Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kttn của f7 trực thuộc agifish

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KTTN CỦA F7 TRỰC THUỘC AGIFISH GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Mỗi một tổ chức, đơn vị nào cũng thường do rất nhiều bộ phận hợp thành, để các bộ phận này hoạt động hiệu quả cần xây dựng cho nó một hệ thống quản lý hữu hiệu. Việc làm này càng trở nên cần thiết trong giai đoạn hiện nay, khi các doanh nghiệp đang gặp phải nhiều khó khăn như biến động về giá cả, dịch vụ và hàng hóa… việc củng cố và xây dựng hệ thống quản lý hữu hiệu để có cách giải quyết tốt hơn đang là điều quan trọng và cần thiết. Để thực hiện được điều đó, xây dựng được một hệ thống quản lý chặt chẽ và khoa học, cần sử dụng một trong những công cụ đắc lực nhất là kế toán quản trị (KTQT). KTQT cung cấp thông tin thích hợp, bên cạnh đó còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị có thể lựa chọn và ra quyết định thích hợp nhất. Mặt khác, các yêu cầu về thông tin phải gắn với các chức năng của nhà quản trị. Đối với chức năng lập kế hoạch, KTQT phải cung cấp các chỉ tiêu về số lượng và giá trị phù hợp. Đối với chức năng kiểm tra, KTQT cung cấp các thông tin theo mục tiêu quản lý đặt ra. Đối với chức năng điều hành, KTQT cung cấp thông tin về các chỉ tiêu hoạt động. Bên cạnh đó, kế toán trách nhiệm cũng là một trong những nội dung cơ bản của kế toán quản trị. Kế toán trách nhiệm mang lại rất nhiều lợi ích, nó giúp nhà quản lý cấp cao có nhiều thời gian hơn để lập các kế hoạch lâu dài, có điều kiện tốt hơn cho việc đánh giá trách nhiệm của từng cấp quản lý và có thể làm rõ được nguyên nhân yếu kém là do bộ phận nào, công đoạn nào. Càng ngày, kế toán trách nhiệm càng có vai trò và vị trí quan trọng trong quản lý ở các doanh nghiệp, chủ yếu là các tổng công ty với quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng, cơ cấu tổ chức gắn với trách nhiệm của nhiều đơn vị, cá nhân. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (Agifish) hoạt động với qui mô khá lớn với cơ cấu tổ chức phân quyền theo bộ phận. Agifish có 4 xí nghiệp trực thuộc (F7, F8, F9, 360) và một công ty con (công ty cổ phần Denta) và trong từng xí nghiệp đó cũng tồn tại khá nhiều bộ phận trực thuộc. Hiện nay, Agifish vẫn là một trong những doanh nghiệp hàng đầu ngành thủy sản Việt Nam nhưng trong năm qua mức tăng trọng không cao, một trong những nguyên nhân khách quan là do công tác quản lý điều hành ở một số đơn vị trực thuộc có những biểu hiện trì trệ, chậm đổi mới trong tư duy. Trong đó, F7 là xí nghiệp được hình thành sớm nhất và được xem là tiền thân của Agifish. F7 được hình thành vào năm 1986 nên hệ thống máy móc đã có phần cũ kỹ cần tu sửa, bên cạnh đó, hệ thống quản lý trách nhiệm cũng cần được đánh giá và hoàn thiện sau cho hiệu quả và khoa học hơn. Xây dựng từ cái nhỏ vững chắc để có cái lớn bền vững hơn đó là lý do tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho Xí nghiệp 7 trực thuộc Công ty Agifish”. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 1 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KTTN CỦA F7 TRỰC THUỘC AGIFISH GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 2. Mục tiêu nghiên cứu - Đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận trực thuộc F7. - Xây dựng hệ thống báo cáo hiệu quả sản xuất nhằm có thể đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận trực thuộc F7. - Thông qua hệ thống báo cáo sản xuất có thể cung cấp những thông tin hữu hiệu cho nhà quản lý F7 trong việc thực hiện các chức năng quản trị như: hoạch định, điều hành và kiểm soát. 3. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu mô tả để có cái nhìn tổng thể về: (1) Phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận thuộc F7; (2) Hệ thống báo cáo đang được áp dụng tại các bộ phận thuộc F7.  Phương pháp thu thập dữ liệu: - Dữ liệu thứ cấp: báo cáo bộ phận, sổ sách trực tiếp tại xí nghiệp, thông tin cần thiết từ sách báo, tạp chí và những văn bản liên quan. - Dữ liệu sơ cấp: phỏng vấn thu thập ý kiến của nhà quản lý F7 và các bộ phận thuộc F7.  Phương pháp xử lý dữ liệu: đối với các dữ liệu thu được, các phương pháp xử lý sau: tổng hợp, phân tích, đối chiếu so sánh. 4. Nội dung nghiên cứu Để hoàn thiện được hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm cho F7 trực thuộc Agifish nội dung chính cần quan tâm là: - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức sản xuất của F7 và mối quan hệ giữa các bộ phận trong F7. - Tìm hiểu cách thức phân quyền quản lý tại F7. - Tìm hiểu hệ thống báo cáo sản xuất hiện tại và các yêu cầu về thông tin có thể sử dụng cho việc xây dựng báo cáo bộ phận tại F7 trực thuộc công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang. 5. Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu trách nhiệm quản lý và xây dựng báo cáo sản xuất cho F7, nên phạm vi nghiên cứu về không gian là F7 và các bộ phận trực thuộc F7. Số liệu minh họa được lấy vào ngày 27 tháng 3 năm 2008. