Tài liệu Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của ctcp quốc tế sơn hà

Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp TÓM LƢỢC Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hóa mạnh mẽ sang cơ chế thị trường theo đinh hướng xã hội chủ nghĩa .Đồng thời với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ thì đòi hỏi những nhà kinh doanh,các doanh nghiệp phải biết áp dụng một cách đa dạng và linh hoạt các triết lý, phương pháp, nghệ thuật kinh doanh thì mới có thể đứng vững tồn tại và phát triển trên thương trường được. Một trong những triết lý, phương pháp, nghệ thuật trong kinh doanh đó là quản trị nguồn đầu vào của doanh nghiệp,quản trị quá trình mua hàng. Hoạt động mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Đồng thời, việc mua hàng nguyên vật liệu vật tư đầu vào cho doanh nghiệp cũng góp phần làm giảm tối đa chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp . ua thời gian thực tập tại c ng ty Sơn Hà, em thấy c ng tác xây dựng kế hoạch mua hàng trong c ng ty đã được sự đầu tư và quan tâm của các phòng ban và ban lãnh đạo trong c ng ty.Tuy nhiên, c ng tác xây dựng kế hoạch mua hàng v n còn nhiều thiếu xót và chưa ph hợp d n đến việc mua hàng chưa thực sự đạt hiệu quả cao, việc mua hàng chua được đánh giá cao. Đây là vấn đề tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp.Để góp phần cho công tác mua hàng trong c ng ty được hoàn thiện hơn và giảm thiểu được chi phí đầu vào, tăng lợi nhuận trong doanh nghiệp, nâng cao tác quản trị mua hàng trong c ng ty cũng như giúp doanh nghiệp tồn tại phát triển bền vững hơn trên thị trường. Chính vì vậy em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ” làm đề tại khóa luận tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể tìm hiểu,nghiên cứu rõ hơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tiễn. Ngoài ra, thông qua việc nghiên cứu đề tài này để có thể có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động mua hàng cũng như hoạt động kinh doanh của CTCP Quốc tế Sơn Hà . Và phân tích được thực trạng hoạt động, đưa ra các vấn đề còn tồn tại, thành tựu đạt được và nguyên nhân. Để từ đó đưa ra đề xuất một số định hướng, giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp. SVTH: Đào Thị Kim Anh i MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trong thời gian qua để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ” em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường Đại học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập, bổ sung kiến thức để có nền tảng nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận trong đợt thực tập tại CTCP Quốc tế Sơn Hà. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Lã Tiến Dũng - giảng viên bộ môn Quản trị doanh nghiệp thương mại đã rất tận tình hướng d n, chỉnh sửa giúp bài khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Đồng cảm ơn các thầy cô trong Khoa Quản trị kinh doanh – Trường ĐH Thương Mại và các cán bộ công nhân viên CTCP Quốc tế Sơn Hà đã nhiệt tình giúp em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực tế của c ng ty qua đó có thể áp dụng những kiến thức đã được học trên giảng đường vào thực tiễn doanh nghiệp. Mặc d đã cố gắng hết sức, tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với việc tìm hiểu công việc thực tế và do hạn chế về thời gian cũng như nhận thức của em nên bài khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình tìm hiểu, trình bày và đánh giá về CTCP Quốc tế Sơn Hà. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy c để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2014 Sinh viên thực hiện Đào Thị Kim Anh SVTH: Đào Thị Kim Anh ii MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp M L TÓM LƢỢC ....................................................................................................................i LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................... ii M L .................................................................................................................... iii D N M ẢN D N M Ơ Ồ, HÌNH VẼ ............................................................................... vii BIỂU ..........................................................................................vi DANH M C TỪ VIẾT TẮT .................................................................................... viii PHẦN MỞ ẦU ............................................................................................................1 1.Tính cấp thiết của đề tài. ............................................................................................ 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài ...................................................................2 3. Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài. ........................................................................3 4.Phạm vi nghiên cứu của đề tài...................................................................................3 4.1.Về mặt không gian. ...................................................................................................3 4.2.Về mặt thời gian........................................................................................................3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu v d iệu............................................................... 4 5.1.Phương pháp thu thập và d iệu sơ cấp .......................................................4 5.2.Phương pháp thu thập và d iệu thứ cấp .....................................................5 6. Kết cấu đề tài..............................................................................................................5 ƢƠN I : ÔN TÁ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP ......................................................................................................................... 6 1.1. Các khái niệm iên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. .................................................................................................................6 1.1.1. Mua hàng ............................................................................................................6 1.1.2. Quản trị mua hàng ............................................................................................. 6 1.1.3. Kế hoạch mua hàng ............................................................................................ 7 1.1.4. Lập kế hoạch mua hàng .....................................................................................7 1.1.5. Nhu cầu mua hàng ............................................................................................. 7 1.1.6. Mục tiêu mua hàng............................................................................................. 7 1.1.7. Phương án mua hàng ......................................................................................... 7 1.1.8. Ngân sách mua hàng .......................................................................................... 7 1.2. Các nội dung chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp ............................................................................................................................. 8 1.2.1. Nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng ............................................8 1.2.1.1. Nội dung kế hoạch mua hàng .............................................................................8 SVTH: Đào Thị Kim Anh iii MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp 1.2.1.2. Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng ........................................................ 10 1.2.2. Xác định nhu cầu mua hàng..............................................................................11 1.2.2.1. Quy trình xác định nhu cầu mua hàng. ............................................................ 11 1.2.2.2. Nội dung xác định nhu cầu mua hàng .............................................................. 11 1.2.3. Xác định mục tiêu và phương án mua hàng ...................................................12 1.2.3.1. Xác định mục tiêu mua hàng ............................................................................12 1.2.3.2. Xác định phương án mua hàng.........................................................................13 1.2.4. Xác định ngân sách mua hàng ..........................................................................13 1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp ............................................................................................................................ 14 1.3.1. Các nhân tố bên trong ........................................................................................ 14 1.3.2. Các nhân tố bên ngoài........................................................................................ 15 ƢƠN 2:P ÂN TÍ VÀ ÁN IÁ T ỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ƠN 2.1. Khái quát về CTCP Quốc tế ơn À ...........17 ..................................................................17 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Quốc tế Sơn Hà .....................17 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ .......................................................................................... 17 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của CTCP Quốc tế Sơn Hà ..........18 2.1.4. Lĩnh vực ngành nghề sản xuất kinh doanh ...................................................... 18 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm từ 2011 – 2013 ............19 2.1.6. Nhân tố môi trƣờng ảnh hƣởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP quốc tế ơn .......................................................................................... 20 2.1.6.1. Nhân tố môi trường bên trong ..........................................................................20 2.1.6.2.Nhân tố môi trường bên ngoài ..........................................................................21 2.2. Phân tích v đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế ơn ................................................................................................ 