Hoàn thiện hệ thống kiểm soat nội bộ ngân hàng công thương việt nam

  • Số trang: 99 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 23 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34173 tài liệu

Mô tả:

1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (VCB) được thành lập vào ngày 01/04/1963, sau 44 năm hoạt động, Ngân hàng đã phát triển thành ngân hàng đa năng trong các lĩnh vực ngân hàng bán buôn với nhiều khách hàng truyền thống là các công ty và doanh nghiệp lớn, ngoài ra ngân hàng còn đầu tư vào các lĩnh vực khác như: chứng khoán, quản lý quỹ đầu tư, bảo hiểm nhân thọ, kinh doanh bất động sản, phát triển cơ sở hạ tấng. Với trách nhiệm là Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam, VCB cần thực hiện tốt nhiệm vụ của mình để đáp ứng nhu cầu vốn cho đầu tư phát triển (ĐTPT) trên cơ sở bảo toàn nguồn vốn. Đối với VCB, vấn đề an toàn trong hoạt động tín dụng luôn được đặt lên hàng đầu. Song trên thực tế, mặc dù hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại VCB luôn được tăng cường nhưng việc phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn các loại rủi ro chưa đạt hiệu quả cao. Việc hoàn thiện hệ thống KSNB là một trong những vấn đề cấp thiết đối với hệ thống VCB hiện nay. Trong bối cảnh đó, Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam” được lựa chọn nghiên cứu làm Luận văn thạc sĩ nhằm nghiên cứu một cách có hệ thống về KSNB nói chung và KSNB tại VCB nói riêng, góp phần làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận và thực tiễn, qua đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB phục vụ cho công tác quản trị của Ngân hàng. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP. - Nêu và đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. 2 - Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP nói chung và Ngân hàng TMCP Ngoại thương nói riêng. Phạm vi nghiên cứu là: Về nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu để thực hiện đề tài, tác giả sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu khác nhau như: Phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử kết hợp với phương pháp hệ thống hoá, thống kê, tổng hợp số liệu, tài liệu để nêu thực trạng và đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện. 5. Kết cấu luận văn Ngoài Phần mở đầu, kết luận và các phần bố cục khác, đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần . Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam. Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam. Chương 1 3 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần 1.1.Ngân hàng thương mại và vai trò của ngân hàng thương mại trong quản lý lưu thông tiền tệ. Ngân hàng thương mại là ngân hàng kinh doanh tiền gửi, chủ yếu là tiền gửi không kỳ hạn, chính từ hoạt động đó đã tạo cơ hội cho ngân hàng thương mại có thể làm tăng bội số tiền gửi của khách hàng trong hệ thống ngân hàng. Đặc trưng hoạt động kinh doanh của ngân hàng thương mại là: Các ngân hàng từ chỗ làm dịch vụ nhận tiền gửi với tư cách là người thủ quỹ, bảo quản tiền cho chủ sở hữu để nhận những khoản thù lao đã trở thành chủ thể kinh doanh tiền gửi. Điều đó có nghĩa là huy động tiền gửi không những miễn khoản thù lao mà còn trả lãi cho khách hàng gửi tiền để làm vốn cho vay nhằm tối ưu khoản lợi nhuận thu được. Trong khi thực hiện vai trò trung gian chuyển vốn từ người cho vay sang người đi vay, các ngân hàng thương mại đã tự tạo ra những công cụ tài chính thay thế cho tiền làm phương tiện thanh toán. Trong đó, quan trọng nhất là tài khoản tiền gửi không kỳ hạn thanh toán bằng séc, một trong những công cụ chủ yếu để tiền vận động qua ngân hàng. Thông qua quá trình đó đưa lại kết quả là đại bộ phận tiền giao dịch trong giao lưu kinh tế là tiền qua ngân hàng. Do đó, hoạt động của ngân hàng thương mại gắn bó mật thiết với hệ thống lưu thông tiền tệ và hệ thống thanh toán trong nước đồng thời có mối liên hệ quốc tế rộng rãi. Vai trò của ngân hàng thương mại trong quản lý lưu thông tiền tệ. - Ngân hàng là nơi cung cấp vốn cho nền kinh tế: Vốn được tạo ra từ quá trình tích luỹ, tiết kiệm của mỗi cá nhân, doanh nghiệp và Nhà nước trong nền kinh tế. Ngân hàng thương mại là chủ thể chính đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh, Ngân hàng thương mại đứng ra huy động các nguồn vốn nhàn rỗi và tạm thời nhàn rỗi ở mọi tổ chức, cá nhân, mọi thành phần kinh tế như: vốn tạm thời được giải phóng ra từ quá trình