Tài liệu Hoàn thiện công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng tại công ty tnhh sx, tm&dv đức việt

Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i PHẦN MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Năm 2008, nền kinh tế Việt Nam trực tiếp chịu ảnh hướng từ sự biến động kinh tế toàn cầu, với sự tăng giảm kỷ lục của giá cả nhiều loại hàng hoá, hệ thống tài chính rơi vào khủng hoảng suy thoái kinh tế, lạm phát ở mức độ cao. Trong điều kiện kinh tế thị trường, môi trường kinh doanh có nhiều biến động, mỗi doanh nghiệp cần phải tự tìm cho mình một hướng đi thích hợp phù hợp với tiềm lực của doanh nghiệp mình và xây dựng những biện pháp riêng để đi đến thực hiện thắng lợi những mục tiêu đề ra. Để có thể đối phó được với những thay đổi của môi trường kinh doanh thì một trong những biện pháp mà doanh nghiệp nào cũng chú trọng là phải tiến hành xây dựng kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch sẽ làm giảm tính bất ổn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, định ra những mục tiêu cho toàn bộ doanh nghiệp hướng tới. Kế hoạch kinh doanh được xây dựng đầy đủ, khả thi sẽ hỗ trợ cho việc kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn. Đặc biệt là kế hoạch bán hàng. Tuy nhiên việc lập kế hoạch bán hàng không phù hợp về mặt không gian, thời gian, nhu cầu của khách hàng với nguồn lực cả doanh nghiệp thì sẽ làm ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt là Công ty chuyên kinh doanh sản xuất các mặt hàng xúc xích chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khách quan như thời tiết, thị hiếu, giá cả thị trường cho nên để Công ty hoạt động có hiệu quả nhằm hướng tới những mục tiêu mà công ty lựa chọn thì tất cả mọi hoạt động của Công ty phải được kế hoạch hoá. Trong đó khâu bán hàng của Công ty có tầm quan trọng rất cao, nó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, nó là thước đo mọi nỗ lực của doanh nghiệp chính vì vậy mà công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng có một vai trò hết sức quan trọng. Đặc biệt là trong giai đoạn nền kinh tế đang lâm vào khủng hoảng như hiện nay. Về công tác này công ty hiện đang gặp rất nhiều khó khăn. Vò Minh Lîi 1 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Thạc sĩ Hoàng Cao Cường cùng với sự giúp đỡ của các anh chị trong Công ty, nhận thức được tầm quan trọng của bán hàng và kế hoạch bán hàng đối với sản xuất kinh doanh và thực trạng công tác xây dựng thực hiện kế hoạch bán hàng tại Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt. “Hoàn thiện công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng tại Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt”. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Đề tài hoàn thành sẽ đạt được các mục tiêu chủ yếu sau: - Làm rõ một số lý thuyết cơ bản về xây dựng kế hoạch bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. - Làm rõ vấn đề đang gặp phải của Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt. 1.3. Phạm vi nghiên cứu - Về mặt không gian: giới hạn nghiên cứu tại Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt - Về mặt thời gian: nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 3 năm, từ năm 2007 đến năm 2009. Vò Minh Lîi 2 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i CHƯƠNG I TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG 1.1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản 1.1.1. Khái niệm bán hàng trong DNTM - Theo quan điểm cổ điển: bán hàng là việc người mua và người bán trực tiếp gặp gỡ, trao đổi và thoả thuận về tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả và các điều kiện mua bán khác (PGS – TS Nguyễn Quang Thu – Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp Thương mại - Đại học Kinh tế Quốc dân 2005). - Theo quan điểm hiện đại: bán hàng là việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá từ người bán sang người mua, ngược lại với dòng vận động của hàng hoá là dòng vận động của tiền tệ. (PGS – TS Nguyễn Quang Thu – Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp Thương mại - Đại học Kinh tế Quốc dân 2005) 1.1.2. Khái niệm quản trị bán hàng trong DNTM Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của hoạt động bán hàng được (PGS – TS Nguyễn Quang Thu – Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp Thương mại Đại học Kinh tế Quốc dân 2005). 