23 2.2.1. Khái quát về hoạt động mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ....................... 23 2.2.2. Thực trạng về nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà .............................................................................................................26 2.2.2.1. Nội dung kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà............................... 26 2.2.2.2. Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ..................28 2.2.3. Thực trạng công tác ác định nhu cầu mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà .....31 2.2.4. Thực trạng công tác ác định mục tiêu và phương án mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà .............................................................................................................32 SVTH: Đào Thị Kim Anh iv MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp 2.2.4.1. Xác định mục tiêu mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ................................ 32 2.2.4.2. Xác định phương án mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ............................ 33 2.2.4.3. Xác định ngân sách mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ............................. 34 2.3. Kết luận từ thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế ơn ...................................................................................................................... 35 2.3.1. Nh ng thành công và nguyên nhân ................................................................ 35 2.3.2. Nh ng tồn tại và nguyên nhân .........................................................................37 ƢƠN 3: Á IẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG TẠI CTCP QUỐC TẾ ƠN À ..40 3.1. Mục tiêu v phƣơng hƣớng hoạt động của công ty trong thời gian tới. ................40 3.1.1. Mục tiêu phát triển hoạt động kinh ...................................................................40 3.1.2. Phương hướng hoạt động của công ty trong nh ng năm tới. ......................... 41 3.2. ác quan điểm nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế ơn ................................................................................................ 42 3.2.1.Quan điểm của doanh nghiệp .............................................................................42 3.2.2.Quan điểm bản thân ............................................................................................ 42 3.3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế ơn ................................................................................................ 43 3.3.1. Hoàn thiện nội dung kế hoạch mua hàng. ........................................................ 43 3.3.2. Hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch mua hàng..............................................43 3.3.3. Hoàn thiện căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng.................................................44 3.3.4. Hoàn thiện công tác ác định nhu cầu ............................................................ 44 3.3.5. Hoàn thiện công tác ác định mục tiêu, phương án mua hàng....................... 45 3.3.6. Hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách mua hàng..............................................46 3.3.7. Các kiến nghị với nhà nước và cơ quan cấp trên .............................................47 3.3.8. Các giải pháp khác................................................................................................ 48 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PH L C SVTH: Đào Thị Kim Anh v MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp D N M ẢN BIỂU Bảng 2.1.Kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Quốc tế Sơn Hà trong 3 năm .......19 2011-2013. .....................................................................................................................19 Bảng 2.2: Kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà năm 2014 ......................... 24 Bảng 2.3: Theo dõi kết quả mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà qua các năm 2011, 2012,2013 ...................................................................................................................... 25 Bảng 2.4. Bảng mô tả mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà .......................................33 Bảng 2.5 : Các khoản chi phí cho hoạt động mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ....34 Bảng 3.1.Kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà năm 2014........................... 