Tài liệu Hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty tnhh starprint việt nam

1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong xu hướng phát triển chung của nền kinh tế thế giới cũng như xu thế phát triển chung của nền kinh tế nước ta hiện nay thì các doanh nghiệp đang ngày càng trở nên thích nghi hơn với guồng quay sôi động của nền kinh tế thị trường [17,trang 5]. Nhưng dù vậy thì hầu hết các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Starprint Việt Nam nói riêng đang đứng trước những thử thách phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm của mình. Điều này đòi hỏi phải có sự quan tâm tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tới các phương pháp Marketing, cũng như các quy trình nội bộ đạt hiệu quả. Muốn đạt được những mục tiêu này chúng ta phải dựa vào một tài sản lớn nhất của mình đó là “nguồn nhân lực” [12, trang 1]. Mặc dù nhà máy, trang thiết bị và tài sản tài chính là nguồn tài nguyên mà các tổ chức cần có, thế nhưng con người - nguồn nhân lực vẫn là đặc biệt quan trọng. Nguồn nhân lực đảm bảo nguồn sáng tạo trong mọi tổ chức. Con người thiết kế và sản xuất ra hàng hóa và dịch vụ, kiểm tra chất lượng, đưa sản phẩm ra bán trên thị trường, phân bố nguồn tài chính, xác định các chiến lược chung và mục tiêu cho tổ chức đó. Không có những con người làm việc có hiệu quả thì mọi tổ chức đều không thể nào đạt tới các mục tiêu của mình. Từ Pohang đến Petaluma, các quyết định của các nhà quản trị đều định hình mối quan hệ giữa tổ chức và công nhân viên của mình [18, trang 9]. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản trị nguồn nhân lực,Công ty TNHH Starprint đã có chiến lược hoàn thiện công tác quản trị nhân lực phù hợp xu thế quản trị hiện đại nhằm khai thác và huy động nguồn nhân lực, nâng cao sức cạnh tranh thì mới tồn tại và phát triển bền vững trong điều kiện mới. Mặc dù vậy, cho đến nay lĩnh vực quản trị nhân lực của Công ty TNHH Starprint vẫn còn bộc lộ một số bất cập sau: - Hoạt động phân tích công việc, xây dựng hệ thống định mức và đánh giá thực hiện công việc đối với người lao động chưa được quan tâm. - Công tác đào tạo, phát triển nhân lực chưa được quan tâm đầu tư thích đáng, hiệu quả đào tạo thấp. 2 - Hệ thống tiền lương, kích thích vật chất, tinh thần đối với lao động chưa thực sự hiệu quả. Bản thân em là một sinh viên học ngành Quản Trị kinh Doanh, sau bốn năm học tại trường và khoảng thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, em đã nhận thấy được tính cấp thiết của vấn đề quản trị nguồn nhân lực vì lẽ đó em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH Starprint Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Hy vọng, đây sẽ là một đề tài mang tính thiết thực và hữu ích vào các hoạt động chung của công ty nhằm nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian sắp tới. 2. Tổng quan đề tài nghiên cứu - Lý thuyết và thực tiễn phát triển ở tất cả các nước trên thế giới đã cho thấy nguồn nhân lực đóng vai trò hết sức quan trọng đối với quá trình tăng trưởng và phát triển kinh tế. Theo Adam Smith, người được mệnh danh là “ông tổ của kinh tế học thị trường”, đánh giá cao vai trò của nguồn nhân lực, xem đó là động lực quan trọng cho tăng trưởng kinh tế, từ đó xuất hiện trường phái động lực học của tăng trưởng kinh tế. Trong khi đó, Robert M.Solow, nhà kinh tế học người Mỹ được nhận giải thưởng Nobel kinh tế năm 1987, người được mệnh danh là “ông tổ của tăng trưởng kinh tế”, lại đánh giá cao vai trò của yếu tố tư bản con người cùng với khoa học và công nghệ trong tăng trưởng kinh tế hiện đại. Bên cạnh đó, các nhà kinh tế theo trường phái tổng cung cũng đánh giá cao vai trò của yếu tố tư bản con người do đào tạo nguồn nhân lực mang lại. Nhận thức rõ vai trò quan trọng của nguồn nhân lực trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này. Cụ thể nước ta đã có một số công trình nghiên cứu sau: ƒ Công trình nghiên cứu cấp nhà nước: - Đề tài: “Phân tích biến động nguồn nhân lực và một số giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro nguồn nhân lực trong ngành chế biến gỗ gia dụng trên địa bàn Tp.HCM ”. - Chủ nhiệm đề tài: TS. Nguyễn Quang Thu 3 - Kết quả đạt được:Phân tích thực trang và đưa ra các