Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc tổng công ty công nghiệp xi măng việt nam

  • Số trang: 164 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 11 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 26946 tài liệu

Mô tả:

1 Më ®Çu 1. TÝnh cấp thiết của đề tài nghiªn cøu NÒn kinh tÕ níc ta ®ang vËn hµnh theo c¬ chÕ thÞ trêng, cã sù qu¶n lý cña Nhµ níc theo ®Þnh híng x· héi chñ nghÜa. ViÖc ®Þnh híng x· héi chñ nghÜa ®îc thùc hiÖn th«ng qua vai trß chñ ®¹o cña kinh tÕ Nhµ níc vµ vai trß qu¶n lý vÜ m« cña Nhµ níc. §Ó kinh tÕ Nhµ níc ph¸t huy ®îc vai trß chñ ®¹o, hÖ thèng c¸c Tæng C«ng ty Nhµ níc ®· ®îc thµnh lËp vµ ®i vµo ho¹t ®éng ë hÇu hÕt c¸c ngµnh, c¸c lÜnh vùc then chèt cña nÒn kinh tÕ, cung cÊp c¸c s¶n phÈm thiÕt yÕu nh s¾t, thÐp, xi m¨ng, giÊy, cao su, cµ phª… trong ®ã cã Tæng C«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam. Sau mét qu¸ tr×nh h×nh thành và ph¸t triển, c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam đ· đạt được c¸c thành tựu đ¸ng kể, ph¸t huy được vai trß chủ đạo của m×nh trong việc cung cấp sản phẩm xi măng đ¸p ứng nhu cầu c¸c c«ng tr×nh x©y dựng c«ng nghiệp, x©y dựng cao èc, nhà ở và c¸c c«ng tr×nh trọng điểm quốc gia…, đem lại nguồn thu lớn và ổn định cho ng©n s¸ch, gãp phần b×nh ổn vật gi¸… Bªn c¹nh nh÷ng thµnh tùu quan träng ®· ®¹t ® îc, ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp nµy cßn béc lé nhiÒu h¹n chÕ, bÊt cËp nh tr×nh ®é qu¶n lý cña mét sè doanh nghiÖp cßn cha cao, hiÖu qu¶ kinh doanh vµ kh¶ n¨ng héi nhËp, c¹nh tranh thÊp, thiÕu vèn, c«ng nghÖ l¹c hËu… Cã nhiÒu nguyªn nh©n dÉn ®Õn t×nh tr¹ng trªn trong ®ã cã mét nguyªn nh©n quan träng tÝnh ®Õn nay vÉn cha ®îc gi¶i quyÕt mét c¸ch triÖt ®Ó ®ã lµ viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh mét hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé thÝch hîp nh»m thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ tÊt c¶ c¸c môc tiªu ®Æt ra. Trong bèi c¶nh hiÖn nay, khi tèc ®é ph¸t triÓn cña c¸c dù ¸n xi m¨ng ®¹t ë møc kû lôc th× s¶n lîng xi m¨ng tõ chç chØ ®¸p øng ®ñ nhu cÇu tiªu dïng trong níc sÏ cã thÓ chuyÓn sang tr¹ng th¸i d thõa. Do vËy c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam sÏ ph¶i ®èi mÆt víi qu¸ tr×nh c¹nh tranh v« cïng gay g¾t. §Ó cã thÓ c¹nh tranh vµ tån t¹i ®îc, c¸c doanh nghiÖp nµy ph¶i c¶i c¸ch hµnh chÝnh, chuyÓn ®æi c¸c m« h×nh kinh tÕ víi phÇn lín c¸c doanh nghiÖp thuéc së h÷u Nhµ níc dÇn chuyÓn sang doanh nghiÖp ®a së h÷u ®Ó thu hót vèn, kiÓm so¸t ®îc c¸c rñi ro vµ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Thùc hiÖn chñ tr¬ng cña §¶ng vµ Nhµ níc v× sù nghiÖp c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ §Êt níc, nhiÖm vô vµ kú väng ®Æt ra cho ngµnh xi m¨ng ViÖt nam rÊt lín ®ßi hái ph¶i nhanh chãng x©y dùng vµ ph¸t triÓn c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam ngµy mét lín m¹nh. §Ó lµm ®îc viÖc ®ã ®Æt ra hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò nghiªn cøu vµ hoµn thiÖn trong ®ã cã viÖc hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®ang ®îc ®Æt ra nh mét yªu cÇu cÊp thiÕt. XuÊt ph¸t tõ lý luËn vµ thùc tiÔn cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam vµ trªn c¬ së yªu cÇu cÊp thiÕt ®Æt ra trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ trêng, héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ, t«i chän ®Ò tµi “ Hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam” ®Ó nghiªn cøu. 2. Môc ®Ých nghiªn cøu cña ®Ò tµi 2 XuÊt ph¸t tõ sù cÇn thiÕt hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nãi chung vµ doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam nãi riªng, viÖc nghiªn cøu ®Ò tµi nh»m vµo c¸c môc tiªu cô thÓ sau: - Nghiªn cøu, hÖ thèng ho¸ vµ gãp phÇn lµm s¸ng tá h¬n c¸c vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt díi gãc ®é qu¶n trÞ doanh nghiÖp nh»m ®Þnh híng cho c¸c néi dung hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, phï hîp víi ®Æc thï tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh vµ tæ chøc qu¶n lý cña c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc c¸c Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam. - Víi c¸c ph¬ng ph¸p kh¶o s¸t, ®Ò tµi tiÕn hµnh ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ thùc tÕ vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam lµm c¬ së cho viÖc ®Ò ra c¸c néi dung hoµn thiÖn. - Trªn c¬ së lý luËn vµ thùc tiÔn, ®Ò xuÊt c¸c néi dung hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam phï hîp víi ®Þnh híng tæ chøc, s¾p xÕp l¹i c¸c doanh nghiÖp Nhµ níc cã tÝnh ®Õn nh÷ng thay ®æi vÒ m«i trêng kinh doanh, m«i trêng c«ng nghÖ th«ng tin... trong giai ®o¹n hiÖn nay. 3. §èi tîng vµ ph¹m vi nghiªn cøu cña ®Ò tµi 3.1. §èi tîng nghiªn cøu cña ®Ò tµi §èi tîng nghiªn cøu cña ®Ò tµi lµ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé díi gãc ®é kiÓm so¸t lµ mét chøc n¨ng quan träng cña qu¸ tr×nh qu¶n lý doanh nghiÖp tõ ®ã ®a ra c¸c néi dung hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam nh»m ng¨n chÆn c¸c rñi ro trong tõng kh©u ho¹t ®éng ®Ó thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ môc tiªu ®Ò ra. 3.2. Ph¹m vi nghiªn cøu cña ®Ò tµi Víi ®èi tîng nghiªn cøu trªn, ®Ò tµi ®i s©u nghiªn cøu vµ hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam. 4. Ph¬ng ph¸p nghiªn cøu Qu¸ tr×nh nghiªn cøu ®Ò tµi dùa trªn ph¬ng ph¸p luËn cña chñ nghÜa duy vËt biÖn chøng ®Ó xem xÐt c¸c vÊn ®Ò liªn quan mét c¸ch l«gÝc, cô thÓ ®ång thêi kÕt hîp gi÷a lý luËn vµ thùc tÕ, kÕt hîp c¸c ph¬ng ph¸p diÔn gi¶i, qui n¹p, ph¬ng ph¸p tæng hîp, ph¬ng ph¸p ph©n tÝch, ph¬ng ph¸p thèng kª… ®Ó ph©n tÝch, hÖ thèng ho¸ vµ ® a ra c¸c nhËn thøc riªng cña m×nh còng nh t×m ra nh÷ng vÊn ®Ò cÇn ph¶i gi¶i quyÕt trong thùc tiÔn. 5. ý nghÜa khoa häc vµ thùc tiÔn cña ®Ò tµi nghiªn cøu - §i s©u nghiªn cøu vµ hÖ thèng ho¸ nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt cã øng dông m¸y tÝnh trong c«ng t¸c qu¶n lý díi gãc ®é qu¶n trÞ doanh nghiÖp. - Nghiªn cøu nh÷ng ®Æc ®iÓm ®Æc thï cña ngµnh s¶n xuÊt xi m¨ng vµ ®iÓm ®Æc thï cña c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng C«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam – doanh nghiÖp cã vèn Nhµ níc chi phèi, sau ®ã ph©n tÝch vµ chØ 3 râ ¶nh hëng cña nh÷ng ®Æc thï Êy tíi viÖc thiÕt lËp vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. - Kh¶o s¸t thùc tÕ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®· ®îc thiÕt lËp vµ vËn hµnh t¹i c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng c«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é hiÖu qu¶ cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé hiÖn hµnh. - Trªn c¬ së c¸c kÕt qu¶ nghiªn cøu, luËn ¸n x©y dùng hÖ thèng ®ång bé c¸c néi dung cÇn ®îc hoµn thiÖn trong viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng C«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam. 6. KÕt cÊu cña luËn ¸n Ngoµi phÇn më ®Çu, kÕt luËn, danh môc tµi liÖu tham kh¶o vµ phô lôc, luËn ¸n chia thµnh 3 ch¬ng nh sau: Ch¬ng 1: Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Ch¬ng 2: Thùc tr¹ng hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng C«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam. Ch¬ng 3: Hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thuéc Tæng C«ng ty C«ng nghiÖp Xi m¨ng ViÖt Nam. Ch¬ng 1 Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt 1.1. Kh¸i Qu¸t vÒ HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt 1.1.1. Qu¶n trÞ doanh nghiÖp víi m« h×nh ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t Ngêi ta ®· tæng kÕt ®îc r»ng ë c¸c níc ®ang ph¸t triÓn, sù hç trî vÒ vèn vµ kü thuËt kh«ng thÓ ®a ®Õn sù ph¸t triÓn nhanh chãng cña c¸c doanh nghiÖp nÕu kh«ng quan t©m thÝch ®¸ng ®Õn yÕu tè con ngêi. Nãi c¸ch kh¸c, nÕu qu¶n trÞ yÕu kÐm th× dï c¸c nguån lùc cã phong phó vµ giµu cã ®Õn mÊy ®i n÷a, cuèi cïng còng sÏ thÊt b¹i. Qu¶n trÞ lµ mét ho¹t ®éng thiÕt yÕu n¶y sinh khi cã mét nç lùc tËp thÓ ®Ó thùc hiÖn môc tiªu chung. X· héi cµng ph¸t triÓn, con ngêi cµng cã nhu cÇu ph¶i hîp t¸c víi nhau ®Ó hoµn thµnh c¸c c«ng viÖc chung, nÕu kh«ng tù b¶n th©n c¸c c¸ nh©n kh«ng thÓ thùc hiÖn ®îc. Ph©n c«ng lao ®éng cµng ph¸t triÓn th× c¸c nç lùc hîp t¸c cµng gia t¨ng vµ yªu cÇu vÒ sù phèi hîp c¸c ho¹t ®éng nµy ®Ó hoµn thµnh môc tiªu chung cµng lín. Do vËy ho¹t ®éng qu¶n trÞ ngµy cµng ®îc coi träng. Qu¶n trÞ lµ sù t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n trÞ ®Õn ®èi tîng qu¶n trÞ nh»m ®¹t ®îc môc tiªu ®Ò ra mét c¸ch cã hiÖu qu¶ trong nh÷ng ®iÒu kiÖn biÕn ®éng cña m«i trêng kinh