Tài liệu HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH

1 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH Hồ Ngọc Anh (1) (1) Khoa Kế toán – Kiểm toán Email: [email protected] Hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn tồn tại rủi ro, bao gồm cả quy trình xuất khẩu trực tiếp. Do đó đòi hỏi hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình này phải phù hợp, linh hoạt và ngày càng hoàn thiện. Điều này giúp cho doanh nghiệp ngăn ngừa những tổn thất, hạn chế các rủi ro, sử dụng hữu hiệu các nguồn lực, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo báo cáo tài chính được trình bày đáng tin cậy và tuân thủ pháp luật. 1. Đặt vấn đề. Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức thương mại thế giới WTO (World Trade Organization) vào ngày 11/01/2007. Sự kiện này đã mở ra cơ hội mới cho sự phát triển đất nước và cả những thách thức cần phải vượt qua. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng và nền kinh tế Việt Nam nói chung và thực trạng bất cập của nhiều chính sách kinh tế liên quan đến công tác xuất khẩu, nhiều hình thức sai sót và gian lận đã xảy ra, gây tổn thất và thiệt hại không ít đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và công tác quản lý kinh tế của nhà nước. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp ngăn ngừa những tổn thất, sự cố, mất mát, hư hỏng,… tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, nâng cao tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ nhân viên, tạo kết quả tốt về chất lượng sản phẩm, chi phí tối ưu, đội ngũ làm việc khoa học và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường nội địa và quốc tế. Kiểm soát nội bộ được tiến hành trên toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả quy trình xuất khẩu trực tiếp tiêu thụ sản phẩm. Trong quy trình này, hình thức sai sót thậm chí gian lận có thể xảy ra, dẫn đến sai lệch về chỉ tiêu doanh thu và chi phí, ảnh hưởng đến tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời ảnh hưởng đến tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó đòi hỏi hoạt động kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu trực tiếp phải phù hợp, ngày càng phát triển và hoàn thiện. Những lý do trên đã giúp tôi đi đến quyết định lựa chọn đề tài : “ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH ” làm đề tài nghiên cứu khoa học. Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp” là một đề tài tương đối mới, các tác giả khác đã có các bài nghiên cứu liên quan như “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng-thu tiền” hoặc “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình kế toán”, cụ thể ở đây tác giả nghiên cứu quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Tác giả đã tiến hàng nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ sở lý luận về kiểm soát đối với quy trình xuất khẩu trực tiếp, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Từ đó đưa ra một số biện pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. 2 2. Phương pháp nghiên cứu. - Đối tượng nghiên cứu : Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động kiểm soát quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. - Phạm vi nghiên cứu : Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. - Các phương pháp nghiên cứu chủ yếu mà tác giả sử dụng trong đề tài:  Tác giả sử dụng phương pháp so sánh để so sánh mức tăng sản lượng sản xuất – tiêu thụ trong 2 năm 2010-2011, so sánh doanh thu – nộp ngân sách nhà nước – lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp trong 2 năm 2010-2011.  