Tài liệu Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán các thiết bị phụ trợ ngành may của công ty cổ phần cơ khí may gia lâm trên thị trường miền bắc

Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN CÁC THIẾT BỊ PHỤ TRỢ NGÀNH MAY CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM TRÊN THỊ TRƯỜNG MIỀN BẮC 1.1 Tính cấp thiết Xét trên phạm vi một doanh nghiệp, bán hàng góp phần giải quyết việc thực hiện các mục tiêu, nhất là mục tiêu lợi nhuận. Có thể nói mục tiêu lợi nhuận là mục tiêu quan trọng nhất đối với mọi doanh nghiệp thuộc mọi loại hình kinh doanh. Bởi vì nếu đạt được mục tiêu này doanh nghiệp có thể bù đắp các chi phí kinh doanh và tồn tại, phát triển được. Thông qua bán hàng và đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của khách hàng sẽ nâng cao vị thế và uy tín của công ty trên thương trường. Khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp sẽ tạo cho doanh nghiệp sức mạnh để vượt qua đối thủ cạnh tranh từ đó phát triển lâu dài và bền vững. Xây dựng kế hoạch bán hàng là một nội dung quan trọng nhất của hoạt động bán hàng, là tiền đề, cơ sở khoa học và là căn cứ để tiến hành các gia đoạn tiếp theo của quá trình bán hàng. Kế hoạch bán hàng chính là xuất phát điểm cuả các kế hoạch khác trong doanh nghiệp vì nó là cơ sở để xây dựng các kế hoạch khác,và cũng nhằm mục đích hỗ trợ kế hoạch bán hàng. Khi một kế hoạch, lịch trình sẵn có thì việc thực hiện mục tiêu sẽ đúng cách thức đề ra. Chính sự tập trung này sẽ cho phép hạn chế rủi ro, sai sót vì nó xác định mục tiêu và các biện pháp để đạt được mục tiêu đó thông qua một loạt các chính sách, chương trình. Một kim chỉ nam hướng dẫn các quyết định đối với mọi thành viên của doanh nghiệp. Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng và chưa mang lại hiệu quả cao, triệt để cho kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các bản kế hoạch chỉ là trên Luận văn tốt nghiệp 1 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp giấy tờ và các công ty chưa thực sự sát sao trong công tác nghiên cứu thị trường. Đây là điểm đáng lo ngại đối với doanh nghiệp Việt Nam khi đã ra nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO trước đối thủ lớn mạnh hơn mình rất nhiều. Là doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm thiết bị phụ trợ ngành may công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm đã rất chú trọng công tác quản tri bán hàng. Đặc biệt hiện nay với sự gia tăng của rất nhiều sản phẩm thiết bị phụ trợ ngành may,giầy…các công ty đối thủ cạnh tranh và các thiết bị ngoại nhập… đã làm cho công ty đứng trước không ít khó khăn trong công tác bán hàng. Nhờ quá trình thực tập tổng hợp tại công ty ba tuần em đã hiểu được một phần về công ty cách thức hoạt động cũng như vấn đề mà công ty đang gặp phải. Như công ty gặp khó khăn trong thời kỳ khủng hoảng doanh thu năm 2009 giảm 20% so với năm 2008. Hơn nữa độ ngũ nhân viên của công ty đều là cán bộ công chức nhà nước với độ tuổi khá cao, hoạt động mang nặng tác phong cũ thời bao cấp. Tuy đã có thay đổi trong công ty khi chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần nhưng vẫn chưa thực sự hiệu quả trong công tác hoạt động nhất là trong công tác bán hàng còn nhiều chỉ tiêu hạn ngạch của cấp trên và nhất là bản kế hoạch đặt ra của tổng công ty về doanh số và lợi nhuận. Công tác nghiên cứu thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh còn kém. Mặt hàng chủ lực của công ty là các thiết bị phụ trợ ngành may được chú trọng công ty đang nỗ lực nâng cao điểm mạnh của sản phẩm với chất lượng tốt, giá cả phù và cả bản kế hoạch bán hàng hiệu quả nhất giúp công ty phát triển thị trường cung cấp ra toàn miền Bắc. Để sớm khắc phục hậu quả khủng hoảng cũng như giúp công ty tăng trưởng phát triển công ty đang nỗ lực hết mình trong mọi hoạt động nhất là đẩy mạnh công tác bán hàng. Với nhiều cơ hội thách thức đang mở ra trước mắt, toàn công ty đang cố gắng để phát triển công ty tới tầm cao mới. Vậy thì điều quan trọng đó là các nhân viên trong doanh nghiệp cần nồ lực, nhất là nhân Luận văn tốt nghiệp 2 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp viên kinh doanh cần phải nâng cao nghiệp vụ xây dựng những kế hoạch bán hàng hiệu quả có bán được hang thì mới giúp công ty tăng trưởng phát triển. Các hợp đồng mà công ty kí kết không chỉ là hợp đồng nhỏ cung cấp không lâu dài mà cần có các hợp đồng với công ty lơn, khách hàng trung thành của công ty. Cải thiện tình hình tiêu thụ còn kém hiện nay thì việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch bán hàng tốt là cấp thiết. Công ty với kinh nghiệm hoạt động lâu năm đã có uy tin trên thị trường với các sản phẩm chất lượng tốt, nhất là khi hiện nay công ty không chỉ tập trung vào thị trường khu vực miền bắc nước ta mà đang mở rộng sản xuất cung cấp nhiều sản phẩm xuất khẩu sẽ càng cần quan tâm tới công tác bán hàng nói chung và công tác lập kế hoạch bán hàng nói riêng cho từng mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. 