Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn hà thủy

  • Số trang: 58 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 22 |
  • Lượt tải: 0
hoangtuavartar

Đã đăng 24677 tài liệu

Mô tả:

Trường Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Với kiến thức học được tại trường Đại học Thương mại cùng với những hiểu biết thực tế thông qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Hà Thủy em đã hoàn thành khóa luận với đề tại: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy” Để hoàn thành khóa luận, em đã nhận được sự giúp đỡ của rất nhiều người. Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến PGS.TS Đàm Gia Mạnh đã trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian em làm khóa luận và chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành tốt bài khóa luận Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cô chú, anh chị tại công ty TNHH Hà Thủy đã tạo điều kiện để em thực tập cũng như giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tại công ty . Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên i GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................. i MỤC LỤC ......................................................................................................................ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ ....................................................................... iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................................ v CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG ....................................................... 1 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu. ........................................... 1 1.1.1. Tầm quan trọng của hê thống thông tin quản lý kho hàng. ........................... 1 1.1.2. Ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý kho hàng. .......................................... 1 1.2. Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng . 2 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ............................................................................ 3 1.3.1. Mục tiêu chung .................................................................................................... 3 1.3.2. Mục tiêu cụ thể .................................................................................................... 3 1.4. Đối tƣợng, và phạm vi nghiên cứu của đề tài ..................................................... 3 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài ........................................................................... 3 1.5.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu........................................................................... 3 1.5.2. Phƣơng pháp xử lý dữ liệu ................................................................................. 4 1.6. Kết cấu khóa luận ................................................................................................. 4 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HÀ THỦY. .................................................................................. 5 2.1. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý. ...................................................... 5 2.1.1. Một số khái niệm ................................................................................................ 5 2.1.2. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin ....................................................... 9 2.1.3. Phân định nội dung nghiên cứu. ..................................................................... 13 2.2. Phân tích, đánh giá, thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy .............................................................................. 13 2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Hà Thủy ............................................................. 13 2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Hà Thủy .... 16 Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên ii GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp 2.2.3. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin và thƣơng mại điện tử trong công ty ................................................................................................... 17 2.2.4. Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy. ............................................................................................ 20 2.2.5. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiêm hữu hạn Hà Thủy. ............................................................................................ 21 CHƢƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HÀ THỦY. ........................................................................... 