doanh. Qu¸ tr×nh qu¶n trÞ doanh nghiÖp lµ chu tr×nh khÐp kÝn bao gåm c¸c giai ®o¹n: x¸c ®Þnh môc tiªu, lËp kÕ ho¹ch ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu, tæ chøc thùc hiÖn kÕ 4 ho¹ch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch råi quay l¹i giai ®o¹n x¸c ®Þnh môc tiªu cho kú tiÕp sau. C¸c giai ®o¹n cña chu tr×nh qu¶n trÞ ®îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å 1.1. X¸c ®Þnh môc tiªu Giai ®o¹n nµy nhµ qu¶n trÞ ph¶i x©y dùng c¸c môc tiªu ph¶i ®¹t trong tõng kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh. C¸c môc tiªu cô thÓ nµy thêng lµ mét phÇn trong môc tiªu tæng thÓ, nã thêng mang tÝnh ho¹ch ®Þnh h¬n lµ nh»m c¶i thiÖn kh¶ n¨ng sinh lêi cña doanh nghiÖp. LËp kÕ ho¹ch Khi c¸c môc tiªu ®· ®îc x¸c ®Þnh, giai ®o¹n tiÕp theo lµ nhµ qu¶n trÞ x¸c ®Þnh c¸c ®êng ®i kh¸c nhau ®Ó ®¹t ®îc môc tiªu. §Ó ra ®îc quyÕt ®Þnh lµ nªn chän ®êng ®i nµo nhµ qu¶n trÞ ph¶i thu thËp c¸c th«ng tin c¶ vÒ mÆt ®Þnh lîng vµ ®Þnh tÝnh vÒ chóng. Khi th«ng tin ®· ®îc thu thËp th× ®êng ®i tèt nhÊt ®Ó ®¹t ®îc môc tiªu sÏ ®îc lùa chän vµ c¸c kÕ ho¹ch ®îc x©y dùng trªn c¬ së ®êng ®i ®ã. Thùc hiÖn kÕ ho¹ch Mét khi ®êng ®i cña môc tiªu ®· ®îc x¸c ®Þnh, c¸c kÕ ho¹ch ®Ó thùc hiÖn môc tiªu ®· ®îc thiÕt lËp th× giai ®o¹n tiÕp theo lµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch. Trong giai ®o¹n nµy nhµ qu¶n trÞ ph¶i liªn kÕt tèt nhÊt c¸c nguån lùc sao cho c¸c kÕ ho¹ch ®îc thùc hiÖn ë møc ®é cao nhÊt vµ hiÖu qu¶ nhÊt. §¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch Nhµ qu¶n trÞ sau khi ®· lËp kÕ ho¹ch ®Çy ®ñ, hîp lý, tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch, ®ßi hái ph¶i ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch b»ng c¸ch so s¸nh kÕt qu¶ thùc hiÖn víi c¸c kÕ ho¹ch ®· x©y dùng. Giai ®o¹n nµy cña chu tr×nh cã thÓ ® îc xem nh lµ sù xem l¹i hoÆc kiÓm so¸t sau khi thùc hiÖn. Tríc khi kÕt qu¶ ®îc so s¸nh, th«ng tin vÒ kÕt qu¶ chóng ph¶i ®îc thu thËp c¶ vÒ mÆt ®Þnh lîng vµ ®Þnh tÝnh. Nh÷ng kÕt qu¶ sau khi ®îc so s¸nh víi nh÷ng môc tiªu ban ®Çu, nhµ qu¶n trÞ cã thÓ ra thªm c¸c quyÕt ®Þnh ®Ó ®iÒu chØnh c¸c ho¹t ®éng ®ang thùc hiÖn. X¸c ®Þnh môc tiªu LËp kÕ ho¹ch Thùc hiÖn kÕ ho¹ch gi¸ ®o¹n t×nh h×nh ho¹ch S¬ ®å 1.1: §¸nh C¸c giai cña thùc chu hiÖn tr×nhkÕ qu¶n trÞ Nguån: Gi¸o tr×nh KÕ to¸n qu¶n trÞ doanh nghiÖp 2007- Häc viÖn tµi chÝnh NÕu chØ xÐt trªn gãc ®é ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t th× nhiÖm vô cña ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t ®îc thÓ hiÖn qua c¸c bíc c«ng viÖc trong tõng giai ®o¹n cña chu tr×nh qu¶n trÞ theo s¬ ®å 1.2. X¸c ®Þnh môc tiªu Ho¹ch ®Þnh X¸c ®Þnh c¸c ®êng ®i kh¸c nhau ®Ó thùc hiÖn môc tiªu Thu thËp th«ng tin vÒ c¸c ®êng ®i kh¸c nhau Lùa chän ®êng ®i tèt nhÊt (x©y dùng kÕ ho¹ch trªn c¬ së ®êng ®i tèt nhÊt) Tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch KiÓm so¸t KiÓm so¸t c¸c kÕt qu¶ thùc hiÖn Xö lý c¸c sai lÖch so víi kÕ ho¹ch 5 S¬ ®å 1.2: NhiÖm vô ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t trong tõng bíc c«ng viÖc cña chu tr×nh qu¶n trÞ Nguån: Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ thùc hiÖn ACCA S¬ ®å 1.2 thÓ hiÖn rÊt râ nhiÖm vô ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t trong tõng bíc c«ng viÖc cña chu tr×nh qu¶n trÞ. Tuy vËy, cã rÊt nhiÒu nhµ kinh tÕ häc trong ®ã cã Gi¸o s, tiÕn sü Robert Anthony nhÊn m¹nh r»ng: “MÆc dï cã thÓ x¸c ®Þnh nh÷ng kiÓu kh¸c nhau cña ho¹t ®éng tinh thÇn mµ ®îc yªu cÇu cho c¸c quyÕt ®Þnh kiÓm so¸t vµ ho¹ch ®Þnh, nhng lµ sai lÇm ®Ó cho r»ng nh÷ng ho¹t ®éng nµy cã thÓ t¸ch ra râ rµng trong thùc hµnh. TÊt c¶ c¸c nhµ qu¶n trÞ ®Òu ®a ra c¶ c¸c quyÕt ®Þnh ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t. Mét qu¶n ®èc mµ kh«ng b»ng lßng víi nh÷ng con sè s¶n xuÊt trong khu vùc cña anh Êy cã thÓ xem l¹i nh÷ng quyÕt ®Þnh trong t¬ng lai (quyÕt ®Þnh ho¹ch ®Þnh) còng nh thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng thóc ®Èy ph©n xëng cña anh Êy thùc hiÖn tèt h¬n trong t¬ng lai (quyÕt ®Þnh kiÓm so¸t). Nh÷ng n¬i cã sù tham gia cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ, c¸c quyÕt ®Þnh ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t ®îc giíi h¹n trong ph¹m vi liªn quan.” [1, tr.25] Anthony còng chØ ra ba cÊp ®é cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ ®ã lµ: ho¹ch ®Þnh chiÕn lîc, ho¹ch ®Þnh chiÕn thuËt (kiÓm so¸t qu¶n trÞ), kiÓm so¸t t¸c nghiÖp. Trong ®ã: Ho¹ch ®Þnh chiÕn lîc lµ qu¸ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh vÒ môc tiªu cña doanh nghiÖp; nh÷ng thay ®æi trong môc tiªu cña doanh nghiÖp; sö dông c¸c nguån lùc ®Ó ®¹t ®îc nh÷ng môc tiªu ®ã; nh÷ng chÝnh s¸ch qu¶n lý nh chÝnh s¸ch mua l¹i c«ng ty, chÝnh s¸ch sö dông c¸c nguån lùc… Ho¹ch ®Þnh chiÕn thuËt (kiÓm so¸t qu¶n trÞ) lµ qu¸ tr×nh c¸c nhµ qu¶n trÞ b¶o ®¶m r»ng c¸c nguån lùc ®¹t ®îc vµ ®îc sö dông cã hiÖu qu¶ vµ hiÖu lùc ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp. KiÓm so¸t t¸c nghiÖp lµ qu¸ tr×nh nhµ qu¶n trÞ ®¶m b¶o c¸c nhiÖm vô cô thÓ ®îc thùc hiÖn mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ hiÖu lùc. Ba cÊp cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ ®îc m« t¶ bëi Anthony ®îc cã thÓ ®îc minh ho¹ theo s¬ ®å 1.3: Møc chiÕn lîc Møc chiÕn thuËt nghiÖp S¬ ®å 1.3: Th¸p h×nh chãp c¸c cÊp ®é cña Møc ho¹t t¸c ®éng qu¶n trÞ Nguån: Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ thùc hiÖn ACCA, tr.27 CÇn ph¶i chó ý r»ng trong s¬ ®å nµy mçi cÊp ®é cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ kh«ng nhÊt thiÕt liªn quan ®Õn mét bé phËn cô thÓ nµo ®ã trong c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp vÝ dô nh÷ng nh©n viªn liªn quan chñ yÕu ®Õn c¸c ho¹t ®éng ë møc chiÕn thuËt cã thÓ còng tham gia vµo nh÷ng quyÕt ®Þnh chiÕn lîc vµ cã thÓ còng cã nhiÖm vô ë møc t¸c nghiÖp thêng ngµy cña m×nh. C¶ ba cÊp cña ho¹t ®éng qu¶n trÞ liªn quan ®Õn c¶ nhiÖm vô ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t. Tuy nhiªn, t¹i møc ho¹ch ®Þnh chiÕn lîc th× nhiÖm vô ho¹ch ®Þnh ®îc nhÊn m¹nh cßn ë møc t¸c nghiÖp th× nhiÖm vô kiÓm so¸t lµ chñ yÕu. Do vËy, s¬ ®å 1.3 cã thÓ ®îc më réng thµnh s¬ ®å 1.4. 6 ChiÕn lîc C¸c ho¹t ®éng ho¹ch ®Þnh ChiÕn thuËt T¸c nghiÖp C¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t S¬ ®å 1.4: C¸c cÊp ®é cña ho¹t ®éng qu¶n trÞvíi nhiÖm vô ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t Nguån: Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ thùc hiÖn ACCA 1.1.2. C¸c lo¹i kiÓm so¸t trong doanh nghiÖp . M« h×nh ho¹ch ®Þnh vµ kiÓm so¸t trong qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®· kh¼ng ®Þnh nhiÖm vô cña kiÓm so¸t trong tÊt c¶ c¸c giai ®o¹n cña chu tr×nh qu¶n trÞ doanh nghiÖp. §Ó hiÓu râ h¬n nhiÖm vô nµy ta tiÕn hµnh ph©n lo¹i kiÓm so¸t theo c¸c tiªu thøc kh¸c nhau. 1.1.2.1. Ph©n lo¹i theo nhiÖm vô cña kiÓm so¸t trong c¸c cÊp qu¶n trÞ doanh nghiÖp C¨n cø vµo nhiÖm vô cña kiÓm so¸t trong c¸c cÊp qu¶n trÞ doanh nghiÖp, kiÓm so¸t ®îc chia thµnh kiÓm so¸t qu¶n trÞ vµ kiÓm so¸t t¸c nghiÖp, trong ®ã: * KiÓm so¸t qu¶n trÞ KiÓm so¸t qu¶n trÞ lµ qu¸ tr×nh c¸c nhµ qu¶n trÞ b¶o ®¶m r»ng c¸c nguån lùc ®¹t ®îc vµ ®îc sö dông cã hiÖu qu¶ vµ hiÖu lùc ®Ó thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp. Cã hiÖu lùc lµ c¸c nguån lùc ®îc sö dông ®Ó ®¹t ®îc c¸c môc ®Ých mong muèn. Cã hiÖu qu¶ cã nghÜa lµ ®¹t ®îc kÕt qu¶ tèt nhÊt (s¶n lîng tèi u) tõ nh÷ng nguån lùc ®Çu vµo . C¸c quyÕt ®Þnh kiÓm so¸t qu¶n trÞ rÊt ®a d¹ng bao gåm quyÕt ®Þnh ®Þnh gi¸, qu¶ng c¸o, thóc ®Èy b¸n hµng, mua s¾m vµ lùa chän nhµ cung cÊp, møc tån kho, quyÕt ®Þnh thay thÕ tµi s¶n cè ®Þnh… Nh÷ng quyÕt ®Þnh nµy th êng ®îc c¨n cø vµo sù ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh, t×nh h×nh kinh doanh vµ tiÒn trë thµnh ®¬n vÞ chung ®Ó ®o lêng c¸c nguån lùc. HÖ thèng kiÓm so¸t lµ nh÷ng b¸o c¸o thùc hiÖn liªn quan ®Õn c¸c trung t©m chi phÝ, doanh thu, lîi nhuËn... Nh÷ng b¸o c¸o nµy lµ sù tãm lîc cña nhiÒu ho¹t ®éng kinh doanh kh¸c nhau. KiÓm so¸t chi tiÕt vÒ mçi ho¹t ®éng riªng lÎ sÏ ®îc thùc hiÖn ë møc t¸c nghiÖp. * KiÓm so¸t t¸c nghiÖp KiÓm so¸t t¸c nghiÖp lµ qu¸ tr×nh c¸c nhµ qu¶n trÞ ®¶m b¶o c¸c nhiÖm vô cô thÓ ®îc thùc hiÖn mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ hiÖu lùc. Ho¹t ®éng kiÓm so¸t nµy cã thÓ ®îc thùc hiÖn th«ng qua con ngêi hoÆc ch¬ng tr×nh tù ®éng. Khi cµng nhiÒu nhiÖm vô ®îc tù ®éng ho¸ th× nh©n tè con ngêi trong kiÓm so¸t t¸c nghiÖp cµng trë thµnh Ýt quan träng h¬n. Thêng ë nh÷ng n¬i mµ mèi quan hÖ gi÷a ®Çu vµo vµ ®Çu ra ®îc x¸c ®Þnh râ rµng th× nhiÒu nhiÖm vô ®îc kiÓm so¸t theo ch¬ng tr×nh tù ®éng. Cßn ë nh÷ng n¬i c¸c nhiÖm vô ®îc thùc hiÖn bëi con ngêi th× nh©n tè con ngêi trong kiÓm so¸t t¸c nghiÖp sÏ lu«n lu«n quan träng. 