1.2.Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Xuất phát từ tính cấp thiết trong thực trạng về công tác bán hàng tại công ty cũng như từ những điều kiện và khả năng của bản thân, em nhận thấy rằng công tác xây dựng kế hoạch bán các thiết bị phụ trợ ngành may còn nhiều vấn đề cần quan tâm và hoàn thiện hơn nữa trong công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm. Đặc biệt vấn đề này cũng là vấn đề mà công ty đang rất quan tâm. Với đề tài hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty sẽ tập trung giải quyết từ việc xây dựng dự báo bán, xác định mục tiêu, xác định các hoạt động và chương trình bán đến ngân sách giúp công ty đạt được mục tiêu đề ra, sẽ giúp em hiểu rõ hơn về lý luận và áp dụng lý luận công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lân. Em xin chọn đề tài : “ Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán các thiết bị phụ trợ ngành may của công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm trên thị trường Miền Bắc”. Đề tài nghiên này cứu phù hợp với một sinh viên chuyên ngành quản trị doanh nghiệp như em và đó cũng là kinh nghiệm quý báu giúp em trong việc phát triển nghề nghiệp sau này của mình. Luận văn tốt nghiệp 3 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu lý luận : Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu một số lí thuyết cơ bản về bán hàng, quản trị bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, các nội dung lập kế hoạch, quy trình lập, đánh giá nhận xét hiệu quả của việc lập các kế hoạch. Một số quan điển lý luận về lập kế hoạch, tầm quan trọng và ý nghĩa của việc lập kế hoạch bán hàng. Mục tiêu thực tiễn: Thông qua khảo sát thực tế để làm rõ về thực trạng trong lập kế hoạch bán hàng của công ty, những thành công và hạn chế trong công tác này. Trên cơ sở đối chiếu so sánh giữa lý luận và thực tiễn để có thể đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện công tác lập kế hoạch bán hàng. 1.4. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm với sản phẩm là các thiết bị máy móc phụ trợ ngành may, giầy… trên thị trường Miền Bắc. Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 3 năm từ 2007-2009 Về đối tượng : Đề tài tập chung nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch bán các sản phẩm phụ trợ ngành may . 1.5. Kết cấu luận văn: Ngoài phần lời cảm ơn, danh mục bảng biểu hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, mục lục, sau thời gian tìm hiểu qua giáo trình và thực tế em xin đưa ra kết cấu luận văn Luận văn tốt nghiệp 4 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Chương 1: Tổng quan về hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán các thiết bị phụ trợ ngành may của công ty cổ phẩn cơ khí may Gia Lâm trên thị trường Miền Bắc Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lí luận về hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán các thiết bị phụ trợ ngành may tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm trên thị trường Miền Bắc Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và thực trạng công tác xây dựng kế hoạch bán các thiết bị phụ trợ ngành may tại công ty cổ phẩn cơ khí may Gia Lâm trên thị trường Miền Bắc Chương 4: Các kết luận và đề xuất hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán các thiết bị phụ trợ ngành may tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm trên thị trường Miền Bắc Luận văn tốt nghiệp 5 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÍ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH BÁN CÁC THIẾT BỊ PHỤ TRỢ NGÀNH MAY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ MAY GIA LÂM TRÊN THỊ TRƯỜNG MIỀN BẮC 2.1. Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản 2.1.1 Bán hàng Bán hàng là một nghiệp vụ, một nghề và là một nghệ thuật. Bản chất của bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá ,gợi tạo và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của cả hai bên. Bán hàng thực chất là thực hiện mục đích của sản xuất hàng hóa là đưa sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất một bên là tiêu dùng. - Với tư cách là một phạm trù kinh tế : Bán hàng là sự chuyển hóa hình thái giá trị hàng hóa từ hàng sang tiền nhằm thỏa mãn nhu cầu của một cá nhân hay một tổ chức trên cơ sở thỏa mãn về một giá trị sử dụng nhất định. - Với tư cách là một hành vi: Bán hàng được hiểu là một hoạt động cụ thể trực tiếp thực hiện việc trao đổi hàng –tiền gắn liền với lô hàng cụ thể của người có hàng. Vì thế ở đây có thể hiểu bán hàng là sự chuyển dịch quyền sở hữu hàng hóa đã được thự hiện cho khách hàng đồng thời thu được tiền hàng hoặc vật tương đương tiền. - Với tư cách là một quá trình : Bán hàng là một quá trình tổng hợp các nghiệp vụ bao gồm từ việc nghiên cứu thị trường, nghiên cứu người tiêu dùng, lựa chọn cách thức bán hàng, tiến hàng quảng cáo, xúc tiến các hoạt động bán, thực hiện công việc tại địa điểm bán …nhằm mục đích đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. -Với tư cách là một chức năng – một khâu quan trọng, một bộ phận hữu cơ của quá trình kinh doanh Luận văn tốt nghiệp 6 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Bán hàng là một khâu quyết định trong hoạt động kinh doanh, là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào. Từ doanh nghiệp sản xuất đến các loại hình doanh nghiệp khác đề có đầu vào và đầu ra, đầu ra đó chính là bán hàng ra thị trường. 2.1.2. Quản trị doanh nghiệp Là một quá trình tác động liên tục, có tổ chức, có hướng đích của chủ DN lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp nhằm khai thác một cách tốt nhất các tiềm năng và cơ hội để tiến hàng hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lệ xã hội. 2.1.3. Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp : Là bao gồm một hệ thống những phương pháp nhằm quản trị có hiệu quả nhất về lượng và chất nguồn nhân lực của doanh nghiệp; đảm bảo lợi ích và sự phát triển toàn diện cho người lao động trong doanh nghiệp và góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của DN. Nói một cách cụ thể hơn quản trị nhân sự trong doanh nghiệp là hệ thống những hoạt động những phương pháp, cách thức của tổ chức có liên quan đến việc tuyển chọn, đào tạo, phát triển, động viên người lao động nhằm sử dụng có hiệu quả nhất sức lao động. 2.1.4.Quản trị bán hàng - Quản trị bán hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát hoạt động bán hàng (hoạt động tiêu thụ sản phẩm ) nhằm thực hiện mục tiêu đã xác định của DN. Trong đó các mục tiêu của quản trị hoạt động bán bao gồm: + Nâng cao mức thoả mãn nhu cầu cuả khách hàng mục tiêu. + Tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp. + Tăng khả năng cạnh tranh bán hàng cuả DN trên thị trường. + Giảm chi phí bán. + Tăng trình độ văn minh phục vụ khách hàng ….. Luận văn tốt nghiệp 7 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp - Quản trị bán hàng cũng được hiểu là những hoạt động của nhà quản trị nói chung và của nhà quản trị bán hàng nói riêng nhằm đạt được những mục tiêu bán hàng thông qua sự nỗ lực của những người khác, đặc biệt là đội ngũ nhân viên bán hàng. Nhà quản trị bán hàng phải nhìn nhận và nhạy bén với xu hướng biến động của thị trường, môi trường kinh doanh của DN, có khả năng chuẩn đoán, phân tích, đưa ra những kế hoạch, chính sách tốt nhất cho khâu bán hàng của DN, đồng thời phải tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp mình. Việc quản trị hoạt động bán hàng giúp DN thực hiện mục tiêu của mình nói chung và bán hàng nói riêng trên cơ sở tiêu thụ, thu hút khách hàng chiếm lĩnh thị trường, nâng cao vị thế của DN, tạo điều kiện phối hợp chặt chẽ giữa quản trị mua , quản trị dự trữ hàng hoá, dịch vụ khách hàng. Ngoài ra giúp DN nâng cao tính chủ động trong hoạt động kinh doanh trên cơ sở lập kế hoạch bán hàng phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể. 2.1.5. Kế hoạch bán hàng - Về hình thức: kế hoạch bán hàng là tập văn bản được trình bày rõ ràng sạch sẽ, logic, có tính thuyết phục và hướng dẫn cao với người sử dụng. - Về nội dung: kế hoạch bán hàng phải đảm bảo cung cấp thông tin cho người sử dụng từ bối cảnh thị trường, mục tiêu cần đạt được, cũng như các hoạt động và chương trình cần làm, tiến trình triển khai, trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân, cũng như dự trù ngân sách để triển khai kế hoạch. 