Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần za hưng

  • Số trang: 111 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 24 |
  • Lượt tải: 0
nhattuvisu

Đã đăng 26946 tài liệu

Mô tả:

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi đơn vị thừa nhận và điều này ngày càng được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc là cơ sở cho những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng, bố trí nhân lực, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quan hệ lao động, an toàn lao động… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiện nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ. Phần lớn các tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa được đầu tư đúng mức, các tổ chức chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với đối với quản lý nhân sự. Tại Công ty Cổ Phần Za Hưng, công tác phân tích công việc bước đầu được thực hiện. Hy vọng rằng với đề tài: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Za Hưng”, em sẽ bổ sung được những kiến thức lý thuyết và thực tế quý báu về phân tích công việc, đồng thời cũng có những ý kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Za Hưng cải tiến và hoàn thiện công tác này. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu vấn đề Hoàn thiện phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Za Hưng Điều này xuất phát từ tầm nhìn, chiến lược và kế hoạch kinh doanh của Công ty. Là một doanh nghiệp đăng ký hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực, nhưng lĩnh vực hoạt động chủ yếu và thế mạnh trong tầm nhìn và chiến lược lâu dài của Công ty Za Hưng là đầu tư và kinh doanh trong lĩnh vực năng lượng. Đây là hoạt động có tính chất đặc thù bởi nhiều yếu tố:  Về mặt pháp lý: đây là lĩnh vực kinh doanh có điều kiện. Đó là về trình độ chuyên môn của người quản lý điều hành, ngoài việc có kiến thức, kinh nghiệm quản trị còn phải tốt nghiệp các trường kỹ thuật có chuyên ngành liên quan; Đối với nhân viên làm việc trực tiếp cũng phải được đào tạo và cấp chứng chỉ đủ điều kiện của các cơ quan chức năng (chứng chỉ hành nghề) như Chứng nhận đào tạo chức danh Trưởng ca, công nhân vận hành (Trực chính, trực phụ). Các loại chứng chỉ này do tổng công ty điều độ lưới điện các khu vực cung cấp: Trung tâm điều độ hệ thống điện Miền Trung, Miền Bắc cấp. Ngoài ra còn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình đấu nối, đóng phát điện, vận hành, xả lũ, ....;  Về mặt nguồn vốn: Đây là lĩnh vực đòi hỏi nguồn vốn rất lớn đối với những doanh nghiệp đầu tư. Mức này được Nhà nước quy định và kiểm tra chặt chẽ đối với doanh nghiệp đăng ký đầu tư phát triển dự án; Với Công ty Za Hưng, sở hữu nguồn vốn khoảng 1.500 tỷ, trong đó, vốn chủ sở hữu chiếm 20% là một số vốn rất lớn đòi hỏi người đứng đầu và đội ngũ làm công tác chuyên môn phải thực hiện những nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm tương ứng để đảm bảo Công ty được phát triển bền vững.  Về trình độ chuyên môn: Đối với chủ đầu tư hoạt động trong lĩnh vực điện năng, số lượng cán bộ nhân viên không nhiều như những đơn vị thi công, gia công, nhưng đòi hỏi trình độ cao. Công tư Za Hưng cũng không phải là trường hợp ngoại lệ. Tuy vậy, khi đã có đội ngũ cán bộ có trình độ cao đòi hỏi phải có cách quản lý khoa học, hiệu quả để phát huy hết sở trường, thế mạnh của các cá nhân cho sự phát triển chung của Công ty. 2  Về địa bàn hoạt động: Công ty Za Hưng được tổ chức hoạt động tại 3 địa điểm là: Văn phòng Công ty tại Hà Nội, Nhà máy thủy điện ZaHung tại Quảng Nam và Ban Quản lý dự án thủy điện Nậm Pông tại Nghệ An. Do vậy, công tác tổ chức chủ yếu thực hiện trên cơ sở giao việc, giao chỉ tiêu kế hoạch và kiểm soát định kỳ. Với tính chất, đặc thù về tổ chức và hoạt động, cũng như thực tế đang thực hiện tại Công ty Cổ phần Za Hưng đặt ra một yêu cầu mang tính cấp thiết là cần phân tích công việc một cách khoa học để áp dụng nhằm nâng cao năng lực tổ chức quản lý và hiệu quả hoạt động. 2. Tình hình nghiên cứu Phân tích công việc đã được nghiên cứu và triển khai thực hiện từ nhiều năm nay, đặc biệt ở những nước phát triển và ở những tập đoàn, doanh nghiệp lớn. Mặc dù về tổng quan chung, về bản chất việc phân tích công việc có những đặc trưng chung nhưng việc tổ chức áp dụng thì lại tùy thuộc và quan điểm quản trị, quy mô, tính chất ngành nghề để các doanh nghiệp chú trọng đến từng mặt khác nhau. Tuy vậy ở Việt Nam hiện nay, nguồn tài liệu nghiên cứu về phân tích công việc cũng rất phong phú và chất lượng. Có thể kể ra rất nhiều các tài liệu với những nội dung đề cập khác nhau để tra cứu và áp