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 2 Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương PHẦN NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Phân quyền trách nhiệm 1.1.1. Khái niệm Hầu hết các tổ chức thường được chia thành các đơn vị nhỏ hơn, những đơn vị nhỏ đó được gọi bằng những tên khác nhau như: khu vực, đơn vị kinh doanh, bộ phận…. Mỗi đơn vị có trách nhiệm riêng biệt và cần người quản lý có trách nhiệm, chuyên môn phù hợp. Các nhà quản lý của tổ chức nên đảm bảo các nhân viên của mình cố gắng làm việc và có trách nhiệm với công việc, nhằm đạt được những mục tiêu chung của tổ chức đề ra. Đây được xem là cách quản lý hiện đại khác hẳn với cách quản lý cũ là lãnh đạo thường độc đoán và ôm đồm tất cả công việc. Thay vào đó là sự phân chia trách nhiệm trong cách quản lý theo nền công nghệ thông tin mới - chuyên môn phù hợp trong từng lĩnh vực khác nhau và trong quan niệm về lãnh đạo cũng có sự thay đổi chủ yếu dựa trên khoa học và tri thức. 1.1.2. Sự cần thiết phải phân quyền quản lý Việc phân chia một tổ chức thành các đơn vị nhỏ hơn đem lại rất nhiều lợi ích, các lợi ích đó là: - Thứ nhất, sự phân chia trách nhiệm giúp tổ chức sử dụng chuyên môn của các nhà quản lý đúng hơn và khoa học hơn. - Thứ hai, việc trao quyết định cho từng cấp quản lý sẽ giúp ban quản lý cấp cao có nhiều thời gian hơn để lập các kế hoạch lâu dài và có điều kiện tốt hơn cho việc đánh giá trách nhiệm của từng cấp quản lý. - Thứ ba, giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định cho từng cấp riêng biệt sẽ khuyến khích người quản lý quan tâm đến công việc của mình hơn từ đó sẽ có quyết định phù hợp nhất. Và đây cũng chính là một sự chuẩn bị khi được giao trách nhiệm ở vị trí cao hơn. 1.1.3. Phân loại phân quyền Sự phân chia một tổ chức lớn thành nhiều bộ phận nhỏ khác nhau sẽ dễ dàng hơn cho việc phân và qui trách nhiệm quản lý. Nhìn chung thì việc phân quyền quản lý mang lại khá nhiều lợi ích nhưng cũng tùy công việc mà có sự phân quyền hợp lý, tránh phân chia quá nhiều bộ phận làm giảm năng suất làm việc. Thông thường có hai loại phân quyền quản lý: theo địa lý và theo sản phẩm. - Theo địa lý: trụ sở chính hoặc các chi nhánh có thể đặt trong nuớc, ngoài nước hoặc phía bắc - phía nam và hoạt động dưới các hình thức khác nhau được pháp luật cho phép như: công ty liên doanh, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp tư nhân…và các công ty con trực thuộc. Từ các loại hình doanh nghiệp này sẽ hình thành các bộ phận trực thuộc và có sự phân quyền quản lý giữa các bộ phận. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 3 Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương - Tương tự theo từng sản phẩm sẽ hình thành các bộ phận quản lý. Từng sản phẩm có thể là tự sản xuất hoặc chỉ chế biến khi đã thành phẩm cũng có thể là chỉ gia công… từ đó sẽ hình thành các bộ phận quản lý phù hợp. Sơ đồ 1.1. HAI LOẠI PHÂN QUYỀN QUẢN LÝ THÔNG THƯỜNG Theo sản phẩm Theo địa lý Trong nước Các loại hình doanh nghiệp Sản phẩm 1 Ngoài nước Công ty con Sản xuất Chế biến Sản phẩm 2 Gia công 1.2. Kế toán trách nhiệm 1.2.1. Khái niệm Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin cho các nhà quản lý, để đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý các cấp. Mỗi người trong một bộ phận có quyền chỉ đạo, quản lý đối với chi phí và thu nhập do đơn vị mình phát sinh. Trách nhiệm này thuộc về mọi người nhưng cuối cùng sẽ được người đứng đầu bộ phận đó tổng kết và báo cáo cho nhà quản lý cấp cao hơn. Công việc này đòi hỏi nhà quản lý bộ phận cần quan sát, thu thập, xử lý và điều hành bộ phận mình thật sự để có bảng báo cáo đúng nhất. 1.2.2. Các trung tâm trách nhiệm Cơ sở để thiết lập hệ thống kế toán trách nhiệm là mỗi bộ phận cần được xem như một trung tâm trách nhiệm riêng biệt. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà các nhà quản lý phải tự chịu trách nhiệm đối với kết quả tài chính về các hoạt động của đơn vị mình phụ trách. Hiện nay, có ba trung tâm trách nhiệm phổ biến như: trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư. Trong đó: - Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm chỉ có quyền điều khiển sự phát sinh của chi phí chứ không có quyền điều khiển sự phát sinh của thu nhập cũng như việc sử vốn đầu tư. - Trung tâm lợi nhuận là trung tâm có trách nhiệm cả về doanh thu và chi phí phát sinh ở đơn vị đó, do lợi nhuận bằng doanh thu trừ chi phí. - Trung tâm đầu tư là một trung tâm trách nhiệm trong một tổ chức mà có quyền điều khiển chi phí, thu nhập và cả việc sử dụng vốn. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 4 Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 1.2.3. Chức năng của hệ thống kế toán trách nhiệm Thành quả của mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ được tổng hợp định kỳ trên một báo cáo thành quả. Báo cáo thành quả chỉ ra kết quả tài chính chủ yếu theo dự toán và thực tế phù hợp với loại trung tâm trách nhiệm liên quan. Và qua đó, báo cáo cũng chỉ ra sự chênh lệch giữa dự toán và thực tế. Các dữ liệu trong báo cáo sau khi đã loại trừ chi phí và doanh thu không kiểm soát được sẽ cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị sử dụng để đánh giá trách nhiệm quản lý đối với các trung tâm trách nhiệm và kiểm soát được các hoạt động của tổ chức một cách có hiệu quả. Và các thông tin này cần được giải trình bởi chính người xây dựng nó, để qua đó giúp các nhà quản lý có thể hiểu được lý do nằm sau những thành quả đó. Mặc dù, kế toán trách nhiệm phân bổ quan trọng như nhau cho tất cả các bộ phận của một tổ chức, nhưng phạm vi trách nhiệm sẽ bắt đầu từ người có cấp quản lý thấp nhất và vận động ngược lên như một mắc xích. - Cấp trách nhiệm thấp nhất: là cấp trách nhiệm có nhiệm vụ lập báo cáo phản ánh số liệu kế hoạch, số liệu thực tế và các biến động của chi phí. - Cấp trách nhiệm trung gian: đây là cấp trách nhiệm của những người trưởng phòng. Cấp trách nhiệm này sẽ nhận được các bảng báo cáo chi tiết được thực hiện từ cấp trách nhiệm thấp nhất. Sau quá trình kiểm tra, phân tích và tập hợp thành báo cáo chung, người trưởng phòng sẽ chuyển báo cáo cho cấp trách nhiệm thứ nhất. - Cấp trách nhiệm thứ nhất: đây là cấp trách nhiệm thuộc về chủ tịch hay giám đốc bộ phận. Là người có trách nhiệm lớn nhất đối với tất cả các chi phí và các khoản thu nhập. 1.3. Báo cáo bộ phận 1.3.1. Khái niệm Các đơn vị trực thuộc của một tổ chức thường được gọi là các bộ phận. Báo cáo bộ phận là báo cáo được lập cho các bộ phận và cho tổng thể tổ chức. 1.3.2. Đặc điểm thông tin của báo cáo bộ phận 1.3.2.1. Bộ phận và nhà quản lý bộ phận Để có ích các báo cáo bộ phận phải cung cấp được thông tin đáp ứng hai nhu cầu: (1) Đánh giá sự đầu tư các nguồn lực của công ty cho các bộ phận; (2) Đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản lý bộ phận. Một vài loại chi phí có thể liên quan đến một bộ phận, nhưng có thể hoàn toàn nằm ngoài ảnh hưởng của nhà quản lý bộ phận đó. Để đánh giá chính xác bộ phận như là một sự đầu tư các nguồn lực của công ty, các chi phí này nên được bao gồm trong các chi phí của bộ phận. Tuy nhiên, trong việc đánh giá thành quả của các nhà quản lý nói chung các chi phí này nên được loại trừ do nhà quản lý bộ phận không kiểm soát được nó. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 5 Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 1.3.2.2. Những đặc trưng của báo cáo bộ phận Báo cáo bộ phận có ba tính chất quan trọng: (1) Hình thức số dư đảm phí; (2) Chi phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát; (3) Báo cáo bộ phận chỉ ra thu nhập của nó. - Hình thức số dư đảm phí: ở các báo cáo này, chi phí khả biến được trừ khỏi doanh thu để được số dư đảm phí. Số dư đảm phí được sử dụng để trang trải các chi phí bất biến và phần còn lại sau đó là lợi nhuận trong kỳ. Doanh thu và biến phí thường được xác định trực tiếp cho từng bộ phận. Số dư đảm phí có ích cho việc dự đoán ảnh hưởng của những thay đổi khối lượng hoạt động đến lợi tức hoạt động. Những thay đổi về lợi tức hoạt động có thể được tính toán một cách nhanh chóng bằng cách nhân chênh lệch khối lượng sản phẩm tiêu thụ với số dư đảm phí đơn vị hoặc bằng cách nhân chênh lệch doanh thu với tỷ lệ số dư đảm phí. - Ở các báo cáo bộ phận, chi phí không chỉ được trình bày theo mô hình ứng xử của chi phí với khối lượng hoạt động, mà còn được trình bày theo mối quan hệ với khả năng kiểm soát của nhà quản lý bộ phận. Có những chi phí có thể kiểm soát được và cũng có những chi phí không thể kiểm soát được. Thông thường, những chi phí khả biến là những chi phí có thể kiểm soát được còn định phí thì không, vì trong thực tế rất khó phân biệt một cách rạch ròi khoản định phí nào thuộc sự kiểm soát của bộ phận nào... Định phí bộ phận là định phí phát sinh do sự tồn tại của một bộ phận và do đó có thể nhận diện cùng bộ phận đó. Như là chi phí quảng cáo cho riêng bộ phận, tiền lương của nhân viên quản lý bộ phận, khấu hao máy móc thiết bị dùng riêng cho bộ phận… Định phí chung là định phí không thể xác định cho từng bộ phận riêng biệt nào mà phát sinh do hoạt động chung. Ví dụ như quảng cáo cho biểu tượng của công ty, tiền lương nhân viên văn phòng công ty, khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý công ty… Việc phân biệt định phí bộ phận và định phí chung rất quan trọng trong báo cáo bộ phận do chỉ có định phí bộ phận mới chuyển đến các bộ phận còn định phí chung thì không. Tuy nhiên, trong việc lập báo cáo thu nhập bộ phận có một hạn chế đối với việc làm thế nào để có thể thực hiện việc phân bổ chi tiết chi phí, do những chi phí này không liên quan đến các hoạt động của một bộ phận nên chúng sẽ được phân bổ cho các bộ phận một cách tùy tiện. Từ đó, nó có khả năng làm sai lệch thông tin lợi nhuận bộ phận. Vì lý do trên, nhiều tổ chức đã không thực hiện việc phân bổ chi phí chung trên báo cáo thu nhập bộ phận. - Báo cáo thu nhập bộ phận chỉ ra thu nhập toàn công ty và của từng bộ phận chủ yếu của nó. Trong đó, số dư bộ phận có thể kiểm soát là phần còn lại của số dư đảm phí sau khi trừ định phí có thể kiểm soát của nhà quản lý bộ phận. Chỉ tiêu này phản ánh thành quả quản lý của nhà quản lý bộ phận và là thước đo thành quả quản lý của nhà quản lý bộ phận. Số dư bộ phận hay còn được gọi là lợi nhuận: là phần còn lại của số dư bộ phận có thể kiểm soát sau khi trừ đi định phí không thể kiểm soát. Hay nói cách khác số dư bộ phận cũng chính là phần còn lại của số dư đảm phí bộ phận sau trừ đi tất cả định phí bộ phận bao gồm cả định phí có thể kiểm soát và không thể kiểm soát của nhà quản lý bộ phận. Chính vì vậy mà chỉ tiêu số dư bộ phận có thể được xem như là một chỉ tiêu kinh tế phản ánh thành quả của việc đầu tư vào một bộ phận. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 6 Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Chương 2. GIỚI THIỆU XÍ NGHIỆP 7 THUỘC AGIFISH 2.1. Giới thiệu Agifish Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang (AGIFISH CO) với tên giao dịch là ANGIANG FISHERIES IMPORT EXPORT JOINT STOCK COMPANY được thành lập từ việc cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là Công ty xuất nhập khẩu thủy sản An Giang. Ngày 01/09/2001, Công ty Agifish chính thức hoạt động theo hình thức công ty cổ phần và được cấp giấy phép niêm yết cổ phiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam ngày 8/3/2002. Năm 2000, Công ty Agifish được nhà nước tặng danh hiệu “Anh Hùng Lao Động” và đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam trong ngành thủy sản. Công ty Agifish là thành viên của hiệp hội chế biến và xuất khẩu thủy sản Việt Nam (VASEP), và phòng công nghiệp thương mại Việt Nam (VCCI). Agifish được phép xuất khẩu sản phẩm thủy sản vào thị trường Châu Âu (EU) và các cộng đồng người hồi giáo trong và ngoài nước. Trên thị trường trong nước, sản phẩm Basa Agifish là “Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao” liên tục từ năm 2002 đến nay. Biểu tượng Vốn điều lệ: 128.592.880.000 đồng (Một trăm hai mươi tám tỷ năm trăm chín mươi hai triệu tám trăm tám mươi ngàn đồng). Địa chỉ: 1234 Trần Hưng Đạo, Thành Phố Long Xuyên, Tỉnh An Giang. Điện thoại: (84.76) 852 939 – 852 368 – 852 783. Fax: (84.76) 852 202 Website: www.agifish.com.vn Email: [email protected] 2.2. Giới thiệu sơ lược về Xí nghiệp 7 F7 là một bộ phận trực thuộc Công ty Agifish . Ban đầu có tên là xí nghiệp đông lạnh về sau do Agifish mở rộng thêm nhiều nhà máy sản xuất nên đổi tên là xí nghiệp 7 (F7). F7 được hình thành rất sớm vào những năm 80 và được xem là tiền thân của Agifish, F7 phụ trách sản xuất các mặt hàng chủ yếu từ cá tra - basa và các loại hàng lẻ khác. F7 có ba bộ phận trực thuộc là Ban Giám Đốc (BGĐ), Ban Điều Hành – KCS (BĐH – KCS) và tổ Nghiệp Vụ. Trong đó, bộ phận BĐH - KCS còn có bốn đội trực thuộc là: đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 7 Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Sơ đồ 2.