2.2. Một số lí thuyết về xây dựng kế hoạch bán hàng 2.2.1. Quan điểm về xây dựng hoạch bán hàng - Theo quan điểm của James M.comer: Xây dựng kế hoạch bán hàng là một quá trình xác định trước các công việc bán hàng cần làm trên cơ sở kết quả dự báo bán hàng. Dưới góc độ này có thể thấy rằng việc bán hàng được lập ra một kế hoạch các mục tiêu của doanh nghiệp cần đạt được dựa vào việc quan trọng đầu tiên là dự báo bán hàng, công Luận văn tốt nghiệp 8 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp tác xây dựng kế hoạch bán hàng được quyết định bởi chất lượng của công tác dự báo bán hàng. - Theo quan điểm của giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại năm 2009 là : Xây dựng kế hoạch bán hàng là công việc quan trọng của nhà quản trị bán hàng . Để khỏi lạc hậu so với đối thủ cạnh tranh và đảm bảo tầm nhìn xa trông rộng phải xây dựng kế hoạch bán hàng. Xây dựng kế hoạch bán hàng là một quá trình gồm các bước sau: + Dự báo bán hàng + Xây dựng mục tiêu bán hàng + Xây dựng chính sách và hoạt động bán hàng + Xây dựng ngân sách bán hàng - Theo quan điểm của giáo trình quản trị kinh doanh Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân năm 2007 : Xây dựng kế hoạch bán hàng là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu. Chúng ta đã biết các chức năng của quản trị trong doanh nghiệp là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Hoạch định là chức năng đầu tiên và rất quan trọng mà hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của DN và phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đó. Hoạch định bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu , xây dựng một chiến lược tổng thể đạt được mục tiêu và triển khai một hệ thống kế hoạch để thống nhất phối hợp các hoạt động. Vậy xây dựng kế hoạch là xuất phát điểm của quá trình quản trị. Xây dựng kế hoạch bán hàng được hiểu là một quá trình bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu bán hàng, định rõ chiến lược, chính sách thủ tục, quy tắc và kế hoạch chi tiết các hoạt động để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Luận văn tốt nghiệp 9 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp 2.2.2.Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch bán hàng Kế hoạch bán hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mang lại nhiều lợi ích như : - Thứ nhất: kế hoạch bán hàng tạo ra thế chủ động (tạo ra một sự định hướng) chủ động khai thác các nguồn lực tiền năng của công ty. Phối hợp tối ưu các nguồn lực trong quản trị bán hàng. -Thứ hai : kế hoạch bán hàng là công cụ đắc lực trong việc nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp sẽ biết được “con thuyền” đến đích đã định. Có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ của các thành viên. - Thứ ba: kế hoạch giúp thực hiện công việc khoa học, giảm bớt sự chồng chéo, lãng phí trong kinh doanh cũng như quản trị bán hàng. - Thứ tư: kế hoạch có thể làm giảm tính bất ổn, loại trừ rủi ro trong kinh doanh. - Thứ năm : kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp nhất là cơ sở để đánh giá kết qủa và thành tích bán hàng. Tóm lại : chức năng kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý trong doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh trong cơ chế thị trường hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà không có kế hoạch hoặc chất lượng của kế hoạch không cao thì không bao giờ đạt hiệu quả cao. Việc vạch ra kế hoạch hiệu quả là chìa khóa vàng đem lại thành công cho doanh nghiệp. 2.2.3 Mối quan hệ giữa các nội dung trong kế hoạch bán hàng Các nội dung của kế hoạch bán háng đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Luận văn tốt nghiệp 10 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Mục tiêu bán hàng Dự báo bán hàng Ngân sách bán hàng Các chương trình và hoạt động bán hàng Sơ đồ 2.1 mối quan hệ giữa các nội dung của kế hoạch bán hàng - Dự báo bán hàng có mối liên hệ trực tiếp với mục tiêu bán hàng và ngân sách bán hàng. Dự báo bán hàng là quá trình xác định các chỉ tiêu bán hàng trong tương lai và triển vọng đạt được mục tiêu đó. Kết quả của dự báo làm cơ sở xác định hạn ngạch và dự trù ngân sách bán hàng. Nhờ có kết quả dự báo là phân tích tình hình kinh doanh nhằm thấy được cơ hội và thách thức với hoạt động bán hàng của doanh nghịêp từ đó xây dựng các chương trình và hoạt động bán hàng mới phù hợp hơn cho DN. - Mục tiêu bán hàng là kết quả cuối cùng của các chương trình, hoạt động bán hàng. Mục tiêu là cơ sở để dự trù ngân sách hay có mục tiêu để ngân sách mới có quyết định số tiền chi cho mục tiêu