sản xuất, vốn từ nguồn tiết 4 kiệm của các cá nhân trong xã hội. Bằng vốn huy động được trong nền kinh tế, thông qua hoạt động tín dụng, ngân hàng thương mại sẽ cung cấp vốn cho mọi hoạt động kinh tế và đáp ứng nhu cầu vốn một cách kịp thời cho quá trình tái sản xuất. Nhờ có hoạt động của hệ thống ngân hàng thương mại và đặc biệt là hoạt động tín dụng, các doanh nghiệp có điều kiện mở rộng sản xuất, cải tiến máy móc công nghệ, tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh tế. - Ngân hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp với thị trường: Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, hoạt động của các doanh nghiệp chịu sự tác động mạnh mẽ của các quy luật khách quan như: quy luật giá trị, quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh và sản xuất phải trên cơ sở đáp ứng nhu cầu thị trường, thoả mãn nhu cầu thị trường trên mọi phương diện được thể hiện như: không những thoả mãn nhu cầu về phương diện giá cả, khối lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá mà còn đòi hỏi thoả mãn cả trên phương diện thời gian, địa điểm. Để có thể đáp ứng tốt nhất các nhu cầu thị trường doanh nghiệp không những nâng cao chất lượng lao động, củng cố và hoàn thiện cơ chế quản lý kinh tế, chế độ hạch toán, kế toán mà còn phải cải tiến máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, mở rộng quy mô sản xuất một cách thích hợp. Những hoạt động này đòi hỏi một khối lượng lớn vốn đầu tư, nhiều khi vượt quá khả năng vốn tự có của doanh nghiệp. Do đó, để giải quyết khó khăn này doanh nhiệp có thể tìm đến ngân hàng xin vay vốn nhằm thoả mãn nhu cầu đầu tư của mình. Thông qua hoạt động tín dụng, ngân hàng là chiếc cầu nối giữa các doanh nghiệp với thị trường. - Ngân hàng thương mại là công cụ để Nhà nước điều tiết vĩ mô nền kinh tế: Bằng hoạt động tín dụng và thanh toán giữa các ngân hàng thương mại trong hệ thống, các ngân hàng thương mại đã góp phần mở rộng khối lượng tiền cung ứng trong lưu thông. Thông qua việc cung ứng tín dụng cho các ngành trong nền kinh tế, ngân hàng thương mại thực hiện việc dẫn dắt các luồng tiền, tập hợp và phân chia vốn của thị trường, điều khiển chúng một 5 cách có hiệu quả và thực thi vai trò điều tiết gián tiếp vĩ mô: “Nhà nước điều tiết ngân hàng, ngân hàng dẫn dắt thị trường ”. - Ngân hàng thương mại là cầu nối nền tài chính quốc gia với nền tài chính quốc tế: Với các nghiệp vụ kinh doanh như nhận tiền gửi, cho vay, nghiệp vụ thanh toán , nghiệp vụ hối đoái và các nghiệp vụ khác, ngân hàng thương mại đã tạo điều kiện thúc đẩy ngoại thương không ngừng được mở rộng. Thông qua các hoạt động thanh toán, kinh doanh ngoại hối, quan hệ tín dụng với các ngân hàng thương mại nước ngoài, hệ thống ngân hàng thương mại đã thực hiện vai trò điều tiết nền tài chính trong nước phù hợp với sự vận động của nền tài chính quốc tế. 1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần. 1.2.1 Kiểm soát nội bộ và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần. Ngân hàng là một ngành kinh tế đặc thù trong nền kinh tế quốc dân, mọi hoạt động ngân hàng đều có quan hệ mật thiết đối với sự phát triển của tất cả các thành phần trong nền kinh tế và liên quan đến mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội. Chính vì vậy ở nhiều ngân hàng thương mại trên thế giới, hoạt động kiểm soát nội bộ rất được coi trọng và áp dụng từ lâu. Ở Việt Nam, khái niệm về kiểm soát nội bộ dường như vẫn còn mới mẻ. Vậy kiểm soát nội bộ là gì, mô hình tổ chức của nó ra sao, tôi xin bắt đầu từ khái niệm kiểm soát nội bộ, mà các tổ chức tài chính kinh tế của nhiều nước trên thế giới đã đưa ra: Khái niệm thứ 1: Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. 6 Khái niệm thứ 2: Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ ”. Khái niệm thứ 3: Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: - Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả. - Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị. - Giữ an toàn tài sản. - Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” Khái niệm thứ 4: Theo tập 2 Giáo trình Đại học Kế toán chuyên nghiệp Canada: “Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống những quy định tài chính và quy định không tài chính. Hệ thống này do các nhà quản lý doanh nghiệp lập ra để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả. Đảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì 7 chế độ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính đúng thời hạn”. Khái niệm thứ 5: Theo liên đoàn kế toán quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. 