Tài liệu Hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng bình minh

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu nghiêm túc em đã hoàn thành khóa luận này. Em xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất tới cô giáo, Thạc sĩ Phạm Thị Vân Anh - ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn, chỉ bảo, định hƣớng cho em từ những bƣớc đi đầu tiên trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành khóa luận. Xin trân trọng cảm ơn các thầy cô trong Khoa Kinh tế, cô giáo chủ nhiệm và các bạn sinh viên trong tập thể lớp K52 ĐH Quản trị kinh doanh đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này. Mặc dù trong quá trình nghiên cứu, đƣợc chỉ bảo tận tình và sự cố gắng của bản thân, nhƣng khóa luận chắc chắn còn nhiều sai sót. Em rất mong nhận đƣợc sự nhận xét, góp ý giúp em nhận ra hoàn thiện hơn. Sơn La, tháng 05 năm 2015 Người thực hiện Vũ Thị Hương DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT NVL : Nguyên vật liệu UBND : Ủy ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân ĐVT : Đơn vị tính VNĐ : Việt Nam đồng GTGT : Giá trị gia tăng MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài .......................................................................................................... 1 2. Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 2 3. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................................................ 2 4. Kết cấu khóa luận ................................................................................................................... 3 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP .......................................................................................... 4 1.1. Khái niệm, phân loại, vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất trong doanh nghiệp .... 4 1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu ........................................................................................... 4 1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu ................................................................................................. 4 1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu.................................................................................................. 5 1.1.4. Vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh ................................................. 6 1.2. Khái niệm, vai trò của quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp .................................. 7 1.2.1. Khái niệm về quản trị nguyên vật liệu .............................................................................. 7 1.2.2. Yêu cầu quản trị nguyên vật liệu ...................................................................................... 7 1.2.3. Vai trò của quản trị nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh .................................... 8 1.3. Nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp .................................. 8 1.3.1. Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu ................................................................ 9 1.3.2. Đảm bảo nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh ..................................................... 11 1.3.3. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu ................................................................ 14 1.3.4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu ............................................................... 15 1.3.5. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu .................................................................................. 17 1.3.6. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu.................................................................................... 18 1.3.7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu ...................................................................... 19 1.3.8. Tổ chức thu hồi các phế phẩm phế liệu ........................................................................... 19 1.3.9. Phƣơng hƣớng sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu .............................................. 19 1.4. Những nhân tố cơ bản ảnh hƣởng đến công tác quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.. ..................................................................................................................................... 21 1.4.1. Nhà cung cấp nguyên vật liệu ........................................................................................ 21 1.4.2. Giá cả của nguồn nguyên vật liệu trên thị trƣờng .......................................................... 21 1.4.3. Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý trong doanh nghiệp ...................................... 21 1.4.4. Quy mô sản xuất kinh doanh .......................................................................................... 22 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BÌNH MINH .............................................................. 23 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần xây dựng Bình Minh....................................................... 23 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần xây dựng Bình Minh .......................... 23 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Cổ phần xây dựng Bình Minh ............................. 24 2.1.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty phần xây dựng Bình Minh ........................ 25 2.1.4. Cơ cấu sản xuất và quy trình sản xuất của công ty phần xây dựng Bình Minh ..................... 28 2.1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng Bình Minh giai đoạn 2012-2014. ....................................................................................................................... 30 2.2. Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bình Minh .. 33 2.2.1. Những nhân tố cơ bản ảnh hƣởng tới công tác quản trị nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng Bình Minh……… ............................................................................................ 