Tài liệu “ hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ của công ty cổ phần dược phẩm nam sơn

TÓM LƢỢC 1. Tên đề tài: Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ của công ty TNHH dược phẩm Nam Sơn 2. Sinh viên thực hiện: Trịnh Văn Trung Lớp: K46A4 SĐT: 0985135192 Email: [email protected] 3. Giáo viên hướng dẫn: Th.S Hoàng Cao Cường 4. Thời gian thực hiện: 5. Mục tiêu: - Lý luận: hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ trong doanh nghiệp thương mại. - Thực trạng: tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty TNHH dược phẩm Nam Sơn, đặc biệt chú trọng đến công tác dự trữ hàng hóa - Giải pháp: tìm ra được những điểm đạt được để phát huy và những nguyên nhân gây nên những hạn chế trong công tác tổ chức dự trữ, từ đó đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của công tác dự trữ tại công ty. 6. Nội dung chính của khoá luận gồm 3 chương: - Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công táctổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp. - Chương II: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty TNHH Dược phẩm Nam Sơn - Chương III: Đề xuất và kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ tại công ty TNHH Dược phẩm Nam Sơn 7. Kết quả đạt được - Báo cáo chính thức khoá luận tốt nghiệp - Bảng tổng hợp kết quả điều tra - Tổng hợp các ghi chép phỏng vấn Các kết quả trên đảm bảo tính khoa học, tính logic, tính khách quan, trung thực. i LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập tại trường Đại học Thương Mại Hà Nội , chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp, với sự quan tâm hướng dẫn tận trình của thầy cô giáo, em đã tích lũy được cho mình những kiến thức chuyên môn , chuyên ngành , phục vụ cho quá trình công tác của mình sau này. Được nhà trường tạo điều kiện và sự tiếp nhân thực tập tại Công ty TNHH Dược phẩm Nam Sơn, một đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm , có kết quả hoạt động kinh doanh khá tốt, đội ngũ nhân sự nhiệt tình , năng động, chuyên nghiệp, em đã được mở rộng thêm được tầm hiểu biết, đặc biệt là mối liên hệ giữa thực tiễn và lý thuyết trong công tác quản trị, cách giao tiếp ứng xử, kỹ năng văn phòng, điều này giúp em nhiều trong việc hoàn thiện khả năng của mình trước khi ra trường. Đặc biết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Th.S Hoàng Cao Cường , thầy đã trực tiếp hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung giúp em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp. Tuy nhiên, do thời gian, diều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên bài khóa luận tốt nghiệp của em vẫn còn khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cá thầy cô để bài khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn . Em xin chân thành cảm ơn! ii MỤC LỤC TÓM LƢỢC ................................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU ......................................................................................... vi DANH MỤC HÌNH VẼ................................. Lỗi! Thẻ đánh dấu không được xác định. PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................1 1.Tính cấp thiết của đề tài: ...........................................................................................1 2.Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài: ......................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu:.................................................................................................3 4.Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: ............................................................................3 5.Phƣơng pháp nghiên cứu: ..........................................................................................4 6.Kết cấu đề tài: .............................................................................................................5 CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP.....................................6 1.1Một số khái niệm cơ bản: .........................................................................................6 1.2 Các nội dung cơ bản của tổ chức dự trữ hàng hóa..............................................7 1.2.1Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thƣơng mại.....7 1.2.2Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật .................................................10 1.2.3Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt giá trị.........................................14 1.2.4Ứng dụng tin học trong quản lý dự trữ hàng hóa ............................................14 1.3Những nhân tố ảnh hƣởng đến QTDT hàng hóa.................................................16 1.3.1 Các yếu tố chủ quan ...........................................................................................16 1.3.2Các yếu tố khách quan ........................................................................................17 CHƢƠNG 2PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH DƢỢC PHẨM NAM SƠN............19 2.1 Tổng quan về công ty ............................................................................................19 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................19 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ .....................................................................................19 2.1.3 Sơ đổ cơ cấu tổ chức ...........................................................................................19 iii 2.1.4 Ngành nghề kinh doanh .....................................................................................20 2.1.5 Tình hình sử dụng lao động ...............................................................................20 2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH dƣợc phẩm Nam Sơn những năm gần đây .....................................................................................................22 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty trong 3 năm 2011-2013 thể hiện ở bảng 1.3: .................................................................................................................................22 2.2. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ TẠI CÔNG TY TNHH DƢỢC PHẨM NAM SƠN .......................................................................23 2.2.1 Kết quả điều tra, phỏng vấn về công tác quản trị dự trữ tại công ty ............23 Bảng kết quả điều tra đánh giá về tình hình thực hiện công tác tổ chức dự trữ tại công ty TNHH DP Nam Sơn ........................................................................................23 hàng hóa của Công ty Nam Sơn ..................................................................................26 2.2.2 Thực trạng công tác QTDT hàng hóa tại công ty ............................................27 2.2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ ....................................27 2.2.2.2 Thực trạng công tác theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật ..............28 2.2.2.3 Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt giá trị ...................................................33 2.2.2.4 Ứng dụng tin học trong quản trị dự trữ hàng hóa ........................................35 2.3 Kết luận chung về thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty TNHH Dƣợc phẩm Nam Sơn .....................................................................................37 2.3.1 Những thành công trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại Công ty TNHH dƣợc phẩm Nam Sơn ......................................................................................37 2.3.2 Những hạn chế trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại Công ty TNHH dƣợc phẩm Nam Sơn ...................................................................................................38 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN .............39 CÔNG TÁCTỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CTY TNHH DƢỢC PHẨM NAM SƠN ....................................................................................................................39 3.1 Mục tiêu và phƣơng hƣớng hoạt động của Công ty trong thời gian tới ...............39 3.2 Quan điểm giải quyết các vấn đề về công tác tổ chức dự trữ hàng hóa ...............39 3.2.1Quan điểm giải quyết của công ty ........................................................................39 3.2.2. Quan điểm giải quyết của cá nhân ....................................................................40 3.2.2Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty TNHH dƣợc phẩm Nam Sơn ......................................................................................40 iv 3.2.3Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ ................40 3.2.4Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác QTDT về mặt hiện vật ...............41 3.2.5Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt giá trị ...................42 3.2.6Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác ứng dựng tin học trong QTDT hàng hóa ..42 3.3.4Một số kiến nghị...................................................................................................43 KẾT LUẬN ..................................................................................................................44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................45 PHỤ LỤC 1 ..................................................................................................................46 v DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Số lƣợng, chất lƣợng lao động của Công ty trong 3 năm 2011-2013 .....21 Bảng 1.2. Cơ cấu lao động của công ty năm 2013.....................................................21 Bảng 1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm 2011-2013. ...22 vi DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ...................................................................................19 Hình 2.2 Tình hình thực hiện công tác tổ chức DT hàng hóa về.............................25 Hình 2.3 Tình hình thực hiện công tác quản lý hàng hóa dự trữ về .......................26 Hình 2.4: Tình hình thực hiện ứng dụng tin học trong quản lý dự trữ..................26 Hình 2.1: Tình hình thực hiện công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa của công ty ....................................................................................................................24 vii PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Sau hơn hai mươi năm đổi mới nền kinh tế Việt Nam đang dần chuyển sang nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh, cùng với xu thế hội nhập và hợp tác quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng. Nhất là từ khi Nhà nước có chính sách khuyến khích phát triển thành phần kinh tế tư nhân, đã có rất nhiều doanh nghiệp mới được thành lập, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, do đó mà mức độ cạnh tranh để tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp ngày càng lớn. Vì vậy, các doanh nghiệp dù bất cứ loại hình nào cũng phảiđối mặt với những khó khăn thử thách và phải chấp nhận quy luật đào thải từ thị trường. Muốn tồn tại và phát triển bắt buộc mỗi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình những hướng đi tốt nhất, phù hợp với mình để đủ khả năng đứng vững trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay. Chính trong bối cảnh này, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Để thực hiện tốt mục tiêu này doanh nghiệp cần thực hiện tốt các hoạt động quản trị tác nghiệp: mua, bán, dự trữ hàng hóa. Thành lập từ năm 2007 , Công ty TNHH dược phẩm Nam Sơn với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất, phân phối dược phẩm và thực phẩm chức năng đang trong quá trình phát triển đi lên. Với đặc thù kinh doanh mặt hàng dược phẩm cần có sự cẩn trọng cao trong quá trình bảo quản và dự trữ, cần đáp ứng các yêu cầu về quy trình bảo quản thuốc mà bộ Y tế quy định. Mặt khác , sự thay đổi của thị trường người tiêu dung và sự biến động bất thường về nguồn nguyên vật liệu và dược phẩm thành phẩm từ các nhà cung ứng cũng là những thách thức đáng kể đối với công ty trong quá trình phát triển. Có thể nói công tác quản trị có ý nghĩa rất lớn đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là ngành nghề kinh doanh dược phẩm là mặt hàng mà khâu dự trữ, bảo quản hàng hóa tác động rất lớn đến giá trị và chất lượng của hàng hóa. Công tác tổ chức dự trữ hàng hóa giúp đảm bảo hàng hóa trong kho đủ về số lượng, đáp ứng được cơ cấu bán ra của doanh nghiệp, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, tránh ứ đọng hàng hóa. Hơn nữa việc tổ chức dự trữ hàng hóa tốt còn giúp doanh nghiệp đảm bảo cho lượng vốn hàng hóa tồn tại dưới trạng thái hiện vật ở mức tối ưu, góp phần tránh gây tổn thất tài sản cho doanh nghiệp, giảm chi phí bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp. 1 Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị dự trữ và thực trạng tại công ty, sau quá trình thực tập , em xin đề xuất đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ của công ty cổ phần dược phẩm Nam Sơn” cho khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài: Hiện nay có rất nhiều đề tài nghiên cứu, luận văn, khóa luận tốt nghiệp nói về Quản trị dự trữ, song đa phần các bài viết chỉ nói một cách chung chung, hay nội dung này chỉ là một phần nhỏ trong các bài về Quản trị Logistic, Quản trị cung ứng,… “Các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao công tác quản trị hàng dự trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Thái Dương” – Nguyễn Thế Minh. Đề tài đã được tác giả nghiên cứu khá chi tiết và cụ thể về thưc trạng cũng như các giải pháp nhằm nâng cao công tác quản trị dự trữ. Tuy nhiên do đề tài này phạm vi nghiên cứu khá rộng nên nhiều vấn đề về công tác tổ chức dự trữ chưa được tác giả làm rõ. “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại kho Mỹ Đình – Công ty Cổ phần Pico”- Vũ Ngọc Anh. Đề tài tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác quản lý hàng hóa về mặt hiện vật, mặt giá trị, sau đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại kho Mỹ Đình. Tuy nhiên thì trong đề tài nghiên cứu của mình tác giả mới chỉ đưa ra các phân tích chung chung mang tính lý thuyết nhiều hơn, chưa đi sâu vào thực tế, các giải pháp được đưa ra cũng mang nhiều tính lý thuyết, khó thực hiện. “Một số biện pháp quản trị dự trữ tại siêu thị điện máy Pico tại Nguyễn Trãi Hà Nội” - Nguyễn Đức Mạnh. Đề tài tập trung nghiên cứu về việc: xây dựng kế hoạch quản trị dự trữ tại siêu thị, tổ chức triển khai hoạt động dự trữ hàng hóa, đánh giá hoạt động dự trữ hàng hóa. Trong đó, khi nghiên cứu về tổ chức triển khai hoạt động dự trữ hàng hóa tác giả đi sâu vào việc phân tích công tác xác định mức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp và việc đánh giá công tác quản trị dự trữ cũng dựa trên công tác này. Từ đó tác giả đưa ra các kiến nghị giúp siêu thị xác định được mức dự trữ tối ưu nhằm đảm bảo hàng hóa phục vụ cho bán hàng mà và đảm bảo tính kinh tế. Mặc hạn chế đề tài đã không đi nghiên cứu hết các khía cạnh của hoạt động quản trị dự trữ mà chỉ mới tìm hiểu về công tác xác định mức dự trữ và phương pháp xác định mức dự trữ tối ưu.. 2 “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại Công ty TNHH Hà Trung” – Lưu Đức Lâm. Đề tài tập trung nghiên cứu về các vấn đề: hoàn thiện công tác quản trị dự trữ về mặt hiện vật, kinh tế và mặt giá trị. Đề tài đã tìm hiểu được thực trang công tác quản trị dự trữ một cách khá đầy đủ để từ đó đưa ra được các giải pháp.Mặt hạn chế của đề tài là đề tài chưa phân tích tới công tác xác định kho bãi dự trữ, đây cũng là một nội dung quan trọng trong công tác tổ chức dự trữ. Ngoài ra thì đề tài chưa cho chúng ta thấy được từ thực trạng của công tác tổ chức dự trữ đó nó sẽ tác động như thế nào đến với hoạt động của công ty Dựa trên thực trang tại đơn vị thực tập, cũng như tính cấp thiết, tầm quan trọng của hoạt động này đối với một doanh nghiệp thương mại, ngoài ra vì có rất ít bài viết nghiên cứu vấn đề này chuyên sâu. Do đó, lựa chọn nghiên cứu đề tài này cho khóa luận tốt nghiệp, là phù hợp với tình hình hiện nay đối với các doanh nghiệp nói chung và với đơn vị tôi đang thực tập nói riêng. 3. Mục tiêu nghiên cứu: - Lý luận: hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ trong doanh nghiệp thương mại. - Thực trạng: tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty TNHH dược phẩm Nam Sơn, đặc biệt chú trọng đến công tác dự trữ hàng hóa - Giải pháp: tìm ra được những điểm đạt được để phát huy và những nguyên nhân gây nên những hạn chế trong công tác tổ chức dự trữ, từ đó đưa ra những kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của công tác dự trữ tại công ty. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: Tiếp cận đề tài dựa vào công tác quản trị tác nghiệp của công ty , từ đó đi sâu vào công tác tổ chức dự trữ để tìm ra vấn đề con tồn tại để khắc phục và hoàn thiện công tác dự trữ - Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty TNHH dược phẩm Nam Sơn - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Nghiên cứu trong phạm vi đơn vị thực tập và khu vực bảo quản của công ty tại Nguyễn Ngọc Nại – Thanh Xuân , Hà Nội + Về thời gian: Nghiên cứu thực trạng, số liệu thực tế của công ty TNHH dược phẩm Nam Sơn trong 3 năm gần đây, từ 2011 – 2013. 