Tài liệu Hoàn thiện dự toán ngân sách tại tổng công ty phân bón và hóa chất dầu khí công ty cổ phần chi nhánh nhà máy đạm phú mỹ

1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Dự toán ngân sách là một công việc không thể thiếu trong công tác kế toán quản trị. Dự toán ngân sách là sự tính toán một cách chi tiết về việc huy động và sử dụng các nguồn lực của một tổ chức trong một kỳ hoạt động. Dự toán ngân sách giúp cho các nhà quản lý thực hiện chức năng quản trị của họ. Dự toán ngân sách gắn liền với các công việc của nhà quản trị từ lập kế hoạch, tổ chức điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Vì vậy, hoàn thiện dự toán ngân sách luôn là việc làm cần thiết để công cụ này mang lại lợi ích nhiều hơn, khắc phục đƣợc các khuyết điểm để tạo ra đƣợc một hệ thống dự toán mới tốt hơn. Đối với Nhà máy Đạm Phú Mỹ là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần là một trong những doanh nghiệp sản xuất phân bón lớn nhất Việt Nam hiện nay thì việc lập dự toán ngân sách càng có ý nghĩa. Dự toán ngân sách giúp cho Nhà máy định hƣớng đƣợc những hoạt động cơ bản trong năm kế hoạch, chủ động và phát huy các nguồn lực tài chính để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao; phát huy các nguồn lực và khả năng của Nhà máy, đồng thời đề ra phƣơng hƣớng sử dụng nguồn tài chính một cách hiệu quả và tiết kiệm; sẵn sàng đối phó kịp thời với mọi tình huống đột xuất trong tƣơng lai, hạn chế đƣợc những khó khăn về tổng kinh phí hoạt động. Song, hiện nay công tác dự toán ngân sách của Nhà máy còn nhiều hạn chế, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách chƣa phản ánh đúng tiềm năng thực tế của Nhà máy cũng nhƣ chƣa phát huy đƣợc vai trò, công dụng và gây lãng phí cho đơn vị. Trong khi đó, để hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty giao phó và để có chỗ đứng trên thị trƣờng đòi hỏi Nhà máy phải không ngừng đổi mới cũng nhƣ nâng cao trình độ quản lý, trong đó những yếu kém, bất cập về công tác dự toán ngân sách cần sớm đƣợc khắc phục. Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập dự toán ngân sách tại Nhà máy trong giai đoạn hiện nay, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần – Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ” với mong muốn giúp Nhà máy xây dựng hệ thống báo cáo dự toán ngân sách phù hợp với tình hình thực tiễn, phản ánh đúng tiềm năng, đảm 2 bảo cho các báo cáo dự toán thực sự là công cụ hữu ích cho việc quản lý điều hành hiệu quả. 2. Tổng quan về các công trình nghiên cứu trƣớc đây Cho đến nay đã có nhiều tác giả nghiên cứu về công tác lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp sản xuất. Tác giả đã tìm hiểu đƣợc một số đề tài cụ thể nhƣ sau: - Tác giả Nguyễn Thị Thu Hiền (2005), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty 32, luận văn Thạc sĩ, Đại học kinh tế TP.Hồ Chí Minh, nghiên cứu về thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty 32. Nhìn chung, tác giả cho rằng công ty 32 đã có lập dự toán ngân sách. Tuy nhiên, các báo cáo dự toán còn tồn tại nhiều hạn chế. Công tác lập dự toán chƣa hợp lý, dự toán tiêu thụ lại đƣợc lập sau dự toán chi phí cho nên báo cáo dự toán không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. Kỳ dự toán 1 năm là quá dài sẽ khó phù hợp với thực tế. Sau khi nhìn thấy những hạn chế, tác giả đã đề xuất xây dựng lại quy trình lập dự toán ngân sách và mô hình dự toán ngân sách. Cũng nhƣ xây dựng lại các báo cáo dự toán bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành, dự toán tồn kho, dự toán đầu tƣ, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán. - Tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân (2008), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam, luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh, nghiên cứu về thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam.Theo đó, tác giả cho rằng công ty chƣa chú trọng đến việc lập dự toán ngân sách của đơn vị, các mẫu báo cáo dự toán của doanh nghiệp còn rờm rà mang tính chất tổng quát chƣa thực sự giúp ích cho công tác quản lý tại đơn vị vì còn tồn tại nhiều hạn chế.Vì vậy, tác giả đã đề xuất ý kiến xây dựng lại các báo cáo dự toán ngân sách cụ thể và phù hợp hơn cho doanh nghiệp. - Tác giả Nguyễn Trí Minh (2013), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần sữa Việt Nam, luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh, nghiên cứu về thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần sữa Việt Nam. Từ việc phân tích, tác giả đã chỉ ra một số điểm còn tồn tại và đề xuất doanh 3 nghiệp cần hoàn thiện hơn mô hình lập dự toán, quy trình lập dự toán, và việc lập dự toán (dự toán tiêu thụ, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, giá thành, dự toán thu