33 2.2.2. Đặc điểm và cách phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bình Minh 39 2.2.3. Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bình Minh 42 2.3. Đánh giá chung về công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bình Minh… ..................................................................................................................................... 60 2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................................................... 60 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................................................... 61 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế .................................................................................... 62 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG BÌNH MINH ....................................................................................................................................... 64 3.1. Mục tiêu và phƣơng hƣớng phát triển của công ty cổ phần xây dựng Bình Minh giai đoạn 2015 -2020 ................................................................................................................................ 64 3.1.1. Mục tiêu .......................................................................................................................... 64 3.1.2. Định hƣớng chung của Công ty ...................................................................................... 64 3.1.3. Định hƣớng về công tác quản lý nguyên vật liệu ........................................................... 65 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bình Minh ................................................................................................................. 66 3.2.1. Đẩy mạnh công tác thu nhập thông tin, tăng cƣờng nghiên cứu thị trƣờng cung ứng và dự báo nhu cầu nguyên vật liệu ................................................................................................ 66 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống định mức nguyên vật liệu .............................................................. 68 3.2.3. Nâng cao hiệu quả của công tác tiếp nhận nguyên vật liệu ............................................ 69 3.2.4. Tăng cƣờng sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu .............................................................. 70 3.2.5. Sử dụng hiệu quả nguồn vốn sản xuất kinh doanh để đáp ứng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu ................................................................................................................................................................ 71 3.2.6. Tăng cƣờng đào tạo nâng cao trình độ quản lí và tay nghề cho ngƣời lao động ....................... 73 3.2.7. Phối kết hợp hơn nữa chức năng giữa các phòng ban trong Công ty, thực hiện biện pháp kiểm tra chéo trong hoạt động quản trị nguyên vật liệu ........................................................... 75 3.2.8. Xây dựng một hệ thống quy định về khuyến khích và quy trách nhiệm vật chất trong việc sử dụng vào bảo quản nguyên vật liệu .............................................................................. 76 3.2.9. Hoàn thiện hệ thống kho tàng, đảm bảo công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty . 77 3.2.10. Cải tiến và đồng bộ hóa máy móc thiết bị .................................................................... 78 KẾT LUẬN ............................................................................................................................. 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, MẪU Sơ đồ 1.1: Quy trình quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp ..............................9 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty .................................................25 Sơ đồ 2.2: Quy trình xây lắp công trình năm 2014 .......................................................29 Sơ đồ 2.3: Quy trình xác định lƣợng nguyên vật liệu cần dùng ....................................45 Bảng 2.1: Danh sách cổ đông sáng lập công ty năm 2014 ............................................24 Bảng 2.2 : Cơ cấu đội ngũ lao động về mặt chất lƣợng giai đoạn 2012-2014 ..............27 Bảng 2.3: Cơ cấu đội ngũ lao động về mặt giới tính giai đoạn 2012 – 2014 ................28 Bảng 2.4: Doanh thu các mặt hoạt động của công ty năm 2012-2014 ..........................28 Bảng 2.5: Số liệu về tài sản và nguồn vốn của Công ty năm 2012 – 2014 ...................30 Bảng 2.6: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012-2014 ....................32 Bảng 2.7: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn ..........................33 2012 - 2014 ....................................................................................................................33 Bảng 2.8. Máy móc thiết bị chính của Công ty năm 2014 ............................................37 Bảng 2.9: Bảng phân loại nguyên vật liệu của công ty .................................................42 Bảng 2.10: Hao phí vô ích cho các khâu trong sản xuất của các tổ, đội thi công năm 2014 ...............................................................................................................................42 Bảng 2.11: Định mức của một số loại nguyên vật liệu của Công ty năm 2014 ............44 Bảng 2.12: Giá thông báo nguyên vật liệu công trình xây dựng Trụ sở làm việc Đảng ủy, HĐND – UBND xã Chiềng Ve huyện Mai Sơn năm 2013 .....................................45 Bảng 2.13: Bảng một số nguyên vật liệu cần dùng cho công trình(T2/2013)...............46 Bảng 2.14: Tình hình dự trữ nguyên vật liệu của Công ty năm 2014 ...........................47 Bảng 2.15: Bảng tổng hợp một số nguyên vật liệu dự trữ tại Công ty năm 2014 .........48 Bảng 2.16: Kế hoạch cung ứng, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu Quý I năm 2014 ..50 Bảng 2.17 : Thống kê mua hàng của Công ty giai đoạn 2012- 2014 ............................52 Bảng 2.18: Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu của Công ty trong ...............................53 giai đoạn 2012 - 2014 ....................................................................................................53 Bảng 2.19: Cách thức cất chứa nguyên vật liệu ............................................................55 Mẫu 2.1: Kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu của công ty tháng 1,2 năm 2014 ...........51 Mẫu 2.2: Thẻ kho của Công ty cổ phần xây dựng Bình Minh. .....................................54 Mẫu 2.3: Phiếu xuất kho.......