Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty tnhh hoàn xa

  • Số trang: 52 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 373 |
  • Lượt tải: 1
hoangtuavartar

Đã đăng 24608 tài liệu

Mô tả:

Khóa luận tốt nghiệp i Khoa: Quản trị doanh nghiệp TÓM LƯỢC 1. Tên đề tài: Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa 2. Sinh viên thực hiện: PHẠM THỊ DINH Lớp: K46A1 SĐT: 01649801642 Email: anhdinh0302vcu@gmail.com 3. Giáo viên hướng dẫn: Th.S HOÀNG CAO CƯỜNG 4. Thời gian thực hiện: 9 tuần từ 24/02/2014 đến 25/04/2014 5. Mục tiêu: - Hệ thống hoá các vấn đề về mặt lý luận công tác tổ chức lực lượng bán hàng. - Khảo sát về mặt thực tiễn công tác tổ chức lực lượng bán hàng. - Đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng. 6. Nội dung chính của khoá luận gồm 3 chương: Chương 1: Một số lý luận cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để giải quyết tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa 7. Kết quả đạt được - Báo cáo chính thức khoá luận tốt nghiệp - Bảng tổng hợp kết quả điều tra - Tổng hợp các ghi chép phỏng vấn Các kết quả trên đảm bảo tính khoa học, tính logic, tính khách quan, trung thực. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp ii Khoa: Quản trị doanh nghiệp LỜI CẢM ƠN Dưới mái trường Đại học Thương Mại, sau 4 năm học tập rèn luyện, được sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô trong trường nói chung và khoa quản trị doanh nghiệp nói riêng, em đã được trang bị những kiến thức cơ bản cần thiết nhất, là nền tảng quan trọng giúp chúng em tìm được một công việc tốt và làm việc đạt hiệu quả cao sau khi tốt nghiệp. Tuy nhiên chỉ riêng lý thuyết thì chưa đủ, để có thể thành công thì học phải đi đôi với hành. Thực hành để chúng em có cơ hội áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, từ đó rèn luyện thêm những kĩ năng, phẩm chất nghề nghiệp, làm quen dần với môi trường làm việc chuyên nghiệp. Chính vì vậy, nhà trường và khoa đã tạo điều kiện cho chúng em thực tập thực tế tại doanh nghiệp. Với bốn tuần thực tập tại công ty đã giúp chúng em bước đầu tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, cũng tạo cơ hội cho em tìm hiểu về thực trạng công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty để từ đó có thể hoàn thiện tốt bài khóa luận tốt nghiệp về hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa. Và trong thời gian thực tập cũng giúp chúng em tích lũy thêm các kĩ năng mềm, kĩ năng nghề nghiệp quan trọng. Em xin cảm ơn ban lãnh đạo công ty TNHH Hoàn Xa và các anh chị trong công ty đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành tốt thời gian thực tập và làm khóa luận vừa qua. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Th.S Hoàng Cao Cường để em có thể hoàn thành tốt nhất bài khóa luận tốt nghiệp theo đúng kế hoạch của nhà trường. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp iii Khoa: Quản trị doanh nghiệp MỤC LỤC âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh iv Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 1.1: Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng.....................................................11 Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức công ty TNHH Hoàn Xa....................................................15 (Nguồn: Phòng tài chính kế toán)..........................................................................................15 Bảng 2.1: Phân bổ số lượng lao động trong 3 năm vừa qua như sau:..................................16 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của công ty:...............................................................................17 Bảng 2.3: Cơ cấu vốn kinh doanh của công ty......................................................................18 Bảng 2.4: Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của công ty...........................................................19 Bảng 2.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (đơn vị: đồng)....................................21 Biểu đồ 2.1: Đánh giá khâu quan trọng trong công tác tổ chức LLBH (Nguồn: tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm)............................................................................................................. 23 Biểu đồ 2.2: Đánh giá mức độ ảnh hưởng của định mức bán hàng (Nguồn: tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm)............................................................................................................. 