Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc nhà nước quận 10 thành phố hồ chí minh

  • Số trang: 117 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 19 |
  • Lượt tải: 0
nguyetha

Đã đăng 7932 tài liệu

Mô tả:

BB BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM BÙI THANH HUYỀN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẬN 10 TPHCM LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM BÙI THANH HUYỀN Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC QUẬN 10 TPHCM LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Trần Văn Thảo LỜI CAM ĐOAN Nội dung trong Luận văn này là kết quả nghiên cứu độc lập của học viên và chưa được công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào. MỤC LỤC Lời cam đoan Mục lục Danh mục các từ viết tắt Trang Lời mở đầu ................................................................................................... 1 Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ............................ 3 1. 1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................. 3 1.1.1 Định nghĩa ........................................................................................... 3 1.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ............................ 4 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................ 4 1.1.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức............................................ 4 1.1.2.1.2 Đảm bảo về năng lực ...................................................................... 5 1.1.2.1.3 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán ......................................... 5 1.1.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý ............ 5 1.1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 6 1.1.2.1.6 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm ............................ 6 1.1.2.1.7 Chính sách nhân sự......................................................................... 6 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro.................................................................................. 6 1.1.2.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị......................................................... 6 1.1.2.2.2 Nhận dạng rủi ro............................................................................. 7 1.1.2.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro............................................................ 7 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát.......................................................................... 7 1.1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ......................................................... 7 1.1.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ.................... 8 1.1.2.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động ................ 9 1.1.2.3.4 Kiểm soát vật chất .......................................................................... 9 1.1.2.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện...................................................... 9 1.1.2.3.6 Phân tích soát xét lại việc thực hiện ............................................... 9 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông................................................................ 10 1.1.2.5 Giám sát........................................................................................... 11 1.1.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................... 12 1.2 Lý luận về kho bạc nhà nước.............................................................. 12 1.2.1 Vị trí và chức năng ............................................................................ 12 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn..................................................................... 13 1.2.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................... 15 1.2.4 Lãnh đạo ............................................................................................ 16 Chương 2: Thực trạng và đánh giá rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM ........................................................ 18 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM ..................................................................................................... 18 2.2 Quy trình hoạt động của hệ thống ..................................................... 18 2.2.1 Quy trình chi ngân sách.................................................................... 18 2.2.1.1 Quy trình chi thường xuyên ............................................................. 18 2.2.1.2 Quy trình chi đầu tư ........................................................................ 21 2.2.2 Quy trình thu ngân sách ................................................................... 27 2.2.2.1 Quy trình thu thuế, phí, lệ phí.......................................................... 27 2.2.2.2 Quy trình nộp phí, lệ phí vào tài khoản tạm thu, tạm giữ của cơ quan thu ............................................................................................................... 28 2.2.2.3 Quy trình hoàn thuế, các khoản đã thu bằng tiền mặt qua cơ quan KBNN........................................................................................................... 28 2.2.2.4 Quy trình thu phạt ........................................................................... 28 2.2.2.5 Quy trình thu nộp vào tiền gửi của đơn vị....................................... 29 2.2.3 Quy trình huy động vốn..................................................................... 29 2.2.3.1 Quy trình thanh toán trái phiếu....................................................... 29 2.2.3.2 Quy trình phát hành trái phiếu........................................................ 30 2.2.3.3 Chuyển nhượng trái phiếu (mua bán, tặng cho, để lại thừa kế) ..... 31 2.2.3.4 Xác nhận trái phiếu cầm cố, thế chấp ............................................. 33 2.2.3.5 Giao trả trái phiếu đã nhận bảo quản............................................. 33 2.2.3.6 Lưu giữ, bảo quản trái phiếu hộ khách hàng .................................. 34 2.2.3.7 Xử lý trái phiếu báo mất.................................................................. 34 2.2.4 Thủ tục mở và sử dụng tài khoản tại Kho bạc ................................. 34 2.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước Quận 10 TPHCM....................................................................................... 35 2.3.1 Môi trường kiểm soát ........................................................................ 35 2.3.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức ............................................ 35 2.3.1.2 Đảm bảo về năng lực....................................................................... 36 2.3.1.3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý ............ 36 2.3.1.4 Cơ cấu tổ chức................................................................................. 37 2.3.1.5 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm............................. 37 2.3.1.6 Chính sách nhân sự ......................................................................... 39 2.3.2 Đánh giá rủi ro .................................................................................. 39 2.3.2.1 Mục tiêu của đơn vị ......................................................................... 39 2.3.2.2 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động kho quỹ..... 39 2.3.2.2.1 Mục đích ....................................................................................... 39 2.3.2.2.2 Đối tượng và phạm vi áp dụng ..................................................... 40 2.3.2.2.3 Nhận diện rủi ro trong một số hoạt động nghiệp vụ và quản lý kho quỹ ............................................................................................................... 40 2.3.2.2.4 Chi tiết rủi ro và mức độ ảnh hưởng ............................................ 43 2.3.2.2.5 Xác định khả năng phòng tránh.................................................... 50 2.3.2.2.6 Biện pháp khắc phục .................................................................... 