1.1.3. Khái niệm kế hoạch bán hàng trong DNTM Kế hoạch bán hàng là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch bán hàng. Kế hoạch bán hàng bao gồm các mục tiêu bán hàng, các chương trình và hoạt động bán hàng, ngân sách bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp (PGS Vò Minh Lîi 3 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i – TS Nguyễn Quang Thu – Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp Thương mại - Đại học Kinh tế Quốc dân 2005). Về mặt hình thức: Kế hoạch bán hàng là tập văn bản được trình bày rõ ràng sạch sẽ, logic và có tính thuyết phục và hướng dẫn cao với người sử dụng. Về nội dung: Kế hoạch bán hàng phải đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho người sử dụng từ bối cảnh thị trường, mục tiêu cần đạt được cũng như các hoạt động chương trình cần làm, tiến trình triển khai, trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân cũng như dự trù ngân sách để triển khai kế hoạch. 1.1.4. khái niệm dự báo bán hàng Dự báo bán hàng là quá trình xác định các chỉ tiêu bán hàng trong tương lai và triển vọng đạt được các chỉ tiêu đó. Kết quả của dự báo làm cơ sở xác địh hạn ngạch bán hàng và dự trù ngân sách bán hàng. 1.1.5.kháI niệm mục tiêu bán hàng Mục tiêu bán hàng là kết quả cần đạt được trong một thời gian nhất định nào đó. Mục tiêu bán hàng phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Do đó, mục tiêu bán hàng cũng được xác định trước mắt và lâu dài, định tính và định lượng. 1.1.6.kháI niệm ngân sách bán hàng Ngân sách bán hàng là một bản kế hoạch toàn diện và phối hợp, thể hiện các mối quan hệ tài chính cho các hoạt động và nguồn lực của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể trong tương lai nhằm đạt được các mục tiêu bán hàng đề ra. Ngân sách bán hàng cụ thể hoá các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp thông qua ngôn ngữ tiền tệ. Ngân sách bán hàng chính là bản kế hoạch tài chính các hoạt động bán hàng được xác định cho một khoảng thời gian hoặc một chương trình, một chiến dịch bán hàng cụ thể. Vò Minh Lîi 4 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i 1.2. Một số lý thuyết về xây dựng kế hoạch bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 1.2.1. Dự báo bán hàng a. vai trò của dự báo bán hàng: Dự báo bán hàng có vai trò lớn đối với nhà quản trị bán hàng trong việc triển khai các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp và trong việc kiểm soát các hoạt động bán hàng của nhân viên bán hàng. Dự báo bán hàng cho phép nhà quản trị bán hàng lên kế hoạch phân công nhân sự, giúp cho khối lượng bán và mục tiêu lợi nhuận được hoàn thành. b. Kết quả của dự báo bán hàng Kết quả của dự báo bán hàng được thể hiện thông qua các chỉ tiêu định tính và định lượng. Chỉ tiêu định tính như: dự báo yếu tố thời vụ, yếu tố thói quen, yếu tố cạnh tranh...Chỉ tiêu định lượng như: quy mô thị trường, sức mua, thị phần, tốc độ tăng trưởng thị trường...trong đó chỉ tiêu quan trọng nhất là số lượng sản phẩm có thể bán theo từng nhóm khách hàng, thị trường, điểm bán hàng, nhân viên bán hàng. Kết quả của dự báo bán hàng phải đảm bảo chứa đựng thông tin về bốn yếu tố: - Năng lực thị trường: là dự báo khối lượng hàng bán cao nhất có thể có của một sản phẩm, dịch vụ trên thị trường của tất cả các đối thủ cạnh tranh trong một giai đoạn nhất định. - Doanh số của ngành hàng: là khối lượng bán hàng thực sự của một ngành hàng nhất định ở thị trường cụ thể trong một giai đoạn nhất định. - Năng lực bán hàng của doanh nghiệp: là số lượng cao nhất của năng lực thị trường mà một doanh nghiệp có thể hy vọng nhận được từ các nguồn và khả năng sẵn có của nó một cách đáng tin cậy. - Dự báo bán hàng của doanh nghiệp: là đánh giá số lượng bán bằng tiền hoặc theo đơn vị sản phẩm (dịch vụ) trong tương lai của doanh nghiệp đối với Vò Minh Lîi 5 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i từng mặt hàng trong một khoảng thời gian nhất định trên tất cả các thị trường mà doanh nghiệp tham gia cạnh tranh. Khi tiến hành dự báo bán hàng, nhà quản trị cần nắm vững một số chỉ tiêu sau: - Dân cư và cơ cấu dân cư. Chỉ tiêu này cho biết dung lượng thị trường và một số đặc điểm trong thói quen, tập quán mua sắm...Mật độ dân cư là chỉ số quan trọng để dự báo doanh số và phân bổ chỉ tiêu bán hàng theo khu vực thị trường. - GDP/ người, khả năng thanh toán. Chỉ tiêu này cho phép dự báo khả năng thanh toán, dự báo số lượng hàng tiêu thụ, cho phép đưa ra được những chương trình bán hàng phù hợp. - Số lượng điẻm bán: cho phép xác định mục tiêu bao phủ thị trường cũng như dự báo doanh số theo từng kênh