Tài liệu HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH TRẦN THỊ CẨM TIÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN MÃ NGÀNH 52340301 Cần Thơ, 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH TRẦN THỊ CẨM TIÊN MSSV 4114172 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN MÃ NGÀNH 52340301 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN LÊ PHƯỚC HƯƠNG Cần Thơ, 2014 LỜI CẢM TẠ Trong những năm học tại trường Đại Học Cần Thơ bên cạnh sự nổ lực của bản thân, em đã nhận được sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của quý thầy cô, nhất là thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã truyền đạt cho em những kiến thức vô cùng quý báu. Và trong ba tháng thực tập, tìm hiểu tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ với sự chỉ bảo nhiệt tình của quý công ty đã giúp em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc đã nhận em vào công ty thực tập. Cảm ơn tất cả các anh chị trong công ty đã tạo những thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt các chị trong phòng Kinh doanh và phòng Kế Toán đã nhiệt tình hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc, truyền đạt cho em những kiến thưc thực tế bổ ích cho em hoàn thiện đề tài luận văn của mình. Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh trường Đại học Cần Thơ. Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Phước Hương đã tận tình hướng dẫn cho em hoàn thành tốt đề tài này. Em xin chúc quý thầy cô trong khoa Kinh tế - QTKD; Ban giám đốc cùng các anh chị trong công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ dồi dào sức khỏe và công tác tốt. Cần Thơ, ngày…..tháng….năm 2014 Người thực hiện Trần Thị Cẩm Tiên i LỜI CAM ĐOAN Em tên Trần Thị Cẩm Tiên cam đoan rằng đề tài này là do chính em thực hiện và các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, được cung cấp từ phòng Kế Toán - Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. Đề tài này không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với nội dung của đề tài này. Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014 Sinh viên thực hiện Trần Thị Cẩm Tiên ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014 GIÁM ĐỐC (Ký tên, đóng dấu) iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, Ngày……tháng……năm 2014 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TS. Lê Phước Hương iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày……tháng……năm 2014 Người nhận xét (Ký, ghi họ tên) v MỤC LỤC Trang MỤC LỤC ........................................................................................................ vi DANH SÁCH HÌNH ........................................................................................ ix DANH SÁCH BẢNG ........................................................................................ x DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................. xi CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ................................................................................. 1 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI ............................................................................... 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2 1.2.1 Mục tiêu chung ......................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ......................................................................................... 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ........................................................................... 2 1.3.1 Phạm vi về thời gian ................................................................................. 2 1.3.2 Phạm vi về không gian ............................................................................. 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ............................................................................... 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 3 2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán .................................... 3 2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí .................................................. 6 2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán ....................................................... 6 2.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán (lưu đồ) ................................ 13 2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU .......................................................................... 16 2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................. 16 2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu.................................................................. 16 2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu ................................................................ 16 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ............................................................................................ 17 3.1 GIỚI THIỆU CHUNG ............................................................................... 17 3.2 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN ........................................... 17 3.3 SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ............ 18 3.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................. 18 3.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .............................................................. 18 vi 3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ .............................................................................. 18 3.5 CÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ........................................................ 19 3.5.1 Bảo hiểm gốc .......................................................................................... 19 3.5.2 Nhận, nhượng tái bảo hiểm ..................................................................... 20 3.5.3 Giám định tổn thất .................................................................................. 20 3.5.4 Đầu tư tài chính và đầu tư khác .............................................................. 20 3.6 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN .............................................................. 20 3.6.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 21 3.6.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .............................................................................. 21 3.7 CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN .................................. 