Tác giả sử dụng phương pháp phân tích để phân tích thực trạng về tổ chức bộ máy công ty, tổ chức bộ máy kế toán, thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty. Đồng thời kết hợp với phương pháp phỏng vấn nhằm khảo sát thực tế các rủi ro tồn tại, các thủ tục kiểm soát đã được áp dụng.  Sử dụng phương pháp phân tích hồi quy bội, phương pháp phân tích dữ liệu bằng SPSS trong việc nghiên cứu ảnh hưởng của các rủi ro đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành.  Tác giả kết hợp phương pháp phỏng vấn, phương pháp phân tích dữ liệu bằng phần mềm SPSS để đưa ra các kiến nghị, giải pháp thiết thực có tính khả dụng nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. 3. Kết quả và bàn luận. 3.1 Kết quả. - Thông qua quá trình nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp nói riệng, tác giả tiến hành tìm hiểu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành và thu được các kết quả sau:  Tác giả đề xuất các nhân tố rủi ro ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành như sau: Bảng 3.1 Các biến đo lường sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp. Ký hiệu A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13 A14 A15 A16 A17 Biến quan sát Rủi ro về sự thay đổi của tỷ giá hối đoái Rủi ro về nguồn nguyên liệu cung ứng Rủi ro về tồn kho Rủi ro về khả năng sản xuất Rủi ro về việc thu hồi nợ Rủi ro về lịch trình giao hàng Rủi ro về việc chất lượng, số lượng sản phẩm Rủi ro về việc thuê tàu Rủi ro về giao hàng Rủi ro về khai báo hải quan Rủi ro về lập hóa đơn Rủi ro về lập chứng từ xuất khẩu Rủi ro về cập nhật nợ phải thu Rủi ro về ghi nhận thông tin khách hàng, hàng hóa Rủi ro về chênh lệch tiền nợ - tiền thu về trong thanh toán Rủi ro về lập chứng từ thanh toán Rủi ro về gửi chứng từ thanh toán 3 “Nguồn : xử lý số liệu của tác giả”  Từ dữ liệu thu thập nhờ khảo sát thực tế nhân viên công ty, tác giả tiến hành dùng phần mềm SPSS để phân tích dữ liệu nhằm tìm ra các nhân tố rủi ro đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp. Thông qua kiểm định thang đo bằng Cronbach’s alpha ta thu được kết quả tất cả 6 biến quan sát đều cho kết quả Cronbach Alpha trên 0.7 (A3, A5, A9, A10, A14, A15) và Corrected Item-Total Correlation trên 0.3 tiếp tục được đưa vào phân tích hồi quy bội. Bảng 3.2: Độ tin cậy của thang đo. Reliability Statistics Cronbach’s Alpha .780 N of Items 6 “Nguồn : xử lý số liệu của tác giả” Tác giả tiến hành phân tích mô hình hồi quy với phần mềm SPSS theo phương pháp chọn từng bước (stepwise selection), thu được mô hình hồi quy: Bảng 3.3: Kết quả của phân tích mô hình hồi quy bội. Coefficientsa Unstandardized Standardized Coefficients Coefficients Std. Error Model B (Constant) 8.500 1.062 8.002 .000 -1.250 .240 -.645 -5.210 .000 9.167 .983 9.327 .000 A15 -1.167 .218 -.602 -5.345 A9 1 -.667 .215 -.350 -3.102 A15 2 (Constant) Beta Collinearity Statistics t Sig. Tolerance VIF 1.000 1.000 .000 .985 1.015 .004 .985 1.015 a. Dependent Variable: Muc do huu hieu cua he thong kiem soat noi bo “Nguồn : xử lý số liệu của tác giả” Phương trình hồi quy thể hiện sự ảnh hưởng của các nhân tố rủi ro đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành như sau : Y = 9.167 – 1.167A15 – 0.667A9 Giải thích mô hình: Phương trình hồi quy bội được phương pháp stepwise ước lượng cho thấy các rủi ro : rủi ro về chênh lệch tiền nợ - tiền thu về trong thanh toán, rủi ro về giao hàng có tác động tỷ lệ nghịch với sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Trong đó rủi ro về chênh lệch tiền nợ tiền thu về trong thanh toán có tác động mạnh nhất đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. 