bán hàng của doanh nghiệp. - Số lượng khách hàng: việc nắm vững chỉ tiêu này giúp cho nhà quản trị bán hàng dự tính được doanh số, hoạch định phương thức và chính sách bán hàng cho từng nhóm khách hàng, phân bổ hạn ngạch... - Sản lượng của ngành: việc nắm vững chỉ tiêu này giúp cho nhà quản trị bán hàng xác định tương quan thị phần và mục tiêu doanh số của doanh nghiệp. - Thị phần trong ngành: việc so sánh doanh số của mình với các doanh nghiệp quan trọng trong ngành sẽ cho biết thị phần tương đối của doanh nghiệp trong ngành, đây là cơ sở để nhà quản trị bán hàng dự báo doanh số cho từng thời kỳ theo phương pháp thống kê kinh nghiệm. - Kim ngạch XNK: cho biết dung lượng thị trường và tình hình cạnh tranh. c. Phương pháp dự báo bán hàng: Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để dự báo bán hàng. Dưới đây là một số phương pháp chủ yếu: Phương pháp chuyên gia: Phương pháp này dựa trên kết quả đánh giá của nhân viên bán hàng hoặc cán bộ quản lý bán hàng để tổng hợp, phân tích, Vò Minh Lîi 6 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i xác định chỉ tiêu kế hoạch bán hàng. Nhà quản trị bán hàng sẽ tổng hợp, xử lý ý kiến và dự báo kết quả bán hàng từ các cấp bán hàng trong doanh nghiệp. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, nhanh chóng và chi phí thấp. Tuy nhiên việc tiếp cận mới chỉ là định tính và kết quả dự báo có thể có sai lệch lớn. Phương pháp điều tra khảo sát: nhà quản trị bán hàng tiến hành điều tra thực tế để có được các kết quả về hành vi khách hàng, nhu cầu mua sắm, khả năng thanh toán, xu hướng phát triển tiêu dùng, tình hình kinh doanh của đối thủ cạnh tranh...Kết quả phân tích điều tra giúp các nhà quản trị bán hàng phân tích tổng hợp các thông tin thị trường và khả năng của doanh nghiệp để xác định các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng. Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp bỏ ra chi phí lớn về công sức, tiền bạc, thời gian, hơn nữa doanh nghiệp phải có năng lực nghiên cứu thị trường tốt. Phương pháp dự báo theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi kết quả bán hàng: phương pháp này được xác định trên cơ sở nghiên cứu các mối quan hệ giữa bán hàng với các yếu tố ảnh hưởng tới bán hàng như: sự phát triển kinh tế xã hội, giá cả hàng hoá, mức độ cạnh tranh trên thị trường... Phương pháp thống kê kinh nghiệm: nhà quản trị bán hàng dựa vào kết quả bán hàng thời gian qua và các yếu tố ảnh hưởng trong thời gian tới để dự báo bán hàng. Phương pháp này thường áp dụng trong những giai đoạn thị trường ổn định. d. Quy trình dự báo bán hàng: Trên phương diện tổ chức, có hai quy trình dự báo bán hàng cơ bản mà doanh nghiệp có thể áp dụng: từ trên xuống và từ dưới lên. Quy trình dự báo bán hàng từ trên xuống (phương pháp chia nhỏ): trong quy trình này dự báo bán hàng được thực hiện ở mức độ kinh doanh chung hoặc chiến lược, sau đó trên cơ sở các tiêu chuẩn như lượng bán kỳ trước và các mức độ về nguồn tiền dự báo bán hàng được chia nhỏ dần theo các đơn vị tổ chức, kết thúc ở dự báo bán sản phẩm cho các khu vực thị trường. Dự báo tổng thể thường căn cứ vào nhu cầu thị trường, thị phần, doanh số kỳ trước, kế hoạch một số dự án lớn... Vò Minh Lîi 7 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i Quy trình dự báo bán hàng từ dưới lên: còn được gọi là phương pháp xây dựng lên bởi nó bắt đầu với các dự báo bán hàng tương lai về từng sản phẩm, từ những người có kiến thức hiểu biết về các điều kiện thị trường. Các dự báo theo sản phẩm này sau đó được tổng hợp theo tất cả sản phẩm, mặt hàng và đơn vị để lập một dự báo bán hàng của Công ty. Sau đó dự báo có thể được xác định bởi bộ phận phân tích để tính đến các điều kiện kinh tế, khả năng tiếp thị và các sản phẩm mới. 1.2.2. Xây dựng mục tiêu bán hàng a. các loai mục tiêu bán hàng Mục tiêu bán hàng thường chia làm hai nhóm: nhóm mục tiêu nền tảng và nhóm mục tiêu kết quả, trong đó mục tiêu nền tảng là mục tiêu trung gian, khi đạt được các mục tiêu này thì mục tiêu kết quả sẽ được đảm bảo. Trong DNTM, mục tiêu bán hàng bao gồm một số loại chính như sau: - Lãi gộp: là mục tiêu quan trọng nhất trong bán hàng. Mục tiêu tổng lãi gộp đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Lãi gộp được tính bằng doanh thu thuần trừ đi giá vốn hàng bán. Lãi gộp sau khi trừ đi các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được lợi nhuận trước thuế. Nhà quẳn trị bán hàng cần cân nhắc kỹ tỷ lệ và mức lãi gộp khi quyết định chính sách giá cả và đàm phán. - Chi phí bán hàng: là mục tiêu phổ biến trong bán hàng. Lực lượng bán hàng được giao chỉ tiêu theo định mức chi phí. - Lợi nhuận bán hàng: Đây là mục tiêu bao trùm trong kinh doanh. Mục tiêu bán hàng thường được xác lập cho các cấp quản trị bán hàng cao cấp và trung cấp mà ít được xác lập cho từng nhân viên bán hàng. Mục tiêu lợi nhuận được thể hiện trên cơ sở lợi nhuận ròng, tỷ lệ doanh lợi trên tài sản... - Mức độ hài lòng của khách hàng: thể hiện ở những phản ánh của khách hàng, thông qua thời hạn thanh toán nhanh hay chậm của khách hàng, số lần mua của khách hàng...