50 2.3.2.3 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động đầu tư ....... 51 2.3.2.3.1 Mục đích ....................................................................................... 51 2.3.2.3.2 Đối tượng và phạm vi áp dụng ..................................................... 51 2.3.2.3.3 Đánh giá mức độ rủi ro công tác mở tài khoản ............................ 51 2.3.2.3.4 Đánh giá mức độ rủi ro công tác tiếp nhận, luân chuyển, xử lý hồ Sơ................................................................................................................. 53 2.3.2.3.5 Đánh giá mức độ rủi ro công tác tiếp nhận vốn và sử dụng nguồn vốn ............................................................................................................... 54 2.3.2.3.6 Đánh giá mức độ rủi ro về hồ sơ pháp lý của dự án gói thầu....... 56 2.3.2.3.7 Đánh giá mức độ rủi ro về tạm ứng, thanh toán các dự án gói thầu .............................................................................................................. 59 2.3.2.3.8 Công tác khóa sổ, quyết toán tình hình nhận, sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản hàng năm......................................................................... 71 2.3.2.4 Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro về hoạt động kế toán...... 72 2.3.3 Hoạt động kiểm soát .......................................................................... 75 2.3.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ......................................................... 75 2.3.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ ........................... 75 2.3.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động .................... 77 2.3.3.4 Kiểm soát vật chất ........................................................................... 78 2.3.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện....................................................... 78 2.3.3.6 Phân tích soát xét lại sự việc........................................................... 78 2.3.4 Thông tin và truyền thông................................................................. 78 2.3.5 Giám sát ............................................................................................. 81 2.3.5.1 Giám sát thường xuyên.................................................................... 81 2.3.5.2 Giám sát định kỳ.............................................................................. 81 2.4 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................... 81 2.4.1 Những ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................... 81 2.4.1.1 Về môi trường kiểm soát.................................................................. 81 2.4.1.2 Về đánh giá rủi ro............................................................................ 82 2.4.1.3 Về hoạt động kiểm soát.................................................................... 82 2.4.1.4 Về thông tin và truyền thông ........................................................... 82 2.4.1.5 Về giám sát ...................................................................................... 83 2.4.2 Những nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ......................... 83 2.4.2.1 Đánh giá rủi ro................................................................................ 84 2.4.2.2 Thông tin và truyền thông................................................................ 84 2.4.2.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách......................... 84 2.4.2.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ ............................ 84 2.4.2.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo .............................. 84 2.4.2.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ ...................... 85 2.4.2.2.5 Khách hàng đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ........................ 85 2.4.2.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian......... 85 2.4.2.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ công chức còn hạn chế......................................................................................................... 86 2.4.2.2.8 Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình kế toán sai.................................................................................................... 86 2.4.2.2.9 Chương trình kế toán chưa hoàn thiện......................................... 86 2.4.2.2.10 Tài liệu tham khảo về công tác chuyên môn còn hạn chế .......... 87 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM ...................................................................... 88 3.1 Giải pháp hoàn thiện về đánh giá rủi ro ........................................... 88 3.2 Giải pháp hoàn thiện về thông tin và truyền thông.......................... 88 3.2.1 Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách............................ 88 3.2.2 Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ ............................... 88 3.2.3 Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo.................................. 88 3.2.4 Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ.......................... 88 3.2.5 Khách hàng đưa dự toán đầu năm ra kho bạc trễ ........................... 89 3.2.6 Giao nhận hồ sơ ở khâu chi ngân sách tốn nhiều thời gian........... 89 3.2.7 Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của cán bộ công chức còn hạn chế ........................................................................................................ 89 3.2.8 Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình kế toán sai ................................................................................................... 92 3.2.9 Chương trình kế toán chưa hoàn thiện............................................ 92 3.2.10 Tài liệu tham khảo về công tác chuyên môn còn hạn chế ............ 92 Kết luận ...................................................................................................... 94 Tài liệu tham khảo Phụ lục DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT • • • • • • • • • • • • • • • • BMS: Thanh toán trái phiếu, công trái. CMND: Chứng minh nhân dân. ĐTKB: Đầu tư kho bạc. GPMB: Giải phóng mặt bằng. HCSN: Hành chính sự nghiệp. KBNN: Kho bạc nhà nước. KQKB: Kho quỹ kho bạc KTKB: Kế toán kho bạc. KTKT: Kinh tế kỹ thuật. MLNS: Mục lục ngân sách. NSNN: Ngân sách nhà nước. NSTW: Ngân sách Trung ương. QLDA: Quản lý dự án. TCS: Thu ngân sách. TKTG: Tài khoản tiền gửi. XDCB: Xây dựng cơ bản. 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài: Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò to lớn trong việc ngăn ngừa, phát hiện và xử lý các sai sót, gian lận trong quá trình hoạt động của các đơn vị kinh doanh cũng như các cơ quan, tổ chức trực thuộc nhà nước. Đã có rất nhiều nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp, công ty. Tuy nhiên tại các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước vấn đề này chưa được nghiên cứu hoặc chỉ nghiên cứu một hoặc một vài bộ phận trong hệ thống. Qua quá trình công tác tại Kho bạc nhà nước quận 10 cùng với những kiến thức được các thầy cô trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh trang bị trong hai năm theo học cao học tại trường, tôi chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM”. 2. Mục đích nghiên cứu: Tìm ra các giải pháp để khắc phục những mặt hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ của kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM và cung cấp cho người đọc một tài liệu tham khảo về hệ thống kiểm soát nội bộ tại kho bạc quận. 3. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM. 4. Phương pháp nghiên cứu: Quan sát, phỏng vấn các cán bộ công chức trong từng phòng về công việc thực hiện hàng ngày, thu thập tài liệu từ sổ điều chỉnh, sổ từ chối khách hàng, bài viết trên diễn đàn Kho bạc thành phố Hồ Chí Minh trong hai năm 2009-2010 là phương pháp được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài. 5. Phạm vi nghiên cứu: Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ của KBNN quận 10 TPHCM 6. Kết cấu đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo. Đề tài gồm có ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và kho bạc Chương 2: Thực trạng và đánh giá rủi ro hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM. 2 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Kho bạc nhà nước quận 10 TPHCM. 