3 + Về nội dung: nghiên cứu về công tác tổ chức dự trữ,những vấn đề còn tồn tại và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dự trữ tại doanh nghiệp. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu:  Phương pháp thu thập dữ liệu: Để thu thập thông tin cần thiết phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng 2 phương pháp thu thập dữ liệu: - Phương pháp quan sát: quan sát, ghi lại thông tin thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty - Phương pháp phỏng vấn: dưới sự giúp đỡ của lãnh đạo và nhân viên công ty dad trả lời phỏng vấn, giúp thu thập một số thông tin để đánh giá công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty.  Phương pháp phân tích dữ liệu Dựa vào các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp em thu thập được qua quá trình điều tra thực tế thu thập số liệu và sử những tài liệu về công tác dự trữ của công ty sử dụng các phương pháp phân tích để phân tích dữ liệu. + Đối với dữ liệu thứ cấp: được thu thập, phân tích từ các dữ liệu nội bộ của đơn vị thực tập như: phòng Kinh doanh, phòng Kế toán, phòng Nghiệp vụ. Ngoài ra, một số dữ liệu có được từ Internet, các trang Web thống kê: Tốc độ tăng trưởng kinh tế tại Hà Nội, dân số,… + Đối với dữ liệu sơ cấp: Các dữ liệu này có được thông qua việc quan sát tại Công ty TNHH Nam Sơn, nhà kho, các phương tiện vận chuyển, xuất nhập hàng. Ngoài ra, còn sử dụng các phiếu điều tra, phỏng vấn với những nội dung liên quan đến vấn đề nghiên cứu, tình hình hoạt động của Công ty. Những đối tượng được phỏng vấn: Giám Đốc chi nhánh, trưởng phòng kinh doanh, kế toán, Thủ kho,… - Phương pháp thống kê: Tập hợp các số liệu, sắp xếp, phân loại các số liệu, thông tin phù hợp. Sử dụng các bảng số liệu, danh sách đánh giá. - Phương pháp so sánh: Thực hiện so sánh số liệu qua các năm, thời kỳ, cả về giá trị và tỷ lệ phần trăm tăng giảm. Qua đó thấy được xu hướng vận động của các chỉ tiêu nghiên cứu, thấy được những thành công và tồn tạ trong công tác tổ chức dự trữ của công ty. 4 - Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề và kết quả thống kê, so sánh để có những đánh giá về vấn đề, giúp tìm các phương pháp đúng đắn để giải quyết vấn đề. 6. Kết cấu đề tài: Với kết cấu ngoài phần tóm lược, phần mở đầu và kết luận, đề tài có nội dung chính chia thành 3 chương: - Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công táctổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp. - Chương II: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty TNHH Dược phẩm Nam Sơn - Chương III: Đề xuất và kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ tại công ty TNHH Dược phẩm Nam Sơn 5 CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm cơ bản: - Hàng hóa: Toàn bộ hàng hóa còn nằm lại trong kho của sản xuất, hàng hóa đang trên đường, hàng hóa đang nằm trong kho của doanh nghiệp, hàng nằm ở các trạm, các cửa hàng, quầy hàng, hàng hóa có thể mang bán ngay, cũng có thể hàng hóa phải chọn lọc, chỉnh lý, bao gói. - Dự trữ hàng hóa: là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng. - Kho bãi dự trữ: Kho bãi đc hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa là loại kho bãi thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa. + Kho bãi dự trữ: Là loại kho dùng để dữ trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp. Loại kho này có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc tại các điểm bán hàng. + Kho bãi trung chuyển: Là loại kho bãi phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác. - Quản trị dự trữ: Quản trị dự trữ là tổng hợp các hoạt động xác định nhu cầu dự trữ, tổ chức dự trữ và đánh giá công tác dự trữ nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu của doanh nghiệp. Quản trị dự trữ hàng hóa có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. - Tổ chức dự trữ hàng hóa: Bao gồm các hoạt động tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa, tổ chức quản trị hàng hóa về mặt hiện vật và giá trị. - Tổ chức quản lý dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật: là việc giữu gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong kho. - Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa: Là xây dựng, tổ chức các hoạt động của con người nhằm baoor đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa. - Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoa vào danh mục kiểm kê 6 - Thẻ kho là công cụ dùng để ghi toàn bộ dữ liệu dự trữ gồm các phần: ghi tên mô tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu, đơn giá mua hàng, đơn giá từng loại mặt hàng, điểm đặt hàng bổ sung, lượng hàng dự trữ ban đầu, thời điểm cần đặt mua thêm, toàn bộ số lượng hàng bị hỏng, toàn bộ số lượng hàng mua thêm, toàn bộ số hàng đã được bán. - Mã số mã vạch: là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máy móc có thể đọc được.Có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học nhằm nâng cao hiệu quả, công suất trong trong bán hàng. 1.2 Các nội dung cơ bản của tổ chức dự trữ hàng hóa 1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thƣơng mại  Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: hệ thống nhà kho, sân bãi, trang thiết bị để chứa đựng bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi. Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi bao gồm các loại chính sau: - Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa, loại kho bãi này thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa. - Kho bãi dự trữ: Loại kho này dùng để dữ trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp. Loại kho này có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc tại các điểm bán hàng. - Kho bãi trung chuyển: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác. Kho bãi của doanh nghiệp có thể được chia theo các tiêu chí khác nhau như theo độ bền (kho kiên cố, kho tạm thời…), theo sở hữu (kho của doanh nghiệp, kho đi thuê…), theo tính chất chuyên dụng (kho hóa chất, kho đông lạnh, kho độc hại…), theo quy mô (tổng kho, kho trung bình, kho nhỏ…). 7 Doanh nghiệp xác định nhu cầu kho bãi cần căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của mình. Diện tích cần có thường bao gồm: + Diện tích nghiệp vụ chính của kho: Dùng để tiếp nhận và xuất hàng hóa, bảo quản hàng hóa và xử lý hàng hóa (bao gói lại, đánh mã vạch…) + Diện tích khác: Bao gồm diện tích văn phòng kho (nếu cần), diện tích cho bộ phận bảo vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành trang thiết bị. Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau: - Phương pháp kinh nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất. Doanh nghiệp căn cứ trên định mức dự trữ của mình bao gồm định mức dự trữ tối đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi. Để thuận tiện, doanh nghiệp sẽ xác định từng loại diện tích dự trữ cho từng nhóm hàng, ngành hàng, diện tích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính…Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụ thể, doanh nghiệp lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ tổng thể. Phương pháp kinh nghiệm thường áp dụng tính toán các diện tích hành chính, diện tích vận hành kho bãi… - Phương pháp tính theo tải trọng: Diện tích tính theo tải trọng áp dụng trong trường hợp kho bãi có sức chứa theo tải trọng. Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hóa chất xếp trên giá, kệ, chất đống… S D s Trong đó: S là diện tích kho bãi cần có. D là định mức dữ trữ theo ngày và s là tải trọng trên m2. Thông thường doanh nghiệp có thể tính toán cân đối ba định mức diện tích: S tối thiểu: Theo định mức dự trữ tối thiểu S tối đa: Theo định mức dự trữ tối đa S bình quân: Theo định mức dữ trữ bình quân - Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn vị m3. 8 V= D/v Trong đó V là thể tích cần có và v là hệ số thể tích chứ đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm. Tương tự S, V có thể tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân. Với doanh nghiệp thương mại, hàng hóa thường là thành phẩm và có bao bì bảo quản. Do đó các thông số về diện tích, tải trọng, thể tích đều có tiêu chuẩn rõ ràng. Mỗi loại hàng hóa có đặc tính riêng về hình dáng, kích thước, tính chất cơ lí hóa, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ…Do vậy các doanh nghiệp cần phải lựa chọn các kho dự trữ cho phù hợp với những đặc tính của hàng hóa.  Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ. Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiếp lập hệ thống kho bãi. Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa diểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư và trang thiết bị dự trữ. - Quyết định địa điểm đặt kho bãi. Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau: + Đáp ứng được nhu cầu kho bãi của doanh nghiệp, đầy đủ về diện tích, giao thông, giá cả, bốc xếp thuận lợi. + Chi phí kho bãi thấp nhất: gồm chi phí thuê kho và chi phí vận chuyển + Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra. + Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh, môi trường. - Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi. Doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có rất nhiều doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi. Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của riêng mình. - Lên danh mục và triển khai đầu tư thiết bị kho bãi: Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau : + Các bục, kệ , giá ,tủ ….dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ + Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng + Hệ thống chiếu sáng + Hệ thống điều hòa hút ẩm + Trang thiết bị bao gói, nâng hạ 9 + Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy + Trang thiết bị, tài sản phục vụ quản lý dự trữ …. 1.2.2 Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật Mục đích là để giữ hàng hóa về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong kho. Mặt khác tổ chức quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp , xuất – nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hóa. Tổ chức quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật được bao gồm 4 nhóm công việc chính: - Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho - Tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa - Tổ chức giao xuất hàng hóa - Tổ chức kiểm kê hàng hóa  Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Nhận đúng số lượng, chất lượng theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn và vận đơn… - Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến - Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho. Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có những yêu cầu và quy định khác nhau, cụ thể: - Tất cả hàng hóa phải có chứng từ hợp lệ: nghĩa là phải tùy theo từng nguồn nhập hàng khác nhau, ngoài phiếu nhập kho phải có các chứng từ cần thiết khác như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất hàng, hóa đơn … theo những quy định hiện hành. - Tất cả hàng hóa phải được kiểm tra nhận hoặc được kiểm nghiệm - Khi kiểm tra, kiểm nghiệm nếu hàng hóa có vấn đề bất thường phải làm đúng thủ tục giải quyết theo đúng quy định của việc giao nhận dưới sự chứng kiến các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể - Khi nhận hàng xong, phải ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chất lượng của chúng và cùng người giao hàng xác nhận vào chứng từ. 10 Trước khi nhận hàng cần cân, đo, đong, đếm và đối chiếu vói số lượng hàng trong hóa đơn . Quá trình này có sự tham gia của các bên giao hàng . Đối với hàng nhập từ các đơn vị vận tải mà không có chủ hàng áp tải thì người nhận hàng cùng với đại diện của chủ phương tiện tiến hành kiểm tra ngay khi hàng còn trên phương tiện Một số trường hợp phát sinh cần lưu ý: - Chứng từ không hợp lệ: hàng hóa không khớp với hóa đơn, vận đơn, chất lượng hàng hóa theo yêu cầu. Cần phải lập biên bản có đại diện đôi bên để giải quyết - Thiếu hóa đơn: căn cứ vào hợp đồng, kế hoạch nhập hàng, hoặc vận đơn để lập phiếu hàng phải ghi rõ “ hàng nhập kho chưa có hóa đơn” , đồng thời theo dõi vào sổ hóa đơn chưa đến - Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng chưa đến. Nếu đã nộp tiền thì bộ phận nghiệp vụ phải đối chiếu hợp đồng rồi chuyển qua bộ phận kế toán kiểm lại nội dung hóa đơn đề nghị vào sổ “ hàng đang trên đường đi” nếu chưa nộp tiền thì bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hóa đơn đến khi hàng đến.  Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng , tổ chức các hoạt động của con người ngằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa . Các hoạt động này bao gồm : - Lựa chọn bố trí sơ đồ sắp xếp hàng hóa . Đối với mỗi đơn vị hàng hóa chủng loại cụ thể , được sắp xếp một vị trí cụ thể theo : gian kho , ngăn , ô hoặc thiết bị chứa đựng trong kho . Cần thiết có dự phòng diệ tích khoảng 10-15% để đề phòng sự gia tăng trong khi nhập hàng - Kê lót hàng hóa trong kho. Đây là việc làm cần thiết để giữ chất lượng hàng hóa, chống lại tác hại của môi trường . Mặt khác nếu chất xếp hàng hóa ko có kê lót , hàng hóa sẽ bị đè nén và cọ xát lẫn nhau , không đảm bảo độ thông thoáng . Yêu cầu đặt ra đối với các vật kê lót là không có phản ứng lý hóa gây tác động có hại về cơ học với hàng hóa , đảm bảo vệ sinh kho và không gây ô nhiễm môi trường - Chất xếp hàng hóa theo quy định từng loại để đảm bảo tính kỹ thuật và kinh tế của hoạt động kho , được phản ánh trên những đặc trưng sau: + Tính kỹ thuật biểu hiện ở việc chất xếp đã được quy định từng loại hàng hóa 11 + Tính kinh tế biểu hiện ở cách sắp xếp có khoa học và tiết kiệm thời gian cũng như sức người, máy móc… - Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho . Nhiệt độ và độ ẩm ảnh hưởng rất lớn đến công tác bảo quản ,được quy đinh dựa vào tính chất hàng hóa. - Kiểm tra, giữ vệ sinh cho hàng hóa, mục đích của công việc này là phát hiện kịp thời sai xót và tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa bảo quản . Để từ đó có những biện pháp xử lý thích hợp hiệu quả. Muốn vậy cần phải quy định thàn những chế độ nội dung kiểm tra chăm sóc và xử lý hàng hóa và thực hiện một cách thường xuyên nghiêm túc - Chống côn trùng và các loại gặm nhấm. Trong thực tế cho thấy mottj só loại hàng hóa như nông sản , bông , vải sợi , hàng điện tử dân dụng ….dễ bị hư hỏng biến chất do các loại côn trùng gặm nhấm phá hoại . Để hạn chế những thiệt hại này cần chú ý thực hiện tốt các vấn đề sau: + Vệ sinh sạch sẽ kho, các thiết bị bảo quản + Phải có phương tiện để ngăn ngừa côn trùng + Phải cách ly những sản phẩm đã bị hỏng + Dùng nhiệt độ cao , hóa chất để tiêu diệt côn trùng , nhưng phải tùy vào từng loại kho để áp dụng cho phù hợp .  Tổ chức giao xuất hàng hóa Giao hàng là rất quan trọng quyết định đến việc kế hoạch kinh doanh có thành công hay không vì thế phải đảm bảo kịp thời yêu cầu của khách hàng. Công ty cần làm tốt các yêu cầu sau đây: - Tất cả hàng hóa xuất phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được theo đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa. - Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhân, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị - Chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Nếu phiếu xuất kho không sát với tình hình hàng hóa trong kho, thủ kho phải làm đề nghị người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác, không được tự ý sửa chữa. - Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số lượng, chấn lượng hàng hóa nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phải phù hợp với các quy định chung. 12 - Hàng nhập trước xuất trược, nhập sau xuất sau - Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho. Hàng xuất bán ra bên ngoài phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và chữ ký của kế toán trưởng - Tất cả mọi hình thức giao dịch đều phải quy định một thời gian nhất định. Nếu bên nào không chấp hành đúng thời hạn để lãng phí nhân lực, phương tiện, hư hỏng hàng hóa thì bên đó phải chịu trách nhiệm. - Tất cả những trường hợp hư hoảng, thiếu, kém chất lượng, không đồng bộ thuộc lô hàng gioa nếu vẫn tiến hàng giao hàng hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm làm cơ sở pháp lý giải quyết sau này - Trường hợp giao thiếu hàng nếu khách hàng phát hiện kiểm tra thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ không được dây dưa kéo dài thời gian.  Tổ chức kiểm kê hàng hóa Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoa vào danh mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hóa giúp nhận thấy: - Hàng hóa, nguyên liệu dự trữ có đúng loại hay không? - Đủ số lượng hay không? - Đảm bảo chất lượng hay không? - Giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong quản lý dự trữ Có một số loại kiểm kê chính sau: - Kiểm kê thường xuyên: là hình thức kiểm kê hàng ngày nhằm xác định số lượng, chất lượng hàng hóa vào cuối ngày. - Kiểm tra đột xuât: hình thức kiểm tra đột xuất không có quy định trước nhằm kiểm tra về thông tin về dự trữ hàng hóa để đảm bảo quyết định của nhà quản trị dự trữ được chính xác hơn. - Kiểm kê định kỳ: là hình thức kiểm kê được ấn định thời gian tuần, tháng, quý, năm. Việc quyết định tần suất kiểm kê phụ thuộc vào chính sách của doanh nghiệp vì hoạt động kiểm kê tốn kém thời gian và chi phí của doanh nghiệp.Trong một số trường hợp có thể gây ra gián đoạn quá trình kinh doanh. 13