dụng. Nhưng để có sự phù hợp và tiết kiệm thời gian các doanh nghiệp, cá nhân làm công tác quản trị nhân lực nên có định hướng tiếp cận những tài liệu từ các trường lớn, các giảng viên có nhiều kinh nghiệm về biên soạn tài liệu. Ví dụ như  Giáo trình Quản trị nhân lực do ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đồng chủ biên  Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực do PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Tấn Thịnh biên soạn  Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực của Viện Đại học Mở Hà Nội  Và nhiều tài liệu giảng dạy, giáo trình do các Trường Đại học và các chuyên gia biên soạn. 3 Song các giáo trình trên mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu lý thuyết, còn việc vận dụng vào thực tiễn như thế nào thì chưa có nhiều công trình nghiên cứu, nhất là nghiên cứu vận dụng ở một công ty đa ngành, đa lĩnh vực như ơ Công ty cổ phần Za Hưng.Vì thế, với đề tài “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Za Hưng”, tác giả hy vọng có nhiều ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn 3. Mục đích, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu của đề tài Mục đích: làm rõ cơ sở lý thuyết về phân tích công việc; phân tích, đánh giá hiện trạng để rút ra ưu nhược điểm; Đề xuất giải pháp hoàn thiện phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Za Hưng Đối tượng: Thực trạng tình hình phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Za Hưng. Từ công tác chuẩn bị đến tổ chức thực hiện, các kết quả đã đạt được, nguyên nhân và giải pháp hoàn thiện trong thời gian tới Phạm vi nghiên cứu: Từ năm 2005 – 6/2012, tức là từ thời điểm công ty được thành lập cho đến hết tháng 6/2012 (khi công ty thực hiện xong kế hoạch 6 tháng đầu năm 2012) 4. Phương pháp nghiên cứu Duy vật lịch sử, duy vật biện chứng Phương pháp duy vật lịch sử đòi hỏi, mọi vấn đề được đề cập, nghiên cứu, đánh giá trong đều được xem xét mang tính lịch sử cụ thể. Tức là xem xét, đánh giá kết quả và những hoạt động tại thời điểm nó xảy ra với những điều kiện tương ứng về pháp lý, nguồn vốn, trình độ khoa học công nghệ, văn hóa công ty, năng lực cán bộ, ... Bên cạnh đó, việc xem xét các vấn đề đều được đặt trong mối quan hệ với các vấn đề, sự việc, điều kiện khác có liên quan. Không chia lẻ để xét riêng từng sự việc và xét trong mối quan hệ tác động qua lại và ảnh hưởng lẫn nhau. Như vậy sẽ thấy được một cách chính xác nhất bản chất của từng vấn đề được đưa ra xem xét. Phân tích Trong các vấn đề được đề cập có thể được biểu hiện qua các con số tuyệt đối hoặc những quy định chung phản ảnh kết quả hoặc chủ trương của công ty, của các đối 4 tượng có liên quan. Tuy nhiên không thể có các con số và sự việc đề cập tồn tại một cách đơn lẻ mà nói luôn được phân tích, giải thích từ nhiều khía cạnh có liên quan. Như vậy có thể thấy được bản chất của những vấn đề được đề cập là gì và có tính hợp lý hay không. Thống kê Phương pháp thống kê giúp chỉ ra những chỉ tiêu hoặc tỉ lệ nhất định về các vấn đề đang xem xét. Tuy vậy cần phải cập nhật thường xuyên các con số thống kê có độ tin cậy cao và đầy đủ So sánh Đây là phương pháp sử dụng các kết quả đã được thống kê, tập hợp để đánh giá theo những mục đích khác nhau. Phương pháp này giúp các vấn đề được nhìn nhận, đánh giá từ nhiều thời điểm và các đối tượng thực hiện khác nhau để kiểm nghiệm phù hợp với mục đích đặt ra ban đầu. Do vậy vấn đề cấn lưu ý là các việc so sánh chỉ cho ra kết quả tin cậy khi các đơn vị so sánh tương đương, so sánh các vấn đề không cùng thứ nguyên sẽ không phản ánh đúng bản chất của sự việc. Bên cạnh đó cần chú ý đến các yếu tố tác động khác, các điều kiện thực hiện để đánh giá kết quả so sánh. Phỏng vấn, quan sát Đây là phương pháp rất cần thiết và hữu ích đối với đề tài nghiên cứu. Đặc biệt là sự luận giải, làm rõ nhiều vấn đề thuộc yếu tố liên quan đến tâm lý, thái độ con người, có trừu tượng. Phỏng vấn, quan sát các đối tượng có liên quan là một nguồn thông tin quan trọng để nghiên cứu, xem xét và đưa ra nhận định. Nó có thể kết hợp với các phương pháp khác để làm tăng thêm độ tin cậy của thông tin được thu thập, giúp kết quả đánh giá thêm chính xác. Tuy vậy, đây là phương pháp tương đối khó, người thực hiện cần phải có kinh nghiệm, chuẩn bị kỹ để không bị các yếu tố chủ quan, phiến diện chi phối làm ảnh hưởng đến kết quả công việc. 5 5. Kết cấu của Luận văn. Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích công việc trong doanh nghiệp Chương II: Thực trạng phân tích công việc tại công ty Za Hưng Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần Za Hưng trong thời gian tới 6 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC VÀ Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.1.1 Khái niệm Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công một số khái niệm có liên quan. Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên. - Công việc: là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động[2]. Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi các nhân viên tạp vụ, nhân viên bảo vệ… - Vị trí (vị trí việc làm việc): biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động [2]. Thông thường, mỗi người lao động có một vị trí xác định trong sơ đồ tổ chức của đơn vị: ví dụ, vị trí Giám đốc, vị trí Kế toán trưởng, ... nhưng không phải lúc nào vị trí làm việc cũng tương ứng với số lượng lao động. Ví dụ có khi một vị trí làm việc có nhiều lao động làm việc như vị trí lái xe nhưng có 5 người lao động, vị trí nhân viên kinh doanh có 10 người, ... - Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện[2]. Nhiệm vụ bao gồm tập hợp các yếu tố của hoạt động lao động để tạo nên một kết quả đầu ra. Ví dụ trả lời điện thoại của khách, soạn thảo văn bản, phô tô tài liệu, lái xe - Trách nhiệm (trách nhiệm đối với tổ chức): là các yêu cầu chung mà tổ chức mong muốn mỗi nhân viên phải tuân thủ, phải thực hiện một vị trí cụ thể và 7 nếu thực hiện không được thì phải chịu kỷ luật bởi tổ chức[3] . Ví dụ trách nhiệm phải hoàn thành chỉ tiêu sản lượng hàng tuần, tháng, trách nhiệm báo cáo cấp trên khi xử lý công việc, trách nhiệm tuân thủ nội quy, quy chế tổ chức và hoạt động của tổ chức, .. . - Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện[2] . - Phân tích công việc: là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể nhằm làm rõ bản chất của từng công việc[2] . Có nghĩa là: Qua phân tích công việc cho ta thấy: + Công việc đó là công việc gì? + Trong quá trình thực hiện công việc, người lao động phải làm những nhiệm vụ gì và có trách nhiệm ra sao? + Để làm được công việc đó, đòi hỏi người lao động cần có trình độ, kiến thức lý thuyết (hiểu biết) và kỹ năng thực hành (làm được, tay nghề) như thế nào? - Phân tích công việc: là quá trình nghiên cứu bản chất, nội dung công việc nhằm xác định rõ các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc, xác định điều kiện tiến hành và các khả năng, các phẩm chất cần thiết của người nhân viên phải có để thực hiện công viêc[3] Mặc dù cách thể hiện, câu chữ có khác nhau nhưng những khái niệm liên quan đến phân tích công việc đã được trích dẫn và tham khảo đều có cơ sở và dựa trên những nghiên cứu khoa học để tra cứu về lý luận và ứng dụng trong thực tiễn. 1.1.2 Nội dung của phân tích công việc 1.1.2.1 Sơ đồ phân tích công việc. Nội dung của Phân tích công việc thể hiện qua Sơ đồ 1.1[3] 8 Sơ đồ 1.1: Phân tích công việc Các nhiệm vụ cụ thể Các trách nhiệm cụ thể Các điều kiện làm việc cụ thể Phiếu mô tả công việc Phân tích công việc - Lập kế hoạch NNL; Tuyển dụng nhân viên; Đào tạo và phát triển; Định giá công việc phục vụ cho trả công; - Đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, … Phiếu tiêu chuẩn thực hiện công việc Phiếu yêu cầu của công việc Kiến thức lý thuyết cần có Kỹ năng thực hành cần có Các khả năng cần thiết khác Sơ đồ trên đã chỉ ra một cách rất rõ các văn bản tài liệu cần thiết của Phân tích công việc cũng như mối liên hệ giữa chúng trong toàn bộ quá trình thực hiện. 1.1.2.2 Các văn bản cần thiết trong phân tích công việc A.Phiếu mô tả công việc (Bản mô tả công việc) (Job Description) Là văn bản liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc các mối quan hệ trong công việc và các yêu cầu, chỉ tiêu khác có liên quan. Thông thường, một phiếu Mô tả công việc phải bao gồm những nội dung sau:  Tóm tắt về công việc, bao gồm các thông tin:  Tên công việc;  Mục đích công việc;  Các nhiệm vụ chính: Nhiệm vụ chuyên môn; Quản lý tài chính, nhân sự (đối với các chức danh quản lý), Quan hệ đối ngoại, đoàn thể, báo cáo  Các nhiệm vụ chi tiết: Từng nhiệm vụ chính sẽ được chi tiết hóa bằng các nhiệm vụ cụ thể; 9  Các trách nhiệm cụ thể: tương ứng với các nhiệm vụ phải thực hiện  Các điều kiện làm việc cụ thể: Phương tiện, công cụ trang thiết bị được cấp trong quá trình làm việc  Quy trình hướng dẫn thực hiện công việc  Quyền hạn: các chức danh sẽ được trao những quyền hạn nhất định để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Ví dụ: giám đốc nhà máy có quyền ra lệnh điều hành sản xuất, dừng sản xuất để xử lý sự cố; Chỉ huy tại công trường có quyền ra lệnh ngừng thi công khi không đảm bảo chất lượng hoặc các biện pháp an toàn, … B. Phiếu yêu cầu của