24 3.7.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty......................................................... 24 3.7.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty .................................................... 24 3.8 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ............................ 26 3.9 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN ...... 29 3.9.1 Thuận lợi ................................................................................................. 29 3.9.2 Khó khăn ................................................................................................. 29 3.9.3 Phương hướng phát triển trong thời gian sắp tới .................................... 30 CHƯƠNG 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................... 31 4.1 TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM CeAC .......................................................... 31 4.2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................................................................... 32 4.2.1 Phân tích chu trình doanh thu tại công ty ............................................... 32 4.2.2 Phân tích chu trình chi phí ...................................................................... 55 4.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí ............................. 67 CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO LONG CẦN THƠ ....................... 75 5.1 NHẬN XÉT CHUNG ................................................................................ 75 5.1.1 Ưu điểm .................................................................................................. 75 5.1.2 Nhược điểm ............................................................................................ 75 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN .......................................................................................................................... 77 5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ: ........................................................ 77 vii 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý nghiệp vụ ............................... 78 5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ............................................................ 78 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo............................................. 79 5.2.5 Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát ......................................... 79 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .................................................... 81 6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 81 6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 81 6.2.1 Đối với công ty ....................................................................................... 81 6.2.2 Đối với nhà nước .................................................................................... 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 83 PHỤ LỤC ........................................................................................................ 84 PHỤ LỤC 01 – GIẤY CHÀO PHÍ.................................................................. 84 PHỤ LỤC 02 GIẤY YÊU CẦU BẢO HIỂM ................................................. 85 PHỤ LỤC 03 - HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM ....................................................... 86 PHỤ LỤC 04 – HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG ......................................... 88 PHỤ LỤC 05 – PHIẾU THU .......................................................................... 89 PHỤ LỤC 06 – ĐƠN ĐỀ NGHỊ ..................................................................... 90 PHỤ LỤC 08 – BIÊN BẢN NGHIỆM THU .................................................. 92 PHỤ LỤC 09 – BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH THIỆT HẠI ................................. 93 PHỤ LỤC 10 – BIÊN BẢN XÁC MINH HIỆN TRƯỜNG ........................... 94 PHỤ LỤC 11 – BÁO CÁO GIÁM ĐỊNH TAI NẠN XE CƠ GIỚI ............... 95 PHỤ LỤC 12 – PHIẾU YÊU CẦU SỬA CHỮA ........................................... 97 PHỤ LỤC 13 – BẢNG BÁO GIÁ .................................................................. 98 PHỤ LỤC 17 - PHIẾU CHI .......................................................................... 102 PHỤ LỤC 18 – PHIẾU THANH TOÁN ...................................................... 103 viii DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin ........................ 3 Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin ............................. 4 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty ............................................ 18 Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán .......................................................... 21 Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung .......................................................................................................................... 25 Hình 4.1a Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 33 Hình 4.1b Lưu đồ hoạt động chấp nhận yêu cầu của khách hàng ................... 34 Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao giấy chứng nhận, lập hóa đơn và theo dõi khách hàng ....................................................................................................... 36 Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng ................. 38 Hình 4.4 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu .......................... 39 Hình 4.5 Màn hình mô tả các thông tin hợp đồng bảo hiểm xe cơ giớ .......... 50 Hình 4.6 Màn hình mô tả thông tin giấy chứng nhận bảo hiểm xe cơ giới ... 50 Hình 4.7 Sơ đồ mô tả quy trình xử lý bồi thường bảo hiểm vật chất xe ........ 56 Hình 4.8a Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường ........... 56 Hình 4.8b Lưu đồ mô tả quá trình tiếp nhận yêu cầu xử lý bồi thường .......... 57 Hình 4.9 Lưu đồ giám định tổn thất ............................................................... 58 Hình 4.10 Lưu đồ quá trình bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới .......... 59 Hình 4.11 Lưu đồ thanh toán bồi thường hợp đồng bảo hiểm xe cơ giới ....... 61 Hình 4.12 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí .............................. 62 Hình 4.13 Màn hình hồ sơ bồi thường đã được duyệt ..................................... 