………………………………………………………….58 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Nƣớc ta từ một nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung chuyển sang nền kinh tế thị trƣờng hàng hóa nhiều thành phần với quá trình mở cửa hội nhập cùng thế giới đã và đang tạo ra những thách thức mới trong kinh doanh. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải tham gia vào cuộc chạy đua thực sự, cuộc chạy đua đem lại những lợi thế trong kinh doanh. Chính vì vậy, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trên thị trƣờng ngày càng trở nên gay gắt và quyết liệt, chi phí và giá thành sản phẩm là một yếu tố cơ bản quyết định đến sự thành bại trong cạnh tranh, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của từng doanh nghiệp nói riêng cũng nhƣ sự tiến bộ hay tụt hậu của nền kinh tế nói chung. Trong bối cảnh này, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng đƣợc quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm ra con đƣờng giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng; nó là một đối tƣợng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quản trị sản xuất kinh doanh. Với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần đƣợc quản trị thật tốt. Bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật trong quá trình sản xuất, nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra vừa đạt chất lƣợng vừa có thể giúp giá thành sản phẩm đƣợc giảm với mức đáng kể tạo ra mối tƣơng quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trƣờng. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Muốn vậy phải tổ chức tốt công tác quản trị nguyên vật liệu từ quá trình thu mua, vận chuyển liên quan đến việc dự trữ vật tƣ cho khâu sản xuất kinh doanh. Phải tổ chức tốt công tác quản trị thúc đẩy kịp thời việc cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất. Phải kiểm tra, giám sát việc chấp hành mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu tại công ty để từ đó góp phần giảm những chi phí không cần thiết trong sản xuất nhằm giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghệp. Muốn đạt đƣợc điều đó mỗi doanh nghiệp cần phải có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, bên cạnh đó cần phải quản trị chặt chẽ số vật liệu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng và đáp ứng đủ cho nhu cầu vừa tiến kiệm vừa mang lại hiệu quả kinh tế cho nhà nƣớc nói chung và đơn vị sản xuất kinh doanh nói riêng. Đất nƣớc ta đang trên đà đổi mới và phát triển, cơ sở hạ tầng còn yếu kém, ngành xây dựng là một trong những ngành quan trọng của nền kinh tế quốc dân. Hiệu quả, chất lƣợng của các sản phẩm thuộc ngành xây dựng đã đóng góp đáng kể vào sự phát triển chung của đất nƣớc. Công ty Cổ phần xây dựng Bình Minh đã và đang có rất nhiều đối thủ cạnh tranh của nhiều công ty lớn trong và ngoài nƣớc. Trong tình hình kinh tế nhiều biến động nhƣ hiện nay, muốn tồn tại và phát triển cần phải có nhiều biện pháp khác nhau để quản lý có hiệu quả nguồn nguyên vật liệu trong công ty. Là một đơn vị tham gia thi công xây dựng nhiều công trình, việc quản trị tốt nguyên vật liệu mang tính cấp thiết và vô cùng quan trọng đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh 1 của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đƣợc những kế hoạch đã đề ra với chi phí thấp nhất. Xuất phát từ những lý do trên em quyết định chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bình Minh” làm khóa luận tốt nghiệp. 2. Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu 2.1. Mục đích - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về nguyên vật liệu và quản trị nguyên vật liệu. - Phân tích thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bình Minh. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng Bình Minh. 2.2. Yêu cầu - Khóa luận tốt nghiệp phải thực hiện nghiêm túc, trung thực, khách quan, đảm bảo đúng kế hoạch và tiến độ đề ra. - Khóa luận thực hiện phải đáp ứng các yêu cầu về mặt lý luận và thực tiễn, thể hiện tính khoa học trong các giải pháp. - Khóa luận phải gắn liền với thực tế tại đơn vị thực tập và các kết quả nghiên cứu phải góp phần chỉ rõ thực trạng của công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng Bình Minh. - Cách thức trình bày khóa luận phải đảm bảo tính khoa học, tính thẩm mỹ và đúng với các yêu cầu của quy định. 2.3. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi về nội dung: Công tác quản trị nguyên vật liệu. - Phạm vi về không gian: tại Công ty Cổ phần xây dựng Bình Minh. Địa chỉ: Số 295, đƣờng Chu Văn Thịnh, tổ 3, Phƣờng Tô Hiệu, Thành phố Sơn La, Tỉnh Sơn La, Việt Nam. - Phạm vi về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu từ năm 2012- 2014 3. Phƣơng pháp nghiên cứu 3.1. Phương pháp thu thập số liệu - Phƣơng pháp thu thập số liệu sơ cấp: Số liệu sơ cấp đƣợc từ việc quan sát cách quản trị nguồn nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng Bình Minh. - Phƣơng pháp thu thập số liệu thứ cấp: Số liệu thứ cấp đƣợc lấy từ các nguồn nhƣ báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính của đơn vị thực tập. Số liệu lấy từ sách báo, internet,… 3.2. Phương pháp xử lý số liệu - Phƣơng pháp tổng hợp: Các số liệu sau khi thu thập đƣợc thì cần sắp xếp, tổng hợp lại để phục vụ cho quá trình phân tích đƣợc dễ dàng và chính xác. - Phƣơng pháp so sánh: So sánh số liệu giữa các năm của doanh nghiệp thực tập để có cơ sở đánh giá về hoạt động kinh doanh của công ty. - Phƣơng pháp thống kê: Thống kê đối tƣợng khách hàng, các bộ phận của doanh nghiệp thực tập để nắm đƣợc một phần tình hình tổng quan của công ty. 2 - Phƣơng pháp tổng hợp và đánh giá số liệu: Bằng lý thuyết và thực tế tiến hành tổng hợp, đánh giá các số liệu và thông tin thu thập để viết thành khóa luận tốt nghiệp hoàn chỉnh. 4. Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận gồm ba chƣơng: Chƣơng 1: Những vấn đề lý luận chung về quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phẩn xây dựng Bình Minh Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng Bình Minh 3 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, phân loại, vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu Một doanh nghiệp muốn sản xuất kinh doanh hiệu quả thì phải chú trọng tới nhiều yếu tố. Nhóm yếu tố quan trọng đầu tiên là nhóm yếu tố đầu vào. Trong đó nguyên vật liệu và yếu tố đáng chú ý nhất đối với các doanh nghiệp sản xuất vì nguyên vật liệu là yếu tố trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm. Thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành đƣợc. Có rất nhiều khái niệm về nguyên vật liệu, Theo Kal Max gọi tắt mọi vật trong thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích của con ngƣời có thể tác động vào là đối tƣợng lao động. Nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động nhƣng không phải bất cứ đối tƣợng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Chỉ trong điều kiện đối tƣợng lao động có thể phục vụ cho quá trình sản xuất hay tái tạo ra sản phẩm và đối tƣợng đó do lao động tạo ra mới trở thành nguyên vật liệu. Khái niệm chung nhất về nguyên vật liệu là: nguyên vật liệu là đối tƣợng lao động thể hiện dƣới dạng vật hoá, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Hay cũng có thể phát biểu nguyên vật liệu là tài sản lƣu động đƣợc mua sắm, dự trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh bằng nguồn vốn lƣu động. 1.1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu Tuy có rất nhiều quan điểm khác nhau về nguyên vật liệu nhƣng chúng lại có những đặc điểm thống nhất nhƣ sau: - NVL cùng với các yếu tố: vốn, lao động, công nghệ là các yếu tố đầu vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất. - NVL là những tài sản lƣu động thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm mới, chúng rất da dạng và phong phú về chủng loại. - NVL là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi quá trình sản xuất vật liệu không ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt giá trị và chất lƣợng. - Giá trị NVL đƣợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới đƣợc tạo ra. - Chất lƣợng NVL ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm. - Việc cung ứng NVL đúng số lƣợng, chủng loại chất lƣợng và đúng lúc sẽ đáp ứng đƣợc chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị trƣờng đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra ƣu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Về mặt kỹ thuật, NVL là những tài sản vật chất tồn tại dƣới nhiều dạng khác nhau, phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trƣờng xung quanh. 4 - Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, NVL chiếm tỷ trọng cao trong tài sản lƣu động và tổng chi phí sản xuất, bên cạnh đó NVL còn chiếm một tỷ lệ đánh kể trong giá thành sản phẩm. Tóm lại, NVL có đảm bảo chất lƣợng, đúng quy cách, đúng chủng loại thì sản phẩm mới đƣợc đảm bảo, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của xã hội cũng nhƣ đảm bảo hơn điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp trong cơ chế thị trƣờng. Do vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về công tác quản trị NVL nhằm sử dụng vốn hiệu quả nhất 1.1.3. Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu gồm nhiều loại, rất phong phú, đa dạng có tính năng lý, hoá khác nhau, có công dụng và mục đích sử dụng khác nhau, đồng thời chúng cũng đƣợc bảo quản ở nhiều kho bãi và đƣợc sử dụng ở các bộ phận khác nhau. Do vậy, yêu cầu đặt ra với ngƣời quản lý là phải nắm bắt đƣợc tình hình biến động từng loại nguyên vật liệu trong đơn vị. Muốn vậy, ngƣời quản lý cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định. Tuỳ theo loại hình sản xuất của từng ngành, nội dung kinh tế và vai trò công dụng của nguyên vật liệu trong kế hoạch sản xuất kinh doanh mà nguyên vật liệu đƣợc phân chia khác nhau.  Phân loại theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo tiêu thức này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp đƣợc phân ra các loại sau đây: - Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): là các loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm nhƣ gạo, lúa mạch trong doanh nghiệp sản xuất bia, cây con, con giống trong doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi… - Bán thành phẩm mua ngoài là những chi tiết, bộ phận sản phẩm do đơn vị khác sản xuất ra doanh nghiệp mua về để lắp ráp hoặc gia công tạo ra sản phẩm. Ví dụ doanh nghiệp sản xuất xe đạp mua săm, lốp, xích…lắp ráp thành xe đạp. - Vật liệu phụ: là những thứ vật liệu khi tham gia vào sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ nhƣ làm tăng chất lƣợng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm, ví dụ: thuốc nhuộm, tẩy trong doanh nghiệp dệt, sơn vécni trong doanh nghiệp sản xuất xe đạp, doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ; thuốc trừ sâu, thuốc thú y, chất kích thích sự tăng trƣởng trong doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi hoặc để đảm bảo cho điều kiện lao động đƣợc tiến hành bình thƣờng nhƣ: xà phòng, giẻ lau hoặc dùng để bảo quản tƣ liệu lao động: giẻ lau, dầu mỡ, thuốc chống ẩm, rỉ… - Nhiên liệu: là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Về thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ đƣợc coi là loại vật liệu phụ nhƣng do tính chất lý hoá và tác dụng của nó nên cần quản lý và hạch toán riêng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn nhƣ than, củi, thể lỏng nhƣ xăng dầu, ở thể khí nhƣ hơi đốt… 5 - Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng, máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phƣơng tiện vận tải, máy móc thiết bị nhƣ vòng bi, vòng đệm, xăm lốp… - Thiết bị xây dựng cơ bản và vật kết cấu: cả hai loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp nhƣng chúng khác với vật liệu xây dựng nên đƣợc xếp vào loại riêng. + Thiết bị xây dựng cơ bản: là những thiết bị, đƣợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp ) nhƣ thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi ấm, hệ thống thu lôi… + Vật kết cấu: là những bộ phận của sản phẩm xây dựng tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp vào công trình xây dựng nhƣ vật kết cấu bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn… - Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu nhƣ vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt đƣợc, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.  