1/ Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp hoặc bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hỏng nếu không được bảo vệ bởi hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng… 2/ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định cho các nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. 3/ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh ngiệp phải được tuân thủ đúng mực. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. 8 - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính đầy đủ và khách quan. 4/ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giảm sát của hệ thống của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tổ chức kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại cổ phần. Trước đây, tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại cổ phần được xây dựng và vận hành trên cơ sở Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01 tháng 8 năm 2006. Theo đó, các ngân hàng thương mại cổ phần ở Việt Nam thiết lập một bộ phận chuyên trách, với tên gọi khác nhau (Ban kiểm tra nội bộ, Phòng kiểm tra nội bộ, Phòng kiểm tra, kiểm soát), chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) theo hệ thống ngành dọc tại trụ sở chính (Phòng, Ban) và tới các chi nhánh (tổ kiểm tra, kiểm soát hoặc bố trí một cán bộ chuyên trách làm công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ). Về thực chất, bộ phận này làm chức năng kiểm toán và chịu sự quản lý của Tổng giám đốc (Giám đốc), do vậy, các kết quả kiểm tra, kiểm toán khó có thể mang tính độc lập. Hiện nay, Luật các tổ chức tín dụng đã sửa đổi, bổ sung một số điều cụ thể như sau: Đã tách bạch hai chức năng kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ, quy định nhiệm vụ kiểm toán nội bộ thuộc về Ban kiểm soát, và quy định “Tổ chức tín dụng phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc bộ máy điều hành, giúp Tổng Giám đốc (Giám đốc) điều hành, thông suốt an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng”. Tuy nhiên, 9 nếu hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại cổ phần lại vẫn được hiểu và được thiết lập dưới hình thức một bộ phận chuyên trách, chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) như hiện nay lại là một sai lầm và lãng phí lớn. Kể từ khi Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các tổ chức tín dụng được ban hành đến nay, chưa có một văn bản nào hướng dẫn cụ thể về vấn đề kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng. Vì vậy, Ngân hàng Nhà nước cần sớm ban hành văn bản hướng dẫn giải thích rõ khái niệm “Hệ thống kiểm soát nội bộ” và quy định cụ thể trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong tổ chức tín dụng đối với hệ thống kiểm soát nội bộ theo nguyên tắc phù hợp với thông lệ quốc tế, để các ngân hàng thương mại cổ phần có cơ sở xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ, hiệu lực và hiệu quả, tiến tới xây dựng các mô hình quản trị ngân hàng hiện đại tại Việt Nam, chuẩn bị tốt cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế. Tổ chức kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại cổ phần được thể hiện qua sơ đồ 1.1. Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Phòng kiểm tra nội bộ Giám đốc các chi nhánh và sở giao dịch Kiểm tra nội bộ chi nhánh và sở giao dịch Phòng kiểm toán nội bộ Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại cổ phần 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại cổ phần. 10 Đế đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức, các ngân hàng thương mại cổ phần cần xây dựng và củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nộ bộ. Thứ nhất: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong của đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. * Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: + Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý này đặc biệt các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát, sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. + Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động, các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận - Thực hiện sự phân chia dành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. + Chính sách nhân sự: Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình 11 kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy được hiệu quả + Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, thu chi quỹ, kế hoạch dự toán đầu tư, kế hoạch tài chính…Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. + Ủy ban kiểm soát: Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty. - Kểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính. - Dung hòa những bất đồng giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. * Các nhân tố ngoài môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước. 12 Thứ hai là: Hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: - Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. - Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạn trong việc tính giá và phí. - Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. - Quy trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Thứ ba là các thủ tục kiểm soát: Do các nhà quản lý xây dựng trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền. - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận, và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. 13 - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn để tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Thứ tư là kiểm toán nội bộ: Là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế, và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. 1.2.3 Các nhân tố chi phối chất lượng, hiệu quả kiểm soát nội bộ trong các Ngân hàng thương mại cổ phần. Nhân tố chi phối chất lượng, hiệu quả kiểm soát nội bộ trong các Ngân hàng cổ phần gồm năm nhân tố: Môi trường kiểm soát: là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra một môi trường trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức có nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ hay không. Ví dụ, nhận thức của ban giám đốc thế nào về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. 14 Đánh giá rủi ro: Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động. Mặt khác, trong hệ thống ngân hàng thường có các loại rủi ro sau: - Rủi ro về lãi suất: Rủi ro về lãi suất xảy ra khi có sự chênh lệch về kỳ hạn, tính thanh khoản giữa vốn huy động và việc sử dụng vốn huy động của ngân hàng trong điều kiện lãi suất thị trường thay đổi ngoài dự kiến, điều này dẫn đến khả năng giảm thu nhập của ngân hàng so với dự tính. - Rủi ro về tín dụng: Rủi ro tín dụng là loại rủi ro dẫn đến tổn thất tài sản trong trường hợp khách hàng vay vốn không có khả năng thực hiện một phần hoặc toàn bộ những cam kết nêu tại Hợp đồng tín dụng đã ký với Ngân hàng. - Rủi ro về ngoại hối: Rủi ro ngoại hối phát sinh khi có sự biến động về tỷ giá ngoại hối trên thị trường đối với các khoản mục tài sản Nợ và tài sản Có bằng ngoại tệ tại VCB. - Rủi ro về thanh khoản: Rủi ro thanh khoản là khả năng ngân hàng không thể đáp ứng các nhu cầu rút tiền thường xuyên hoặc đột xuất của người gửi tiền cũng như không chi trả được kịp thời các nghĩa vụ tài chính khác. Rủi ro thanh khoản bắt nguồn từ sự không phù hợp về quy mô và kỳ hạn giữa các tài sản nợ và tài sản có của ngân hàng tại thời điểm hiện tại hay trong tương lai. Ngoài ra, yếu tố tâm lý, niềm tin của nhà đầu tư cũng là một nhân tố quan trọng có thể gây nên rủi ro thanh khoản. - Rủi ro từ các hoạt động ngoại bảng: VCB thực hiện các hoạt động cam kết bảo lãnh cho khách hàng chủ yếu là dựa trên uy tín của mình và các cam kết này được hạch toán ngoại bảng. Tuy nhiên trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán cho người thụ hưởng như mất khả năng thanh toán L/C trả chậm, L/C trả ngay...thì VCB sẽ gặp rủi ro vì phải thay khách hàng trả tiền cho người thụ hưởng. Lúc đó, nghĩa vụ phát sinh của khách hàng sẽ được hạch toán trong nội bảng với tư cách là những khoản tín dụng bắt buộc. 15 Đối với các cam kết giao dịch ngoại hối, nếu đến ngày thanh toán mà phía đối tác không thực hiện thì ngân hàng cũng sẽ gặp rủi ro. VCB tham gia vào các hợp đồng giao dịch ngoại hối không chỉ mang mục đích kinh doanh mà còn để đáp ứng các nhu cầu ngoại tệ cho khách hàng. Do đó, các giao dịch kỳ hạn nếu không được thực hiện sẽ là nguồn phát sinh rủi ro dẫn đến những sai lệch so với kế hoạch. Điều này có thể gây ra những tổn thất cho ngân hàng. - Rủi ro hoạt động: Rủi ro hoạt động là loại rủi ro dẫn đến tổn thất (trực tiếp hoặc gián tiếp) xảy ra do quy trình nghiệp vụ, do con người hoặc do hệ thống hoạt động nội bộ bị lỗi, không phù hợp hoặc do tác động của các sự kiện bên