43 SVTH: Đào Thị Kim Anh vi MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp D N M Ơ Ồ, HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Quy trình quản trị mua hàng của doanh nghiệp .............................................6 Sơ đồ 2.1:Cơ cấu tổ chức của CTCP Quốc tế Sơn Hà ..................................................18 Biểu đồ 2.1: Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà ...........29 Sơ đồ 3.1. uy trình xác định nhu cầu mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà .............44 SVTH: Đào Thị Kim Anh vii MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp DANH M C TỪ VIẾT TẮT CTCP :Công ty cổ phân TNHH : Trách nhiệm hữu han R&D : Nghiên cứu và phát triển SVTH: Đào Thị Kim Anh viii MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp PHẦN MỞ ẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài. Trong bối cảnh hiện nay, nền kinh tế hội nhập toàn cầu, Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO, nền kinh tế nước ngày càng phát triển. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới, kinh tế Việt Nam cũng chứa đựng nhiều cơ hội và thách thức cho tất cả các doanh nghiệp . Tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh thì mục đích đều hướng tới lợi nhuận. Nhưng để đạt được lợi nhuận mong muốn thì các nhà quản lý cần quan tâm đầu tiên là các yếu tố đầu vào và hoạt động đầu tiên là hoạt động mua hàng. Mua hàng sao cho kịp thời, đầy đủ, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng tốt phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp. Nhưng để mua được hàng thì vấn đề cấp thiết cần đặt ra là xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết, cụ thể để việc mua hàng đước tiến hành một cách nhanh chóng và đúng yêu cầu. Bên cạnh đó, mua hàng là khâu rất quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng kế hoạch mua hàng lại là một nội dung quan trọng của hoạt động mua hàng, nó là tiền đề, là cơ sở khoa học, là căn cứ để tiến hành các hoạt động tiếp theo của quá trình mua hàng. Kế hoạch mua hàng chính là điểm khởi đầu cho mọi kế hoạch khác trong doanh nghiệp vì nó là cơ sở để xây dựng các kế hoạch khác, và cũng nhằm mục đích hỗ trợ việc mua hàng. Khi một kế hoạch, lịch trình sẵn có thì việc thực hiện mục tiêu sẽ đúng cách thức đề ra, chính sự tập trung này sẽ cho phép hạn chế rủi ro, sai xót vì nó xác định mục tiêu và các biện pháp mua hàng. Hiện nay ,hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam v n chưa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng vì thế chưa mang lại hiệu quả cao trong c ng tác mua hàng và chưa mang lại hiệu quả cao và triệt để cho kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các bản kế hoạch v n chưa thực sự sát sao trong công tác nghiên cứu khách hàng,thị trường. Điều này cho thấy sự chủ quan trong công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp và nó có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Trong thời gian thực tập tại công ty CTCP Quốc tế Sơn Hà em nhận thấy công ty đã chú trọng tới hoạt động mua hàng và cụ thể là công tác xây dựng kế hoạch mua SVTH: Đào Thị Kim Anh 1 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp hàng cũng đã đạt được những thành công nhất định. Tuy nhiên, trong tình hình kinh tế khó khăn c ng m i trường kinh doanh đầy thách thức của mình thì c ng ty đã gặp khá nhiều khó khăn trong c ng tác xây dựng kế hoach mua hàng. Với đặc thù kinh doanh của Sơn Hà thì chủ yếu các sản phẩm ,nguyên liệu là nhập khẩu nước ngoài, nên chịu nhiều ảnh hưởng của m i trường vĩ m cũng như m i trường vi mô, cho nên việc mua hàng là công việc rất quan trọng và quyết định sự thành công của c ng ty.Do đó, vấn đề hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng là một vấn đề cấp bách cần được sớm giải quyết đối với các doanh nghiệp nói chung và CTCP Quốc tế Sơn Hà nói riêng. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài Cùng nghiên cứu về đề tài này có một số các c ng trình dưới đây: Đề tài 1: Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng các thiết bị điện tại công ty Cổ phần Hoàng thịnh Đạt - Nguyễn Thị Bông ,Lớp K45A7 ,Khoa quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại ,năm 2013: Công trình nghiên cứu đã hệ thống hóa được các vấn đề cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng và đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng tại công ty Cổ phần Hoàng Thịnh Đạt.C ng trình đã đưa ra rất đầy đủ,chi tiết các thành tựu đạt được và các hạn chế.Tuy nhiên phần thực trạng chưa nghiên cứu một cách sâu sắc, chưa có sự thông qua các phương pháp nghiên cứu phương pháp điều tra trắc nghiệm hay phỏng vấn chuyên gia. Đề tài 2: Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần truyền thông 5P – Trương Thế Hiển – K5HQ1C, Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại , năm 2011 : Công trình nghiên cứu nhìn chung đã hệ thống hóa được các vấn đề cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng ,tìm ra những thành công và những điểm còn hạn chế, đồng thời đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua .Tuy nhiên phần phát hiện ra những thành công và hạn chế thì v n còn nhiều thiếu xót, sơ sài và phần giải pháp cũng chưa thực sự có tính thực tiễn sâu sắc và cần phải bổ sung thêm. Đề