65 Hình 4.14 Màn hình thanh toán bồi thường ..................................................... 65 Hình 4.15 Doanh thu, chi phí của các phòng 6 tháng đầu năm 2014 .............. 72 Hình 4.16 Chi phí các phòng 6 tháng 2014 ..................................................... 73 Hình 4.17 Lợi nhuận các phòng 6 tháng 2014 ................................................. 73 ix DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy ........ 7 Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2011 2013 ................................................................................................................. 27 Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 6 tháng đầu năm 2014 ................................................................................................................. 28 Bảng 4.1 Bảng số liệu mô tả tập tin khách hàng ............................................. 40 Bảng 4.2 Bảng số liệu mô tả tập tin chào phí .................................................. 41 Bảng 4.3 Bảng số liệu mô tả tập tin hợp đồng bảo hiểm ................................. 42 Bảng 4.4 Bảng số liệu mô tả tập tin danh sách xe ........................................... 44 Bảng 4.5 Bảng số liệu mô tả tập tin Giấy chứng nhận .................................... 46 Bảng 4.6 Bảng mô tả số liệu tập tin hóa đơn ................................................... 47 Bảng 4.7 Bảng mô tả số liệu tập tin thanh toán ............................................... 49 Bảng 4.9 Bảng các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ................ 54 Bảng 4.10 Bảng số liệu mô tả tập tin hồ sơ bồi thường................................... 63 Bảng 4.11 Bảng số liệu mô tả tập tin thanh toán ............................................. 64 Bảng 4.12 Bảng số liệu mô tả doanh thu, chi phí, lợi nhuận của các phòng trong công ty 6 tháng đầu năm 2014 ............................................................... 71 Bảng 5.1 Tổng hợp tình hình hoạt động bảo hiểm của công ty qua …. năm .. 80 x DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ TSCĐ Tài sản cố định XNK Xuất nhập khẩu GTGT Giá trị gia tăng KCN Khu công nghiệp CTYCP Công ty cổ phần TMDV Thương mại dịch vụ DNTN Doanh nghiệp tư nhân TNHH Trách nhiệm hữu hạn TN và BB Trách nhiệm và bắt buộc PNV1 Phòng nghiệp vụ 1 PNV2 Phòng nghiệp vụ 2 PNV3 Phòng nghiệp vụ 3 PHG Phòng Hậu Giang PVL Phòng Vĩnh Long PST Phòng Sóc Trăng PBL Phòng Bạc Liêu PKG Phòng Kiên Giang xi CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hội nhập vào nền kinh tế thế giới đã mở ra một bước ngoặc mới cho nền kinh tế Việt Nam. Cơ hội đầu tư, được đầu tư, mở rộng thị trường cả trong và ngoài khu vực. Song bên cạnh đó, để có thể thực hiện những điều này các doanh nghiệp Việt Nam không những phải đối mặt với các doanh nghiệp trong nước mà còn phải chịu sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt với các doanh nghiệp ngoài nước cả về mặt vốn lẫn năng lực quản trị điều hành và công nghệ thông tin. Và lúc này các doanh nghiệp Việt Nam phải cạnh tranh với những đối thủ vượt trội hơn về mọi mặt trên cả thị trường Việt Nam. Trước nguy cơ bị thu hẹp thị phần, bị thâu tóm cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải cải cách đổi mới toàn diện, để nâng cao năng lực cạnh tranh để có thể đứng vững và phát triển an toàn trong nền kinh tế hội nhập quốc tế. Và một bộ phận không thể thiếu dù là quy mô như thế nào chăng nữa đó là kế toán, kế toán cung cấp các thông tin cho nhà nước để điều hành vĩ mô nền kinh tế. Và thông tin kế toán là rất cần thiết cho nhà quản trị đề ra các quyết định, chiến lược kinh doanh. Do đó, nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn. Do vậy, một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Chính vì thế, một trong những yêu cầu cấp bách nhất trong công cuộc đổi mới là phải nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống thông tin kế toán để bộ máy kế toán ngày càng hoàn thiện góp phần phát triển hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Để đạt được mục tiêu chung của đất nước, công ty Bảo hiểm Bảo Long đã và đang phấn đấu để nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của đất nước, của ngành bảo hiểm Việt Nam. Vì thế doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống thông tin chặt chẽ nhằm đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của bộ tài chính; đảm bảo việc lập báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan; đảm bảo tài sản không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích; ngăn chặn, phát hiện các rủi ro, sai phạm trong hoạt động kinh doanh của công ty. Trên cơ sở đó, em chọn đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ” để nghiên cứu nhằm biết được tầm 1 quan trọng của hệ thống thông tin kế toán trong công ty, đồng thời tìm ra những giải pháp hoàn thiện hơn hệ thống thông tin của đơn vị. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ; trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị, từ đó đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. - Phân tích, đánh giá quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ và kiểm soát chứng từ, sổ sách và các báo cáo trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí của công ty. - Phân tích các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện tại công ty Bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. - Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại công ty. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Phạm vi về thời gian Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014. Thời gian của số liệu thu thập: năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 tại công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. 1.3.2 Phạm vi về không gian Đề tài được thực hiện tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tại Công ty bảo hiểm Bảo Long Cần Thơ. 2 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin a. Khái niệm Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là hệ thống thu thập các dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để cung cấp thông tin hữu ích cho những người sử dụng có liên quan. Lưu trữ Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra Kiểm soát – phản hồi Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin kế toán 1 Hình 2.1 Sơ đồ quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin b. Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp - Hệ thống xử lý nghiệp vụ: + Hệ thống các nghiệp vụ cơ bản thường nhật trong hoạt động kinh doanh và cung cấp thông tin chi tiết về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. + Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ… có tiêu chuẩn xác định trước rõ ràng. - Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp các thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống thông tin quản lý thường bao gồm: + Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ + Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất như hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế. 3 + Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp thông tin về lĩnh vực tài chính như tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, cho vay… + Hệ thống thông tin nhân lực: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nhân lực như về lương, thanh toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nhân lực…. + Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch. - Hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định: Là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị để cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lược và cấp quản trị trung gian. 2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán a. Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Quyết định kinh tế Người sử dụng Hoạt động sản xuất kinh doanh Nghiệp vụ kinh tế Phân tích Phân tích Ghi chép Tổng hợp Lưu trữ Lập báo cáo (Nguồn: Hệ thống thông tin kế toán – Thiều Thị Tâm) Hình 2.2 Sơ đồ quy trình hoạt động của hệ thống thông tin 4 Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm: - Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin tài chính cho bên ngoài doanh nghiệp. Các thông tin này được ghi nhận, xư lý theo các quy định, chế đô, các quy tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành. - Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dư báo các sự kiện sắp xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị. b. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính – phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau: ̶ Bảng cân đối kế toán. ̶ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. ̶ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. ̶ Thuyết minh báo cáo tài chính. Các thông tin kế toán cung cấp rất cần thiết đối với nhu cầu của nhiều đối tượng sử dụng trong việc ra quyết định. Những người ra quyết định, dù trong nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết định có nhiều khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng thông tin kế toán. Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành 3 nhóm: ̶ Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thông tin kế toán để lập các mục tiêu cho doanh nghiệp, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra các quyết định điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất. ̶ Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động kinh doanh: quan tâm đến thông tin kế toán, đến hiệu quả hoạt động để quyết định đầu tư, phân chia lợi nhuận, quyết định cho vay, cung cấp vật tư hàng hóa…. ̶ Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động kinh doanh như: cơ quan thuế dựa vào số liệu kế toán để tính thuế, cơ quan chức năng của nhà nước cần các số liệu kế toán để tổng hợp cho ngành, cho nền kinh tế và trên cơ sở đó hoạch định các chính sách kinh tế. 5 2.1.2 Chu trình doanh thu và chu trình chi phí 2.1.2.1 Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu (Revenue cycle) là một chu trình con của hệ thống thông tin kế toán; bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan tđến việc tạo doanh thu và thanh toán công nợ khách hàng. Có bốn hoạt động chính trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng; (2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán; (4) Nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế nói trên diễn ra trong thời gian ngắn, nên hệ thống thông tin ghi chép các nhgiệp vụ kế toán trong ít bút toán hơn. Trong trường hợp bán chịu hàng hóa hoặc dịch vụ, mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau. 2.1.2.2 Chu trình chi phí Chu trình chi phí bao gồm tất cả các hoạt động trong quá trình ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh chi phí tại doanh nghiệp như: mua hàng hay đặt các dịch vụ từ nhà cung cấp. Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí. Đó là: (1) Đặt hàng hay dịch vụ, (2) Nhận hàng hay dịch vụ yêu cấu, (3) Xác định nghĩa vụ thanh toán, (4) Thanh toán tiền. 2.1.3 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 2.1.3.1 Kiểm soát nội bộ a. Khái niệm Kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý vá các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: ̶ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả ̶ Thông tin đáng tin cậy ̶ Sự tuân thủ các luật lệ và quy định b. Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 bộ phận: ̶ Môi trường kiểm soát ̶ Đánh giá rủi ro ̶ Các hoạt động kiểm soát ̶ Thông tin và truyền thông ̶ Giám sát 6 c. Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy Bảng 2.1 Bảng phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy Hệ thống thủ công Hệ thống xử lý bằng máy tính Dấu vết kiểm toán tồn tại lâu dài Dấu vết kiểm toán tồn tại trong một thời gian nhất định Thông tin, dữ liệu dễ dàng đọc bằng Thông tin, dữ liệu đa số phải đọc trên mắt máy Các sai sót dễ phát hiện trong quá Các sai sót khó phát hiện trong quá trình trình Rủi ro, gian lận, phá hủy thấp Rủi ro, gian lận, phá hủy cao Trách nhiệm cao cho kế toán viên Có thể làm giảm trách nhiệm cho kế toán viên Các thay đổi đơn giản và dễ dàng Khó có thể thay đổi Tính nhất quán thấp Tính nhất quán cao Báo cáo lập lâu hơn, ít thông tin Các báo cáo được lập nhanh chóng, quản trị kịp thời và đầy đủ các thông tin kể cả thông tin quản trị 2.1.3.2 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán a. Phân loại kiểm soát hệ thống - Phân loại kiểm soát theo mục tiêu + Kiểm soát ngăn chặn: đề phòng sai sót, gian lận trước khi các nghiệp vụ xảy ra. + Kiểm soát phát hiện: nhận ra sai sót, gian lận hoặc phát hiện các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận sau khi các nghiệp vụ đã xảy ra. + Kiểm soát sửa sai: là quá trình sữa chữa các sai sót, sữa chữa một sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm soát khác. - Phân loại kiểm soát theo phạm vi + Kiểm soát chung: Các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót và gian lận trong toàn bộ hệ thống thông tin kế toán là kiểm soát chung. Kiểm soát chung ảnh hưởng đến tất cả các chu trình kế toán và tất cả hệ thống ứng dụng trong mỗi chu trình kế toán. + Kiểm soát ứng dụng: Các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. 7