ngoài. VCB chủ yếu tích hợp các biện pháp kiểm soát rủi ro hoạt động trong các hoạt động hàng ngày của từng phòng ban, chứ không quản lý rủi ro hoạt động thông qua một phòng trung tâm. - Rủi ro luật pháp: VCB là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, tiền tệ - một lĩnh vực nhạy cảm, chịu sự điều chỉnh bởi nhiều văn bản pháp luật, có quan hệ và ảnh hưởng sâu rộng đến nhiều đối tượng khách hàng, tầng lớp trong xã hội. Việt Nam đang trong quá trình mở cửa và hội nhập với nền kinh tế giới. Do vậy hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước không ngừng được chỉnh sửa, bổ sung/ban hành mới để hoàn thiện cho phù hợp với thông lệ quốc tế và cam kết của Việt Nam với các tổ chức quốc tế. Việc không áp dụng kịp thời, không đúng các văn bản pháp luật điều chỉnh sẽ dẫn đến rủi ro về mặt luật pháp đối với hoạt động ngân hàng. - Rủi ro khác: Các rủi ro khác như thiên tai, địch họa… xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép là những rủi ro bất khả kháng, nếu xảy ra sẽ gây thiệt hại lớn về tài sản, con người và tình hình hoạt động chung của VCB. Việc thường xuyên đánh giá, xem xét các loại rủi ro trên nó cũng là một trong những nhân tố chi phối chất lượng, hiệu quả kiểm soát nội bộ trong các Ngân hàng cổ phần. 16 Các yếu tố bên trong. Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất. Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm, điều đó cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các yếu tố bên ngoài. Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền. Điều đó cũng góp phần nâng cao chất lượng của hệ thống KSNB. Hệ thống giám sát và thẩm định: là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi, được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ thường xuyên rà soát, kiểm tra và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay không. 1.3 Bài học kinh nghiệm quốc tế trong tổ chức và thực hiện kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần. * Ở Thái lan. Hệ thống Ngân hàng Thái Lan có bề dày hoạt động hàng trăm năm, tuy nhiên đã bị chao đảo trong cơn khủng hoảng tài chính tiền tệ châu Á năm 17 1997-1998. Nhiều công ty tài chính và NHTM bị phá sản hoặc buộc phải sáp nhập. Đứng trước tình hình đó, các ngân hàng Thái Lan phải xem xét lại toàn bộ chính sách, cách thức, quy trình hoạt động ngân hàng, trong đó đặc biệt là lĩnh vực kiểm soát hoạt động cho vay để nhằm giảm thiểu rủi ro. Điều đó đã được các ngân hàng Thái Lan triển khai nhanh chóng và triệt để với các nội dung sau: - Thứ nhất: Tách bạch, phân công chức năng cán bộ và tuân thủ các khâu trong quy trình giải quyết các khoản vay. + Ở hệ thống Ngân hàng Thái lan, trước đây các bộ phận trong quy trình tín dụng gộp lại thành một, nay tách thành hai bộ phận độc lập: bộ phận tiếp nhận và giải quyết hồ sơ và bộ phận thẩm định. Trong đó bộ phận thẩm định phải có báo cáo thẩm định tín dụng gồm: chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh, báo cáo xếp hạng rủi ro… Việc tách bạch rõ chức năng như vậy nhằm đảm bảo tính độc lập, khách quan trong quá trình thực thi công việc. + Ngân hàng cũng đã xây dựng mô hình tổ chức triển khai dịch vụ tín dụng theo nguyên tắc phân định rõ trách nhiệm của 3 bộ phận: marketing khách hàng, bộ phận thẩm định và bộ phận quyết định cho vay. Thứ hai: Tuân thủ nghiêm ngặt các vấn đề có tính nguyên tắc trong tín dụng Do chỉ quan tâm đến tài sản thế chấp mà không quan tâm đến dòng tiền của khách hàng vay nên nợ xấu của Ngân hàng Kasinorn vào năm 1997-1998 đã lên tới 40%. Nguyên nhân xuất phát từ việc không tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc tín dụng trong quá trình cho vay. Để làm được điều này, ngân hàng phải phân tích tài chính, trong đó coi trọng đến vòng chu chuyển dòng tiền và vòng thu hồi vốn đầu tư. Trên cơ sở đó, ngân hàng dự báo và nhận định về rủi ro trong kinh doanh và rủi ro ngành, 18 cấu trúc chi phí, lợi nhuận, kỹ thuật, công nghệ, vòng đời sản phẩm, tính độc lập và tính toàn cầu hóa, môi trường hoạt động, rủi ro có tính chu kỳ, mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp…Tất cả những thông tin phân tích nói trên làm cơ sở để phán đoán mức độ rủi ro, giám sát được khoản vay của doanh nghiệp. Hiện nay, tài sản thế chấp vẫn được coi trọng nhưng không được coi là số một như trước và cũng không được coi là nguồn trả nợ mà chỉ là nguồn để xử lý khoản nợ khi không thể thu hồi. Thứ ba: Tuân thủ thẩm quyền phán quyết tín dụng