4 - Từ thực tiễn nghiên cứu, tác giả đưa ra được các giải pháp, kiến nghị thiết thực nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Các giải pháp này đều đã được khảo sát thực tế và có khả năng ứng dụng. 3.2 Bàn luận. Từ kết quả nghiên cứu trên, tác giả đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm hạn chế, phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra ở từng bước trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty. 3.2.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ. Tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành, việc đàm phán và kí kết hợp đồng (đối với hình thức xuất khẩu) chủ yếu là qua email và fax. Do đó nhân viên bán hàng không những cần phải nắm vững nghiệp vụ kinh doanh ngoại thương mà còn luôn trao dồi năng lực, kỹ năng đàm phán mới mong đạt được thành công. Những lưu ý khi đàm phán và kí kết hợp đồng qua email và fax [1]:  Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần luôn luôn nhớ rằng thư từ là sứ giả của mình đến với khách hàng cho nên phải hết sức thận trọng trong khi viết, phải đảm bảo yêu cầu lịch sự, chính xác, kiên nhẫn.  Nội dung phải được trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, hoặc dễ gây hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, không khúc chiết, hoặc do sử dụng những từ ngữ không chính xác.  Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax…  Thư chỉ viết trên một mặt, mỗi thư chỉ nên đề cập một vấn đề kinh doanh.  Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mực, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ. Xu hướng hiện nay là thư cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ được dùng là thứ tiếng khách hàng quen dùng để gây thiện cảm và thu hút được sự chú ý của khách đối với mình.  Tránh dùng văn phong quá quí tộc, quá cao cấp. Đối tác sẽ khó hiểu khi không phải là người quí tộc …  Nên kiên trì viết thư nhiều lần nếu mục đích của quá trình đàm phán chưa đạt. Ưu tiên đeo đuổi viết thư cho các bạn hàng cũ đã có quan hệ buôn bán từ trước đến nay. Đây là một yêu cầu bức thiết, việc kinh doanh xuất khẩu có được tiến hành hay không là phải xem năng lực đàm phán của nhân viên bán hàng. Do đó, công ty cần có chính sách đào tạo kỹ năng đàm phán, giao dịch cho nhân viên bán hàng. - Nhân viên bán hàng thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu chưa có nghiệp vụ về kế toán nên lúc lựa chọn các bút toán định khoản trong danh sách các bút toán được quy định sẵn trong phần mềm thường lựa chọn sai, đồng thời hàng tuần kế toán nguyên vật liệu – thành phẩm cũng phải kiểm tra lại việc định khoản của nhân viên bán hàng này. Kiến nghị được đưa ra là phòng kế toán nên sắp xếp để một nhân viên kế toán thực hiện hoạt động lập hoá đơn thay vì để nhân viên bán hàng lập. Kiến nghị này chỉ mang tính chất hỗ trợ tạm thời, xét về lâu dài, công ty nên bồi dưỡng thêm kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn kế toán cho nhân viên phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu để đảm bảo nguồn lực hiện có tại công ty được phát huy tối đa. - 3.2.2 Thủ tục kiểm soát. Mục đích cuối cùng của việc bán hàng là thu được tiền nợ từ khách hàng và hợp tác làm ăn lâu dài. Để việc thu hồi nợ được nhanh chóng và chắc chắn thu được tiền thì công ty cần có những thủ tục kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả đảm bảo cho tiến trình bán hàng được thực hiện liên tục, thống nhất và nhanh chóng. Từ việc khảo sát thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành, thông qua xử lý số hóa bằng phần mềm SPSS, ta xác định được hai rủi ro ảnh hưởng chính đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong 5 quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành là rủi ro về chênh lệch tiền nợ - tiền thu về trong thanh toán và rủi ro về giao hàng. Trong đó rủi ro về chênh lệch tiền nợ - tiền