1.1.2.2. Ph©n lo¹i theo mèi quan hÖ gi÷a kiÓm so¸t víi qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch 7 C¨n cø vµo mèi quan hÖ gi÷a kiÓm so¸t vµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch, kiÓm so¸t ®îc chia thµnh kiÓm so¸t tríc, trong vµ sau qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch. * KiÓm so¸t tríc khi thùc hiÖn kÕ ho¹ch KiÓm so¸t tríc khi thùc hiÖn kÕ ho¹ch lµ kiÓm so¸t phßng chÆn tríc khi qu¸ tr×nh b¾t ®Çu nh»m dù b¸o tríc kÕt qu¶ vµ t×m ra gi¶i ph¸p ®iÒu chØnh tríc khi c«ng viÖc ®îc tiÕn hµnh. KiÓm so¸t tríc khi thùc hiÖn kÕ ho¹ch lµ sù gi¸m s¸t, kiÓm tra xem c¸c yÕu tè ®Çu vµo cã ®¶m b¶o ®óng nh kÕ ho¹ch ®· dù kiÕn hay kh«ng? C¸c yÕu tè ®ã cã kh¶ n¨ng lµm cho qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®i ®Õn kÕt qu¶ mong ®îi hay kh«ng? NÕu kh«ng th× cÇn ph¶i cã sù ®iÒu chØnh nh thÕ nµo? * KiÓm so¸t trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch KiÓm so¸t trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch nh»m ®¶m b¶o ch¾c ch¾n r»ng mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ®Òu híng tíi môc tiªu ®Ò ra. ë giai ®o¹n nµy nhµ qu¶n trÞ ph¶i theo dâi ®îc diÔn biÕn cña qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch víi nh÷ng qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ kÕ ho¹ch ®· lËp ra ®Ó ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng sai lÖch, víng m¾c tõ ®ã cã nh÷ng ®iÒu chØnh phï hîp ®¶m b¶o cho c¸c kÕ ho¹ch ®îc thùc hiÖn. * KiÓm so¸t sau qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch KiÓm so¸t khi qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®· hoµn thµnh kh«ng cã t¸c dông ®iÒu chØnh qu¸ tr×nh ®ã mµ th«ng qua viÖc so s¸nh gi÷a kÕt qu¶ ®¹t ®îc víi c¸c kÕ ho¹ch (dù to¸n) ®· ®Ò ra ®Ó ®¸nh gi¸ tr¸ch nhiÖm cña c¸c bé phËn, x¸c ®Þnh nguyªn nh©n cña nh÷ng chªnh lÖch gi÷a kÕ ho¹ch (dù to¸n) vµ thùc hiÖn tõ ®ã mµ cã nh÷ng ®iÒu chØnh cho nh÷ng qu¸ tr×nh t¬ng tù sau nµy. MÆt kh¸c, kiÓm so¸t sau qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch gióp cho nhµ qu¶n trÞ ®¸nh gi¸ ®îc hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c x¸c ®Þnh môc tiªu vµ lËp kÕ ho¹ch tríc ®©y. NÕu kÕt qu¶ thùc hiÖn thÊy kh«ng cã sù sai lÖch ®¸ng kÓ so víi kÕ ho¹ch (dù to¸n) ®· lËp th× viÖc x¸c ®Þnh môc tiªu, lËp kÕ ho¹ch (dù to¸n) cã chÊt lîng cao vµ cã tÝnh hiÖn thùc. 1.1.2.3. Ph©n lo¹i kiÓm so¸t theo c¸ch thøc ng¨n ngõa c¸c sai ph¹m trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp Sai ph¹m trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp bao gåm ba nhãm ®ã lµ sai sãt, gian lËn vµ hµnh vi kh«ng tu©n thñ, trong ®ã: Sai sãt lµ nh÷ng nhÇm lÉn kh«ng cè ý ¶nh hëng ®Õn viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu cô thÓ nh sai sãt trong kÕ to¸n lµ lçi tÝnh to¸n sè häc, ghi chÐp sai, bá sãt hoÆc hiÓu sai c¸c kho¶n môc, nghiÖp vô... Gian lËn lµ c¸c hµnh vi cã chñ ý lõa dèi, cã liªn quan ®Õn viÖc tham «, biÓn thñ tµi s¶n hoÆc lµ xuyªn t¹c c¸c th«ng tin vµ che dÊu tµi s¶n nh che dÊu th«ng tin, tµi liÖu hoÆc nghiÖp vô; xö lý chøng tõ theo ý muèn chñ quan, söa ®æi, xuyªn t¹c, lµm gi¶ chøng tõ, tµi liÖu... Kh«ng tu©n thñ lµ nh÷ng hµnh vi thùc hiÖn sai, bá sãt, thùc hiÖn kh«ng ®Çy ®ñ, kh«ng kÞp thêi hoÆc kh«ng thùc hiÖn ph¸p luËt vµ c¸c qui ®Þnh trong néi bé doanh nghiÖp dï lµ do v« t×nh hay chñ ý. §Ó ng¨n chÆn c¸c sai ph¹m x¶y ra nhµ qu¶n trÞ ban hµnh vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc, tiªu chuÈn... §øng trªn gãc ®é tæ chøc thùc hiÖn 8 c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ tiªu chuÈn ®ã, kiÓm so¸t ®îc chia thµnh kiÓm so¸t ng¨n ngõa vµ kiÓm so¸t hiÖu chØnh. * KiÓm so¸t ng¨n ngõa lµ qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ tiªu chuÈn… th«ng qua viÖc b¾t buéc c¸c bé phËn, c¸ nh©n trong doanh nghiÖp tu©n thñ c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ tiªu chuÈn. * KiÓm so¸t hiÖu chØnh lµ qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ tiªu chuÈn… th«ng qua viÖc híng dÉn vµ ®Þnh híng cho c¸c bé phËn, c¸ nh©n trong doanh nghiÖp thùc hiÖn c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ tiªu chuÈn. 1.1.3. Kh¸i niÖm vµ môc tiªu hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé T¹i c¸c doanh nghiÖp nhiÖm vô kiÓm so¸t trong qu¶n trÞ ®îc thùc hiÖn th«ng qua viÖc thiÕt lËp vµ thùc hiÖn mét hÖ thèng c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c thñ tôc vµ c¸c bíc kiÓm so¸t… nh»m ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña chÝnh doanh nghiÖp trong c¸c giai ®o¹n cña chu tr×nh qu¶n trÞ. HÖ thèng c¸c chÝnh s¸ch, c¸c thñ tôc vµ c¸c bíc kiÓm so¸t… ®ã ®îc gäi lµ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. §øng trªn gãc ®é thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, theo Liªn ®oµn KÕ to¸n Quèc tÕ th× hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ “hÖ thèng c¸c chÝnh s¸ch, c¸c bíc kiÓm so¸t vµ thñ tôc kiÓm so¸t ®îc thiÕt lËp nh»m ®¹t ®îc c¸c môc tiªu: B¶o vÖ tµi s¶n vµ th«ng tin cña ®¬n vÞ; B¶o ®¶m ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin; §¶m b¶o viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é ph¸p lý; §¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ cña ho¹t ®éng”. §øng trªn gãc ®é kiÓm to¸n viªn - nghiªn cøu ®¸nh gi¸ vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé nh»m phôc vô cho c«ng viÖc cña m×nh - theo chuÈn mùc kiÓm to¸n ViÖt Nam sè 400 - §¸nh gi¸ rñi ro vµ kiÓm so¸t néi bé th× “HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ c¸c qui ®Þnh vµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t do ®¬n vÞ ®îc kiÓm to¸n x©y dùng vµ ¸p dông nh»m ®¶m b¶o cho ®¬n vÞ tu©n thñ ph¸p luËt vµ c¸c qui ®Þnh, ®Ó kiÓm tra, kiÓm so¸t, ng¨n ngõa vµ ph¸t hiÖn c¸c gian lËn, sai sãt; ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh trung thùc vµ hîp lý nh»m b¶o vÖ, qu¶n lý vµ sö dông cã hiÖu qu¶ tµi s¶n cña ®¬n vÞ”. §øng trªn gãc ®é nghiªn cøu vÒ lÜnh vùc kiÓm to¸n, theo gi¸o tr×nh Lý thuyÕt KiÓm to¸n cña Häc viÖn Tµi chÝnh th× “HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé bao gåm toµn bé c¸c chÝnh s¸ch, c¸c bíc kiÓm so¸t vµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®îc thiÕt lËp nh»m môc ®Ých qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ”. [28, tr227]. Qua c¸c kh¸i niÖm vµ môc tiªu cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®· nªu, cã thÓ kh¸i qu¸t kh¸i niÖm vµ môc tiªu cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé nh sau: HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ toµn bé c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c bíc kiÓm so¸t vµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®îc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh trong toµn doanh nghiÖp nh»m ®¶m b¶o tÝnh trung thùc, hîp lý cña B¸o c¸o tµi chÝnh; ®¶m b¶o tÝnh tu©n thñ c¸c qui ®Þnh vµ ph¸p luËt cña doanh nghiÖp; ®¶m b¶o tÝnh h÷u hiÖu vµ hiÖu qu¶ trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp; b¶o vÖ tµi s¶n vµ th«ng tin cña doanh nghiÖp. Víi kh¸i niÖm hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®· nªu c¸c néi dung sau cÇn ®îc nhÊn m¹nh: * HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé bao gåm c¸c qui ®Þnh, c¸c chÝnh s¸ch, c¸c bíc kiÓm so¸t vµ thñ tôc kiÓm so¸t... ®îc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh bëi con ngêi nh»m qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. 