Phân loại theo nguồn cung cấp NVL Theo cách phân loại này, NVL chia thành: - NVL mua ngoài. - NVL do đơn vị tự sản xuất. - NVL nhận vốn góp liên doanh. - NVL do cấp trên cấp.  Phân loại theo mục đích cũng nhƣ nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp đƣợc chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu quản lý phân xƣởng, bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Trong 3 cách phân loại NVL nhƣ đã đề cập ở trên, tùy thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh cũng nhƣ đặc điểm nguyên vật liệu ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn cách phân loại NVL sao cho phù hợp và khoa học nhất. Trong thực tế, các doanh nghiệp lựa chọn cách phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vì theo cách phân loại này thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm tra, kiểm soát cũng nhƣ sử dụng nguyên vật liệu một cách dễ dàng và khoa học. 1.1.4. Vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh - NVL thuộc đối tƣợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất.Việc cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời đồng bộ và có chất lƣợng là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất. Đảm bảo NVL nhƣ thế nào thì việc tạo ra sản phẩm cũng nhƣ thế ấy. Số lƣợng, chất lƣợng, tính đồng bộ của sản phẩm phụ thuộc trƣớc tiên vào số lƣợng, chất lƣợng và tính đồng bộ trong việc đảm bảo NVL cho sản xuất. Tiến độ sản xuất, nhịp điệu sản xuất phụ thuộc vào tính kịp thời và nhịp điệu trong việc đảm bảo NVL. 6 - NVL là đối tƣợng lao động đƣợc tác động vào để chuyển thành sản phẩm, dịch vụ. Trong nhiều trƣờng hợp giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Bên cạnh đó để tiến hành sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp có thể phải sử dụng cùng lúc nhiều loại NVL. Chính vì vậy việc dự trữ NVL, phối hợp các NVL với nhau theo mức độ hợp lý là hết sức quan trọng. Do vậy, yêu cầu NVL phải đƣợc sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nhằm tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu số lƣợng và chất lƣợng, giá thành hạ từ đó đạt đến mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận, vị thế cạnh tranh cao. 1.2. Khái niệm, vai trò của quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm về quản trị nguyên vật liệu Quản trị là sự tác động có mục đích của chủ thể lên đối tƣợng bị quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra của tổ chức. Từ khái niệm trên cho thấy quản trị bao gồm hai bộ phận: - Chủ thể quản trị: Là tác nhân tạo ra tác động của quản trị hay ta có thể hiểu đây chính là ngƣời ra các quyết định cho tổ chức. - Đối tƣợng và khách thể quản trị: Đây là đối tƣợng tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị bao gồm: các nhà, tập thể ngƣời lao động hay tƣ liệu sản xuất… Nhƣ vây, quản trị nguyên vật liệu là các hoạt động liên quan tới việc quản lý dòng nguyên vật liệu vào, ra của doanh nghiệp. Đó là quá trình phân nhóm theo chức năng và quản lý theo chu kỳ hoàn thiện của dòng nguyên vật liệu, từ việc mua và kiểm soát bên trong các nguyên vật liệu sản xuất đến kế hoạch và kiểm soát công việc trong quá trình lƣu chuyển của nguyên vật liệu đến công tác kho tàng vận chuyển và phân phối thành phẩm. 1.2.2. Yêu cầu quản trị nguyên vật liệu Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có hiệu quả ngày càng đƣợc coi trọng làm sao để cùng một khối lƣợng NVL, có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, có giá thành hạ nhất mà vẫn đảm bảo chất lƣợng. Do vậy công tác quản trị NVL là vấn đề tất yếu, khách quan, nó cần thiết cho mọi phƣơng thức sản xuất kinh doanh. Việc quản trị có tốt hay không phụ thuộc vào khả năng và trình độ của cán bộ quản lý. Đối với doanh nghiệp kinh doanh việc quản lý NVL có thể xem xét trên các khía cạnh sau: - Trong khâu thu mua: Các doanh nghiệp phải tiến hành cung ứng thƣờng xuyên nguồn NVL đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu của sản xuất. Muốn vậy trong khâu thu mua cần quản lý tốt về mặt khối lƣợng, quy cách, chủng loại vật liệu sao cho phù hợp với nhu cầu sản xuất cần phải tìm đƣợc nguồn thu NVL với giá hợp lý với giá trên thị trƣờng, chi phí mua thấp. Điều này góp phần giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành. - Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất đƣợc liên tục phải dự trữ NVL đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhƣng cũng không đƣợc dự trữ quá lƣợng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hóa học của vật liệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết với mức tối đa và tối thiểu cho sản xuất, xây dựng định mức 7 tiêu hao NVL trong sử dụng cũng nhƣ định mức hao hụt hợp lý trong vận chuyển và bảo quản. - Trong khâu sử dụng: Doanh nghiệp cần cung cấp NVL đúng lúc, đúng số lƣợng, chất lƣợng cũng nhƣ đúng thời gian cho quá trình sản xuất. Không những vậy, doanh nghiệp còn phải tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá NVL có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, trong khâu sử dụng phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong sản xuất kinh doanh đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. - Trong khâu thu hồi phế liệu: Bất cứ một doanh nghiệp nào số phế liệu và phế phẩm rất nhiều, có thể sử dụng lại hay đƣa vào tái sản xuất, thanh lý hay bán cho các đơn vị có thể tái sản xuất, chế biến thành các sản phẩm khác. Do vậy, việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cần phải đƣợc tổ chức tốt và chặt chẽ nhằm tiết kiệm đƣợc chi phí NVL đồng thời có thể giảm giá thành. 