin vào máy. Máy tính sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 131, 511, Sổ Cái TK 511, 131. * Trường hợp bán hàng thu tiền ngay (thu bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng...): Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, kế toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1: Lưu tại quyển chứng từ của phòng kế toán Liên 2: kế toán bán hàng chuyển cho kế toán tổng hợp. * Trường hợp chưa thu được tiền ngay hay khách hàng trả chậm: Hoàng Mai Phương 18 Lớp: CD27KTB Học viện Ngân hàng + Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại nhỏ hơn mức nợ tối đa, nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng đó cùng kế toán sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng, trưởng phòng ký duyệt sau đó lập hoá đơn GTGT. + Trường hợp khách hàng mua hàng với tổng số tiền hàng và số dư nợ còn lại lớn hơn mức dư nợ tối đa, nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng đó cùng kế toán sẽ xác nhận số dư nợ đến ngày mua hàng và trình giám đốc. Nếu giám đốc ký duyệt thì lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho. Ví dụ 1: Ngày 06/06/2011 Công ty Cổ Phần Xây Lắp Và Thương Mại Thanh Tùng nhận được đơn đặt hàng của Công ty TNHH Kinh Doanh Địa Ốc & Vật Liệu Xây Dựng Anpha với số lượng và chủng loại như sau Công ty TNHH KD Địa Ốc & Vật Liệu Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Xây Dựng Anpha Độc lập – tự do – hạnh phúc 785/1 Bán Bích, P Phú Thọ Hòa, Q Tân ------------------ Phú, TP Hồ Chí Minh Hà Nội, ngày 06 tháng 06 năm 2011 ĐƠN ĐẶT HÀNG Kính gửi: Công ty CP Xây Lắp và Thương Mại Thanh Tùng 1. Tên sản phẩm, số lượng và giá trị đặt mua STT Tên hàng hoá, dịch vụ A B 1 2 Sơn phủ ngoại thất Niscox thùng 18l Sơn ngoại thất Sky Blue lon 5L 3 Sơn nội thất Topdern 4 Sơn nội thất cao cấp Grace Đơn vị Số tính C lượng 1 Thùng 19 Lon 17 0 935,000 15,895,000 Lon 22 690,000 15,180,000 Thùng 32 885,000 28,320,000 Đơn giá Thành tiền 2 3 = 1x2 1,460,000 27,740,00 Đơn giá trên chưa bao gồm thuế GTGT 10%. Hoàng Mai Phương 19 Lớp: CD27KTB