24 Biểu đồ 2.3: Đánh giá công tác huấn luyện với nhân viên bán hàng (Nguồn: tổng hợp từ kết quả phiếu điều tra)................................................................................................................ 26 Bảng 2.6: Kết cấu lực lượng bán hàng trong 3 năm 2011-2013............................................28 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp v Khoa: Quản trị doanh nghiệp Hình 1.1: Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng Error: Reference source not found Hình 2.1: Sơ đồ cấu trúc tổ chức công ty TNHH Hoàn Xa (Nguồn: Phòng tài chính kế toán) …………………………………………………………………………………...Error: Reference source not found âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh vi Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TNHH - Trách nhiệm hữu hạn TNHH TM - DV – Trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ LLBH - Lực lượng bán hàng WTO – World Trade Organization NXB - Nhà xuất bản STT - Số thứ tự SN - Số người TS – Tài sản TSNH – Tài sản ngắn hạn TSDH – Tài sản dài hạn NV - Nguồn vốn NPT - Nợ phải trả VCSH - Vốn chủ sở hữu âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 1 Khoa: Quản trị doanh nghiệp PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của việc hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa. Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO giúp các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều cơ hội được cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp lớn trên thế giới. Bên cạnh cơ hội thì thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam cũng không nhỏ vì thương hiệu các công ty nước ngoài đã rất mạnh, do đó buộc các doanh nghiệp Việt nam phải thật sự chú trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để không ngừng nâng cao chất lượng nhằm khẳng định mình và đứng vững trên thị trường. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải tối đa hóa hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình trên cơ sở sử dụng tốt tất cả các yếu tố nguồn lực đầu vào trong đó có nguồn nhân lực. Nhân lực là nguồn lực quyết định sự hiệu quả của tất cả các nguồn lực khác trong doanh nghiệp cũng như trong từng bộ phận, và tất nhiên lực lượng bán hàng là vô cùng quan trọng. Nó là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, là lực lượng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên thông qua lực lượng bán hàng doanh nghiệp có thể thỏa mãn nhu cầu thị trường tốt hơn. Lực lượng bán hàng chính là bộ mặt của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, vì vậy vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng trở thành vấn đề quan trọng và thách thức cho các nhà quản trị của doanh nghiệp. Tổ chức lực lượng bán hàng là một đòi hỏi tất yếu để đảm bảo hiệu quả kinh doanh và sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp.Việc tạo lập và phát triển lực lượng bán hàng là một công việc không phải doanh nghiệp nào cũng làm được một cách hiệu quả nhất. Và công ty TNHH Hoàn Xa cũng là một trong những doanh nghiệp nằm trong số đó. Công ty TNHH Hoàn Xa là công ty chuyên nhập khẩu và phân phối thiết bị garage Ravaglioli Italia: cầu nâng, thiết bị kiểm tra kiểm định phanh, tốc độ, giảm sóc, góc đặt bánh xe, máy ra vào lốp, cân bằng lốp... Buồng sơn sấy Nova Verta Italia: Buồng sơn cho các trạm dịch vụ ô tô, các nhà máy sản xuất xe tải, xe buýt. Sơn ô tô PPG Mỹ: hệ thống sơn sửa chữa chất lượng cao, sơn chuyên dụng cho xe tải, xe buýt, công cụ màu sắc, tư vấn thiết kế bố trí mặt bằng xưởng sản xuất, dịch vụ. Sản phẩm 3M Mỹ cho ngành công nghiệp ô tô, xe máy: các loại giấy nhám, ráp mài, băng dính, băng keo, xi-phớt đánh bóng, chăm sóc bảo dưỡng âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 2 Khoa: Quản trị doanh nghiệp xe, bảo hộ lao động... Các thiết bị hỗ trợ khác như súng sơn Iwata Nhật, thiết bị dụng cụ trà khô Rupes Italia, đèn sấy hồng ngoại sóng ngắn IRT Thụy Điển, Symach. Qua thời gian thực tập ở công ty em nhận thấy công tác tổ chức lực lượng bán hàng của công ty vẫn chưa đạt được hiệu quả. Hầu hết chưa phân định rõ nhiệm vụ của lực lượng bán hàng, trong đó một số lực lượng bán hàng còn yếu kém về chuyên môn và kiến thức về sản phẩm. Hiện công ty đang gặp khó khăn trong vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng trong quá trình thực hiện các mục tiêu về doanh số bán và mục tiêu về thị trường của công ty trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế hiện nay. Ba năm gần đây, công ty càng ngày càng mở rộng lĩnh vực bán hàng thay cho lĩnh vực sản xuất, vấn đề tổ chức đội ngũ nhân sự nói chung và lực lượng bán hàng của công ty nói riêng là vấn đề nổi cộm, đồng thời các kết quả thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp tại công ty cũng cho thấy vấn đề cấp thiết tại công ty là hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan tới việc hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng Trong những năm gần đây, đề tài nghiên cứu tổ chức LLBH không phải là ít, bởi vì với một công ty vừa sản xuất, vừa nhập và phân phối thì LLBH có một vai trò quan trọng, lực lượng này cần được quan tâm nghiên cứu để có cái nhìn đúng đắn hơn trong việc tổ chức chuyên nghiệp và quy mô hơn. Qua nghiên cứu đề tài, em nhận thấy có những đề tài nghiên cứu tương tự liên quan: Tên đề tài: Nghiên cứu, tổ chức và quản lý LLBH cá nhân của công ty nội thất Thành Phát. Tác giả: Nguyễn Thị Hoa Ly. Tác giả tiếp cận chuyên sâu về vấn đề LLBH cá nhân, Ở đó tác giả đưa ra hệ thống lý thuyết về bán hàng cá nhân, hướng đào tạo và những chính sách động viên, khích lệ đối với LLBH cá nhân đó. Khi áp dụng vào công ty Thành Phát tuy còn sơ sài nhưng cũng nêu lên được một số điểm cơ bản và hướng giải quyết chung cho công ty. Tên đề tài: Tổ chức và quản lý LLBH của công ty TNHH TM – DV Tân Hòa Phát, thực trạng và giải pháp. Tác giả: Nguyễn Lê Vân. Trong đó, tác giả đã làm rõ các lý thuyết về công tác tổ chức và quản lý LLBH theo các cách tiếp cận khác nhau. Đồng thời, tác giả đi sâu tìm hiểu về thực trạng công tác tổ chức LLBH của công ty Tân Hòa Phát trên các chuỗi địa điểm bán hàng của công ty trên thành phố Hà Nội và tìm ra được những khó khăn, hạn chế để đưa ra những phương hướng giải quyết cho công ty. - Tên đề tài: một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị LLBH tại công ty TNHH TM Việt Phú. Ở đó tác giả tìm hiểu, nghiên cứu lí thuyết vào cơ cấu tổ chức của âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 3 Khoa: Quản trị doanh nghiệp công ty Việt Phú, qua đó thấy được những mặt còn hạn chế của công ty và đưa ra phương hướng giải quyết khắc phục. - Tên đề tài: hoàn thiện công tác tổ chức LLBH tại công ty cổ phần vang Thăng Long. Ở đó tác giả làm rõ một số vấn đề về công tác tổ chức LLBH, đồng thời đánh giá thực trạng công tác tổ chức LLBH để thấy được những thành công và những hạn chế cũng như những nguyên nhân về công tác tổ chức LLBH. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Về lý thuyết: Đề tài tập trung nghiên cứu, làm rõ, hệ thống hóa một số lý thuyết cơ bản về LLBH và tổ chức LLBH, vai trò và chức năng của LLBH đối với sự tồn tại và phát triển của công ty. - Về thực trạng: Từ những lý thuyết trên được áp dụng thực tế vào công ty TNHH Hoàn Xa để phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty, hiểu sâu về hoạt động bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa nói riêng và công ty phụ tùng ô tô nói chung. - Về giải pháp: Tìm ra những nguyên nhân công ty đang mắc phải và đưa ra những giải pháp nhằm đảm bảo duy trì doanh thu, tăng lợi nhuận, mở rộng và phát triển thị trường, đồng thời đề xuất một số giải pháp chủ yếu để hoàn thiện hoạt động tổ chức LLBH ở công ty TNHH Hoàn Xa. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung tìm hiểu về thực trạng cách tổ chức LLBH và đội ngũ bán hàng của công ty để biết được điểm mạnh và điểm yếu của LLBH. Và từ đó hoàn thiện tổ chức LLBH tại công ty, chứ không nghiên cứu về đại lý và cộng tác viên của công ty. - Về phạm vi nghiên cứu: Về không gian: đề tài tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức LLBH mặt hàng sơn và các loại phụ tùng ô tô, tiến hành tìm hiểu, thu thập thêm một số thông tin về tình hình kinh doanh, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và một số tài liệu khác. Về thời gian: nghiên cứu dữ liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong khoảng 3 năm từ năm 2011 tới năm 2013. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp điều tra trắc nghiệm - Mục đích của phương pháp: Trên cơ sở các phiếu điều tra đã phát cho các cá nhân, bộ phận liên quan nhằm thu thập các thông tin liên quan đến công tác tổ chức LLBH tại công ty TNHH Hoàn Xa. - Cách thức tiến hành: theo 4 bước âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 4 Khoa: Quản trị doanh nghiệp Bước 1: Xây dựng phiếu điều tra Bước 2: Phát phiếu cho các đối tượng điều tra, tổng số phiếu là 8 Bước 3: Thu hồi các phiếu điều tra đã phát, kiểm tra các phiếu điều tra đã thu hồi. Bước 4: Tổng hợp các phiếu điều tra: Các phiếu điều tra được tổng hợp theo 4 nội dung: xác định hạn ngạch và quy mô LLBH, tuyển dụng LLBH, đào tạo và huấn luyện LLBH và tạo động lực cho LLBH. 5.2 Phương pháp phỏng vấn - Mục đích của phương pháp: giúp tìm hiểu sâu hơn công tác tổ chức LLBH của công ty TNHH Hoàn Xa. - Cách thức tiến hành: theo 4 bước: Bước 1: Xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn Bước 2: Lên danh sách và lịch hẹn các đối tượng muốn phỏng vấn. Phỏng vấn Giám đốc và trưởng phòng bán hàng. Bước 3: Tiến hành phỏng vấn các đối tượng: tiến hành phỏng vấn tại nơi làm việc của các chuyên gia. Bước 4: Tổng hợp kết quả phỏng vấn: xác định hạn ngạch và quy mô LLBH, tuyển dụng LLBH, đào tạo và huấn luyện LLBH, tạo động lực cho LLBH. 5.3 Phương pháp quan sát trực tiếp Quan sát hoạt động bán hàng của lực lượng thuộc phòng bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa nhằm thu thập các thông tin sơ cấp một cách tổng quát nhất, trung thực, khách quan nhất về hoạt động tổ chức LLBH của công ty và từ đó có những nhận xét, kết luận. 5.4 Thu thập các dữ liệu thứ cấp Thu thập dữ liệu thông qua báo cáo, tổng hợp về hoạt động kinh doanh nói chung và công tác tổ chức LLBH nói riêng. Việc thực hiện bao gồm: - Thu thập các dữ liệu: Các dữ liệu thứ cấp được thu thập tại các phòng ban, bộ phận như phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng bán hàng. - Xử lý dữ liệu: tiến hành sắp xếp, phân loại các dữ liệu đã thu thập. - Phân tích dữ liệu: lập bảng phân tích dữ liệu và đưa ra nhận xét. 5.5 Phương pháp phân tích dữ liệu Trên cơ sở các dữ liệu đã thu thập được, tiến hành đánh giá, xếp loại, xử lý, phân tích và giải thích các dữ liệu đó bằng phương pháp phân tích thống kê: - Lập bảng sắp xếp các dữ liệu đã thu thập được - Tính toán các chỉ tiêu và so sánh các chỉ tiêu giữa các năm nghiên cứu. 6. Kết cấu đề tài Kết cấu đề tài nghiên cứu gồm 3 chương: Chương 1: Một số lý luận cơ bản về tổ chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 5 Khoa: Quản trị doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để giải quyết tổ chức lực lượng bán hàng của công ty TNHH Hoàn Xa. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh 6 Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm có liên quan - Khái niệm bán hàng Bán hàng là hoạt động đặc trưng, chủ yếu của doanh nghiệp thương mại, là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa. Do đó bản chất của bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và thỏa mãn nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của hai bên. - Khái niệm quản trị bán hàng Theo giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại bộ môn quản trị doanh nghiệp: Quản trị bán hàng là quá trinh bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng và kiểm soát bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. - Khái niệm lực lượng bán hàng Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những cá nhân, tổ chức tham gia trực tiếp vào quá trình của doanh nghiệp. Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp, là cầu nối cơ bản nhất giữa doanh nghiệp và khách hàng. - Khái niệm tổ chức lực lượng bán hàng Theo bài giảng quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại của bộ môn quản trị doanh nghiệp: tổ chức lực lượng bán hàng là các biện pháp sử dụng tác động đến cá nhân tham gia vào lực lượng bán hàng của doanh nghiệp để họ nỗ lực, nhiệt tình hoàn thành các công việc được giao. - Quy mô lực lượng bán hàng Quy mô LLBH là những nhu cầu về số lượng, chất lượng, thời điểm nhân sự cần thiết cho LLBH trong những khoảng thời gian nhất định như chu kì kinh doanh, thường là một năm hay từng sự kiện, chương trình bán… - Định mức (hạn ngạch) của lực lượng bán hàng Là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc LLBH trong một khoảng thời gian nhất định. - Tuyển dụng lực lượng bán hàng Là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung LLBH cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. - Đào tạo và huấn luyện lực lượng bán hàng âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 7 Khoa: Quản trị doanh nghiệp Là quá trình cung cấp các kiến thức, hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai. - Tạo động lực cho lực lượng bán hàng Là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của người lao động để người lao động có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. 