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA F7 – AGIFISH GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC P. GIÁM ĐỐC BĐH - KCS ĐỘI I ĐỘI II ĐỘI XẾP KHUÔN TỔ NGHIỆP VỤ ĐỘI THÀNH PHẨM 2.2.1. Cơ cấu tổ chức F7 - Tổng cán bộ công nhân viên: 806 người - Quản lý sản xuất: 43 người - Lao động trực tiếp: 763 người (chia làm 4 đội) - Trình độ đại học: 20 người - Trình độ cao đẳng: 04 người - Trình độ trung cấp: 15 người Ban Giám Đốc: bao gồm một Giám Đốc và hai Phó Giám Đốc (PGĐ). Giám Đốc: lãnh đạo toàn diện các hoạt động sản xuất của xí nghiệp. Phó Giám Đốc Nhân Sự kiêm nhiệm trưởng ban phụ trách chung: trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra đảm bảo cho sản xuất đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả. Phó Giám Đốc Kỹ Thuật: triển khai, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, đảm bảo thành phẩm sản xuất đúng thời gian. BĐH – KCS: bao gồm đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. Ban Điều Hành: 2 người. KCS: 18 người. Đội I: chịu trách nhiệm tiếp nhận nguyên liệu, fillet và lạn da cá. Đội II: chịu trách nhiệm sửa cá và kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡ loại. Đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm: thực hiện các khâu còn lại trong qui trình sản xuất để được thành phẩm nhập kho. Tổ Nghiệp Vụ: gồm 12 người. Thực hiện các nghiệp vụ như: thống kê - kế toán, tổ chức - tiền lương. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 8 Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 2.2.2. Qui trình sản xuất Để sản xuất ra sản phẩm đảm bảo chất lượng về an toàn vệ sinh thực phẩm và kiểm soát được vi lượng kháng sinh có trong cá tra - basa. Hiện nay, F7 đang sử dụng qui trình công nghệ chế biến theo qui trình HACCP đối với sản phẩm cá tra - basa fillet và cá tra fillet (còn thịt đỏ) đông lạnh. Qui trình này gồm ba mươi hai bước:1 Tiếp nhận nguyên liệu  Cân1  Rửa1  Cắt tiết  Rửa2  Phân cỡ nguyên liệu  Fillet  Cân2  Rửa3  Lạn da  Cân3 Sửa cá  Kiểm  Cân4 Phân loại cỡ  Cân5 Kiểm tra ký sinh trùng  Rửa4  Quay Carnal  Kiểm cỡ loại  Cân6  Rửa5  Xếp khuôn  Chờ đông  Cấp đông  Tách khuôn  Mạ băng1  Tái đông  Mạ băng2  Bao gói PE  Đóng thùng Carton  Bảo quản. Tiếp nhận nguyên liệu (kích cỡ ≥ 350 gr/con): nguyên liệu được vận chuyển từ vùng nuôi về xí nghiệp, sau đó cá được vận chuyển qua hệ thống bơm kín đến nơi tiếp nhận nguyên liệu của xí nghiệp. Nguyên liệu đạt yêu cầu được cân1 và đưa vào phân xưởng qua máng nạp liệu để tiến hành rửa1. Rửa1 (không quá 2500 kg/mẽ) nhằm loại bỏ nhớt, tạp chất trước khi cắt tiết. Cắt tiết: là cắt động mạch chủ của cá để thu hồi tiết sau đó đem rửa2 với thời gian ngâm rửa từ 10 đến 20 phút. Tuỳ theo cỡ thành phẩm của từng khách hàng mà tiến hành phân loại cỡ sau đó tiến hành fillet. Fillet: trong quá trình fillet phải thao tác nhẹ nhàng, tránh làm vỡ nội tạng, giập cá, lạn sát vào xương để lấy hết phần thịt. Đối với cá fillet còn thịt đỏ thì phải lấy hết phần bụng và vây cá. Sau đó tiến hành cân2 nhằm xác định năng suất của từng người fillet. Rửa3: được rửa qua hai hồ: hồ một từ 40 đến 50 kg/lần; hồ hai từ 80 đến 100 kg/lần, nhiệt độ nước rửa từ 25 đến 28 0C. Sau khi rửa cá được chuyển qua lạn da. Lạn da (cho phép sót da từ 10 đến 15% diện tích bề mặt cá): cá được lạn da bằng máy chuyên dùng sau đó đem cân3 để xác định năng suất của từng người lạn da. Sửa cá (T0 sản phẩm từ 10 đến 150C): cá sau khi cân xong được gọt bỏ phần xương, thịt đỏ, mỡ trên miếng cá. Đối với cá fillet còn thịt đỏ thì sửa chỉ gọt bỏ phần xương, da còn sót trong quá trình lạn da, gọt bỏ bớt phần mỡ eo và lấy hết xương sụn ở phần bụng cá nếu có. Cá sẽ được đắp đá duy trì nhiệt độ từ 15 đến 190C. Sau đó sẽ được công nhân có tay nghề kiểm tra lại lượng mỡ, thịt đỏ và xương… Rổ cá đạt yêu cầu được đem cân4 nhằm xác định năng suất của người sửa cá. Phân loại cỡ: có ba loại: loại 1 màu trắng, loại 2: màu hồng nhạt, loại 3: màu vàng nhạt và có các cỡ sau: 60-120, 120-170, 170-220, 220-UP (gr/miếng) hoặc 2-3, 35, 5-7, 7-9, 4-6, 6-8, 8-10, 10-12 (OZ/PC). Sau đó tiến hành cân5 để xác định hiệu quả sản xuất của đội sửa cá. Kiểm tra ký sinh trùng: sau khi cân xong, dùng bàn soi để kiểm tra và loại bỏ những miếng cá có ký sinh trùng. Rửa4 (T0 nước rửa <= 80C): rửa từ 80 đến 100 kg thay nước một lần, mỗi lần rửa không quá 5 kg sản phẩm. Sau đó được đưa vào quay Carnal (đối với sản phẩn có yêu cầu quay Carnal) và đưa qua kiểm tra cỡ loại (đối với sản phẩm không có yêu cầu). 1 Thực hiện theo chương trình quản lý chất lượng HACCP. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 9 Chương 2: GIỚI THIỆU F7 THUỘC AGF GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Quay Carnal (nồng độ hóa chất: muối 0.2%, Carnal 1.5%, T0C <= 8%, thời gian quay từ 5 đến 7 phút, tỉ lệ dung dịch carnal/cá là 20%): nhằm hạn chế mất nước trong quá trình bảo quản sản phẩm, mỗi mẽ quay khoảng từ 100 đến 400 kg (cùng cỡ loại) tùy theo công suất của từng máy. Sau khi quay Carnal, cá được qua kiểm tra lại cỡ, loại. Cân6: sau khi kiểm tra cỡ loại xong, cá được cân theo qui cách từng hợp đồng. Đối với sản phẩm cấp đông tủ: cá được cân lên khuôn theo yêu cầu khách hàng, sau đó được rửa lại. Đối với sản phẩm băng chuyền IQF cân mỗi rổ 10 kg và rửa lại trước khi cho vào PE để chờ đông. Rửa5: (rửa không quá 5 kg/rổ) cá sau khi cân lên khuôn được rửa từng rổ qua 02 hồ, nhiệt độ nước rửa <=80C, thay nước sau mỗi 100 kg cá, sau đó để ráo nước và xếp khuôn. Đối với sản phẩm đông băng chuyền IQF, sau khi rửa cho cá vào PE (10 kg/PE) buộc kín miệng lại và cho vào bồn cách nhiệt để chờ đông. Xếp khuôn: xếp rời từng miếng cách nhau 1 PE sau đó chuyển khuôn cá vào kho chờ đông. Đối với sản phẩm cấp đông tủ mới thực hiện công đoạn xếp khuôn còn đối với sản phẩm yêu cầu đông băng chuyền IQF thì không thực hiện công đoạn này. Chờ đông: nhiệt độ từ -10C đến 4 0C, thời gian giao động trong 4 giờ, sau khi chờ đông sản phẩm được đưa vào cấp đông. Cấp đông: đối với băng chuyền IQF khi nhiệt độ tủ đạt <= -350C mới được cho cá vào cấp đông, sau đó mới tiến hành kiểm tra nhiệt độ trung tâm sản phẩm, nhiệt độ trung tâm sản phẩm phải nhỏ hơn hoặc bằng -180C. Thời gian cấp đông giao động trong 4 giờ nếu là đông tủ, từ 20 đến 40 phút nếu là đông băng chuyền. Sau cấp đông sẽ tiến hành tách khuôn riêng đối với hàng cấp đông băng chuyền không có công đoạn tách khuôn. Mạ băng1 có nhiệt độ nước từ 1 đến 30C, phần trăm mạ băng được xác định theo yêu cầu của khách hàng. Tái đông: chỉ áp dụng đối với sản phẩm đông IQF, tái đông để đảm bảo nhiệt độ sản phẩm đạt -180C trước khi qua mạ băng lần 2, mạ băng2 từ 20% trở lên. Bao gói PE: túi sản phẩm được hàn kín miệng hoặc xếp lớp hoặc gấp gọn miệng PE lại tuỳ theo qui cách. Đóng thùng Carton: đối với sản phẩm IQF 1 kg: đóng 5,10 hoặc 12 túi PE/thùng; đối với sản phẩm IQF 5 kg: đóng 1 hoặc 2 túi PE cá cùng cỡ loại cho vào một thùng Carton; đối với sản phẩm IQF 10 kg/thùng Carton và đối với dạng block: cho 1 hoặc 2 block/thùng Carton. Bảo quản: T0 kho bảo quản từ -20 đến ±20C. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 10 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Chương 3. KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM VÀ BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 3.1. Phân quyền quản lý tại F7 F7 có ba bộ phận trực thuộc: Ban Giám Đốc, BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ. Mỗi bộ phận có trách nhiệm và nhiệm vụ khác nhau nhưng nhìn chung các bộ phận này luôn hợp tác, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau để mang lại hiệu quả cao nhất cho xí nghiệp. 3.1.1. Ban Giám Đốc Ban Giám Đốc bao gồm một Giám Đốc và hai Phó Giám Đốc. Mặc dù, BGĐ không trực tiếp sản xuất nhưng họ là người phải có tinh thần trách nhiệm cao nhất và phải luôn sáng suốt đối với những quyết định của mình. Đứng trên cương vị là nhà quản lý, họ phải thực hiện tốt cả bốn chức năng của nhà quản trị là hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát. Trong đó: hoạch định là một quá trình đưa ra quyết định của nhà quản trị dựa trên dự báo phân tích sự kiện sẽ diễn ra, tổ chức là hình thức phân chia chức trách ngành và bộ phận, lãnh đạo là quá trình tác động của nhà quản trị đến nhân viên nhằm đẩy họ tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức, cuối cùng là kiểm soát - kiểm tra lại tất cả các việc đã thực hiện trong suốt quá trình quản lý của nhà quản trị. Ban Giám Đốc có trách nhiệm quản lý chung mọi mặt hoạt động sản xuất của xí nghiệp: tổ chức, điều hành, lên kế hoạch, theo dõi và kiểm tra tiến độ sản xuất của các đội; kiểm tra hiệu quả sản xuất hàng ngày; kiểm tra cải tạo sửa chữa máy móc, thiết bị, công cụ sản xuất và các hạng mục công trình nhà xưởng đảm bảo sản xuất đạt chất lượng và sử dụng đúng công suất. Cuối cùng chịu trách nhiệm về hiệu quả sản xuất đối với Ban Giám Đốc công ty. Ban Giám Đốc có quyền quyết định, xử lý mọi việc có khả năng phát sinh trong xí nghiệp như: - Có quyền ký kết hợp đồng sản xuất. - Có quyền xét duyệt khen thưởng - kỷ luật, cho thôi việc đối với nhân viên của mình. - Có quyền quyết định ký hợp đồng đối với công nhân mới và lên kế hoạch mở lớp đào tạo tay nghề, điều động, luân chuyển lao động và nhân viên giữa các bộ phận trong xí nghiệp. - Có quyền quyết định sản lượng, chi phí khoán cho từng bộ phận trực thuộc… 3.1.2. Ban đều hành & KCS BĐH - KCS gồm 20 người và có bốn đội trực thuộc: đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. Trong đó, BĐH chịu trách nhiệm chính về các khâu sản xuất, còn KCS chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, kỹ thuật, vệ sinh. Tuy nhiên, nhìn chung các công việc này điều gắn kết nhau, cùng nhau tạo thành một dây chuyền hoạt động sản xuất liên tục nhằm đạt đúng tiến độ, năng suất, bên cạnh đó còn phải đáp ứng đúng yêu cầu của từng hợp đồng đặt hàng nhằm mang lại hiệu quả cao cho xí nghiệp và công ty. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 11 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức Ban điều hành - KCS BĐH - KCS gồm một trưởng ban, hai phó ban và bốn đội trực thuộc. Phó ban 1 phụ trách quản lý đội I và đội II, phó ban 2 phụ trách quản lý hai đội còn lại. Đội I, đội II, đội Xếp Khuôn được quản lý bởi một tổ trưởng và một KCS. Riêng đội Thành Phẩm được quản lý bởi ca trưởng hai ca thành phẩm, KCS thành phẩm và KCS HACCP. Sau đây là sơ đồ tổng quát về cơ cấu tổ chức của BĐH - KCS. Sơ đồ 3.