1.2.3. Vai trò của quản trị nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng; nó là một đối tƣợng lao động và là một trong ba yếu tố của sản xuất kinh doanh. Quản trị NVL tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm đƣợc chi phí trong sản xuất, điều đó có nghĩa làm giảm giá thành sản phẩm giúp doanh nghiệp có đƣợc những lợi thế trong cạnh tranh về giá. Giúp doanh nghiệp tiến hành sản xuất kinh doanh một cách khoa học, tránh đƣợc việc ngừng trệ khi không có nguyên vật liệu để sản xuất. Tận dụng đƣợc tối đa nguồn lực của doanh nghiệp nhờ việc tính toán các định mức NVL để tránh việc thất thoát, tiết kiệm thời gian trong hoạt động quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp tránh đƣợc những thất thoát không đáng có trong quá trình sản xuất. Nếu doanh nghiệp sản xuất quản trị NVL không tốt sẽ khiến cho công việc sản xuất gặp khó khăn, nếu lƣợng cung ứng quá lớn hoặc quá ít cũng đều khiến cho hoạt động sản xuất không đem lại hiệu quả tối ƣu cho doanh nghiệp. 1.3. Nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Quy trình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp đƣợc thể hiện ở sơ đồ sau: 8 Sơ đồ 1.1: Quy trình quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp Xây dựng định mức tiêu dùng Lập kế hoạch mua sắm, sử dụng, dự trữ NVL Phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ NVL Tổ chức tiếp nhận NVL Tổ chức công tác hạch toán kế toán Tổ chức thu hồi phế liệu Tổ chức cấp phát NVL Tổ chức quản lý NVL dự trữ trong kho (Nguồn: Giáo trình quản trị kinh doanh, NXB Đại học kinh tế quốc dân, năm 2004) 1.3.1. Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu 1.3.1.1. Khái niệm mức tiêu dùng nguyên vật liệu Mức tiêu dùng NVL là lƣợng NVL tiêu dùng tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phảm hoặc một chi tiết sản phẩm, hoặc hoàn thành một khối lƣợng công việc trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định. 1.3.1.2. Sự cần thiết của định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng NVL là một yêu cầu khách quan để quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: - Là căn cứ quan trọng để đảm bảo lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tƣ của doanh nghiệp. - Việc xây dựng định mức và thực hiện mức tiêu dùng NVL góp phần quan trọng để sử dụng NVL hợp lý và tiết kiệm. - Định mức tiêu dùng NVL là một trong những nhân tố cấu thành của tổ chức lao động khoa học ở doanh nghiệp, để tiết kiệm lao động xã hội. - Mức tiêu dùng NVL còn là thƣớc đo phản ánh chi phí về vật chất, vậy có thể dùng định mức để hƣớng dẫn sử dụng, kiểm tra quá trình sử dụng và đánh giá tính hợp lý và tiết kiệm trong việc sử dụng NVL trong doanh nghiệp. - Dựa vào định mức tiêu dùng NVL có thể làm căn cứ để tính giá thành kế hoạch cho sản phẩm, từ đó có phƣơng hƣớng nhằm hạ giá thành sản phẩm. 9 1.3.1.3. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Phƣơng pháp định mức tiêu dùng NVL có ý nghĩa quyết định đến chất lƣợng của các mức đã đƣợc xác định. Tùy theo từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phƣơng pháp định mức thích hợp. Trong thực tế các phƣơng pháp xây dựng định mức đƣợc sử dụng là:  Phương pháp định mức theo thống kê báo cáo Là phƣơng pháp định mức dựa vào những số liệu thực chi NVL để sản xuất sản phẩm trong kỳ báo cáo rồi dùng phƣơng pháp bình quân gia quyền để xác định mức. - Ưu điểm: Đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất, do đó phƣơng pháp này đƣợc sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp. - Nhược điểm: Độ chính xác không cao. - Điều kiện áp dụng: Khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ báo cáo không có những thay đổi lớn.  Phương pháp thí nghiệm, kinh nghiệm Thực chất của phƣơng pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có thể kết hợp với kinh nghiệm sản xuất để định mức từng NVL. Tuỳ điều kiện, tính chất NVL và sản phẩm sản xuất để xác định nội dung và phạm vi, thí nghiệm có thể đƣợc thực hiện trong sản xuất (thực nghiệm) hoặc trong phòng thí nghiệm. - Ưu điểm: Dễ tiến hành, kết quả rõ ràng, chính xác hơn phƣơng pháp thống kê báo cáo. - Nhược điểm: Phƣơng pháp này mang tính chất cá biệt, các số liệu rút ra qua thí nghiệm chƣa cho phép phân tích thật khách quan và cụ thể từng nhân tố ảnh hƣởng đến mức, còn mang tính tổng hợp. - Điều kiện áp dụng: Định mức cho sản phẩm mới, vật liệu hoá chất, các sản phẩm dùng vật liêụ có phẩm chất không ổn định.  Phương pháp phân tích tính toán Là phƣơng pháp kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật trên cơ sở nghiên cứu những nhân tố ảnh hƣởng đến tiêu hao NVL. - Ưu điểm: Khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của hai phƣơng pháp trên, kết quả chính xác và khoa học. Mức đƣợc phân tích chi tiết và tính toán cụ thể hơn, có căn cứ khoa học hơn và có tính đến việc áp dụng các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến. Khi sử dụng phƣơng pháp này, mức tiêu dùng NVL luôn nằm trong trạng thái đƣợc cải tiến. - Nhược điểm: Đòi hỏi một lƣợng thông tin tƣơng đối lớn, điều đó có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tƣơng đối tốt. Việc xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu chính xác và đƣa mức đó vào áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trong nhất để thực hiện tiết kiệm vật liệu có cơ sở quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu. Mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn là căn cứ để tiến hành kế hoạch hoá cung ứng và sử dụng vật liệu tạo điều kiện cho hạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua và thực hành tiết kiệm trong doanh nghiệp. 10 1.3.2. Đảm bảo nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh Đảm bảo toàn vẹn số lƣợng và chất lƣợng nguyên vật liệu là một điều rất cần thiết trong doanh nghiệp vì nó là nơi tập trung thành phần của doanh nghiệp trƣớc khi đƣa vào sản xuất và tiêu thụ. 1.3.2.1. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khác nhau. Điều này cho thấy để đảm bảo quá trình sản xuất và chất lƣợng sản phẩm của công ty đã phải sử dung một khối lƣợng vật liệu cần dùng tƣơng đối lớn, đa dạng về chủng loại. Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vƣợt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp nguyên vật liệu phải đƣợc tổ chức một cách hợp lý đảm bảo đủ số lƣợng đồng bộ, đúng chất lƣợng và đúng thời gian. a. Xác định cung ứng nguyên vật liệu theo số lƣợng Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm bảo đủ về số lƣợng. Nghĩa là nếu cung cấp với số lƣợng quá lớn gây ra ứ đọng vốn và do đó dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Nhƣng ngƣợc lại nếu cung cấp không đủ về số lƣợng sẽ ảnh hƣởng đến quá trình sản xuất kinh doanh không đƣợc liên tục. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp không hoàn thành về việc cung ứng NVL hay do thiếu NVL dẫn dến không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Để phân tích tình hình cung ứng NVL về số lƣợng cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp của từng loại NVL theo công thức sau: Số lƣợng NVL loại i thực tế Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch nhập trong kỳ cung ứng về khối lƣợng NVL = x 100% Số lƣợng NVL loại i cần mua loại i (KH trong kỳ) Số lƣợng NVL loại i cần mua theo kế hoạch trong kỳ đƣợc xác định bằng nhiều cách. Song cách thông dụng nhất là tính lƣợng NVL cần dùng theo công thức: Mi = Q. Mi Trong đó : + Mi là nhu cầu về số lƣợng NVL I trong kỳ + Q là số lƣợng sản phẩm hay chi tiết cần sản xuất trong kỳ + Mi là định mức hao phí NVL i cho một sản phẩm hoặc chi tiết Việc thu mua NVL không hoàn thành kế hoạch có thể do nhiều nguyên nhân: - Doanh nghiệp giảm hợp dồng sản xuất loại sản phẩm hay chi tiết nào đó, bởi vậy giảm số lƣợng NVL cần cung ứng. - Doanh nghiệp giảm hợp đồng thu mua trên cơ sở tiết kiệm đƣợc hao phí NVL đã đạt đƣợc. - Hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, khó khăn về phƣơng tiện, … b. Cung ứng NVL theo chủng loại Một trong những nguyên tắc của việc phân tích tình hình cung ứng NVL là phải 11 phân tích từng loại nguyên vật liệu chủ yếu. Khi phân tích tình hình cung ứng từng loại NVL chủ yếu cần phân biệt NVL có thể thay thế đƣợc và NVL không thể thay thế đƣợc. + NVL có thể thay thế đƣợc là loại NVL có giá trị sử dụng tƣơng đƣơng, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lƣợng sản phẩm. Khi phân tích loại NVL này, ngoài các chỉ tiêu về số lƣợng, chất lƣợng cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cả các loại NVL thay thế). + Nguyên vật liệu không thay thế đƣợc là loại NVL mà trong thực tế không có NVL khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng, tác dụng của sản phẩm. c. Đảm bảo cung ứng NVL về mặt đồng bộ Để sản xuất một loại sản phẩm, cần nhiều loại vật liệu khác nhau theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác, các NVL này không thể thay thế bằng các loại NVL khác đƣợc. Chính vì vậy, việc cung ứng NVL phải đảm bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đƣợc hoàn thành và hoàn thành vƣợt mức chỉ tiêu đã đặt ra. d. Đảm bảo cung ứng NVL về chất lƣợng Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng nguyên vật liệu cần đảm bảo đầy đủ về chất lƣợng là một yêu cầu cần thiết. Bởi vậy, nguyên vật liệu tốt hay xấu sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Do đó, khi nhập NVL phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu các hợp đồng đã ký để đánh giá NVL đã đáp ứng tiêu chuẩn, chất lƣợng hay chƣa. Để phân tích chất lƣợng NVL, có thể dùng chỉ tiêu chỉ số chất lƣợng hay hệ số loại: - Chỉ số chất lƣợng NVL (Icl) là tỉ số giữa giá buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn bình quân cung ứng theo kế hoạch.  M xS = M il Icl ik il  M xS M ik : ik ik Trong đó: + Mil,Mik: Khối lƣợng NVL từng loại theo cấp bậc chất lƣợng loại I kỳ thực tế và kỳ kế hoạch (tính theo đơn vị hiện vật). + Sik: Đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lƣợng loại loại I kỳ kế hoạch. + Icl: càng lớn hơn 1, chứng tỏ chất lƣợng NVL nhập kho càng cao. Trong thực tế, công thức trên còn bộc lộ hạn chế là: Khi giá cả biến động chƣa phản ánh đúng chất lƣợng NVL. Vì giá NVL tăng hay giảm còn phụ thuộc và cung – cầu NVL trên thị trƣờng. Nhƣ vây, công thức trên chỉ đúng trong trƣờng hợp thị trƣờng không biến động hoặc biến động rất ít. - Hệ số loại là tỉ số giữa tổng giá trị NVL theo cấp bậc chất lƣợng với tổng giá trị NVL cung ứng theo giá loại chấp bậc chất lƣợng cao nhất. e. Tính kịp thời của việc cung ứng NVL 12 Cung ứng NVL kịp thời là cung ứng đúng thời gian đặt ra của doanh nghiệp. Thông thƣờng, thời gian cung ứng NVL xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tình hình dự trữ cần cung cấp trong kỳ. Điều kiện quan trọng để đảm bảo cho việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp hoàn thành tốt và nhịp nhàng là phải cung ứng những loại NVL cần thiết một cách kịp thời trong cả một thời gian dài (tháng, quý, năm). Trong nhiều trƣờng hợp, nếu xét về mặt khối lƣợng cung ứng một loại vật tƣ nào đó trong một kỳ kinh doanh thì doanh nghiệp vẫn đảm bảo, nhƣng do việc cung ứng không kịp thời đã dẫn đến sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp bị ngừng trệ vì chờ đợi NVL. 1.3.2.2. Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ Tại các doanh nghiệp xây dựng: các sản phẩm chủ yếu là công trình mà khi các công trình đƣợc khởi công thì khối lƣợng nguyên vật liệu thƣờng đƣợc chuyển thẳng tới các công trình để đƣa vào trực tiếp thi công. Tuy nhiên để tránh sự biến động của nguyên vật liệu nên việc dự trữ nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết. Tại doanh nghiệp có thể áp dụng các phƣơng pháp dự trữ sau: a. Dự trữ thường xuyên Dự trữ thƣờng xuyên là lƣợng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong điều kiện cung ứng bình thƣờng. Lƣợng dự trữ thƣờng xuyên mỗi loại tính theo công thức: DTtx = Tcƣ * ĐMth Trong đó: DTtx: Lƣợng dự trữ thƣờng xuyên. Tcƣ: Thời gian, ngày cung ứng trong các điều kiện bình thƣờng ĐMth: Định mức sử dụng (tiêu hao trong một ngày) b. Lượng dự trữ bảo hiểm Lƣợng dự trữ bảo hiểm là lƣợng dự trự nhằm bảo đảm quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không bình thƣờng. Để xác định đƣợc mức dự trữ có thể dựa vào các cơ sở sau: - Mức thiệt hại vật chất do nguyên vật liệu gây ra. - Các số liệu thống kê về số lần, lƣợng vật liệu cũng nhƣ số ngày mà ngƣời cung cấp không cung ứng đúng hạn. - Các dự báo về biến động trong tƣơng lai. Lƣợng dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể đƣợc tính theo công thức đơn giản sau: DTbh = tsl * ĐMth Trong đó: DTbh : Lƣợng nguyên vật liệu đƣợc dụ trữ bảo hiểm. tsl :Thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiện. ĐMth : Định mức trong một ngày. 13 c. Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Để hoạt động đƣợc tiến hành bình thƣờng trong mọi điều kiện doanh nghiệp đƣợc tính toán, lƣợng nguyên vật liệu đƣợc dự trữ tối thiểu cần thiết bằng tổng lƣợng dự trữ thƣờng xuyên và dự trữ bảo hiểm. DTttct = DTtx + DTbh Trong đó: DTttct: Là lƣợng dự trữ tối thiểu cần thiết. Nhƣ vậy, lƣợng nguyên vật liệu dự trữ tối thiểu cần thiết đảm bảo sản xuất tiến hành liên tục cả trong điều kiện cung ứng bình thƣờng và cả trong điều kiện cung ứng không bình thƣờng, gặp phải các trắc trở nhất định về thời gian, số lƣợng và chất lƣợng. Ngoài ra, doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lƣợng dự trữ theo mùa. Các doanh nghiệp sản xuất từ nguyên vật liệu mang tính thời vụ nhƣ nông, lâm, hải sản thƣờng cố gắng mở rộng thời gian sản xuất bằng cách nghiên cứu cung cấp dịch vụ kỹ thuật cải tạo giống cây trồng, vật nuôi để kéo dài thời gian mùa vụ thu hoạch chúng; đồng thời, doanh nghiệp phải có chính sách giá cả hợp lý, khuyến khích nông dân kéo dài thời gian mùa vụ thu hoạch và cung cấp ổn định cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có tính chất mùa vụ sẽ phải xác định lƣợng hàng hóa dự trữ theo mùa vụ đến lúc đem sản phẩm tiêu thụ. Thời gian lƣu kho mang tính chất mùa vụ phụ thuộc vào cầu về sản phẩm theo mùa của từng mùa vụ cụ thể. 1.3.2.3. Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và số nhu cầu vật tƣ đƣợc xét duyệt phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lƣợng đủ về số lƣợng, hợp lý về giá cả. 1.3.3. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Kế hoạch mua sắm NVL chịu ảnh hƣởng của nhiều nhân tố khác nhau: - Kế hoạch sản xuất sản phẩm trên cơ sở cầu thị trƣờng và các nhân tố khác. - Tình hình giá cả và các yếu tố cạnh tranh trên thị trƣờng NVL. - Định mức tiêu dùng NVL. - Tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. - Năng lực kho tàng của doanh nghiệp… Nội dung:  Xác định số lƣợng NVL cần cung ứng: Mỗi loại NVL cần mua sắm kỳ kế hoạch thƣờng bao gồm 3 bộ phận: Nhu cầu NVL cho sản xuất, NVL bị hƣ hỏng, mất mát trong quá trình lƣu kho, nhu cầu NVL cần dự trữ đề phòng sự biến động của thị trƣờng. Khi lập kế hoạch mua sắm NVL, doanh nghiệp phải xác định chính xác mẫu mã và chất lƣợng từng loại NVL phù hợp với yêu cầu của sản xuất. Lƣợng NVL cần mua trong kỳ kế hoạch thƣờng đƣợc xác định nhƣ sau: Lượng NVL cần mua trong kỳ = Lượng NVL cần dùng trong kỳ 14 + Lượng NVL dự trữ đầu kỳ - Lượng NVL dự trữ cuối kỳ  Xác định chất lƣợng và dự kiến ngƣời cung ứng: Các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ hoặc doanh nghiệp dịch vụ thƣờng có nhu cầu về NVL rất ít sẽ xác định ngƣời cung ứng dựa vào kinh nghiệm đã tích luỹ trong quá trình tổ chức mua sắm. Các doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu NVL lớn, do đó sẽ phải dựa trên cơ sở phân tích và dự báo các thông tin về quãng đƣờng, phƣơng tiện và chi phí vận chuyển tƣơng ứng, tính tin cậy của việc cung ứng, giá cả từng loại NVL, hệ thống kho tàng trung gian… để xác định ngƣời cung ứng. 1.3.4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu 1.3.4.1. Tổ chức thu mua nguyên vật liệu Nhu cầu tiêu dùng xã hội ngày càng phát triển không ngừng, để đáp ứng đầy đủ nhu cầu đó buộc quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải đƣợc diễn ra một cách thƣờng xuyên, xu hƣớng ngày càng tăng về quy mô, nâng cao chất lƣợng sản phẩm. Chính vì vậy các doanh nghiệp cần phải tiến hành cung ứng thƣờng xuyên nguồn nguyên vật liệu đầu vào, đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất. Muốn vậy trong khâu thu mua cần phải quản lý tốt về mặt khối lƣợng, quy cách, chủng loại nguyên vật liệu sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, cần phản tìm đƣợc nguồn thu mua nguyên vật liệu với giá mua hợp lý với giá trên thị trƣờng, chi phí thu mua thấp. Điều này góp phần vào việc giảm tối thiểu chi phí, hạ thấp giá thành của sản phẩm. Trong quá trình thu mua nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần tiến hành tính giá nguyên vật liệu một cách chính xác vì giá thành nguyên vật liệu là thành phần chính để giúp doanh nghiệp tính đƣợc giá thành sản phẩm sản xuất. Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu thƣờng đƣợc sử dụng là: - Giá thực tế nhập kho Tùy thuộc vào nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu đƣợc xác định nhƣ sau: + Đối với vật liệu mua ngoài: Trị giá của NVL mua ngoài bao gồm: giá mua ghi trên hóa đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có). + Các chi phí mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí kho bãi, tiền phạt, bồi thƣờng, chi phí nhân viên,…), các khoản giảm giá, chiết khấu (nếu có). Từ ngày 01/01/1999 các doanh nghiệp phải thực hiện luật thuế GTGT. Do đó, đối với NVL mua ngoài dùng cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT đƣợc hạch toán nhƣ sau: + Đối với đơn vị áp dụng cách tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp: Giá trị NVL mua ngoài là giá thực tế phải trả ngƣời bán bao gồm cả thuế GTGT. + Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công: Trị giá thực tế là giá thực tế thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, đến nơi thuê chế biến và từ đó doanh nghiệp cũng với số tiền phải trả cho các đơn vị nhân gia công chế biến. + Đối với NVL góp vốn liên doanh: Trị giá thực tế của NVL nhận vốn góp liên doanh là giá trị thực tế đƣợc các bên tham gia góp vốn liên doanh chấp nhận. + Phế liệu đƣợc đánh giá theo giá ƣớc tính: Giá thực tế có thể đƣợc sử dụng hoặc có thể đƣợc bán. - Giá thực tế xuất kho 15