công việc đối với người thực hiện ( Job Speccification) (còn gọi là: Tiêu chuân chuyên môn của công việc hay yêu cầu kỹ thuật chuyên môn của công việc) Là văn bản liệt kê các yêu cầu cần có để có thể hoàn thành công việc, thường bao gồm:  Trình độ: Kỹ sư, thạc sỹ kỹ thuật, kỹ sư kinh tế xây dựng, … tùy thuộc từng vị trí  Kỹ năng: Tư duy, lãnh đạo, lập và tổ chức thực hiện kế hoạch, giao tiếp, đàm phán, gây ảnh hưởng, … tùy thuộc từng vị trí  Kinh nghiệm: 2,3 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí được mô tả hoặc vị trí tương đương, tùy thuộc vào yêu cầu của từng vị trí cụ thể  Phẩm chất thái độ: có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, linh hoạt, yêu cầu này gần như tương tự nhau đối với các vị trí C. Phiếu tiêu chuẩn thực hiện công việc (Performance Standards) Là văn bản quy định các kết quả phải đạt được sau khi hoàn thành công việc. Đó là một hệ thống dữ liệu để phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản Mô tả công việc. Đây là căn cứ để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động 10 1.1.3 Điều kiện để đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc + Định hướng của công ty đối với vấn đề phân tích công việc Công tác phân tích công việc chỉ có thể được thực hiện và thực hiện tốt nếu công ty có định hướng và tổ chức thực hiện. Đó chính là quan điểm về tổ chức và quản trị nhân lực của từng đơn vị. Ở khía cạnh quản trị thì bất cứ các cơ quan, tổ chức nào có sử dụng nhân công có trả lương thì vấn đề quản trị nhân lực đều được đặt ra. Tuy nhiên nếu thực hiện đầy đủ công tác này với các nội dung của phân tích công việc thì đòi hỏi phải có định hướng đúng về vấn đề này. + Xác định đầy đủ các nội dung của phân tích công việc. Đó là tổng hợp của tất cả các vấn đề có liên quan, có ảnh hưởng đến hiệu quả của phân tích công việc. Điều kiện này bao gồm toàn bộ các bước để thực hiện các nội dung của phân tích công việc từ xác định các công việc cần phân tích; Xác định phương pháp thu thập thông tin; ...; đến việc hoàn thiện các văn bản của phân tích công việc. Thực hiện tốt các nội dung này chính là điều kiện tiên quyết đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc 1.1.4 Ý nghĩa, tác dụng của phân tích công việc đối với công tác quản trị nhân lực và hoạt động chung của doanh nghiệp Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Đây được coi là việc làm đầu tiên và hết sức quan trọng đối với người cán bộ quản lý nhân lực trong tổ chức, bởi vì đó là sự mở đầu cho việc hiểu biết sâu sắc công việc, để thông qua đó các cán bộ có thể tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo ra quyết định. Tuy nhiên phân tích công việc để đạt hiệu quả, mang tính thực tiễn phải đặt trong mối quan hệ với các yếu tố khác như tầm nhìn, chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, đội ngũ lao động hiện tại, ngân sách của doanh nghiệp cho các hoạt động có liên quan. Trong từng mối quan hệ cụ thể, vai trò và các phân tích có khác nhau. Chẳng hạn, để phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty thực hiện kế hoạch 5 năm đến năm 2015 cần có 5 giám đốc bán hàng, 5 giám đốc marketing, 20 chuyên viên kỹ thuật, 10 giám sát điều hành, ... thì khi Phòng nhân sự phải chuẩn bị kế hoạch chuẩn bị nhân sự tương ứng: số lượng tuyển dụng, nguồn tuyển dụng, vị trí đào tạo tại chỗ, thời gian tiến hành, ... 11 1.1.4.1 Với thiết kế hoặc thiết kế lại công việc: Các chuyên gia quản lý nhân lực đã hiểu công việc (thông qua phân tích công việc) thì có thể thiết kế hoặc thiết kế lại công việc để khắc phục những tồn tại, lạc hậu hoặc chú ý đến các yếu tố mới trong tương lai. Để hiểu rõ hơn về ý nghĩa của hoạt động này, ta đi vào một số nội dung cụ thể như: Thiết kế công việc là xác định một cách hợp lý các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân trong một điều kiện làm việc khoa học, hợp lý của doanh nghiệp để từ đó đề ra được những tiêu chuẩn về kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác đối với người thực hiện công việc đó. Có thể thấy các yêu cầu, nhiệm vụ của thiết kế công việc được xác định một cách đầy đủ, rõ ràng qua quá trình phân tích công việc. Tuy nhiên yêu cầu của thiết kế công việc cũng có những đòi hỏi hết sức khắt khe và cụ thể là: tính hợp lý, khoa học ... trong một điều kiện làm việc của doanh nghiệp. Như vậy, để đạt được yêu cầu này, cần sử dụng các thông tin được thu thập trong quá trình phân tích công việc, qua nhiều nguồn và bằng nhiều phương phát khác nhau. Kết quả của Thiết kế công việc phụ thuộc vào các thông tin của quá trình phân tích công việc. Do vậy công việc được thiết kế