thu về trong thanh toán có tác động mạnh nhất đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Do đó, trong bài nghiên cứu này, tác giả sẽ đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm kiểm soát hai rủi ro trên. Tuy nhiên hai rủi ro này tồn tại và xuyên suốt trong quy trình xuất khẩu trực tiếp, vì vậy tác giả sẽ đưa ra từng giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ từ khâu bắt đầu đàm phán kí kết hợp đồng đến khâu thu hồi nợ. Và các giải pháp, kiến nghị này tập trung giải quyết một vấn đề là kiểm soát tốt hai rủi ro: rủi ro về chênh lệch tiền nợ - tiền thu về trong thanh toán và rủi ro về giao hàng, nghĩa là đảm bảo việc giao hàng và thu hồi nợ. 3.2.2.1 Quy trình đàm phán và kí kết hợp đồng. Như đã nói ở trên, mục đích cuối cùng của việc bán hàng là thu được nợ, do đó các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương liên quan đến phương thức và phương tiện thanh toán là cực kỳ quan trọng. Công ty phải căn cứ vào lịch sử thanh toán của khách hàng (đối với khách hàng cũ), tiềm năng tài chính và uy tín của khách hàng (đối với khách hàng mới) để xem xét nên áp dụng phương thức và phương tiện thanh toán nào là phù hợp, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Vì vậy công ty cần tuyển dụng những nhân viên bán hàng có năng lực chuyên môn và có chính sách đào tạo bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương cho các nhân viên bán hàng. Điều này cũng giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được rủi ro A1 “nhân viên bán hàng chấp nhận các hợp đồng không đảm bảo được đảm bảo khi có sự thay đổi tỷ giá hối đoái”. Vì khi nhân viên bán hàng có đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ, họ sẽ phán đoán khá chính xác về ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái đến giá trị hợp đồng, từ đó biết được nên lựa chọn phương thức và phương tiện thanh toán nào hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp khi tỷ giá xuống thấp. Trong bước đàm phán và kí kết hợp đồng này còn một rủi ro có thể xảy ra, rủi ro A3 “nhân viên bán hàng có thể chấp nhận bán những mặt hàng mà hàng tồn kho không đủ để cung cấp”. Hơn nữa, việc kiểm tra hàng tồn kho trước khi ký hợp đồng chủ yếu thông qua sổ hàng tồn kho, nên việc sai sót có thể diễn ra và tốn nhiều thời gian kiểm kê. Để giải quyết vấn đề này, công ty cần có hệ thống thông tin thống nhất từ kho hàng đến phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kế toán để có thể truy vấn được số tồn kho kịp thời, tiết kiệm được thời gian ký hợp đồng và hạn chế rủi ro. Như vậy công ty cần thiết lập một chương trình mạng liên kết nội bộ từ kho hàng đến phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kế toán. 3.2.2.2 Quy trình thuê tàu và vận chuyển hàng ra cảng. Đây cũng là bước rất quan trọng quyết định cho việc giao hàng có được đảm bảo an toàn hay không và có giao hàng đến cảng đích đúng lúc hay không. Trong bước này có thể có một rủi ro xảy ra: rủi ro A8 “Nhân viên xuất nhập khẩu thuê tàu trễ, có chi phí cao”. Việc thuê tàu trễ hiếm khi xảy ra, vì trước khi tới ngày giao hàng thì nhân viên xuất nhập khẩu đã liên hệ và chuẩn bị cho việc thuê tàu trước, đảm bảo cho việc thuê tàu đúng hẹn. Tuy nhiên, nhân viên xuất nhập khẩu có thể cấu kết với hãng tàu (hoặc có thể không kết cấu với hãng tàu), thuê những hãng tàu có chi phí cao, không uy tín chất lượng dẫn đến công ty phải trả một chi phí cao và có khả năng hàng hóa không được đảm bảo an toàn, dễ hư hỏng. Hơn nữa sẽ thường xuyên phát sinh chi phí sửa chữa container. Để kiểm soát vấn đề này, công ty cần khảo sát giá cả thuê tàu của nhiều hãng tàu khác nhau theo định kỳ vì giá thuê có thể thay đổi thường xuyên, chỉ thuê các hãng tàu uy tín, chất lượng vì dù giá thuê rẻ mà dễ xảy ra rủi ro với hàng hóa của công ty thì thiệt hại càng nặng nề hơn. Đối với container rỗng khi kéo về kho phải chụp hình làm bằng chứng nếu như có phát hiện bất kì hư hỏng nào và cho nhân viên hãng tàu kí xác nhận. Để tránh trường hợp container bị hư trước, hoặc hư trong quá trình vận chuyển nhưng công ty vẫn phải chịu trách nhiệm. 