1.2 Các nội dung lý luận của việc hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng 1.2.1 Xác định quy mô và định mức lực lượng bán hàng 1.2.1.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng - Quy mô lực lượng bán hàng: là số nhân sự phù hợp với yêu cầu của công ty ở thời điểm hiện tại, để hoạt động bán hàng diễn ra một cách hiệu quả cao nhất. - Xác định quy mô lực lượng bán hàng: là các hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho LLBH. Xác định quy mô LLBH có ảnh hưởng đến kết quả và chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Xác định quy mô LLBH nhằm trả lời 3 câu hỏi: • Doanh nghiệp cần những chức năng bán hàng là gì? • Số lượng nhân sự cho từng chức danh bán hàng ? • Thời điểm cần? Quy mô cho từng LLBH thường được xác định cho từng chu kì kinh doanh (thường la một năm hoặc theo sự kiện, chương trình bán hàng…) Căn cứ để xác định quy mô lực lượng bán hàng của doanh nghiệp dựa theo: - Mục tiêu doanh số bán hàng: mục tiêu doanh số chỉ có thể đạt được khi đảm bảo đủ số lượng và chất lượng LLBH. Số lượng nhân viên bán hàng tỉ lệ thuận với doanh số bán hàng. - Mục tiêu phát triển thị trường: doanh nghiệp đặt mục tiêu phát triển thị trường đồng nghĩa với việc tuyển dụng thêm LLBH, mục tiêu phát triển thị trường càng cao càng đòi hỏi doanh nghiệp cần định biên thêm LLBH. - Mục tiêu năng suất lao động bình quân hay hạn ngạch cho một nhân viên bán hàng: mục tiêu này đặt ra cho từng nhân viên theo những chỉ tiêu như doanh số, số đại lí phụ trách, số cửa hàng tham gia, số khách hàng phục vụ, số hợp đồng, số sản phẩm… - Mục tiêu tầm hạn quản lí của quản lí bán hàng: số người một quản lí có thể phụ trách tối đa hay số thị trường mà một quản lí có thể phụ trách được. Tầm hạn quản lí cho phép định biên các chức danh quản lí bán hàng. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 8 Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1.2.1.2 Xác định định mức lực lượng bán hàng Định mức (hạn ngạch) LLBH là một phần hay tỉ lệ của tổng doanh thu do doanh nghiệp yêu cầu, đối với một cá nhân hoặc bộ phận thực hiện hoạt động bán hàng phải hoàn thành trong một khoảng thời gian xác định. Mục đích của việc xác định các định mức của LLBH: - Kiểm soát các hoạt động của nhân viên bán hàng. - Hoàn thành mục tiêu và khích lệ LLBH. - Đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của LLBH. Thông thường, doanh nghiệp thường có một số định mức bán hàng sau: - Hạn ngạch trên cơ sở kết quả được thể hiện thông qua: • Khối lượng hàng bán: thể hiện thông qua số lượng bán giao cho bộ phận nhất định. • Số lượng khách hàng: hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng. - Các hạn ngạch về tài chính: • Lợi nhuận khu vực: được tính trên cơ sở lợi nhuận ròng, tỉ lệ doanh lợi trên tài sản sử dụng hoặc thu nhập còn lại của khu vực xác định. • Tổng lãi gộp: là cách đảm bảo một giới hạn lợi nhuận khi phá vỡ các khó khăn về tính toán lợi nhuận khu vực. • Chi phí: là hạn ngạch thông dụng nhất, thực chất là các giới hạn về ngân sách mà người bán hàng không được vượt qua. - Hạn ngạch trên cơ sở hành vi ứng xử: còn được gọi là hạn ngạch hoạt động, được xác định bằng cách quy định những hành vi nhất thiết nhân viên bán hàng phải thực hiện khi bán hàng như: số lần tiếp xúc với khách hàng trong ngày, số lần gọi chào hàng trong ngày, số lần trưng bày bán lẻ, số lần gặp mặt các nhà bán buôn.. 1.2.2 Tuyển dụng lực lượng bán hàng 1.2.2.1 Các tiêu chuẩn tuyển dụng lực lượng bán hàng Lực lượng bán hàng gồm giám đốc bán hàng, trưởng kênh bán hàng, giám sát bán hàng, nhân viên bán hàng, nhân viên phát triển thị trường. Mỗi vị trí có những tiêu chuẩn tuyển dụng khác nhau. - Giám đốc bán hàng: tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh, marketing, có ít nhất hai năm kinh nghiệm với vị trí tương đương, đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng anh, sử dụng thành thạo vi tính, khả năng thiết lập chiến lược, mục tiêu. - Trưởng kênh bán hàng: tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh, marketing, có ít nhất một năm kinh nghiệm với vị trí tương đương, đọc hiểu và giao tiếp thông thường bằng tiếng Anh, sử dụng thành thạo vi tính. - Giám sát bán hàng: tốt nghiệp cao đẳng quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế trở lên, có ít nhất hai năm kinh nghiệm bán hàng, khả năng quản lý, giám sát, kiểm tra công việc, giao tiếp tốt, vi tính văn phòng, tiếng Anh trình độ cơ bản. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 9 Khoa: Quản trị doanh nghiệp - Nhân viên bán hàng: tốt nghiệp tối thiểu trung học phổ thông, ham thích bán hàng, có áp lực kiếm tiền mưu sinh, hiểu biết về sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh, có nghị lực và tự tin trong bán hàng, năng động, linh hoạt, trung thực với khách hàng, có kinh nghiệm tối thiểu 6 tháng bán hàng, ngoại ngữ trình độ giao tiếp. - Nhân viên phát triển thị trường: ham thích nghề tiếp thị, có áp lực kiếm tiền, am hiểu thị trường và sản phẩm, có kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục, tiếng Anh đáp ứng yêu cầu công việc. 1.2.2.2 Các lưu ý khi tuyển dụng lực lượng bán hàng Để tránh những sai lầm không đáng có và giảm thiểu chi phí cũng như thời gian, tuyển dụng và lựa chọn các ứng viên, các nhà tuyển dụng cần: - Không nên quá quan tâm đến quá khứ của ứng viên - Không so sánh giữa các ứng viên mà phải so sánh với tiêu chuẩn công việc - Sử dụng những công cụ trắc nghiệm để gạn bỏ nhanh những ứng viên không tiềm năng - Cảnh giác với ứng viên chỉ mô tả công việc và vị trí mà không đề cập tới các thành tích - Nhớ rằng ứng viên tốt phải có cả ba yếu tố: chuyên môn, trình độ, kinh nghiệm và tính cách. - Làm tốt ngay từ đầu: dù trong trường hợp khẩn cấp cũng giữ tiêu chuẩn, sai lầm sẽ phải trả giá. - Lưu ý chi phí sa thải cao hơn nhiều chi phí tuyển dụng. - Chú ý tìm hiểu cặn kẽ về ứng viên thông qua các câu hỏi để ứng viên trả lời. 1.2.3 Huấn luyện lực lượng bán hàng 1.2.3.1 Nội dung huấn luyện lực lượng bán hàng Tùy vào từng vị trí và từng cá nhân khác nhau mà doanh nghiệp đưa ra những chương trình huấn luyện khách nhau. Nhưng nhìn chung trong doanh nghiệp thường huấn luyện LLBH qua các nội dung: huấn luyện về kiến thức, huấn luyện về kĩ năng, huấn luyện về phẩm chất. - Huấn luyện về kiến thức: đây là quá trình huấn luyện thường dành cho nhân viên mới vào doanh nghiệp, chưa hiểu rõ về doanh nghiệp và các sản phẩm của doanh nghiệp. Nội dung huấn luyện về kiến thức bao gồm: • Kiến thức về doanh nghiệp: lịch sử hình thành doanh nghiệp, các thủ tục hành chính, thu nhập, các chương trình hành động, các tiêu chuẩn pháp lý, chính sách khen thưởng, các chỉ tiêu báo cáo thường xuyên. • Kiến thức về sản phẩm: các đặc trưng kỹ thuật, các tiêu chuẩn tiến hành, các yêu cầu của khách hàng đặc biệt, các yếu điểm, các tình huống, các sai sót có thể xảy ra trong bán hàng. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 10 Khoa: Quản trị doanh nghiệp • Kiến thức về quá trình bán hàng: xác định mục tiêu bán hàng, lên kế hoạch thực hiện, xác định các kỹ thuật bán hàng… • Kiến thức về khách hàng: cần hiểu nhu cầu, nguồn ảnh hưởng cạnh tranh và các ưu điểm của khách hàng. • Kiến thức về thị trường: các thông tin về đối thủ và các hoạt động cạnh tranh, sự phát triển về công nghệ, các xu thế, các điều kiện kinh tế. - Huấn luyện về kĩ năng: LLBH phải nắm bắt được các kỹ năng như kỹ năng bán hàng, kĩ năng thuyết phục khách hàng, kĩ năng quản trị thời gian, kĩ năng giao tiếp và lên kế hoạch, kĩ năng nắm bắt tâm lí khách hàng. - Huấn luyện về phẩm chất: LLBH phải được bồi đắp về kiến thức và kĩ năng. Hơn nữa họ phải có phẩm chất tự trọng, có uy tín, quyết đoán, phản ứng nhanh nhạy. Đây là những phẩm chất mà không phải ai cũng sẵn có, nhiều khi phải rèn luyện và hoàn thiện mình. 1.2.3.2 Các phương pháp huấn luyện lực lượng bán hàng - Huấn luyện qua công việc: Bước 1: chuẩn bị trước cuộc gặp mặt Bước 2: chuẩn bị trước cuộc gặp mặt của nhân viên bán hàng Bước 3: huấn luyện tại hiện trường Bước 4: đánh giá bằng điện thoại Bước 5: kết thúc - Huấn luyện tại lớp học: huấn luyện tại lớp học đòi hỏi cần có tài liệu/ ý kiến/ kỹ năng được trình bày ở lớp học. Bài giảng, tranh luận về các tình huống và đóng kịch là các phương pháp được áp dụng ở huấn luyện tại lớp và thường được áp dụng kết hợp với nhau. • Bài giảng: đây là phương pháp có hiệu lực nhất cho việc trình bày kiến thức các yếu tố căn bản, sử dụng giao tiếp sơ đẳng một chiều. Phương pháp này gồm thông tin về lịch sử công ty, cơ cấu thị trường, các chính sách của công ty. • Thảo luận tình huống: phương pháp này thường được sử dụng các tình huống và giao tiếp hai chiều thông qua thảo luận nhằm thúc đẩy sự tham gia của các học viên. Các học viên chuẩn bị tình huống và người huấn luyện chỉ đạo cuộc thảo luận, làm mọi người tham gia tất yếu vào tất cả các điểm quan trọng được bàn tới. • Đóng kịch: phương pháp này được thực hiện bằng cách tạo ra một diễn đàn và quá trình để nhân viên bán hàng đưa bài học vào thực hành. Nhiều doanh nghiệp tin rằng kĩ thuật đóng kịch là một cách huấn luyện rất năng suất và một số hãng không áp dụng nó vào chương trình huấn luyện của mình. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh 11 Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị doanh nghiệp - Huấn luyện bằng vi tính và qua mạng: Trong huấn luyện, một nhân viên bán hàng sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống về tình huống bán hàng cụ thể. - Tự nghiên cứu: Chương trình tự nghiên cứu tập trung vào tài liệu học tập được chương trình hóa như các băng phim và video cũng như phần mềm của máy tính. Chúng có thể sử dụng để cung cấp các chương trình huấn luyện hiện tại hoặc chúng có thể thay thế huấn luyện do người thực hiện. Với các chương trình tự nghiên cứu, các học viên tự mình nghiên cứu tài liệu. 1.2.4 Tạo động lực cho lực lượng bán hàng 1.2.4.1 Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng Tùy từng điều kiện và đặc điểm cụ thể của các doanh nghiệp khác nhau mà ta có quy trình tạo động lực khác nhau nhưng nhìn chung theo một quy trình sau: Xác định nhu cầu Phân loại nhu cầu Lập chương trình tạo động lực Kiểm soát đánh giá quá trình tạo động lực Hình 1.1: Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng Theo sơ đồ, doanh nghiệp cần nắm bắt nhu cầu của LLBH sau đó xây dựng và triển khai chương trình tạo động lực. Doanh nghiệp cần theo dõi những phản hồi từ phía LLBH để có điều chỉnh phù hợp tránh thất thoát nhân sự. 1.2.4.2 Các biện pháp tạo động lực cho lực lượng bán hàng - Các biện pháp tài chính: đây là biện pháp chủ yếu được sử dụng trong hầu hết các doanh nghiệp và công ty. Doanh nghiệp nên áp dụng lương cơ bản kết hợp với lương phụ và khoản hoa hồng trên doanh số cũng như với phụ cấp và trợ cấp cho lực lượng bán hàng. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 12 Khoa: Quản trị doanh nghiệp - Các biện pháp phi tài chính: ngoài tài chính ra LLBH còn quan tâm đến các biện pháp phi tài chính như: thăng tiến, môi trường làm việc, tổ chức buổi giao lưu hội nghị, du lịch… đây là biện pháp kích thích nhân viên làm việc tốt hơn. 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng 1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng thuộc môi trường vĩ mô 1.3.1.1 Môi trường kinh tế Tác nhân thuộc môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến công tác tổ chức LLBH của doanh nghiệp. Khi môi trường kinh tế xảy ra biến động như lạm phát, thất nghiệp hay suy thoái kinh tế sẽ anh hưởng đến công tác bán hàng của doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp phải có chiến lược để phù hợp với những biến động đó. Do đó doanh nghiệp sẽ phải tổ chức lại LLBH của mình để phù hợp với chiến lược đó. 1.3.1.2 Môi trường văn hóa – xã hội Mỗi một quốc gia lại có những đặc trưng văn hóa, các giá trị, chuẩn mực xã hội khác nhau. Trong đó, mỗi vùng miền lại có những đặc trưng văn hóa riêng, nó có ảnh hưởng tới hành động và suy nghĩ của một vùng dân cư nhất định. Doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu những đặc điểm văn hóa của từng vùng miền để xây dựng được những tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên phù hợp; đặc biệt những đặc trưng văn hóa này sẽ ảnh hưởng tới hành vi người tiêu dùng, đây được coi là một nội dung huấn luyện, đào tạo cho các nhân viên bán hàng. 1.3.1.3 Môi trường chính trị - pháp luật Những chính sách của nhà nước cũng như quy định của pháp luật có tác động tới công tác tổ chức LLBH của doanh nghiệp. Tùy từng thời điểm mà doanh nghiệp tiến hành xây dựng và tổ chức lực lượng bán hàng cho phù hợp với chính sách và pháp luật. 1.3.1.4 Môi trường khoa học kỹ thuật công nghệ Ngày nay, khi mà cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật đã có ảnh hưởng sâu hơn, trên phạm vi lớn hơn thì việc tìm hiểu cập nhật về những xu hướng công nghệ mới đang là đòi hỏi tất yếu cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Việc ứng dụng các tiến bộ khoa học vào trong bán hàng, hoặc những tính năng mới của các dây truyền sản xuất sản phẩm tạo ra tính năng mới cho sản phẩm… đều là những kiến thức cần thiết đối với các nhân viên bán hàng. Hay sự phát triển của các kiểu bán hàng tự động cũng có ảnh hưởng tới việc xác định quy mô lực lượng bán hàng. Doanh nghiệp cần nhận thức được tầm ảnh hưởng và