khoa học, hợp lý, phù hợp với thực tế làm việc có sự đóng góp rất lớn từ kết quả của quá trình phân tích công việc. Hay nói một cách cụ thể hơn là từng vị trí công việc được xác định một các rõ ràng các nhiệm vụ chính. Bên cạnh đó, các nhiệm vụ chính được phân chia thành nhiều nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Xác định được điều này không phải đơn giản, nó đòi hỏi việc phân tích phải được tiến hành nghiêm túc, người thực hiện phải có kiến thức, kinh nghiệm và kết hợp nhiều phương pháp khác nhau. Nếu không xác định hết được các nhiệm vụ thì không thể xác định được hết trách nhiệm của vị trí làm việc đó. Tương tự như vậy là việc xác định trách nhiệm của các nhiệm vụ. Điều này cũng hết sức phức tạp vì nó đòi hỏi phải đưa ra những kết quả đầu ra mang tính cụ thể. Để xác định được chính xác, hợp lý cũng đòi hỏi phải có sự kết hợp của nhiều phương pháp khác nhau và sự kiểm tra thực tế. Các trách nhiệm cần chỉ rõcác chỉ tiêu cần đạt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, ... Toàn bộ các vấn đề về nhiệm vụ và trách nhiệm luôn được đảm bảo nằm trong một chỉnh thể là các điều kiện, môi trường làm việc tương 12 ứng. Điều này cũng chỉ có được khi thực hiện việc phân tích công việc. Thiết kế lại công việc là xác định lại một cách hợp lý các nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân trong một điều kiện làm việc mới của doanh nghiệp, để từ đó quy định lại những tiêu chuẩn về kỹ năng, năng lực và các yếu tố cần thiết khác đối với người thực hiện công việc đó. Việc này cần được thực hiện qua việc nghiên cứu thực tiễn với đầy đủ các cơ sở lý luận khoa học có liên quan. 1.1.4.2 Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực: Được hiểu là việc hoạch định nguồn nhân lực của Công ty trong tương lai. Đây là công việc có liên quan đến nhiều vấn đề trong đó có các nội dung của hoạt động phân tích công việc, Trước hết đó là việc hoạch định các vị trí cần có và số lượng lao động dự kiến trong tương lai. Nói đến việc hoạch định tức là không phải xác định một cách chính xác những vấn đề đang xảy ra mà là phân tích để lập kế hoạch và áp dụng cho tương lai. Để kế hoạch hóa được nguồn nhân lực cần xác định các nhiệm vụ trọng tâm của công ty qua các giai đoạn và thời kỳ phát triển. Khi có kế hoạch về các hoạt động chủ yếu thì sẽ tiến hành xác định các vị trí (chức danh) danh cụ thể để đảm nhiệm. Các vị trí được kế hoạch sẽ phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể để hoàn thành các mục tiêu của bộ phận, mục tiêu chung. Tùy thuộc vào quy mô, tính chất, địa bàn diễn ra các hoạt động trong kế hoạch của Công ty, nguồn nhân lực sẽ được kế hoạch hóa cho phù hợp. Để công tác này mang tính thực tiễn và có tính hiệu quả cao cần có được những kết quả của hoạt động phân tích công việc. Khi đã xác định được các vị trí (chức danh), số lượng lao động, công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cần xác định chất lượng của lực lượng này. Hay nói cách khác đó là xác định các yêu cầu cụ thể về trình độ chuyên môn như: bằng cấp, tay nghề, kỹ năng nghề, các kỹ năng khác liên quan, kinh nghiệm, ngoại ngữ, tính cách, sự nhiệt tình, mẫn cán, ... Bởi vì đối với mỗi vị trí, do đặc thù công việc có đòi hỏi riêng, có khi cần trình độ và kinh nghiệm, có những trường hợp vấn đề tính cách, ý thức kỷ luật rất quan trọng, ví dụ: cán bộ vận hành nhà máy thủy điện, ngoài chuyên môn thì đòi hỏi yêu cầu kỷ luật, an toàn lao động nghiêm ngặt, hay với nhân viên kế toán vấn đề kiến thức, tính trung thực, cẩn thận, kinh nghiệm lại được đặt cạnh nhau 13 và đều rất quan trọng, ... Các vấn đề được xuất phát từ yêu cầu trong các nhiệm vụ và trách nhiệm của người lao động. Nhiệm vụ càng tổng quát, trách nhiệm càng cao điều đó đồng nghĩa với việc các yêu cầu cho vị trí công việc đó cũng đòi hỏi cao. Ở một doanh nghiệp có rất nhiều các vị trí như vậy: ví dụ đối với người giám đốc bán hàng, nhiệm vụ chung là quản lý việc phân phối các mặt hàng của Công ty trong toàn hệ thống. Tương ứng là trách nhiệm thông qua các chỉ tiêu cụ thể về sản lượng hàng hóa tiêu thụ, doanh thu bán hàng theo tuần, tháng, quý; Đối với người giám đốc sản xuất: Nhiệm vụ chính là điều hành công tác sản xuất đảm bảo an toàn, hiệu quả (trong đó bao gồm cả việc quản lý con người, máy móc thiết bị, theo các quy trình, quy phạm có liên quan). Trách nhiệm tương ứng là sản lượng hàng hóa đạt chất lượng, tiêu chuẩn hàng ca, tuần, tháng, quý, ...; Đối với những người làm công tác trực tiếp như công nhân vận hành, sản xuất: Nhiệm vụ chính là vận hành thiết bị máy móc theo đúng quy trình, quy phạm. Tương ứng là sản