Để nắm bắt được mức độ hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp phải sử dụng hệ thống các công cụ thu thập thông tin phản hồi. Vò Minh Lîi 8 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i Mục tiêu nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng đảm bảo hoạt động bán hàng thành công. - Phát triển thị trường: mục tiêu này được thể hiện thông qua các chỉ tiêu như mức độ tăng trưởng doanh số, số lượng khách hàng mới, số lượng điểm bán mới, mức độ phủ sóng địa lý thị trường... - Số lượng đại lý và điểm bán: đây là chỉ tiêu phản ánh tốc độ phát triển thị trường, doanh nghiệp sẽ đạt mục tiêu số lượng điểm bán có bán hàng của doanh nghiệp, từ đó tập trung nỗ lực của lực lượng bán hàng vào phát triển thị trường. - Số lần thăm viếng khách hàng của nhân viên: chỉ tiêu này sẽ chi phối doanh số đạt được. Doanh nghiệp quy định cụ thể một nhân viên bán hàng sẽ thăm viếng bao nhiêu khách hàng hàng ngày, hàng tuần hoặc quy định số lần tối thiểu phải thăm viếng một khách hàng trong một khoảng thời gian quy định. - Số cuộc điện thoại giao dịch với khách hàng: quy định mục tiêu cần hoàn thành của từng nhân viên bán hàng phải điện thoại giao dịch hàng ngày, hàng tuần với bao nhiêu khách hàng. Để đạt được mục tiêu này, nhân viên bán hàng phải thu thập thông tin về khách hàng để có thể liên lạc giao dịch. - Số hồ sơ khách hàng: số lượng hồ sơ khách hàng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Nhân viên bán hàng được giao chỉ tiêu hoàn thành số hồ sơ chi tiết về khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. - Số khách hàng ghé thăm: chỉ tiêu này rất hữu dụng đối với loại hình bán lẻ, các chương trình bán hàng theo sự kiện. - Mục tiêu phát triển lực lượng bán hàng: thể hiện qua số lượng, chất lượng bán hàng, được đo lường qua chỉ tiêu số người được huấn luyện, số khoá học tổ chức, số nhân viên hoàn thành kế hoạch bán hàng, số người thăng tiến. b. Xây dựng bán lựa chọn mục tiêu bán hàng: Mục tiêu bán hàng có thể được xác định: - Theo thời gian: mục tiêu bán hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm - Theo thị trường: mục tiêu bán hàng theo từng điểm bán hàng, theo tuyến bán hàng, theo vùng địa lý... Vò Minh Lîi 9 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i - Theo khách hàng: mục tiêu bán hàng theo khách hàng doanh nghiệp, khách hàng cá nhân, khách hàng truyền thống, khách hàng mới... - Theo điểm bán: mục tiêu bán hàng theo điểm bán hàng nhỏ lẻ, điểm bán hàng trọng yếu, các siêu thị... - Theo kênh phân phối: mục tiêu bán hàng theo kênh bán buôn, kênh bán lẻ, kênh bán trực tiếp... - Theo nhân viên bán hàng, theo sản phẩm ngành hàng... Mục tiêu bán hàng được xây dựng theo hai quy trình: quy trình từ trên xuống và quy trình quản trị theo mục tiêu. - Quy trình từ trên xuống: mục tiêu được xác định ở cấp cao hơn, sau đó được phân bổ xuống cho các cấp bán hàng cơ sở. Theo quy trình này, mục tiêu bán hàng có tính áp đặt và có thể làm giảm tính chủ động, sáng tạo của các cấp bán hàng cơ sở. Quy trình này thường được áp dụng cho các sản phẩm và thị trường truyền thống, có doanh số tương đối ổn định và ít có biến động thị trường. - Quy trình quản trị theo mục tiêu: mỗi bộ phận, cấp bán hàng xác định mục tiêu bán hàng cho mình và lập kế hoạch triển khai mục tiêu đó. Mục tiêu bán hàng cấp cao hơn được tổng hợp từ các mục tiêu bên dưới. Quy trình này được áp dụng khả phổ biến, làm gia tăng tính chủ động, sáng tạo của các cấp bán hàng. Các mục tiêu bán hàng luôn phải đáp ứng tiêu chuẩn SMART: - Tính cụ thể: mục tiêu phải cụ thể, không được chung chung: - Đo lường được: mục tiêu phải được thể hiện thông qua các con số dù nó là mục tiêu định tính hay định lượng. - Có thể đạt được: mục tiêu đặt ra không được quá dễ nhưng cũng không thể quá khó đến mức không thể đạt được. Mục tiêu đặt ra phải đủ tầm để “khơi dậy” “ý chí và tinh thần vượt qua