chính sách chiến lược dài hạn giảm thiểu rủi ro nguồn nhân lực trong ngành chế biến gỗ gia dụng trên địa bàn Tp.HCM [20]. ƒ Công trình nghiên cứu cấp bộ: - Đề tài:“ Nghiên cứu đề xuất hệ thống chính sách và xây dựng chương trình đào tạo nguồn nhân lực cho ngành vận tải hàng không giai đoạn 2008-2015”. - Chủ nhiệm đề tài: TS. Dương Cao Thái Nguyên. - Kết quả đạt được: Nghiên cứu đề xuất hệ thống chính sách và xây dựng chương trình đào tạo nguồn nhân lực cho ngành vận tải hàng không giai đoạn 2008-2015 [19]. ƒ Công trình nghiên cứu cấp trường. - Đề tài: “Giải pháp phát triển nguồn lực giảng viên cơ hữu cho Khoa Kinh Tế Quản Trị Kinh Doanh” - Chủ nhiệm đề tài: TS. Đoàn Mỹ Hạnh và ThS. Tạ Thị Hồng Hạnh. - Kết quả đạt được: Nghiên cứu thực trạng nguồn lực giảng viên cơ hữu của khoa kinh tế- Quản trị kinh doanh và đưa ra các giải pháp phát triển nguồn lực giảng viên cơ hữu của khoa [21]. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Đề tài này nhằm làm rõ những vấn đề lý luận về nhân lực và quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Starprint trong những năm gần đây. - Đề xuất định hướng và một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực của Công ty TNHH Starprint VN trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của luận văn là: Những vấn đề về hoạch định, tuyển dụng, bố trí và sử dụng, tạo động lực, khuyến khích, đào tạo và phát triển nhân lực tại Công ty TNHH Starprint VN. - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Công ty TNHH Starprint 4 + Về thời gian: Số liệu khảo sát nghiên cứu qua hai năm 2007-2008. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu lý thuyết về nguồn nhân lực, phương pháp nghiên cứu tại bàn giấy. Ngoài ra, luận văn còn sử dụng những phương pháp sau: - Phương pháp thống kê: Được dùng để đánh giá cơ cấu chất lượng lao động, cùng với việc bố trí nhân sự, điều hành hoạt động của Công ty. - Phương pháp điều tra bằng trao đổi, đàm thoại: Là phương pháp thu thập thông tin theo một chương trình đã định qua việc trò chuyện, trao đổi trực tiếp với người được khảo sát. Phương pháp này chúng tôi chủ yếu áp dụng đối với các cá nhân là trưởng bộ phận trong Công ty để thu thập thêm thông tin về tình hình sử dụng lao động của họ tại từng bộ phận để hỗ trợ cho việc phân tích các dữ kiện liên quan. - Phương pháp thu thập số liệu: Để có căn cứ trong việc nghiên cứu, đánh giá rút ra những kết luận và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực của Công ty, luận văn sử dụng các hệ thống số liệu sơ cấp và thứ cấp. 6. Điểm mới của đề tài. ™ Về lý thuyết: Dựa trên kết quả phân tích các lý thuyết về: Tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. ™ Về thực tiễn: - Luận văn đã phân tích thực trạng về công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH Starprint Việt Nam. - Đề xuất một số giải pháp nhằm và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH Starprint Việt Nam. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài các phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1 : Cơ sở lý thuyết về công tác quản trị nguồn nhân lực Chương 2 : Thực trạng về công tác QTNNL tại công ty TNHH Starprint VN. Chương 3 : Hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực. 5 CHUƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.1. NHÂN LỰC VÀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Nhân lực - Bất cứ tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con người hay còn gọi là nguồn nhân lực. Do đó, có thể nói: Nhân lực của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động làm việc cho tổ chức đó. Nhân lực của một tổ chức hình thành trên cơ sở các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định [16, trang 1]. Mỗi con người cụ thể sẽ đảm nhiệm một chức vụ hay vị trí công tác nào đó trong tổ chức. Trong doanh nghiệp, nhân lực là một nguồn tài nguyên đắt giá, quý báu nhất và thường là một lợi thế cạnh tranh mang tính quyết định . - Nhân lực có ảnh hưởng rất lớn đến trình độ quản lý và trình độ sử dụng các yếu tố kinh doanh, nhân lực là yếu tố năng động, tích cực của mọi quá trình sản xuất kinh doanh. Nhân lực trở thành nguồn lực quan trọng nhất của doanh nghiệp, bên cạnh các nguồn lực khác như: Tài chính, công nghệ, máy móc, kỹ thuật …. 