lượng cần đạt trong một ca sản xuất. Toàn bộ những thông tin kể trên đã được quá trình phân tích công việc tổ chức thực hiện theo những phương pháp khác nhau. Kết quả này được công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực sử dụng như là một phương tiện để hoạch định nhân sự ở hiện tại và tương lai. 1.1.4.3 Với tuyển chọn nhân lực: Đây là hoạt động ứng dụng một phần kết quả của quá trình phân tích công việc, một cách rõ ràng nhất là những thông tin trong bản mô tả công việc. Những thông tin trong bản mô tả công việc chỉ ra một cách rõ ràng toàn bộ những yêu cầu cần thiết đối với một vị trí làm việc gồm: - Mục đích công việc; - Trình độ: Đại học, trên đại học, cao đẳng, trung cấp, ... - Kỹ năng: tư duy chiến lược, lập kế hoạch, phân tích, đàm phán, thuyết trình, ... - Kinh nghiệm - Phẩm chất, thái độ: Sức khỏe tốt, có trách nhiệm với công việc, nhạy bén, linh hoạt, trung thực, mẫn cán, ... 14 Khi đã có đầy đủ các yêu cầu cần thiết, Công ty đăng tin qua các kênh thông tin để đến được với các đối tượng cần tuyển dụng một cách hiệu quả nhất như: Mạng internet, trên các chuyên trang tuyển dụng: vietnamwork.com, timviec.com.vn, ... Đặc biệt những thông tin trong mô tả công việc và phiếu yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là cơ sở rất quan trọng để công ty lựa chọn được những ứng viên phù hợp. Đây là cơ sở để xác định ứng viên phù hợp thông qua việc lựa chọn hồ sơ, phỏng vấn và kiểm tra, sát hạch thực tế. Theo đó, cán bộ tuyển dụng, người quản lý phỏng vấn để kiểm tra thông tin của người ứng tuyển để kiểm tra kiến thức, kinh nghiệm, năng lực làm việc của người đó có khả năng đáp ứng được những nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí dự tuyển hay không. Khi đó việc kiểm tra ứng viên dự tuyển sẽ có được sự phù hợp cao nhất để đáp ứng các yêu cầu đề ra. Bên cạnh đó, việc kiểm chứng, sát hạch là một việc làm quan trọng mà cũng lấy cơ sở từ các yêu cầu của bản mô tả công việc, phiếu yêu cầu công việc. 1.1.4.4 Với bố trí nhân lực Bố trí nhân lực là một khâu trong quá trình quản trị nguồn nhân lực có vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác này. Một cách chung nhất thì mục tiêu của bố trí nhân lực chính là việc bố trí “đúng người, đúng việc”. Hay nói một cách khác, từ công việc sẽ xác định cong người. Nói như vậy có nghĩa, trước hết và quan trọng của việc bố trí nhân lực vẫn là xác định toàn bộ những công việc cần thiết để hoàn thành mục tiêu, từ đó mới xác định yêu cầu của từng công việc và tiếp đến mới là con người để thực hiện và đạt được những mục tiêu đó. Ở những phần trên, đã đề cập đến cách xác định công việc, yêu cầu của công việc, đối với ý nghĩa quan trọng nhất phần này là sắp xếp con người theo những yêu cầu đó. Ứng dụng những thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn để truyền đạt tới người lao động những nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện công việc, giúp người lao động nhanh chóng hoà nhập với công việc. Văn bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động trước đây của mình, bố trí lại công việc phù hợp hơn. Tuy nhiên những thông tin trên chỉ thực sự có ý nghĩa và phát huy hiệu quả nếu như nó được sắp xếp phù hợp với năng lực, thế mạnh làm việc của người lao 15 động. Tức là một vấn đề quan trọng trong bố trí nhân sự chính là xác định thế mạnh của người lao động. Nhiều trường hợp, cùng có trình độ chuyên môn, thời gian kinh nghiệm như nhau, nhưng có những “chỉ tiêu phụ” có thể quyết định việc sắp xếp nhân sự. Ví dụ một nhóm 5 người A, B, C, D, E đều đạt các yêu cầu tương đương nhau, nhưng anh C có thế mạnh hơn về khả năng thuyết trình, đàm phán. Như vậy nếu cần sắp xếp người cho vị trí kinh doanh, marketting thì sắp xếp anh C vào vị trí này là phù hợp nhất. Như vậy, toàn bộ những thông tin của bản mô tả công việc, kế cả những thông tin phụ đều có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc bố trí nhân lực. Người quản trị nhân sự nắm rõ điều này sẽ làm tốt công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Công ty để bố trí “Đúng người, đúng việc”, góp phần tăng hiệu quả sử dụng nhân sự và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp. 1.1.4.5 Với đánh giá thực hiện công việc: Ứng dụng thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn, các mức độ cụ thể để đánh giá, so sánh, tránh việc không có tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng và rơi vào tình trạng chung chung, đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn. Có thể nói đây chính là một “khung”, “hành lang” cho việc hoạt động của người lao động và phương tiện để