9 - C¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch trong hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé bao gåm tÊt c¶ c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch ®Ó qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp nh c¸c qui ®Þnh vµ chÝnh s¸ch vÒ qu¶n lÝ nh©n sù, qu¶n lÝ tiÒn l¬ng, qu¶n lÝ vËt t, tµi s¶n, chÝnh s¸ch vÒ tµi chÝnh, kÕ to¸n, c¸c chÝnh s¸ch vÒ ho¹t ®éng mua hµng, dù tr÷, s¶n xuÊt, b¸n hµng cña doanh nghiÖp... - C¸c bíc kiÓm so¸t lµ c¸c biÖn ph¸p ®îc tiÕn hµnh ®Ó xem xÐt vµ kh¼ng ®Þnh c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý kh¸c nhau cã ®îc tiÕn hµnh hiÖu qu¶ vµ thÝch hîp hay kh«ng? - C¸c thñ tôc kiÓm so¸t lµ c¸c qui chÕ vµ thñ tôc do Ban l·nh ®¹o doanh nghiÖp thiÕt lËp vµ chØ ®¹o thùc hiÖn nh»m ®¹t ®îc môc tiªu qu¶n lý cô thÓ. - HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé kh«ng chØ ®¬n thuÇn lµ nh÷ng qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ biÓu mÉu… mµ nã bao gåm c¶ nh÷ng con ng êi trong doanh nghiÖp nh Héi ®ång Qu¶n trÞ, Ban Gi¸m ®èc, Trëng phßng, Gi¸m ®èc xÝ nghiÖp, Qu¶n ®èc, c¸c nh©n viªn thuéc c¸c bé phËn… ChÝnh con ng êi ®Þnh ra c¸c môc tiªu, ®¸nh gi¸ rñi ro ¶nh hëng ®Õn môc tiªu, thiÕt kÕ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ë mäi n¬i vµ vËn hµnh chóng. ViÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®îc thùc hiÖn th«ng qua nhµ qu¶n trÞ c¸c cÊp vµ c¸c nh©n viªn t¸c nghiÖp trong doanh nghiÖp, cô thÓ: Nhµ qu¶n trÞ cÊp cao Nhµ qu¶n trÞ cÊp cao (Gi¸m ®èc hoÆc Phã gi¸m ®èc ®iÒu hµnh...) cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh chung ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, cã nhiÖm vô thiÕt lËp c¸c môc tiªu, chÝnh s¸ch vµ chiÕn lîc cho toµn bé doanh nghiÖp. Nhµ qu¶n trÞ cÊp cao sö dông rÊt Ýt thêi gian ®Ó thùc hiÖn ho¹t ®éng kiÓm so¸t néi bé mµ chñ yÕu lµ thiÕt kÕ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé th«ng qua quan ®iÓm chØ ®¹o ®èi víi viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé; th«ng qua viÖc ban hµnh ®iÒu lÖ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, c¸c chÝnh s¸ch, qui ®Þnh, thñ tôc vµ c¸c bíc kiÓm so¸t ®Ó ng¨n chÆn c¸c hµnh vi thiÕu ®¹o ®øc, ph¹m ph¸p, gi¶m thiÓu søc Ðp cã thÓ dÉn nh©n viªn ®Õn hµnh vi thiÕu trung thùc; th«ng qua viÖc nªu g¬ng cho cÊp díi vÒ viÖc tu©n thñ c¸c qui ®Þnh ®· ®îc ®Ò ra... Nhµ qu¶n trÞ cÊp trung Nhµ qu¶n trÞ cÊp trung (trëng phßng, gi¸m ®èc xÝ nghiÖp, gi¸m ®èc tµi chÝnh hay qu¶n ®èc ph©n xëng) thùc hiÖn c¸c mÖnh lÖnh cña qu¶n trÞ cÊp cao th«ng qua viÖc ph©n chia quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cho c¸c thuéc cÊp, ph©n bæ c¸c nguån lùc vµ qu¶n lý c¸c nhãm lµm viÖc ®Ó ®¹t ®îc môc tiªu chung cña doanh nghiÖp. Nhµ qu¶n trÞ cÊp trung cã tr¸ch nhiÖm thiÕt kÕ c¸c chu tr×nh kiÓm so¸t mét c¸ch chi tiÕt, cô thÓ t¹i c¸c bé phËn mµ m×nh qu¶n lý. Khi thiÕt kÕ tõng chu tr×nh ®ã ph¶i tÝnh ®Õn sù ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c bé phËn, nhãm lµm viÖc. H¬n n÷a nhµ qu¶n trÞ cÊp trung cã tr¸ch nhiÖm trong viÖc tæ chøc cho c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp t¸c nghiÖp thùc thi c«ng viÖc vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña m×nh ®ång thêi thùc hiÖn kiÓm so¸t l¹i viÖc vËn hµnh ®ã. Nhµ qu¶n trÞ cÊp t¸c nghiÖp Nhµ qu¶n trÞ cÊp t¸c nghiÖp (qu¶n trÞ viªn b¸n hµng, trëng ca, trëng bé phËn) chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp ®èi víi c¸c ho¹t ®éng t¹i ®¬n vÞ nh mét qu¶n trÞ viªn t¸c nghiÖp t¹i mét ph©n xëng s¶n xuÊt thÐp gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña nh©n viªn c¸n thÐp, nh©n viªn vËn hµnh vµ b¶o dìng m¸y mãc vµ ghi chÐp vËn ®¬n. Nhµ qu¶n trÞ cÊp t¸c 10 nghiÖp chÞu tr¸ch nhiÖm vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé c¨n cø vµo c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c thñ tôc vµ bíc kiÓm so¸t ®· ®îc thiÕt kÕ; tæ chøc cho c¸c nh©n viªn t¸c nghiÖp t¹i bé phËn m×nh thùc hiÖn c¸c qui chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t liªn quan; thùc hiÖn kiÓm so¸t viÖc vËn hµnh cña c¸c nh©n viªn t¸c nghiÖp. Nh©n viªn t¸c nghiÖp Nh©n viªn t¸c nghiÖp lµ nh÷ng ngêi thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô cô thÓ cña c¸c bé phËn. Nh©n viªn t¸c nghiÖp chÞu tr¸ch nhiÖm trong viÖc vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé th«ng qua viÖc tu©n thñ, chÊp hµnh c¸c c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ c¸c bíc kiÓm so¸t ®· ®îc thiÕt kÕ vµ ban hµnh. Ngoµi ra nh©n viªn t¸c nghiÖp cßn gãp phÇn vµo viÖc thiÕt kÕ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé b»ng viÖc b¸o c¸o nh÷ng vÊn ®Ò bÊt hîp lý, bÊt thêng ®îc ph¸t hiÖn ra trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ c¸c bíc kiÓm so¸t ®· thiÕt kÕ. * KiÓm so¸t néi bé lµ mét qu¸ tr×nh mang tÝnh hÖ thèng. Ho¹t ®éng kiÓm so¸t néi bé bao gåm mét chuçi c¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t hiÖn diÖn ë mäi bé phËn trong doanh nghiÖp kh«ng chØ riªng ë nh÷ng bé phËn thùc hiÖn nhiÖm vô chñ yÕu nh bé phËn mua hµng, s¶n xuÊt, tiªu thô… mµ nã cßn hiÖn diÖn ë c¸c bé phËn qu¶n lý, phôc vô s¶n xuÊt nh bé phËn qu¶n lý nh©n sù, qu¶n lý tµi s¶n, qu¶n lý c«ng nghÖ, qu¶n lý tµi chÝnh, bé phËn b¶o vÖ, kho hµng, … §Ó ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ cña tõng bé phËn còng nh tÝnh hiÖu qu¶ chung cña c¶ hÖ thèng nh»m ®¹t ®îc c¸c môc tiªu ®Æt ra cña toµn doanh nghiÖp th× chuçi c¸c ho¹t ®éng kiÓm so¸t néi bé ë tõng bé phËn ph¶i ®îc kÕt hîp víi nhau thµnh mét hÖ thèng nhÊt. * HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé chØ cung cÊp mét sù ®¶m b¶o hîp lý HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé chØ cung cÊp mét sù ®¶m b¶o hîp lý chø kh«ng ph¶i ®¶m b¶o tuyÖt ®èi lµ c¸c môc tiªu sÏ ®îc thùc hiÖn bëi v×: - Thø nhÊt lµ khi thiÕt kÕ, vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, c¸c yÕu kÐm cã thÓ s¶y ra do sai lÇm cña con ngêi dÉn ®Õn kh«ng thùc hiÖn ®îc c¸c môc tiªu nh: Kh¶ n¨ng l¹m dông quyÒn h¹n hoÆc sù yÕu kÐm vÒ n¨ng lùc, tr×nh ®é chuyªn m«n nªn thiÕt kÕ c¸c qui chÕ kiÓm so¸t néi bé kh«ng thÝch hîp. Sù v« ý, bÊt cÈn, ®·ng trÝ, ®¸nh gi¸ hay íc lîng sai, hiÓu sai chØ dÉn cña cÊp trªn. Kh¶ n¨ng ®¸nh lõa, lÈn tr¸nh cña nh©n viªn th«ng qua sù th«ng ®ång víi nhau hay víi c¸c bé phËn bªn ngoµi ®¬n vÞ. Kh¶ n¨ng lµ c¸c c¸ nh©n cã tr¸ch nhiÖm kiÓm so¸t ®· l¹m dông quyÒn h¹n cña m×nh nh»m phôc vô mu ®å riªng. - Thø hai lµ nguyªn t¾c c¬ b¶n trong viÖc thiÕt kÕ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ chi phÝ cho qu¸ tr×nh kiÓm so¸t kh«ng thÓ vît qu¸ lîi Ých ®îc mong ®îi tõ qu¸ tr×nh kiÓm so¸t. Do ®ã, tuy ngêi qu¶n lý cã thÓ nhËn thøc ®Çy ®ñ vÒ c¸c rñi ro, thÕ nhng nÕu chi phÝ cho qu¸ tr×nh kiÓm so¸t qu¸ cao th× hä vÉn kh«ng ¸p dông c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®ã. - Thø ba lµ ho¹t ®éng kiÓm so¸t thêng chØ nh»m vµo c¸c nghiÖp vô thêng xuyªn ph¸t sinh mµ Ýt chó ý ®Õn c¸c nghiÖp vô kh«ng thêng xuyªn do ®ã nh÷ng sai ph¹m trong c¸c nghiÖp vô nµy thêng xuyªn s¶y ra. - Thø t lµ do ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ thay ®æi nªn dÉn tíi nh÷ng thñ tôc kiÓm so¸t kh«ng cßn phï hîp... Nh vËy, hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cã thÓ ph¸t hiÖn vµ ng¨n chÆn c¸c sai ph¹m nhng kh«ng thÓ ®¶m b¶o r»ng chóng kh«ng bao giê s¶y ra. 11 * ViÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé thuéc vÒ tr¸ch nhiÖm cña nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp. XuÊt ph¸t tõ nhiÖm vô kiÓm so¸t trong c¸c kh©u cña chu tr×nh qu¶n trÞ nªn viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ thuéc vÒ tr¸ch nhiÖm cña nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®Ó qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. * C¸c môc tiªu cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. - HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶i ®¶m b¶o vÒ tÝnh trung thùc, hîp lý cña B¸o c¸o tµi chÝnh. C¸c th«ng tin kinh tÕ, tµi chÝnh ®îc cung cÊp th«ng qua hÖ thèng B¸o c¸o tµi chÝnh lµ c¨n cø cho viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh cña nhµ qu¶n lý. §Ó ®¶m b¶o tÝnh ®óng ®¾n, phï hîp cña c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý th«ng tin ®ã ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi vÒ thêi gian, tÝnh ®Çy ®ñ, kh¸ch quan, trung thùc vµ ®¸ng tin cËy vÒ thùc tr¹ng t×nh h×nh tµi chÝnh, t×nh h×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp; ph¶i ®¶m b¶o tÝnh râ rµng, dÔ hiÓu vµ cã thÓ so s¸nh ®îc. Víi môc tiªu trªn hÖ thèng c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c thñ tôc vµ bíc kiÓm so¸t cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong doanh nghiÖp ph¶i ®¶m b¶o: + C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®îc ghi sæ ph¶i cã c¨n cø hîp lý (tÝnh cã c¨n cø hîp lý). Cã nghÜa lµ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶i ®îc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh sao cho kh«ng cho phÐp ghi chÐp nh÷ng nghiÖp vô kh«ng tån t¹i hoÆc nh÷ng nghiÖp vô gi¶ vµo c¸c sæ kÕ to¸n. + C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¶i ®îc phª chuÈn ®óng ®¾n (sù phª chuÈn). §Ó kiÓm so¸t, b¶o vÖ ®îc tµi s¶n th× mçi nghiÖp vô kinh tÕ muèn ®îc x¶y ra ph¶i ®îc phª chuÈn ®óng ®¾n cña ngêi cã tr¸ch nhiÖm. NÕu mét nghiÖp vô kinh tÕ kh«ng ®îc phª chuÈn x¶y ra cã thÓ dÉn ®Õn mét sù lõa ®¶o vµ ¶nh hëng lµm tæn thÊt tµi s¶n. + C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®· ph¸t sinh, c¸c tµi s¶n hiÖn cã ph¶i ®îc ghi sæ ®Çy ®ñ (tÝnh ®Çy ®ñ). HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶i ®îc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh nh»m kh«ng ®Ó bÊt cø mét nghiÖp vô kinh tÕ ®· ph¸t sinh, hay mét tµi s¶n hiÖn cã nµo n»m ngoµi sæ kÕ to¸n. Chóng ph¶i ®îc ghi ®Çy ®ñ vµo c¸c sæ kÕ to¸n kÕ to¸n vµ ®îc tæng hîp trªn c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh. + C¸c nghiÖp vô kinh tÕ, c¸c tµi s¶n hiÖn cã ph¶i ®îc ®¸nh gi¸ vµ tÝnh to¸n ®óng ®¾n (sù ®¸nh gi¸ vµ tÝnh to¸n). HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶i cã c¸c qu¸ tr×nh kiÓm so¸t ®Ó ®¶m b¶o lµ kh«ng ®Ó x¶y ra sai sãt trong khi ®¸nh gi¸, tÝnh to¸n vµ ghi sæ sè tiÒn cña nghiÖp vô ®ã ë c¸c giai ®o¹n kh¸c nhau cña qu¸ tr×nh ghi sæ. + C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¶i ®îc ph©n lo¹i ®óng ®¾n (sù ph©n lo¹i). C¸c qu¸ tr×nh kiÓm so¸t ph¶i bao gåm mét hÖ thèng c¸c tµi kho¶n thÝch hîp, ®îc qui ®Þnh râ rµng vÒ néi dung vµ quan hÖ ®èi øng ®Ó ph©n lo¹i c¸c nghiÖp vô kinh tÕ mét c¸ch ®óng ®¾n. + C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¶i ®îc ph¶n ¸nh kÞp thêi, ®óng kú (tÝnh ®óng kú vµ kÞp thêi). NÕu c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®îc ghi tríc hoÆc sau khi chóng s¶y ra sÏ lµm t¨ng kh¶ n¨ng sai sãt trong viÖc bá quªn hoÆc ghi trïng, nÕu kh¸c kú chóng sÏ lµm sai lÖch th«ng tin trªn c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶i ® îc thiÕt kÕ ®Ó ®¶m b¶o r»ng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ph¶i ®îc ghi kÞp thêi, ®óng kú vµo c¸c sæ kÕ to¸n. + C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¶i ®îc ghi chÐp ®óng ®¾n vµo c¸c sæ chi tiÕt vµ ph¶i ®îc tæng hîp chÝnh x¸c (qu¸ tr×nh chuyÓn sæ vµ tæng hîp). Trong nhiÒu trêng hîp, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ riªng lÎ ph¶i ®îc ghi sæ chi tiÕt ®Ó theo dâi riªng, sau ®ã 12 ®îc tæng hîp vµ dïng ®Ó ®èi chiÕu víi ghi chÐp tæng hîp trªn sæ c¸i. HoÆc nhiÒu trêng hîp kh¸c, c¸c nghiÖp vô riªng lÎ ®îc tæng hîp chung tríc khi vµo sæ nhËt ký, sau ®ã tõ sæ nhËt ký chuyÓn qua c¸c sæ c¸i tæng hîp vµ ®îc tæng hîp tr×nh bµy trªn c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh. Doanh nghiÖp cã thÓ dïng c¸c ph¬ng ph¸p thÝch hîp kh¸c nhau ®Ó ghi sæ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ nhng cÇn ph¶i cã c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®Ó ®¶m b¶o r»ng viÖc tæng hîp, ghi sæ vµ chuyÓn sæ c¸c nghiÖp vô ®ã lµ ®óng ®¾n vµ chÝnh x¸c. Muèn c¸c môc tiªu ®Òu ®îc ®¶m b¶o th× toµn bé qu¸ tr×nh thu nhËn, xö lý vµ cung cÊp th«ng tin trªn B¸o c¸o tµi chÝnh lµ ph¶i tu©n thñ c¸c qui ®Þnh cña LuËt, cña chuÈn mùc, chÕ ®é kÕ to¸n... - HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶i ®¶m b¶o viÖc chÊp hµnh luËt ph¸p vµ c¸c qui ®Þnh. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé kh«ng nh÷ng ®¶m b¶o ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp tu©n thñ c¸c qui ®Þnh cña ph¸p luËt mµ cßn híng mäi thµnh viªn trong doanh nghiÖp vµo viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch, c¸c qui ®Þnh trong néi bé doanh nghiÖp, qua ®ã ®¶m b¶o ®¹t ®îc nh÷ng môc tiªu cña doanh nghiÖp. Nãi c¸ch kh¸c, hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶i: + Duy tr× vµ kiÓm tra viÖc tu©n thñ c¸c chÝnh s¸ch cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. + Ng¨n chÆn vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi còng nh xö lý c¸c sai ph¹m vµ gian lËn trong c¸c kh©u ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. + §¶m b¶o viÖc ghi chÐp kÕ to¸n ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c còng nh viÖc lËp b¸o c¸o tµi chÝnh trung thùc vµ kh¸ch quan. - HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé nh»m ®¶m b¶o tÝnh hiÖu lùc, hiÖu qu¶ vµ tÝnh kinh tÕ cña c¸c ho¹t ®éng. §Ó tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng cña m×nh ®¬n vÞ cÇn ph¶i huy ®éng vµ sö dông mét c¸ch cã hiÖu qu¶ c¸c nguån nh©n lùc ,vËt lùc, tµi lùc, c«ng nghÖ th«ng tin.... HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cã mÆt ë mäi n¬i, mäi cÊp gióp doanh nghiÖp b¶o vÖ vµ sö dông cã hiÖu qu¶ c¸c nguån lùc cña m×nh, b¶o mËt th«ng tin, n©ng cao uy tÝn, më réng thÞ phÇn, thùc hiÖn c¸c chiÕn lîc kinh doanh c¶ doanh nghiÖp... HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong doanh nghiÖp cßn ®îc thiÕt kÕ nh»m ng¨n ngõa sù lÆp ®i lÆp l¹i kh«ng cÇn thiÕt cña c¸c t¸c nghiÖp, c¸c sai ph¹m trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng tr¸nh l·ng phÝ trong ho¹t ®éng. Ngoµi ra, ®Þnh kú c¸c nhµ qu¶n lý thêng ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp ®îc thùc hiÖn víi c¬ chÕ gi¸m s¸t cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé doanh nghiÖp nh»m n©ng cao kh¶ n¨ng qu¶n lý, ®iÒu hµnh cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. - HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶i ®¶m b¶o c¸c tµi s¶n vµ th«ng tin cña doanh nghiÖp ®îc b¶o vÖ. §Ó tiÕn hµnh ho¹t ®éng c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã mét lîng tµi s¶n vµ th«ng tin nhÊt ®Þnh nh tiÒn vèn, nguyªn vËt liÖu , c«ng cô dông cô, hµng ho¸, thµnh phÈm, tµi s¶n cè ®Þnh, b»ng ph¸t minh s¸ng chÕ, c«ng nghÖ s¶n xuÊt, th«ng tin vµ tµi liÖu quan träng.... Chóng ®Òu tham gia vµo c¸c kh©u trong mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp vµ rñi ro cã thÓ s¶y ra lµ chóng cã thÓ bÞ ®¸nh c¾p, bÞ l¹m dông vµo c¸c môc ®Ých kh¸c, bÞ h h¹i vµ dÉn ®Õn lîi Ých kinh tÕ mµ ®¬n vÞ thu ®îc tõ tµi s¶n bÞ gi¶m sót thËm chÝ kh«ng thu ®îc lîi Ých kinh tÕ. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé sÏ gióp ®¬n vÞ 13 ng¨n chÆn c¸c rñi ro trªn ®èi víi tµi s¶n ®Ó ®¶m b¶o tÝnh hiÖu qu¶ trong viÖc sö dông tµi s¶n. Ta cã thÓ thÊy r»ng c¸c môc tiªu cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé rÊt réng, chóng bao trïm lªn mäi mÆt ho¹t ®éng vµ cã ý nghÜa quan träng ®èi víi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. Vµ còng cÇn ph¶i hiÓu r»ng c¸c môc tiªu trªn cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau nhng còng cã ®«i lóc m©u thuÉn víi nhau. VÝ dô nh khi thùc hiÖn môc tiªu ®¶m b¶o tÝnh trung thùc, hîp lý cña B¸o c¸o tµi chÝnh th× môc tiªu ®¶m b¶o tÝnh tu©n thñ ph¸p luËt phÇn nµo còng ®îc thùc hiÖn bëi B¸o c¸o tµi chÝnh ®îc xem lµ trung thùc, hîp lý khi qu¸ tr×nh thu nhËn, xö lý vµ cung cÊp th«ng tin thùc hiÖn theo c¸c qui ®Þnh cña LuËt, chuÈn mùc vµ chÕ ®é kÕ to¸n... vµ c¸c quyÕt ®Þnh kinh tÕ tµi chÝnh ®îc ®a ra trªn c¬ së c¸c th«ng tin trung thùc, hîp lý ®¶m b¶o cho viÖc thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp. HoÆc khi thùc hiÖn môc tiªu tu©n thñ luËt ph¸p vµ c¸c qui ®Þnh th× còng cã nghÜa lµ tÝnh hiÖu qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng ®îc ®¶m b¶o. Nhng khi thùc hiÖn môc tiªu b¶o vÖ tµi s¶n hoÆc cung cÊp th«ng tin ®Çy ®ñ, trung thùc th× môc tiªu hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cã thÓ kh«ng ®îc ®¶m b¶o hoµn toµn. Do vËy, hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®îc x©y dùng trªn c¬ së kÕt hîp hµi hoµ c¸c môc tiªu. 1.1.4. C¸c nh©n tè ¶nh hëng tíi viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong doanh nghiÖp HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé bao gåm c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c bíc kiÓm so¸t vµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®îc thùc hiÖn trong mäi kh©u, mäi n¬i, mäi lóc t¹i doanh nghiÖp nh»m h¹n chÕ rñi ro mµ doanh nghiÖp cã thÓ gÆp ph¶i ®Ó ®¹t ®îc c¸c môc tiªu ®· ®Ò ra nªn viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé chÞu ¶nh hëng bëi nhiÒu nh©n tè kh¸c nhau thuéc vÒ b¶n th©n doanh nghiÖp vµ bªn ngoµi doanh nghiÖp nhng tùu chung l¹i chóng chÞu ¶nh hëng bëi c¸c nh©n tè chñ yÕu sau: 1.1.4.1. NhËn thøc cña nhµ qu¶n trÞ cÊp cao trong doanh nghiÖp vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé Mäi hµnh ®éng ®Òu ®îc xuÊt ph¸t tõ nhËn thøc do vËy nhËn thøc, th¸i ®é cña nhµ qu¶n trÞ cÊp cao ®èi víi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ nh©n tè chñ yÕu ¶nh hëng tíi viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong doanh nghiÖp. NÕu nh nhµ qu¶n trÞ cÊp cao cho r»ng hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu ®îc ®èi víi mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp th× hä lu«n quan t©m ®Õn viÖc thiÕt kÕ, vËn hµnh c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c bíc vµ thñ tôc kiÓm so¸t th«ng qua viÖc ban hµnh ®iÒu lÖ ho¹t ®éng, c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c bíc vµ thñ tôc kiÓm so¸t; thùc hiÖn chØ ®¹o vµ tæ chøc cho c¸c nhµ qu¶n trÞ cÊp díi, nh©n viªn t¸c nghiÖp cïng tham gia thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong mäi cÊp, mäi kh©u; nªu g¬ng trong viÖc tu©n thñ c¸c qui ®Þnh, c¸c chÝnh s¸ch vµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t; chó träng ®Õn viÖc x©y dùng v¨n ho¸ doanh nghiÖp; sö dông ®Çy ®ñ c¸c c«ng cô qu¶n trÞ doanh nghiÖp... Tõ ®ã mäi thµnh viªn trong doanh nghiÖp còng sÏ nhËn thøc ®óng ®¾n vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vµ tu©n thñ mäi qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc ®· ®Ò ra còng nh ngµy cµng hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé hiÖn cã t¹i doanh nghiÖp. Ngîc l¹i, nÕu hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé bÞ coi nhÑ tõ phÝa nhµ qu¶n trÞ cÊp cao th× ch¾c ch¾n viÖc x©y dùng vµ hoµn thiÖn c¸c qui chÕ kiÓm so¸t néi bé kh«ng ®îc quan t©m mét c¸ch ®óng møc. HÖ thèng c¸c chÝnh s¸ch, qui ®Þnh, c¸c bíc kiÓm so¸t vµ thñ tôc kiÓm so¸t láng lÎo, kh«ng ®Çy ®ñ, kh«ng ph¸t hiÖn vµ ng¨n ngõa ®îc c¸c rñi ro 14 ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp ®ång thêi chóng còng kh«ng ®îc tu©n thñ vµ vËn hµnh mét c¸ch cã hiÖu qu¶ bëi c¸c thµnh viªn trong doanh nghiÖp. Nhµ qu¶n trÞ cÊp cao trong doanh nghiÖp bao gåm chñ së h÷u vèn vµ nh÷ng ngêi ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh hµng ngµy cña doanh nghiÖp nh Gi¸m ®èc cña doanh nghiÖp t nh©n, thµnh viªn hîp danh, Chñ tÞch Héi ®ång thµnh viªn, Chñ tÞch C«ng ty, thµnh viªn Héi ®ång qu¶n trÞ, Gi¸m ®èc hoÆc Tæng Gi¸m ®èc. Tuú thuéc vµo lo¹i h×nh ph¸p lý vµ ®Æc ®iÓm cô thÓ cña doanh nghiÖp mµ chñ së h÷u vèn cã thÓ ®ång thêi lµ ngêi ®iÒu hµnh doanh nghiÖp hoÆc chñ së h÷u vèn thuª ngêi ®iÒu hµnh doanh nghiÖp. Víi nh÷ng doanh nghiÖp cã phÇn vèn Nhµ níc chi phèi (Nhµ níc së h÷u trªn 50% vèn ®iÒu lÖ) theo LuËt doanh nghiÖp hiÖn hµnh ho¹t ®éng díi lo¹i h×nh c«ng ty cæ phÇn hoÆc c«ng ty tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n th× ChÝnh phñ thèng nhÊt qu¶n lý vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÒn, nghÜa vô cña chñ së h÷u Nhµ níc. ChÝnh phñ trùc tiÕp thùc hiÖn hoÆc uû quyÒn cho Bé, c¬ quan ngang Bé, c¬ quan thuéc ChÝnh phñ (sau ®©y gäi chung lµ Bé); ph©n cÊp cho Uû ban nh©n d©n tØnh, thµnh phè trùc thuéc Trung ¬ng (sau ®©y gäi lµ Uû ban nh©n d©n cÊp tØnh); giao cho Héi ®ång thµnh viªn hoÆc Héi ®ång qu¶n trÞ cña c¸c Tæng c«ng ty Nhµ níc vµ Héi ®ång thµnh viªn hoÆc Héi ®ång qu¶n trÞ cña c¸c doanh nghiÖp Nhµ níc ®éc lËp thùc hiÖn c¸c quyÒn vµ nghÜa vô cña chñ së h÷u Nhµ níc. Trong ®ã quyÒn cña chñ së h÷u Nhµ níc bao gåm quyÒn quyÕt ®Þnh thµnh lËp míi, c¬ cÊu tæ chøc, c¬ chÕ qu¶n lý, tæ chøc l¹i, gi¶i thÓ, chuyÓn ®æi h×nh thøc së h÷u; quyÒn quyÕt ®Þnh môc tiªu, chiÕn lîc, kÕ ho¹ch dµi h¹n vµ ngµnh, nghÒ kinh doanh cña doanh nghiÖp Nhµ níc; quyÒn phª duyÖt §iÒu lÖ, phª duyÖt söa ®æi vµ bæ sung §iÒu lÖ cña doanh nghiÖp Nhµ níc; quyÒn quyÕt ®Þnh ®Çu t vèn ®Ó h×nh thµnh vèn ®iÒu lÖ vµ ®iÒu chØnh vèn ®iÒu lÖ; quyÒn quyÕt ®Þnh viÖc ®Çu t, gãp vèn ®Çu t, liªn doanh, liªn kÕt theo thÈm quyÒn, phª duyÖt chñ tr¬ng vay, cho vay, thuª, cho thuª cña doanh nghiÖp Nhµ níc; quyÒn qui ®Þnh chÕ ®é tµi chÝnh, ph©n phèi thu nhËp, trÝch lËp vµ sö dông c¸c quü; quyÒn quyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc, khen thëng, kû luËt ®èi víi Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ (Chñ tÞch Héi ®ång thµnh viªn), c¸c thµnh viªn Héi ®ång qu¶n trÞ (Héi ®ång thµnh viªn), Tæng gi¸m ®èc hoÆc Gi¸m ®èc C«ng ty Nhµ níc; quyÒn qui ®Þnh chÕ ®é tiÒn l¬ng, phô cÊp l¬ng, tiÒn thëng trong C«ng ty Nhµ níc; quyÕt ®Þnh møc l¬ng, phô cÊp l¬ng ®èi víi Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ (Chñ tÞch Héi ®ång thµnh viªn), thµnh viªn Héi ®ång qu¶n trÞ (thµnh viªn Héi ®ång thµnh viªn), Tæng gi¸m ®èc hoÆc Gi¸m ®èc c«ng ty nhµ níc; qui ®Þnh chÕ ®é ®Æt hµng, ®Êu thÇu hoÆc giao nhiÖm vô, møc gi¸ b¸n, møc bï chªnh lÖch ®Ó thùc hiÖn s¶n xuÊt, cung øng c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô c«ng Ých; quyÒn tæ chøc kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn môc tiªu, nhiÖm vô, thøc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh cña chñ së h÷u vµ ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp Nhµ níc. Nh÷ng kh¸c biÖt ®¸ng kÓ trong qu¸ tr×nh ph©n cÊp cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n trong viÖc thùc hiÖn vai trß chñ së h÷u Nhµ níc t¹i c¸c doanh nghiÖp Nhµ níc ®· ¶nh hëng ®¸ng kÓ ®Õn viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. T¹i c¸c doanh nghiÖp nµy, viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c bíc vµ thñ tôc kiÓm so¸t kh«ng nh÷ng chÞu ¶nh hëng bëi nhËn thøc cña Nhµ qu¶n trÞ cÊp cao trong doanh nghiÖp bao gåm Héi ®ång qu¶n trÞ, Héi ®ång thµnh viªn, Ban Gi¸m ®èc... mµ cßn chÞu ¶nh hëng bëi nhËn thøc cña ChÝnh phñ, c¸c cÊp ®îc ChÝnh phñ uû 15 quyÒn còng nh viÖc ph©n cÊp cña ChÝnh phñ trong viÖc thùc hiÖn vai trß chñ së h÷u Nhµ níc mµ ®· ®îc kÓ ®Õn ë trªn. 1.1.4.2. §Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp §Ó ®¶m b¶o cho c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¸c bíc kiÓm so¸t vµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t cã thÓ ng¨n chÆn ®îc mäi rñi ro trong c¸c mÆt ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp th× chóng ph¶i ®îc x©y dùng trªn c¬ së c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng (lËp kÕ ho¹ch, s¶n xuÊt, b¸n hµng, nh©n sù, qu¶n trÞ, kÕ to¸n, kiÓm to¸n néi bé, nghiªn cøu ph¸t triÓn, gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ph¸p luËt...) vµ theo tõng chu tr×nh nghiÖp vô trong doanh nghiÖp (chu tr×nh mua hµng vµ thanh to¸n, chu tr×nh b¸n hµng vµ thu tiÒn, chu tr×nh hµng tån kho, chu tr×nh s¶n xuÊt, chu tr×nh tµi s¶n cè ®Þnh, chu tr×nh thu-chi tiÒn, chu tr×nh nh©n sù vµ tiÒn l¬ng...) díi d¹ng ma trËn kiÓm so¸t néi bé. Trong ®ã kiÓm so¸t theo chiÒu däc bao gåm c¸c c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t theo tõng chøc n¨ng vµ kiÓm so¸t theo chiÒu ngang lµ c¸c c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t theo tõng chu tr×nh nghiÖp vô cô thÓ theo s¬ ®å 1.5. KiÓm so¸t theo chiÒu däc- c¸c chøc n¨ng KiÓm so¸t theo chiÒu ngang c¸c quy tr×nh nghiÖp vô S¬ ®å 1.5: Ma trËn kiÓm so¸t néi bé §Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp bao gåm ngµnh nghÒ, lÜnh vùc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh; ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt; ®Æc ®iÓm s¶n phÈm... cã ¶nh hëng trùc tiÕp tíi viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t trong ma trËn kiÓm so¸t néi bé theo c¶ chiÒu däc vµ chiÒu ngang, cô thÓ lµ: - C¸c doanh nghiÖp kinh doanh trong c¸c ngµnh nghÒ, lÜnh vùc kh¸c nhau nh kinh doanh trong lÜnh vùc ng©n hµng, vËn t¶i, s¶n xuÊt hµng may mÆc, s¶n xuÊt xi m¨ng... cã nh÷ng ®Æc ®iÓm kh¸c nhau trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh dÉn ®Õn c¸c chøc n¨ng còng nh c¸c chu tr×nh nghiÖp vô trong c¸c doanh nghiÖp nµy cã nh÷ng ®iÓm kh¸c biÖt ®¸ng kÓ tõ ®ã ¶nh hëng ®Õn viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t theo chiÒu däc vµ theo chiÒu ngang trong ma trËn kiÓm so¸t néi bé. VÝ dô nh trong ngµnh ng©n hµng kh«ng cã chøc n¨ng s¶n xuÊt ®ång thêi kh«ng cã chu tr×nh nghiÖp vô s¶n xuÊt nhng thay vµo ®ã lµ chøc n¨ng cho vay, ®i vay vµ chu tr×nh nghiÖp vô cho vay, chu tr×nh nghiÖp vô ®i vay; ngµnh vËn t¶i th× chøc n¨ng s¶n xuÊt vµ b¸n hµng ®îc g¾n liÒn víi nhau gäi lµ chøc n¨ng cung cÊp dÞch vô vµ chu tr×nh nghiÖp vô cung cÊp dÞch vô; ngµnh s¶n xuÊt hµng may mÆc vµ ngµnh s¶n xuÊt xi m¨ng ®Òu ph¶i thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t ®èi víi chøc n¨ng s¶n xuÊt vµ chu tr×nh nghiÖp vô s¶n xuÊt nhng c¸c doanh nghiÖp nµy kh«ng cã chøc n¨ng vµ chu tr×nh nghiÖp vô ®i vay, cho vay hoÆc chøc n¨ng vµ chu tr×nh nghiÖp vô cung cÊp dÞch vô nh trong lÜnh vùc ng©n hµng hoÆc vËn t¶i. 16 - Nh÷ng kh¸c biÖt vÒ lo¹i h×nh tæ chøc s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp lµ theo ®¬n ®Æt hµng hay tæ chøc s¶n xuÊt hµng lo¹t còng dÉn ®Õn nh÷ng ¶nh hëng ®¸ng kÓ vÒ c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t trong ma trËn kiÓm so¸t néi bé theo c¶ chiÒu däc vµ chiÒu ngang. Víi nh÷ng doanh nghiÖp tæ chøc s¶n xuÊt hµng lo¹t nh s¶n xuÊt xi m¨ng, b¸nh kÑo, ®êng s÷a, xµ phßng... s¶n phÈm ®îc ®Æt mua sau khi s¶n xuÊt, mÆt hµng s¶n xuÊt mang tÝnh æn ®Þnh, Ýt thay ®æi dÉn ®Õn c¸c ®Þnh møc tiªu hao, ®Þnh møc chi phÝ tÝnh cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm chØ biÕn ®éng khi cã sù thay ®æi vÒ qui tr×nh c«ng nghÖ, kü thuËt s¶n xuÊt, gi¸ c¶ trªn thÞ trêng, khi c¶i tiÕn vÒ chÊt lîng, mÉu m· s¶n phÈm... do vËy c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t ®îc thiÕt lËp ®èi víi kh©u x©y dùng c¸c ®Þnh møc tiªu hao, ®Þnh møc chi phÝ ®Æt träng t©m cho viÖc x¸c ®Þnh nh÷ng