thử thách của lực lượng bán hàng. Đi đôi với điều này là chính sách đãi ngộ nhân sự tốt nhằm tạo động lực cho lực lượng bán hàng hoàn thành và hoàn thành vượt mức mục tiêu. Vò Minh Lîi 10 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i - Tính hiện thực: mục tiêu hiện thực nghĩa là phải xây dựng những mục tiêu nền tảng, chi tiết để đạt được mục tiêu lớn hơn. Mục tiêu có tính hiện thực khi nó đi liền với các nguồn lực, dựa trên kết quả dự báo thị trường và đúng định hướng chiến lược của doanh nghiệp. - Giới hạn thời gian: cần phải lên kế hoạch thời gian hoàn thành mục tiêu. Do đó mục tiêu luôn gắn chặt với các mốc thời gian theo ngày, tuần, tháng, quý và năm. 1.2.3. Xác định các hoạt động và chương trình bán hàng Các hoạt động bán hàng được chia làm nhiều nhóm khác nhau: - Các hoạt động liên quan đến kho bãi và bảo quản hàng hoá: lên phương án kho bãi, tìm và ký kết hợp đồng thuê kho bãi, mua sắm trang thiết bị kho bãi... - Các hoạt động chuẩn bị bán: thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường, chuẩn bị phương án tiếp cận khách hàng, chuẩn bị hàng hoá, chuẩn bị hàng mẫu... - Các hoạt động vận chuyển hàng hoá. - Các hoạt động liên quan đến dịch vụ sau bán. - Các hoạt động liên quan đến tổ chức lực lượng bán hàng: lên phương án nhân sự, tuyển dụng và huấn luyện nhân viên, tạo động lực cho lực lượng bán hàng... - Các hoạt động phát triển mạng lưới bán hàng: tìm, lựa chọn, ký kết hợp đồng với các nhà phân phối, các đại lý, điểm bán... - Các hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán, bao gồm: + Quảng cáo (trên các phương tiện truyền thông như báo, truyền hình, mạng Internet, phát hành quyển quảng cáo, bảng yết thị ngoài trời...) + Giấy báo chào hàng, gửi thư trực tiếp cho khách hàng + Tổ chức các sự kiện, hội thảo, hội chợ, triển lãm + Phiếu giảm giá + Mẫu hàng miễn phí, hàng khuyến mại Vò Minh Lîi 11 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i + Các chương trình dành cho khách hàng thường xuyên... Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng thường xuyên được tập hợp thành các chương trình bán hàng nhằm đẩy mạnh doanh số. Các chương trình bán hàng thường tập trung vào các hoạt động hướng tới gia tăng lợi ích cho khách hàng. Một số chương trình bán hàng thường được áp dụng: - Chương trình giảm giá, chiết khấu - Chương trình khuyến mại, tặng quà, tư vấn miễn phí, sử dụng thử sản phẩm. - Chương trình tăng cường dịch vụ sau bán - Chương trình bán hàng theo thời vụ, các sự kiện (ngày lễ, Tết...) 1.2.4. Xây dựng ngân sách bán hàng a. phân loại và vai trò của ngân sách bán hàng Ngân sách bán hàng bao gồm: - Ngân sách chi phí bán hàng: liệt kê tất cả các yếu tố chi phí theo chức năng có liên quan đến hoạt động bán hàng, thực hiện doanh số. - Ngân sách kết quả bán hàng: dựa trên cơ sở mục tiêu bán hàng và các hoạt động bán hàng để dự trù các phương án doanh số và kết quả. Ngân sách bán hàng có một số vai trò quan trọng sau: Thứ nhất: Lập ngân sách bán hàng tạo đường hướng chỉ đạo cho các hoạt động của các cá nhân và bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp luôn tìm biện pháp khuyến khích và thu hút nhân viên bán hàng tham gia xây dựng ngân sách bán hàng cũng như các chương trình hành động nhằm nâng cao tính chủ động, sáng tạo của tất cả mọi người. Thứ hai: Ngân sách bán hàng cho phép phối hợp đồng bộ các cấp, các bộ phận trong doanh nghiệp triển khai thực hiện mục tiêu bán hàng. Thứ ba: Ngân sách bán hàng giúp doanh nghiệp tăng cường công tác kiểm soát hoạt động bán hàng thông qua các chỉ tiêu tài chính, giúp các nhà quản trị bán hàng đánh giá chính xác hoạt động, từ đó đề ra các quyết định phù hợp. b. Phương pháp xây dựng ngân sách bán hàng: Vò Minh Lîi 12 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i Để xây dựng ngân sách bán hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây là một số phương pháp thường được sử dụng: - Phương pháp xây dựng ngân sách bán hàng: dựa trên các chỉ tiêu chi phí của các kỳ trước: nhà quản trị bán hàng căn cứ vào các định mức chi phí của kỳ trước kết hợp với mục tiêu bán hàng kỳ kế hoạch để dự trù các khoản chi trong kỳ này. - Phương pháp xây dựng ngân sách bán hàng theo đối thủ cạnh tranh: một số ngân sách bán hàng như ngân sách quảng cáo, hoa hồng cho đại lý, khuyến mại...phải được xây dựng trên cơ sở chi phí của các đối thủ cạnh tranh nhằm giữ vững vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. - Phương pháp khả chi: ngân sách bán hàng được xây dựng trên cơ sở tính toán các khoản cần phải chi đáp ứng yêu cầu của hoạt động bán hàng. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc mục tiêu, sau đó nghiên cứu các hoạt động cần làm, từ đó lấy báo giá và lên phương án phí. Theo phương pháp này doanh nghiệp phải thiết lập ngân sách dự phòng vì các khoản dự trì chi thường khó sát hoàn toàn với thực chi. - Phương pháp tăng từng bước: ngân sách bán hàng sẽ được phê duyệt theo nguyên lý gia tăng dần theo thời gian với lý do mức độ cạnh tranh trong bán hàng ngày càng gia tăng, doanh nghiệp phải chấp nhận giảm tỷ lệ lợi nhuận của mình. c. Nội dung ngân sách bán hàng: * Ngân sách chi phí bán hàng Ngân sách chi phí bán hàng có thể được phân loại theo chi phí trực tiếp và gián tiếp, theo chi phí cố định và chi phí biến đổi. Theo cách tiếp cận chi phí trực tiếp và gián tiếp, chi phí bán hàng bao gồm: - Ngân sách chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán hàng như lương, hoa hồng của nhân viên bán hàng, chi phí bán hàng, chi phí huấn luyện đào tạo... - Ngân sách xúc tiến bán hàng: bao gồm các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý, hành chính của lực lượng bán hàng, bao gồm cả các chi phí Vò Minh Lîi 13 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i nghiên cứu thị trường, chi phí tiền lương và thưởng cho nhân viên và quản lý hành chính, chi phí thuê văn phòng, khấu hao tài sản cố định... Theo cách tiếp cận chi phí cố định và chi phí biến đổi, chi phí bán hàng gồm: - Chi phí cố định (định phí): là những khoản chi không biến đổi hoặc ít biến đổi theo doanh số và sản lượng bán hàng. Các khoản chi phí cố định thường được xác định theo hạng mục và nội dung chi phí, bao gồm: khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê văn phòng, quỹ lương cơ bản (lương cố định) và BHXH, chi phí lãi vay (với các khoản vay trung và dài hạn), các khoản chi phí và lệ phí cố định hàng tháng, hàng năm... - Chí phí biến đổi (biến phí): là những khoản chi phí thay đổi theo doanh số và sản lượng bán hàng. Các khoản chi phí biến đổi bao gồm: chi phí quảng cáo, chi phí khuyến mại, chi phí tiền lương theo năng suất và tiền thưởng, chi phí hoa hồng cho đại lý, chi phí vận chuyển, bốc xếp... CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH SX, TM&DV ĐỨC VIỆT 2.1. Tổng quan về tình hình và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty Đức Việt. 2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt - Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH SX, TM&DV Đức Việt - Địa chỉ: Tầng 3, Toà nhà Seaprodex – 20 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội - Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH - Giấy phép đăng ký kinh doanh: 0113001877 - Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: xúc xích, thịt nguội Vò Minh Lîi 14 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i Bộ máy tổ chức công ty Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Tài chính kế toán Phòng Tổ chức Phòng Kinh doanh Phòng Vật tư Xưởng sản xuất Vò Minh Lîi 15 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i  Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban: Giám đốc công ty: Là người đứng đầu điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty. Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến các hoạt động hàng ngày của công ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư. Ban hành các quy chế quản lý nội bộ. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty. Ký kết hợp đồng nhân danh công ty. Bố chí cơ cấu tổ chức của công ty, kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ lãi trong kinh doanh. Giám đốc là người chỉ đạo công tác chuẩn bị hoạch định chiến lược và kế hoạch nhân sự và kế hoạch kinh doanh. Giám đốc trực tiếp thiết kế bộ máy quản trị, chỉ đạo công tác tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự và thiết lập mối quan hệ làm việc trong bộ máy, chỉ huy điều hành công tác tổ chức quá trình kinh doanh. Giám đốc trực tiếp tổ chức chỉ đạo công tác kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Phó Giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc và thay quyền giám đốc lúc giám đốc vắng mặt, có trách nhiệm giúp Giám đốc chỉ đạo và giải quyết các công việc của công ty, có quyền điều hành các hoạt động kinh doanh thuộc trách nhiệm của mình và những hoạt động được giám đốc uỷ quyền, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của mình trước Giám đốc Công ty. Phó Giám đốc có nhiệm vụ đề xuất