6 Đối với chi phí thuê tàu, nhân viên xuất nhập khẩu có thể kết cấu với hãng tàu nâng giá thuê, có khả năng hóa đơn vẫn được mở theo giá mà nhân viên xuất nhập khẩu khai nhưng hãng tàu đã chiết khấu riêng cho họ. Do đó, để kiểm soát rủi ro này, công ty cần có một quy trình xét duyệt, kí duyệt chặt chẽ, phải thông qua sự xác nhận của trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, kế toán trưởng thì kế toán thanh toán mới chi và nhân viên xuất nhập khẩu phải chịu trách nhiệm cho khoản chi này. Đối với rủi ro A9: “Nhân viên giao hàng có thể giao nhầm hàng, hàng hóa không đúng quy cách, không đúng và không đủ số lượng”, công ty kiểm soát khá tốt. Vì đây là một trong những rủi ro ảnh hưởng nhiều đến mức độ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ (theo kết quả thu thập được ở chương 2 khi chạy mô hình hồi quy), hay nói một cách đơn giản đây là điều kiện tiên quyết cho việc giao dịch có thực hiện thành công hay không. Vì đây là hàng xuất khẩu, nên hàng hóa được giao tuyệt đối không được xảy ra sai sót, nếu không sẽ rất khó giải quyết và tốn nhiều thời gian, tiền của. Thậm chí khách hàng có thể dựa vào đó làm khó doanh nghiệp, buộc doanh nghiệp phải giảm giá hoặc là không nhận hàng, hoặc không trả tiền. Đây là một trong những trở ngại lớn nhất đối với hàng xuất khẩu. Do đó kiểm soát tốt vấn đề này là một yêu cầu bắt buộc. 3.2.2.3 Quy trình khai báo hải quan, lập chứng từ xuất khẩu và hoàn tất thủ tục hải quan. Trước đây khi việc khai báo hải quan chưa áp dụng hình thức khai báo điện tử, thì việc khai báo hải quan thường có sai sót và tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, tốn nhiều chi phí lưu container, lưu bãi, ảnh hưởng đến uy tín công ty. Trong trường hợp tính thiếu thuế, doanh nghiệp còn phải chịu một khoản tiền phạt. Tuy nhiên kể từ khi áp dụng khai báo điện tử thì tình trạng sai sót này đã được hạn chế đáng kể. Để kiểm soát vấn đề này – rủi ro A10 “Nhân viên xuất nhập khẩu khai báo hải quan trễ, sai sót trong việc khai báo và tính thuế”, nhân viên xuất nhập khẩu phải thường xuyên cập nhật thông tin về thuế, về các quy định khai báo hải quan, phải thường xuyên bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ khai báo hải quan. Đối với rủi ro A12 “Nhân viên xuất khẩu lập sai chứng từ, làm thủ tục hải quan chậm trễ”, nhìn chung vấn đề này công ty kiểm soát chưa tốt. Vì đây là rủi ro phát sinh từ khả năng của con người, do đó không thể tránh khỏi sai sót. Nếu sai sót phát hiện sớm còn có thể sửa chữa dễ dàng và tốn ít thời gian. Tuy nhiên nếu như phát hiện sau khi chứng từ đã được chuyển đi hoặc đến thời hạn giao chứng từ mới phát hiện thì có thể ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, tốn chi phí, thời gian cho việc sửa chữa chứng từ, chi phí lưu container, lưu bãi. Thậm chí khách hàng có thể dựa vào đó phạt tiền doanh nghiệp giao hàng trễ. Để kiểm soát rủi ro này, công ty nên có một quy trình xét duyệt chứng từ xuất khẩu chặt chẽ và một nhân viên kiểm tra lại các chứng từ trước khi được gửi đi. 3.2.2.4 Quy trình lập và gửi chứng từ thanh toán, theo dõi công nợ và thu tiền. Trong quy trình này có 2 rủi ro có khả năng xảy ra, đó là rủi ro A16 và A17 “Nhân viên bán hàng lập sai hoặc thiếu chứng từ thanh toán”, “Nhân viên bán hàng gửi chứng từ thanh toán chậm trễ”. Rủi