thay ®æi vÒ ®Þnh møc tiªu hao vµ ®Þnh møc chi phÝ. MÆt kh¸c, do c¸c ®Þnh møc tiªu hao vµ ®Þnh møc chi phÝ kh«ng biÕn ®éng thêng xuyªn dÉn ®Õn c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t trong chu tr×nh tiÕp nhËn ®¬n ®Æt hµng, tån kho vµ s¶n xuÊt... mang tÝnh chi tiÕt, æn ®Þnh vµ ngµy cµng ®îc hoµn thiÖn tõ ®ã thuËn tiÖn cho viÖc thùc thi c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t ®ã. Cßn víi nh÷ng doanh nghiÖp tæ chøc s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng nh doanh nghiÖp s¶n xuÊt hµng may mÆc theo ph¬ng thøc may gia c«ng, doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®å gç d©n dông, doanh nghiÖp c¬ khÝ... s¶n phÈm ®îc ®Æt mua tríc khi s¶n xuÊt; mÆt hµng s¶n xuÊt thêng xuyªn thay ®æi theo yªu cÇu cña tõng ®¬n ®Æt hµng; c¸c ®Þnh møc tiªu hao vµ ®Þnh møc chi phÝ tÝnh cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm thêng xuyªn cã sù biÕn ®éng ®ßi hái ph¶i thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c c¬ chÕ vµ thñ tôc kiÓm so¸t ®èi víi kh©u x©y ®Þnh møc tiªu hao, ®Þnh møc chi phÝ vµ ®Þnh gi¸ b¸n cho tõng ®¬n ®Æt hµng. H¬n n÷a, do c¸c ®Þnh møc tiªu hao, ®Þnh møc chi phÝ còng nh c¸c yªu cÇu vÒ kü thuËt, chÊt lîng s¶n phÈm ®èi víi tõng ®¬n ®Æt hµng lµ kh«ng gièng nhau nªn c¸c chÝnh s¸ch, thñ tôc vµ c¸c bíc kiÓm so¸t trong c¸c chu tr×nh tiÕp nhËn ®¬n ®Æt hµng, tån kho, s¶n xuÊt... bao gåm c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, thñ tôc chung ¸p dông cho mäi ®¬n ®Æt hµng vµ c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t ®îc thiÕt kÕ riªng ®èi víi tõng ®¬n ®Æt hµng do vËy gÆp nhiÒu khã kh¨n h¬n trong viÖc thùc thi c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc riªng ®ã. - Nh»m t¹o ra c¸c lo¹i s¶n phÈm, dÞch vô ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt vµ tiªu dïng, c¸c doanh nghiÖp ph¶i hoµn thµnh c¸c c«ng ®o¹n cña qui tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt. §Æc ®iÓm qui tr×nh c«ng nghÖ ¶nh hëng trùc tiÕp tíi viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c thñ tôc kiÓm so¸t trong chu tr×nh s¶n xuÊt. Víi nh÷ng qui tr×nh cã nhiÒu bíc c«ng nghÖ ®îc tù ®éng ho¸, mèi quan hÖ gi÷a ®Çu vµo vµ ®Çu ra trong mçi bíc c«ng nghÖ ®îc x¸c ®Þnh mét c¸ch râ rÖt th× cã cµng nhiÒu c¸c thñ tôc kiÓm so¸t tù ®éng ®îc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh. Cßn víi nh÷ng qui tr×nh c«ng nghÖ cÇn nhiÒu ®Õn sù tham gia cña con ngêi, mèi quan hÖ gi÷a ®Çu vµo vµ ®Çu ra kh«ng ®îc x¸c ®Þnh mét c¸ch râ rÖt th× cµng cã nhiÒu thñ tôc kiÓm so¸t bëi con ngêi ®îc thiÕt kÕ. VÝ dô nh qui tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt xi m¨ng lµ qui tr×nh phøc t¹p kiÓu chÕ biÕn liªn tôc bao gåm c¸c giai ®o¹n khai th¸c hoÆc thu mua ®¸ v«i vµ ®Êt sÐt, phèi trén nguyªn liÖu (phèi trén ®¸ v«i, ®Êt sÐt vµ c¸c phô gia theo mét tû lÖ thÝch hîp, sau ®ã nghiÒn nhá ®Ó t¹o thµnh hçn hîp nguyªn liÖu), nung nguyªn liÖu (nung hçn hîp nguyªn liÖu thµnh Clinke), nghiÒn xi m¨ng (nghiÒn Clinker víi th¹ch cao vµ mét sè phô gia kh¸c t¹o thµnh xi m¨ng rêi) vµ c«ng ®o¹n cuèi cïng lµ ®ãng bao xi m¨ng. Trong qui tr×nh nµy kÓ tõ giai ®o¹n phèi trén 17 nguyªn liÖu, nung nguyªn liÖu, nghiÒn t¹o xi m¨ng vµ c«ng ®o¹n ®ãng bao xi m¨ng ®îc thùc hiÖn tù ®éng th«ng qua d©y truyÒn c«ng nghÖ s¶n xuÊt, mèi quan hÖ gi÷a ®Çu vµo vµ ®Çu ra cña mçi giai ®o¹n rÊt râ rÖt do vËy toµn bé c¸c thñ tôc kiÓm so¸t khèi lîng ®Çu vµo vµ ®Çu ra, kiÓm tra chÊt lîng s¶n phÈm cña tõng giai ®o¹n phÇn lín ®îc thùc hiÖn tù ®éng th«ng qua hÖ thèng m¸y tÝnh. Cßn víi giai ®o¹n khai th¸c ®¸ v«i vµ ®Êt sÐt, ho¹t ®éng phô thuéc nhiÒu vµo ®Æc ®iÓm cña vïng nguyªn liÖu nh ®Æc ®iÓm vÒ tr÷ lîng, chÊt lîng nguyªn liÖu, ®Þa bµn cña vïng nguyªn liÖu... nªn khã cã thÓ tù ®éng ho¸ toµn bé giai ®o¹n nµy céng víi mèi quan hÖ gi÷a ®Çu vµo vµ ®Çu ra kh«ng x¸c ®Þnh ®îc râ rÖt nªn cÇn cã sù tham gia nhiÒu h¬n cña con ngêi khi thùc hiÖn c¸c thñ tôc kiÓm so¸t. - MÆt kh¸c, ®Ó thùc hiÖn c¸c c«ng ®o¹n cña qui tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt, doanh nghiÖp tæ chøc thµnh c¸c bé phËn s¶n xuÊt (ph©n xëng, ®éi, tæ s¶n xuÊt) trong ®ã mçi bé phËn thùc hiÖn mét hoÆc mét sè c¸c chøc n¨ng kh¸c nhau cña qui tr×nh c«ng nghÖ. VÝ dô doanh nghiÖp s¶n xuÊt hµng may mÆc thêng tæ chøc thµnh c¸c ph©n xëng nh ph©n xëng c¾t, ph©n xëng may, ph©n xëng thªu, ph©n xëng hoµn thiÖn...; doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng thêng ®îc tæ chøc thµnh c¸c ph©n xëng khai th¸c nguyªn liÖu, ph©n xëng nghiÒn nguyªn liÖu, ph©n xëng lß nung Clinke, ph©n xëng nghiÒn xi m¨ng vµ ph©n xëng ®ãng bao xi m¨ng. Nh vËy, ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt lu«n g¾n liÒn víi viÖc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng cña chu tr×nh s¶n xuÊt vµ ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn viÖc thiÕt kÕ, vËn hµnh c¸c c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t theo chiÒu däc (theo chøc n¨ng) còng nh c¸c c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t theo chiÒu ngang cña chu tr×nh s¶n xuÊt. - §Æc ®iÓm cña s¶n phÈm bao gåm tÝnh chÊt lý ho¸ häc vµ ®Æc ®iÓm sö dông cña s¶n phÈm cã ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c c¬ chÕ vµ thñ tôc kiÓm so¸t ®èi víi c¸c chu tr×nh tiÕp nhËn ®¬n ®Æt hµng, s¶n xuÊt, hµng tån kho vµ chu tr×nh b¸n hµng. Víi nh÷ng s¶n phÈm kh«ng cã yªu cÇu ®Æc biÖt vÒ m«i trêng trong qu¸ tr×nh b¶o qu¶n, thêi gian b¶o qu¶n l©u dµi, s¶n phÈm tiªu thô mang tÝnh mïa vô nh c¸c s¶n phÈm èng nhùa, g¹ch, ngãi, sµnh sø... c¸c chÝnh s¸ch, thñ tôc kiÓm so¸t trong chu tr×nh tiÕp nhËn ®¬n ®Æt hµng ph¶i híng tíi viÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu tiªu thô s¶n phÈm trong mét kho¶ng thêi gian dµi ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cho phï hîp; c¸c thñ tôc kiÓm so¸t trong chu tr×nh hµng tån kho ®Æt träng t©m vµo viÖc ®¶m b¶o ®ñ diÖn tÝch kho hµng, an toµn vÒ mÆt vËt chÊt cho sè hµng trong kho; chu tr×nh b¸n hµng cã thÓ tÝnh ®Õn viÖc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång cã thêi gian vËn chuyÓn l©u dµi, kh«ng cÇn ®Õn c¸c ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn chuyªn dông. Cßn nh÷ng s¶n phÈm do tÝnh chÊt lý ho¸ häc mµ cã nh÷ng yªu cÇu ®Æc biÖt trong qu¸ tr×nh b¶o qu¶n, dù tr÷, thêi gian b¶o qu¶n ng¾n nh s¶n phÈm cña doanh nghiÖp s¶n xuÊt xi m¨ng. S¶n phÈm xi m¨ng cã ®Æc ®iÓm lµ träng lîng cao, chiÕm thÓ tÝch t¬ng ®èi lín, chóng lµ hçn hîp bao gåm c¸c thµnh phÇn hãa häc kh¸c nhau nªn ph¶i b¶o qu¶n ë n¬i kh« r¸o, thêi gian b¶o qu¶n vµ dù tr÷ ng¾n dÉn ®Õn c¸c thñ tôc kiÓm so¸t trong chu tr×nh tiÕp nhËn ®¬n ®Æt hµng ph¶i dù tÝnh ®îc møc tiªu thô trong tõng kho¶ng thêi gian ®Ó lªn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cho phï hîp bëi thêi gian dù tr÷ cña s¶n phÈm xi m¨ng ng¾n, kh«ng thÓ s¶n xuÊt vµ dù tr÷ qu¸ l©u ®Ó phôc vô cho nhu cÇu tiªu thô. Qu¸ tr×nh dù tr÷ ph¶i thiÕt lËp ®îc c¸c c¬ chÕ, thñ tôc kiÓm so¸t ®¶m b¶o kho dù tr÷ ®îc kh« r¸o, vÏ ®îc s¬ ®å kho, theo dâi ®îc thêi gian b¶o qu¶n, ®¶m b¶o viÖc nhËp xuÊt theo tuÇn tù cã nghÜa lµ s¶n phÈm nµo nhËp tríc sÏ ®îc xuÊt tríc, thiÕt 18 lËp c¸c thñ tôc theo dâi viÖc ®¶o hµng trong kho. §èi víi chu tr×nh b¸n hµng ph¶i thiÕt lËp c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®èi víi chi phÝ vËn chuyÓn, thñ tôc ®¶m b¶o xe chë hµng b¾t buéc ph¶i cã trÇn ®Ó che ma, thñ tôc kiÓm so¸t thêi gian vËn chuyÓn. §Æc biÖt khi thùc hiÖn c¸c hîp ®ång xuÊt khÈu th× c¸c thñ tôc kiÓm so¸t chi phÝ vËn chuyÓn, thêi gian lµm thñ tôc xuÊt khÈu vµ thêi gian vËn chuyÓn cµng ph¶i chÆt chÏ. 1.1.4.3. §Æc ®iÓm ho¹t ®éng qu¶n lý §Æc ®iÓm ho¹t ®éng qu¶n lý bao gåm ph¬ng ch©m qu¶n lý, phong c¸ch ®iÒu hµnh nhµ qu¶n lý vµ ®Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, cô thÓ lµ: - Ph¬ng ch©m qu¶n lý thÓ hiÖn qua quan ®iÓm vµ nhËn thøc cña ngêi qu¶n lý. Phong c¸ch ®iÒu hµnh l¹i thÓ hiÖn qua c¸ tÝnh, t c¸ch vµ th¸i ®é cña hä khi ®iÒu hµnh doanh nghiÖp. Víi nh÷ng nhµ qu¶n lý quan t©m qu¸ møc ®Õn B¸o c¸o tµi chÝnh, viÖc hoµn thµnh hoÆc hoµn thµnh vît møc kÕ ho¹ch th× hä sÏ s½n sµng hµnh ®éng m¹o hiÓm ®Ó ®æi lÊy mét møc lîi nhuËn cao vµ kÐo theo hä còng kh«ng hÒ ng¹i ngÇn trong viÖc hoµn thiÖn, söa ®æi, ban hµnh míi c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t cho phï hîp víi nh÷ng thay ®æi trong ho¹t ®éng kinh doanh vµ m«i trêng. HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong trêng hîp nµy thêng mang tÝnh linh ho¹t cao nhng cã thÓ c¸c bíc vµ thñ tôc kiÓm so¸t l¹i kh«ng thËt chÆt chÏ v× nã thêng xuyªn ®îc ban hµnh míi. ViÖc ghi nhËn, ®¸nh gi¸ c¸c yÕu tè cña B¸o c¸o tµi chÝnh