28 3.1. Định hƣớng phát triển vấn đề hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý hàng hóa ............................................................................................................................... 28 tại công ty TNHH Hà Thủy. ....................................................................................... 28 3.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng .............................................. 29 3.2.1. Mô tả bài toán .................................................................................................... 29 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống .......................................................................................... 30 3.4. Nhận xét và một số đề xuất .................................................................................. 40 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên iii GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Sơ đồ, bảng biểu, hình vẽ STT 1 Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin 2 Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin 3 Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng 4 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ cấu trúc tổ chức tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy 5 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ phân rã chức năng 6 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 7 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 8 Sơ đồ 3.4: Mô hình thực thể liên kết 9 Sơ đồ 3.5: Mô hình quan hệ 10 Sơ đồ 3.6: Sơ đồ các module chức năng của hệ thống quản lý kho hàng 11 Sơ đồ 3.7: Thuật toán thêm mới bản ghi 12 Sơ đồ 3.8: Thuật toán tìm kiếm bản ghi 13 Sơ đồ 3.9: Thuật toán sửa chữa bản ghi 14 Sơ đồ 3.10: Thuật toán xóa bản ghi 15 Bảng 2.1: Các ngành nghề kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy 16 Bảng 2.2: Doanh thu và lợi nhuận thuần từ năm 2009 đến năm 2011 17 Biểu đồ 2.1: Nội dung gian hàng điện tử của công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy 18 Biểu đồ 2.2: Mức độ sử dụng mạng máy tính trong công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy 19 Biểu đồ 2.3: Đánh giá mức độ quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin, thương mại điện tử của cán bộ nhân viên 20 Biểu đồ 2.4: Mức độ thực hiện chức năng quản lý kho hàng bằng phần mềm Excel 21 Biểu đồ 2.5: Mức độ hài lòng về trang thiết bị phần cứng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng 22 Biểu đồ 2.6: Mức độ an toàn dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý kho Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên iv GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp hàng hiện tại 23 Biểu đồ 2.7: Tốc độ xử lý, luân chuyển dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại 24 Biểu đồ 2.8: Mức độ hài lòng về hệ thống mạng của nhân viên công ty 25 Hình 3.1: Form đăng nhập hệ thống thông tin quản lý kho hàng 26 Hình 3.2: Form giao diện chính của hệ thống thông tin quản lý kho hàng 27 Hình 3.3: Form quản lý thông tin hàng 28 Hình 3.4: Form phiếu xuất kho 29 Hình 3.5: Form phiếu nhập kho Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên v GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Giải nghĩa CSDL cơ sở dữ liệu CNTT Công nghệ thông tin DN Doanh nghiệp CBNH cán bộ nhân viên HTTT Hệ thống thông tin NCC Nhà cung cấp TNHH Trách nhiệm hữu hạn Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên vi GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG 1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu. 1.1.1. Tầm quan trọng của hê thống thông tin quản lý kho hàng. Hàng hóa là yếu tố kinh doanh chính của của mỗi doanh nghiệp (DN) và các DN tồn tại là để bán hàng hóa. Làm thế nào để quản lý hàng hóa tốt là một vấn đề vô cùng quan trọng. Hệ thống thông tin (HTTT) quản lí kho hàng là một hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa tại kho hàng của DN.Bởi khi DN phát triển mở rộng quy mô thì số lượng dữ liệu cần xử lý ngày càng nhiều vượt quá khả năng thủ công bình thường. Vìệc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng tại một DN có một tầm quan trọng vô cùng lớn. Nó giúp cho DN có được một HTTT quản lý hàng hóa một cách chính xác, thuận tiện, nhanh chóng số lượng hàng xuất- nhập – tồn tại kho đồng thời giúp người quản lý DN có thể đưa ra kế hoạch, quyết định đúng đắn, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy HTTT quản lý kho hàng mang đến sự tiện lợi và ưu việt cho việc giải quyết các bài toán về quản lý hàng hóa trong kho. 1.1.2. Ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý kho hàng. Trong thời gian thực tập tại công ty trách nhiệm hữ hạn (TNHH) Hà Thủy em thấy rằng hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, các mặt hàng công ty nhập về ngày một nhiều và đa dạng về chủng loại vì thế việc lưu trữ dữ liệu về hàng hóa cũng như khối lượng các công việc của bộ phận quản lý kho hàng cần phải xử lý rất lớn. Hiện tại công ty đang quản lý kho hàng dưới dạng hồ sơ, sổ sách và trên phần mềm Excel nên việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy việc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng dựa trên những yêu cầu nghiệp vụ mà công ty đang sử dụng trên phần mềm Excel và khắc phục được những nhược điểm của phần mềm quản lý hiện tại là rất cần thiết. Hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng sẽ giúp cho công ty có được một hệ thống quản lý kho hàng giúp cập nhật, tìm kiếm nhanh chóng, chính xác thông tin của hàng hóa cần tìm, thống kê số lượng hàng xuất nhập, hỗ trợ công tác báo cáo tổng hợp hàng tồn chi tiết từ đó có những quyết định chính xác kịp thời tận dụng cơ hội thị trường. Nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng giúp công ty tận dụng được những khả ưu việt của máy tính, tiết kiệm nguồn nhân lực giúp cắt giảm chi phí nâng cao năng lực cạnh tranh. Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 1 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp  Với tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý kho hàng như trên em đã quyết định lựa chọn đề tài khóa luận “ Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy”. 1.2. Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng Nhận biết được tầm quan trọng của HTTT quản lý kho hàng tại các DN nên đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về HTTT quản lý kho hàng. . Đề tài nghiên cứu “Quản lý hệ thống kho hàng tại khoa dược bệnh viện 19 - 8” do sinh viên Nguyễn Văn Trung- Đại học Bách Khoa Hà Nội thực hiện trên ngôn ngữ lập trình Visual Basic và cơ sở dữ liệu SQL. Đề tài này đã đáp ứng tương đối hoàn chỉnh các nghiệp vụ quản lý của công tác quản lý kho hàng tại khoa dược bệnh viện 19-8 . Tuy nhiên đây là một đề tài mang tính chất đặc thù thiết kế riêng cho mặt hàng thuốc, dược phẩm, không thể áp dụng rộng rãi đối với nhứng kho hàng của các DN kinh doanh trong lĩnh vực khác. Đề tài nghiên cứu “Xây dựng hệ thống quản lý kho vật tư tại công ty ô tô 1-5”. Đề tài này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý về hàng xuất, nhập tồn tại công ty cũng như đảm bảo lên báo cáo nhanh chóng chính xác, giúp người dùng dễ dàng khi lên phiếu xuất, phiếu nhập. Tuy nhiên đề tài trên được viết trên ngôn ngữ MS. Access nên tính bảo mật của thông tin chưa thực hiện được và không thể đáp ứng yêu cầu kết nối dữ liệu đối với những DN có hệ thống kho hàng phân phối tại nhiều địa điểm khác nhau như công ty TNHH Hà Thủy. Đề tài nghiên cứu “ Hệ thống quản lý kho hàng cho cửa hàng 98 Lý Nam Đế” bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 của sinh viên Nguyễn Ngọc Kiêntrường đại học quốc gia Hà Nội. Đề tài trên đã đáp ứng các yêu cầu quản lý hàng hóa trong kho hàng của cửa hàng cũng như giúp nhà quản lý truy xuất nhanh thông tin cần tìm. Tuy vậy nhược điểm của đề tài trên đó chính là không thể áp dụng đối với các DN quản lý kho hàng với số lượng lớn hàng hóa được giao dịch cùng một thời điểm và kết nối đồng thời lớn. Yêu cầu bảo mật dữ liệu không cao và nó không thích hợp đối với những người dùng có ít kiến thức lập trình do đặc tính của ngôn ngữ Visual Foxpro không hề đơn giản.  Nhìn chung các đề tài nghiên cứu về quản lý kho hàng ở nước ta đã đáp ứng được phần nào công tác quản lý kho hàng tuy nhiên phần lớn còn mang nặng tính lý thuyết, tính đặc thù cho từng ngành nghề chưa được ứng dụng rộng rãi. Vì vậy Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 2 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp việc nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy” là rất cần thiết, nó sẽ giúp cho các DN có thể quản lý tốt các loại hàng hóa trong kho một cách an toàn, nhanh chóng và chính xác. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 1.3.1. Mục tiêu chung Nghiên cứu thực trạng quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy và đưa ra giải pháp để hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng. 1.3.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa cơ sở lý luận hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng. - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý kho hàng và hệ thống quản lý kho hàng hiện tại tại công ty TNHH Hà Thủy. - Đưa ra giải pháp để hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng để phục vụ cho công tác quản lý kho hàng được hiệu quả tại công ty TNHH Hà Thủy. 1.4. Đối tƣợng, và phạm vi nghiên cứu của đề tài  Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy.  Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Tại bộ phận kho của công ty TNHH Hà Thủy - Thời gian: Trong vòng 3 tháng từ 14/1/2013 đến 4/2013 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài 1.5.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Dựa trên các tài liệu sẵn có của công ty tại các bộ phận phòng ban nhằm thu thập thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý hàng hóa tại công ty. Phương pháp quan sát hệ thống: Tiến hành quan sát các quy trình nghiệp vụ hàng ngày của bộ phận quản lý kho hàng để rút ra các yêu cầu cần thiết cho hệ thống. Phương pháp điều tra phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn cán bộ quản lý kho hàng và cán bộ chuyên trách về CNTT hiểu biết sâu hơn về quá trình quản lý hàng hóa tại DN. Phương pháp phát phiếu điều tra: Sử dụng bảng câu hỏi có sẵn (khoảng 15 câu) gửi đến những cán bộ nhân viên trong công ty (10 nhân viên) để tìm hiểu, tổng hợp Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 3 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp yêu cầu, nguyện vọng của họ về một HTTT quản lý kho hàng cho công ty cần những gì và như thế nào? 1.5.2. Phƣơng pháp xử lý dữ liệu Phương pháp thống kê: sử dụng phương pháp dãy số thời gian để phân tích dữ liệu giúp có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình hoạt động cũng như ứng dụng HTTT vào quản lý kho hàng tại công ty. Phương pháp phân tích tổng hợp: Sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp dữ liệu thu thập được , hệ thống hóa những thông tin hữu ích để làm nổi bật thực trạng của công ty. 1.6. Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phụ lục khóa luận gồm có 3 phần: Phần I: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng. Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy. Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 4 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNGTHÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN HÀ THỦY. 2.1. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý. 2.1.1. Một số khái niệm a. Hệ thống thông tin:  Khái niệm: “Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường” (Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Huân. Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thái Nguyên, 2008).  Các chức năng chính của hệ thống thông tin: - Nhập dữ liệu - Xử lý dữ liệu - Xuất dữ liệu - Lưu trữ dữ liệu - Cung cấp các thông tin phản hồi Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin (Nguồn: Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương Mại)  Các thành phần của hệ thống thông tin - Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 5 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp - Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng - Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT. - Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý - Tài nguyên về mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó. Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin (Nguồn:Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại)  Vai trò của hệ thống thông tin: - HTTT đóng vài trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu. - Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 6 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp - HTTT có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin ra môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định b. Hệ thống thông tin quản lý  Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp(Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003)  Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay doanh nghiệp của mình. HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại lợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN. c. Hệ thống thông tin quản lý kho hàng  Khái niệm hàng hóa: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dáng xác định trong không gian và có thể trao đổi, mua bán được. Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, mua bán được.  Kho hàng Kho hàng là nơi mà lưu giữ và chứa hàng hóa, nó thực hiện các chức năng sau đây: - Tập hợp hàng hóa để vận chuyển Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 7 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp - Cung cấp và trộn hàng hóa Các hoạt động trong kho hàng được mô tả và sắp xếp như trong hình dưới đây: Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng (Nguồn: http://xuatnhapkhauvietnam.com)  Hệ thống thông tin quản lý kho hàng Là một hệ thống có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về nhập xuấthàng hóa trong kho....