ro A17 là hệ quả tất yếu của rủi ro A16. Vì khi chứng từ thanh toán lập sai hoặc thiếu thì phải sữa chữa lại, tốn nhiều thời gian và tiền của, ảnh hưởng đến khả năng thu nợ. Hiện nay, để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, phương thước thanh toán an toàn nhất là phương thức L/C. Tuy nhiên nhân viên bán hàng không đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ ngoại thương nên thường không nắm rõ các thủ tục và các điều khoản trong L/C dẫn đến lập chứng từ thanh toán sai lệch, ngân hàng không chịu hoặc kéo dài thời gian thanh toán. Điều này cũng chứng minh rằng rất cần thiết trong việc tuyển dụng và thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ ngoại thương cho nhân viên bán hàng mà ta đã khảo sát ở phần trên. 7 3.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán. Với cách thức tổ chức công tác kế toán như đã trình bày ở trên, trong thời gian qua hoạt động trong quy trình xuất khẩu trực tiếp vẫn tiến hành một cách nhịp nhàng và hiệu quả. Tuy nhiên công ty vẫn không tách biệt chức năng công việc giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán, nghĩa là kế toán thanh toán kiêm luôn kế toán công nợ. Để phòng ngừa và hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra thì phòng kế toán của công ty nên tách biệt chức năng công việc giữa kế toán công nợ và kế toán thanh toán, nghĩa là nên tuyển dụng thêm một nhân viên kế toán công nợ. Kiến nghị này được đưa ra từ khảo sát thực tế tại công ty thể hiện qua bảng thống kê mô tả sau: Chức năng nhiệm vụ của hai phần hành kế toán công nợ và kế toán thanh toán có thể được phân chia như sau: - Kế toán công nợ:  Theo dõi các khoản phải thu khách hàng, các khoản phải trả người bán và các khoản phải thu, phải trả khác căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và hoá đơn mua hàng.  Mở các sổ chi tiết để theo dõi công nợ chi tiết cho từng đối tượng.  Mở sổ cái để theo dõi công nợ.  Đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn.  Theo dõi các khoản nợ của công ty và tiến hành đề xuất trả nợ đúng hạn cho người bán.  Định kỳ lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và với người bán. - Kế toán thanh toán:  Thực hiện các hoạt động thu chi tiền mặt, chuyển tiền, thu tiền qua ngân hàng.  Nhận giấy báo nợ, giấy báo có từ ngân hàng.  Ghi các sổ chi tiết, sổ cái thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.  Định kỳ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên sổ sách và số liệu của ngân hàng.  Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ để đảm bảo sự chính xác về số liệu ghi trên sổ sách và số liệu của thủ quỹ. 3.2.4 Giám sát. Ban kiểm soát cần hoạt động tích cực hơn nữa để kiểm soát các rủi ro còn tồn đọng và phát huy được hết khả năng quản lý của mình tại công ty. Kiến nghị được đưa ra như sau: - Ban kiểm soát của công ty do đại hội đồng cổ đông bầu ra, có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty, tình hình thực hiện nghĩa vụ và quy định của Nhà nước, tình hình sử dụng những nguồn vốn của các cổ đông. Tuy nhiên, Ban kiểm soát chưa thực hiện được hết vai trò giám sát và đánh giá độc lập của mình. Ban kiểm soát cần nghiên cứu, xem xét lại hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty trong tất cả các quy trình như doanh thu, chi phí, đầu tư… để tiến hành bổ sung, sửa chữa những khiếm khuyết và loại bỏ những hoạt động không cần thiết, đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty hoạt động hữu hiệu và hiệu quả như yêu cầu. 3.2.5 Giá xuất khẩu. Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành chủ yếu xuất khẩu theo giá FOB, nghĩa là nhà nhập khẩu sẽ chịu cước phí vận tải và bảo hiểm (nếu có), doanh nghiệp chỉ cần giao hàng qua lan can tàu là hết trách nhiệm. Do đó trị giá ngoại tệ doanh nghiệp thu được thấp hơn so với việc giao hàng theo giá CIF (doanh nghiệp chịu cước phí vận tải, bảo hiểm). Có 2 lý do dẫn đến thói quen này của doanh nghiệp [2]: - Thiếu thông tin về bảo hiểm và giá cước tàu hoặc container. - Tâm lý nhân viên nghiệp vụ ngại chào hàng theo điều kiện CIF, vì phải tính toán tỷ lệ phí mua bảo hiểm và cước tàu (hoặc container), do đó doanh nghiệp chỉ chào hàng theo điều kiện FOB, vì giao hàng lên tàu là hết trách nhiệm. 8 Kiến nghị được đưa ra là doanh nghiệp nên giao hàng theo điều kiện CIF, khi đó doanh nghiệp sẽ có được các lợi ích sau [2]: - Thu được trị giá ngoại tệ cao hơn so với việc xuất khẩu theo điều kiện FOB. - Nếu doanh nghiệp thiếu vốn có thể dùng thư tín dụng L/C thế chấp tại ngân hàng, sẽ vay được số tiền cao hơn. - Doanh nghiệp rất chủ động trong việc giao hàng, không phải lệ thuộc vào việc điều tàu (hoặc container) do người nhập khẩu chỉ định. Mặt khác, đối với nhân viên nghiệp vụ của doanh nghiệp cũng được hưởng lợi. Vì theo thông lệ của các công ty bảo hiểm và hãng tàu, luôn trích lại một tỷ lệ gọi là “tiền hoa hồng – commission” cho người trực tiếp giao dịch với họ. Số tiền này không hề ảnh hưởng đến tiền hàng của doanh nghiệp. Thay vì phí bảo hiểm và cước tàu nước ngoài được hưởng, nếu nhân viên nghiệp vụ trình Giám đốc phương án xuất khẩu theo điều kiện CIF, thì họ rất xứng đáng có được khoản hoa hồng này. Chúng ta không nên xem đó là tiền hối lộ như lâu nay nhiều người thường quan niệm [2]. Điều này cũng giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được tốt hơn quy trình xuất khẩu trực tiếp, vì có thể hạn chế việc kết cấu của nhân viên nghiệp vụ với hãng tàu hoặc công ty bảo hiểm. Bên cạnh đó, việc xuất khẩu theo giá CIF còn mang lại lợi ích cho quốc gia, hạn chế nhập siêu, tăng nguồn thu ngoại tệ, tạo điều kiện cho sự phát triển của các dịch vụ bảo hiểm và tàu (hoặc container), tăng cơ hội việc làm cho cộng đồng. Tuy nhiên để làm được điều này, Việt Nam cần có một hệ thống vận chuyển bằng đường biển hoạt động một các chuyên nghiệp, thống nhất. Nhà nước cần quán triệt hơn nữa công tác quản lý hoạt động của các công ty bảo hiểm và hãng tàu, tạo điều kiện để họ có thể nâng cao, đa dạng hóa dịch vụ. Nhà nước cần có các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp có thể vay vốn với lãi suất thấp (thế chấp bằng thư tín dụng), có chính sách khuyến khích các doanh nghiệp giao hàng theo giá CIF. Ngoài ra doanh nghiệp cần nâng cao hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ ngoại thương của nhân viên nghiệp vụ (điều này đã được khảo sát thực tế ở trên), thường xuyên theo dõi, tìm hiểu thông tin về dịch vụ bảo hiểm, hãng tàu. Doanh nghiệp có thể tìm thông tin về dịch vụ bảo hiểm tại các chi nhánh của Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam trên toàn quốc, các công ty Bảo Minh, công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện…; tìm hiểu thông tin về hãng tàu: hãng tàu Wanhai, hãng tàu T&M Forwarding… 3.2.6 Chính sách của nhà nước đối với hàng xuất khẩu của doanh nghiệp. Mặt hàng xuất khẩu của doanh nghiệp chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống, nên được nhà nước quan tâm hỗ trợ tích cực, tạo điều kiện để ngành nghề được phát triển bền vững. Vì đây không những là một trong những mặt hàng mang về nguồn thu ngoại tệ lớn cho đất nước mà còn mang sứ mệnh quảng bá nét đẹp văn hóa dân tộc Việt Nam ra bạn bè quốc tế. Hơn nữa sự phát triển của ngành nghề thủ công mỹ nghệ còn đem lại nhiều cơ hội việc làm cho cộng đồng, góp phần giải quyết các tệ nạn xã hội. Bên cạnh việc tích cực ký kết các hiệp định thương mại với bạn