mức độ thay đổi của yếu tố khoa học công nghệ để tạo cho mình những lợi thế cạnh tranh mới. 1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng thuộc môi trường vi mô âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 13 Khoa: Quản trị doanh nghiệp 1.3.2.1 Đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh là các tổ chức, doanh nghiệp có mặt hàng giống như của doanh nghiệp hoặc các mặt hàng có khả năng thay thế lẫn nhau. Doanh nghiệp phân chia các đối thủ cạnh tranh thích hợp để có biện pháp đối phó thích hợp: - Các doanh nghiệp khác đưa ra sản phẩm, dịch vụ cho cùng một khách hàng ở mức giá tương tự. - Các doanh nghiệp khác cùng kinh doanh một hay một số loại sản phẩm. - Các doanh nghiệp cùng cạnh tranh để kiếm lời của một nhóm khách hàng nhất định. 1.3.2.2 Khách hàng Là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp, doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải tạo được uy tín và lòng tin của khách hàng. Vì vậy, khách hàng có ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức LLBH của doanh nghiệp. 1.3.2.3 Nhà cung cấp Nhà cung cấp cũng ảnh hưởng đến công tác tổ chức LLBH của doanh nghiệp, khi nhà cung cấp có năng lực cung cấp và vị trí trên thị trường, khi đó họ đưa ra quyết định cung cấp hàng hóa khác nhau. Do đó, công ty cũng phải cân nhắc để tổ chức LLBH sao cho tận dụng được những ưu thế của mình sao với chiến lược của nhà cung cấp. 1.3.2.4 Con người Trong hoạt động bán hàng, một yếu tố không thể thiếu là nhà quản trị bán hàng và LLBH. Hiệu quả của bán hàng có tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào khả năng của nhà quản trị bán hàng và trình độ, kĩ năng bán hàng của nhân viên. 1.3.2.5 Sản phẩm Sản phẩm luôn là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến khả năng đảm bảo mục tiêu kinh doanh của công ty. Hiện tại, cơ cấu sản phẩm của công ty rất đa dạng có thể phục vụ tất cả những nhu cầu của khách hàng mang thương hiệu của công ty. âm GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Khóa luận tốt nghiệp 14 Khoa: Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH HOÀN XA 2.1 Khái quát về công ty TNHH Hoàn Xa 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty Công ty TNHH Hoàn Xa được thành lập năm 1996, được biết đến như nhà cung cấp chuyên nghiệp trong lĩnh vực trang thiết bị Garage ô tô và vật liệu chuyên dụng cho ngành công nghiệp ô tô Việt Nam. Ban đầu công ty tên là công ty cổ phần thương mại dịch vụ Hoàn Xa do sự góp vốn của hai ông Đỗ Anh Tuấn – Giám đốc và ông Trương Đình Hùng – Phó Giám đốc Giám đốc với vốn điều lệ là 1.200.000.000 đồng. Công ty khi mới thành lập chủ yếu là nhập và phân phối thiết bị Garage Ravaglioli Italia: cầu nâng, thiết bị kiểm tra kiểm định phanh, tốc độ, giảm xóc, góc đặt bánh xe, máy ra vào lốp, cân bằng lốp… Buồng sơn sấy Nô va Verta Italia: Buồng sơn cho các trạm Phòng Tài Phòng vật tư Phòng nhân sự Phòng bán hàng dịch kế vụtoán ô tô, các nhà máy sản xuất xe tải, xe bus. Sau 6 năm hoạt động công ty đã bước chính vào sản xuất phụ tùng ô tô với sự lớn mạnh và phát triển không ngừng. Năm 2002: công ty mở thêm 1 trụ sở 18 Giải Phóng – Hà Nội. Kế toán Vật tư Trưởng phòng Nhân viên Năm 2011: ông Trương Đình Hùng rút vốn khỏisự công ty và ông Đỗ Anh Tuấn trưởng nhân bán hàng Nhân viên vật đã mua lại vốn góp đó. chính Kế toán vật tư tư Nhân viên quản 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty lí Nhânô viên Kế toán Chức thanhnăng chính của Thủcông kho thành ty là: sản xuất, nhập và phân phối phụ tùng tô và bán hàng phụ toán phẩm, thủ kho sơn các loại nhằm cung cấp và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, mang tới cho khách vật tư Thủ quỹ hàng sự hài lòng với sản phẩm có chất lượng cao, lựa chọn đa dạng với nhiều mẫu, với Thủ kho giá thành cạnh tranh mà còn tạo dấu ấn của mình trong thị trường sản xuất và kinh nguyên nhiên doanh phụ tùng ô tô. liệu, bốc xếp Nhiệm vụ chính của công ty: công ty đã và đang phát triển để trở thành một công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất phụ tùng ô tô và các loại sơn cùng Tổ sửa chữacon với đó là sự đan Tổ xensản vớixuất các giá trị không thể tách rời giữa sản xuất, kinh doanh, người và môi trường sống. đốc Tổ trưởng 2.1.3 Sơ đồ cơQuản cấu tổ chức Mô hình tổ chức của công ty được khái quát theo hình 2.1: Nhân viên Tổ trưởng chính Nhân viên vận Nhân viên hành chính phụ GVHD: Th.S Hoàng Cao Cường SVTH: Phạm Thị Dinh Nhân viên vận hành phụ âm
- Xem thêm -