đó. Thông qua quá trình dự báo mục tiêu mới được xác lập. - Ngân sách bán hàng có mối liên hệ chặt chẽ với dự báo bán hàng vì chí phí cho khảo sát dự báo hay công tác phân tích tình hình kinh doanh của DN đó cũng thuộc chi phí bán hàng. Muốn thực hiện được các hoạt động bán hàng thì không thể thiếu ngân sách bán hàng, không có ngân sách chi cho hoạt động đó Luận văn tốt nghiệp 11 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp thì hoạt động đó không thực hiện được. Ngân sách bán hàng quy định số tiền cần có để hoàn thành mục tiêu bán hàng trong một giai đoạn nhất định. Các hoạt động và chương trình bán hàng chính là các việc làm đạt được mục tiêu. Trong quá trình thực hiện các hoạt động chương trình bán sẽ tạo tiền đề giúp các nhà kế hoạch đưa ra các mục tiêu sát với các hoạt động bán hàng hơn. Thông qua các hoạt động và chương trình bán hàng cũng là căn cứ cho xác định ngân sách chi cho bán hàng tốt, hiệu quả hơn. Có thể nói dự báo là bản dự tính trên lý thuyết của doanh nghiệp thì các chương trình và hoạt động bán hàng là thực hiện bản dự tính đó. Khi thực hiện sẽ có bản dự tính mới rút ra từ kinh nghiệp thực tế đó. 2.2.4.Các nhân tố ảnh hưởng tới việc xây dựng kế hoạch bán 2.2.4.1.Khách quan Môi trường kinh vĩ mô: -Môi trường kinh tế và hệ thống chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước: Tình hình kinh tế nước ta cũng là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch bán hàng, ví dụ như nền kinh tế đang trong tình trạng lạm phát, tốc độ phát triển kinh tế nhanh, tình hình thế giới biến động mạnh....đó là nhân tố ảnh hưởng đến mức tiêu thụ hàng hoá trong nước và tình hình xuất nhập khẩu . Do đó mỗi DN cần phải chú ý theo dõi sự biến động , tìm hiểu những nguy cơ của sự thay đổi đó. Từ đó nhà quản trị xây dựng kế hoạch bán hàng cho doanh nghiệp phù hợp nhất và hiệu quả nhất. Hệ thống chính sách vĩ mô của nhà nước là môi trường bao gồm hệ thống pháp luật, các văn bản dưới luật, các công cụ chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của chính phủ và tổ chức chính trị xã hội. Khị ổn định về chính trị, sự nhất quán về các chính sách sẽ tạo bầu không khí tốt cho doanh nghiệp kinh doanh thúc đẩy tiêu thụ. Do đó kế hoạch bán hàng cũng được triển khai theo hướng tốt và ngược lại. -Môi trường văn hoá xã hội và công nghệ: Luận văn tốt nghiệp 12 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Môi trường văn hoá cũng tác động đến kế hoạch bán hàng của DN bởi có những phong tục tập quán thói quen tiêu dùng mua sắm mà đây là một căn cứ quan trong của dự báo bán hàng. Nhà quản trị hiện nay cần phải dựa vào tâm lý, thói quen và cả nhận thức của khách hàng để có kế hoạch bán hàng theo sản phẩm khu vực, ngành hàng, theo thời vụ…kế hoạch sát thực khả năng đạt được mục tiêu đề ra là cao. Môi trường công nghệ chính là khoa học, kỹ thuật được áp dụng trong viện xây dựng kế hoạch bán như đầu tư máy móc, nhân lực có trình độ cao, phương pháp, quy trình, công cụ để xây dựng cho mỗi DN càng cao thì sẽ mang lại độ chính xác cao cho dự báo, mục tiêu cụ thể chi tiêt và phù hợp nhất, ngân sách phân bổ tối ưu hiệu quả tiết kiệm, từ đó có kế hoạch hoàn hảo . Môi trường ngành và các nhân tố khác có ảnh hưởng tới doanh nghiệp: -Môi trường cạnh tranh: kế hoạch lập ra phải phù hợp với từng thời kỳ nhất định mà trong kinh doanh thương trường như chiến trường của các đối thủ nếu ai mạnh sẽ chiến thắng. Nhà quản trị cần linh hoạt lựa chọn kế hoạch bán hàng phù hợp với tình hình cạnh tranh trên thị trường vì thị trường không phải chỉ có một mình doanh nghiệp bất cứ lúc nào cũng có đối thủ hiện tại hay tiềm ẩn. Mục tiêu cuối cùng của DN vẫn là bán được hàng thu lại lợi nhuân. -Nhà cung cấp: là người cung đầu vào cho DN từ đó DN có sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Nếu việc cung ứng đầu vào chậm trễ hay gián đoạn thì nhà quản trị cần lưu ý để lập kế hoạch phù hợp tránh rủi ro trong bán hàng như không có hàng bán, mất khách hàng, mất uy tín cho DN… 2.2.4.2. Chủ quan Lĩnh vực DN kinh doanh : DN tham gia trong lĩnh vực kinh doanh với sản phẩm ngành hàng đều có những đặc điểm riêng về tiêu thụ, khách hàng, tình hình phát triển của ngành hàng. Lĩnh vực kinh doanh nhạy cảm thì càng cần phải kế hoạch bán hàng thật chu đáo. Luận văn tốt nghiệp 13 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Mục tiêu của công ty: mục tiêu bán hàng là một trong những mục tiêu để hoàn thành một mục tiêu tổng quát của công ty. Mục tiêu của công ty là mục