hàng quốc tế như Hiệp định song phương Hoa Kỳ - Việt Nam, Hiệp định thương mại Việt Nam – EU, tham gia Hiệp hội gốm sứ Asean Cica Excom, tổ chức Thương mại thế giới WTO… nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xuất khẩu hàng gốm sứ của Việt Nam ra nước ngoài, mở rộng thị trường xuất khẩu, tạo điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng, công nghệ, học hỏi kinh nghiệm quản lý của quốc tế. Mặt khác nhà nước còn hỗ trợ miễn thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng đối với mặt hàng gốm sứ xuất khẩu của doanh nghiệp, thay đổi hình thức khai báo hải quan thông thường sang khai báo hải quan điện tử từ năm 2009. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian khai báo hải quan và hạn chế sai sót. Tuy nhiên bên cạnh các thuận lợi do chính sách của nhà nước mang đến, doanh nghiệp vẫn không tránh khỏi các khó khăn: - Hiện nay, Ủy ban nhân dân tỉnh đang thực hiện kế hoạch di dời các doanh nghiệp sản xuất gốm sứ ra cụm công nghiệp gốm sứ Tân Hạnh, đây cũng là vấn đề nan giải của công ty vì phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn để xây dựng cơ sở vật chất mới. Hơn nữa do cụm 9 - Tân Hạnh đến nay vẫn chưa hoàn tất nên công ty chưa thể xin được giấy phép mở rộng sản xuất, cũng như vay vốn ngân hàng để đầu tư mở rộng. Lãi suất vay ngân hàng vẫn còn cao, nên doanh nghiệp khó tiếp cận vốn. Từ những lý do trên tác giả đưa ra kiến nghị đối với các cơ quan nhà nước như sau: Tạo điều kiện để doanh nghiệp vay vốn với lãi suất thấp. Tạo điều kiện để doanh nghiệp đăng ký thương hiệu, cấp chứng nhận sản suất hàng hóa. Tạo điều kiện để doanh nghiệp tham gia các cuộc triển lãm, hội chợ, cuộc thi tay nghề quốc tế nhằm giới thiệu sản phẩm, nâng cao tay nghề. Tạo môi trường kinh doanh thuận lợi như quy hoạch mặt bằng cho sản xuất, hình thành các cụm sản xuất, làng nghề, khắc phục ô nhiễm môi trường. Chăm lo đời sống, tổ chức tuyên dương các nghệ nhân có các sản phẩm nghệ thuật sáng tạo và giới thiệu rộng rãi ra công chúng. Phát triển các hiệp hội gốm sứ địa phương nhằm liên kết sản xuất, nâng cao sức cạnh tranh với hàng nước ngoài. 4. Kết luận. Việc thiết lập các quy trình hoạt động hợp lý trong doanh nghiệp nói chung, tạo sự thống nhất và chặt chẽ trong quy trình xuất khẩu trực tiếp nói riêng là rất quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua quá trình tiếp xúc, quan sát, thực hành và nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp cũng như việc xử lý số liệu thu thập được từ thực tế bằng phần mềm SPSS, tác giả đã nhận định được các rủi ro tồn đọng tại doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Tất cả các giải pháp, kiến nghị này cũng đã được khảo sát và có khả năng ứng dụng vào thực tế, giúp hoàn thiện hệ thống thống kiểm soát nội bộ quy trình xuất khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Gốm Việt Thành. Bên cạnh việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần có chính sách nhân sự hợp lý, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo, tự chủ của nhân viên, chăm lo tốt đời sống tinh thần và vật chất cho nhân viên. Điều này cũng góp phần quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Mặt khác, doanh nghiệp cần tích cực tiếp cận thông tin thị trường, mở rộng thị phần, nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa mẫu mã cũng như uy tín của doanh nghiệp trên thương trường quốc tế; tổ chức thực hiện tốt các chính sách, quy định Nhà nước ban hành nhằm đảm bảo việc kinh doanh hợp pháp và lâu dài./. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] [2] Nguyễn Văn Nam (2012), Nghiệp vụ ngoại thương, Giáo trình điện tử, Trường Đại học Lạc Hồng, Đồng Nai. http://vietradeinchile.gov.vn