tổ chức, quản lý và đánh giá việc thực hiện. Trong môi trường làm việc hiện đại, việc đánh giá không chỉ được thực hiện bởi người quản lý, người sử dụng lao động, mà việc này còn được thực hiện bởi bản thân người lao động. Cơ sở của việc này chính là bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đã được gửi cho người lao động khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Tùy thuộc vào công việc mà công ty áp dụng thời hạn đánh giá hàng tuần, tháng, quý, ... Người lao động căn cứ vào các nhiệm vụ, trách nhiệm được giao (có các chỉ tiêu hoàn thành cụ thể) để thường xuyên theo dõi hiệu quả công việc do mình thực hiện và có thể tự đánh giá. Đây cũng được xem là một nguồn tài liệu hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ. Đối với người quản lý, sử dụng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực 16 hiện công việc cũng là công cụ để đánh giá kết quả làm việc của người lao động. Dựa vào những thông tin này, người quản lý có thể đánh giá từng kết quả thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể của người lao động thông qua những chỉ tiêu với những trách nhiệm tương ứng. Điều thuận lợi của công tác này là toàn bộ các nội dung có thể đánh giá được trình bày một cách hệ thống và đầy đủ giúp cho quá trình đánh giá không bị bỏ sót làm thiệt thòi cho người lao động hoặc kết quả làm việc không được nhìn nhận. Qua hoạt động này cũng chỉ ra những mặt đã làm tốt, chưa tốt của người lao động trong thời gian làm việc (kể cả ý thức kỷ luật, sự hợp tác, mẫn cán, ...) Áp dụng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để đánh giá kết quả làm việc sẽ hạn chế được ý kiến chủ quan, nể nang, khó xử, nó làm minh bạch hơn quan hệ quản lý – điều hành – chấp hành trong cơ quan, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cả người đánh giá và người được đánh giá sử dụng chung một nguồn tài liệu nên công việc trở nên dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian, tránh được những mâu thuẫn không cần thiết. Do vậy, đây là phương tiện, công cụ quản lý, điều hành, thực hiện nhiệm vụ rất khoa học, đem đến sự minh bạch, rõ ràng góp phần vào việc tăng hiệu quả làm việc của cá nhân và tổ chức 1.1.4.6 Với thù lao lao động: Sử dụng những thông tin trong các văn bản phân tích công việc để xác định hình thức thù lao: theo thời gian, sản phẩm, khoán; để đánh giá giá trị từng công việc, là cơ sở của thù lao; là cơ sở để xác định các loại phụ cấp môi trường, điều kiện làm việc. Xác định thù lao, lương, .... nói chung là chế độ đãi ngộ là một việc khó khăn. Việc này làm không tốt sẽ gây ra tác dụng tiêu cực làm giảm hiệu quả công việc, mất tinh thần đoàn kết trong tổ chức. Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Thù lao là nguồn sống chính, nó rất quan trọng đối với người lao động. Người lao động luôn mong muốn được tăng hơn nữa thu nhập để nâng cao đời sống của gia đình và bản thân. Đồng thời cũng rất quan trọng với doanh nghiệp, bởi vì trả lương quá cao thì tăng chi phí, trả thấp thì mất lao động có chất lượng. Từ lâu, trong suy nghĩ, ý thức của nhiều người vẫn tồn tại một quan niệm rằng “sống lâu lên lão làng”, những người hiểu theo cách này cho rằng người làm việc lâu năm sẽ được 17 thăng tiến cả địa vị và thù lao cao. Hoặc nhiều người có tính ỉ lại, trông chờ vào người khác, thiếu chủ động và lỗ lực trong công việc, không chịu khó tìm tòi, học hỏi để nâng cao hiệu quả làm việc. Rõ ràng các lợi ích của các bên liên quan trong mối quan hệ này là không giống nhau. Trong các phần trước đã phân tích vấn đề minh bạch, rõ ràng trong quản lý, điều hành, đánh giá có vai trò quan trọng trong việc phát triển của doanh nghiệp. Từ thực tế này, vấn đề thù lao lao động cũng đặt ra yêu cầu cần giải quyết một cách rõ ràng, cụ thể để đãi chế độ đãi ngộ thực sự phù hợp và kích thích sản xuất. Trong quản lý hiện đại chỉ ra, thù lao lao động tương ứng với hiệu quả công việc. Do đó, thu nhập của mọi người sẽ không giống nhau, hay nói cách khác, thu nhập phụ thuộc vào hiệu quả làm việc. Vấn đề đặt ra là xác định, định mức được kết quả làm việc của từng vị trí. Các văn bản của Phân tích công việc: Bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc ngoài việc xác định nhiệm vụ và trách nhiệm còn có các chỉ tiêu hoàn thành, định mức cụ thể để làm căn cứ xác định thù lao cho từng người. Tuy nhiên cần xây dựng hệ thống thang lương bảng lương chung với các bậc lương cụ thể để kết hợp tính và trả thù lao lao động. Theo văn bản này thì người lao động ở một vị trí hiện tại được xếp một mức lương thuộc bảng lương. Nếu người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao ở mức bình thường thì được 100% mức lương được xếp. Các trường hợp khác bao gồm: Không hoàn thành đúng chỉ tiêu được giao thì sẽ nhận thù lao theo tỉ lệ hoàn thành tương ứng. Ngược lại nếu hoàn thành vượt mức được giao thì sẽ được cộng thêm một tỉ lệ nhất định. Với cách làm cụ thể như vậy thì thù lao lao động được chi trả một cách rất rõ ràng, cụ thể và thực sự trở thành động lực kích thích làm việc và hiệu quả sản xuất. Doanh nghiệp khi đưa ra mức thù lao gắn với hiệu quả hoàn thành công việc cũng không rơi vào tình trạng “lạm phát” quỹ lương, hoặc thiếu nguồn lương. Người lao động dù nhận mức lương thấp cũng cảm thấy “tâm phục khẩu phục” vì đó là kết quả do chính mình quyết định nên. 18 1.1.4.7 Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực: Sử dụng bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì, giúp xây dựng chương trình đào tạo thiết thực, hiệu quả hơn. Trong môi trường quản lý lao động, kinh doanh hiện đại luôn đòi hỏi người lao động liên tục phải trang bị, bổ sung thêm kiến thức, kỹ năng để công việc đạt hiệu quả. Quá trình này được thực hiện một cách thường xuyên liên tục và với nhiều hình thức khác nhau, trong đó có việc tự trang bị kiến thức và đào tạo của người lao động. Trên cơ sở những yêu cầu, nhiệm vụ được đặt ra, người lao động cần phải tìm tòi, học hỏi để hoàn thành nhiệm vụ với nhiều loại như: Quản trị thời gian, quản trị công việc, ngoại ngữ, kỹ năng thương thuyết, đàm phán, ... Hình thức cũng có nhiều các khác nhau: chính quy tập trung, ngoài giờ, tại chức, hàm thụ, ngắn hạn, dài hạn, ... Về phía người quản lý, vấn đề này cũng cần được nhìn nhận một cách cụ thể và toàn diện để có định hướng và kế hoạch phù hợp. Cần xác định một cách cụ thể những yêu cầu, nhiệm vụ chung, tổng quát và yêu cầu nhiệm vụ của các vị trí cụ thể. Qua đó người quản lý có cái nhìn tổng thể về yêu cầu đặt ra có cần thiết hay không để đào tạo bổ sung kiến thức cho người lao động. Việc tổ chức đào tạo có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phát triển của công ty, giúp người lao động có thể hoàn thành những mục tiêu, kế hoạch của công ty. Đặc biệt, ngày nay lực lượng lao động có vai trò quyết định đối với việc thành công hay thất bại của một công ty thì việc trang bị kiến thức cho người lao động là việc làm hết sức cần thiết. Tuy nhiên để xác định mức độ cần thiết đó như thế nào thì đối chiếu giữa định hướng, kế hoạch của công ty và ứng dụng phân tích công việc sẽ chỉ ra một cách cụ thể. Khi đã xác định, việc đào tạo người lao động là cần thiết thì cần xác định cụ thể những yếu tố có liên quan:  Mục tiêu của việc đào tạo là gì?  Đối tượng tham gia 19  Các kỹ năng kiến thức được trang bị sau khi kết thúc khóa học: bao gồm cả lý thuyết, ứng dụng, so sánh, ...  Đơn vị đào tạo  Hình thức đào tạo (tập trung, không tập trung, trong giờ, ngoài giờ, ...)  Thời gian đào tạo  Kinh phí đào tạo  Kế hoạch sắp xếp công việc để dành thời gian cho các đối tượng được chọn đi đào tạo  Cam kết của người được cử đi đào tạo 1.1.4.8 Với quan hệ lao động, an toàn lao động: Làm tốt phân tích công việc giúp tránh được tranh chấp, tị nạnh, đùn đẩy trong thực hiện nhiệm vụ, lạm quyền, tạo mối quan hệ tốt đẹp, là bằng chứng trong các vụ tranh chấp, kiện tụng, đồng thời là cơ sở để tổ chức và quản lý tốt công tác an toàn lao động. Trong nội bộ doanh nghiệp ngoài quan hệ lao động (giữa người lao động và người sử dụng lao động) giữa người lao động còn có quan hệ với nhau trong quá trình làm việc. Để công việc đạt hiệu quả, người quản lý phải xây dựng được tập thể đoàn kết, mọi người có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức trong công việc. Thường xuyên phải kiểm tra đôn đốc nhắc nhở để mọi người thực hiện một cách tự giác, tự nguyện. Làm tốt công tác này sẽ tránh được tình trạng “việc này không phải của tôi”, “việc này tôi chỉ làm giúp, chỉ phối hợp”, ... Tuy vậy, để việc này đạt hiệu quả không chỉ dựa vào tính tự giác của mọi người hay việc nhắc nhở của người quản lý. Phân tích công việc đã cung cấp cho các bên liên quan một công cụ hết sức hiệu quả đó là Bản mô tả công việc. Chỉ cần tra cứu tài liệu này sẽ làm sáng tỏ một công việc nhất định do ai có nhiệm vụ thực hiện, trách nhiệm đến đâu, và ai phối hợp. Điều này tránh được những xung đột, mâu thuẫn không cần thiết giúp duy trì đoàn kết, kỷ luật trong công ty. Bên cạnh đó, nội dung Bản mô tả công việc cũng chỉ ra tính chất của công việc đó như thế nào: có nguy hiểm, độc hại, có yêu cầu nghiêm ngặt hay không, trong quá trình vận hành cần chú ý đến những vấn đề gì. Xác định tính chất của 20
- Xem thêm -