để từ đó có thể quản lý dễ dàng. Giúp công ty, doanh nghiệpthực hiện công tác quản lý hàng hóa được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Hệ thống quản lý kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức, các thông tin do hệ thống quản lý kho hàng mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến quản lý hàng hóa tại tổ chức, DN. Tin học hóa công tác quản lý kho hàng sẽ giúp cho quá trình quản lý hàng hóa tại DN cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về hàng hóa trong kho hàng nhanh chóng, chính xác… Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 8 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp 2.1.2. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin a. Xây dựng hệ thống thông tin  Quy trình chung xây dựng HTTT  Tin học hóa hoạt động của tổ chức bao gồm - Tin học hóa từng phần: Tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tự - Tin học hóa toàn bộ: Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý  Lựa chọn phương pháp thích hợp phải đảm bảo: - Mang lại hiệu quả kinh tế - Dễ thực hiện - Phù hợp với khả năng của tổ chức  Các công đoạn xây dựng HTTT  Khảo sát - Hệ thống hiện tại đang làm gì - Đưa ra đánh giá về hiện trạng - Xác định yêu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu của sản phẩm - Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo - Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian….  Phân tích - Phân tích hệ thống về xử lý: Xây dựng các biểu đồ mô tả logic chức năng của HT - Phân tích hệ thống về dữ liệu  Thiết kế Chuyển các biểu đồ mức logic sang biểu đồ mức vật lý gồm các công việc: - Thiết kế tổng thể - Thiết kế giao diện - Thiết kế kiểm soát - Thiết kế các tập tin dữ liệu - Thiết kế chương trình  Cài đặt - Lập kế hoạch cài đặt - Biến đổi dữ liệu - Huấn luyện - Biên soạn tài liệu về hệ thống Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 9 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp  Các nguyên tắc trong xây dựng HTTT  Nguyên tắc xây dựng theo chu trình - Quy trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều nhiệm vụ - Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước. Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không bỏ dở công đoạn nào. - Sau mỗi công đoạn trên cơ sở phân tích đánh giá, bổ sung phương án được thiết kế, có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang công đoạn tiếp theo theo cấu trúc chu trình.  Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy - Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và HTTT - Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng - Thông tin cho lãnh đạo phải tổng hợp có tính bao quát cao, có tính chiến lược - Thông tin cho cán bộ điều hành tác nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp thời. - Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý  Tiếp cận hệ thống Yêu cầu phương pháp - Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Khi khảo sát phân tích HTTT: - Phải xem xét doanh nghiệp như một hệ thống thống nhất về kinh tế, kỹ thuật và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực - Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể b. Phát triển hệ thống thông tin  Lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin Khi doanh nghiệp chưa có HTTT thì phát triển HTTT là một tất yếu do những yếu kém và tồn tại của HTTT thủ công Khi doanh nghiệp đã có HTTT nhưng phát hiện những yếu kém của HTTT hiện tại và những yêu cầu cho tương lai như: - Những vấn đề về quản lý Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 10 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp - Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của công nghệ - Sự thay đổi sách lược chính trị  Nguyên tắc phát triển HTTT Sử dụng các mô hình: - Mô hình logic: Cái gì? Để làm gì? - Mô hình vật lý ngoài: Cái gì? ở đâu? Khi nào? - Mô hình vật lý trong: Như thế nào? Chuyển từ cái chung sang cái riêng:Đơn giản hóa, đi từ cái chung đến cái chi tiết. Mô hình hóa hệ thống bằng các chi tiết Chuyển mô hình: Từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.  Các công đoạn của phát triển HTTT Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu - Làm rõ yêu cầu - Đánh giá tính khả thi - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết - Lập kế hoạch phân tích chi tiết - Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại - Chuẩn đoán và xác định những yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Sửa đổi đề xuất của dự án - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các dòng vào - Hoàn chỉnh tài liệu logic - Hợp thức hóa mô hình logic Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 11 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp - Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học - Xây dựng các phương án của giải pháp - Đánh giá các phương án của giải pháp - Chuẩn bị và trình bày báo cáo các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra - Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bày báo các thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống - Lập kế hoạch thực hiện kế hoạch - Thiết kế vật lý trong - Lập trình - Thử nghiệm kiểm tra - Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác - Lập kế hoạch cài đặt - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá c. Công cụ để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Trên thực tế có rất nhiều công cụ để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin như C#, java, Visual Basic, Microsoft Access, SQL sever… Tuy nhiên trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Hà Thủy và quá trình khảo sát hệ thống quản lý kho hàng tại công ty em thấy rằng sử dụng Visual Basic kết hợp với ngôn ngữMicrosoft SQL để quản lý kho hàng của công ty là thích hợp nhất vì: Visual Basic là sản phẩm của Microsof một thành phần của bộ Visual Studio. Là một ngôn ngữ dùng để xây dựng các ứng dụng chạy trên môi trường Windows cung cấp các công cụ thuận lợi cho việc tạo ra các giao diện. Visual Basic cung cấp các đối Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 12 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp tượng dữ liệu Activex cho phép kết nối với các tập tin cơ sở dữ liệu và cho phép truy cập dữ liệu dễ dàng hơn và nhiều tiện ích khác… SQL là công cụ dùng để tổ chức, quản lý và truy xuất dữ liệu được lưu trữ trong các (cơ sở dữ liệu) CSDL. Với SQL người dùng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác truy suất, bổ sung, cập nhật và loại bỏ dữ liệu trong các CSDL. SQL có thể được dùng để cấp phát và kiểm soát các thao tác của người sử dụng trên CSDL, đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu. Người sử dụng có thể dễ dàng thông qua các trình tiện ích để gửi các yêu cầu dưới dạng các câu lệnh SQL đến CSDL và nhận kết quả trả về từ CSDL. 2.1.3. Phân định nội dung nghiên cứu. - Tìm hiều tình hình hoạt động, ứng dụng HTTT quản lý kho hàng hiện tại của công ty TNHH Hà Thủy. - Tìm ra các mặt đã làm được và chưa làm được của HTTT quản lý kho hàng hiện tại của công ty từ đó nghiên cứu đưa ra giải pháp hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng cho công ty 2.2. Phân tích, đánh giá, thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy 2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Hà Thủy Tên đầy đủ doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy. Tên giao dịch quốc tế:HaThuy company limited Tên viết tắt:HT CO.LTD Mã số thuế:0101105104 Giấy phép kinh doanh số:1012002011 Cơ quan cấp:Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội Địa chỉ trụ sở chính: 37A - Trần Hữu Tước - Nam Đồng - Đống Đa - Hà Nội 2 chi nhánh trực thuộc: 281 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội 511 Lạc Long Quân – Hà Nội Điện thoại: (+84-4) 3562 8377 Năm thành lập: 2001 Vốn điều lệ: 10 tỷ đồng Gmail : hathuymoto@gmail.com Loại hình doanh nghiệp:Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên Ngƣời đại diện: Giám Đốc Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên 13 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh Trường Đại học Thương mại Khóa luận tốt nghiệp  Qúa trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Hà Thủy được thành lập năm 2001 hoạt động chính trong lĩnh vực buôn bán xe máy và các phụ tùng thay thế, bảo hành, bảo dưỡng xe máy. Công ty thành lập với vốn điều lệ ban đầu là 10 tỉ đồng và bao gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc và 10 nhân viên nhưng đến nay đã tăng lên 54 nhân viên cho các cửa hàng và kho. Năm 2012 công ty TNHH Hà Thủy đặt ra mục tiêu khẳng định trở thành doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất, các mặt hàng luôn đảm bảo chất lượng, đúng về chủng loại, mẫu mã và được bảo hành chính hãng.  Chiến lƣợc, định hƣớng phát triển và mục tiêu của công ty trong thời gian tới: Mở rộng thị trường kinh doanh xe máy sang các nươc như Lào, Campuchia, Thái Lan, Banglades… Và tương lai xa có thể phát triển, mở rộng thị trường hơn nữa. Tăng doanh thu và lợi nhuận, tạo môi trường làm việc thoải mái cho CBNV của công ty, phát huy văn hóa doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ và không ngừng nâng cao tính tự giác, sáng tạo của nhân viên để đem đến cho khách hàng các dịch vụ, sản phẩm và sự phục vụ nhiệt tình, tốt nhất. Công ty TNHH Hà Thủy cam kết luôn phục vụ khách hàng với chất lượng tốt nhất, giá cả cập nhật đem đến cho khách hàng những sự lựa chọn phù hợp nhất khi đến với công ty.  Bộ máy tổ chức Nhân sự và phòng ban: Bao gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc và 54 nhân viên làm việc tại 5 phòng ban. Các phòng ban bao gồm : Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên - Ban giám đốc - Phòng kinh doanh- bán hàng - Phòng tài chính - kế toán - Phòng kỹ thuật - Bộ phận kho 14 GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
- Xem thêm -