3 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KHO BẠC 1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.1 Định nghĩa: Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến nay, định nghĩa được chấp nhận khá rộng rãi là: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây: Báo cáo tài chính đáng tin cậy. Các luật lệ và quy định được tuân thủ. Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” 11 Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục biểu mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban Giám Đốc, các nhân viên khác… chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối, là các mục tiêu sẽ được thực hiện. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xẩy ra do các sai lầm của con người nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xẩy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý 1 Định nghĩa này được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring Organization). COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission on Financial Reporting, hay còn được gọi là Treadway Commission). Ủy ban này bao gồm đại diện của Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA). COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là: - Thống nhất định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau. - Công bố đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống kiểm soát của họ và tìm giải pháp để hoàn thiện. Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề: Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Integrated Framework). 4 là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vuợt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro. Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. 1.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm phổ biến hiện nay 2 , kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận sau: • Môi trường kiểm soát. • Đánh giá rủi ro. • Hoạt động kiểm soát. • Thông tin và truyền thông. • Giám sát. 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: 1.1.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có 2 Theo Báo cáo của COSO 5 thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. 1.1.2.1.2 Đảm bảo về năng lực: Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên. 1.1.2.1.3 Hội đồng quản trị và Uỷ ban Kiểm toán: Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở thị trường Chứng khoán phải thành lập Ủy ban Kiểm toán. Đây là Uỷ ban gồm một số thành viên thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ủy ban Kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ… Do có các chức năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Uỷ ban Kiểm toán và Hội đồng Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị hoặc Uỷ ban Kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. 1.1.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thực của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị … 6 1.1.2.1.5 Cơ cấu tổ chức : Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo. 1.1.2.1.6 Cách thức phân định và quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hoá về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên phải hiểu biết rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đền người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do do, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hoá bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. 1.1.2.1.7 Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính . 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro: Đây là một bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Như mọi người đều biết, tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu- kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải cồ gắng kiểm soát được những rủi ro này. Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải xác định được mục tiêu của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro từ đó mới có thể kiểm soát được rủi ro. 1.1.2.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Việc xác định mục tiêu 7 có thể thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của người quản lý. 1.1.2.2.2 Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi trong chính sách của Nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý… Trong phạm vi từng hoạt động như bán hàng, mua hàng, kế toán… rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn đơn vị. Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động. Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng … hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ. 1.1.2.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro: Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro. Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài khoản không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán… Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hoặc từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nộ bộ. Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán. 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị: 1.1.2.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giái quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng 8 hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản. Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. Thí dụ như phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây: - Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình. - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản. - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện - thường là bộ phận kế toán. 1.1.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo đảm rằng phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn, cụ thể là: Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau: - Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. - Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. - Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. - Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo. - Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát… - Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết 9 1.1.2.3.3 Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động - Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. Các cá nhân bộ phận được uỷ quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Trong môi trường xử lý dữ liệu bằng phương pháp điện tử, việc kiểm soát quá trình xử lý thông tin cũng thường được chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng với những đặc điểm riêng. 1.1.2.3.4 Kiểm soát vật chất Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. 1.1.2.3.5 Kiểm tra độc lập việc thực hiện Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Yêu cầu quan trong đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào. 1.1.2.3.6 Phân tích soát xét lại việc thực hiện Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế so với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và 10 hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh thích hợp. 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy vi tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần chú ý các khía cạnh sau: - Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. Điều này sẽ được thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ. - Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…) cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổ đông…) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là là một phân hệ quan trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm có hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau khi kiểm toán báo cáo tài chính. Các kiểm toán viên thường quan tâm đến hệ thống thông tin kế toán tài chính. Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin nào (tính kịp thời, hiệu quả…), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán tài chính phải đạt được như sau: - Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Xem thêm -