lu«n cã xu híng l¹c quan. Cßn víi nh÷ng nhµ qu¶n lý cã th¸i ®é dÌ dÆt, b¶o thñ vµ qu¸ thËn träng víi nh÷ng thay ®æi l¹i rÊt ng¹i ngïng trong viÖc ban hµnh míi c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t dÉn ®Õn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé thêng mang tÝnh cøng nh¾c, kh«ng ph¶n øng nhanh nh¹y víi thay ®æi cña m«i trêng nhng c¸c bíc vµ thñ tôc kiÓm so¸t l¹i rÊt chÆt chÏ. Trong trêng hîp nµy, viÖc ghi nhËn vµ ®¸nh gi¸ c¸c yÕu tè cña B¸o c¸o tµi chÝnh thêng ®îc thùc hiÖn theo xu híng thËn träng h¬n. Víi nh÷ng nhµ qu¶n lý trong qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh thÝch tiÕp xóc, trao ®æi trùc tiÕp víi nh©n viªn th× tÝnh hiÖu qu¶ cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé sÏ ®îc n©ng cao v× th«ng qua tiÕp xóc, trao ®æi nhµ qu¶n lý thùc hiÖn viÖc kiÓm tra, gi¸m s¸t qu¸ tr×nh vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé mét c¸ch trùc tiÕp ®ång thêi tiÕn hµnh söa ®æi, hoµn thiÖn c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t cho phï hîp víi t×nh h×nh thùc tÕ. Ngîc l¹i, víi nh÷ng nhµ qu¶n lý chØ thÝch ®iÒu hµnh c«ng viÖc theo mét trËt tù ®· ®îc x¸c ®Þnh trong c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp th× tÝnh hiÖu qu¶ cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé bÞ h¹n chÕ v× nhµ qu¶n lý kh«ng tham gia trùc tiÕp vµo viÖc gi¸m s¸t qu¸ tr×nh vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé mµ viÖc nµy ®îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c bé phËn cÊp díi vµ hä kh«ng nhËn ®îc c¸c th«ng tin ph¶n håi mét c¸ch trùc tiÕp tõ nh÷ng ngêi vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Víi nh÷ng nhµ qu¶n lý cã phong c¸ch l·nh ®¹o kiÓu chuyªn quyÒn, viÖc ®a ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®îc tËp trung vµ chi phèi bëi mét sè c¸c nh©n viªn th× hiÖu qu¶ cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé phÇn lín phô thuéc vµo phÈm chÊt, n¨ng lùc cña ngêi n¾m gi÷ quyÒn lùc tËp trung ®ã. Cßn víi nh÷ng nhµ qu¶n lý cã phong c¸ch l·nh ®¹o kiÓu d©n chñ, quyÒn lùc ®îc ph©n t¸n cho nhiÒu ngêi trong bé m¸y qu¶n lý th× tÝnh hiÖu qu¶ cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé l¹i phô thuéc nhiÒu vµo viÖc ph©n quyÒn; 19 kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc sö dông quyÒn lùc ®· ®îc ph©n c«ng tr¸nh trêng hîp sö dông kh«ng hÕt quyÒn h¹n ®îc giao hoÆc l¹m dông quyÒn h¹n nµy. - Cßn ®Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý liªn quan ®Õn viÖc ph©n chia c¸c chøc n¨ng qu¶n lý cho c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp còng nh mèi quan hÖ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn ®Ó thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng. Trong ®ã mçi chøc n¨ng cã thÓ bao hµm nhiÒu chøc n¨ng cô thÓ vµ mçi bé phËn cã thÓ bao gåm nhiÒu bé phËn trùc thuéc. ChÝnh v× vËy, ®Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn ma trËn kiÓm so¸t néi bé c¶ theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang. VÝ dô nh ë c¸c doanh nghiÖp cã thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm to¸n néi bé th«ng qua phßng (ban) kiÓm to¸n néi bé th× c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch, c¬ chÕ vµ thñ tôc kiÓm so¸t g¾n liÒn víi chøc n¨ng kiÓm to¸n néi bé ®îc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh ®èi víi mäi qui tr×nh nghiÖp vô trong doanh nghiÖp c¶ qui tr×nh b¸n hµng, qui tr×nh mua hµng, hµng tån kho, s¶n xuÊt, tµi s¶n cè ®Þnh, nh©n sù vµ tiÒn l¬ng, thu- chi tiÒn... Cßn ë nh÷ng doanh nghiÖp kh«ng thùc hiÖn chøc n¨ng kiÓm to¸n néi bé, kh«ng tæ chøc phßng (ban) kiÓm to¸n néi bé th× c¸c qui ®Þnh, chÝnh s¸ch vµ thñ tôc kiÓm so¸t g¾n víi chøc n¨ng kiÓm to¸n néi bé kh«ng ®îc thiÕt kÕ vµ còng kh«ng ®îc vËn hµnh trong mäi chu tr×nh nghiÖp vô cña doanh nghiÖp. 1.1.4.4. M«i trêng bªn ngoµi M«i trêng bªn ngoµi bao gåm c¸c yÕu tè tån t¹i bªn ngoµi ranh giíi cña doanh nghiÖp cã ¶nh hëng tiÒm tµng ®Õn ho¹t ®éng doanh nghiÖp ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®Ó cã thÓ hiÓu biÕt vµ dù b¸o ®îc nh÷ng thay ®æi cña m«i trêng tõ ®ã cã nh÷ng chiÕn lîc, thñ tôc kiÓm so¸t thÝch øng. C¸c yÕu tè nµy gåm c¸c ®iÒu kiÖn kinh tÕ, v¨n hãa x· héi, chÝnh trÞ, ph¸p luËt, c«ng nghÖ, thÞ trêng lao ®éng, kh¸ch hµng, ®èi thñ c¹nh tranh.... ®îc ph©n thµnh hai líp lµ m«i trêng chung (m«i trêng vÜ m«) vµ m«i trêng t¸c nghiÖp (m«i trêng vi m«) ®îc minh ho¹ theo s¬ ®å 1.6 nh sau: M«i trêng chung C«ng nghÖ M«i trêng t¸c nghiÖp Quèc tÕ ThÞ trêng lao ®éng §èi thñ c¹nh tranh V¨n ho¸ Kh¸ch hµng x· héi Doanh nghiÖp Nhµ cung cÊp ChÝnh trÞ/ luËt ph¸p Kinh tÕ S¬ ®å 1.6: C¸c yÕu tè m«i trêng bªn ngoµi cña doanh nghiÖp Nguån: Qu¶n trÞ häc M«i trêng chung bao gåm c¸c yÕu tè ¶nh hëng réng vµ kh«ng trùc tiÕp ®Õn doanh nghiÖp. Nh÷ng thay ®æi cña m«i trêng chung ¶nh hëng rÊt lín ®Õn doanh nghiÖp theo hai chiÒu híng hoÆc lµ t¹o ra nh÷ng c¬ héi cho sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp hoÆc g©y nªn c¸c nguy c¬ cã thÓ lµm ph¬ng h¹i ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Nhµ qu¶n trÞ cÊp cao trong mçi doanh nghiÖp lu«n ph¶i tÝnh ®Õn viÖc thiÕt kÕ 20 vµ vËn hµnh c¸c chÝnh s¸ch, qui ®Þnh vµ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®Ó cã thÓ biÕt vµ dù ®o¸n ®îc nh÷ng thay ®æi cña m«i trêng chung tõ ®ã ®a ra nh÷ng chiÕn lîc còng nh thiÕt lËp míi, thay ®æi, bæ sung c¸c thñ tôc kiÓm so¸t cho phï hîp, cô thÓ: - Dù ®o¸n ®îc nh÷ng thay ®æi cña m«i trêng quèc tÕ gióp doanh nghiÖp ph¸t hiÖn ®îc c¸c ®èi thñ c¹nh tranh, kh¸ch hµng vµ c¸c nhµ cung cÊp míi còng nh c¸c khuynh híng vÒ x· héi, c«ng nghÖ vµ kinh tÕ trªn ph¹m vi toµn cÇu. Nh÷ng thay ®æi vÒ c«ng nghÖ ¶nh hëng ®Õn chiÕn lîc kinh doanh cña doanh nghiÖp, ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ ph©n phèi s¶n phÈm tõ ®ã ¶nh hëng ®Õn viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®èi víi chu tr×nh s¶n xuÊt, chu tr×nh ph©n phèi s¶n phÈm. - YÕu tè v¨n ho¸ x· héi nh ®Æc ®iÓm vÒ nh©n khÈu häc, ®Æc ®iÓm vÒ ng«n ng÷, t«n gi¸o, nghÖ thuËt, hÖ thèng quan niÖm sèng, th¸i ®é víi tù nhiªn, m«i trêng, di s¶n v¨n hãa... ¶nh hëng ®Õn xu híng cña thÞ trêng tiªu dïng, nguån cung øng lao ®éng, mèi quan hÖ gi÷a c¸c c¸ nh©n, c¸ch thøc nh×n nhËn vÊn ®Ò, c¸ch thøc gi¶i quyÕt vÊn ®Ò, nhËn thøc ®©u lµ hµnh vi hîp ®¹o ®øc... ®ßi hái nhµ qu¶n trÞ ph¶i nhËn thøc ®îc ®Çy ®ñ vµ thiÕt kÕ c¸c thñ tôc kiÓm so¸t cho phï hîp nh»m liªn kÕt c¸c nh©n viªn víi gi¸ trÞ v¨n hãa, víi phong c¸ch sèng vµ lµm viÖc cña doanh nghiÖp ®ång thêi n©ng cao n¨ng lùc hiÓu biÕt vÒ c¸c ®èi t¸c lµm ¨n trong m«i trêng kinh doanh quèc tÕ. - Nh÷ng thay ®æi trong m«i trêng kinh tÕ nh xu híng s¸t nhËp vµ th«n tÝnh lÉn nhau gi÷a c¸c doanh nghiÖp lín, tµi s¶n quan träng nhÊt trong doanh nghiÖp lµ con ngêi, ph¶i liªn tôc n©ng cao kiÕn thøc cho nh©n viªn, kh¸ch hµng kh«ng mua s¶n phÈm mµ hä mua lîi Ých tõ s¶n phÈm mang l¹i ... ¶nh hëng ®Õn chiÕn lîc kinh doanh, qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, ph©n phèi s¶n phÈm, tæ chøc ®µo t¹o nh©n viªn... tõ ®ã ¶nh hëng ®Õn viÖc thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c thñ tôc kiÓm so¸t trong c¸c chu tr×nh t¬ng øng. - YÕu tè chÝnh trÞ - ph¸p luËt gi÷ vai trß ®Þnh híng, chi phèi toµn bé c¸c ho¹t ®éng trong x· héi trong ®ã cã ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp. HÖ thèng ph¸p luËt ®îc x©y dùng trªn nÒn t¶ng cña c¸c ®Þnh híng chÝnh trÞ nh»m qui ®Þnh nh÷ng ®iÒu mµ c¸c thµnh viªn trong x· héi kh«ng ®îc lµm, lµ c¬ së ®Ó chÕ tµi c¸c hµnh ®éng vi ph¹m c¸c mèi quan hÖ x· héi mµ ph¸p luËt b¶o vÖ. Nhµ qu¶n trÞ lu«n ph¶i nhËn thøc ®îc xu híng thay ®æi cña yÕu tè chÝnh trÞ - ph¸p luËt tõ ®ã mµ tæ chøc ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh còng nh thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c thñ tôc kiÓm so¸t ®¶m b¶o tÝnh tu©n thñ trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. - YÕu tè m«i trêng tù nhiªn víi xu híng m«i trêng ngµy cµng bÞ x©m h¹i nghiªm träng, c¸c nguån tµi nguyªn thiªn nhiªn cµng trë nªn khan hiÕm dÉn ®Õn ¸p lùc qu¶n lý vµ b¶o vÖ m«i trêng, tr¸ch nhiÖm cña c¸c doanh nghiÖp ®èi víi vÊn ®Ò nµy còng ngµy cµng n©ng cao. Nhµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp lu«n ph¶i nhËn thøc ®îc nh÷ng vÊn ®Ò nµy vµ coi nã lµ mét bé phËn trong chiÕn lîc ho¹t ®éng tõ ®ã mµ thiÕt kÕ vµ vËn hµnh c¸c thñ tôc kiÓm so¸t phï hîp ®Ó thùc hiÖn ®îc c¸c môc tiªu cña chiÕn lîc nh»m tu©n thñ nghiªm ngÆt c¸c qui ®Þnh b¶o vÖ m«i trêng, gi¶m thiÓu c¸c hµnh ®éng g©y nguy hiÓm tíi m«i trêng, øng dông c«ng nghÖ míi Ýt ¶nh hëng tíi m«i trêng...
- Xem thêm -