Tài liệu Hoàn thiện công tác quản trị các khoản phải thu tại công ty cổ phần ô tô vận tải hành khách hải hưng

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀNH KHÁCH HẢI HƢNG Giáo viên hƣớng dẫn : Nguyễn Thị Tuyết Sinh viên thực hiện : Trần Thị Huyền Trang Mã sinh viên : A20096 Chuyên ngành : Tài chính – Ngân hàng HÀ NỘI – 2015 LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Nguyễn Thị Tuyết đã trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo tại trường Đại học Thăng Long đã truyền đạt cho em rất nhiều kiến thức trong quá trình học tập để em có những kiến thức bổ ích thực hiện Khóa luận và có đầy đủ kiến thức để chuẩn bị cho sự nghiệp tương lai. Do kiến thức hạn hẹp và khả năng phân tích lý luận của bản thân còn nhiều thiếu sót, kính mong nhận được sự chỉ dẫn và đóng góp của các thầy cô để Khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 30 tháng 03 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Huyền Trang Thang Long University Library LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác. Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này! Sinh viên Trần Thị Huyền Trang MỤC LỤC CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CÁC KHOẢN PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................................................ 1 1.1. Khái quát về khoản phải thu ................................................................................. 1 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. Khái niệm khoản phải thu ................................................................................. 1 Bản chất của khoản phải thu ............................................................................. 2 Quản trị các khoản phải thu .............................................................................. 3 Vai trò của quản trị khoản phải thu ................................................................. 3 1.2. Nội dung quản trị các khoản phải thu .................................................................. 3 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. Hoạch định khoản phải thu ............................................................................... 3 Tổ chức quản trị các khoản phải thu................................................................ 6 Các bộ phận tham gia quản lý các khoản phải thu ......................................... 17 Kiểm soát và đánh giá công tác quản trị khoản phải thu ............................... 17 1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến quản trị khoản phải thu ......................................... 18 1.3.1. Các nhân tố khách quan ảnh hƣởng đến công tác quản lý khoản phải thu . 18 1.3.2. Các nhân tố chủ quan ảnh hƣởng đến công tác quản lý khoản phải thu...... 19 1.3.3. Các chi phí ảnh hƣởng đến ra quyết định trong khoản phải thu .................. 20 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀNH KHÁCH HẢI HƢNG.... 21 2.1. Khái quát về công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng .................... 21 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty .................................................. 21 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty ......................................................................... 22 2.1.3. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng................................................................................................ 24 2.1.4. Phân tích một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng ............................................................................................................... 41 2.2. Thực trạng quản trị các khoản phải thu tại Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng ..................................................................................................... 44 2.2.1. Tình hình chung về các khoản phải thu tại Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng ..................................................................................................... 44 2.2.2. Các khoản phải thu khách hàng ngắn hạn ...................................................... 49 2.2.3. Thực trạng quản trị các khoản phải thu dài hạn ............................................ 62 2.3. Đánh giá công tác quản trị khoản phải thu tại Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng ..................................................................................................... 