Ngân hàng Kasikorn quy định việc quyết định tín dụng theo mức tăng dần: mức phán quyết của một người, một nhóm người, Hội đồng quản trị. Với những khoản vay vượt quá hạn mức đã quy định thì phải chuyển cho bộ phận thẩm định độc lập để thẩm định trước khi trình lên cấp trên có thẩm quyền phê duyệt khoản vay. Ngân hàng phân cấp quyền phê duyệt khoản vay từ Giám đốc đến HĐQT tại trụ sở chính, tùy thuộc vào mức độ cho vay, điều kiện tín dụng và tài sản đảm bảo mà ngân hàng áp dụng chính sách tập quyền trong phê duyệt tín dụng tại trụ sở chính. Thứ tư: Giám sát khoản vay Sau khi cho vay, các ngân hàng Thái Lan rất coi trọng việc kiểm tra, giám sát các khoản vay bằng cách tiếp tục thu thập thông tin về khách hàng; thường xuyên giám sát, đánh giá và xếp loại khách hàng, có các biện pháp xử lý kịp thời các tình huống rủi ro có thể xảy ra. Để theo dõi và quản lý chặt chẽ các khoản vay tín dụng, ngân hàng đã thành lập các bộ phận sau: + Bộ phận tác nghiệp: giám sát sự thay đổi những rủi ro của từng khoản vay và có hành động thích ứng kịp thời. Bộ phận này cũng giám sát nhằm đảm bảo tất cả các điều khoản và điều kiện của khoản vay phải được tuân thủ. 19 + Bộ phận tái xét: quy định cụ thể phương pháp tái xét phải thực thi theo các quy định của ngân hàng trưng ương Thái Lan. + Bộ phận quản lý rủi ro tín dụng: quản lý danh mục tín dụng, báo cáo xếp hạng tín dụng, các khoản vay có vấn đề và danh mục khoản vay cần giám sát, khoản nợ không hoạt động. Ngoài những vấn đề quan trọng trên, các ngân hàng Thái Lan đều rất coi trọng việc liên tục đào tạo theo từng loại công việc nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng và tạo khả năng thực thi độc lập nhiệm vụ được phân công nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của ngân hàng. * Ở Hàn Quốc: Sau cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ khu vực Châu Á, Chính phủ Hàn Quốc đã tổ chức thanh lý các ngân hàng không có khả năng hoạt động, tiến hành sáp nhập nhiều ngân hàng hoạt động yếu kém đi đôi với cải cách căn bản hoạt động của hệ thống ngân hàng. Nâng mức qui định áp dụng tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu từ 5% lên 8%, tổng dư nợ cho vay đối với một khách hàng không vượt quá 15% vốn tự có của NHTM. Yêu cầu các NHTM phải phân loại khoản vay theo 5 nhóm nợ (nợ bình thường, nợ cần chú ý, nợ dưới tiêu chuẩn, nợ nghi ngờ, nợ có khả năng mất vốn). Trên cơ sở đó, phải trích lập dự phòng tương ứng với từng nhóm nợ (0%, 10%, 20%, 50%, 100%). Thành lập hệ thống Ủy ban thanh tra, giám sát đặt dưới sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ gồm 9 thành viên. Ủy ban hoạt động giám sát tại chỗ và giám sát từ xa, định kỳ đánh giá xếp loại các ngân hàng theo hệ thống Camels. Bài học kinh nghiệm trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Các NHTM cổ phần đã học hỏi và rút ra những bài học kinh nghiệm trong tổ chức và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng là: - Về môi trường kiểm soát: Đảm bảo chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý trong ngân hàng đã được ngân hàng và các cơ quan quản lý có thẩm quyền 20 ban hành được thực hiện đúng quy định và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý của các chế độ đó. - Về hệ thống kế toán: Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hàng. Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính, báo cáo phân loại nợ kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Về thủ tục kiểm soát: Đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tác ủy quyền và phê chuẩn. - Về kiểm tra nội bộ: Để từng bước đảm bảo cho các NHTM cổ phần hoạt động an toàn và hiệu quả, bộ phận kiểm tra nội bộ rất coi trọng việc kiểm tra, giám sát các khoản vay bằng cách tiếp tục thu thập thông tin về khách hàng, thường xuyên giám sát, đánh giá và xếp loại khách hàng, có các biện pháp xử lý kịp thời các tình huống rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó, các cán bộ làm công tác kiểm tra nội bộ phải thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ về các kiến thức hoạt động ngân hàng nói chung và về nghiệp vụ tín dụng nói riêng, kiến thức về pháp luật, về tin học, về ngoại ngữ đồng thời cũng cần phải nắm rõ các kiến thức chuyên môn về kiểm toán, các kỹ thuật kiểm toán, các phương pháp kiểm toán. Chương 2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam 2.1. Tổng quan về Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam
- Xem thêm -