tiền) nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác lập dự toán tại đơn vị. - Tác giả Phan Anh Tuấn (2013), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Posvina, luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Luận văn gồm 5 chƣơng, tác giả đánh giá thực trạng về công tác lập dự toán của công ty ở chƣơng thứ 2. Trong chƣơng này, tác giả trình bày lại những báo cáo dự toán mà công ty đã lập. Song theo tác giả, những báo cáo dự toán này còn phức tạp gây khó hiểu cho việc đọc các báo cáo. Do đó, tác giả đã đƣa ra giải pháp để hoàn thiện về quy trình lập dự toán, mô hình lập dự toán, hoàn thiện các báo cáo dự toán bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá thành sản phẩm, dự toán tồn kho thành phẩm, dự toán đầu tƣ TSCĐ, dự toán lãi vay, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Đóng góp mới của đề tài là đề xuất lập dự toán các khoản phải nộp ngân sách. - Tác giả Lê Vũ Hà (2015), Nghiên cứu hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Đăng Long, luận văn thạc sĩ, Đại học Lạc Hồng Đồng Nai, nghiên cứu về thực trạng lập dự toán ngân sách tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Đăng Long. Tác giả nhận thấy doanh nghiệp này mới chỉ lập đƣợc hai mẫu dự toán: dự toán tiêu thụ và dự toán sản xuất. Việc dự báo số lƣợng tiêu thụ đƣợc thực hiện bằng việc đƣa vào số liệu năm trƣớc và áp mức tăng trƣởng trung bình đơn giản của tổng doanh số quá khứ vào cho tất cả các sản phẩm; đồng thời giá bán đƣợc đƣa ra vào tháng 12 của năm chƣa ƣớc tính đƣợc mức lạm phát. Do đó, tác giả đã đề xuất ý kiến hoàn thiện lại dự toán tiêu thụ vì theo tác giả đây là dự toán đầu tiên và quan trọng nhất nên cần phải thực hiện một cách chính xác. Tác giả cũng đề xuất xây dựng mới các báo cáo dự toán sau: dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán tiền mặt, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. Đóng góp mới của đề tài là đã đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác lập dự 4 toán cho doanh nghiệp sản xuất ngành gỗ, là cơ sở để cho các doanh nghiệp sản xuất gỗ có thể dựa vào đó tham khảo thực hiện việc lập dự toán của đơn vị đƣợc hiệu quả hơn. Nhìn chung, các nghiên cứu trƣớc đây đều đã trình bày đƣợc tổng quan về dự toán ngân sách, từ đó làm cơ sở để phân tích thực trạng và đề ra các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện về công tác lập dự toán tại các doanh nghiệp cụ thể theo phạm vị nghiên cứu của các đề tài. Tuy nhiên, các đề tài nhìn chung đều chƣa có tính thuyết phục cao. Bởi vì, tác giả chƣa tiến hành khảo sát tình hình thực tế về công tác lập dự toán ngân sách tại đơn vị. Từ đó, làm cơ sở để đƣa ra những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại đơn vị mình thực hiện. Đề tài của tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân đã nghiên cứu về công tác lập dự toán cho các doanh nghiệp nói chung và cho ngành phân bón nói riêng. Các doanh nghiệp ngành phân bón muốn hoạt động tốt thì nhất thiết phải xây dựng hệ thống dự toán ngân sách hữu hiệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, phù hợp với xu thế phát triển và hội nhập quốc tế. Từ đó, trên cơ sở lý luận về dự toán ngân sách, tham khảo những đề tài, bài báo có liên quan, và tình hình hoạt động thực tế tại các doanh nghiệp ngành phân bón nói chung và Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần – Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ nói riêng, tác giả đã nghiên cứu thực hiện đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí – Công ty cổ phần – Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ” 3. Mục tiêu của đề tài: - Phân tích, đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ. - Đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ. 5 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: - Đối tƣợng nghiên cứu: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách và chủ yếu nghiên cứu công tác lập dự toán ngắn hạn tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ. - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn đƣợc thực hiện nghiên cứu tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ và số liệu phục vụ cho việc phân tích nghiên cứu luận văn là số liệu năm 2015. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu trên cơ sở phƣơng pháp định tính bao gồm các phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp quan sát: Quan sát các mẫu biểu, chứng từ. - Phƣơng pháp so sánh: So sánh giữa số liệu dự toán năm trƣớc với số liệu dự toán năm nay, từ đó thấy đƣợc chỉ tiêu dự toán năm nay tăng hay giảm so với năm trƣớc để có biện pháp chủ động trong sản xuất. - Phƣơng pháp phân tích: phân tích thực trạng công tác lập dự toán ngân sách của Nhà máy, nhận xét những ƣu điểm và hạn chế. - Phƣơng pháp tổng hợp: Tổng hợp các dữ liệu đã phân tích từ đó đƣa ra các giải pháp hoàn thiện về công tác lập dự toán tại Nhà máy. Đồng thời kết hợp với phƣơng pháp định lƣợng, cụ thể là sử dụng các phƣơng pháp sau: - Phƣơng pháp phỏng vấn chuyên gia: Phỏng vấn Trƣởng phòng kế toán, các kế toán viên phụ trách, Trƣởng hoặc phó phòng ở các phòng ban, phân xƣởng. - Phƣơng pháp thống kê: Thống kê mô tả, khảo sát số liệu thông qua bản câu hỏi khảo sát 6. Đóng góp mới của đề tài Đề tài góp phần vào việc xây dựng hệ thống dự toán ngân sách của Tổng công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ một cách khoa học và sát với thực tiễn hơn, phản ánh đúng nhu cầu của các bộ phận trong Nhà máy Đạm Phú Mỹ. 6 Góp phần huy động các bộ phận của Nhà máy Đạm Phú Mỹ cùng tham gia tích cực vào việc thực hiện mục tiêu chung của Nhà máy. Giúp Nhà máy Đạm Phú Mỹ có thể quản lý tài chính một cách tốt nhất, thiết lập căn cứ đánh giá trách nhiệm quản lý của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Nhà máy. 7. Kết cấu của đề tài: Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn gồm 3 chƣơng: - Chƣơng 1: Tổng quan về dự toán ngân sách - Chƣơng 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ. - Chƣơng 3: Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí - Công ty cổ phần - Chi nhánh Nhà máy Đạm Phú Mỹ. 7 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách 1.1.1 Khái niệm về dự toán ngân sách Dự toán ngân sách là những tính toán, dự kiến một cách toàn diện mục tiêu kinh tế, tài chính mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc trong kỳ hoạt động, đồng thời chỉ rõ cách thức, biện pháp huy động các nguồn lực để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đó. Dự toán ngân sách là một hệ thống bao gồm nhiều dự toán nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tƣ, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán. (Huỳnh Đức Lộng, 2015) 1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách 1.1.2.1 Phân loại theo chức năng  Dự toán hoạt động Dự toán hoạt động là dự toán liên quan đến hoạt động chính, cơ bản và cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ: dự toán tiêu thụ nhằm dự kiến tình hình tiêu thụ, dự toán sản xuất nhằm dự kiến sản lƣợng sản xuất, dự toán mua hàng nhằm dự toán khối lƣợng hàng cần thiết mua vào…. (Huỳnh Đức Lộng, 2015)  Dự toán tài chính Dự toán tài chính là các dự toán liên quan đến tiền tệ, vốn đầu tƣ nhƣ dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiền… (Huỳnh Đức Lộng, 2015) 1.1.2.2 Phân loại theo phƣơng pháp lập  Dự toán ngân sách linh hoạt Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán ƣớc tính chi phí, doanh thu, lợi nhuận tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau, thông thƣờng dự toán linh hoạt đƣợc lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: mức độ hoạt động bình thƣờng, mức độ hoạt động khả quan nhất, mức độ bất lợi nhất. (Huỳnh Đức Lộng, 2015) 8  Dự toán ngân sách cố định Dự toán ngân sách cố định là dự toán ƣớc tính chi phí, doanh thu, lợi nhuận tạo một mức độ hoạt động, thông thƣờng dự toán cố định đƣợc lập tại mức độ hoạt động tối ƣu. (Huỳnh Đức Lộng, 2015) 1.1.2.3 Phân loại theo mức độ phân tích  Dự toán gốc Dự toán gốc là loại dự toán khi lập phải gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh nhƣ mới bắt đầu. Dự toán đƣợc lập dựa trên xem xét khả năng thu nhập, những khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận của doanh nghiệp để lập các báo cáo dự toán. Các báo cáo dự toán này sẽ không phụ thuộc vào số liệu của các báo cáo dự toán cũ. Dự toán từ gốc không theo khuôn mẫu các báo cáo dự toán cũ, vì thế nó đòi hỏi nhà quản lý các cấp phải phát huy tính chủ động, sáng tạo và tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp để lập dự toán. Lập dự toán theo phƣơng pháp này có ƣu điểm là không lệ thuộc vào số liệu dự toán của các năm trƣớc nên có thể tránh đƣợc các khuyết điểm của dự toán ngân sách ở các năm trƣớc. Ngoài ra, dự toán theo phƣơng pháp này còn có thể phát huy tính chủ động, khả năng sáng tạo của bộ phận lập dự toán. Tuy nhiên, phƣơng pháp này cũng có nhƣợc điểm là tất cả mọi hoạt động, nghiên cứu đều phải bắt đầu từ đầu nên khối lƣợng công việc phải thực hiện nhiều, thời gian lập dự toán dài, kinh phí cao và cũng không thể đảm bảo chắc chắn rằng số liệu dự toán là chính xác và không sai sót. (Huỳnh Đức Lộng, 2015)  Dự toán cuốn chiếu Dự toán cuốn chiếu hay còn gọi là dự toán nối mạch. Theo phƣơng pháp này thì bộ phận lập dự toán sẽ dựa vào các báo cáo dự toán cũ của doanh nghiệp và điều chỉnh theo những thay đổi trong thực tế để lập các báo cáo dự toán mới.Dự toán cuốn chiếu thƣờng đƣợc lập cho một năm tài chính và chia thành những kế hoạch quý hay tháng. Trong trƣờng hợp có sự thay đổi mức độ hoạt động hoặc có sự chênh lệch giữa báo cáo dự toán ngân sách cũ và số liệu thực tế thì sẽ tiến hành điều chỉnh hoặc sửa đổi dự toán cũ cho phù hợp với tình hình thực tế rồi mới dùng làm cơ sở cho việc lập dự toán tháng tiếp theo. Lập dự toán theo phƣơng pháp này có ƣu điểm là các báo cáo dự toán đƣợc soạn thảo, theo dõi và cập nhật một cách liên tục. 9 Dự toán cuốn chiếu giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp có thể kế hoạch hóa liên tục các hoạt động kinh doanh của năm mới mà không phải đợi đến khi kết thúc việc thực hiện dự toán năm cũ mới có thể lập dự toán ngân sách cho năm mới. Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này là quá trình lập dự toán ngân sách phụ thuộc quá nhiều vào các báo cáo dự toán cũ dẫn đến không phát huy đƣợc tính chủ động sáng tạo của bộ phận lập dự toán. (Huỳnh Đức Lộng, 2015) 1.1.3 Mục đích, chức năng và lợi ích của việc lập dự toán ngân sách 1.1.3.1 Mục đích Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp bằng số liệu. Dự toán ngân sách cung cấp cho nhà quản trị doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch sản xuất kinh doanh trong từng thời gian cụ thể và cả quá trình sản xuất kinh doanh. Dự toán ngân sách là căn cứ để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ. Trên cơ sở đó đề ra các giải pháp để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ theo đúng tiến độ. Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức. Dự toán ngân sách là căn cứ để khai thác các khả năng tiềm tàng về nguồn lực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh. 1.1.3.2 Chức năng Dự toán ngân sách có vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị, cụ thể nhƣ sau:  Chức năng lập kế hoạch: Dự toán ngân sách xác định mục tiêu mà doanh nghiệp đạt đƣợc trong kỳ hoạt động, đồng thời dự kiến nguồn lực để thực hiện mục tiêu đó, vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc lập dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng. (Huỳnh Đức Lộng, 2015) 10  Chức năng kiểm soát Vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc dự toán ngân sách đƣợc xem là cơ sở, là thƣớc đo chuẩn để so sánh, đối chiếu với số liệu thực tế đạt đƣợc của công ty thông qua các báo cáo kế toán quản trị. Thông tin trên dự toán ngân sách là cơ sở để kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện hoạch. (Huỳnh Đức Lộng, 2015)  Chức năng kiểm soát và điều hành Vai trò này của dự toán ngân sách thể hiện ở việc huy động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, thể hiện ở dự toán ngân sách là văn bản cụ thể, súc tích truyền đạt các mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp đến các nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. (Huỳnh Đức Lộng, 2015) Ngoài ra, dự toán ngân sách còn có vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định về phân bổ nguồn lực, trong bố trí nhân sự thông qua việc đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu mà dự toán đề ra. 1.1.3.3 Lợi ích của việc lập dự toán - Cung cấp cho các nhà quản trị phƣơng tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp - Giúp truyền đạt kế hoạch, mục tiêu, chiến lƣợc của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong tổ chức. - Làm cho các mục tiêu và cách thức để đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp đƣợc biểu hiện một cách rõ ràng. Vì vậy, dự toán giúp cho việc quản lý trở nên thuận lợi hơn trong việc hƣớng hoạt động kinh doanh theo mục tiêu đã định. - Khuyến khích việc lập kế hoạch, liên kết, đánh giá kết quả thực hiện của các bộ phận trong doanh nghiệp. - Giúp cải thiện các mối liên kết và truyền thông. Tuy nhiên, điều này có thể dễ dàng nhận thấy trên lý thuyết nhƣng thực tế thì phải mất rất nhiều công sức và trí lực mới có thể đạt đƣợc. - Giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý, nhƣng chính bản thân của dự toán cũng cần sự trợ giúp từ phía các nhà quản lý. Các nhà quản lý cấp cao nên hiểu điều đó và có những biện pháp hỗ trợ từ mọi khía cạnh để dự toán đạt hiệu quả cao hơn. Quản lý dự toán không phải là một công việc cứng nhắc mà đòi hỏi sự linh hoạt. 11 1.2. Mô hình, quy trình, trình tự và phƣơng pháp lập dự toán ngân sách 1.2.1 Mô hình lập dự toán ngân sách 1.2.1.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dự toán đƣợc định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức và sau đó sẽ truyền xuống cho quản lý cấp trung gian. Sau đó quản lý cấp trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở. (Huỳnh Đức Lộng, 2015)  Nhận xét mô hình 1: Lập dự toán theo mô hình này mang nặng tính áp đặt từ nhà quản lý cấp cao xuống các bộ phận, không gắn với năng lực thực tế của bộ phận trong doanh nghiệp. Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quát, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp cả về mặt định tính và định lƣợng, điều này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, có ít sự phân cấp quản lý. 1.2.1.2 Mô hình thông tin phản hồi Theo mô hình này thì việc lập dự toán đƣợc thực hiện theo quy trình sau: Các chỉ tiêu dự toán đầu tiên đƣợc ƣớc tính từ ban quản lý cấp cao nhất, dự toán lúc này mang tính dự thảo và đƣợc truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó, các đơn vị quản lý trung gian sẽ phân bổ xuống các đơn vị cấp cơ sở. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc và những chỉ tiêu dự toán cần giảm bớt hoặc tăng lên. Sau đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở bảo vệ dự toán của mình trƣớc bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở sẽ xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý trung gian và lập dự toán cho toàn bộ doanh nghiệp. (Huỳnh Đức Lộng, 2015) 12  Nhận xét mô hình 2: Lập dự toán theo mô hình này sẽ thu hút đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vì vậy dự toán sẽ có tính chính xác, độ tin cậy và tính khả thi sẽ cao. Tuy nhiên, nếu lập dự toán theo mô hình này sẽ phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thông tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận. 1.2.1.3 Mô hình thông tin từ dƣới lên Dự toán theo mô hình này đƣợc lập từ cấp quản lý thấp nhất đến quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của cấp mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ doanh nghiệp, từ đó lập dự toán của doanh nghiệp. (Huỳnh Đức Lộng, 2015)  Nhận xét mô hình 3: Lập dự toán theo mô hình này rất thoáng, hầu hết mọi chỉ tiêu đều đƣợc đƣa ra bởi những bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện dự toán. Ngƣời trực tiếp thực hiện các hoạt động hàng ngày tại doanh nghiệp tham gia vào việc lập dự toán nên số liệu thƣờng phù hợp và rất thực tế. Do thực hiện những mục tiêu kế hoạch mà chính mình đã đề ra hầu hết mọi ngƣời đều cảm thấy thoải mái nên làm cho dự toán có tính khả thi cao và dễ hƣớng mọi ngƣời trong doanh nghiệp theo mục tiêu chung của tổ chức. Việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy tích cực tính tự giác của các thành viên trong từng bộ phận, nó buộc mọi ngƣời trong doanh nghiệp phấn đấu đạt đƣợc kế hoạch do chính mình đề ra. Nếu trong quá trình thực hiện dự toán các bộ phận không đạt đƣợc các chỉ tiêu dự toán nhƣ trong kế hoạch do chính họ đề ra thì buộc họ phải tự xem xét kiểm tra và không thể đổ lỗi cho nhau. Có thể thấy lập dự toán theo mô hình này phát huy tích cực vai trò kiểm tra của dự toán. Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhiều thời gian và chi phí nhƣng khá hiệu quả. Mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn có sự phân cấp quản lý cao. 13 Tuy nhiên, nhƣợc điểm của mô hình này là việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự toán nên có thể xảy ra tình trạng các bộ phận tự đƣa ra những chỉ tiêu dự toán thấp hơn năng lực thực sự có thể thực hiện đƣợc để dễ dàng đạt đƣợc các chỉ tiêu dự toán. Lúc này dự toán không những không phát huy đƣợc tính tích cực mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất kinh doanh, làm lãng phí tài nguyên, năng lực và triệt tiêu hết năng lực tiềm tàng của doanh nghiệp. 1.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách Quy trình lập dự toán ngân sách đƣợc thực hiện qua 3 giai đoạn sau:  Giai đoạn chuẩn bị: Việc đầu tiên phải làm trong quá trình dự toán ngân sách là làm sáng tỏ mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách phải lấy chiến lƣợc và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp làm nền tảng. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng. Khi mọi vấn đề đã đƣợc chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự toán ngân sách thì trƣớc khi soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cug cấp thông tin chính xác và phù hợp. Ngoài ra, phân công công việc và bố trí nhân lực là công tác quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị của quy trình lập dự toán ngân sách trong doanh nghiệp.  Giai đoạn soạn thảo: Sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách. Để lập dự toán ngân sách, doanh nghiệp phải thu thập thông tin, ƣớc lƣợng số liệu về thu nhập và chi tiêu, tập hợp tất cả trong một tài liệu tổng thể thống nhất. Trƣớc hết, những cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác dự toán ngân sách đồng thời ƣớc tính đến thu, chi,… trên cơ sở đó soạn theo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán Bảng cân đối kế toán, dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh,… 14  Giai đoạn theo dõi: Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải đƣợc lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, sau mỗi kỳ dự toán ngân sách cần phải thƣờng xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết để rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách kế tiếp. 1.2.3 Trình tự lập dự toán ngân sách Dự toán tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, nó chi phối toàn bộ hệ thống dự toán ngân sách của doanh nghiệp. Dự toán tiêu thụ sản phẩm sẽ cho thấy doanh thu dự kiến trong kỳ dự toán. Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm đƣợc lập một cách cẩn thận và phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thì đó chính là chìa khóa của toàn bộ quá trình lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp. Trình tự lập dự toán ngân sách, dự toán tiêu thụ đóng vai trò cốt lõi trong công tác lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp. Từ dự toán tiêu thụ trong kỳ và thông tin hàng tồn kho đầu kỳ dự toán, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất. Xuất phát từ dự toán sản xuất trong kỳ dự toán, doanh nghiệp sẽ lập đƣợc báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp và dự toán chi phí sản xuất chung. Ngoài ra, từ dự toán tiêu thụ kết hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp trong tƣơng lai, doanh nghiệp sẽ lập đƣợc báo cáo dự toán chi phí bán hàng và dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ các nhu cầu sử dụng tiền trong doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ lập đƣợc báo cáo tiền. Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ lập đƣợc báo cáo dự toán tài chính bao gồm: dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; dự toán Bảng cân đối kế toán và dự toán Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ. Cụ thể nhƣ sau: 1.2.3.1 Dự toán tiêu thụ: Dự toán tiêu thụ là khởi đầu cho tất cả các dự toán, nó có tác dụng xác định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán mua hàng, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự kiến đƣợc số tiền sẽ thu đƣợc từ quá trình tiêu thụ sản phẩm. 15 Dự toán tiêu thụ đƣợc lập trên cơ sở dự báo sản phẩm tiêu thụ, số lƣợng sản phẩm tiêu thụ của các kỳ trƣớc và xu hƣớng biến động của nó, các đơn đặt hàng chƣa đƣợc thực hiện, chính sách giá trong tƣơng lai, chiến lƣợc tiếp thị để mở rộng thị trƣờng, hoạt động nghiên cứu và phát triển, sự cạnh tranh. Tình hình kinh tế của ngành mà doanh nghiệp đó đang hoạt động, những yếu tố khác: những sự kiện chính trị, sự thay đổi về môi trƣờng pháp lý, sự thay đổi về khoa học công nghệ,… 1.2.3.2 Dự toán sản xuất Dự toán sản xuất đƣợc lập trên cơ sở dự toán tiêu thụ sản phẩm trong kỳ dự toán, bao gồm số lƣợng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để thỏa mãn cho nhu cầu của tiêu thụ và yêu cầu tồn kho cuối kỳ dự toán. Nhà quản trị cần thiết phải dự kiến cả số lƣợng sản xuất ra trong kỳ và cả số lƣợng sản phẩm tồn kho cuối kỳ dự toán. Nếu số lƣợng tồn kho đƣợc tính quá nhiều thì có thể gây ra việc ứ đọng vốn và tốn kém chi phí để tồn trữ hàng tồn kho đó, Còn nếu số lƣợng sản phẩm tồn kho đƣợc tính quá ít thì sẽ ảnh hƣởng đến việc tiêu thụ và sản xuất của kỳ sau. 1.2.3.3 Dự toán mua hàng Dự toán mua hàng phản ánh giá trị của hàng hóa mua vào - Giá trị của hàng hóa mua vào bằng khối lƣợng hàng hóa mua vào nhân với đơn giá. - Mà: Khối lƣợng hàng hóa mua vào bằng khối lƣợng hàng hóa tồn kho cuối kỳ cộng với khối lƣợng hàng hóa tiêu thụ trừ khối lƣợng hàng hóa tồn kho đầu kỳ. Dự toán mua hàng phản ánh lịch trình chi tiền mua hàng hóa trong doanh nghiệp. 1.2.3.4 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc lập trên cơ sở dự toán sản xuất sản phẩm trong kỳ dự toán, bao gồm số lƣợng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để thỏa mãn cho yêu cầu của tiêu thụ và yêu cầu tồn kho cuối kỳ dự toán. Chúng ta sẽ tiến hành xác định định mức trong sản xuất bao gồm định mức lƣợng và định mức giá. Định mức lƣợng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm phản ánh lƣợng nguyên vật liệu tiêu hao cho đơn vị sản phẩm và những hao hụt 16 định mức không thể tránh đƣợc. Định mức giá cho một đơn vị nguyên vật liệu phải bao gồm giá mua nguyên vật liệu cộng các chi phí mua và phải trừ chiết khấu đƣợc hƣởng (chỉ tính số tiền thực trả cho nhà cung cấp). - Khối lƣợng nguyên vật liệu cần mua bằng khối lƣợng nguyên vật liệu cần cho sản xuất cộng với khối lƣợng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trừ khối lƣợng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. - Khối lƣợng nguyên vật liệu cần cho sản xuất bằng số lƣợng sản phẩm sản xuất nhân với mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một sản phẩm. - Trị giá mua nguyên vật liệu bằng khối lƣợng nguyên vật liệu cần mua nhân với đơn giá mua nguyên vật liệu. Dự toán chi phí nguyên vật liệu thƣờng đi kèm với bảng tính toán số tiền dự kiến chi ra cho việc mua nguyên vật liệu. 1.2.3.5 Dự toán chi phí nhân công: Dự toán chi phí nhân công đƣợc