63 Thang Long University Library 2.3.1. Những kết quả đạt đƣợc .................................................................................... 63 2.3.2. Những vấn đề còn tồn tại ................................................................................... 64 2.4. Nguyên nhân của tồn tại......................................................................................... 64 2.4.1. Nguyên nhân chủ quan ...................................................................................... 64 2.4.2. Nguyên nhân khách quan .................................................................................. 65 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀNH KHÁCH HẢI HƢNG ...................................................................................................... 67 3.1. Định hƣớng phát triển của công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng trong thời gian tới. ................................................................................................ 67 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị các khoản phải thu tại công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hƣng ................................................................. 68 3.2.1. Hoàn thiện mô hình quản trị và chính sách thu nợ cho các khoản phải thu khác ............................................................................................................................ 68 3.2.2. Nâng cao công tác quản lý tài chính ................................................................. 69 3.2.3. Nâng cao công tác Marketing ............................................................................ 69 3.2.4. Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực ............................................................... 70 3.2.5. Kiểm soát chi phí ................................................................................................ 70 3.3. Kiến nghị .................................................................................................................. 70 DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ BCĐKT BCKQKD CĐ ĐH HĐLĐ LĐ MST SXKD TC TP TP.HCM TSCĐ VCSH XDCB Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Cao đẳng Đại học Hợp đồng lao động Lao động Mã số thuế Sản xuất kinh doanh Trung cấp Thành phố Thành phố Hồ Chí Minh Tài sản cố định Vốn chủ sở hữu Xây dựng cơ bản Thang Long University Library DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng ‎1.1. Phân loại các khoản phải thu...........................................................................7 Bảng ‎1.2.Số dư khoản phải thu tại công ty X năm 2013 ...............................................15 Bảng ‎2.1.Tình hình lao động của công ty Cổ phần Ô tô vận tải hành khách ..................26 Bảng ‎2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011 – 2013 ..............28 Bảng ‎2.3. Kết cấu tài sản – nguồn vốn của công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng giai đoạn 2011 – 2013...................................................................................34 Bảng ‎2.4. Khả năng thanh toán của Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng giai đoạn 2011 – 2013 ...................................................................................................41 Bảng ‎2.5. Hiệu suất sử dụng tài sản giai đoạn 2011 – 2013 .........................................43 Bảng ‎2.6. Chỉ tiêu đánh giá khả năng sinh lời giai đoạn 2011 – 2013 ..........................43 Bảng ‎2.7. Tỉ trọng các khoản mục trong tổng tài sản ngắn hạn giai đoạn 2011- 2013 .45 Bảng ‎2.8. Tỉ trọng khoản phải thu giai đoạn 2011 – 2013 ............................................46 Bảng ‎2.9. Quy trình thu tiền dịch vụ tại công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng giai đoạn 2011 – 2013 .........................................................................................51 Bảng ‎2.10. Tình hình nợ khó đòi trong mảng dịch vụ cho thuê xe, bến bãi; dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng ô tô .....................................................................................................52 Bảng ‎2.11. Tình hình nợ khó đòi trong hoạt động thu khoán xe bus, xe khách ............53 Bảng ‎2.12. Tình hình tài chính của công