1.1.1.2. Quản trị nhân lực - Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con nguời. - Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về vấn đề quản trị nhân lực. + Theo Giáo sư người Mỹ Dinock cho rằng:“Quản trị nhân lực bao gồm toàn bộ những biện pháp và thủ thuật áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả những trường hợp xẩy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”, còn Giáo sư Felix Migro thì cho rằng:“Quản trị nhân lực là nghệ thuật chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể được” [14, trang 8]. + Quản trị nguồn nhân lực là việc quản lý con người ở một đơn vị tổ chức, một công ty, một doanh nghiệp. Điều này bao gồm tất cả các chính sách, các điều lệ, các tiêu 6 chuẩn tuyển chọn, huấn luyện, đánh giá và trả công cho nhân viên, kể cả các quan tâm về công bằng, phúc lợi, sức khỏe và an toàn lao động [11, trang 5]. + Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên [16, trang 4]. - Song dù tiếp cận ở góc độ nào thì quản trị nhân lực vẫn là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của một tổ chức về mặt số lượng và chất lượng, khai thác hợp lý và hiệu quả nhất về năng lực, sở trường của người lao động nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và từng người lao động trong doanh nghiệp. - Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường. Tầm quan trọng của quản trị nhân lực trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người. Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành và quyết định sự thành bại của tổ chức. Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức. Nhân viên có các năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức công đoàn để bảo vệ quyền lợi của họ, hành vi của họ có thể thay đổi phụ thuộc vào chính bản thân họ hoặc sự tác động của môi trường xung quanh. Do đó, quản trị nguồn nhân lực là một hoạt động khó khăn, phức tạp hơn nhiều so với quản trị các nguồn lực khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh [16, trang 2]. Nguồn nhân lực là một nguồn lực không thể thiếu của tổ chức nên quản trị nhân lực chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong tổ chức. Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồn nhân lực, vì suy đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người. 1.1.2. Mục tiêu của công tác quản trị nguồn nhân lực. - Mục tiêu xã hội: Quản trị nguồn nhân lực tạo công ăn việc làm, giáo dục, động viên người lao động phát triển phù hợp với tiến bộ xã hội, làm trong sạch môi trường xã hội. 7 - Mục tiêu kinh tế: Quản trị nguồn nhân lực nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả nhất sức lao động, tăng năng suất lao động. Thông qua đó để tăng hiệu quả kinh tế, tạo tích luỹ cho doanh nghiệp, thỏa mãn nhu cầu trang trải các chi phí, tái sản xuất và mở rộng sản xuất . - Mục tiêu củng cố và phát triển tổ chức: Quản trị nhân lực là một lĩnh vực quản trị doanh nghiệp và cũng là một phương tiện để khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn nội lực, là nhân tố khẳng định giá trị vô hình của tổ chức, thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. - Mục tiêu thực hiện các chức năng, nhiệm vụ tổ chức: Mỗi doanh nghiệp đều có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị riêng mà trong đó sự thống nhất về tổ chức và hiệu lực của bộ máy phụ thuộc vào năng lực, trình độ tổ chức của các cấp quản trị và của nhân viên thực hiện trong doanh nghiệp. Hoạt động của quản trị nhân lực đáp ứng yêu cầu về sự thống nhất và tính hiệu lực của bộ máy. 1.1.3. Tầm quan trọng của công tác quản trị nguồn nhân lực. - Không có một hoạt động nào của tổ chức mang lại hiệu quả nếu thiếu quản trị nhân lực, quản trị nhân lực gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị trí nhất định trong bộ máy tổ chức, để đảm bảo cho quá trình hoạt động có hiệu quả của doanh nghiệp, cả trong hiện tại và tương lai. Quản trị nhân lực thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại của tổ chức. - Trong thời đại ngày nay, quản trị nhân lực có tầm quan trọng ngày càng tăng vì một số lý do sau: + Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, do đó đặc trưng nổi bật là tính cạnh tranh. Các tổ chức quản trị