lập trên cơ sở dự toán sản xuất. Dự toán chi phí nhân công sẽ đƣợc soạn thảo để tính ra tổng lƣợng thời gian lao động cần thiết cho quá trình sản xuất ra số lƣợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ dự toán dựa trên báo cáo dự toán sản xuất. Nhà quản trị cần biết trƣớc nhu cầu lao động trong cả năm để có thể dự toán điều chỉnh lực lƣợng lao động phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ dự toán. Nhà quản trị cần xây dựng định mức thời gian lao động để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm và định mức đơn giá cho một đơn vị giờ công lao động. Định mức thời gian lao động chính là tổng cộng định mức thời gian của tất cả các hoạt động trong quá trình sản xuất để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm thƣờng đƣợc xác định bằng phƣơng pháp bấm giờ. Định mức đơn giá cho một đơn vị thời gian lao động bao gồm các khoản: mức lƣơng cơ bản cho một giờ; các khoản phụ cấp lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tính bình quân cho toàn bộ công nhân trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm đó. - Chi phí nhân công bằng định mức thời gian lao động nhân với đơn giá cho một đơn vị thời gian lao động. Dự toán chi phí nhân công thƣờng đi kèm với bảng tính toán số tiền dự kiến chi ra cho việc trả lƣơng lao động trong kỳ. 17 1.2.3.6 Dự toán chi phí sản xuất chung: Dự toán chi phí sản xuất chung sẽ cho thấy toàn bộ chi phí còn lại ngoài chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công liên quan trực tiếp đến số lƣợng sản phẩm đƣợc sản xuất ra trong kỳ dự toán. Các khoản chi phí sản xuất chung đƣợc chia thành biến phí và định phí. Đối với biến phí sản xuất chung phải tính đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung và định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm. Đối với định phí sản xuất chung phải đƣợc ƣớc tính theo tổng định phí sản xuất chung trong kỳ dự toán, có thể đƣợc tính toán theo kỳ trƣớc và điều chỉnh cho phù hợp với kỳ này. - Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung bằng tổng biến phí sản xuất chung chia cho tổng số giờ máy hoặc (tổng số giờ lao động trực tiếp). - Biến phí sản xuất chung bằng tổng số giờ máy (hoặc tổng số giờ lao động trực tiếp) trong kỳ dự toán nhân với đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung. Khi tính lƣợng tiền chi cho chi phí sản xuất chung để làm cơ sở cho báo cáo dự toán tiền thì cần loại bỏ các khoản chi phí sản xuất nhƣng không đƣợc chi bằng tiền nhƣ là: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí các khoản trích trƣớc… 1.2.3.7 Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ phản ánh 2 nội dung chính là: - Phản ánh giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm: giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm bằng chi phí nguyên liệu trực tiếp cộng với chi phí nhân công trực tiếp cộng với chi phí sản xuất chung. - Phản ánh giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ: giá trị của thành phẩm tồn kho cuối kỳ bằng khối lƣợng thành phẩm tồn kho cuối kỳ nhân với giá thành sản xuất đơn vị. 1.2.3.8 Dự toán chi phí bán hàng và Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Dự toán chi phí bán hàng và Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp giúp nhà quản trị ƣớc tính đƣợc khoản mục chi phí ngoài sản xuất phát sinh trong kỳ dự toán. Dựa trên dự toán tiêu thụ sản phẩm trong kỳ dự toán cũng nhƣ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ phát sinh trong kỳ dự toán. Dự toán có thể đƣợc lập từ nhiều dự toán nhỏ hơn hoặc các 18 dự toán của từng cá nhân do những ngƣời có trách nhiệm trong khâu bán hàng và quản lý lập ra. Khi tính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đƣợc chi trả bằng tiền để phục vụ cho việc lập dự toán thì cần loại trừ khoản chi phí khấu hao trong chi phí bán hàng ra. 1.2.3.9. Dự toán giá vốn hàng bán Dự toán giá vốn hàng bán cho thấy đƣợc những khoản chi phí sẽ phát sinh liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm trong kỳ. Dự toán này đƣợc lập dựa trên dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung trong kỳ dự toán. Tổng hợp các khoản chi phí trực tiếp phát sinh liên quan đến sản phẩm đƣợc sản xuất ra trong kỳ dự toán và việc phân bổ các khoản chi phí sản xuất chung liên quan đến việc sản xuất sản phẩm trong kỳ dự toán sẽ đƣợc phân bổ theo tiêu thức phù hợp nhằm tính đúng và tính đủ chi phí liên quan đến sản xuất. - Giá vốn hàng bán bằng trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ cộng với trị giá thành phẩm nhập kho trừ trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ. - Trị giá thành phẩm nhập kho bằng trị giá sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với tổng cho phí sản xuất phát sinh trong kỳ trừ trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. - Tổng