ty Cổ phần Landco năm 2013 ......................54 Bảng ‎2.13. Kỳ thu tiền bình quân và vòng quay khoản phải thu tại công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng giai đoạn 2011 – 2013 ...............................................58 Bảng ‎2.14. Theo dõi tuổi các khoản phải thu giai đoạn 2012 – 2013 ...........................59 Biểu đồ ‎2.1. Cơ cấu tài sản giai đoạn 2011 – 2013 .......................................................36 Biểu đồ ‎2.2. Tỉ trọng cơ cấu nguồn vốn giai đoạn 2011 - 2013 ....................................39 Mô hình 1.1. Nới lỏng chính sách bán chịu.....................................................................8 Mô hình 1.2. Thắt chặt chính sách bán chịu ....................................................................9 Mô hình 1.3. Mở rộng thời hạn bán chịu .........................................................................9 Mô hình 1.4. Rút ngắn thời hạn bán chịu ......................................................................10 Mô hình 1.5. Tăng tỉ lệ chiết khấu.................................................................................11 Mô hình 1.6. Giảm tỉ lệ chiết khấu ................................................................................11 Mô hình 1.7. Nới lỏng chính sách bán chịu có xét đến ảnh hưởng của rủi ro từ bán chịu .......................................................................................................................................12 Mô hình 1.8. Tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu ................................13 Mô hình 2.1. Mô hình quản trị khoản phải thu của công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng giai đoạn 2011 - 2012.........................................................................55 Mô hình 2.2. Mô hình quản trị khoản phải thu tại công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng năm 2013 ............................................................................................56 Mô hình 3.1. Nới lỏng chính sách bán chịu có xét đến ảnh hưởng của rủi ro từ bán chịu .......................................................................................................................................69 Sơ đồ ‎2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty cổ phần ô tô vận tải hành khách ..................22 Sơ đồ ‎2.2.Quá trình sản xuất kinh doanh chung của công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng. ............................................................................................................24 Thang Long University Library LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Khoản phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác liên quan đến một bộ phận vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời. Tất cả các doanh nghiệp khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh đều sẽ phát sinh khoản phải thu tùy theo mức độ từ không đáng kể cho đến khó thể kiểm soát. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc bán chịu sản phẩm, dịch vụ là phổ biến và không thể thiếu. Hoạt động này có thể đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, đó là sản lượng bán ra tăng từ đó doanh thu sẽ tăng nhưng đồng thời cũng khiến cho nợ phải thu tăng lên. Nợ phải thu nhiều hay ít, thời gian chiếm dụng dài hay ngắn một mặt ảnh hướng đến vòng quay vốn kinh doanh, mặt khác ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và thu lợi của doanh nghiệp. Nợ phải thu nếu không có biện pháp quản lý và kiểm soát chặt chẽ thì có thể dẫn đến tình trạng vốn bị chiếm dụng kéo dài, quá hạn thanh toán hay những khoản nợ khó đòi gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Công ty Cổ phần ô tô vận tải và hành khách Hải Hưng là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ vận tải. Trong vài năm gần đây, đối mặt với việc ngày càng có nhiều công ty vận tải tư nhân được thành lập, cạnh tranh trong ngành ngày một gay gắt, công ty từ một doanh nghiệp nhà nước hoạt động thụ động theo lối cũ đã chuyển sang mô hình công ty cổ phần, đồng thời cũng thay đổi nhiều chính sách kinh doanh cho phù hợp với điều kiện kinh tế đã có nhiều biến chuyển. Bởi vì cơ chế hoạt động của công ty vẫn chưa thoát khỏi sự ì ạch, quan liêu của lối kinh doanh theo mô hình công ty nhà nước, cho nên hoạt động cung cấp dịch vụ chưa có nhiều bước tiến lớn, doanh thu đạt được hàng năm chưa cao. Bởi vậy để cạnh tranh công ty cần áp dụng các mô hình quản trị mới để cải cách phương thức hoạt động. Chính vì thế, trong những năm gần đây công ty đã đặc biệt quan tâm đến công tác quản trị các khoản phải thu, coi nó là một vũ khí cạnh tranh quan trọng. Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch của Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng, dưới sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của các nhân viên tại phòng, tôi đã có được những kiến thức sâu sắc về vấn đề quản lý các khoản phải thu của công ty. Đây chính là cơ sở để tôi lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản trị các khoản phải thu tại công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng”. 2. Mục đích nghiên cứu Hệ thống các vấn đề liên quan đến công tác quản trị các khoản phải thu tại doanh nghiệp, dựa trên cơ sở phân tích thực trạng các khoản phải thu tại Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng, tìm ra được các mặt tích cực và hạn chế. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị các khoản phải thu, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian tới. 3. Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung phân tích tình hình tài chính, đánh giá công tác quản trị khoản phải thu khách hàng và khoản phải thu ngắn và dài hạn khác của Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng. 4. Phạm vi nghiên cứu Số liệu và nội dung phân tích về các khoản phải thu của công ty trong ba năm gần đây ( từ năm 2011 đến năm 2013). 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp so sánh – đánh giá; Phương pháp mô tả, tổng hợp, thống kê, phân tích, mô hình, sơ đồ… 6. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tham khảo, khóa luận gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị các khoản phải thu trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác quản trị các khoản phải thu tại Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng. Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị các khoản phải thu tại Công ty Cổ phần ô tô vận tải hành khách Hải Hưng. Thang Long University Library CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CÁC KHOẢN PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái quát về khoản phải thu 1.1.1. Khái niệm khoản phải thu Khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ mà công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp, bao gồm các khoản:  Phải thu từ khách hàng: là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc do cung cấp dịch vụ cho khách hàng;  Ứng trước cho người bán: là khoản tiền doanh nghiệp phải thu từ người bán, người cung cấp do doanh nghiệp trả trước tiền hàng cho người bán để mua hàng hóa, thành phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp chưa được giao;  Khoản phải thu nội bộ: là khoản phải thu phát sinh giữa đơn vị, doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập với các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau;  Khoản tạm ứng cho công nhân viên: là những khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp được giao cho các cán bộ công nhân viên để thực hiện một nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết một số công việc như: mua hàng hóa, trả phí công tác,…;  Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ: là các khoản tiền của doanh nghiệp mang đi cầm cố, kỳ quỹ, ký cược tại ngân hàng, công ty tài chính, kho bạc Nhà nước, các tổ chức tín dụng có quan hệ kinh tế;  Các khoản phải thu khác bao gồm các khoản tiền sau: + Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý; + Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,... đã được xử lý bắt bồi thường; + Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi; + Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi; 1 + Các khoản đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu chi hộ cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác,... + Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa công ty nhà nước, như: Chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh ngiệp cổ phần hóa; + Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính; + Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên. 1.1.2. Bản chất của khoản phải thu Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai. Các khoản phải thu dài hạn (chỉ đáo hạn sau một khoản thời gian tương đối dài) sẽ được ghi nhận