tài 3: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần VIX Đỗ Thị Dung K44A6, Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại ,năm 2011 : Công trình nghiên cứu đã hệ thống hóa được những vấn đề cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng và đưa ra thực trạng cùng một số giải pháp để hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty Cổ phần VIX.Tuy nhiên phần thực SVTH: Đào Thị Kim Anh 2 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp trạng chưa có tính thực tiễn sâu sắc do chưa kết hợp tìm hiểu ý kiến, tình hình tại doanh nghiệp, đồng thời cần tham mưu các ý kiến từ các bộ phận liên quan để có kết quả khách quan hơn. Từ trước đến nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tại CTCP Quốc tế Sơn Hà nhưng chưa ai nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà”. Đồng thời kết hợp với kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm có được khi thực tập tại c ng ty cũng như muốn nghiên cứu cụ thể hơn nữa về thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà .Do đó, em quyết định xác lập vấn đề nghiên cứu đề tài khóa luận của em là: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế ơn ”. 3. Các mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Thông qua việc nghiên cứu những lý luận cơ bản về c ng tác xây dựng kế hoạch mua hàng và việc khảo sát thực tế hoạt động mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà nhằm làm rõ về thực trạng trong công tác lập kế hoạch mua hàng của công ty, những thành c ng đạt được, phát hiện những khó khăn mà c ng ty đang gặp phải, tìm hiểu nguyên nhân từ đó đối chiếu so sánh giữa lý luận và thực tiễn để có thể đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng. Cụ thể cần làm rõ một số mục tiêu như sau:  Hệ thống một số lý thuyết cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại doanh nghiệp  Phân tích ,đánh giá thực trạng và làm rõ vấn đề đang gặp phải về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của Công ty.  Đề xuất một số kiến nghị,giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà trong thời gian tới. 4.Phạm vi nghiên cứu của đề tài. 4.1.Về mặt không gian. Đề tài nghiên cứu về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của CTCP Quốc tế Sơn Hà và chủ yếu tập trung nghiên cứu tại bộ phận mua hàng ,phòng vật tư - xuất nhập khẩu và các bộ phận liên quan của công ty. 4.2.Về mặt thời gian. Đề tài nghiên cứu về hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà trong thời gian 3 năm từ năm 2011 – 2013. SVTH: Đào Thị Kim Anh 3 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp 5. Phƣơng pháp nghiên cứu v 5.1.Phương pháp thu thập và d d iệu iệu sơ cấp Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm đối với một số thành viên trong công ty và các câu hỏi phỏng vấn với các nhà quản trị cấp cao của c ng ty để thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho quá trình nghiên cứu đề tài. Phiếu điều tra trắc nghiệm: - Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế khoảng từ 8- 10 câu, mỗi câu có nhiều phương án trả lời khác nhau, giúp cho người được hỏi có câu trả lời phù hợp nhất về thực trạng công tác mua hàng của doanh nghiệp. Nhằm thu thập những thông tin về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty một cách khách quan, do các nhà lãnh đạo cũng như nhân viên của công ty cung cấp. - Cách thức tiến hành:  Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm  Bước 2: Lựa chọn đối tượng điều tra  Bước 3: Thu thập th ng tin điều tra trắc nghiệm  Bước 4: Tổng hợp và xử lý kết quả điều tra. - Phương pháp xử lý dữ liệu phiếu điều tra: Tiến hành phân tích xem tổng số phiếu thu về đối chiếu với tổng số phiếu phát ra, tiến hành tổng hợp và phân tích các kết quả mà phiếu điều tra nhận được. Mỗi phương án xem có bao nhiêu người lựa chọn, từ đó đưa ra các nhận xét về kết quả điều tra. Phiếu phỏng vấn: - Đối tượng tiến hành phỏng vấn bao gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng tài chính nhân sự. Bảng câu hỏi phỏng vấn gồm 5 câu chủ yếu tập trung vào công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty. - Nội dung phỏng vấn khoảng từ 10- 15 câu hỏi cụ thể hóa nội dung công tác tổ chức mua hàng. - Cách thức tiến hành:  Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn  Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn và lên kế hoạch hẹn phỏng vấn  Bước 3: Tiến hành phỏng vấn  Bước 4: Phân tích và nhận xét SVTH: Đào Thị Kim Anh 4 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp Sau khi ghi chép phỏng vấn, tiến hành tổng hợp câu trả lời và từ những phân tích những nhận xét, nhận định và đánh giá của các chuyên gia về vấn đề phỏng vấn, từ đó rút ra các kết luận chung về tình hình tổ chức công tác mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà. 5.2.Phương pháp thu thập và d iệu thứ cấp - Các dữ liệu thứ cấp bao gồm các dữ liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ,báo cáo thường niên, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặt hàng của công ty, kế hoạch mua hàng trong thời gian tới của công ty, bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự… trong 3 năm từ năm 2011 đến năm 2013. - Mục đích: nhằm phân tích, nhận xét, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các số liệu liên quan đến hoạt động mua hàng trong thời gian vừa qua cũng như kế hoạch mua hàng trong thời gian tương lai của công ty. - Phương pháp xử lý : phương pháp so sánh, đối chiếu, phân tích giữa các dữ liệu và phương pháp phân tích tổng hợp. 6. Kết cấu đề tài Kết cấu bài khóa luận bao gồm 3 chương: Chương 1: Những lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà. Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng tại CTCP Quốc tế Sơn Hà. SVTH: Đào Thị Kim Anh 5 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp ƢƠN I :CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. Các khái niệm iên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp. 1.1.1. Mua hàng Mua hàng là một nghiệp vụ, một nghề và là một nghệ thuật. Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào, là nghiệp vụ mở đầu cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Về khía cạnh kinh tế thì mua hàng là hành vi thương mại đầu tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng. (GSTS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB Thống Kê) Tóm lại, ta có thể hiểu mua hàng là hành vi mà người mua nhận về nhận một lượng hàng hóa nhất định để thỏa mãn nhu cầu nào đó và ngược lại phải trao lại một lượng tiền nhất định cho người bán. 1.1.2. Quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức triển khai mua hàng và kiểm soát mua hàng nhằm đạt được mục tiêu trong doanh nghiệp (TS Dương Hữu Hạnh, năm 2012, Quản Trị Doanh Nghiệp,NXB Lao động xã hội) Sơ đồ 1.1: Quy trình quản trị mua hàng của doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng Tổ chức thực hiện mua hàng Đánh giá c ng tác mua hàng • Căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng • Xác định nhu cầu mua hàng • Xác định mục tiêu và phương án mua hàng • Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp • Thương lượng và đặt hàng • Triển khai giao nhận và thanh toán • Đánh giá kết quả mua hàng • Đánh giá quá trình mua hàng ( Nguồn:Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp Thương mại) SVTH: Đào Thị Kim Anh 6 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp 1.1.3. Kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng :là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch mua hàng.Kế hoạch mua hàng chứa đựng thông tin về nhu cầu, phương án và ngân sách mua hàng.Nhằm đạt được mục tiêu và chính sách mua hàng của doanh nghiệp. (Theo PGSTS Lê Quân,PGSTS Hoàng Văn Hải, năm 2010,giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại) 1.1.4. Lập kế hoạch mua hàng Lập kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp là quá trình xác định một hệ thống các chỉ tiêu của nhu cầu mua hàng, xác định các chính sách mua hàng và xây dựng các phương án mua hàng. 1.1.5. Nhu cầu mua hàng Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là danh sách các hàng hóa, dịch vụ mà các doanh nghiệp cần mua trong một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định. Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính: nhóm nhu cầu phục vụ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp, nhóm nhu cầu đáp ứng nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanh nghiệp. 1.1.6. Mục tiêu mua hàng Mục tiêu mua hàng là những kết quả mua hàng mà doanh nghiệp mong muốn đạt được trong và sau quá trình mua hàng trong một thời gian nhất định nào đó. Mục tiêu mua hàng có thể là mục tiêu trước mắt hay mục tiêu lâu dài mà công ty cố gắng thực hiện. Tuy vậy, mục tiêu mua hàng phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. 1.1.7. Phương án mua hàng Phương án mua hàng là một tài liệu cần thiết đảm bảo sự thành công cho hoạt động mua hàng. Phương án mua hàng được xây dựng trên cơ sở chính sách và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, thường được thể hiện dưới hình thức bản mô tả hàng hóa cần mua, hay phương án mua hàng chi tiết… 1.1.8. Ngân sách mua hàng Ngân sách mua hàng là bảng kê chi tiết tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ cần mua cũng như các khoản chi phí cần thiết đề mua hàng hóa đó. SVTH: Đào Thị Kim Anh 7 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp 1.2. Các nội dung chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp 1.2.1. Nội dung và căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng 1.2.1.1. Nội dung kế hoạch mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng, quý, năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng.Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được phân chia thành hai nhóm chính:Kế hoạch mua hàng phục vụ cho nhu cầu bán ra của doanh nghiệp và kế hoạch mua hàng đáp ứng nhu cầu vận hành của doanh nghiệp . Cụ thể, kế hoạch mua hàng có các nội dung chủ yếu sau: Mặt hàng cần mua (mua cái gì?) Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thương mại cần xác định rõ trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu mua hàng cần phải mua các mặt hàng gì:Tên mặt hàng, mã hiệu, các tiêu chuẩn thông số kĩ thuật của mặt hàng giúp phản ánh, định hình mặt hàng cần mua. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần phải xác định các mặt hàng cần mua là mặt hàng thuộc danh mục mặt hàng truyền thống hay những sản phẩm dịch vụ mới ,mặt hàng đó có nguồn cung ứng nội địa hay ngoại nhập.Để từ đó doanh nghiệp có những động thái thích hợp giúp hoạt động mua hàng đạt hiệu quả. Số lượng hàng mua (mua bao nhiêu?) Kế hoạch mua hàng cần làm rõ những mặt hàng cần mua sẽ được mua với số lượng bao nhiêu? Một số trường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng theo lô lớn và có định mức dự trữ lớn hoặc có thể mua theo nhu cầu với định mức dự trữ nhỏ. Một sô doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ bằng kh ng. Th ng thường doanh nghiệp cố gắng mua hàng với mức dự trữ thấp nhất nhằm tiết kiệm chi phí dự trữ, tránh các rủi ro do nhu cầu thị trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm. Hình thức mua hàng ( mua như thế nào?) Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức mua hàng được áp dụng. Có nhiều hình thức mua hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình những hình thức mua hàng như sau: + Mua theo đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng yêu cầu cụ thể về hàng hóa, dịch vụ do người mua hàng lập và gửi cho nhà cung cấp theo nội dung chào hàng và báo giá của nhà cung cấp trước đó. SVTH: Đào Thị Kim Anh 8 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp + Mua theo hợp đồng mua hàng: Hợp đồng mua hàng quy định chặt chẽ quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên mua bán và là bước đi tiếp theo sau khi đàm phán và thương lượng mua hàng. + Mua kí gửi: Đây là hình thức mua mà một cá nhân hay doanh nghiệp nhờ doanh nghiệp bán giúp một l hàng nào đó. Khi mua hàng kí gửi, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán với nhà cung cấp sau khi hàng hóa được bán. Trong trường hợp không bán được hàng doanh nghiệp có thể gửi trả lại hàng nhà cung cấp. + Chọn mua: Chọn mua là việc doanh nghiệp tiến hành mua hàng kh ng đặt trước với nhà cung cấp. + Mua qua đại lý: Doanh nghiệp sử dụng các đại lý để thu mua hàng hóa. Hình thức này áp dụng với những mặt hàng không tập trung và kh ng thường xuyên. + Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng: Doanh nghiệp chủ động phát huy lợi thế của mình để liên kết với các doanh nghiệp khác tạo nguồn hàng ổn định và kiểm soát chất lượng hàng hóa. Giá mua dự tính Kế hoạch mua hàng cũng cần phải dự trù về mức giá mà doanh nghiệp có thể mua với từng mặt hàng. Mức giá dự tính được xác định dựa vào mức giá đầu vào đối với loại hàng hóa đó và mức giá chào bán của nhà cung cấp… Thời điểm mua hàng (khi nào mua?) Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo phương pháp đúng thời điểm(JustIn- Time) hay mua hàng vào các thời điểm khác nhau. Mua đúng thời điểm đi liền với việc chia nhỏ số lượng hàng mua. Nó cho phép giảm chi phí dự trữ, tuy nhiên nó chứa đựng nguy cơ bất ổn về nguồn hàng. Nhà cung cấp dự tính Trong kế hoạch mua hàng doanh nghiệp cũng cần chỉ ra một bản danh sách các nhà cung cấp có khả năng thỏa mãn nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Trong đó chỉ rõ đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là nhà cung cấp mới để từ đó có các phương án triển khai mua hàng phù hợp. Ngân sách mua hàng Khi lập kế hoạch mua hàng cần chỉ rõ để thực hiện kế hoạch đó phải bỏ ra những khoản chi phí nào? Mục tiêu mua hàng lúc nào cũng hướng vào số lượng, chất lượng nhưng cũng cần đảm bảo hiệu quả kinh tế là tối ưu. SVTH: Đào Thị Kim Anh 9 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp 1.2.1.2. Các căn cứ xây dựng kế hoạch mua hàng Để xây dựng một kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh doanh nghiệp cần căn cứ vào: Căn cứ vào giá trị hàng mua Doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng khác nhau với từng loại hàng hóa khác nhau tùy theo mức độ quan trọng của giá trị hàng mua. Hàng mua có giá trị càng cao thì kế hoạch mua hàng cần xác định cụ thể chi tiết. Các doanh nghiệp thường sử dụng nguyên lý Pareto để phân chia hàng hóa, dịch vụ của mình. Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào mức độ rủi ro khi mua hàng. Rủi ro trong mua hàng càng cao, doanh nghiệp càng cần phải quan tâm sát sao đến c ng tác mua hàng để giảm thiểu rủi ro. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường mua hàng số lượng ít hơn, ưu tiên nhà cung cấp truyền thống, quy trình phân tích đánh giá chặt chẽ, sự giám sát cả quản lý cấp cao chặt chẽ hơn. Rủi ro trong mua hàng cao hay thấp được xác định dựa trên cơ sở phân tích các yếu tố gây trở ngại cho quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Các yếu tố này có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Ví dụ: rủi ro đến từ nhà cung cấp có nguy cơ phá sản của nhà cung ứng, khoảng cách địa lý của nguồn hàng, nhà cung cấp có sức ép lớn, hay mức độ liên kết giữa các nhà cung cấp, các yếu tố pháp luật liên quan… Căn cứ vào tình hình thị trường Tình hình thị trường là căn cứ quan trọng trong xây dựng kế hoạch mua hàng. Để tiến hành phân tích thị trường, doanh nghiệp tiến hành thu thập các thông tin liên quan đến cung và cầu trên thị trường, xu hướng biến động của nhu cầu và cung ứng, vị thế của nhà cung cấp, các yếu tố pháp lý, các quy trình, các hệ tiêu chuẩn hiện hành… Các căn cứ khác - Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp: là căn cứ quan trọng nhất để xây dựng kế hoạch mua hàng, cụ thể là xác định nhu cầu mua hàng. Với doanh nghiệp thương mại kế hoạch mua hàng được xây dựng chủ yếu dựa trên kê hoạch bán hàng và kế hoạch dự trữ. - Khả năng tài chính của doanh nghiệp: là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch mua hàng. Yếu tố này ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch mua hàng trên một SVTH: Đào Thị Kim Anh 10 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp số phương diện: Số lượng hàng mua và số lượng hàng hóa dự trữ ;chủng loại, m u mã hàng hóa và dịch vụ ;thời điểm mua hàng - Đặc điểm của sản phẩm dịch vụ. Với mỗi sản phẩm và dịch vụ, kế hoạch mua hàng được xác định mang tính đặc thù riêng: tính thời vụ, tính thời trang, tính kỹ thuật và tính công nghệ cao, tính mới mẻ đối với doanh nghiệp. - Khả năng dự trữ của doanh nghiệp: ảnh hưởng đến số lượng hàng hóa cần mua. Ngày nay, th ng thường các doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ hàng hóa bằng không nhằm giảm thiểu chi phí bảo quản. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phân phối thường chú trọng mua hàng nhiều để tận dụng các ưu đãi thời điểm trên thị trường. - Những điều kiện pháp lý tiêu chuẩn hiện hành: Những quy định về pháp lý có ảnh hưởng đến các yếu tố thuộc về điều kiện vận hành của sản phẩm, cũng như đến chi phí liên quan đến triển khai mua hàng. Th ng thường quy định về bảo vệ m i trường, văn hóa có ảnh hưởng lớn nhất đến công tác mua hàng. Thủ tục chuyển nhượng, thủ tục hải quan, thuế ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và chi phí mua hàng. 1.2.2. Xác định nhu cầu mua hàng. 1.2.2.1. Quy trình xác định nhu cầu mua hàng. uy trình xác định nhu cầu mua hàng cụ thể hoá chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp thương mại, nhu cầu mua hàng được xác định theo nhóm sản phẩm chú trọng đến nét đặc trưng của từng nhóm. Có ba quy trình cơ bản để xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. + Dưới – Trên (Down- Top): Các đơn vị bộ phận trong doanh nghiệp chủ động đưa xác định và đề xuất nhu cầu về hàng hoá và dịch vụ cần mua. Chuyển lên cấp trên tổng hợp và lên danh mục hàng hóa, dịch vụ cần mua cho toàn doanh nghiệp trong từng thời kì. + Trên - dưới – trên(Top- Down- Top): Cấp doanh nghiệp đề xuất các loại hàng hoá dịch vụ cần mua, đưa xuống các bộ phận để tham khảo ý kiến các đơn vị kinh doanh và ra quyết định mua. + Trên - dưới (Top- Down): Cấp trên sẽ gợi ý các hàng hoá cần mua sau đó bên dưới sẽ quyết định cần và nên mua loại hàng hoá, dịch vụ nào. 1.2.2.2. Nội dung xác định nhu cầu mua hàng  Xác định nhu cầu mua hàng thông thường: SVTH: Đào Thị Kim Anh 11 MSV: 10D100275 Đại học Thương Mại Khóa luận tốt nghiệp Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bán ra của doanh nghiệp. Ví dụ với doanh nghiệp TM thường dựa vào công thức cân đối sau để xác định nhu cầu mua hàng: M + Dđk = + Dck Trong đó: M – lượng hàng cần mua vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh; B – lượng hàng cần bán ra trong kì; Dđk – lượng hàng hóa tồn kho đầu kì Dck – lượng hàng dự trữ cuối kì (kế hoạch) Từ đó, nhu cầu cần mua (nhập vào) trong kì như sau: M = B + Dck – Dđk  Xác định nhu cầu mua một số mặt hàng dịch vụ đặc thù: + Xác định nhu cầu mua bao bì, tem nhãn mác: Nhu cầu về bao bì hàng hóa được xác định tỉ lệ thuận với số lượng hàng hóa bán ra. Tùy theo nhu cầu mua hàng hóa, doanh nghiệp sẽ xác định nhu cầu mua bao bì. Th ng thường với doanh nghiệp thương mại bao bì được chia làm hai nhóm: bao bì dùng chung cho các sản phẩm như túi hộp đựng, bao bì riêng cho từng loại sản phẩm. +Xác định nhu cầu mua sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại Doanh nghiệp cần chú ý đến ba phương diện,đó là: phương diện tài chính ,phương diện chiến lược, phương diện tác nghiệp.Đồng thời, doanh nghiệp cần làm rõ những rủi ro có thể như sự phụ thuộc vào nhà cung ứng,những ràng buộc pháp lý… + Xác định nhu cầu mua hàng gia công: Xác định nhu cầu mua hàng thông qua gia công thực chất là quá trình lên phương án gia c ng. Thuê gia c ng được tiến hành thông qua hợp đồng gia công. Theo đó quy định rõ về vấn đề nguyên liệu và làm rõ các điều khoản chi tiết sau: Phương án sản phẩm, phương án giá thành, kiểm định chất lượng, thanh toán, chuyển giao công nghệ trong gia công và sở hữu trí tuệ. 1.2.3. Xác định mục tiêu và phương án mua hàng 1.2.3.1. Xác định mục tiêu mua hàng Mục tiêu mua hàng của doanh nghiệp bao gồm: SVTH: Đào Thị Kim Anh 12 MSV: 10D100275