chi phí sản xuất phát sinh bằng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ cộng với chi phí nhân công trong kỳ cộng với chi phí sản suất chung trong kỳ. 1.2.3.10. Dự toán tiền Dự toán tiền cho thấy đƣợc nhu cầu tiền trong hoạt động chi tiêu hàng ngày của doanh nghiệp từ đó có cơ sở cho việc huy động nguồn vốn cho doanh nghiệp. Báo cáo dự toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của doanh nghiệp trong kỳ dự toán. Dự toán tiền bao gồm 4 phần: - Phần thu gồm số dƣ tiền đầu kỳ cộng với số tiền thu do bán hàng và các khoản thu khác bằng tiền trong kỳ. - Phần chi bằng tất cả các khoản chi tiền trong kỳ dự toán nhƣ là chi mua nguyên vật liệu, chi trả lƣơng nhân công, các khoản chi bằng tiền liên quan đến chi 19 phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, phần chi còn bao gồm cả các khoản chi khác trong kỳ nhƣ chi mua tài sản cố định, chi trả cổ tức… - Phần cân đối thu chi là phần chênh lệch giữa phần thu và phần chi. So sánh phần cân đối thu chi và nhu cầu tiền cuối kỳ, nếu thiếu hụt tiền thì doanh nghiệp phải đi vay, nếu thừa tiền thì doanh nghiệp nên trả bớt nợ vay hoặc đem đi đầu tƣ. - Phần vay phản ánh số tiền vay, trả nợ vay và trả lãi tiền vay trong kỳ dự toán. 1.2.3.11. Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đƣợc soạn thảo từ các dự toán bộ phận liên quan, tiến hành tổng hợp các chỉ tiêu doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính từ các báo cáo dự toán có liên quan, từ đó có đƣợc các chỉ tiêu lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Dự toán này sẽ cho thấy đƣợc lợi nhuận dự kiến sẽ có đƣợc trong kỳ dự toán ngân sách nhằm đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hay không trong kỳ tới. 1.2.3.12. Dự toán bảng cân đối kế toán Từ bảng cân đối kế toán cuối kỳ trƣớc, chúng ta sẽ tiến hành tổng hợp các chỉ tiêu liên quan từ các báo cáo dự toán phát sinh trong kỳ dự toán để có đƣợc bảng cân đối kế toán phản ánh tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại cuối kỳ dự toán. Dự toán bảng cân đối kế toán giúp nhà quản trị xác định tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp tại thời điểm cuối kỳ dự toán. 1.2.4 Phƣơng pháp lập dự toán ngân sách Có 4 phƣơng pháp lập dự toán ngân sách là: phƣơng pháp dự toán gia tăng, phƣơng pháp dự toán từ số 0, phƣơng pháp dự toán cuốn chiếu, phƣơng pháp dự toán dựa trên hoạt động. 1.2.4.1 Phƣơng pháp dự toán gia tăng Phƣơng pháp dự toán gia tăng là một phƣơng pháp dự toán truyền thống mà các mức dự toán đƣợc căn cứ trên kết quả các năm hiện hành cộng thêm một giá trị phản ánh mức tăng ƣớc tính hay lạm phát ƣớc tính của năm tới. 20 Phƣơng pháp dự toán gia tăng thích hợp khi các mặt hoạt động năm hiện hành hiệu quả, hữu hiệu và kinh tế. Phƣơng pháp dự toán gia tăng có nguy cơ tiềm ẩn chất chứa các khoản chi tiêu lãng phí và không khuyến khích tính năng động, kéo dài các hoạt động không hiệu quả trƣớc đây vì các mức chi phí hiếm khi đƣợc xem xét kỹ lƣỡng. Do vậy, để loại trừ những điều không hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng các phƣơng pháp dự toán khác. Trong số các phƣơng pháp dự toán này là phƣơng pháp dự toán từ số 0. 1.2.4.2 Phƣơng pháp dự toán số 0 Nguyên tắc của phƣơng pháp dự toán số 0 là dự toán cho từng trung tâm chi phí phải khởi sự từ số 0. Từng khoản mục chi phí đều đƣợc đánh giá toàn bộ trƣớc khi đƣợc đƣa vào bảng dự toán của năm tới. Phƣơng pháp dự toán từ số 0 loại bỏ giả thiết cố hữu của phƣơng pháp dự toán gia tăng, cho rằng các hoạt động của năm nay vẫn tiếp tục ở cùng mức độ hay cùng mức sản lƣợng trong năm tới, và cho rằng dự toán năm tới có thể dựa vào chi phí của năm nay cộng thêm một lƣợng giá trị nào đó để phản ánh sự phát triển hay lạm phát. Tuy nhiên, trên thực tế, nhà quản trị không phải dự toán từ số 0 mà có thể bắt đầu ở các mức hoạt động và chi phí thấp hơn, tự hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu một khía cạnh cụ thể nào đó của chi phí và hoạt động hiện nay đƣợc loại bỏ khỏi dự toán. Với cách này, có thể xem xét cặn kẽ từng khía cạnh dự toán, từ đó có thể chọn lựa phƣơng án tốt hơn. 1.2.4.3 Phƣơng pháp dự toán cuốn chiếu Phƣơng pháp dự toán cuốn chiếu (còn gọi là phƣơng pháp dự toán liên tục) là các bảng dự toán đƣợc cập nhật thƣờng xuyên bằng cách bổ sung thêm một kỳ mới (thí dụ, một tháng hay một quý) để thay thế kỳ vừa kết thúc. Bằng cách thu ngắn các kỳ lập dự toán, phƣơng pháp lập dự toán cuốn chiếu xây dựng các chỉ tiêu và kế hoạch có tính hiện thực và chắc chắn hơn, nhất là đối với giá. Thay vì lập dự toán định kỳ hàng năm cho cả năm dự toán, phƣơng pháp dự toán cuốn chiếu lập dự toán cho từng quý, hoặc thậm chí cho từng tháng. Mỗi bản dự toán đƣợc lập cho 12 tháng sắp tới sao cho dự toán hiện hành có thể kéo dài