định hướng phương thức kinh doanh, khai thác, tìm nguồn hàng gắn với địa chỉ tiêu thụ. Các bộ phận phòng ban chức năng khác: Phòng tài chính kế toán: Thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ kế toán tài chính, có chức năng giúp giám đốc công ty quản lý, sử dụng vốn, xác định kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm. Thực hiện hạch toán kế toán theo luật kế toán thống kê và văn bản pháp quy của nhà nước, quản lý quỹ tiền mặt và ngân phiếu. Phòng kinh doanh: Có chức năng giúp Giám đốc công ty chuẩn bị triển khai các hợp đồng kinh tế. Khai thác nguồn hàng gắn với địa điểm tiêu thụ, phát triển mạng lưới bán hàng của Công ty. Triển khai công tác kinh doanh, mở rộng Vò Minh Lîi 16 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i mạng lưới kinh doanh của công ty, tổ chức thực hiện các hoạt động marketing, chào hàng, bán hàng các hoạt động tiêu thụ và hậu mãi. Phòng tổ chức – hành chính: Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý toàn bộ lao động, quản lý công tác tiền lương, thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động. Phòng vật tư: tổ chức thực hiện việc cung ứng vật tư, thiết bị...phục vụ cho công ty. Theo dõi xuất, nhập, tồn các loại vật tư hàng hoá trong kho của Công ty. Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc và trợ giúp cho ban giám đốc lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt. 2.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Đức Việt trong 3 năm 2007 – 2009. Từ bảng 1 ta thấy doanh thu qua các năm đều tăng rất mạnh. Năm 2007 đạt doanh thu 89.518 triệu đồng, năm 2008 đã tăng lên 101.687 triệu đồng và tăng lên 105.067 triệu đồng năm 2009. Mức độ gia tăng năm 2001 so với năm 2007 đạt mức 12.169 triệu đồng tương ứng với 13,6%. Tốc độ gia tăng năm 2009 so với năm 2008 đạt mức 3380 triệu đồng tương ứng với 3,32%. Tuy doanh thu có bước tăng trưởng khá vững chắc nhưng lợi nhuận của công ty lại tăng trưởng không đều thậm chí giảm sút. Năm 2007 lợi nhuận sau thuế đạt mức 1596,96 triệu đồng, năm 2008 đạt mức 1847,52 triệu đồng và năm 2009 đạt mức 1973,16 triệu đồng. Nguyên nhân của việc lợi nhuận tăng, giảm không đều có nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân đầu tiên phải kể đến là do năm 2008 công ty theo đuổi mục tiêu doanh thu và tăng thị phần làm cho chi phí xúc tiến tăng lên, năm 2009 công ty lại thiết lập thêm hệ thống đại lý cũng làm cho chi phí bán hàng tăng lên. Đó là do hiệu quả của các hoạt động xúc tiến đem lại, mặt khác tốc độ gia tăng doanh thu cao hơn tốc độ gia tăng của chi phí kinh doanh. Tốc độ gia tăng chi phí kinh doanh năm 2008 so với năm 2007 là 55,54% trong đó tốc độ gia Vò Minh Lîi 17 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i tăng của doanh thu chỉ là 13,6%. Tốc độ gia tăng chi phí kinh doanh năm 2009 so với năm 2008 là 3,69% trong đó tốc độ tăng doanh thu lại là 3,32%. Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Đức Việt trong 3 năm 2007 - 2009 Các chỉ tiêu 1. Tổng doanh thu (tr.đ) 2. Doanh thu thuần (tr.đ) 3. Giá vốn hàng bán (tr.đ) 4. Lãi gộp (tr.đ) 5. Chi phí kinh doanh (tr.đ) 6. LN từ hoạt động KD (tr.đ) 7. LN từ HĐ tài chính (tr.đ) 8. LN từ HĐ bất thường (tr.đ) 9. Tổng LN trước thuế (tr.đ) 10. Thuế TNDN (tr.đ) 11. LN sau thuế (tr.đ) Năm 2007 Năm 2008 So sánh 07/06 So sánh 08/07 Năm Tuyệt % tăng Tuyệt % tăng 2009 đối (giảm) đối (giảm) 12.169 13,6 105.067 3380 3,32 12.025 13,47 105.007 3320 3,28 6872 8,8 88.137 3052 3,59 5153 46,8 16.870 712 4,4 4865 55,54 14.132 503 3,69 288 12,85 2738 209 8,26 2,5 -2,6 0 348 15,69 2740,5 174,5 6,8 89.518 101.687 89.218 101.243 78.213 85.085 11.005 16.158 8764 13.629 2241 2529 -33,0 37 10 2218 2.566 718,48 621,4 15,6 -97,08 1596,96 1847,52 250,56 767,34 15,69 48,86 6,8 1973,16 125,64 6,8 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Đức Việt 2.1.3. Môi trường kinh doanh của Công ty 2.1.3.1. Môi trường bên ngoài của Công ty Môi trường kinh doanh mà mỗi chủ thể tồn tại trong đó đều chịu sự chi phối và ảnh hưởng mạnh mẽ. Nếu một công ty nắm chắc được môi trường kinh doanh của mình thì sẽ chắc chắn hơn trong việc đảm bảo các mục tiêu đã đề ra trong chiến lược kinh doanh. Nhưng môi trường kinh doanh là luôn biến động, việc nắm bắt là rất khó khăn phức tạp đòi hỏi thường xuyên liên tục. Các yếu tố thuộc môi trường kinh doanh ảnh hưởng tới kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp: - Chính trị và luật pháp: Để thành công trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng, doanh