tiêu chung chi phối mục tiêu bán hàng hay mục tiêu bán hàng phải dựa vào mục tiêu của công ty. Vậy lập kế hoạch bán hàng cũng phải chịu sự chi phối của mục tiêu toàn công ty. Nguồn vốn kinh doanh : nguồn vốn kinh doanh được hiểu là nguồn tài chính cần thiết cho mọi hoạt động kinh doanh của DN. Vậy với kế hoạch bán hàng thì cũng phải cần có dựa vào nguồn lực tài chính này để lập ngân sách bán hàng hay sẽ có kế hoạch bán hàng phù hợp với nguồn vốn kinh doanh của công ty. Nhân sự : có thể nói rằng con người là yếu tố quyết định thàng công hay thất bại của DN. Bởi con người là chủ thể của mọi hoạt động chi phối hay tạo nên các hoạt động đó. Trong công tác xây dựng kế hoạch bán hàng cũng vậy nguồn nhân lực là các nhà quản trị hay nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch đề có vai trò quan trọng không thể thiếu được. Cách thức tổ chức thực hiện kế hoạch trong DN : việc lập kế hoạch bán hàng phụ thuốc không ít bởi cách thức tổ chức thực hiện trong công ty bởi lẽ mỗi công ty có những cách thức tổ chức thực hiện khác nhau thì từ đó sẽ có các cách thức lập kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực hiện nó. Một thực tế rằng kế hoạch muốn sát thực phù hợp với thực tế thì nó phải xuất phát từ chính tình hình thực tế thực hiện kế hoạch đó. 2.3. Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu đề tài trước đó Đề tài này đã có các công trình nghiên cứu khác như : - Đề tài luận văn: hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán hàng dệt may của công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu PROSIMEX của sinh viên Nguyễn Thị Mỹ lệ lớp K42A3 ĐH Thương Mại năm 2009. -Đề tài luận văn: hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch bán vật liệu xây dựng tại cty TNHH công nghiệp Hoàng Gia của sinh viên Tr ần Thị Ban K41a7 ĐH Thương Mại Luận văn tốt nghiệp 14 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp 2.4. Phân định nội dung của xây dựng kế hoạch bán hàng 2.4.1.Dự báo bán hàng Khái niệm: dự báo bán hàng là quá trình xác định các chỉ tiêu bán hàng trong tương lai và triển vọng đạt được các chỉ tiêu đó. Dự báo bán hàng vừa là một nghệ thuật vừa là một khoa học tiên đoán các sự việc sẽ xảy ra trong tương lai. Nghệ thuật của dự báo thể hiện cả chiều rộng và chiều sâu của tư duy, kinh nghiệm về kinh doanh cũng như khả năng vận dụng linh hoạt các phương pháp ước đoán theo tình hình cụ thể của sự việc xảy ra trong thời gian tới. Kết quả của dự báo bán hàng: dự báo bán tiến hành cho tuần,quý, sáu tháng, năm, dự báo theo khu vực hay theo thị trường, theo sản phẩm , nhóm khách hàng…. Kết quả của dự báo bán hàng thể hiện qua hai chỉ tiêu định lượng và định tính.Chỉ tiêu định lượng như quy mô, sức mua, thị phần, tốc độ tăng trưởng…trong đó chỉ tiêu quan trọng nhất là số lượng sản phẩm có thể bán ra theo từng nhóm khách hàng ,thị trường điểm bán, nhân viên bán hàng…Chỉ tiêu định tính như dự báo yếu tố thời vụ , yếu tố thói quen, yếu tố cạnh tranh… Nội dung của kết quả dự báo bán hàng: - Năng lực thị trường: đây là dự báo khối lượng bán hàng cao nhất có thể có của một sản phẩm, dịch vụ trên thị trường cuả tất cả các đối thủ cạnh tranh, một gia đoạn nhất định. Năng lực thị trường cần được theo quy định theo khu vực lãnh thổ cũng như phân loại theo khách hàng. - Doanh số của ngành hàng: là khối lượng bán hàng thực sự của ngành hàng ở một thị trường cụ thể và ở một giai đoạn nhất định. Nếu giả thiết về các điều kiện khác nhau , doanh số của ngành hàng sẽ gần giống với năng lực thi trường. - Năng lực bán hàng của doanh nghiệp: số lượng cao nhất của năng lực thi trường mà một doanh nghiệp có thể hy vọng nhận được từ các nguồn và khả năng sẵn có của nó một cách đáng tin cậy. Luận văn tốt nghiệp 15 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp - Dự báo bán hàng của DN: đó là số lượng bán hàng bằng tiền hay theo đơn vị sản phẩm (dịch vụ) trong tương lai của DN đối với từng mặt hàng ở thời gian xác định trên tất cả các thị trường của DN tham gia cạnh tranh. Các căn cứ dự báo bán hàng : - Số dân cư, cơ cấu dân cư cho biết dung lượng thị trường và thói quen mua sắm …Mật độ dân cư là chỉ số quan trọng để dự báo doanh số và phân bổ chỉ tiêu bán hàng theo khu vực. - GDP/người, thu nhập, khả năng thanh toán. Chỉ tiêu này cho phép dự báo khả năng thanh toán, dự báo số lượng năng tiêu thụ, cho phép đưa ra các chương trình bán hàng phù hợp… - Số lượng điểm bán: số lượng điểm bán cho phép xác định mục tiêu bao phủ thi trường, cũng