nói chung và kinh doanh nói riêng buộc phải cải thiện tổ chức, trong đó yếu tố con người là quyết định. Việc tìm đúng người phù hợp để giao đúng việc, hay đúng cương vị đang là vấn đề đáng quan tâm đối với mọi hình thức tổ chức hiện nay. + Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế “mở” buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng, do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào 8 tạo, điều động nhân lực trong bộ máy tổ chức như thế nào nhằm đạt hiệu quả tốt nhất đang được mọi giới quan tâm. + Nghiên cứu quản trị nhân lực giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết cách đặt câu hỏi, biết cách lắng nghe tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, biết cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên một cách tốt nhất, biết cách lôi kéo nhân viên say mê với công việc và tránh được các sai lầm trong tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng công việc và nâng cao hiệu quả tổ chức [14, trang 11]. 1.1.4. Chức năng của quản trị nhân lực Hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng đặt ra cho quản trị nhân lực rất nhiều vấn đề cần giải quyết. Chức năng của quản trị nhân lực chính là những phương diện hoạt động cơ bản của nó. Bao gồm từ việc đối phó với những thay đổi của môi trường kinh doanh, những biến đổi không ngừng của thị trường lao động, những thay đổi pháp luật lao động…. Tuy nhiên, xét về tổng thể cũng có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo các nhóm: - Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực: Nhóm này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Để thực hiện được chức năng này, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ và thực trạng sử dụng nhân viên của mình để xác định công việc nào cần tuyển thêm người [16, trang 14]. Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực thường có các hoạt động: Dự báo và hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp…. - Nhóm chức năng đào tạo, phát triển: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động: Bồi dưỡng, nâng cao trình độ lành 9 nghề, cập nhật các kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ [16, trang 16]. - Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân sự trong doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm 2 chức năng nhỏ: Kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp. + Chức năng kích thích, động viên: Liên quan đến chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao. + Chức năng quan hệ lao động: Liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc. Việc giải quyết tốt chức năng quan hệ lao động sẽ giúp cho các doanh nghiệp tạo được không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, đồng thời làm cho nhân viên thoả mãn với công việc và doanh nghiệp [16, trang 17]. 1.2. NHỮNG NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP. 1.2.1. Hoạch định tài nguyên nhân lực - Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hoạch định nguồn nhân lực. Tuy nhiên tất cả đều có một điểm chung đó là việc phân tích nhu cầu nhân lực trong tương lai và đề ra các kế hoạch cụ thể để có nguồn nhân lực đó [13, trang 124]. - Hoạch định tài nguyên nhân lực là một tiến trình quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân lực của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi và dự kiến số lượng cũng như chất lượng về nhu cầu nhân sự cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp ở mỗi thời kỳ nhất định [14, trang 40] . - Việc hoạch định tài nguyên nhân lực cần được áp dụng theo phương pháp tiếp cận hệ thống mở, nghĩa là nó luôn có mối quan hệ giữa môi trường bên trong doanh nghiệp như: Các mục tiêu nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cầu nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống tổ chức quản lý doanh nghiệp, các chính sách về nhân lực, khen thưởng, đánh giá công việc….Đồng thời, cũng phải tính đến những tác động của 10 môi trường bên ngoài doanh nghiệp như: Trình độ học vấn chung của xã hội, quan hệ cung cầu trên thị trường lao động, điều kiện kinh tế, các đối thủ cạnh tranh, trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật ….[14, trang 41]. - Tiến trình hoạch định nhân lực thường được tiến hành theo 04 bước sau: MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC Bước 1 HOẠCH ĐỊNH TNNL Dự báo nhu cầu về TNNL Bước 4 Bước 3 Bước 2 Cung = Cầu Khả năng sẵn có về TNNL So sánh giữa nhu cầu về khả năng sẵn có Dư thừa nhân viên Khiếm dụng nhân viên Đề ra chính sách & kế hoạch Không hành động - Hạn chế tuyển dụng - Giảm giờ lao động - Về hưu sớm - Nghỉ tạm thời Tuyển mộ Tuyển chọn - Thuyên chuyển - Thăng chức - Giáng chức - Đào tạo phát triển Kiểm soát và đánh giá Nguồn:Sách quản trị nhân sự [13, trang 128] Sơ đồ 1.1. Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân lực 11 Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu - Khi dự báo về tài nguyên nhân lực, nhà quản trị cần phải suy xét kỹ nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp là việc quan trọng nhất và trên hết. Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự phòng trước tiên. Sau đó đến khối lượng sản phẩm doanh nghiệp. Sau cùng mới ước tính lực lượng lao động cần thiết đáp ứng với nhu cầu sản xuất . - Ngoài ra thực hiện bước này nhà quản trị cần tính đến các yếu tố sau: Kế hoạch kinh doanh của Công ty, số lượng người nghỉ và số người thay thế dự kiến, nguồn tài chính có sẵn, chất lượng và nhân cách của nhân viên, quyết định nâng cấp chất lượng dịch vụ hoặc mở rộng thị trường mới. - Trong quá trình dự báo nhu cầu về nhân lực, cần phải dự báo khả năng có sẵn về nguồn tài nguyên nhân sự có sẵn trong doanh nghiệp trước khi tìm từ nguồn bên ngoài. Bước 2: Đề ra chính sách - Sau khi phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của Công ty nhờ vào hệ thống thông tin thì sẽ dẫn đến tình huống: Thừa hoặc thiếu lao động, vì vậy sẽ xây dựng một số chính sách thủ tục kế hoạch cụ thể. Nếu doanh nghiệp đủ khả năng cung ứng nhân sự theo nhu cầu, doanh nghiệp có nên giữ nguyên chính sách cũ hay cần xắp xếp lại. Trong trường hợp dư thừa nhân viên, doanh nghiệp có chính sách như thế nào và hành động ra sao. Trong cả hai trường hợp trên cần phải cân nhắc cho phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, nhằm mục đích nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp. Bước 3: Thực hiện các kế hoạch - Sau khi đã có các chính sách và kế hoạch, nhà quản trị nguồn nhân lực sẽ phối hợp với các trưởng các bộ phận liên hệ để thực hiện chương trình và kế hoạch về nguồn nhân lực theo nhu cầu . Cụ thể có hai kế hoạch sau đây: + Trong trường hợp thiếu nhân viên, nhà quản trị cần thực hiện chương trình sắp xếp lại tài nguyên nhân lực theo quy trình: Thuyên chuyển, thăng chức và tuyển chọn nhân viên từ bên ngoài vào. + Trong trường hợp thừa nhân viên cần phải sử dụng biện pháp sau: Hạn chế việc tuyển dụng, giảm bớt giờ lao động, cho về hưu sớm, cho nghỉ tạm thời…. Bước 4: Kiểm tra và đánh giá 12 - Việc kiểm tra đánh giá không những là một giai đoạn trong quản trị nhân lực mà trong mỗi giai đoạn cần phải thường xuyên kiểm soát xem các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đề ra không để có những điều chỉnh kịp thời. Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để rút kinh nghiệm [13, trang130-142]. 1.2.2. Công tác tuyển dụng lao động 1.2.2.1. Phân tích công việc - Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc được giao [15, trang 30]. - Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc. - Ý nghĩa của việc phân tích công việc thể hiện qua sơ đồ sau: Phân tích công việc Bản tiêu chuẩn công việc Bản mô tả công việc Tuyển dụng, chọn lựa nhân viên Đào tạo, huấn luyện nhân viên Đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên Đánh giá công việc Trả công, khen thưởng nhân viên Nguồn: sách quản trị nguồn nhân lực [16, Trang 70]. Sơ đồ 1.2: Mô tả phân tích công việc - Ý nghĩa của phân tích công việc + Thứ nhất, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc trang thiết bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện 13 công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc [16, trang 69]. + Hai là, từ phân tích công việc cho phép xác định nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ lao động nhằm giúp cho họ có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ [11, trang 33] . + Thứ ba, phân tích công việc cho phép đánh giá những yếu tố có hại cho sức khỏe, tạo ra cơ sở để xác định các điều kiện cần thiết để khắc phục, loại trừ những ảnh hưởng có hại, cung cấp trang thiết bị bảo hộ lao động cần thiết cho người lao động. + Thứ tư, phân tích công việc tạo ra các thông tin cơ sở không thể thiếu để tính toán thù lao lao động, hiệu quả công việc, thành tích của người lao động khi tiến hành công việc. - Mục đích của việc phân tích công việc là để trả lời các câu hỏi sau : + Nhân viên thực hiện những công việc gì? + Khi nào công việc được hoàn tất? + Công việc được thực hiện ở đâu? + Nhân viên thực hiện công việc đó như thế nào? + Tại sao phải thực hiện công việc đó? + Để thực hiện công việc đó phải hội đủ các tiêu chuẩn về phẩm chất và trình độ nào? [ 13, trang 91] - Nội dung của phân tích công việc: Quá trình thực hiện phân tích công việc thường gồm các bước sau: Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất. Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có). Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau. 14 Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc sau đây: Phỏng vấn, bản câu hỏi và quan sát… Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó . Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. - Các thông tin cần thu thập cho phân tích công việc: Để phân tích công việc được chính xác cần phải thu thập được các loại thông tin sau đây: + Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc.... + Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng… + Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc [16, trang 70]. - Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc: Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc, nó tùy thuộc vào từng loại thông tin thu thập và tùy theo từng doanh nghiệp. Sau đây là một số phương pháp phổ biến: + Bảng câu hỏi: Phương pháp này được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Theo phương pháp này, cấp quản trị gửi cho các nhân viên những bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn. + Quan sát tại nơi làm việc: Phương pháp này được sử dụng chủ yếu đối với các công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay chân, như các công nhân trực tiếp sản xuất [13,trang 95]. 15 + Phỏng vấn: Phỏng vấn có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên hoặc với nhà quản trị. Phương pháp này rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện từng công việc của nhân viên, xác định nhu cầu cần đào tạo và xác định giá trị của công việc[16, tr 72]. + Phương pháp ghi chép nhật ký: Trong một số trường hợp, người thu thập thông tin yêu cầu nhân viên ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ. Nhờ đó mà vấn đề nhân viên phóng đại tầm quan trọng của công việc mình làm. + Bảng danh sách kiểm tra: Đây là danh sách các mục có liên quan đến công việc. Thường là cá nhân đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của họ được yêu cầu kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đang cần kiểm tra hay không. Danh sách kiểm tra rất hữu dụng vì các cá nhân rất dễ trả lời . + Phối hợp các phương pháp: Thông thường, các nhà phân tích không dùng một phương pháp đơn thuần nữa. Họ thường phối hợp các phương pháp với nhau. Chẳng hạn, muốn phân tích công việc của nhân viên hành chính văn phòng, họ có thể sử dụng bảng câu hỏi phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm.... [13, trang 96]. - Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai loại tài liệu cơ bản là: Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc ™ Bản mô tả công việc - Bản mô tả công việc là văn bản cung cấp những thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc [13, trang 111]. - Bản mô tả công việc giúp chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. - Nội dung chính của các bản mô tả công việc thường gồm: + Nhận diện công việc gồm có: Tên, mã số, cấp bậc, nhân viên thực hiện, cấp quản trị giám sát tình hình thực hiện công việc, mức tiền lương chi trả. + Tóm tắt về nhiệm vụ và trách nhiệm: Mô tả tóm tắt thực chất công việc đó là gì? Các mối quan hệ trong quá trình công việc, chức năng và nhiệm vụ của công việc, quyền hạn của người thực hiện công việc, các tiêu chuẩn đánh giá người thực hiện công việc: Số lượng sản phẩm mà người đó phải hoàn thành, mức tiêu hao nguyên vật liệu, vật 16 tư khi thực hiện sản phẩm, chất lượng sản phẩm… + Điều kiện làm việc: Liệt kê những điều kiện đặc biệt khi thực hiện công việc ( thời gian làm việc, số ca, mức độ ô nhiễm,tiếng ồn…) [16, trang 75-76]. ™ Bản tiêu chuẩn công việc - Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ văn hóa, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc [16, trang 76]. - Bản tiêu chuẩn công việc giúp ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất. - Tiêu chuẩn thực hiện công việc, gồm các yêu cầu về mức độ hoàn thành, định mức đối với từng công việc sẽ được thực hiện. Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những căn cứ cơ bản để đánh giá chất lượng công việc của nhân viên [14, trang 70]. 1.2.2.2. Công tác tuyển dụng lao động Tuyển dụng lao động là quá trình tìm kiếm, thu hút những người được coi là có đủ năng lực từ nhiều nguồn khác nhau, tình nguyện ứng tuyển vào làm việc cho tổ chức [11,trang 49]. Nguồn tuyển chọn và phương pháp tuyển chọn . ™ Nguồn tuyển chọn ƒ Nguồn nội bộ: Việc tuyển chọn từ nội bộ có tác dụng khuyến khích nhân viên bồi dưỡng, tự bồi dưỡng, có đội ngũ nhân viên có kiến thức về doanh nghiệp, có lòng trung thành với doanh nghiệp, có đầy đủ thông tin về nhân viên, tiết kiệm được chi phí tuyển chọn. Tuy nhiên, cũng có những hạn chế như không thu hút được những người có trình độ cao từ ngoài doanh nghiệp, có thể gây hiện tượng chai lì, xơ cứng do nhân viên rập khuôn theo cách làm cũ, thiếu sáng tạo. ƒ Nguồn bên ngoài: Nguồn lao động ở thị trường bên ngoài là: Những người tự đến doanh nghiệp để xin việc, những người do các trung tâm đào tạo như các trường dạy nghề, cao đẳng, đại học giới thiệu, những người là bạn bè của nhân viên, các nhân viên cũ của doanh nghiệp, 17 nhân viên của các hãng khác... ™ Phương pháp tuyển chọn - Có rất nhiều phương pháp tuyển chọn lao động từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp như: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, cử chuyên viên đến các trường đào tạo chuyên ngành phù hợp, thông qua cơ quan tuyển dụng lao động,...[ 13,trang 163]. - Quy trình tuyển chọn: Quy trình tuyển dụng của các doanh nghiệp thường được tiến hành theo các bước sau: 1 - CHUẨN BỊ TUYỂN DỤNG 2 - THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG 3 - THU NHẬN, NGHIÊN CỨU HỒ SƠ 4 - PHỎNG VẤN SƠ BỘ 5 - KIỂM TRA, TRẮC NGHIỆM 6 - PHỎNG VẤN LẦN HAI 7 - XÁC MINH, ĐIỀU TRA 8 - KHÁM SỨC KHỎE 9 - RA QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG 10 – KÝ HỢP ĐỒNG & BỐ TRÍ CÔNG VIỆC Nguồn :Sách quản trị nguồn nhân lực [16, trang 107] Sơ đồ 1.3: Trình tự của quá trình tuyển dụng 18 Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng: Trong bước này cần phải tiến hành các việc sau: - Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng. - Nghiên cứu kỹ các văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng. - Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn, biểu hiện ở ba khía cạnh: Tiêu chuẩn chung đối với doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở, tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc. Bước 2: Thông báo tuyển dụng - Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng như: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, thông qua các trung tâm dịch vụ lao động, niêm yết bảng tại cơ quan, thông qua các trường, các trung tâm đào tạo. - Thông báo nên ngắn gọn, chi tiết và đầy đủ các thông tin cơ bản cho ứng viên yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất, đặc điểm cá nhân, các chức năng trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc, quyền lợi của các ứng viên nếu trúng tuyển như lương bổng, đãi ngộ, cơ hội được đào tạo, thăng tiến, các hướng dẫn về thủ tục, hồ sơ và cách thức liên hệ. Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ - Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi sổ, có phân loại chi tiết để tiện sử dụng sau này. Để có thể chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng, mỗi doanh nghiệp nên có bộ hồ sơ mẫu riêng cho từng ứng viên vào các chức vụ khác nhau như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính, cán bộ chuyên môn, quản lý. Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ - Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đủ tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà nghiên cứu hồ sơ chưa nhận ra. Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm - Áp dụng hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra thường được sử dụng để đánh giá ứng viên 19 về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Bước 6: Phỏng vấn lần hai Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về mọi phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp... Bước 7: Xác minh, điều tra - Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp, bạn bè, thầy cô giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên. Đối với một số công việc đòi hỏi tính an ninh cao, có thể xác minh thêm về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên. Bước 8: Khám sức khoẻ - Dù có đáp ứng về các yếu tố trình độ, học vấn, hiểu biết, kỹ năng, tư cách, nhưng nếu sức khoẻ không đảm bảo thì không nên tuyển dụng. Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng - Ra quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên là bước quan trọng nhất. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn, cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về các ứng viên. Cách thức ra quyết định tuyển chọn cũng ảnh hưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn. Do đó hội đồng tuyển chọn cần thống nhất trước cách thức ra quyết định tuyển chọn. Bước 10: Ký hợp đồng & bố trí công việc. - Sau khi doanh nghiệp và các ứng viên được tuyển chọn đã thống nhất các điều kiện cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đãi ngộ, đào tạo, huấn luyện... sẽ đi đến bước tiếp theo là ký hợp đồng lao động[ 16,trang107-115]. 1.2.3. Đào tạo huấn luyện và phát triển lao động . - Trước tiên cần hiểu rằng việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không chỉ là trách nhiệm của riêng phòng nhân sự, hầu như mọi phòng ban bộ phận đều phải tham gia vào công việc này. - Đào tạo là một quá trình học tập lý luận và kinh nghiệm để tìm kiếm một sự biến đổi về chất tương đối lâu dài của một cá nhân, giúp cho cá nhân có thêm năng lực thực hiện công việc, tăng thêm hiểu biết, đổi mới phương pháp và ý thức làm việc. 20 - Trong phát triển nguồn nhân lực cũng cần đào tạo, giữa đào tạo và đào tạo phát triển nguồn nhân lực giống nhau là cùng có mục đích nâng cao trình độ lao động và đều gắn với học tập. Song khác nhau ở chỗ đào tạo định hướng cho hiện tại, chủ yếu tập trung vào công việc hiện tại của mỗi cá nhân, tăng cường các kỹ năng và khả năng đặc biệt để thực hiện công việc, đào tạo cho phát triển nhân lực là sự đào tạo định hướng cho tương lai, tập trung vào sự phát triển cho cá nhân và đáp ứng mục tiêu chiến lược con người [16,trang 201]. - Mục đích của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực gồm: + Giúp cho cán bộ công nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt đối với những cán bộ công nhân viên mới. + Cập nhật kỹ năng, kiến thức mới cho cán bộ công nhân viên. Giúp họ tiếp cận nhanh với những thay đổi trong công nghệ, kỹ thuật mới. Tránh tình trạng trì trệ, lỗi thời. + Hướng dẫn công việc cho cán bộ công nhân viên mới. + Chuẩn bị đội ngũ kế cận cho các cấp quản trị. + Thoả mãn nhu cầu phát triển cho cán bộ công nhân viên … - Những nội dung chủ yếu của đào tạo và phát triển nhân sự + Phân tích nhu cầu đào tạo: Nhu cầu đào tạo chỉ được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc [11, trang 76]. + Lựa chọn hình thức đào tạo:Các hình thức đào tạo gồm: ™ Đào tạo ngoài công việc - Đào tạo ngoài công việc là hình thức đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế. Đào tạo ngoài công việc bao gồm các phương pháp: Tổ chức các lớp tại doanh nghiệp, cử đi học ở các trường, các bài giảng, các hội nghị hoặc các thảo luận, đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của phương tiện nghe nhìn, đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm, đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ. ™ Đào tạo trong công việc - Đào tạo trong công việc là hình thức đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học sẽ được học các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự giám sát của người lao động lành nghề hơn. Hình thức