là tài sản dài hạn trên bảng cân đối kế toán. Hầu hết các khoản phải thu ngắn hạn được coi như là một phần của tài khoản vãng lai của công ty. Trong kế toán, nếu các khoản nợ này được trả trong thời hạn dưới một năm (hoặc trong một chu kỳ hoạt động kinh doanh) thì được xếp vào loại tài sản vãng lai. Nếu hơn một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh thì không phải là tài sản vãng lai. Các khoản phải thu được chia cụ thể thành hai loại: phải thu thương mại (trade) và phải thu phi thương mại (notrade). Phải thu thương mại có thể là các tài khoản phải thu (accouts receivables) hoặc phải thu tiền mặt (notes receivables). Phải thu phi thương mại xuất phát từ các loại giao dịch khác các loại kể trên và cũng có thể là phiếu nhận nợ của bên mua. Ví dụ như các khoản tạm ứng cho nhân viên, các khoản hoàn lại như hoàn thuế, tiền bồi thường bảo hiểm, tiền đặt cọc và các khoản phải thu tài chính như tiền lãi, cổ tức,… Việc tăng khoản phải thu vừa đem đến nhiều lợi ích vừa mang lại những bất lợi cho doanh nghiệp.  Lợi ích khi tăng khoản phải thu: doanh số bán hàng tăng, tiết kiệm được chi phí cố định biên. Xét về mặt cạnh tranh, tăng khoản phải thu giúp tăng vị thế của công ty, tăng thị phần và mở rộng thị trường. Tuy phí tổn mua chịu khá cao nhưng nhiều khi khoản này cũng chỉ tương ứng với mức độ tuổi ro mà người bán phải gánh chịu. Mặt khác, chính sách tín dụng hợp lý cũng là công cụ để quảng cáo, đẩy mạnh tiêu thụ cho nhà sản xuất.  Bất lợi của việc tăng khoản phải thu: tăng vốn đầu tư kéo theo chi phí vốn tăng. Khoản nợ khó đòi tăng, tổn thất là rất lớn nếu công ty không đòi được nợ. Các chi phí khác cũng tăng lên khi tăng khoản phải thu như: chi phí quản lý, chi phí thu nợ, chi phí thông báo. 2 Thang Long University Library 1.1.3. Quản trị các khoản phải thu Quản trị các khoản phải thu nhằm mục đích tìm ra giới hạn hợp lý cho việc mở rộng tín dụng và cách thức huy động các nguồn lực cho công tác thu nợ. Quyết định liên quan đến công tác quản trị các khoản phải thu bao gồm:  Xác định các tiêu chuẩn tín dụng;  Thiết lập điều khoản tín dụng;  Xây dựng chính sách thu nợ. Các quyết định này quan trọng đối với doanh số, lợi nhuận, độ lớn của các khoản phải thu trong công ty. Bởi vậy, nhà quản trị tài chính trong doanh nghiệp cần hết sức thận trọng trong công tác quản trị các khoản phải thu. Điều mà các nhà quản trị quan tâm là làm sao phải giảm tối đa các khoản phải thu ở mức thấp nhất và tránh những mất mát có thể chấp nhận được. Khách hàng có thể làm cho doanh nghiệp lâm vào tình cảnh và nguy cơ rủi ro tài chính cao khi họ cố tình kéo dài các khoản nợ hoặc không chịu thanh toán. Khi đó buộc doanh nghiệp phải phát sinh chi phí như: chi phí sử dụng nhiều nguồn lực hơn trong công tác thu nợ, chi phi đầu tư nhiều hơn vào tài sản lưu động... Do đó, doanh nghiệp cần đặt ra một chính sách quản trị thông minh và mềm dẻo, phù hợp với tình trạng hoạt đông sản suất kinh doanh để tránh tình trạng làm mất lòng tin giữa các đối tác kinh doanh và giảm tỉ lệ tổn thất ở mức có thể chấp nhận được. 1.1.4. Vai trò của quản trị khoản phải thu Đối với công ty: quản trị khoản phải thu có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp bởi khoản phải thu là một phần không thể thiếu trong tài chính doanh nghiệp. Nếu làm tốt công tác quản lý thì doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được tối đa rủi ro tín dụng, đồng thời nâng cao được vị thế trong mắt khách hàng, tạo được tính cạnh tranh. Ngược lại nếu không quản lý tốt khoản phải thu sẽ dẫn đến rủi ro không thu hồi được nợ, mất đi một phần ít hoặc nhiều tài sản của doanh nghiệp, gây tổn thất vô cùng lớn trong hoạt động kinh doanh. Đối với khách hàng: việc doanh nghiệp làm tốt công tác quản trị khoản phải thu giúp cho khách hàng có lòng tin vào công ty, có sự lựa chọn tốt nhất về việc chọn mua hàng hóa, dịch vụ của công ty nào phù hợp với điều kiện tài chính của bản thân. 1.2. Nội dung quản trị các khoản phải thu 1.2.1. Hoạch định khoản phải thu Hoạch định quản trị khoản phải thu là tiến trình các nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của công tác quản trị khoản phải thu và vạch ra những hành động cần thiết nhắm đặt được mục tiêu. Như vậy việc hoạch định khoản phải thu thực chất là việc hoạch định chính sách cấp tín dụng. 3 Xây dựng tiêu chuẩn tín dụng Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu là bộ phận cấu thành nên chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức. Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: chính sách của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ, giá trị sản phẩm cao hay thấp…Những tiêu chuẩn tín dụng của khách hàng được cân nhắc dựa trên các khía cạnh như: uy tín thanh toán, khả năng tài chính, khả năng thế chấp của khách hàng. Yêu cầu của một hệ thống tín dụng là: có thể lượng hóa được mức độ tin cậy của khách hàng, có thể đo lường, so sách mức độ khác biệt của khách hàng, đảm bảo tính nhất quán trong các quyết định tín dụng, đảm bảo đơn giản trong quá trình đánh giá khách hàng. Việc xác định tiêu chuẩn tín dụng cần phải đạt được sự cân bằng phù hợp. Nếu tiêu chuẩn quá cao thì sẽ loại bỏ mất nhiều khách hàng tiềm năng, do đó giảm lợi nhuận. Nhưng nếu một chính sách tín dụng quá thấp có thể làm tăng doanh thu nhưng sẽ tạo ra nhiều khoản tín dụng có rủi ro cao và chi phí thu tiền cũng cao. Tiêu chuẩn tín dụng xác nhận mức độ chấp nhận đối với các yêu cầu tín dụng. Về mặt lý luận, tiêu chuẩn tín dụng có thể hạ thấp đến mức tính sinh lợi của lượng bán tăng thêm vượt quá chi phí cho khoản phải thu tăng thêm. Chi phí tăng thêm khi hạ thấp tiêu chuản tín dụng gồm:  Tăng chi phí cho gian hàng bán hàng tín dụng;  Chi phí văn phòng: kiểm tra phiếu nợ, chi phí phục vụ cho khoản phải thu;  Chi phí mất mát. Thiết lập điều khoản tín dụng Điều khoản tín dụng là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép.  Xác định thời hạn tín dụng Thời hạn tín dụng là giới hạn thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán. Thời hạn tín dụng có thể tác động lớn tới doanh số, nếu nhu cầu đối với mỗi loại sản phẩm, dịch vụ nào đó phụ thuộc vào thời kỳ bán hàng hay cung cấp dịch vụ. Việc mở rộng thời hạn tín dụng vừa làm cho khách hàng cũ kéo dài thời gian thanh toán đồng thời thu hút thêm khách hàng mới cho công ty. Khi mở rộng thời hạn tín dụng các nhà quản trị tài chính cần xem xét giữa việc lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm. Cần phải phân tích những ảnh 4 Thang Long University Library hưởng có thể có của việc kéo dài thời hạn tín dụng đối với lợi nhuận của công ty. Cụ thể, cần phải so sánh khả năng sinh lợi của doanh số kì vọng tăng thêm với tỷ suất sinh lợi cần thiết cho các khoản đầu tư vào các khoản phải thu và tồn kho. Khả năng sinh lợi = lợi nhuận ròng – chi phí tăng thêm Nội dụng chủ yếu của thời hạn tín dụng bao gồm ba bộ phận chủ yếu: + Thời kỳ tín dụng: là thời gian tối đa mà khách hàng được trì hoãn thanh toán, ký hiều là P. + Thời điểm mà tại đó thời kỳ tín dụng bắt đầu tính nếu không phải là ngày làm hóa đơn. + Giá trị chiết khấu: biểu hiện con số phần trăm so với giá bán và thời hạn tối đa cho phép khách hàng được chấp nhận khoản chiết khấu, ký hiệu là D. Thời hạn tín dụng có thể biểu hiện tổng quát như sau: K% / Dnet P day S Ví dụ: “2/10 net 60”: thời hạn tín dụng là 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.  Xác định tỉ lệ chiết khấu thanh toàn sớm (k/d) Chiết khấu thanh toán là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trả tiền trước thời hạn. Chiết khấu nhờ trả sớm cho khách hàng là tỉ lệ phần trăm giảm giá vào thời gian trả trước để được nhận chiết khấu tiền mặt. Ví dụ: + “2/10 net 30” được ghi trên hóa đơn có nghĩa là: thời hạn tín dụng cho khoản thanh toán là trong phạm vi 30 ngày kể từ ngày ghi trên hóa đơn. Chiết khấu thanh toán là 2% cho việc thanh toán trước trong phạm vi 10 ngày đầu; + “2/10 net 30 E.O.M” được ghi trên hóa đơn có nghĩa là: thời hạn tín dụng cho phép là 30 ngày đối với các khoản nợ trước cuối tháng và được giảm giá 2% cho việc thanh toán trước trong phạm vi 10 ngày đầu; + “2/COD net 40” được ghi trên hóa đơn có nghĩa là: thời hạn tín dụng là 40 ngày kể từ ngày ghi trên hóa đơn, nếu trả ngay thì được giảm giá 2%; Chiết khấu thanh toán được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và giảm đầu tư vào khoản phải thu và chi phí liên quan. Mặt khác, công ty mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn. 5 Xây dựng chính sách thu nợ Bao gồm các quy định về cách thức thu tiền như: thu tiền một lần hay nhiều lần, trả góp và biện pháp xử lý đối với các khoản nợ quá hạn. Trường hợp khoản phải thu tăng do phát sinh các khoản nợ xấu trong ký (nợ quá hạn, nợ khó đòi), để giảm bớt rủi ro có thể xảy ra, doanh nghiệp cần có các biện pháp thích hợp như: bán các khoản phải thu nợ cho công ty mua bán nợ, ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho các khách hàng này hay nhờ sự can thiệp của pháp luật để thu hồi nợ. Đồng thời để tránh tình trạng khê, đọng nợ tăng thêm, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng về khách hàng trước khi đặt quan hệ làm ăn. 1.2.2. Tổ chức quản trị các khoản phải thu Việc tổ chức thực hiện quản trị khoản phải thu bao gồm những công việc liên quan đến quản trị khoản phải thu sao cho hiệu quả. Bao gồm những công việc sau: phân tích, đánh giá các khoản phải thu; xác định mô hình quản trị khoản phải thu phù hợp, theo dõi quá trình quản trị khoản phải thu và đưa ra chính sách thu nợ tối ưu nhất. Phân tích các yêu cầu tín dụng Phân tích các yêu cầu tín dụng chính là việc phân tích khả năng tín dụng của khách hàng. Qua quá trình phân tích, doanh nghiệp có thể đưa ra danh sách các khách hàng đủ khả năng để được cấp tín dụng. Các tài liệu dùng để phân tích khách hàng có thể là kiểm tra bảng cân đối kế toán, bảng ngân quỹ, phỏng vấn trực tiếp, xuống tận nơi để kiểm tra, tìm hiểu qua các khách hàng khác. Khi thực hiện việc phân tích khả năng tín dụng của khách hàng, người ta có thể sử dụng những khía cạnh chủ yếu sau:  Phẩm cách và tư cách tín dụng: tiêu chuẩn này nói lên tinh thần trách nhiệm của khách hàng trong việc trả nợ. Điều này cũng chỉ phán đoán dựa trên cơ sở việc thanh toán các khoản nợ trước đây đối với doanh nghiệp hoặc đối với doanh nghiệp khác;  Năng lực trả nợ: tiêu chuẩn này được dựa trên hai chỉ tiêu về khả năng thanh toán nhanh và hàng dự trữ ngân quỹ của doanh nghiệp,…;  Vốn của khách hàng: đây là chỉ tiêu đánh giá tiềm năng tài chính dài hạn;  Thế chấp: là xem xét khách hàng dưới giác độ các tài sản riêng mà họ có thể sử dụng để đảm bảo cho các khoản nợ;  Điều kiện kinh tế: tức là đề cập đến khả năng phát triển của khách hàng, xu thế phát triển về ngành nghề kinh doanh của họ,… Phân tích, đánh giá các khoản phải thu Sau khi phân tích tín dụng và đưa ra danh sách cuối cùng các khách hàng được phép cấp tín dụng, doanh nghiệp sẽ tiến hành cấp tín dụng cho những khách hàng đó, 6 Thang Long University Library đồng thời dựa trên tình hình trả nợ thực tế để phân chia khách hàng theo các nhóm để có biện pháp quản lý riêng. Tổng nợ phải thu có thể phân loại theo các tiêu thức sau: Bảng 1.1. Phân loại các khoản phải thu STT Nhóm nợ 1 Nợ đủ tiêu chuẩn 2 3 Nợ cần chú ý Nợ dưới tiêu chuẩn 3 Nợ quá hạn khó đòi 4 Nợ không thể thu hồi được Xếp loại Các dấu hiệu đặc trưng A Khách nợ là những doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân vững chắc về tài chính, uy tín và thương hiệu. B C D E Nhóm nợ này bao gốm các khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày và cá khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ. Khách nợ là những doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có tình hình tài chính khá tốt, khách nợ truyền thống, có độ tin cậy. Là những khoản nợ quá hạn có thể thu hồi được hay nợ dưới tiêu chuẩn thường nao gồm những khoản nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại nhưng lại quá hạn dưới 90 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Khách nợ là những DN có tình hình tài chính không ổn định, hiện tại có khó khăn nhưng có triển vọng phát triển hoặc cải thiện Là nợ ít có khả năng thu nợ và nợ khó đòi, thường bao gồm những khoản nợ đã quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại. Khách nợ là những doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có tình hình tài chính xấu, không có triển vọng rõ ràng hoặc khách nợ cố ý không thanh toán nợ. Là những khoản nợ không thể thu hồi được hay nợ có khả năng mất vốn. Khách nợ là những doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân phá sản hoặc chuẩn bị 7 Các phương pháp kiểm soát nợ Sử dụng các biện pháp kiểm soát thông thường. duy trì mối quan hệ tối đối với khách nợ. Sử dụng các biện pháp kiểm soát nợ thông thường. Theo dõi chặt chẽ để thu nợ, có giải pháp đặc biệt phù hợp với từng món nợ. Áp dụng các biện pháp đặc biệt, theo dõi chặt chẽ, tận dụng cơ hội thu nợ. Nợ thuộc nhóm này phải xóa sổ, không làm phát sinh thêm chi phá sản không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại. phí kiểm soát nợ. Xác định chi phí tổn thất trong kinh doanh. (Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho – Đại học Kinh tế TP.HCM) Các mô