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA BĐH & KCS - F7 BĐH - KCS Trưởng ban Phó ban (1) Đội I Đội Trưởng Phó ban (2) Đội II KCS Đội Xếp Khuôn Ca Trưởng Hai Ca T.Phẩm Đội Thành Phẩm KCS Thành Phẩm KCS HACCP 3.1.2.2. Trách nhiệm và nhiệm vụ của BĐH - KCS Trưởng ban phụ trách chung Trưởng ban phụ trách chung có trách nhiệm cao nhất trong BĐH - KCS. Chịu trách nhiệm chung về quản lý điều động nhân sự, kiểm tra, theo dõi, điều hành và lên kế hoạch cho các đội sản xuất. Phó BĐH - KCS (1) phụ trách các đội sản xuất Phụ tá cho trưởng ban chịu trách nhiệm kiểm tra về các khâu sản xuất như: chất lượng hàng của các đội sản xuất, nguyên liệu đạt và bán thành phẩm (BTP) đạt hàng ngày, kiểm tra việc thực hiện qui trình, qui phạm của các đội sản xuất, kiểm tra hàng mẫu sản xuất... SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 12 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Phó BĐH - KCS (2) phụ trách thành phẩm Chịu trách nhiệm về khâu thành phẩm: kiểm tra chất lượng hàng, mẫu mã, bao bì, kỹ thuật, vi sinh, nhiệt độ, thời gian chờ đông, thời gian cấp đông, nhiệt độ trung tâm sản phẩm, nhiệt độ sản phẩm xuất xưởng. Hàng ngày báo cáo cho trưởng BĐH bằng văn bản cụ thể. - Đội I chịu trách nhiệm các khâu: tiếp nhận nguyên liệu (NL), fillet và lạn da cá. Đội trưởng I: quản lý điều động nhân sự, vật tư, dụng cụ sản xuất trong đội. Kiểm tra hợp đồng nhận nguyên liệu và cung cấp đầy đủ nguyên liệu, bán thành phẩm cho các đội đúng thời gian và đạt chất lượng. KCS I: kiểm tra chất lượng nguyên liệu, cơ cấu kích cỡ nguyên liệu ở công đoạn tiếp nhận nguyên liệu và xử lý nguyên liệu. - Đội II chịu trách nhiệm chung về khâu định hình lại miếng cá đúng yêu cầu khách hàng như: sửa cá, kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡ và loại cá. Đội trưởng II: chịu trách nhiệm quản lý chung đội II. Kiểm tra đảm bảo chất lượng, số lượng hàng thành phẩm, thời gian sản xuất. KCS II: chịu trách nhiệm về chất lượng các lô hàng đội sản xuất, nguyên liệu đạt và bán thành phẩm đạt, kiểm tra qui trình sản xuất, vệ sinh công nghiệp, vệ sinh cá nhân và vệ sinh khu vực quản lý. Chịu trách nhiệm báo cáo công đoạn chế biến và ký sinh trùng. - Đội Xếp Khuôn chịu trách nhiệm khâu xếp khuôn, chờ đông, cấp đông và tách khuôn. Đội trưởng xếp khuôn: theo dõi hợp đồng sản xuất, kiểm tra cỡ, loại, trọng lượng hàng ngày. KCS xếp khuôn: chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng thành phẩm lên khuôn. Kiểm tra cỡ loại, trọng lượng thành phẩm, nhiệt độ các hồ rửa, nồng độ clorine và kiểm tra vệ sinh khu vực đội xếp khuôn, vệ sinh cá nhân, vệ sinh công nghiệp. - Đội Thành phẩm Ca trưởng hai ca thành phẩm Có trách nhiệm quản lý hàng thành phẩm đóng thùng, kiểm tra qui cách, mẫu mã, bao bì, qui trình đóng gói, sắp xếp bố trí hợp lý, theo dõi năng suất từng mặt hàng, kiểm tra kỹ thuật xây tụ hàng đồng thời kiểm tra máy móc thiết bị, quản lý vật tư bao bì, bảo quản dụng cụ sản xuất. KCS thành phẩm Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, trọng lượng của từng thành phẩm đóng thùng, hàng mẫu, hàng yếu độ, hàng vi sinh và bánh lẻ. Kiểm tra nhiệt độ nước mạ băng, phần trăm mạ băng, kiểm tra nhiệt độ phòng chờ đông, kho cấp đông, thời gian chờ đông, thời gian cấp đông, và kiểm tra việc ra vào kho. KCS phụ trách HACCP Kiểm tra điều kiện sản xuất, máy móc thiết bị, nhiệt độ phân xưởng, nhiệt độ sản phẩm. Kiểm tra ghi chép các biểu mẫu, báo cáo kịp thời các hạng mục sửa đổi trên qui trình cũng như trên hồ sơ. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 13 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 3.1.3. Tổ Nghiệp Vụ Tổ Nghiệp Vụ gồm có 12 người. Công việc chủ yếu là thống kê - kế toán, tổ chức - tiền lương, tổ Nghiệp Vụ được quản lý chính bởi tổ trưởng và bốn tổ viên: (1) Nhân viên tổ chức; (2) Nhân viên thống kê kho lạnh; (3) Nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu; (4) Nhân viên thống kê chế biến. Dưới đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của tổ Nghiệp Vụ. Sơ đồ 3.2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TỔ NGHIỆP VỤ – F7 TỔ NGHIỆP VỤ TỔ TRƯỞNG NHÂN VIÊN (NV) TỔ CHỨC NV THỐNG KÊ KHO LẠNH NV PHỤ TRÁCH VẬT TƯ NGUYÊN LIỆU NV THỐNG KÊ CHẾ BIẾN Với các công việc, trách nhiệm cụ thể như sau: - Tổ trưởng Có trách nhiệm quản lý nhân sự trong tổ, tổng hợp và phân tích các số liệu phát sinh và theo dõi thống kê định mức vật tư sử dụng trong phân xưởng. Cuối ngày, tổ trưởng có trách nhiệm lập báo cáo hiệu quả sản xuất trong ngày trình BGĐ xí nghiệp, BĐH – KCS, trưởng phòng Kế Hoạch và Điều Độ Sản Xuất. - Nhân viên phụ trách tổ chức Công việc chủ yếu là theo dõi hồ sơ cán bộ công nhân viên, báo cáo tình hình tăng giảm lao động của xí nghiệp, báo cáo tổng suất ăn giữa ca của công nhân cho phòng tổ chức công ty. Hàng ngày có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tính lương vào cuối tháng. - Nhân viên thống kê kho lạnh Cập nhật, tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả chế biến của các đội sản xuất; theo dõi hợp đồng, đối chiếu số liệu xuất hàng luân chuyển giữa các xí nghiệp. Đồng thời theo dõi, cập nhật số liệu nhập xuất kho hàng ngày. Nhân viên phụ trách thống kê kho lạnh có trách nhiệm gởi các phiếu xuất nhập kho cho Ban Giám Đốc, tổ trưởng và các phòng ban khác có liên quan. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 14 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương - Nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu Có trách nhiệm theo dõi số liệu nguyên liệu từ đầu vào đến số liệu thành phẩm xuất tiêu thụ, theo dõi vật tư bao bì, tính giá thành, đơn giá tiền lương cho mỗi loại sản phẩm. Cuối ngày gửi báo cáo cho Ban Giám Đốc và tổ trưởng Nghiệp Vụ đồng thời gửi các phiếu xuất nhập nguyên liệu, thành phẩm cho phòng kế toán công ty thông qua BGĐ xí nghiệp. - Nhân viên thống kê chế biến Có nhiệm vụ tổng hợp kết quả chế biến của các khâu sản xuất như: ra cá, lạn da, sửa cá và xếp khuôn. Theo dõi số lượng, chất lượng và năng suất định mức chế biến của bốn đội. Hàng ngày, báo cáo cho BGĐ, BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ. 