như dự báo rất tốt doanh số theo kênh bán hàng của DN. Các DN có thể thực hiện chiến lược “tam giác”, chiến lược “vết dầu loang”. - Số lượng khách hàng. Năm bắt được thông tin số lượng khách hàng sẽ giúp cho nhà quản tri dự tính được doanh số, hoạch định phương thức và chính sách bán hàng cho từng nhóm hàng, phân bổ hạn ngạch… - Sản lượng của ngành. Năm bắt được sản lượngk của ngành cho phép xác định tương quan thị phần và mục tiêu doanh số của DN. - Thị phần trong ngành. DN so sánh doanh số của mình với DN quan trọng của ngành để nắm được thị phần tương đối. Thị phần tương đối là cơ sở cho nhà quản trị dự báo doanh số cho từng thời kỳ theo phương pháp thống kê kinh nghiệm. - Kim ngạch xuất khẩu cho biết dung lượng thị trường và tình hìn cạnh tranh. Phương pháp dự báo bán hàng : - Phương pháp chuyên gia: nhà quản trị bán hàng dựa trên kết quả đánh giá của nhân viên bán hàng hoặc cán bộ quản lý bán hàng để tổng hợp phân tích xác định chỉ tiêu kế hoạch bán hàng. Ưu điểm của phương pháp là dễ làm nhanh và chi phí thấp, sử dụng các kiến thức quen thuộc nhất về thị trường nó làm đơn Luận văn tốt nghiệp 16 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp giản hoá khách hàng và phân chia khu vực để đề ra hạn ngạch và kiểm soát ; cuối cùng những người có trách nhiệm với dự báo này sẽ phải có đánh giá của họ vì vậy có tính khuyến khích sự chính xác và sự thực là rất cao. Nhược điểm là dừng lại ở định tính và kết quả có thể bị sai lệch lớn. Nhân viên bán hàng không phải là các nhà dự báo được đào tạo và có xu hướng bị ảnh hưởng bởi tinh thần lạc quan hay bi quan của người tham gia thị trường. Hơn nữa họ ít khi biết được tác động cuả các điều kiện kinh tế tổng quát, bị bó buộc bởi hạn ngạch và thu nhập từ hoạt động bán hàng. - Phương pháp điều tra khảo sát: nhà quản trị tiến hành điều tra thực tế nhằm có được kết quả về hành vi khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhu cầu mua sắm, khả năng thanh toán, xu hướng phát triển của tiêu dùng, tình hình kinh doanh của đối thủ cạnh tranh…Ưu điểm là đem lại các số liệu chính xác thực tế và độ sai lệch của dự báo là nhỏ. Nhược điểm là đòi hỏi nhiều công sức tiền bạc, thời gian. Đòi hỏi DN phải có năng lực nghiên cứu thị trường tốt. - Phương pháp thống kê kinh nghiệm: nhà quản trị dựa trên kết quả bán hàng của thời gian trước và căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng của thời gian tới để dự báo bán hàng. Ưu điểm là nhanh ít tốn kém cách thực hiện dễ ràng. Nhược điểm là độ chính xác không cao dựa trên kinh nghiệp của nhà quản lý hay nhân viên đôi khi còn mang yếu tố cá nhân . - Phương pháp theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi cuả kết quả bán hàng: xác định trên cơ sở mối quan hệ giữa bán hàng với các yếu tố ảnh hưởng tới bán hàng như pphát triển của kinh tế xã hội, giá cả, chính sách vĩ mô…Ưu điểm điều tra khảo sát có kết quả chính xác và toàn diện hơn. Nhược điểm nếu không có sự thay đổi về kết quả bán hàng thì sẽ không có dự báo bán hàng. Quy trình dự báo : - Từ trên xuống : (phương pháp chia nhỏ) từ cấp kinh doanh chung hoặc cấp DN sau đó được chia nhỏ dần theo các đơn vị tổ chức, kết thúc ở dự báo sản phẩm cho các khu vực bán hàng. Luận văn tốt nghiệp 17 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp - Từ dưới lên: bắt đầu từ những người có kiến thức hiểu biết về các điều kiện thị trường. Dự báo theo sản phẩm sau đó tổng hợp các sản phẩm và đơn vị để lập dự báo công ty. 2.4.2. Xây dựng mục tiêu bán hàng Khái niệm: mục tiêu bán hàng là kết qảu cần đạt dược trong thời gian nhất định nào đó. Mục tiêu bán hàng phụ vụ mục tiêu kinh doanh cuả DN. Có mục tiêu bán hàng lâu dài , trước mắt hay mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng. Mục tiêu bán hàng thường chia thành hai nhóm là mục tiêu nền tảng và mục tiêu kết quả. Mục tiêu nền tảng là mục tiêu cơ sở ban đầu để từ đó đạt được các mục tiêu kết quả. Mục tiêu nền tảng như số lượng khách hàng ghé thăm, số hồ sơ khách hàng, số cuộc điện thoại giao dịch với khách hàng, số lượng đại lý, mức độ hài lòng của khách hàng, phát triển thị trường...Mục tiêu kết quả như lãi gộp, chi phí bán hàng, lợi nhuận bán hàng, vòng quay của vốn bán hàng… Xây dựng và lựa chọn mục tiêu bán hàng: -Xây dựng mục tiêu bán hàng trên kết quả của dự báo bán hàng và có thể được xác định theo thời gian, thị trường, khách hàng, điểm bán , nhân viên, kênh phân phối, theo sản phẩm ngành hàng… Quy trình của xây dựng mục tiêu bán hàng