hình quản trị khoản phải thu Để quản lý tốt các khoản phải thu, doanh nghiệp có thể áp dụng một số mô hình quản trị phổ biến. Dựa vào ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, các thông số tài chính như: số lượng, giá bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; các chi phí phát sinh; lợi nhuận gộp của doanh nghiệp;… để lựa chọn được một mô hình phù hợp nhất. + Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu Mô hình 1.1. Nới lỏng chính sách bán chịu Nới lỏng chính sách bán chịu Tổng khoản phải thu Tăng chi phí vào khoản phải thu Tăng doanh thu Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không? Tăng lợi nhuận Ra quyết định (Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho – Đại học kinh tế TP. HCM) Khi doanh nghiệp quyết định nới lỏng chính sách bán chịu sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn, cấp tín dụng nhiều hơn dẫn đến tăng doanh thu làm tăng lợi nhuận đồng thời cũng làm tăng tổng khoản phải thu. Khi tổng phải thu tăng lên đồng nghĩa với việc các chi phí để quản lý khoản phải thu cũng tăng theo. Từ việc so sánh giữa lợi nhuận tăng lên và chi phí bỏ ra để duy trì khoản phải thu, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về chính sách tín dụng. Nếu lợi nhuận tăng lên đủ bù đắp chi phí quản lý thì sẽ nới lỏng bán chịu. + Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu 8 Thang Long University Library Mô hình 1.2. Thắt chặt chính sách bán chịu Giảm khoản phải thu Thắt chặt chính sách bán chịu Giảm doanh thu Tiết kiệm chi phí cho khoản phải thu Tiết kiệm chi phí đủ bù đắp lợi nhuận giảm không? Giảm lợi nhuận Ra quyết định (Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho – Đại học kinh tế TP. HCM) Khi doanh nghiệp quyết định thắt chặt chính sách bán chịu tức là các điều khoản bán chịu sẽ được nâng cao, bởi vậy sẽ ít hấp dẫn khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ hơn, từ đó làm giảm doanh thu, giảm lợi nhuận đồng thời cũng làm giảm tổng khoản phải thu. Khi tổng phải thu giảm xuống đồng nghĩa với việc các chi phí để quản lý khoản phải thu cũng giảm theo. Từ việc so sánh giữa lợi nhuận bị giảm đi và chi phí tiết kiệm được cho việc duy trì khoản phải thu, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về chính sách tín dụng. Nếu khoản chi phí tiết kiệm được đủ bù đắp cho khoản lợi nhuận bị giảm thì doanh nghiệp sẽ thắt chặt tín dụng. + Mô hình mở rộng thời hạn bán chịu Mô hình 1.3. Mở rộng thời hạn bán chịu Tăng kỳ thu tiền bình quân Tăng khoản phải thu Mở rộng thời hạn bán chịu Tăng doanh thu Tăng chi phí vào khoản phải thu Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không? Tổng lợi nhuận Ra quyết định ( Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho – Đại học kinh tế TP. HCM) 9 Khi doanh nghiệp mở rộng thời hạn bán chịu, tức là giảm điều kiện tín dụng, thu hút được nhiều khách hàng mua hàng hơn từ đó làm tăng kỳ thu tiền bình quân, đồng thời tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, dẫn đến tăng khoản phải thu. Khoản phải thu tăng lên đồng nghĩa với việc phát sinh thêm chi phí quản lý các khoản phải thu đó. Từ việc so sánh giữa lợi nhuận tăng lên và chi phí bỏ ra để duy trì khoản phải thu, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về chính sách tín dụng. Nếu lợi nhuận tăng lên đủ bù đắp chi phí quản lý thì sẽ mở rộng thời hạn bán chịu. + Mô hình rút ngắn thời hạn bán chịu Mô hình 1.4. Rút ngắn thời hạn bán chịu Giảm kỳ thu tiền bình quân Giảm khoản phải thu Tiết kiệm chi phí đủ bù đắp lợi nhuận giảm hay không? Rút ngắn thời hạn bán chịu Giảm doanh thu Tiết kiệm chi phí vào khoản phải thu Giảm lợi nhuận Ra quyết định (Nguồn: Giáo trình quản trị khoản phải thu và tồn kho – Đại học kinh tế TP. HCM) Khi doanh nghiệp rút ngắn thời hạn bán chịu, tức là tăng điều kiện tín dụng, điều này khiến cho khách hàng ít mua hàng hơn từ đó làm giảm kỳ thu tiền bình quân, đồng thời giảm doanh thu, giảm lợi nhuận, dẫn đến giảm khoản phải thu. Khoản phải thu giảm xuống đồng nghĩa với việc tiết kiệm được chi phí quản lý khoản phải thu. Từ việc so sánh giữa khoản chi phí tiết kiệm được và khoản lợi nhuận bị giảm đi, doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định cuối cùng về chính sách tín dụng. Nếu chi phí tiết kiệm được đủ bù đắp cho lợi nhuận giảm xuống thì sẽ rút ngắn thời hạn bán chịu. + Mô hình tăng tỉ lệ chiết khấu 10 Thang Long University Library