3.2. Hệ thống báo cáo của các bộ phận trực thuộc F7 sản xuất theo đơn đặt hàng và có rất nhiều mặt hàng được sản xuất như: cá tra - basa fillet, cá cuốn, cá sợi, chả thát lát, cá rô phi ... nhưng trong đó mặt hàng chủ yếu là cá tra - basa fillet, nên nội dung phân tích chủ yếu trong chương này được sử dụng từ các số liệu của mặt hàng này. 3.2.1. Các thông tin nhà quản lý cần Như đã giới thiệu ở phần cơ sở lý luận hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm sẽ được vận động như một hệ thống mắc xích từ dưới lên. Các thông tin trong F7 cũng vậy, nó vận động giữa các bộ phận trực thuộc theo một hệ thống từ dưới lên. Sơ đồ 3.3. SƠ ĐỒ SỰ VẬN ĐỘNG BÁO CÁO TRONG F7 BAN GIÁM ĐỐC B/c hiệu quả sản xuất, b/c tổng hợp kết quả chế biến và các chi phí phát sinh khác. TỔ NGHIỆP VỤ BĐH - KCS BÁO CÁO TỪ BỐN ĐỘI (1) Đối với tổ Nghiệp Vụ: cuối ngày tổ sẽ nhận các phiếu xuất - nhập kho nguyên liệu và thành phẩm cùng với số lượng và năng suất lao động trong ngày từ đội I, đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm. Các số liệu này sẽ được tổng hợp thành bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng báo cáo tổng hợp tỷ lệ sản xuất trong ngày, sau đó trình cho BGĐ và phòng kế toán công ty. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 15 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Các thông tin mà bốn đội phải báo cáo cho tổ Nghiệp Vụ là: Đội I: đội I sau khi tiếp nhận nguyên liệu từ tổ thu mua, nguyên liệu được vận chuyển từ bến lên xí nghiệp bằng hệ thống hút khép kín. Đội I sẽ thực hiện khâu cân1 (trong qui trình sản xuất) đồng thời kiểm tra kích cỡ, màu sắc, số lượng cá có đúng theo hợp đồng không sau đó tiến hành các khâu fillet, lạn da - xác định tỷ lệ ra cá trong ngày. Đội I phải có trách nhiệm đảm bảo tốt số lượng và chất lượng bán thành phẩm chuyển cho các đội sản xuất. Đội trưởng đội I có nhiệm vụ ghi nhận số ngày công và năng suất của từng công nhân trong đội, đồng thời lập phiếu nhập kho nguyên liệu và phiếu giao nhận bán thành phẩm chuyển cho đội II, cùi phiếu được lưu lại và gửi cho nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu. Sau đó nhân viên phụ trách vật tư nguyên liệu có nhiệm vụ lập phiếu xuất nhập nguyên liệu và bán thành phẩm từ đội I chuyển cho tổ trưởng Nghiệp Vụ kiểm tra và trình BGĐ ký. Đội II: đội II sẽ tiến hành các khâu sửa cá, kiểm tra ký sinh trùng, phân loại cỡ và loại cá. Sản phẩm không đạt sẽ được tiến hành sửa lại, nếu sửa vẫn không đạt thì sản phẩm này sẽ bị dạt bỏ. Đội II có trách nhiệm đảm bảo về số lượng và chất lượng cá sau khi sửa đạt ở mức tương đối so với định mức. Đội trưởng đội II có trách nhiệm cuối ngày tổng kết và ghi nhận số bán thành phẩm từ các khâu vào phiếu giao nhận bán thành phẩm sau đó chuyển cho đội Xếp Khuôn chuẩn bị lên khuôn, cùi phiếu sẽ được lưu lại và báo cáo cho nhân viên thống kê chế biến, đồng thời ghi nhận ngày công và năng suất của đội II. Sau đó nhân viên thống kê chế biến có nhiệm vụ tổng hợp số liệu báo cáo kết quả chế biến của đội II lập và gửi báo cáo cho BĐH - KCS và tổ trưởng Nghiệp Vụ. Các khâu cân 2 đến cân6 trong qui trình sản xuất thể hiện năng suất làm việc và là cơ sở tính lương của chính công nhân đó và được báo cáo hàng ngày cho tổ Nghiệp Vụ, con số này sẽ được lưu lại từng ngày để cuối tháng lập bảng tính lương cho công nhân. Đội Xếp Khuôn + đội Thành Phẩm: có nhiệm vụ quản lý thành phẩm đạt chuẩn bị xếp khuôn, mạ băng, đóng thùng carton và cả khâu bảo quản thành phẩm chuẩn bị xuất kho. Hai đội này làm việc theo nhóm và luơng được tính theo hệ số. Đội Xếp Khuôn: thống kê xếp khuôn lập phiếu giao nhận thành phẩm lên khuôn đưa qua khâu thành phẩm cấp đông. Đội Thành Phẩm: thống kê thành phẩm lập phiếu báo bán thành phẩm nhập kho. (2) Đối với BĐH - KCS: có trách nhiệm quản lý, theo dõi, kiểm tra tiến độ và chất lượng thực hiện hợp đồng của các đội. Nên thông tin mà họ cần quan tâm là suốt quá trình từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đến khâu xử lý nguyên liệu đến thành phẩm xuất bán. Chủ yếu là quản lý, hỗ trợ và hướng dẫn các đội thực hiện theo đúng qui trình HACCP đảm bảo đúng chất lượng và kỹ thuật. (3) Đối với Ban Giám Đốc: là người có trách nhiệm cao nhất, họ được xem như trung tâm của mọi thông tin. Mọi thông tin về hoạt động sản xuất, chi phí phát sinh trong ngày đều được trình qua Ban Giám Đốc xem và xét duyệt. Hàng ngày, họ tiếp nhận tất cả các thông tin từ các bộ phận thấp hơn chuyển lên như: hoá đơn và các bảng báo cáo được lập từ BĐH - KCS và tổ Nghiệp Vụ. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 16 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương 3.2.2. Các thông tin cần thiết cho việc lập báo cáo tại F7 3.2.2.1. Các thông tin cần thiết cho việc tính lương Các đội trưởng các đội có nhiệm vụ chấm ngày công của công nhân đội mình phụ trách, đồng thời ghi nhận năng suất của từng người qua các khâu cân2 đến cân6 trong qui trình sản xuất. Con số này được dùng làm cơ sở tính lương hàng ngày của chính công nhân đó và cuối tháng nhân viên tổ chức có nhiệm vụ lập bảng lương trình BGĐ ký. - Đối với công nhân bốn đội: F7 sử dụng hai cách tính lương cơ bản là: (1) Đối với đội Thành Phẩm và đội Xếp Khuôn: Lương/người = (sản lượng * đơn giá * hệ số K) / tổng nhân công trong đội Trong đó: hệ số K là hệ số tăng giảm công nhân trong đội. (2) Đối với đội I và đội II: Lương/người = giờ công * hệ số trách nhiệm * giờ công qui định * đơn giá Trong đó: đơn giá = tổng lương / tổng giờ công qui định - Đối với nhân viên văn phòng và nhân viên dịch vụ: Lương = hệ số k * ngày và công - Đối với BGĐ: lương do phòng kế toán công ty tính. 3.2.2.2. Các thông tin dùng cho việc lập báo cáo sản xuất Các phiếu báo cáo sẽ được luân chuyển từ đội I đến đội II, đội Xếp Khuôn, đội Thành Phẩm sau đó các phiếu báo cáo này sẽ được chuyển cho tổ Nghiệp Vụ. Các nhân viên tại tổ Nghiệp Vụ có trách nhiệm tổng hợp, phản ánh lên bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng tổng hợp kết quả chế biến. Thứ nhất, đội I quản lý số liệu liên quan đến nguyên liệu nhập vào và các số liệu bán thành phẩm qua các công đoạn ra cá sau đó chuyển bán thành phẩm cho đội II tiến hành sửa. Đội I lập phiếu giao nhận nguyên liệu. Thứ hai, đội II sau quá trình sửa và kiểm tra bán thành phẩm đạt chất lượng hợp đồng sau đó sẽ chuyển số bán thành phẩm này cho đội Xếp Khuôn chuẩn bị lên khuôn. Đội II lập phiếu bán thành phẩm. Tương tự, sau quá trình hoạt động thực hiện đúng chức năng của từng đội. Đội Xếp Khuôn lập phiếu giao nhận thành phẩm thể hiện số bán thành phẩm chờ cấp đông và đội Thành Phẩm sẽ lập phiếu thành phẩm nhập kho. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 17 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Sơ đồ 3.4. SƠ ĐỒ VẬN ĐỘNG THÔNG TIN GIỮA CÁC ĐỘI Phiếu giao nhận thành phẩm từ đội Thành Phẩm Phiếu giao nhận thành phẩm từ đội Xếp Khuôn Phiếu giao nhận bán thành phẩm từ đội II Phiếu giao nhận nguyên liệu từ đội I Trong ngày 27/3/2008 F7 có hai lô hàng được tiếp nhận là của bà Lê Kim Hương và của ông Thái Tài tuy nhiên lô của ông Thái Tài không dùng làm cá fillet nên không được phản ánh trong các bảng số liệu sau. Bảng 3.1. PHIẾU GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU Ngày: 27/03/2008 Sản phẩm: Cá tra fillet Đội sx: I MS NL: 01 STT Khách hàng Lê Kim Hương 1 Đơn giá nhập Giá trị NL đạt vnd vnd 35.568 14.500 515.736.000 35.568 14.500 515.736.000 … 10 S.lượng NL nhập vào (kg) Tổng Giải thích: Bảng 3.1. phiếu giao nhận nguyên liệu được lập từ đội I có các chỉ tiêu như: khách hàng, số lượng, đơn giá và giá trị nguyên liệu nhập vào. Các chỉ tiêu đó thể hiện cụ thể là trong ngày 27/03/2008, F7 có tiếp nhận từ ban thu mua lô hàng của bà Lê Kim Hương với số lượng là 35.568 kg, ứng với đơn giá là 14.500 đồng/kg nên giá trị nguyên liệu được tính là 515.736.000 đồng (bằng cách nhân số lượng nguyên liệu với đơn giá). Đội II, đội Xếp Khuôn và đội Thành Phẩm có mẫu báo cáo tương đối giống nhau về cách trình bày, mỗi phiếu điều thể hiện khách hàng, kích cỡ, qui cách và số lượng. Lý do tác giả sử dụng phiếu báo cáo của đội Xếp Khuôn làm số liệu minh họa cho bảng 3.2 là vì các số liệu báo cáo từ đội II và đội Thành Phẩm lập đã được thể hiện trong các bảng báo cáo như: số lượng bán thành phẩm đạt chuẩn bị lên khuôn được thể hiện trong bảng 3.4 và số lượng thành phẩm đạt được thể hiện trong bảng 3.7. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 18 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Bảng 3.2. PHIẾU GIAO NHẬN THÀNH PHẨM Ngày: 27/3/2008 Sản phẩm: Cá tra fillet Đội sx: Xếp Khuôn MS nguyên liệu: 01 Khách hàng Size Qui cách Số khuôn 120-170 BL5.0 74 220-280 BL5.0 59 170-220 BL5.0 171 220-UP BL5.0 239 170-220 BL5.0 46 220-UP BL5.0 63 Isiodo1 170-220 BL5.0 163 Tồn 220-UP BL5.0 13 U-150 BL2.75 1 Kailis15 Isiodo2 Tổng số khuôn Người giao: đội Xếp Khuôn 829 Người nhận: đội Thành Phẩm Giải thích: Xếp khuôn là khâu đưa BTP vào khuôn để chuẩn bị cấp đông. Bảng 3.2. phiếu giao nhận thành phẩm của đội Xếp Khuôn thể hiện các số liệu về qui cách, size, khách hàng và số khuôn ứng với từng thành phần đó. Do một lô hàng có thể xuất cho nhiều khách hàng khác nhau nên số lượng khuôn còn phụ thuộc vào yếu tố khách hàng, kích cỡ và qui cách. Ví dụ như đối với khách hàng Kailis15 xí nghiệp xuất bán với hai size là 120-170 và 220-280, qui cách là BL5.0 và số khuôn tương ứng là 74 và 59 khuôn, tương tự giải thích cho các khách hàng còn lại. Số khuôn tồn hay còn gọi là số khuôn dư được thể hiện trong bảng là do trong ngày 27/03/2008 các số khuôn này không có khách hàng yêu cầu. Cuối bảng có chữ ký của người giao và người nhận nhằm xác định trách nhiệm của hai bên về những số liệu đã báo cáo. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 19 Chương 3: KTTN & BÁO CÁO BỘ PHẬN TẠI XÍ NGHIỆP 7 GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương Bảng 3.3. PHIẾU GIAO NHẬN PHỤ PHẨM Ngày: 27/03/2008 Bên giao: … Đội I ………………………………………………….. Bên nhận: …Người thu mua phụ phẩm…..………………………… Đơn giá Giá trị vnd vnd STT Tên hàng Số luợng (kg) 1 Fillet - đầu 29.195 4.000 116.780.000 2 Fillet - nguyên con 73 5.000 365.000 3 Fillet 336,5 15.000 5.048.000 Tổng cộng 29.604 122.193.000 (Viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai triệu một trăm chín mươi ba ngàn đồng.) Bên giao Bên nhận Giải thích: Phụ phẩm là phần phụ không được sử dụng để tạo ra thành phẩm. Bảng 3.3 phiếu giao nhận phụ phẩm thể hiện số liệu được tổng hợp từ đội I. Phụ phẩm đầu là phần được bỏ ra sau quá trình ra cá; phụ phẩm nguyên con là phần dạt sau khi tiếp nhận chuẩn bị fillet nhưng kiểm tra lại không đạt yêu cầu (có thể do không đủ cỡ hoặc do quá trình vận chuyển cá bị trầy sướt…) phần dạt này xí nghiệp có thể trả lại người bán; phụ phẩm fillet là phần dạt bỏ sau khâu fillet mới phát hiện là không đạt tiêu chuẩn. Tổng số lượng thành phẩm bị dạt trong ngày 27/03/2008 là 29.604 kg trong đó: dạt đầu là 29.195 kg, dạt nguyên con là 73 kg và dạt fillet là 336,5 kg. Số thành phẩm dạt này được bán cho người thu mua hoặc trả lại cho người bán nguyên liệu. Tổng giá trị phụ phẩm thu được là 122.193.000 đồng, phần này được xác định bằng cách nhân số lượng với đơn giá. Cuối bảng sẽ có chữ ký xác nhận trách nhiệm của bên giao phụ phẩm là đội I và đội II và bên nhận phụ phẩm là người thu mua phụ phẩm. Các bảng báo cáo 3.1, 3.2, 3.3 sau khi được chuyển qua các đội trong quá trình sản xuất sẽ tập hợp lại và chuyển cho tổ Nghiệp Vụ thực hiện công việc tổng hợp thành bảng báo cáo chi tiết kết quả chế biến và sau đó lập bảng báo cáo tổng hợp kết quả chế biến cùng bảng báo cáo hiệu quả sản xuất trình BGĐ và các phòng ban khác có liên quan của công ty. SVTH: Nguyễn Thị Yến Oanh 20