gồm có hai loại: Quy trình từ trên xuống: mục tiêu được xác định ở cấp cao hơn, sau đó được phân bổ xuống cho cấp cơ sở. Theo quy trình này mục tiêu áp đặt giảm chủ động sáng tạo, thường áp dụng cho thị trường truyền thống ít biến động. Quy trình quản trị theo mục tiêu : mỗi bộ phận bán hàng trực tiếp xác định mục tiêu cho mình và lập kế hoạch thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu của cấp cao hơn được tổng hợp từ cấp dưới. Quy trình áp dụng rộng rãi mang lại chủ động sáng tạo hiệu quả là kích thích nhiện tình của nhân viên. - Lựa chọn mục tiêu bán hàng phải đảm bảo các tiêu chuẩn SMART (thông minh) Luận văn tốt nghiệp 18 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp Specific – Tính cụ thể : mục tiêu cụ thể không phải là chung chung tức là xác định rõ đối tượng các chỉ tiêu về các con số hay vấn đề chi tiết . Measurable- Đo lường được: mục tiêu xác định thông qua các con số là mục tiêu định tính hay định lượng. Achievable –Có thể đạt được : mục tiêu đặt ra không quá dễ ràng và cũng không quá khó để đạt được nó. Mục tiêu phải đặt ở đủ tầm để lực lượng bán hàng có được ý chí vượt qua thử thách. Realistic- Tính hiện thực : mục tiêu không phải là giấc mơ, DN của bạn có khả năng thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu có tính hiện thực có nghĩa là phải xây dựng mục tiêu nền tảng , chi tiết để đạt được mục tiêu lớn. Mục tiêu dựa trên nguồn lực , kết quả báo cáo thi trường và đúng chiến lược của công ty. Timely-Giới hạn thời gian: mọi kế hoạch phải có thời gian hoàn thành mục tiêu. Mục tiêu gắn với thời gian cụ thể như ngày, tuần , tháng, quý, năm…. 2.4.3. Xây dựng các chương trình và hoạt động bán hàng Khái niệm: các công việc phải làm nhằn đạt được mục tiêu bán hàng. Nó cụ thể hoá chiến lược bán hàng, các chính sách bán hàng của DN. Các hoạt động trước, trong và sau bán. Các hoạt động bán hàng là các hoạt động thường xuyên liên tục của DN tập hợp các hoạt động bán hình thành các chương trình bán hàng. Chương trình bán hàng luôn có mục tiêu cụ thể, hoạt động cụ thể và ngân sách cụ thể và có giới hạn thời gian ít hơn hoạt động bán. Có các hoạt động bán như : hoạt động phát triển mạng lưới bán hàng, hoạt động vận chuyển hàng hoá, hoạt động quảng cáo và xúc tiến bán… Các chương trình bán: chương trình giảm giá , chương trình chiết khấu mạnh cho các đại lý , khách hàng, chương trinhg khuyến mại, chương trình tặng quà, chương trình tư vấn miễn phí, chương trình sử dụng thử sản phẩm, chương trình tri ân khách hàng… Luận văn tốt nghiệp 19 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5 Trường Đại học Thương Mại Khoa Quản trị Doanh Nghiệp 2.4.4. Xây dựng ngân sách bán hàng Khái niệm :ngân sách bán hàng được hiểu là một bản kế hoạch toàn diện và phối hợp thể hiện các mối quan hệ về tài chính cho các hoạt động và nguồn lực của DN trong một thời gian cụ thể nhằm đạt được mục tiêu bán hàng đề ra theo ngôn ngữ tiền tệ. Ngân sách bán hàng thực sự là một bản kế hoạch tài chính các hoạt động bán hàng, được xác định một khoảng thời gian hoặc một chương trình một chiến dịch bán hàng. Ngân sách bán hàng gồm hai loại chính : ngân sách chi tiêu và ngân sách kết quả bán hàng. : Phương pháp xác định ngân sách bán hàng :doanh nghiệp có nhiều phương pháp khác nhau để xác định ngân sách bán hàng. - Dựa trên các chi phí chi tiêu của kỳ trước : nhà quản trị căn cứ vào mức chi phí của kỳ trước, kết hợp với mục tiêu của kỳ kế hoạch để dự trù các khoản phải chi. - Theo đối thủ cạnh tranh: một ngân sách bán hàng dựa trên chi phí bán hàng cuả đối thủ cạnh tranh nhằm giữ vững vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Những ngân sách quảng cáo, hoa hồng đại lý, khuyến mãi….dựa trên cơ sở phân tích chi phí đối thủ cạnh tranh để quyết định. - Phương pháp khả chi : ngân sách được xác định trên cơ sở tính toán các khoản cần phải chi để đáp ứng nhu cầu của hoạt động bán hàng. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc mục tiêu , sau đó nghiên cứu các hoạt động bán hàng, từ đó lấy báo giá và lên phương án phí. - Phương pháp hạn ngạch: DN lên phương án thu, chi, lợi nhuận sau đó giao chocác đơn vị tự chủ động triển khai lập ngân sách. Trong giới hạn hạn ngạch được giao. - Phương pháp tăng từng bước: ngân sách bán hàng sẽ được phê duyệt theo nguyên lý tăng dần theo thời gian với lý do mức độ cạnh tranh trong bán hàng ngày càng tăng và DN phải chất nhận giảm dần tỷ lệ lợi nhuận của mình. Luận văn tốt nghiệp 20 Nguyễn Thị Thúy Lụa – K42a5