nghiệp phải phân tích, dự đoán về chính trị luật pháp cùng xu hướng vận động của nó bao gồm: sự ổn định về đường lối chính trị, Vò Minh Lîi 18 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i đường lối ngoại giao, sự cân bằng các chính sách của nhà nước, chiến lược phát triển kinh tế xã hội của Đảng và chính phủ, sự điều tiết và khuynh hướng can thiệp của chính phủ vào đời sống kinh tế, các quyết định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. - Các yếu tố kinh tế: Bao gồm các nhân tố tác động đến sức mua của khách hàng và dạng tiêu dùng hàng hoá quy định phương án đưa ra kế hoạch bán hàng phù hợp. Sự tăng trưởng kinh tế, sự thay đổi về cơ cấu sản xuất và phân phối, tiềm năng kinh tế và sự gia tăng đầu tư, lạm phát, thất nghiệp, chính sách tiền tệ, tín dụng, sự phát triển ngoại thương. - Kỹ thuật và công nghệ: Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân, tiến bộ kỹ thuật và khả năng ứng dụng tiến bộ kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh, chiến lược phát triển kỹ thuật công nghệ của nền kinh tế. - Yếu tố văn hoá xã hội: Dân số và xu hướng vận động, sự di chuyển dân cư, thu nhập và phân bố thu nhập của các hộ gia đình, việc làm và vấn đề phát triển việc làm, đặc điểm tâm lý. - Môi trường tự nhiên và cơ sở hạ tầng: Nguyên liệu, năng lượng, mức độ ô nhiễm cũng như đường xá, phương tiện giao thông, kho tàng, bến bãi, cửa hàng... Ngoài ra còn có các yếu tố khách quan o ử cấp độ vi mô như: Người cung ứng, khách hàng đối thủ cạnh tranh, trung gian thương mại và công chúng cũng tác động đến việc xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Tóm lại, trong quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng, doanh nghiệp luôn phải đối đầu với các nhân tố gây tác động xấu đến kết quả. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu, phân tích và xác định được các nhân tố ảnh hưởng để từ đó có thể biến nó trở thành những ảnh hưởng tích cực, hạn chế các tác động xấu của nó. Một điều căn bản của kế hoạch là định hướng tốt nhưng việc thực hiện kế hoạch thì phải thực sự linh hoạt tuỳ vào từng thời điểm kinh doanh. Vò Minh Lîi 19 QTDN: K39DQ2 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §¹i häc Th¬ng m¹i 2.1.3.2. Môi trường bên trong - Tiềm lực tài chính và ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch: Đây là yếu tố tổng hợp phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp. Căn cứ vào khối lượng vốn (vốn chủ sở hữu, vốn huy động...) mà doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch bán hàng phù hợp cùng với khả năng quản lý, phân phối có hiệu quả nguồn vốn để thực hiện kế hoạch bán hàng đó. Mặt khác, chất lượng kế hoạch còn phụ thuộc vào nhận thức của ban lãnh đạo công ty. Nếu công tác xây dựng kế hoạch được chú trọng thì ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch sẽ được công ty duyệt chi đầy đủ. Khi ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch được cấp đầy đủ thì các hoạt động nghiên cứu thị trường sẽ được tiến hành trên diện rộng, việc xử lý kết quả cũng diễn ra chính xác hơn do có sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại và hệ quả tất yếu và kế hoạch cũng được lập một cách chính xác hơn. - Tiềm năng con người của doanh nghiệp: Sự hoàn hảo của cấu trúc tổ chức, tính hiệu quả của hệ thống quản lý và công nghệ quản lý tác động trực tiếp đến việc xây dựng một kế hoạch bán hàng hoàn hảo. Chủ thể trực tiếp thực hiện kế hoạch bán hàng chính là đội ngũ thực hiện công tác bán hàng nhưng chủ thể gián tiếp thực hiện kế hoạch bán hàng là những người làm công tác mua hàng, dự trữ. Như vậy nói đòi hỏi phải có sự liên kết hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện giữa các phòng ban, tổ chức nhân viên cụ thể là phòng marketing, phòng kế hoạch vật tư. Do mỗi phòng ban cá nhân phụ trách chịu trách nhiệm khác nhau về công việc của mình nhưng họ đều phải hướng tới một đích cuối cùng là mục tiêu của công ty đặt ra trong kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch bán hàng sẽ không thực hiện được nếu mối quan hệ này lỏng lẻo, ai làm việc nấy không có sự thống nhất, đoàn kết cùng hướng tới mục tiêu của công ty. Hơn nữa chế độ thưởng phạt tác động không nhỏ đến quá trình thực hiện kế hoạch bán hàng của công ty. Ngay từ khi triển khai kế hoạch bán hàng, nếu như công ty không đề ra chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng như không có hình thức khuyến khích họ thực Vò Minh Lîi 20 QTDN: K39DQ2